Báo cáo thực tập tại công ty du lịch hương giang chi nhánh tại hà nội

Hoà nhập với đà phát triển du lịch trong cả nước, Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội không ngừng phấnđấu xây dựng nên các tuyến điểm du lịch, các chương trình du lịch, tạo

Lời mở đầu

Ngày nay, du lịch ngày càng trở thành một nhu cầu thiết yếu của mỗi conngười ở khắp mọi nơi trên thế giới Du lịch là nguồn lớn nhất tạo ra GDP và việclàm cho thế giới Sự tăng trưởng của du lịch quốc gia tăng cường sự hiểu biếtlẫn nhau giữa các dân téc Du lịch là phương thức hiệu quả nhất để phân phối lạithu nhập giữa các nước và như vậy góp phần tạo sự cân bằng của nền kinh tế thếgiới

Du lịch Việt Nam sau hơn 15 năm phấn đấu đã có những bước phát triển vượtbậc Việt Nam được cả thế giới biết đến với hình ảnh “ Việt Nam điểm đến antoàn và thân thiện của thiên niên kỷ mới” với lượng khách du lịch ngày càng giatăng Để đạt được điều đó là nhờ có sự chỉ đạo của Đảng, Nhà nước cùng với sự

nỗ lực của các doanh nghiệp du lịch nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, thu hótkhách du lịch cho doanh nghiệp mình Hoà nhập với đà phát triển du lịch trong

cả nước, Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội không ngừng phấnđấu xây dựng nên các tuyến điểm du lịch, các chương trình du lịch, tạo ra cácsản phẩm du lịch để phù hợp với xu hướng phát triển chung của toàn ngành, đápứng được nhu cầu cao cấp của con người và đảm bảo được lợi thế cạnh tranhtrên thị trường

Hoạt động của Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội là vôcùng phong phó Trong phạm vi báo cáo thực tập tổng hợp, em xin hạn chế nộidung gồm những phần sau :

Phần 1 : Khái quát về Công ty du lịch Hương Giang.

Phần 2 : Hệ thống tổ chức bộ máy và cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty.

Phần 3 : Nhận xét, đánh giá chung về điểm mạnh, điểm yếu của Công ty.

PHẦN 1

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DU LỊCH HƯƠNG GIANG.

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty du lịch Hương Giang.

Công ty du lịch Hương Giang, tiền thân là khách sạn Hương Giang đượcthành lập từ năm 1975 và là một bộ phận của Công ty du lịch Thừa Thiên Huế.Đến năm 1994, Công ty được tách ra theo Nghị định số 09 của Thủ tướng Chínhphủ và được chính thức thành lập theo Quyết định số 1500 QĐ/ UBND ngày03/10/1996 Sau gần 2 năm hoạt động với sự phát triển của cơ sở vật chất kỹthuật, chức năng kinh doanh và phạm vi hoạt động, Công ty đổi tên thành Công

ty Du lịch Hương Giang

Công ty Du lịch Hương Giang có trụ sở chính tại 17 Lê Lợi- Thành Phố Huếvới nhiều công ty liên doanh và chi nhánh đại diện của Công ty

 Các công ty liên doanh với nước ngoài :

- Liên doanh với công ty HIPPODROM- GEMBH ( áo ) thành lập Công tyliên doanh du lịch Lăng Cô

- Liên doanh với tập đoàn FUJIKEN ( Nhật Bản ) xây dựng khu Du lịchLăng Cô

- Liên doanh với tập đoàn GEARDTEIM ( Pháp ) xây dựng khu Du lịchThuận An

 Các chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty :

- Chi nhánh Hương Giang Hà Nội

- Chi nhánh Hương Giang Thành Phố Hồ Chí Minh

- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng

- Văn phòng đại diện tại Vương quốc Anh

- Văn phòng đại diện tại CHLB Đức

- Văn phòng đại diện tại Mêxicô

Về hệ thống các khách sạn, công ty có 4 khách sạn trong đó có 2 kháchsạn đạt tiêu chuẩn 3 sao :

- Khách sạn Hương Giang : 51 Lê Lợi- Huế ( 3 sao )

- Khách sạn Tân Mỹ : Bãi biển Thuận An- Huế

- Khách sạn Đông Dương : 03 Hùng Vương- Huế.

- Khách sạn Saigon- Morin ( công ty có 50% cổ phần ) : 30 Lê Lợi- Huế ( 3sao )

 Các nhà hàng :

- Nhà hàng Đông Dương : 03 Hùng Vương- Huế

- Nhà hàng Vườn Thiên Đàng : 17 Lê Lợi- Huế

- Nhà hàng Quê Hương : 75 Thuận An- Huế

- Nhà hàng Mai Hoa : 51 Lê Lợi- Huế

Ngoài ra, Công ty còn một số đội xe du lịch, một đội thuyền du lịch khálớn đáp ứng được nhu cầu của khách du lịch khi đến thăm quan Thành phốHuế

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty du lịch Hương Giangngày càng lớn mạnh và phát triển Ngày 30/3/1997, Công ty được Tổng Cục

Du Lịch Việt Nam bổ sung thêm chức năng kinh doanh du lịch lữ hành quốc

tế Nhưng khi tổ chức các chương trình du lịch tại miền Bắc, Công ty đã gặpkhó khăn trong việc đón khách tại Hà Nội cũng như không có trụ sở đại diệncông ty tại Hà Nội Từ thực tế trên, ngày 30/8/1997 Giám đốc Công ty dulịch Hương Giang tại Huế đã quyết định thành lập thêm Chi nhánh Công ty

du lịch Hương Giang tại Hà Nội Ngày 17/9/1997 UBND Thành phố Hà Nội

ra quyết định số 3549/UBND cho phép Công ty du lịch Hương Giang đặt Chinhánh tại 56 phố Châu Long- Hà Nội, đồng thời Chi nhánh cũng được Sở Dulịch Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Do nhu cầu phải mởrộng quy mô để thuận tiện cho công việc, Chi nhánh Hương Giang tại HàNội đã chuyển văn phòng đại diện từ 56 phố Châu Long sang 106 phố TrấnVũ- Hà Nội

Hiện nay do vai trò và quy mô của Công ty mà Công ty được chọn làmTổng Đại lý chính thức của Hãng Hàng Không Hoa Kỳ tại Việt Nam( General Sales Agent of American Airlines ) Chi nhánh Công ty du lịchHương Giang với cơ sở hạ tầng và hệ thống văn phòng tương đối ổn định vàtốt là một đối tác có ưu thế của hãng Hàng Không trong nền kinh tế thịtrường Những chiếc vé đầu tiên đã được bán ra từ Công ty trong tháng 1

năm 2004 Là đại lý của American Airlines, như vậy sẽ là một cơ hội tốt đểCông ty có thể khẳng định một lần nữa uy tín và thương hiệu của mình trênthị trường trong nước cũng như quốc tế

Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội mặc dù chỉ mới đivào hoạt động được hơn 7 năm nhưng đây là một Chi nhánh làm ăn năngđộng, hiệu quả thể hiện được vai trò một Chi nhánh của một công ty có uytín, tên tuổi trên thị trường Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại HàNội là một bộ phận cấu thành Công ty du lịch Hương Giang Huế thực hiệnchế độ hạch toán kinh doanh độc lập Chi nhánh được sử dụng con dấu riêng

để hoạt động, có quyền mở tài khoản riêng tại Ngân hàng Ngoại Thươngbằng đồng Việt Nam và ngoại tệ, chịu trách nhiệm khai thác thị trường dulịch phía Bắc Không chỉ vậy, Chi nhánh còn tự mình tìm hiểu riêng nhữngđối tác làm ăn mới và những thị trường khách khó tính để có thể khẳng địnhChi nhánh là một trong những đơn vị hoạt động đi đầu của Công ty du lịchHương Giang Huế

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang

tại Hà Nội.

1.2.1 Chức năng.

- Nghiên cứu thị trường du lịch để từ đó xây dựng và bán chương trình chokhách hàng đi thăm quan du lịch trong nước và quốc tế

- Giao dịch, ký kết hợp đồng với hãng khác cả trong và ngoài nước

- Tuyên truyền, quảng cáo và thông tin du lịch tới khách hàng

- Kinh doanh dịch vụ hướng dẫn du lịch và một số thị trường khác như thịthực, xuất nhập cảnh…

1.2.2 Nhiệm vô.

- Tiến hành xây dựng, tổ chức các hoạt động kinh doanh du lịch đúng nộidung trong giấy phép được Nhà nước cấp và hướng dẫn của các cơ quan chủquản tại Thành phố Hà Nội và chỉ tiêu kế hoạch của Giám đốc công ty giao hàngnăm

- Tổ chức đưa đón, hướng dẫn và phục vụ khách du lịch trong và ngoàinước theo chương trình du lịch trọn gói Có biện pháp kết hợp với các cơ quan

hữu quan quản lý khách du lịch từ khi nhận khách đến khi kết thúc chương trình

du lịch nhằm đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách du lịch và an ninhquốc gia, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về hoạt động nêutrên

- Nghiên cứu thị trường và tổ chức các hình thức tuyên truyền, quảng cáo

để thu hót khách du lịch trong và ngoài nước tại Hà Nội theo uỷ quyền của Giámđốc công ty

- Chấp hành và hướng dẫn khách các quy định của Nhà nước về bảo vệ anninh, trật tự chính trị an toàn xã hội, môi trường sinh thái, tài nguyên thiênnhiên, di sản văn hoá dân téc

- Tự chủ về tài chính, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế trong sảnxuất kinh doanh với phương châm tự thân vận động, lấy thu bù chi, đảm bảo cácchế độ chính sách cho người lao động Chấp hành tốt pháp lệnh kế toán, thống

kê thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, địa phương và Công ty

- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch giao hàng năm, Giám đốc Chi nhánh cónhiệm vụ tổ chức, triển khai thực hiện tốt và đúng pháp luật

PHẦN 2 :

HỆ THỐNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ

THUẬT CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH

HƯƠNG GIANG TẠI HÀ NỘI.

2.1 Vốn kinh doanh của Chi nhánh

Từ ngày đầu thành lập, Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nộiđược Công ty du lịch Hương Giang Huế giao chỉ tiêu vốn ban đầu là 162 triệuVND, bao gồm:

- Vốn bằng tiền mặt đưa vaò tài khoản của Chi nhánh tại Ngân hàng NgoạiThương Việt Nam là 5 triệu VND

- Vốn để thanh toán tiền thuê nhà đợt 1( làm văn phòng đại diện của Chinhánh tại 56 phố Châu Long- nay là 106 Trấn Vũ- Ba Đình- Hà Nội) là106 triệuVND

- Vốn bằng hiện vật bao gồm trang thiết bị và phương tiện làm việc của vănphòng là 51 triệu VND

Sau hơn 7 năm hoạt động, số vốn cố định và vốn lưu động của Chi nhánh đãngày một tăng Chi nhánh tự trang bị hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày mộtđồng bộ và hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế Đặc biệt Chi nhánh còn sử dụngmạng lưới thông tin liên lạc rất tiên tiến, nối mạng Internet 24/24h, nhờ đó Chinhánh có thể liên lạc với mọi nơi trên thế giới một cách thuận tiện và nhanhchóng Ngoài ra Chi nhánh còn có hệ thống các nhà cung cấp xe các loại, hệthống nhà hàng, khách sạn tại các điểm du lịch

2.2 Hệ thống máy móc, trang thiết bị.

Mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động trong thời gian không dàinhưng Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội đã tạo ra cho mìnhmột hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại, bao gồm:

Bảng 1: Bảng liệt kê số lượng thiết bị máy móc

(Nguồn: Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội)

Với trang thiết bị, máy móc hiện đại của Công ty như vậy đã tạo đIều kiệnthuận lợi cho các nhân viên làm việc với hiệu quả cao nhất, đảm bảo cường độcông việc của những người làm trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành và mang lạinhiều lợi nhuận cho Công ty

2.3 Mô hình tổ chức bộ máy của Chi nhánh.

Bảng 2 : Sơ đồ tổ chức bộ mỏy của Cụng ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội

Giỏm đốcChi nhỏnh

( Nguồn : Chi nhỏnh Cụng ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội )

Số lượng nhõn viờn trong Chi nhỏnh Hà Nội bao gồm 20 nhõn viờn trong đú cú:

- Phũng Marketing: 3 nhõn viờn

- Phũng điều hành : 4 nhõn viờn

- Phũng sales : 5 nhõn viờn

du lịch

Bộ phận

bổ trợ

Phòng Marketing

Phòng

điêù hành

Phòng sales

Phòng

kế toán

Bộ phận hành chính

Du lịch quốc tế chủ

động

Với tuổi đời còn rất trẻ và đều đã tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Dulịch, đội ngò nhân viên của Chi nhánh là những người rất năng động, nhiệttình với công việc, nắm vững kiến thức về hoạt động kinh doanh du lịch nóichung và kinh doanh lữ hành nói riêng Cùng với trình độ Ngoại ngữ củanhân viên thành thạo đã tạo ra được các mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với cácnhà cung cấp có uy tín, cho phép Chi nhánh đảm bảo cung cấp các dịch vụ cóchất lượng cao nhất Mặc dù đội ngò nhân viên không nhiều nhưng với tinhthần trách nhiệm cao và lòng nhiệt tình cộng với sự quản lý của ban lãnh đạocông ty đã tạo ra được một thế mạnh trong cạnh tranh Trình độ của nhânviên trong Công ty được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 3: Trình độ học vấn của nhân viên trong Chi nhánh

Hương Giang Hà Nội.

Bộ phận Tổng

sốngười

Trình độ văn hoá 2 Ngoại ngữ 1 Ngoại ngữ

(Nguồn: Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang Hà Nội)

Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội được sự điều hànhcủa Giám đốc trẻ ngoài 30 tuổi, tốt nghiệp ĐHKTQD và cũng đã tốt nghiệpThạc sỹ về Quản trị kinh doanh tại Thái Lan Là một người năng động, sáng tạo,thông minh và nhiệt tình, bằng chính năng lực của mình Giám đốc đã điều hành

Công ty ngày một lớn mạnh được thể hiện thông qua kết quả hoạt động kinhdoanh và vị trí của Công ty trong Công ty du lịch Hương Giang Huế

2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.

 Giám đốc: Là người đại diện cao nhất của Chi nhánh, là người trực tiếpđiều hành công việc, đại diện và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trước cơ quanchức năng và các đối tác Thực chất tại Chi nhánh, Phó giám đốc thường trựcđiều hành thay mặt Giám đốc giải quyết mọi công việc

 Phó giám đốc thường trực điều hành: Là người trực tiếp điều hành ở Chinhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của Chinhánh Ngoài ra Phó giám đốc điều hành còn làm chức năng tham mưu choGiám đốc Chi nhánh về các hoạt động chung của Chi nhánh

 Phòng điều hành: Là bộ phận sản xuất kinh doanh chính của Chi nhánh, ở

đó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các yêu cầu, các chương trìnhcủa Chi nhánh Phòng điều hành chính là chiếc cầu nối giữa Chi nhánh với thịtrường cung cấp các dịch vụ du lịch Phòng điều hành thường được tổ chức theocác nhóm công việc( khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô…) giúp cho Chi nhánhhoạt động có hiệu quả và với mỗi nhân viên có

tinh thần trách nhiệm hơn về công việc mình đảm nhận Phòng điều hành có cácchức năng sau:

- Là đầu mối triển khai các công việc điều hành các chương trình, cungcấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, các thông báo về khách do trungtâm điều hành của Chi nhánh hoặc bộ phận thị trường của Chi nhánh gửi tới

- Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiệncác chương trình du lịch như : đăng ký chỗ trong khách sạn, đặt ăn, vậnchuyển…đảm bảo về mặt thời gian và chất lượng

- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quannhư Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ, Cục Hải Quan… ký kết hợp đồng với các nhàcung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch ( khách sạn, hàng không, đường sắt và cácdịch vụ bổ sung khác…) lùa chọn các nhà cung cấp cho những sản phẩm đảmbảo uy tín và chất lượng

- Theo dõi việc thực hiện chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kếtoán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cungcấp dịch vụ du lịch.

 Phòng thị trường: Tại Chi nhánh Công ty du lịch Hương Giang tại HàNội, bộ phận thị trường mới được thực hiện gồm có các chức năng sau:

- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, thực hiện các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo tại các hội chợ, các phương tiện thông tin đại chúng nhằm thu hót các nguồn khách du lịch đến Chi nhánh

- Phối hợp với bộ phận điều hành tiến hành xây dựng các chương trình du lịch về nội dung, mức giá sao cho phù hợp với thị trường mục tiêu của Chi nhánh Hương Giang tại Hà Nội

- Ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để khai thác nguồn khách quốc tế vào Việt Nam và khách du lịch Việt Nam tại Việt Nam

- Duy trì các mối quan hệ, đảm bảo hoạt động thông tin của Chi nhánh cũngnhư của Công ty đối với các nguồn khách Thông báo cho các bộ phận có liên quan trong Chi nhánh về kế hoạch đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ

- Ngoài sù chi phối của bộ phận thị trường trong công ty, bộ phận thị

trường của Chi nhánh còn có trách nhiệm nghiên cứu và phát triển giúp Chi nhánh hoạt động độc lập trong công tác khai thác thị trường

 Phòng sales : Là bộ phận chịu trách nhiệm chào hàng và bán các chươngtrình du lịch của Công ty qua mạng Internet, thông tin lại cho khách và các công

ty lữ hành gửi khách về những gì liên quan đến chương trình du lịch

 Bộ phận kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các công tác vềtài chính, kế toán của Chi nhánh Xây dựng phân bổ kế hoạch kinh doanh, chỉđạo việc thực hiện hạch toán kế toán trong Chi nhánh, bao gồm:

- Thực hiện chế độ ghi chép ban đầu theo hệ thống tài khoản hiện hành, áp dụng hình thức kế toán phù hợp với các đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh

- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản tiền vốn, kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Phát hiện và ngăn ngõa những vi phạm chính sách, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.

Tổ chức phân tích kinh tế từng thời kỳ, đề xuất các biện pháp xử lý giúp Bangiám đốc điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời

 Bộ phận hành chính: Thực hiện những công việc chủ yếu trong việc xâydựng đội ngò lao động của Chi nhánh Thực hiện quy chế, nội quy khen thưởng,

kỷ luật, chế độ tiền lương, thay đổi đội ngò lao động, đào tạo nhân viên

Mặc dù công ty có tổ chức bộ máy hợp lý và mỗi bộ phận có chức năng vànhiêm vụ riêng nhưng đôi khi Chi nhánh cũng gặp phải những khó

khăn trong việc kinh doanh bởi đội ngò nhân viên trẻ tuổi, còn thiếu kinhnghiệm trong kinh doanh Đội ngò nhân viên còn Ýt nên tính kiêm nhiệm trong

tổ chức, cơ cấu làm cho nhân viên không phát huy được hết năng lực của mình.Ngoài ra, Chi nhánh chưa có một đội ngò hướng dẫn viên chính thức mà phảidùa chủ yếu vào một số cộng tác viên nên làm ảnh hưởng đến chất lượng phục

vụ của Chi nhánh

2.4 Môi trường hoạt động của Công ty du lịch Hương Giang tại Hà Nội.

Hoạt động của Chi nhánh Hương Giang Hà Nội cũng như Công ty du lịchHương Giang chịu ảnh hưởng từ tác động của môi trường vĩ mô và môi trường vimô

2.4.1 Các tác động từ môi trường vĩ mô.

Trong những năm qua, môi trường này đã có những biến chuyển rất thuậnlợi cho Chi nhánh cũng như các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành, nền kinh tếViệt nam đã có những bước tiến mới sau cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ củakhu vực và đạt tăng trưởng cao Hàng năm mức tăng của số lượng khách du lịchvào Việt Nam có tỷ lệ tăng trung bình là 30%, toàn ngành du lịch đóng góp đạt5% Tổng sản phẩm thu nhập quốc nội (GDP), tạo ra hơn 160.000 việc làm chocác lao động trực tiếp và hơn 300.000 việc làm cho các lao động gián tiếp trongngành Nhưng năm 2003 vừa qua lượng khách du lịch không chỉ riêng ở ViệtNam mà ở hầu hết các nước ASEAN và một số nước khác trên thế giới đã giảmđáng kể, thu nhập về du lịch của Việt Nam đạt khoảng 20.000 tỷ VND (= 87%