Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện lưu văn hùng

Th viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dớinhiều hình thức nh cho mợn sách, hớng dẫn độc giả khai thác thông tin, tổ chức hộithảo về sách, khai thác sách từ phía các nhà xuất bản theo yê

Mục lục

Lời giới thiệu 3

Sinh viên thực hiện 4

chơng I: Tổng quan về chuyên đề thực tập 5

I Bài toán về quản lý th viện 5

1 Giới thiệu về th viện: 5

2 Khảo sát chi tiết hệ thống 5

2.1 Khảo sát chi tiết hệ thống cũ: 5

2.2 Đánh giá hệ thống hiện tại: 7

3 Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới 7

3.1 Trình bày những yêu cầu mới: 7

3.2 Những thuận lợi và khó khăn 8

II Bài toán quản lý th viện 9

1.Khái niệm về hệ thống thông tin th viện 9

1.1 Hệ thống thông tin đa vào 9

1.2.Hệ thống sử lý 9

1.3.Hệ thống thông tin lu trữ 9

1.4.Hệ thống thông tin ra 9

2.Phân tích hoạt động của hệ thống quản lý th viện mới 9

2.1 Giao dịch hàng ngày 10

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th viện 15

1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ thống quản lý th viện 15

1.1 Sơ đồ luồng rữ liệu mức ngữ cảnh 16

1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

1.3 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh 19

Chơng III: Thiết kế quản lý và mô tả Modul 24

chơng trình 24

1 Mục đích 24

2 Xác định các thực thể trong hệ thống 24

3 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 25

4 Mô hình tổng thể mối quan hệ giã các thực thể 26

6 Thiết kế các modul 30

6.1 Chức năng cập nhật sách 30

6.2 Chức năng cập nhật độc giả 31

6.3 Chức năng tra cứu, tìm kiếm 32

6.4 Chức năng thống kê 32

6.5 Chức năng quản lý mợn trả 33

Lu Văn Hùng K7-CNTT- ĐHKTQD

Ch¬ng IV: x©y dùng ch¬ng tr×nh 34

1 Lùa chän c«ng cô hiÖn hµnh 34

1.1.Lùa chän c«mng cô thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu 34

1.2 Lùa chän c«ng cô thiÕt kÕ giao diÖn 34

2 ThiÕt kÕ giao diÖn ngêi sö dông 37

KÕt luËn 53

Lời giới thiệu

Trên thế giới cũng nh ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một côngnghệ mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc ápdụng vào các hoạt động xã hội nh : Quản lý hệ thống th viện trờng học, kinh tế,thông tin, kinh doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu

ở nớc ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong quản lý tại các cơ quan, xínghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũng đòihỏi con ngời phải xử lý khối lợng công việc khổng lồ và những kiến thức, những xuynghĩ, những nghiên cứu đoà tạo chuyên sâu Nhng một vấn đề đặt ra trong việc quản

lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách sử lý dữ liệu ở trờng học, các cơ quan, xý nghiệp,bởi ở các trờng học , ở các cơ quan, các xí nghiệp là trăm cách xử lý khác nhau Để

đáp ứng đợc những yêu cầu này đã có rất nhiều những nghiên cứu, những phần mềmtiện ích đa ra nhằm phục vụ tốt hơn các công việc của con ngời nhằm điều khiển và

xử lý một cách nhanh nhất, chích xá nhất những dữ liệu đa vào, rút ngắn thời gian,hoạt dộng và tạo rất nhiều tiện ích cho con ngời Cho dù rất nhiều phần mèm và ứngrụng nh vậy, nhng vẫn cha đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, vì con ngời ngày càngmuốn hoàn thiện hơn

ở đây em muốn đề cập đến tầm quan trọng của việc áp dụng tin học vào quản

lý tại các cơ quan, đặc biệt là hệ thống “ Quản lý th viện ”, bởi từ trớc đến nay hệthống này hoàn toàn đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công nên cũng không tránhkhỏi những sai sót Hiện nay độc giả đến th viện với nhu cầu rất cao, lợng sách báo đ-

ợc cập nhật thờng xuyên theo từng ngày, từng tháng càng tăng lên để đảm bảo tínhthời sự của các loại thông tin Do vậy phơng pháp quản lý thủ công đã không phù hợpvới thực tế hiện nay, bên cạnh đó nó còn làm tăng chi phí, thời gian và tiền bạc

Với mong muốn giúp các bạn hiểu đợc tầm quan trọng của việc phân tích thiết

kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý Tôi đa ra một phơngpháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán “ Quản lý Th viện điện tử ”, đây cũngchỉ là một phơng pháp trong nhiều phơng pháp ,nó có thể cha đợc hoàn thiện nhngcũng phần nào giúp các bạn hiểu đợc vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toánquản lý nói trung

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian có hạn và kinhnghiệm kiến thức cha cao nên việc phân tích thiết kế và lập trình còn nhiều thiếu xót

Do vậy, Tôi rất mong nhận đợc sự góp ý của các quí thầy, cô và các bạn để cho bàitập đợc tốt hơn nữa

Cuối cùng , Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Minh Hoàn cùng các bạn

đã tận tình chỉ bảo và góp ý kiến để tôi hoàn thành bài tập này

Lu Văn Hùng K7-CNTT-ĐHKTQD3

Sinh viªn thùc hiÖn

Lu V¨n Hïng

chơng I

Tổng quan về chuyên đề thực tập

I Bài toán về quản lý th viện

1 Giới thiệu về th viện:

Th viện là nơi có chức năng lu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc và tra cứu mọiloại thông tin và các t liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau Đây làmột khối lợng dữ liệu khổng lồ đợc lu trữ dới dạng các ấn phẩm khác nhau Nóichung, ở hầu hết các th viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu đợc làm thủcông không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của th viện thực sự phứctạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất bất tiện và gây lãngphí rất nhiều thời gian của bạn đọc Th viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dớinhiều hình thức nh cho mợn sách, hớng dẫn độc giả khai thác thông tin, tổ chức hộithảo về sách, khai thác sách từ phía các nhà xuất bản theo yêu cầu của độc giả Đểgiúp bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu các loại sách báo, tạp chí thì mỗi cuốn sách cầnphải đợc mô tả bằng nhiều thông tin giúp ta tìm đến nó một cách nhanh nhất Ng ời

đọc cũng cần đợc th viện quản lý thông qua thẻ đọc với một số thông tin cần thiết vềbản thân, về sách mà ngời đó đã mợn tại th viện Ngoài ra, qua việc mợn sách của

độc giả, th viện biết đợc những loại sách có nhu cầu mợn cao, do đó th viện có thểxúc tiến việc đặt sách với các nhà xuất bản để đảm bảo đợc các đầu sách và số lợng

để phục vụ độc giả tốt nhất

2 Khảo sát chi tiết hệ thống.

2.1 Khảo sát chi tiết hệ thống cũ:

Quá trình hoạt động của th viện trờng THPT BC Hà Tông Huân cũng nh nhiều

th viện khác là phục vụ ngời đọc dới nhiều hình thức nh :cho mợn đọc tại chỗ, cho

m-ợn về nhà, hớng dẫn học sinh và giáo viên tra cứu thông tin sách, báo Hoạt động của

th viện luôn gắn liền với các hoạt động của nhà trờng , Th viện trờng THPT BC HàTông Huân luôn bổ xung sách báo mới Các tài liệu, sách báo của th viện rất phongphú về đầu sách và chủng loại.Một tạp chí hay tài liệu khoa học cũng đợc cập nhạt th-ờng xuyên, mỗi đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng đợc nhucầu của học sinh và giáo viên trong trờng

Để giúp cho học sinh trong trờng có thể tra cứu chủng loại sách, mỗi tài liệuhoặc loại sách đều đợc ghi trong một phiếu có mô tả thông tin chi tiết nh: Mã số, tênsách, tác giả, chủng loại, ngôn ngữ….Các đầu sách cũng đ.Các đầu sách cũng đợc phân loại theo nội dung

để từ đó đánh số hiệu lu trữ theo đặc trng của từng thể loại

Lu Văn Hùng K7-CNTT-ĐHKTQD5

Các phiếu sau khi đã đợc xác định đợc phân theo nhiều bản và đợc xếp theotrình tự: Theo vần tên tài liệu, theo tên tác giả, theo chủng loại hoặc nội dung Việcsắp xếp này tạo điều kiện cho độc giả nhanh chóng tìm đợc đầu sách mà mình quantâm Bên cạnh tra cứu theo phích độc giả cũng có thể thực hiện tra cứu trên hệ thốngmáy tính của th viện, với cách tra cứu này đạt hiệu quả rất cao.

Bên cạnh bộ phận phân loại sách, trong th viện còn có bộ phận nhỏ khác nh:

đóng sách, bảo quản sách, liên hệ đặt trớc sách….Các đầu sách cũng đ

Tuỳ theo nhu cầu của độc giả mà phân thành hai loại:

*Đối với độc giả khi có nhu cầu mợn sách về: Th viện sẽ làm các thủ tục để cấp thẻ

th viện, trên mỗi thẻ có ghi đầy đủ thông tin cá nhân nh: họ tên, ngày sinh, mã số thẻ,học sinh trờng, giáo viên trờng….Các đầu sách cũng đ Sau khi cấp thẻ th viện xẽ tạo một hồ sơ ghi nhậnviệc mợn trả của độc giả, trên hồ sơ có ghi các thông tin tơng tự nh các thông tin trênthẻ, ngoài ra trên hồ sơ còn có các bảng để ghi lại các lần mợn trả của độc giả để tiệnviệc theo dõi Bảng ghi nhận mợn trả của độc giả bao gồm các cột nh: tên sách mợn,ngày mợn, số hiệu sách, cột ký nhận, số tiền cợc….Các đầu sách cũng đ

Quá trình mợn trả sách của th viện làm nh sau:

+Khi mợn sách độc giả đa thẻ của mình và phiếu yêu cầu sách cần mợn, ngờithủ th sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ (hạn sử dụng) và sách sách mợn, nếu hợp lệ sẽghi vào hồ sơ theo dõi mợn trả, ngợc lại sẽ thông báo cho độc giả

+Quá trình trả sách cũng tơng tự, số thẻ và sách đợc kiểm tra trong sổ theo dõimợn trả Quá trình kiểm tra sẽ xác định đợc sách nào bị quá hạn hay h hỏng và tiếnhành sử lý

Về chi tiết mỗi sách mợn trong một kỳ với sách giáo khoa phảỉ nộp lệ phí là

1000 đồng, còn sách tham khảo là 2000 đồng, đối với những học sinh nghèo thìkhông thu lệ phí Nếu sảy ra quá hạn thì tuỳ theo thời gian quá hạn mà học sinh phảichịu sử lý theo quy định trung của th viện Trờng hợp bị mất sách hay hỏng hóc nặngphải bồi thờng sách mới

*Đối với độc giả chỉ có nhu cầu đọc hay tra cứu sách tại chỗ: Thì công việc của ng

-ời quản lý đơn giản hơn, độc giả chỉ cần ghi tên sách và mã sách vào phiếu yêu cầucảu mình, thủ th sẽ tiến hành kiểm tra thẻ và sách nếu đáp ứng thì tiến hành cho m ợnnếu không gửi lại thông báo Sau mỗi ngày đọc độc giả phải trả lại sách cho th việnnếu độc giả nào vi phạm sẽ bị sử lý theo quy định trung

Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng , th viện xẽ tiến hành kiểm tra để thống kê đợcdanh sách đầu sách cuả th viện, Và tình hình mợn trả của độc giả cũng nh loại bỏnhững sách nào không đạt yêu cầu

2.2 Đánh giá hệ thống hiện tại:

Hầu hết các công việc của hệ thống đều làm bằng phơng pháp thủ công ít có sự

hỗ trợ của máy tính nên trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng gặp khó khăn vì số l ợngsách báo rất lớn, số lợng độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còngặp nhiều nhầm lẫn, sai sót

Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong côngtác phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ kỹ năng của cán bộ th viện Nếu trình độkhông đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc Còn tốn nhiều thời gian và nhân lực

Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn gặp nhiều khó khăn, thời gian tìm

đúng sách mất nhiều Bên cạnh đó khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả trong thviện là thấp vào những thời gian cao điểm nh ôn thi bởi số lợng sách có hạn mà nhucầu của độc giả rất cao

3 Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới

3.1 Trình bày những yêu cầu mới:

Từ những thới kỳ trớc hệ thống th viện đã duy trì và tồn tại, để phục vụ nhucầu của học sinh điều đó chứng tỏ hệ thống đã đợc thiết kế tốt phù hợp với hoàncảnh lúc đó tuy nhiên nhu cầu của độc giả ngày càng cao đòi hỏi số lợng sách báocàng tăng, nếu không biết cách tổ chức sắp xếp công việc thì hoạt động xẽ không đạthiệu quả cao Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc đa tin học hoá vào

th viện đã giảm bớt đợc công sức của cán bộ th viện , làm tăng hiệu quả nghiên cứucủa độc giả Việc đa tin học vào phần nào khắc phục đợc những nhợc điểm của hệthống cũ Hệ thống th viện mới sẽ đáp ứng một cách tối đa nhu cầu của độc giả.Khắc phục đợc hoàn toàn những nhợc điểm của hệ thống trớc đó

Bên cạnh các công việc đợc tin học hoá một số khâu sẽ vẫn rữ nguyên nhữngthao tác thủ công , một số công việc vẫn giữ nguyên đặc thù của quản lý th viện

3.2 Những thuận lợi và khó khăn

*Thuận Lợi :

Đa tin học vào quản lý sẽ giảm bớt đợc những công việc thủ công nhàn chán

mà không phải nhẹ nhang cho cán bộ quản lý

Đối với độc giả sẽ vui thú hơn khi công việc của mình đợc hoàn tất nhanhtróng, không mất thời gian vào công việc tra cứu cũng nh hết sách Hệ thống th Bêncạnh đó nhờ hệ thống kết nối internet toàn cầu mà các thông tin trong và ngoài nớc sẽ

đợc th viện cập nhật một cách thờng xuyên theo từng ngày

Lu Văn Hùng K7-CNTT-ĐHKTQD7

Trong khâu quản lý, kiểm kê và lên báo cáo sẽ nhanh tróng, chính xác mangtính chuyên nghiệp hơn Việc cập nhật thông tin mới sẽ nhanh và đầy đủ hơn.

*Khó khăn của hệ thống khi bớc vào tin học hoá:

Phải trang bị thêm các thiết bị hiện đại nh máy tính nêm đòi hỏi không ít kinhphí đầu t từ ban đầu

Đòi hỏi ngời quản lý th viện không chỉ có trình độ về mặt quản lý mà còn phảihiểu biết về trình độ kỹ thuật nên công việc đào tạo ban đầu là một yêu cầu cấp thiết

Bên cạnh đó là đòi hỏi vấn đề về bảo mật, để chánh đợc sự sâm nhập củanhững kẻ phá hoại cũng nh có ý đồ sấu

II Bài toán quản lý th viện

1.Khái niệm về hệ thống thông tin th viện

Hệ thống thông tin th viện bao gồm những chức năng chính sau:

1.1 Hệ thống thông tin đa vào.

-Dữ liệu gốc thờng là ghi lại một sự kiện hay một vấn đề

-Dạng câu hỏi thờng là một yêu cầu về thông tin

-Dạng chả lời cho lời nhắc có hay không

1.2.Hệ thống sử lý

-Thâm nhập sửa đổi thông tin dữ liệu trong hệ thống

-Tìm kiếm tra cứu thông tin

-Sắp sếp dữ liệu bản ghi theo một trật tự nào đó

1.3.Hệ thống thông tin lu trữ.

-cho phép lu trữ thông tin rới dạng văn bản, hình ảnh, tiếng nói….Các đầu sách cũng đ

1.4.Hệ thống thông tin ra.

-thông tin đợc in ra giấy rới dạng tài liệu, báo cáo, ra file hoặc màn hình

-Đầu ra của hệ thống này có thể là đầu vào của hệ thống kia

2.Phân tích hoạt động của hệ thống quản lý th viện mới

Hoạt động của th viện đợc phân loại nh sau:

-Giao dịch hàng ngày

-Quản lý sách

Với hệ thống th viện thì việc mợn sách là một vấn đề thờng trực và chi phối

đến toàn bộ hoạt động của độc giả Quy định của th viện là số sách mà mỗi bạn đọc

đợc mợn phụ thuộc vào quyền của họ (đợc xác định trong thẻ mợn), mỗi bạn đọcthông thờng đợc mợn một số cuốn sách theo quy định Việc kiểm soát quá trình mợn

đợc thực hiện trong giao dịch hàng ngày, Để thực hiện mợn một cuốn sách nào đó

độc giả phải biết đợc mã cuấn sách mà mình cần, Việc tìm mã sách có thể đợc thựchiện bởi chức năng tra cứu, ở những th viện thủ công thì công việc tra cứu còn thựchiện bằng phơng pháp thủ công bằng phích nên rất mất thời gian của độc giả Tuynhiên với hệ thống th viện mới thì vấn đề này đã đợc giải quyết phần nào, bởi côngviệc tra cứu hoàn toàn do máy thực hiện và cán bộ th viện phải thờng xuyên cập nhậtthông tin

b Quản lý sách

Chức năng “Quản lý sách” sẽ xử lý các bản ghi chứa thông tin đăng ký của

một đầu sách, bao gồm nhiều chức năng nhỏ nh thêm mới một nguồn sách, sửa thông

tin, xoá sách công việc này đợc thực hiện hoàn toàn từ nhà quản lý Thông tin về tổng

số sách còn trong th viện, tổng số sách đang cho mợn sẽ đợc hệ thống cung cấp thờngxuyên cho nhân viên th viện Có một số sách không đợc phép cho độc giả truy nhập

đó là những sách tham khảo, và hầu hết là các sách hiếm

Đặc điểm nhận dạng của mỗi cuốn sách là mã sách Thông tin chi tiết về một

cuốn sách bao gồm mã sách, tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ sử dụng trong file sách.Thông tin về một cuốn sách chỉ bị xoá đi khi nó đã hết nhu cầu sử dụng

Khi đăng ký bạn đọc, nhân viên th viện cần cung cấp mã nhận dạng bạn đọc

(ví dụ số thẻ học sinh, học sinh lớp,, ) Khi nhận đợc số nhận dạng này hệ thống sẽkiểm tra xem bạn đọc này đã đăng ký hay cha Mỗi một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ

có một mã số riêng biệt, và số này là duy nhất

Đối với một bạn đọc mới khi muốn đăng ký phải khai đầy đủ những thông tinsau: tên (họ, tên, tên đệm), địa chỉ (học sinh lớp, thầy cô giáo chủ nhiệm ) Thời hạnthẻ đăng ký có hiệu lực phụ thuộc vào từng đối tợng bạn đọc, thông thờng thời hạnnày là 1 năm đối với học sinh trong trờng

Với mỗi thông tin đợc nhập vào bị sai sót, hệ thống cho phép nhân viên th việnsửa đổi lại nếu cần thiết Khi thông tin đợc nhập vào đầy đủ, bản ghi về bạn đọc này

sẽ đợc đa vào CSDL bạn đọc của th viện

Thời hạn thẻ bạn đọc thông thờng là 1 năm , khi thời hạn tức là hết một nămhọc này hết bạn đọc có thể đăng ký tiếp vào năm học sau Việc này có thể thực hiện 1tháng trớc khi hết hạn thẻ Nếu việc đăng ký tiếp đợc thực hiện trớc ngày hết hạn,thời hạn thẻ đợc tính thêm 1 năm kể từ thời hạn cũ Nếu việc đăng ký tiếp đợc thựchiện sau ngày hết hạn thì thời hạn mới đợc tính là 1 năm kể từ ngày đăng ký

Mođul này cũng phải thực hiện việc xoá các bản ghi chứa thông tin về các bạn

đọc không muốn đăng ký tiếp khỏi CSDL của th viện Danh sách những bạn đọc bịxoá đi hàng ngày phải đợc in ra cho cán bộ th viện Trớc khi thực hiện xoá thông tin

về một bạn đọc, hệ thống phải thực hiện kiểm tra xem bạn đọc này hiện có đang mợncuốn sách nào không

Việc xoá thông tin về một bạn đọc chỉ đợc phép thực hiện khi bạn đọc này hếthạn sử dụng thẻ Khi xoá thông tin về một bạn đọc hệ thống cũng phải xoá tất cả cácyêu cầu đặt trớc của bạn đọc này

d Tra cứu thông tin trực tuyến

Hệ thống th viện phải hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tiêu đề, theo tác giả,

theo mã sách bởi vì các bạn đọc thờng xuyên yêu cầu đợc truy nhập những cuốn sách

đã biết tên (hoặc một phần tên) Khi nhận đợc những yêu cầu này, nhân viên th viện

sẽ phải biết chắc chắn rằng đầu sách hay tạp chí đó có trong th viện hay không

Đồng thời, các thông tin khác về cuốn sách cũng phải đợc cung cấp nh cuốn sách đó

có đợc phép truy nhập hay không chỉ là Một thông tin cũng rất quan trọng khác nữa

là ngôn ngữ sử dụng trong cuốn sách, và cuối cùng là tác giả của cuốn sách.

Modul tra cứu thông tin trực tuyến cũng hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tên

tác giả, bởi vì bạn đọc có thể muốn biết rằng những cuốn sách nào đ ợc viết bởi một

tác giả xác định Thông tin trả lời là tên những cuốn sách của tác giả này cùng vớinhững thông tin khác về từng cuốn sách giống nh khi tìm kiếm theo tên sách.

Từ hai khả năng tìm kiếm này chúng ta cũng dễ dàng thống kê đợc nhữngthông tin nh: hiện có bao nhiêu sách ở trong th viện, những loại sách nào, những tácgiả nào thờng xuyên hoặc không bao giờ đợc bạn đọc yêu cầu, từ đó th viện có thểxoá đi những file sách không cần thiết , hoặc sử dụng thông tin này để phân tích vàtìm ra những loại sách mới cần thiết

Chức năng Tra cứu thông tin trực tuyến cũng phải hỗ trợ khả năng tra cứu

thông tin bạn đọc.Đồng thời họ cũng có thể nhanh chóng trả lời yêu cầu của một bạn

đọc muốn biết thông tin về chính anh ta, ví dụ nh thời điểm hết hạn thẻ để có thể tiếnhành đăng ký tiếp nếu muốn Ngoài ra th viện cũng có thể nhanh chóng kiểm trathông tin về một bạn đọc nhng thờng là đăng ký thẻ mới và làm thẻ mới vào trớc khichuẩn bị cho năm học mới là 1 tháng (ví dụ nh ngày hết hạn thẻ) để quyết định xemmột bạn đọc có quyền đợc mợn tiếp sách hay không, hoặc ra quyết định xoá một bạn

đọc khỏi CSDL của th viện nếu thẻ đã hết hạn quá lâu (vợt quá thời gian gia hạn).Nếu bạn đọc hết hạn sử dụng thẻ thì lập túc hệ thống chuất quyền truy nhập của độcgiả

Với chức năng tra cứu thông tin bạn đọc, hệ thống phải hiển thị thông tin nhtên bạn đọc, mã bạn đọc, mã nhận dạng của bạn đọc, đối tợng bạn đọc, địa chỉ bạn

đọc, ngày hết hạn thẻ và những thông tin về sách mà bạn đọc đã truy nhập bao gồmtên sách, ngày truy nhập

Cách để yêu cầu thông tin về bạn đọc là tra cứu theo mã bạn đọc Mã bạn đọc

đợc hệ thống th viện cung cấp khi bạn đọc đăng ký làm thẻ, mã số này là duy nhất và

đợc sử dụng để phân biệt các bạn đọc với nhau

Thông thờng, hệ thống tiến hành thống kê số liệu dựa trên :

-Thống kê đầu sách

Lu Văn Hùng K7-CNTT-ĐHKTQD11

-Thống kê theo bao nhiêu lợt sách đã đợc cho mợn trong thời gian qua.

nhập Bởi vậy, modul lập báo cáo phải cung cấp chức năng báo cáo sách có, trong

báo cáo đợc in ra cũng cần phải có ngày tháng, thời gian làm báo cáo

Một yêu cầu khác của ban quản lý th viện đối với hệ thống là chức năng báo

cáo sách truy nhập Đối các loại báo cáo này thông tin cần cung cấp gồm có: mã

sách, tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ sử dụng trong sách, mã bạn đọc truy nhập sách,

và đặc biệt quan trọng là ngày mợn sách Thông tin tổng hợp đợc từ các báo cáo sẽ

đ-ợc cung cấp cho ban quản lý và nhân viên th viện, nhằm phân tích và đánh giá hoạt

động của th viện Đối với báo cáo về lợng sách có của th viện, ban quản lý sẽ sử dụngnhững thông tin này để kiểm tra xem hiện có bao nhiêu sách trong th viện và cónhững loại sách nào, từ những thông tin này BGH nhà trờng và th viện sẽ quyết địnhxem nên mua thêm những đầu sách mới

Với những báo cáo về sách mợn, ban quản lý th viện sẽ sử dụng những thôngtin này để kiểm tra xem tính đến thời điểm báo cáo đợc tạo ra thì đã có bao nhiêusách đợc mợn hay thống kê báo coá theo từng tháng Đồng thời ban quản lý sẽ sửdụng những thông tin này để phân tích xem những cuốn sách nào thờng xuyên đợccác bạn đọc mợn, hoặc những cuốn sách nào không đợc mợn bao giờ, từ đó sẽ tănghoặc giảm số lợng sách Với những nhân viên th viện, thông tin này sẽ đợc sử dụng

để kiểm tra xem những cuốn sách nào đợc mợn bởi những bạn đọc nào

f Bảo trì dữ liệu định kỳ

Chức năng bảo trì định kỳ đợc thực hiện thờng xuyên Để sử dụng đợc chứcnăng này bạn phải có một số đặc quyền nhất định, và không phải tất cả các nhân viên

th viện đều có những đặc quyền này

Chức năng này thực hiện 3 nhiệm vụ, đó là xoá thông tin về những bạn đọc đãquá hạn thẻ mà không thực hiện đăng ký lại, xáo các sách không có giá trị sử dụng,

in ra thông tin về những bạn đọc đã bị xoá này, và cuối cùng là thực hiện việc sao l udữ liệu

Do có khả năng thực hiện đợc những chức năng ảnh hởng trực tiếp đến hoạt

động của toàn bộ hệ thống nên để sử dụng đợc chức năng này, nhân viên th viện

phải vợt qua đợc nhiều mức bảo vệ khác nhau, điều này sẽ tránh đợc việc nhữngngời không có thẩm quyền truy cập trái phép làm h hại hệ thống.Mức độ bảo mậtthông thờng là bằng mật khẩu.

Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th

viện

Viêc quản lý trả sách rất quan trọng bởi nó xác định xem độc giả có thựchiện tốt nội quy hay không Nếu độc giả vi phạm nội quy thì phải một hình phạttheo quy định trung của th viện Nếu làm hỏng thì độc giả phải nộp lệ phí bồi th-ờng theo mức quy định trung Hoặc độc giả mợn sách quá thời hạn nếu vi phạmnhẹ thì bị gửi lên khoa, nếu nhiều lần th viện có thể tiến hành thu thẻ JKT

1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ thống quản lý th viện.

Dựa vào các trức năng phân tích của một hệ thống quản lý th viện ở trên ta

mà ta có thể xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

2.3 Cập nhật chủ đề

2.4 Cập nhật tác giả

2.5 Cập nhật nhà xuất bản

3.1 QL Thẻ

3.2 Cập nhật thẻ

3.3 CN Khoá

học

3.4 Cập nhật khối học

3.5 Cập nhật lớp học

4.1 QL M ợn

sách

4.2 M ợn sách

4.3 Trả sách

5.1 Tìm

kiếm

5.2 Tìm kiếm sách

6.1Thốngkê sách

6.2 Thống kê

7.1Báo

cáo 8.1 Trợ giúp

8.2 SD C.Trình

8.3 Giới thiệu

Thông tin yêu cầu báo cáo

Nhận thông tin quản lý (Sách, NXB, Tác giả)

Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mục đích xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh là để vạch raranh giới của hệ thống và xem xét một cách tổng thể toàn bộ hệ thống Biểu đồnày chỉ ra mối quan hệ giữa một bên là các tác nhân ngoài (nơi cung cấp thông tin

và nhận thông tin đầu ra của hệ thống) và một bên là chức năng tổng quát của hệthống

Trong biểu đồ này chức năng chính là chức năng quản lý th viện, các tác

nhân ngoài của hệ thống là Độc giả, Cán bộ quản lý, Nhà cung cấp

1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Biểu đồ này phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn Nó chỉ ra hệ thốnglàm cái gì, chỉ ra đợc những yêu cầu với từng chức năng , mô tả quá trình trao đổithông tin qua lại giữa các trức năng của hệ thống Các tác nhân ngoài cung cấpthông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin chả lời từ hệ thống

Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ ,độc giả xẽ gửi phiế yêu cầu làm thẻ tớichức năng “cập nhật dữ liệu” Tại chức năng này xẽ tiến hanh lu các thông tin liênquan đến độc giả ( họ tên, ngày sinh, ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ….Các đầu sách cũng đ)

Quản lý th viện

Thủ th

Độc giả

vào kho độc giả đồng thời độc giả cũng đợc gắn với một trờng goị là Mã thẻ, mỗi

độc giả chỉ có một mã thẻ duy nhất và nó cũng là cơ sở để phân biệt các độc giảvới nhau.Chức năng “cập nhật dữ liệu” còn có nhiệm vụ loại bỏ những độc giả nào

đã hết hạn sử dụng thẻ mà không đăng ký mới , tất cả những thông tin về ngày làm

thẻ và ngày hết hạn sử dụg đợc lấy từ kho độ giả Bên cạnh đó chức năng này

cũng thực hiện nhiệm vụ thêm thông tin (tên sách, mã sách, loại sách, ngôn ngữ) khi có một đầu sách mới đ

….Các đầu sách cũng đ a vào hay tiến hành loại bỏ những đầu sách màkhông còn giá trị sử dụng

M ợn trả

Thông tin nhận lại

Thông tin tra cứu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Khi độc giả có nhu cầu mợn sách thì thông qua mã ngời sử dụng mà độc giả

nhập vào chức năng “ quản giao dịch ” căn cứ vào kho độc giả để kiểm tra xem

độc giả có quyền hay đã hết hạn sử dụng thẻ Dựa vào chức năng “tra cứu” mà độcgiả cũng có thể tìm nguồn sách minh cần theo tên sách, thể loại, nhà xuất bản.Mỗi lần độc giả có nhu cầu mợn sách thì chức năng quản lý mợn trả có nhiệm vụ

lu vào kho truy cập những thông tin liên quan nh mã độc giả, mã sách, ngày mợn

sách Đây chính cơ sở cho công việc thống kê sau này

Chức năng “ tra cứu ” lấy thông tin ( tên sách, tên nhà xuất bản, tân tác giả) từ kho

….Các đầu sách cũng đ sách để tiến hành tra cứu, liệt kê cho cán bộ quản lý nếu có nhu cầu.

Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản ký cần những thông tin về sách,

độc giả, tình trạng truy cập để tiến hành tổng kết và đa ra những kế hoạch dự chùcho thời gian tới Chức năng thông kê có nhiệm vụ lấy thông tin đó từ các kho

sách , độc giả, truy cập để báo cáo cho cán bộ quản lý

1.3 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh các chức năng đợc phân rã chitiết hơn để miêu tả cụ thể từng chức năng

a Biểu đồ cập nhật dữ liệu

Trong thời gian tới nhằm phục vụ độc giả một cách hiệu quả nhất Các chứcnăng “ cập nhật sách ”, “cập nhật thể loại ” sau khi nhận đợc thông báo của cán bộquản lý sẽ tiến hành thêm hay loại bỏ nguồn tài liệu nào đó, sau mỗi lần thêm bớtphải tiến hành cập nhật vào kho sách để tiện cho việc sử lý sau này

Chức năng “In ấn” là chức năng cuối cùng sau khi các chức năng trên đãhoàn thành Chức năng này có nhiệm vu làm mới một thẻ cho độc giả, hay in racác báo cáo thống kê về sách, hay tình trạng mợn trả của độc giả.

Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý th viện thống kê đợc nhữngnguồn sách, tạp chí nào đợc sử dụng nhiều nhất, ít nhất, những sách không còn giátrị sử dụng….Các đầu sách cũng đ để từ đó vạch ra các phơng hớng hoạt động

dự trù sách

Biên bản

Phiếu yêu cầu

dự chù

b Biểu đồ tra cứu

Nhu cầu sử dụng sách của độc giả là rất lớn, tuy nhiên thông tin về sách haythể loại độc giả cũng cha hẳn là đã biết Nhờ vào chức năng cha cứu mà nhà quản

lý hay độc giả gửi thông tin cần quan tâm ( tên sách, tên tác giả, thể loại….Các đầu sách cũng đ) đến

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉmh chức năng cập nhật dữ liệu

Tra cứu theo

Thông tin tra cứu Sách

Độc giả

Thông tin cần tra cứu

Thông tin trả lời

Thông tin yêu cầu

Thông tin yêu cầu

Cán bộ quản lý

Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh chức năng tra cứu

chức năng “cha cứu” Khi nhận đợc thông tin gửi đến từ độc giả chức năng nàythực hiện và gửi lại kết quả cho độc giả Dựa vào kết quả này để độc giả tiến hànhgiao dịch với th viện Kết quả của tra cứu đồng thời cũng đợc gửi tới chức năng

“thống kê” thông qua kho dữ liệu Từ chức năng “thống kê” xẽ gửi các thông tin

đến nhà quản lý khi co yêu cầu

Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý có nhiệm vụ thống kê lại các

đầu sách, độc giả hay tình hình truy nhập của độc giả để đánh giá tình hình hoạt

động của th viện trong thời gian qua (số lợng độc giả đến th viện, số lợng độc giảtruy cập qua đờng truyền internet….Các đầu sách cũng đ) và đồng thời vạch ra kế hoạch hoạt độngtrong thời gian tới (bổ xung thêm một đầu sách mới đợc nhiều độc giả quan tâm,xáo đi những nguồn t liệu không đáp ứng đợc tính thời đại đã quá lỗi thời )

Chức năng “ thống kê độc giả ” lấy thông tin liên quan đến đôc giả từ kho

độc giả

Tài liệu

Thông báo

sách truy nhập, mã độc giả, ngày truy nhập….Các đầu sách cũng đ ợc lu lại trong kho mợn trả để tiện) đcho việc thống kê truy nhập sau này.

Chơng III: Thiết kế quản lý và mô tả Modul

chơng trình

1 Mục đích

Mục đích của việc xây dựng mô hình thực thể liên kết nhằn xác định kháiniệm về thc thể, thuộc tính và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, là cơ sở cho hệthống quản lý Hệ thống đợc xây dựng sẽ lu trữ trông tin, xử lý thông tin và sửdụng dữ liệu trong hệ cơ sở dữ liệu đợc thiết kế Quá trình thiết kế xẽ tối u trongviệc phân tích các file dữ liệu sao cho việc lu trữ là ít nhất nhng lại có thể truy cập

dễ dàng nhất Cách bố trí các file dữ liệu một cách logic sẽ trả lời đợc các đòi hỏi

đề ra của hệ thống nh yêu cầu thông tin cảu một đối tợng, thông tin một cuấnsách, tiến hành thống kê thu nhập dữ liệu theo một tiêu chí nào đó

2 Xác định các thực thể trong hệ thống

Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý th viện điện tử, dựa vàocác giao dịch hàng ngày, dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã đợc phân tích ở trên tathấy đợc rõ ràng đối tợng chính của hệ thống đó là mối quan hệ mật thiết giữa hai

đối tợng “ sách” và “độc giả” Có thể coi sách và độc giả là hai thực thể chínhtrong CSDL của hệ thống quản lý th viện Các thuộc tính rễ thấy của hai thực thểnày là :

“Độc giả”: Tên, ngày sinh, số thể của độc giả đăng ký trong th viện Trong

đó mã số thẻ của mỗi độc giả là duy nhất, nó đợc dùng để xác định các độc giả vớinhau

“Sách”: Tên sách, chủng loại, tên tác giả, năm xuất bản, mã sách Tơng tựmã sách cũng là duy nhất không có sự trùng lặp giữa các nguồn sách khác nhau

Bên cạnh đó ta cũng thấy hai đối tợng có liên quan đến hoạt động của thviên là “Thể loại” và “Sách ”

Trong đó thể loại chính là sách, tạp chí, báo, sách tham khảo, truyện….Các đầu sách cũng đNóbao gồm các thuộc tính nh : Mã thể loại, tên thể loại

“Sách” chính là đối tơng mà độc giả truy cập hàng ngày, nó đợc dặc trngbởi các thuộc tính: Mã bạn đọc, mã sách, mã thể loại….Các đầu sách cũng đ

3 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể.

Lu Văn Hùng K7-CNTT-ĐHKTQD21

Quan hệ thực thể Thể loại và Sách là mối quan hệ 1 – N: Mỗi đầu sách chỉ thuộcmột thể loại, và ngợc lại mỗi chủng loại sách có thể có rất nhiều đầu sách liênquan Thuộc tính kết nối tạo ra mối quan hệ giữa Sách và Thể loại là MãTL

Mối quan hệ giữa Sách và Độc giả là mối quan hệ nhiều nhiều N – N Bởimột đầu sách có thể đợc truy cập bởi nhiều ngời đọc và mỗi độc giả có thể sửdụng nhiều sách cùng một lúc Tuy vậy mối quan hệ đợc tách ra thành mối quan

hệ 1 – N thông qua thực thể trung gian là Sách mợn Thuộc tính kết nối giữachúng đợc thể hiện:

Sách Sách m ợn Độc giả

4 M« h×nh tæng thÓ mèi quan hÖ gi· c¸c thùc thÓ

TËp

Sè lîng

5.Tæ chøc d÷ liÖu:

TBL - SACH:

TBL - §Çu s¸ch:

STT Tªn trêng KiÓu §é réng Gi¶i thÝch

1 Ma dau sach Text 10 M· ®Çu s¸ch

2 Ten dau sach Text 50 Tªn ®Çu s¸ch

§¬n VÞ

4 Ma tac gia Text M· t¸c gi¶

5 Ma nha xuat ban Number M· nhµ xuÊt b¶n

6 Ngay nhap kho Date/ time Ngµy nhËp kho

9 Nha xuat ban Number Nhµ xuÊt b¶n

TBL-Kho¸:

STT Tªn trêng KiÓu §é réng Gi¶i thÝch

TBL - Líp:

1 Ma lop Autonumber LongInterger M· líp

3 Ma khoa Number LongInterger M· kho¸

TBL- Mîn s¸ch:

1 Ma phiÕu Autonumber LongInterger M· phiÕu

2 Ma nguoi cho

muon

m-în

7 Thoi han tra Date/time Thêi h¹n tr¶

TBL - Nguoi dïng:

S

TT

2 Ten nhan vien Text 50 Tªn nh©n viªn

TBL - Nhµ xuÊt b¶n

tt Tªn trêng KiÓu §é réng Gi¶i thÝch

1 Ten nha xuat ban Text 100 Tªn nhµ xuÊt b¶n

Lu V¨n Hïng K7-CNTT-§HKTQD25