Tiểu luận lớp chuyên viên: Xử lý tình huống sai sót trong công tác lưu trữ hồ sơ

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại. Như vậy, việc thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc trong cơ quan, tổ chức, có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu bức thiết hiện nay.

Trang 1

MỞ ĐẦU

Ngay từ những ngày đầu giành độc lập, Hồ Chí Minh-Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ cộng hoà đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng"

Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và quá trình hoạt động cá nhân

Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn

sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng,

Trang 2

đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại

Như vậy, việc thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc trong cơ quan, tổ chức, có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu bức thiết hiện nay Qua thời gian được học tập và nghiên cứu tại trường và sự cần thiết thực hiện tốt công tác lưu trữ tại cơ

quan nên bản thân mạnh dạn chọn đề tài “ Xử lý tình huống sai sót trong công tác lưu trữ hồ sơ” để làm tiểu luận cuối khoá học

Do điều kiện thời gian nghiên cứu đề tài còn ít, khả năng nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế, do đó việc xử lý và giải quyết vần đề đặt ra không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong được sự thông cảm và giúp đỡ của quý thầy cô

Xin chân thành cảm ơn!

Trang 3

I MÔ TẢ TÌNH HUỐNG

Ban Tổ chức Thị uỷ Tân Châu là cơ quan tham mưu cho Ban Thường vụ Thị uỷ trên các lĩnh vực: Công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, phát triển đảng viên, chính sách, tiền lương, tổ chức cơ sở đảng, khen thưởng … ngoài ra còn là nơi lưu trữ các văn bản, tài liệu của Đảng, nhà nước và cơ quan và hồ sơ cá nhân đảng viên trong toàn đảng bộ

Quản lý hoạt động của đảng viên (tư tưởng, chấp hành Điều lệ Đảng và nhiệm vụ được giao, quan hệ xã hội) thông qua hoạt động thực tiễn và hồ sơ, lý lịch của họ Do vậy, mỗi đảng viên phải có lý lịch, sơ yếu lý lịch và những văn bản có liên quan đến hoạt động, đến đảng tịch của mình Tổ chức đảng phải quản lý chặt chẽ, khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ sơ đảng viên trong việc bồi dưỡng, giáo dục đảng viên Quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên là một khâu quan trọng trong công tác quản lý đảng viên, giúp cho tổ chức đảng hiểu được đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng đảng viên và cả đội ngũ đảng viên, của từng đảng bộ cũng như của toàn Đảng Do điều kiện và hoàn cảnh lịch sử các tài liệu trong hồ sơ đảng viên ở từng thời kỳ có khác nhau, nên hồ sơ đảng viên còn được bổ sung hoàn chỉnh theo từng giai đoạn

Hồ sơ đảng viên gồm những tài liệu quan trọng có liên quan đến sinh mệnh chính trị của đảng viên, là tài liệu mật của Đảng, phải có quy chế quản lý chặt chẽ, theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản tài liệu mật, không được để nhầm lẫn, mất mát hư hỏng Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm

Tuy nhiên, thời gian quan xảy ra một vụ việc liên quan đến công tác lưu trữ tại cơ quan vào năm 2013 như sau:

Vào tháng 07 năm 2013, đồng chí Trần Văn Tùng sinh năm 1953 -nguyên là phó bí thư xã Tân Thạnh (hiện nay là đảng viên hưu trí thuộc đảng xã Tân Thạnh) đến Ban Tổ chức Thị uỷ xin sao y lý lịch xác nhận quá trình công

Trang 4

tác làm chế độ nghỉ hưu, do Bảo hiểm xã hội yêu cầu để hoàn chỉnh hồ sơ nghỉ hưu của ông để tính chi trả theo chế độ bảo hiểm Cụ thể, ông tham gia cách mạng năm 1967 và liên tục công tác qua nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau Đến năm 2013 ông đủ tuổi hưu 60 tuổi theo quy định của luật Lý do được ông trình bày như sau: trong quá trình lưu giữ cá nhân ông đã làm thất lạc toàn bộ các quyết định công tác và các quyết định lương trước năm 1972 (tức là từ năm 1967-1975), lúc chuyển về nhà mới

Qua trình bày của ông Trần Văn Tùng, cơ quan tiến hành tra cứu hồ sơ cá nhân đảng viên của ông đang quản lý tại Ban Tổ chức thì phát hiện trong hồ sơ không có lý lịch đảng viên và các quyết định luân chuyển, điều động đã bị thất lạc mà chỉ còn lại các giấy chuyển sinh hoạt đảng qua các đơn vị củ

Vấn đề đặt ra là nếu không tìm thấy thì, một là ông phải về đơn vị củ tận Cà Mau để tìm lại các quyết định trước năm 1975 do thời gian từ năm

1967-1975 ông tham gia cách mạng ở Tỉnh Cà Mau; hai là chế độ lương hưu của ông

sẽ không được tính khoản thời gian công tác từ năm 1967- 1972

Đây là một trong những trường hợp điển hình cho thấy tầm quan trọng và

sự cần thiết về công tác lưu trữ, nếu như công tác lưu trữ được quan tâm, thực hiện một cách khoa học thì việc tra cứu sẽ được nhanh chóng, chính xác và kịp thời phục vụ tốt hơn cho lãnh đạo, cơ quan và lợi ích của đảng viên Không những thế mà còn có ý nghĩa rất quan trọng trong toàn bộ hệ thống các cơ quan nhà nước cũng như các cơ quan Đảng, tổ chức và các đoàn thể và trong toàn xã hội

II MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG

Với tình huống trên, mục tiêu đặt ra cần có sự nhận thức đầy đủ về vai trò,

ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ hiện nay, không những quan tâm lưu trữ thuộc nhà nước, mà tài liệu của các cơ quan đảng, các tài liệu cá nhân nhất là hồ sơ đảng viên ngày càng quan trọng hơn, liên quan đến sinh mệnh chính trị của cá nhân đảng viên, quyền và lợi ích chính đáng của đảng viên Bên

Trang 5

cạnh đó, đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan ngoài những tiêu chuẩn theo quy định, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cần có sự tâm huyết với nghề Vì vậy, với tình huống đặt ra chúng ta cần tìm hướng giải quyết để đạt đến mục tiêu sau:

Thứ nhất: Phải nhanh chóng tìm được hồ sơ cho ông Trần Văn Tùng và tìm ra nguyên nhân làm mất lay thất lạc hồ sơ của ông

Thứ hai: Cần có sự quan tâm chỉ đạo của cấp lãnh đạo đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ, chuyên viên nói chung và cán bộ phụ trách công tác lưu trữ về tầm quan trọng của công tác quản lý lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị tại đơn vị

Thứ ba: Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ đảm bảo có chuyên môn lưu trữ theo quy định Có đầy đủ năng lực, phẩm chất và sự tâm huyết với công việc để đảm đương nhiệm vụ

Thứ tư: Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, cũng như áp dụng các phương tiện hiện đại, mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhu cầu cơ bản của công tác lưu trữ Như có phòng lưu trữ riêng, tủ, túi đựng, bìa… để bảo quản hồ sơ và tài liệu lưu trữ được an toàn tránh được làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ

III PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ

1 Nguyên nhân

Trình độ về chuyên môn chưa đảm bảo, do chưa qua đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm Do đó, các công việc về nghiệp vụ xử lý rất hạn chế Chưa đánh giá đúng mức độ và tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên một số tài liệu vẫn chưa được đưa vào lưu trữ đúng quy định

Lãnh đạo chưa thực sự đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm và đầu tư đúng như yêu cầu của công việc này Bên cạnh đó, công tác quản lý còn lỏng lẻo, thiếu sự kiểm tra giám sát

Trang 6

Chưa có phòng lưu trữ theo quy định, hiện nay phòng làm việc cũng là phòng lưu trữ hồ sơ, tài liệu, gây độc hại cho môi trường làm việc của các bộ, công chức trong đơn vị

Thiếu kinh phí cho việc nâng cao cơ sở vật chất để bảo quản an toàn hồ

sơ, tài liệu

Công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan chuyên môn chưa thật sự thường xuyên, chưa có tính nghiêm minh nên việc quản lý có đôi lúc còn xem nhẹ

Do yêu cầu công tác nên cán bộ lưu trữ không ổn định thường xuyên thay đổi

Đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu đó

2 Hậu quả:

Công tác lưu trữ luôn có vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức Tuỳ chức năng, nhiệm vụ riêng, nhưng đối với các cơ quan Đảng lại càng quan trọng hơn, nếu không có ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, thì những thế hệ sau mới hiểu hết được lịch

sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân ta đã trải qua

Những tài liệu quí, tài liệu có giá trị lịch sử bị hư hại do không bảo quản tốt và có thể tiêu huỷ một số lượng do tài liệu tích đống quá nhiều mà không có kho để lưu trữ

Không làm tốt công tác và thực hiện đúng quy trình lưu trữ, để xảy ra ẩm mốc gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu quan trọng có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng tại địa phương

Trang 7

Do không làm tốt công tác lưu trữ như trường hợp trên đã gây ra một số hậu quả sau:

- Về kinh tế:

Nếu như không tìm được thì ông Trần Văn Tùng phải mất một khoản chi phí để về đơn vị củ tìm lại các quyết định trước năm 1975 hoặc là ông sẽ không được tính tiền nghỉ hưu từ năm 1967-1972, vì vậy lợi ích chính đáng của ông sẽ bị ảnh hưởng

- Về chính trị:

Tài liệu, hồ sơ lưu trữ không được bảo quản, lưu trữ tốt thì không thể bảo vệ pháp luật, thể chế của nền hành chính nhà nước, của đảng và quyền lợi chính đáng của đảng viên Bên cạnh đó, còn tạo cơ sở cho kẻ cơ hội lợi dụng để xuyên tạc, đã kích phá hoại Đảng và nhà nước ta

Thực hiện không tốt sẽ gây mất lòng tin và ảnh hưởng uy tín đơn vị đối với cấp trên và đảng viên trong toàn đảng bộ

- Về xã hội:

Tạo tiền lệ và dư luận không tốt, gây lo lắng và sự không yên tâm của đảng viên Việc lưu trữ không tốt, xắp xếp không khoa học thì sẽ gây trở ngại cho việc quản lý, việc tìm kiếm và gây phền hà, đặt biệc là những đảng viên cao niên tuổi đảng đến để liên hệ làm các chế độ chính sách khác

IV PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT

1 Các phương án giải quyết

Trước tình hình đó, lãnh đạo cơ quan cho tiến hành tìm trên 40 hồ sơ đảng viên cùng tên mới phát hiện hồ sơ của ông nằm trong hồ sơ ông Trần Thang Tùng Nguyên do, trước đây cơ quan sử dụng hồ sơ đảng viên của ông phục vụ công tác thẩm định tiêu chuẩn chính trị để tiến hành đề bạt, bổ nhiệm vào chức

Trang 8

danh lãnh đạo tại địa phương, khi đưa vào lưu trữ, cán bộ làm công tác lưu trữ trước đây bất cẩn để nhằm hồ sơ của ông vào một hồ sơ có cùng tên Tùng

Để khắc phục những hạn chế trên, cần tăng cường công tác lưu trữ nhằn góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ đảm bảo quyền và lợi ích của đảng viên nhưng phải giữ được bí mật của Đảng và nhà nước từ đó hạn chế được việc lợi dụng văn bản của Đảng và nhà nước để làm những việc trái pháp luật, vi phạm nguyên tắc của Đảng Trước tình hình trên, chúng ta cần các phương án để đảm bảo thời gian tới không để xảy ra các trường hợp tương tự nêu trên:

* Phương án 1

Tiến hành kiểm tra và rà soát lại tất các hồ sơ đang quản lý để sau này không có trường hợp xảy ra như trên Đồng thời tiến hành phân loại và giải quyết những tài liệu chưa được đưa vào lưu trữ, hướng dẫn một cách nghiêm túc xác định giá trị, lựa chọn và bảo quản an toàn đối với những tài liệu quan trọng

Ưu điểm:

Sẽ giải quyết được tình trạng hồ sơ còn lẫn lộn và qua đó sẽ kiểm tra được những hồ sơ hư hỏng và chưa được điều chỉnh bổ sung kịp thời

Giải quyết cơ bản tình trạng chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, bắt buột công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào hồ sơ cơ quan hàng năm Ngoài ra giúp cho mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc Vì vậy, tài liệu và hồ sơ được lưu giữ bảo quản được an toàn, tập trung, không làm mất hoặc hư hỏng tài liệu hồ sơ quan trọng, dễ nghiên cứu và khai thác khi cần

Khuyết điểm: Sẽ cần khoản thời gian khá dài cho việc sắp xếp, chỉnh lý,

bổ sung; Đồng thời, phải phân công một vài cán bộ để phụ trách tiếp thì sẽ gây ảnh hưởng chậm trễ công tác chuyên môn của từng cán bộ, chuyên viên trong đơn vị

Trang 9

* Phương án 2

Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại cơ quan; Hoặc có kế hoạch khi tuyển dụng vào vị trí lưu trữ thì ngoài những tiêu chuẩn theo quy định thì cần phải có chuyên môn thuộc ngành lưu trữ

Ưu điểm:

Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ hiểu sâu hơn công việc mà mình phụ trách Biết sử dụng những kiến thức thực hiện đúng quy trình làm việc

sẽ thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả sẽ cao hơn

Bảo đảm việc giữ bí mật của Đảng và nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, cung cấp thông tin bừa bãi làm lọt, lộ bí mật ảnh hưởng đến quá trình lãnh đạo và điều hành

Giảm bớt được thời gian tìm tòi và tra cứu không cần thiết, qua đó góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức mà hiệu quả công việc đạt cao hơn

Tham gia tổ chức thực hiện các công tác lưu trữ như: Xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, thu thập tài liệu, thống kê, tổ chức khai thác và sử dụng các loại tài liệu có hiệu quả theo quy định của Đảng, nhà nước và cấp trên có thẩm quyền

Thực hiện tốt thông tin báo cáo thống kê công tác lưu trữ đúng quy định, kịp thời kiểm định và bảo dưỡng các tài liệu và hồ sơ khi cần thiết

Khuyết điểm:

Mất khoản thời gian dài để đưa các bộ đi học đôi khi ảnh hưởng đến công việc tại cơ quan và chi phí phải đào tạo từ đầu

* Phương án 3

Tiến hành kiểm tra rà soát tất cả các hồ sơ đang quản lý; tăng cường các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: Phòng hồ sơ riêng biệt, thiết bị chống ẩm, mốc, tủ đựng hồ sơ, sổ sách…

Trang 10

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ song song với tài liệu lưu trữ giấy là tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Cử cán bộ tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư lưu trữ cho cán bộ phụ trách với các lớp Văn thư lưu trữ đảm bảo thời gian đáp ứng yêu cầu công việc

Ưu điểm:

Giúp cho lãnh đạo có thể tự tìm kiếm những thông tin về đảng viên thông qua ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý hồ sơ qua mạng nội bộ dành riêng cho khối Đảng, giúp cho công việc tra cứu, tìm kiến được dễ dàng và thuận lợi, không bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến công việc

Giảm bớt được thời gian tìm tòi và tra cứu không cần thiết, qua đó góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức mà hiệu quả công việc đạt cao hơn

Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ hiểu sâu hơn công việc mà mình phụ trách Biết sử dụng những kiến thức thực hiện đúng quy trình làm việc

sẽ thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả sẽ cao hơn

Khuyết điểm:

Do yêu cầu công việc của cơ quan nên cán bộ phụ trách thường xuyên thay đổi, luân chuyển công tác và chủ yếu thực hiện kiêm nhiệm nhiều công việc nên chưa đảm bảo khai thác có hiệu quả

Tuy thực hiện khá lâu nhưng hiệu quả mang lại chưa cao do chương trình quản lý thường xảy ra trục trặc, việc đồng bộ dữ liệu thường xảy ra lỗi

Phải thường xuyên nâng cấp trương trình, cải tạo đường truyền tốn kinh phí tương đối lớn

2 Chọn phương án tối ưu:

Sau khi phân tích các phương án trên tất cả các phương án điều có những

ưu điểm và nhược điểm, tuy nhiên từ tình hình thực tế tại đơn vị tôi nhận thấy thực hiện phương án 3 là tối ưu nhất

Định dạng
Số trang	15
Dung lượng	94,5 KB