Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu

do để tôi lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu” làm đề tài cho bài tập tiểu luận kết thúc

Trong quá Trình làm bài tiểu luận dù đã cố gắng để làm tốt đề tài nhưng

do hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên bài tiểu luận của tôi không thể tránhkhỏi những thiếu xót Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy

cô để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Cácnội dung nghiên cứu và kết quả này là trung thực Tôi xin chịu hoàn toàn tráchnhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này

Hà Nội, ngày 13 tháng 01 năm2019

MỤC LỤC

do để tôi lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu” làm đề tài cho bài tập tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng”.

2 Lịch sử nghiên cứu

- GS TS Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phòng, nhà

xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội;

- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà

xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;

Để thưc hiện nội dung chương 2 của đề tài, cần đến tài liệu thực tế, tôi đã

sử dụng tài liệu nội bộ của Công ty cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu.Tài liệu nội bộ này đã cung cấp cho tôi những văn bản để tôi triển khai chương 2được tốt hơn

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại

Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu

- Giới hạn phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ Hc toàn cầu

Về thời gian: bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tưliệu giai đoạn từ năm 2014 – 2019

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại

Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu

- Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, nhược điểm về thực

trạng công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu từ đó đưa ra một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác tổ chức lập chương trình kế hoạch của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

5 Cở sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

- Cơ sở phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy định về trách

nhiệm của Phòng Hành Chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số

1 Hà Nội trong việc tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan, cáctài liệu liên quan và tình hình thực tiễn của công ty

- Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp mô tả

+ Phương pháp phân tích – tổng hợp

+ Phương pháp điều tra – khảo sát

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế Bài viết có bố cục rõràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của sinh viên chuyênngành quản trị văn phòng

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục Đề tài

gồm có 3 chương:

Chương 1:

Chương 2:

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu được thành lập ngày

19 tháng 12 năm 2011, trải qua hơn 8 năm hình thành và phát triển đến nay công

ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc là doanh nghiệp chuyên kinh doanh cácsản phẩm về hệ thống năng lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng,thiết bị truyền hình, thiết bị viễn thông… Công ty Cổ phần Đầu tư và Côngnghệ HC Toàn Cầu hiện đang là nhà phân phối chính hãng của nhiều nhà sảnxuất có uy tín trong và ngoài nước Nhà thầu HCG cũng đã và đang là đối tác tincậy của nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam.Công ty Cổ phần Đầu tư và Côngnghệ HC Toàn Cầu chuyên cung ứng giải pháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ vàphụ kiện trong các lĩnh vực chủ yếu như: viễn thông, năng lượng sạch và nănglượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụ kiện & máy phát điện, nguồn, ắcquy

Với phương châm “Luôn luôn đồng hành cùng với khách hàng”, và địnhhướng“Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầuluôn nỗ lực cả về nhân lực, vật lực để từng bước gây dựng uy tín, niềm tin vớikhách hàng Mục tiêu của HCG không chỉ là để đáp ứng mọi yêu cầu của kháchhàng hay nâng cao vị thế trên thị trường mà còn mong muốn nỗ lực hết mình đểđóng góp cho xã hội, góp phần bảo vệ môi trường

Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu (phụ lục 01)

quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần

+Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mực đích, quyền lợi, quyết định chiến lược của công ty

+ Ban giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kính doanh của công

ty

+Ban kiểm soát:

Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính của Công ty:

Can thiệp vào hoạt động Công ty khi cần

Có quyền xin ý kiến tham vấn của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận

và kiến nghị lên ĐHĐCĐ

Được sử dụng con dấu Công ty để phát hành các văn bản của BKS;

Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và quy chế Công ty

+ Phòng HC-TH: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị hành chính văn phòng,

tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý công văn đi và công văn đến

+ Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả

kinh doanh, các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra của các đơn vị trựcthuộc

+ Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm

kiếm, đấu thầu, lập dự toán công trình trong thời gian công ty tham gia vào việc

dự thầu cho đến khi thắng thầu

+ Phòng kỹ thuật giải pháp: Giải quyết công việc để cho ra kết qủa nhanh,

hiệu quả và giải pháp xử lý công việc nếu có khó khăn

+ Phòng kỹ thuật triển khai: Tiếp nhận các yêu cầu thi công, kiểm tra

phương pháp kỹ thuật theo quy trình của công ty để triển khai Kiểm soát tiến độtriển khai công việc theo đúng yêu cầu đúng

+ Phòng xuất nhập khẩu và cung ứng: Liên lạc, đàm phán và thỏa thuận các

điều khoản hợp đồng, ký kết với khách hàng nhà cung cấp, hoàn thành bộ chứng

tự xuất nhập khẩu, theo dõi hợp đồng các đơn hàng khi nào xuất nhập hàng

+ Phòng dự án đầu tư nhà máy điện mặt trời: mang lại và gia tăng gía trị

cho khách hàng, cho công ty và cho xã hội (máy phát điện và năng lượng sạch)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu (phụ lục 02)

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

 Chức năng của công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu hiện đang là nhà phânphối chính hãng của nhiều nhà sản xuất có uy tín trong và ngoài nước.Nhà thầuHCG cũng đã và đang là đối tác tin cậy của nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam.Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu chuyên cung ứng giảipháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ và phụ kiện trong các lĩnh vực chủ yếu như:viễn thông, năng lượng sạch và năng lượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụkiện & máy phát điện, nguồn, ắc quy

Công ty có một đội ngũ CBNV và chuyên gia tài năng và giàu kinh nghiệmchuyên môn, có hệ thống tài chính ổn định và hoạt động hiệu quả, có phongcách quản lý không ngừng cải tiến sẽ đem lại sự tin tưởng và lợi ích lâu dài chokhách hàng Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu (HCG) làcông ty hoạt động trong lĩnh vực:

- Cung cấp giải pháp/thiết bị nguồn, anten viễn thông, radio (là đại diện củaRFS), ắc quy, năng lượng mặt trời, năng lượng gió tích hợp, cho các nhà mạngviễn thông

- Cung cấp giải pháp PMS, BMS, giám sát SCADA, Smarthome choncác hệ thống nguồn, trạm, thu thập dữ liệu, hộ gia đình,

- Cung cấp giải pháp, tổng thầu EPC cho các nhà máy điện mặt trời nối lưới,điện mặt trời cho hộ gia đình, nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp,

- Đầu tư các nhà máy điện mặt trời nối lưới HCG là đại diện bán hàng của:

- RFS về các thiết bị radio, truyền sóng

- Shoto về ắc quy

- Jinko, Foxconn về tấm pin năng lượng mặt trời

- Midnite, SMA, ABB về các sản phẩm charger, inverter cho solar

- Lutron về các sản phẩm smarthome và lighting control

- RTI: về các sản phẩm smarthome và A/V control

- Honeywell và Schneider về PMS, BMS

 Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo luậtđịnh

- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu,nhiệm vụ của công ty

- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của côngty

- Kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước

- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp

- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần

- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trảlương theo quy định của Bộ luật Lao động

- Quyền quản lý tài chính của công ty

- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanhtheo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi

- Sứ mạng của công ty là mang lại và gia tăng gía trị cho khách hàng, chocông ty và cho xã hội Tầm nhìn của công ty sẽ trở thành công ty hàng đầu tronglĩnh vực giải pháp và dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông, máy phát điện và nănglượng sạch Một trong những nền tảng tư tưởng quan trọng của HC Toàn cầu làcác giá trị cốt lõi Mỗi giá trị là kim chỉ nam xuyên suốt trong toàn bộ hoạt độngkinh doanh và phát triển HC Toàn cầu

- Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu là công ty thuộc hìnhthức cổ phần do một vài cá nhân góp thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi íchcông ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình

Tiểu kết :

Trên đây tôi đã khái quát sơ lược về công ty qua đó chúng ta hiểu được lịch

sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu Từ đó tìm hiểu về thựctrạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần vàđầu tư Công nghệ HC toàn cầu

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG

NGHỆ HC TOÀN CẦU

2.1 Khái quát chung về công tác tổ chức lập chương trình kế hoạch công tác

2.1.1.Khái niệm

- Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc

- Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn(5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 -3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì

nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị

ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,

tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân

lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi

sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;

bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thốngnhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy đượctrí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

2.2.3 Những yêu cầu của việc lập chương trình, kế hoạch công tác

-Yêu cầu của lập chương trình công tác

+Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

+Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian

+Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của

cơ quan Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc

+Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định

rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp

+Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gianthực hiện Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất

+Đảm bảo tính hệ thống : Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần

-Yêu cầu của lập kế hoạch công tác

+Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.+Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên

+Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc.

+Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống , có trọng tâm, trọng điểm+Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau

+Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc

2.2 Thực trạng công tác tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

2.1.1 Các loại chương trình kế hoạch mà Công ty ban hành

Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác hằng năm của các phòng ban Công ty đã được Ban giám đốc phê duyệt Các bộ phận, cán bộ nhân viên trong công ty cụ thể hóa chương trình kế hoạch công tác theo của phòng theo từng tuần, từng tháng để tổ chức triển khai thực hiện Để công tác xây dựng chương trình kế hoạch của Công ty có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những văn bản, quy định rõ ràng cụ thể và được thể hiện khách quan nhất việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của các phòng trong công ty

Việc ban hành văn bản của bộ phận xây dựng chương trình kế hoạch được xây dựng cụ thể trong các quyết định cụ thể của công ty và trong luật ban hành văn bản, bao gồm các Quyết định thông báo, chỉ thị, báo cáo

Kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn theo thời gian, 3 năm, 5 năm trở lên…

và các chương trình hoạt động theo năm, quý, tháng, tuần, theo mỗi nhiệm vụ cụthể để ban hành các văn bản kèm theo Đối với mỗi văn bản ban hành về công tác ban hành xây dựng về chương trình, kế hoạch công tác của các phòng, căn

cứ theo tư cách, nhiệm vụ và từng công việc cụ thể của hoạt động đã được cấp trên quy định Theo đó trưởng phòng có chức năng quản lí các chương trình kế hoạch và quản lí văn bản, quản lí nội bộ có quyền ban hành quyết định để áp dụng pháp luật trong quá trình hoạt động trong phòng ban của mình Hàng năm Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu ban hành khoảng hơn 50 kếhoạch với nội dung cụ thể được quy định trong các văn bản quy định về công tácxây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty Các văn bản quy định về việc xây dựng chương trình, kế hoạch của các phòng ban trong Công ty đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước

2.2.2 Quy trình tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch Công tác

Quy trình xây dựng chương trình kế hoạch Công tác tại CTCP đầu tư và công nghê HC toàn cầu bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Yêu cầu đơn vị công ty gửi đăng kí khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết để xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng, cơ quan Các bộ phận lên danh sách kế hoạch công tác cần thực hiện theo ngày, tuần, tháng, năm trong công ty Đây là yếu tố then chốt là nền móng