1. Quy định chức năng, nhiệm vụ của các Thành viên HĐQT, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, Kế toán trưởng, các Phòng nghiệp vụ, các Công trường, các Chi nhánh, thuộc Công ty cổ phần Construction and Trade Long Việt, sau đây gọi là “Công ty”. 2. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để xác định mối quan hệ giữa Hội đồng quản trị với Ban Giám đốc; các Phòng với Ban Giám đốc; giữa các Phòng với nhau và giữa các Phòng với các Công trường, các Chi nhánh nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định và đúng luật pháp hiện hành. 3. Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ; đạt hiệu quả trong công việc, tránh chồng chéo. 4. Đảm bảo tuyển dụng, xây dựng và phát triển đội ngũ CBCNV theo đúng yêu cầu, chiến lược của Công ty.
Trang 1BẢN THẢO
QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY CỔ PHẦN CONSTRUCTION AND TRADE LONG VIỆT
Trang 2CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
I MỤC ĐÍCH:
1 Quy định chức năng, nhiệm vụ của các Thành viên HĐQT, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, Kế
toán trưởng, các Phòng nghiệp vụ, các Công trường, các Chi nhánh, thuộc Công ty cổ phần
Construction and Trade Long Việt, sau đây gọi là “Công ty”.
2 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để xác định mối quan hệ giữa Hội đồng quản trị vớiBan Giám đốc; các Phòng với Ban Giám đốc; giữa các Phòng với nhau và giữa các Phòng với cácCông trường, các Chi nhánh nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quyđịnh và đúng luật pháp hiện hành
3 Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ; đạt hiệuquả trong công việc, tránh chồng chéo
4 Đảm bảo tuyển dụng, xây dựng và phát triển đội ngũ CBCNV theo đúng yêu cầu, chiến lược củaCông ty
II PHẠM VI:
Áp dụng cho toàn thể CBCNV Cơ quan, đơn vị sản xuất trong Công ty
Trang 3CHƯƠNG II QUY CHẾ TỔ CHỨC & HOẠT ĐỘNG
I SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
CÔNG TY CỔ PHẦN CONSTRUCTION AND TRADE LONG VIỆT
II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ:
A CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY:
1. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG:
- Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyềncao nhất của Công ty, có trách nhiệm thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạtđộng kinh doanh; quyết định các chiến lược, phương án, trách nhiệm sản xuất kinh doanh và đầu tư;tiến hành thảo luận thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ của Công ty; bầu, bãi nhiệm Hội đồng quản trị,Ban kiểm soát; và quyết định bộ máy tổ chức của Công ty
- Quyền hạn và trách nhiệm:
1 Thông qua định hướng phát triển của Công ty
2 Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức
cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ Công ty có quy định khác
3 Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát
CÔNG TY CỔ PHẦN CONSTRUCTION AND TRADE LONG VIỆT
CÁC BCH CÔNG TRƯỜNG
BỘ PHẬN THẨM ĐỊNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ
BỘ PHẬN
KÊ HOẠCH TỔNG HỢP
BỘ PHẬN MARKETING
BỘ PHẬN KINH DOANH
BỘ PHẬN THẨM ĐỊNH
BỘ PHẬN
KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
BỘ PHẬN
AN TOÀN LAO ĐỘNG
BỘ PHẬN QUẢN LÝ VẬT TƯ
BỘ PHẬN QUẢN LÝ THIẾT BỊ
Trang 44 Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đượcghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty nếu Điều lệ Công ty không quy định một tỷ lệ khác.
5 Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ Công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bánthêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ Công ty
6 Thông qua báo cáo tài chính hàng năm
7 Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại
8 Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty
và cổ đông Công ty
9 Quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty
10 Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty
2. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ:
- Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra vớinhiệm kỳ 05 (năm) năm Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đếnquyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quảntrị có quyền và nghĩa vụ giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Côngty
- Đại diện cho Hội đồng quản trị Công ty là Chủ tịch HĐQT.
- Quyền hạn và trách nhiệm:
1 Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn, dài hạn và kế hoạch kinh doanh hàngnăm của Công ty
2 Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại
3 Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại,quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác
4 Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của Công ty
5 Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật doanh nghiệp
6 Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định củaLuật doanh nghiệp hoặc Điều lệ Công ty
7 Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán,vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báocáo tài chính gần nhất của Công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ Công ty, trừ hợpđồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật doanh nghiệp
8 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc; Kế toántrưởng; Phó giám đốc Quyết định mức lương và lợi ích khác của Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toántrưởng; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở Công tykhác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó
9 Giám sát, chỉ đạo Giám đốc trong điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày củaCông ty Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và Đại hội đồng cổ đông về các hoạt động quản
lý điều hành SXKD của Công ty
10 Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập Công ty con,lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác
11 Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hộiđồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định
12 Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông
13 Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinhtrong quá trình kinh doanh
Trang 514 Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty.
15 Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty
3. BAN KIỂM SOÁT:
1 Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt Đại hội đồng cổ đông giám sát, đánh giá công tác điềuhành, quản lý của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc theo đúng các qui định trong Điều lệ Công ty,các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông; Ban kiểm soát có 03 thành viên Nhiệm kỳ củaKiểm soát viên không quá 05 năm, Ban Kiểm soát phải có hơn nửa số thành viên thường trú tại ViệtNam
2 Các Kiểm soát viên bầu một người trong số họ làm Trưởng Ban kiểm soát theo nguyên tắc đa
số Trưởng Ban kiểm soát phải đảm bảo đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật Trưởng Bankiểm soát xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý và hàng năm của Ban kiểm soát; phâncông nhiệm vụ và công việc cụ thể cho từng thành viên
3 Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tàichính hàng năm và 06 tháng của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị vàtrình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên Đại hội đồng cổ đông
4 Rà soát, kiểm tra, đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội
bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của Công ty
5 Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý,điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đônghoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 14.2 Điều 14 của Điều lệ này
6 Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 14.2 Điều 14 của Điều lệnày, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về nhữngvấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu
7 Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bìnhthường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
8 Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến
cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
9 Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc vi phạm quy định tại Điều 160 củaLuật Doanh nghiệp thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người cóhành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả
10 Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quảntrị và các cuộc họp khác của Công ty
11 Có quyền sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty để thực hiện cácnhiệm vụ được giao
12 Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận
và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông
13 Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty
và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông
Trang 64. BAN GIÁM ĐỐC:
4.1 Giám đốc: Giám đốc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty trên cơ sở đã được Hội đồng quản trị Công ty phê duyệt, chịu trách nhiệm trước Hội đồngquản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao
- Quyền hạn và trách nhiệm :
1 Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty màkhông cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị
2 Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị
3 Tổ chức thực hiện kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của Công tytrên cơ sở được HĐQT Công ty phê duyệt
4 Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty
5 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danhthuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị
6 Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty, người quản lýthuộc thẩm quyền bổ nhiệm, tuyển dụng của Giám đốc
7 Tuyển dụng lao động
8 Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh trình lên HĐQT công ty
9 Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và quyết định củaHội đồng quản trị
4.2 Các Phó Giám đốc: Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty về các nội dung công việc được phân công
và những công việc được Giám đốc ủy quyền
3 Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Giám đốc về những vấn đề đã quyết định
4 Báo cáo Giám đốc chương trình đi công tác và các trường hợp vắng mặt không điều hành côngviệc tại trụ sở
5 Quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền trong phạm vi được phân công và uỷ quyền Được giảiquyết những vấn đề phát sinh đột xuất cần xử lý gấp trong trường hợp Giám đốc và Phó Giám đốcthường trực đi vắng và phải báo cáo ngay khi Giám đốc hoặc Phó giám đốc thường trực có mặt
6 Có các quyền khác theo quy định của pháp luật
5. KẾ TOÁN TRƯỞNG:
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ các công tác kế toán, tài chính của Công
ty, giúp Hội đồng quản trị và Giám đốc giám sát, quản lý tài chính tại Công ty
- Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về số
liệu tài chính, báo cáo quyết toán, báo cáo thuế và các vấn đề khác liên quan đến công tác tài chính kếtoán, chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ thu, chi và giải chi theo quy định hiện hành Là người đại diệnCông ty thực hiện các giao dịch liên quan đến công tác tài chính kế toán, thống kê với các cơ quanchức năng trong phạm vi quyền hạn của mình
6. TRƯỞNG CÁC PHÒNG CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ:
Các Trưởng phòng chuyên môn nghiệp vụ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ các công tác củaPhòng mình được phân công, tổ chức phân công và kiểm tra công việc của từng thành viên trong
Trang 7Phòng, phối hợp với các phòng khác cùng hoàn thành các nhiệm vụ được giao, giúp Hội đồng quản trị
và Giám đốc giám sát, quản lý và điều hành tại Công ty Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồngquản trị, trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất và các vấn đềkhác liên quan đen công tác được phân công
B CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ, CÁC BAN CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG:
1 PHÒNG HÀNH CHÍNH, NHÂN SỰ:
+) Chức năng:
- Phòng Hành chính, Nhân sự là phòng chuyên môn có chức năng đảm bảo cho các bộ phận, cánhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc Các bộ phậnthực hiện đúng nhiệm vụ chuyên môn, tránh chồng chéo Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triểnđội ngũ CBCNV theo yêu cầu SXKD của Công ty
- Phòng Hành chính Nhân sự hoạt động với các nội dung cụ thể sau:
1.1 Nội dung nhân sự:
- Chức năng:
Quản lý nhân sự cùng với việc phân tích công việc, tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực,trang bị dụng cụ bảo hộ lao động, tuyển dụng nhân viên, đào tạo và nâng cao năng lực chuyên mônnhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của Công ty
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành Công ty
2 Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty
3 Tham mưu cho Ban Giám đốc về xây dựng các phương án về lương, khen thưởng và các chế độphúc lợi cho người lao động
4 Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV toàn Công ty Lưu giữ cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viênđầy đủ theo quy định của pháp luật
5 Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho cácphòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động đảm bảo chất lượng theoyêu cầu, chiến lược của Công ty
6 Tổ chức và phối hợp với các Phòng ban khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo
7 Thực hiện việc quản lý nhân sự toàn Công ty
8 Xây dựng chế độ lương, thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thựchiện các chế độ cho người lao động
9 Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc
10 Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổchức Công ty và tổ chức thực hiện
11 Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của Công ty Lên chương trìnhtuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện
12 Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CBNV lập báo cáo định kỳ, đột xuấttheo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc
13 Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và người lao động
14 Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm Tổ chức thực hiện việc đào tạo, đánh giá kết quảđào tạo trong Công ty
15 Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện người lao động mới vào Công ty về các chính sách,nội quy, quy chế
Trang 816 Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất, kinh doanh; nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinhdoanh và chiến lược của Công ty.
17 Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc giải quyết khiếu nại, kỷ luật cho CBNV Công ty
18 Xây dựng và thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động
19 Thực hiện việc kiểm tra, xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng quy định của Công ty
20 Thực hiện công tác bảo hiểm cho CBNV Công ty
21 Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty và giám sát việc thực hành cácquy định đó
22 Rà soát, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của CBCNV thể hiện trên bảng lươnghàng tháng
1.2 Nội dung hành chính:
- Chức năng:
1 Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vựcquản trị hành chính, văn thư lưu trữ, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động theoluật và quy chế của Công ty
2 Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của Côngty
3 Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của Giám đốc Công ty
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Soạn thảo các Biên bản, Quyết định, Nghị quyết của Ban lãnh đạo Công ty và các văn bản hànhchính
2 Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của Ban Giám đốc
3 Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xácdiễn biến và kết quả thực hiện
4 Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến, tập hợp trình Ban Giám đốc giải quyết,triển khai các công văn, văn bản theo phê duyệt của Ban Giám đốc Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bảntài liệu của Công ty
5 Quản lý các con dấu của Công ty
6 Cấp và chứng nhận các loại giấy tờ đối với CBNV Công ty: Giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy
cử đi công tác
7 Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép của CBNV Công ty
8 Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an trong Công ty
9 Giao dịch với các cơ quan nhà nước để đảm bảo lợi ích cho Công ty và người lao động
10 Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thaisản
11 Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa Công ty
12 Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
13.Tổ chức và thực hiện việc in ấn, đánh máy, photocopy, điện thoại, thường trực, bảo vệ, liên lạc,giao dịch, tiếp khách, ngày nghỉ, ngày Tết, ngày lễ Đôn đốc toàn thể CBNV công ty thực hiện đúngthời gian lao động
14.Chấm công hàng tháng văn phòng cơ quan Công ty
15.Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.16.Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị cần thiết cho các cuộc họp của Công ty
17.Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp của Công ty với khách hàng hoặc nội bộ
Trang 918.Theo dõi các thiết bị, tài sản của Công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng,quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.19.Lập dự trù về những văn phòng phẩm cần thiết cho Công ty theo từng tháng và có kế hoạchmua sắm, hoàn thiện chứng từ theo qui định.
1.3 Nội dung đối ngoại:
1 Tổ chức và quản lý các hoạt động đối ngoại của Công ty
2 Tham mưu cho lãnh đạo Công ty các vấn đề chiến lược, định hướng các hoạt động đối ngoạicủa Công ty
3 Xây dựng kế hoạch, các quy định, quy chế về công tác đối ngoại của Công ty
4 Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các sự kiện, các hoạt động liên quan đến công tác đốingoại của Công ty
5 Là đầu mối quan hệ với các cơ quan hữu quan, với các tổ chức, cá nhân để giải quyết các vấn đềthuộc chức năng nhiệm vụ của Công ty
6 Hướng dẫn và hỗ trợ các đơn vị trực thuộc của Công ty giải quyết các thủ tục trong việc tìmkiếm đối tác, ký kết hợp đồng và các vấn đề liên quan khác trong công tác đối ngoại
7 Là đầu mối giúp Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc trong mối quan hệ với các đối tác nướcngoài:
- Tổ chức các hoạt động tìm kiếm, nắm bắt các nguồn thông tin, liên hệ, duy trì quan hệ đối ngoạicủa công ty với các đối tác nước ngoài
- Phối hợp các hoạt động xúc tiến tìm kiếm đối tác hợp tác trong các lĩnh vực hoạt động của Công
ty ở nước ngoài
- Đầu mối sắp xếp đón tiếp, làm việc với các đoàn khách, đối tác nước ngoài của Công ty
- Tổ chức các buổi làm việc của Lãnh đạo Công ty với các đối tác
- Thực hiện công tác phiên dịch, biên dịch, ghi biên bản các cuộc làm việc đối ngoại của Lãnh đạoCông ty; chuẩn bị các tài liệu cần thiết phục vụ lãnh đạo Công ty khi đi công tác nước ngoài
- Tham gia đàm phán, soạn thảo các văn bản liên quan như bản ghi nhớ, thỏa thuận hợp tác, hợpđồng nguyên tắc giữa Công ty với các đối tác Chuẩn bị các báo cáo về hợp tác, đối ngoại và quan hệquốc tế của Công ty
- Đầu mối triển khai thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh cho cán bộ Công ty khi đicông tác nước ngoài
- Tìm hiểu về luật pháp, lịch sử, văn hóa, phong tục tập quán các quốc gia, các địa phương và vănhóa doanh nghiệp của đối tác hợp tác
Trang 102 Rà soát đánh giá mức độ an toàn về pháp lý đối với các hoạt động kinh doanh của Công ty Cótrách nhiệm nghiên cứu, phân tích và cảnh báo những rủi ro pháp lý đối với các hoạt động này.
3 Kiểm tra, soát xét các văn bản, tài liệu, hợp đồng, điều khoản của hợp đồng, quy chế hoạt động
và các tài liệu liên quan khác đảm bảo tính pháp lý theo quy định
4 Đưa ra hướng giải quyết, giải pháp có lợi nhất cho Công ty đối với những phát sinh không dựđoán được
5 Soát xét hợp đồng, văn bản đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ có lợi cho Công ty và hạn chế cácyếu tố rủi ro
6 Thực hiện các thủ tục pháp lý của Công ty
7 Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc về các nội dung công việc liên quan đến chức năngpháp lý
8 Báo cáo HĐQT, Ban Giám đốc về hoạt động pháp lý
1.5 Nội dung thư ký, trợ lý:
2 Đảm bảo thông tin đầy đủ về các cơ quan, đơn vị Lãnh đạo cần liên hệ
3 Thực hiện công tác văn thư thông thường
4 Gửi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax phục vụ công việc củaLãnh đạo Công ty
5 Giúp lãnh đạo Công ty soạn thảo văn bản cần phát hành
6 Tổ chức lưu trữ văn bản của Ban lãnh đạo
7 Đón tiếp khách,
8 Sắp xếp lịch hẹn gặp và tổ chức các buổi hẹn gặp cho Lãnh đạo Công ty
9 Đầu mối xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
+) Những nhiệm vụ và quyền hạn khác của Phòng HCNS:
1 Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc bộ phận Đượcphép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc ký quyết định thành lập
2 Được quyền yêu cầu các Phòng chuyên môn nghiệp vụ trong Công ty phối hợp và quan hệ với
cơ quan có liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận theo quy định
3 Có quyền trình bày, báo cáo lãnh đạo Công ty những khó khăn vướng mắc trong khi thực hiệncác nhiệm vụ được giao để nhận được sự chỉ đạo, hỗ trợ giúp đỡ và phương hướng tháo gỡ
4 Chủ động xây dựng mô hình, phương án tổ chức, sắp xếp, phân công công tác trong nội bộ Bộphận, đảm bảo tinh gọn, hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ và khuyến khích sự phát triển của
cá nhân
5 Được sử dụng đúng mục đích và đúng quy định đối với tài sản và các trang thiết bị làm việc củaCông ty để giải quyết công việc được giao
6 Các quyền khác do lãnh đạo Công ty quy định
+) Mối quan hệ với các Phòng chuyên môn nghiệp vụ khác:
Phòng Hành chính Nhân sự Đối ngoại thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được phân công Khi giải quyết công việc liên quan đến các Phòng khác phải chủ động phối hợp,
Trang 11hợp tác để có kết quả công việc tốt nhất, trường hợp có ý kiến khác nhau giữa phòng HCNS với cácphòng khác thì báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty xem xét giải quyết theo quy chế.
2 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN:
Phòng Tài chính Kế toán hoạt động với các nội dung cụ thể sau:
2.1 Nội dung Kế toán:
-4 Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu
5 Chỉ đạo giám sát hệ thống các lĩnh vực theo chức năng nhiệm vụ đối với các công trường, Chinhánh Công ty
6 Kiểm soát các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhànước và của Công ty
7 Quản lý chi phí của Công ty
8 Thực hiện công tác thanh tra Tài chính - Kế toán các Công trựờng, Chi nhánh của Công ty
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Tổ chức công tác hạch toán kế toán và bộ máy kế toán phù hợp tình hình hoạt động của Công
ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của toàn Công
ty đồng thời tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫubiểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn
bộ quá trình hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty
2 Thu thập, phân tích và xử lý thông tin, số liệu theo đối tượng kế toán và nội dung công việctheo chuấn mực và chế độ kế toán; đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị đối với các quyếtđịnh tài chính của Giám đốc Công ty
3 Ghi chép, hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động tại Công
ty phù hợp với các chế độ hiện hành
4 Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư,thành phẩm, hàng hóa của toàn Công ty cũng như của các công trường Từ kết quả kiểm kê phát hiệnkịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng,thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp
5 Theo dõi, phản ánh chính xác tình trạng thu hồi công nợ của khách hàng cũng như các khoảnphải trả người bán từ đó đề xuất biện pháp thu hồi nợ một cách nhanh chóng, hiệu quả và có kế hoạchtrả nợ phù hợp để tăng hiệu quả sử dụng vốn của Công ty
6 Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các đơn vị liên quan tổ chức nghiệm thu từng phần hoặctoàn bộ công trình từ đó xác định một cách chính xác kết quả sản xuất kinh doanh vào các báo cáohàng kỳ
7 Phối hợp với các phòng nghiệp vụ xác định chính xác giá vốn của từng công trình, sản phẩm,
từ đó đề xuất, tham mưu cho HĐQT và Ban Giám đốc trong các quyết định tài chính
8 Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty, phối hợp với các phòng nghiệp
vụ để xác lập giá mua, giá bán của hàng hóa, vật tư nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty
Trang 129 Tổ chức hạch toán và theo dõi tình hình biến động của các loại nguồn vốn, vốn, tình hình tríchlập các quỹ theo chế độ hiện hành.
10 Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Mua sắm, sửa chữa, trích Khấu hao tài sản cố định
và tình hình phân bổ Công cụ dụng cụ
11 Hướng dẫn công tác kế toán cho các Công trường, Chi nhánh trực thuộc Công ty theo Luật kếtoán, chuẩn mực kế toán, các quy định hiện hành của pháp luật và phù hợp với mô hình tổ chức sảnxuất kinh doanh của Công ty
12 Thường xuyên kiểm tra, rà soát chứng từ, công tác hạch toán kế toán của các đơn vị trực thuộc
và các công trường để kịp thời phát hiện các sai sót và điều chỉnh cho phù hợp
13 Phổ biến, hướng dẫn các Công trường, phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng
và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty
14 Tổ chức các đợt bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán công trường theo định kỳnếu cần thiết
15 Lập và nộp các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê đầy đủ cho cơ quan Nhà nước có thẩmquyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và Phát luật về Kế toán
16 Lập các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty và các cơ quan nhà nước có thẩmquyền
17 Lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các chứng từ, số liệu tài chính kế toán theo qui định hiệnhành và phân cấp quản lý của Công ty
18 Tham gia phối hợp với các phòng khác thuộc Công ty thực hiện những việc có liên quan đếnTài chính kế toán của Công ty và thực hiện các công tác khác theo yêu cầu của HĐQT, Ban Giám đốc
19 Đề xuất phương án phân phối lợi nhuận, thu nhập của Công ty lên Ban Giám đốc, Hội đồngquản trị
20 Từ chối thanh toán các khoản chi, thanh toán không đầy đủ thủ tục hoặc trái với quy định củaCông ty và pháp luật
21 Kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các quy định về quản lý tài chính,
kế toán của Công ty Đề xuất hình thức xử lý những tập thể, cá nhân có sai phạm
22 Được yêu cầu các Phòng, các Công trường, Chi nhánh trực thuộc Công ty cung cấp thông tin
và phối hợp, hỗ trợ trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ của Công ty thuộc chức năng chuyên môncủa Phòng TCKT
23 Được ban hành các tài liệu nghiệp vụ thuộc chức năng chuyên môn của phòng TCKT
24 Yêu cầu các Phòng, các Công trường, Chi nhánh trực thuộc công ty báo cáo, cung cấp hồ sơ,tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến công tác Tài chính - Kế toán
25 Tham gia Hội đồng đấu thầu các gói thầu mua sắm tài sản của Công ty
26 Tham gia Hội đồng thanh lý tài sản của Công ty
27 Chi trả lương cho CBCNV
2.2 Nội dung Tài chính:
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
1 Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổnghợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị)
2 Lập kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cân đối vốntoàn Công ty và đề xuất các giải pháp huy động vốn, điều tiết vốn giữa các đơn vị nội bộ phù hợp vớinhu cầu và thực trạng tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty
Trang 133 Cân đối các khoản thu chi phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty phù hợp với các quy định hiệnhành của Nhà nước; cân đối vốn cho việc đầu tư chiều sâu và mở rộng của Công ty, vốn lưu động chosản xuất kinh doanh của Công ty.
4 Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt và đề xuất biện pháp điều chỉnhphù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty tại các thời điểm
5 Tổ chức đánh giá, phân tích tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn Công ty Thôngqua số liệu nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tàichính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh
6 Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực hiện kế hoạch chi phí của Công
ty, của các Công trường, Chi nhánh trực thuộc Công ty hàng tháng, quí, năm Tổ chức công tác phântích việc thực hiện chi phí, đề ra các biện pháp tiết kiệm hợp lý trên cơ sở kết quả phân tích và đánhgiá
7 Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính trong sản xuất kinh doanh , từ
đó đề ra phương án cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Côngty
8 Phối hợp với các phòng chuyên môn xây dựng hệ thống định mức khoán tiêu hao vật tư, nhiênliệu, chi phí nhân công, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, chi tiêu thường xuyên tại Văn phòngCông ty
9 Xây dựng kế hoạch huy động vốn dài hạn, trung hạn, kế hoạch tín dụng vốn lưu động dưới cáchình thức được pháp luật cho phép để huy động vốn phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh
10 Làm các thủ tục huy động các nguồn vốn, vay tín dụng, vay ngân hàng, các tổ chức tài chínhkhác Chuẩn bị đầy đủ vốn đầu tư theo kế hoạch, tiến độ đầu tư cho các dự án, công trình của Côngty
11 Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty và ngoài Công ty
12 Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty
13 Làm việc với cơ quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng dẫn và làm thủ tục xincấp ưu đãi đầu tư cho các dự án thuộc đối tượng được ưu đãi đầu tư
14 Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng với các đối tác
15 Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng theo đề nghị của các Phòng nghiệp
vụ, các Công trường, Chi nhánh và các đối tác
16 Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực tài chính của Công ty, tổ chức kiểm kê định kỳ,phản ánh chính xác, kịp thời tình trạng tài sản và đề xuất các giải pháp xử lý, sử dụng tài sản, nguồnvốn có hiệu quả
17 Căn cứ số liệu kế toán tiến hành phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh: Hiệu quả sử dụngvốn, sử dụng tài sản, vòng quay vốn, lợi nhuận, lợi nhuận trên vốn, nợ phải thu, nợ phải trả, khả năngthu hồi vốn, các nguy cơ rủi ro trong đầu tư , các tồn tại và nguyên nhân, đề xuất các giải pháp khắcphục trong sản xuất kinh doanh của Công ty
18 Xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các biểu báo, biểu đồ; xác định phương pháp,chỉ tiêu phân tích nhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của Công ty theo định kỳ Báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh cho HĐQT, Ban Giám đốc Công ty
2.3 Nội dung thẩm định - Kiểm soát nội bộ:
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của thẩm định:
1 Tham mưu cho HĐQT, Ban Giám đốc tính khả thi hiệu quả đối với các phương án kinh doanh
và dự án đầu tư do Công ty làm chủ đầu tư để ra quyết định chính thức