Đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng huyện ủy thạch thất – thành phố hà nội

Đóng góp của đề tài Trên cơ sở căn cứ vào vị trí vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy, các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Huyện ủy,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

LÃ THỊ THANH

ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY THẠCH

THẤT-THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội – 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Đánh giá công tác tham mưu,

tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất – thành phố Hà Nội” là

công trình nghiên cứu của tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2018

HỌC VIÊN

Lã Thị Thanh

ii

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía cơ quan là

Huyện ủy Thạch Thất, đặc biệt là người hướng dẫn khoa học – TS Nguyễn

Lệ Nhung Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm,

giúp đỡ quý báu đó

Đề tài “Đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng

huyện ủy Thạch Thất – thành phố Hà Nội” mang tính tổng hợp liên ngành,

cần sử dụng kiến thức của nhiều ngành như ngành công tác xây dựng Đảng, chính trị học, xã hội học, quản trị học… Do không trực tiếp công tác tại Văn phòng huyện ủy Thạch Thất nên vốn kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác này còn nhiều hạn chế, vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2018

HỌC VIÊN

Lã Thị Thanh

1

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu của đề tài 4

4 Nhiệm vụ của đề tài 5

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5

6 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu 6

7 Bố cục của đề tài 7

8 Đóng góp của đề tài 8

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 9

1.1 Tổng quan về văn phòng 9

1.2 Về công tác tham mưu, tổng hợp 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY THẠCH THẤT 37

2.1 Khát quát về Huyện ủy Thạch Thất 37

2.2 Khái quát về Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất 41

2.3 Những kết quả chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Huyện ủy trong những năm gần đây 51

2.4 Hạn chế 70

2.5 Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém 72

CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY THẠCH THẤT 76

3.1 Định hướng chung 76

3.2 Mục tiêu cụ thể 77

3.3 Các giải pháp cụ thể 78

KẾT LUẬN 105

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 PHỤ LỤC

2

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác tham mưu, tổng hợp là một chức năng quan trọng của văn

tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ văn phòng nắm được tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng” [43;1]

Trong thực tế ở địa phương, văn phòng cấp ủy huyện luôn thực hiện đúng vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình: là nơi đầu tiên tiếp nhận

và triển khai các thông tin, chủ trương, đường lối của Đảng (xử lý văn bản đến); không chỉ tham mưu một nhiệm vụ cụ thể như các ban xây dựng Đảng

mà còn tham mưu trong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và công tác nội chính; văn phòng còn là đầu mối điều hoà các mối quan hệ theo chiều ngang và theo chiều dọc của Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện; thực hiện nhiệm vụ do Thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy giao như: đối nội, đối ngoại, thừa lệnh ra văn bản, quản lý tài chính, tài sản của Đảng…

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cấp ủy chưa nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy, từ đó bố trí cán bộ làm công tác văn phòng chưa đủ năng lực, trình độ để có thể đảm đương và thực hiện tốt nhiệm vụ của cán bộ làm công tác văn phòng cấp ủy; văn phòng cũng chưa được đặt ngang tầm với các ban xây dựng Đảng Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ văn phòng nói chung và lãnh đạo văn phòng nói riêng chưa hiểu hết vị trí, tầm quan trọng của mình; chưa được đào tạo chuyên nghiệp và có kiến thức toàn diện; còn gặp nhiều bất cập, hạn chế trong quá trình tham mưu, tổng hợp phục

3

vụ cấp ủy: có việc tham mưu chưa đúng, chưa trúng; tác phong lề lối chậm đổi mới, năng lực xử lý tình huống của một số đồng chí còn yếu; tham mưu giúp cấp

ủy xây dựng các văn bản; phục vụ việc tổng hợp thông tin, tổ chức hội nghị; việc

tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin còn chưa đáp ứng tốt yêu cầu; chưa mạnh dạn và cương quyết kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng, thuộc về lãnh đạo của cấp ủy cơ sở Nếu kéo dài những hạn chế, bất cập trên sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của văn phòng, ảnh hưởng đến chất lượng công tác lãnh đạo, điều hành của cấp ủy huyện

Là một chuyên viên đang làm việc tại Huyện ủy Thạch Thất, tác giả thấy có trách nhiệm góp phần giải quyết vấn đề trên Sau khi tham dự khóa đào tạo cao học về Quản trị văn phòng, được trang bị cơ sở lý luận thực tiễn

về quản trị văn phòng, tác giả thấy hoàn toàn có triển vọng, điều kiện để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất, thành phố Hà Nội; góp phần nâng cao năng lực, sức chiến đấu của Đảng

bộ huyện; nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác điều hành, quản lý ở địa

phương Do đó, tác giả chọn đề tài: "Đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp

của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất, thành phố Hà Nội" làm luận văn thạc

sỹ chuyên ngành quản trị văn phòng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Với tính cách là ấn phẩm, công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài, có

thể kể đến các tài liệu “Về công tác văn phòng cấp uỷ Đảng” của Văn phòng Trung ương Đảng chủ biên, xuất bản năm 2001; cuốn: “Văn bản chỉ đạo,

hướng dẫn công tác văn phòng cấp uỷ” của Văn phòng Trung ương Đảng, Nhà

xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2010; Tài liệu: “Bồi dưỡng nghiệp vụ văn

phòng cấp uỷ” năm 2012 của Văn phòng Trung ương Đảng chủ biên

4

- Luận văn thạc sĩ khoa học chính trị: “Chất lượng văn phòng cấp uỷ

quận, huyện ở thành phố Hà Nội giai đoạn hiện nay” của Bùi Đức Hiếu bảo

vệ tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh năm 2006

- Luận văn thạc sĩ khoa học chính trị: “Chất lượng văn phòng cấp uỷ các

huyện, thị, thành ở tỉnh Thanh Hoá trong giai đoạn hiện nay” của Lê Đức Tuấn

bảo vệ tại Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh năm 2008

- Luận văn thạc sĩ khoa học chính trị: “Chất lượng công tác tham mưu

của văn phòng cấp ủy ở các quận, thị, thành ủy ở Thành phố Phú Thọ trong giai đoạn hiện nay” của Lê Tuấn Anh, bảo vệ tại Học viện Chính trị - Hành

chính quốc gia Hồ Chí Minh năm 2010

Nhưng cho đến nay, tất cả các công trình nghiên cứu trên mới chỉ nghiên cứu những khía cạnh, phạm vi cụ thể khác nhau hoặc mới chỉ đề cập đến những vấn đề mang tính tổng thể của công tác văn phòng cấp uỷ nói chung mà chưa có chuyên đề, bài viết, công trình nghiên cứu chuyên khảo nào đề cập và luận giải một cách cụ thể, trực tiếp, có hệ thống về công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất dưới góc độ của khoa học Quản trị văn phòng Mặc dù vậy, những công trình được công bố nghiên cứu trên là những tư liệu tham khảo rất có giá trị để tác giả nghiên cứu hoàn thiện luận văn này

3 Mục tiêu của đề tài

Đề tài hướng đến các mục tiêu chính sau đây:

Thứ nhất, làm rõ chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng cấp ủy Thứ hai, đánh giá theo chức năng tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng

huyện ủy Thạch Thất

5

Thứ ba, đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế, yếu kém trong công tác

tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng huyện ủy Thạch Thất

4 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện được mục đích trên, luận văn cần triển khai các nhiệm vụ sau: Một là: Phân tích vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ và đặc điểm tình hình của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất trong quá trình tham mưu, tổng hợp đối với sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy, Ban Chấp hành Đảng bộ huyện

Hai là: Đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất đối với sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ, Thường trực huyện ủy Thạch Thất

Ba là: Đề xuất các giải pháp chủ yếu để khắc phục tồn tại, hạn chế trong công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất đối với sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ, Thường trực huyện ủy Thạch Thất

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất, thành phố Hà Nội

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất đối với sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy từ năm 2010 – 2018 Trên cơ sở đó, nhận định đánh giá và đưa ra các giải pháp khắc phục tồn tại hạn chế trong công tác tham mưu, tổng hợp

6

của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất, chứ không nghiên cứu toàn bộ các quá trình hoạt động công tác tham mưu, tổng hợp của các giai đoạn khác

6 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu

6.1 Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tư liệu sau đây:

- Các công trình nghiên cứu về quản trị văn phòng như: Quản trị văn

phòng (PGS, TS Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật, 2005), Quản trị hành chính văn phòng (TS Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất bản Lao

động- Xã hội, 2012), Giáo trình Quản trị văn phòng (GS,TS Nguyễn Thành

Độ - GVC Nguyễn Thị Thảo, Nhà xuất bản Lao động- Xã hội, 2005)…

- Các luận văn thạc sỹ, kỷ yếu Hội thảo khoa học, đề tài NCKH các cấp của cá nhân, cơ quan, đơn vị về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng cấp ủy

- Các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, Thành ủy, Huyện ủy

về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng cấp ủy huyện, về công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng cấp ủy

- Các bài báo đăng trên các tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Xây dựng Đảng, Tạp chí Văn phòng cấp ủy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ…

- Các tài liệu (đề án, báo cáo, kế hoạch ) của Huyện ủy, Văn phòng Huyện ủy giai đoạn 2010 - 2018

6.2 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính như sau:

7

- Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này trên cơ sở vận dụng

phép biện chứng duy vật và chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Lênin Đây là phương pháp mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu Dựa trên phương pháp này giúp tác giả đặt các công trình trong những thời điểm lịch sử nhất định khi phân tích, hệ thống và nhận xét về các kết quả nghiên cứu

Mác Phương pháp thu thập thông tin: Phân tích và tổng hợp, được sử dụng

để thu thập, phân tích và khai thác thông tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến đề tài nghiên cứu, bao gồm các văn kiện, tài liệu, nghị quyết, quyết định của Đảng, Nhà nước, thành phố Hà Nội và huyện Thạch Thất; các công trình nghiên cứu, các báo cáo, tài liệu thống kê của ban, ngành đoàn thể, tổ chức,

cá nhân liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất, thành phố Hà Nội

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp này để

so sánh các quan điểm khác nhau trong các công trình nghiên cứu khoa học

về cùng một vấn đề cụ thể

- Các phương pháp cụ thể khác: Phương pháp phân tích, tổng hợp;

phương pháp logic và lịch sử kết hợp với phương pháp xã hội học, thống kê,

so sánh, tổng kết thực tiễn trên cơ sở những tài liệu, tư liệu, báo cáo, kết luận của Huyện, thành phố Hà Nội và cả nước; kế thừa có chọn lọc kết quả các công trình nghiên cứu có liên quan Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp trong toàn bộ luận văn

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần Nội dung chính của luận văn gồm 3 chương như sau:

8 Đóng góp của đề tài

Trên cơ sở căn cứ vào vị trí vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Huyện ủy, các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Huyện ủy, kết quả nghiên cứu của đề tài, một mặt sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng huyện ủy Thạch Thất, nhằm kiện toàn, củng cố tổ chức bộ máy cán bộ làm công tác tham mưu, mặt khác sẽ có tác động tích cực đối với phương thức lãnh đạo, cải cách lề lối làm việc của Huyện ủy, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức, điều hành công việc của cấp uỷ Đảng

Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu nghiên cứu, tham khảo giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy phát huy những mặt mạnh, khắc phục những nguyên nhân hạn chế, tồn tại, trên cơ sở đó đề ra những nhiệm vụ và giải pháp cụ thể, sát thực nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của đội ngũ cán bộ Văn phòng Huyện ủy, góp phần tích cực giành thắng lợi vào sự nghiệp chung của Đảng bộ huyện Thạch Thất

9

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG

1.1 Tổng quan về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Cùng với sự phát triển của nền quản trị hiện đại, sự bùng nổ thông tin

và nhu cầu thu thập, xử lý thông tin, đề ra các quyết định quản lý kịp thời là

một khối lượng công việc “khổng lồ” mà các nhà lãnh đạo, quản lý khó lòng

kham nổi, hoặc có làm được thì cũng sẽ mất nhiều thời gian, công sức mà lẽ

ra có thể đầu tư vào những vấn đề to lớn hơn như kế hoạch, chiến lược phát triển của doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị Để giúp các nhà lãnh đạo, quản lý có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho việc ra các quyết định lãnh đạo, quản

lý, văn phòng từ quan niệm “công văn, giấy tờ” đã đảm nhiệm thêm chức

năng, nhiệm vụ mới là thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển tải thông tin, đảm bảo cho việc ra quyết định của nhà lãnh đạo, quản lý, cũng như những điều kiện vật chất cho các nhà lãnh đạo, quản lý hoạt động

Văn phòng tồn tại gắn liền với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và tham mưu, giúp việc cho các nhà lãnh đạo, quản lý, nên việc xác định phạm vi độc lập của văn phòng chỉ mang tính chất tương đối Thông thường có thể xác định văn phòng theo các cách sau:

Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân

Như vậy dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu tổ chức, được quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định

Trong phạm vi luận văn này, khái niệm Văn phòng Huyện ủy được hiểu

là bộ phận tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Thường trực Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Ban Chấp hành Đảng bộ huyện, đặt dưới sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Thường trực Huyện ủy; là một cơ quan trong hệ thống các ban xây dựng Đảng của cấp ủy (Văn phòng, Ban Tuyên giáo, Ban Tổ chức, Ban Dân vận, Ủy ban kiểm tra)

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch Số lượng văn bản nhiều hay ít tùy thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có văn phòng để thực hiện quản lý lưu chuyển các văn bản này Tương tự như vậy, các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác lãnh đạo cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức Với vị trí, hoạt động đa dạng này mà nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà lãnh đạo

11

Văn phòng là một bộ phận gần gũi có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị trong mọi hoạt động Do văn phòng trợ giúp cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là do việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý điều hành tổ chức

Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan

hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và rất phong phú nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan

hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu quản lý

Văn phòng là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên liên tục trong tổ chức Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định qản lý mà còn cung cấp các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện

kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị của tổ chức Với vị trí trên đây, văn phòng được coi là vị trị kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các ngành trong tổ chức

Theo nguyên lý và thực tế tồn tại của văn phòng trong tổ chức, cơ quan, đơn vị, người ta nhận thấy bộ phận này không thể thiếu vắng trong quá trình quản lý điều hành của một tổ chức Việc tổ chức văn phòng như thế nào còn tùy thuộc vào yêu cầu của các nhà lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị Khẳng định như vậy bởi văn phòng có vai trò to lớn sau đây:

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị

12

- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là quan hệ đối ngoại

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức

- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức

- Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng…

Với những vai trò to lớn đó, các nhà lãnh đạo đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong đơn vị mình theo hướng hiện đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động của văn phòng là hoạt động nghề nghiệp thực tế trong xã hội tồn tại tất yếu tổ chức ngành văn phòng

1.1.3 Chức năng của văn phòng

* Chức năng tham mưu

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan, bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản

lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức

ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng

* Chức năng tổng hợp

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn

13

phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan (lợi thế của thông tin) Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các cơ quan luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

* Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi

Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị,

tổ chức

1.1.4 Nhiệm vụ của văn phòng

* Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện

để duy trì hoạt động Mỗi tổ chức, cơ quan đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức năng và vai trò của tổ chức,

cơ quan Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

14

* Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan

Mỗi một cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục tiêu hoạt động Để đạt được mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động của mình Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm…Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện Tất cả các kế hoạch đó sẽ được tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan Kế hoạch tổng thể sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận mật thiết hơn, đồng bộ hơn

* Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có thông tin Thông tin giúp cho lãnh đạo ra quyết định Thông tin rất đa dạng và phong phú, có thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin

dự báo… Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp, đó là văn phòng Mọi thông tin đều được qua văn phòng xử lý, phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Một quyết định đúng hay sai phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử lý thông tin có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không Đây là hoạt động quan trọng liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ khi thu thập và xử lý thông tin

* Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu, hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà

15

nước có thẩm quyền Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật Để ban hành văn bản hợp pháp

và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này

* Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan

Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố

kỹ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xã hội Các yếu tố đó bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc mà cung cấp kịp thời, đầy

đủ Công việc này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của đơn vị

* Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị

để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn

phòng Không những thế, trong thời đại “bùng nổ thông tin” đòi hỏi các cơ

quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong

đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

* Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

16

Khác với các hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị Văn phòng luôn có một bộ phận làm việc trong giờ hành chính, bên cạnh đó có một bộ phận làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật

tự an ninh và thông tin được thông suốt

Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn

vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các

bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

Trên đây là một số nhiệm vụ chính của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị

1.2 Về công tác tham mưu, tổng hợp

1.2.1 Về công tác tham mưu

* Khái niệm

Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất Các cá nhân làm tham

Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn Tuy nhiên,

quan điểm này là không đúng Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “Tham mưu là

góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thực hiện kế hoạch quân sự”;

“Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một

người hay một tổ chức” [27;593] Theo từ điển thông dụng của Trung tâm từ

điển học “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có

quyền quyết định” Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính

chất và mức độ quan trọng

Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội Đặc biệt, trong công tác văn phòng, tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo

Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội

dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”

* Vai trò, tầm quan trọng của công tác tham mưu

Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý

và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước Văn

18

phòng các cơ quan đảng, nhà nước nói chung có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan đảng

và nhà nước

Công tác tham mưu của văn phòng chủ yếu trên các lĩnh vực như: Tổ

chức điều hành công việc của cơ quan; tham mưu trong việc ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý; tham mưu trong việc đề xuất xây dựng và trực tiếp xây dựng các quy chế các quy định về quản lý và điều hành các lĩnh vực hoạt động của cơ quan; tham mưu trong tổ chức, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy định đó; tham mưu trong quản lý công tác văn bản, công tác văn thư lưu trữ, các lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan nào; tham mưu trong việc xây dựng dự toán kế hoạch ngân sách và quản lý sử dụng có hiệu quả kế hoạch ngân sách, tài chính được giao; cuối cùng là trong việc tổ chức khoa học quản trị công sở và đảm bảo cơ

sở vật chất cho hoạt động của cơ quan Đó là các lĩnh vực chỉ có văn phòng mới có thể tham mưu cho thủ trưởng cơ quan và thực hiện tốt, nếu giao cho các đơn vị chức năng tham mưu đề xuất khó có thể thực hiện tốt Trước hết, vai trò độc tôn trong tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, quản lý của văn phòng có được là do đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của văn phòng quy định Vì văn phòng là đơn vị tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong bộ máy của cơ quan Ngoài ra, văn phòng còn là đơn vị tổ chức trực tiếp giúp thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan điều hành công việc và các hoạt

19

động của cơ quan Đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh

đạo và quản lý, văn phòng còn là "bộ nhớ và là tai mắt" của lãnh đạo, là

người được hỏi đầu tiên, đồng thời là người hỏi cuối cùng trong điều hành giải quyết công việc của cơ quan, trong việc ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý

Văn phòng có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các đơn vị chức năng vì nó có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý tham mưu cho thủ trưởng, cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý chính xác

Có thể nói, chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng, đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn

Nhiều trường hợp trên cơ sở tham mưu, đề xuất của văn phòng, lãnh đạo quyết định triển khai hay không triển khai công việc của cơ quan, quyết định ban hành hay không ban hành các quyết định quản lý, giải quyết hay không giải quyết các kiến nghị đề xuất, yêu cầu của các đơn vị chức năng…

Công tác tham mưu của văn phòng là rất quan trọng, cần phải đề cao trách nhiệm và chất lượng tham mưu của văn phòng

* Nội dung, nhiệm vụ tham mưu của văn phòng

Với vị trí, vai trò như trên, văn phòng tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức các nội dung, nhiệm vụ sau: Tham mưu trong tổ chức điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan, của cơ quan; Tham mưu xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động của cơ quan; Tham mưu trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ của

cơ quan; Tham mưu trong tổ chức các hội nghị cuộc họp của lãnh đạo, của cơ

20

quan; Tham mưu trong quản lý công tác kế hoạch tài chính, kế toán, tài vụ của

cơ quan; Tham mưu trong công tác quản trị hành chính (hậu cần) của cơ quan

* Những yêu cầu trong công tác tham mưu của văn phòng

- Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của cơ quan

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất hàng năm cấp trên giao cho ngày một nặng nề và phức tạp Yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo ngày một tăng, đòi hỏi công tác tham mưu của văn phòng phải đáp ứng các yêu cầu đặt ra Điều này có nghĩa là, việc xây dựng, triển khai, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị phải bảo đảm để chương trình, kế hoạch công tác thực hiện được đúng thời hạn, chất lượng Yêu cầu, nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực công tác của cơ quan đặt ra đến đâu, công tác tham mưu phải đưa ra được các kiến nghị, đề xuất các giải pháp thực hiện đến đó Quan trọng là đưa ra được các giải pháp hữu hiệu và đủ mạnh để giải quyết thành công các yêu cầu và nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành Chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan ngày càng mở rộng, nhiệm vụ, công việc đột xuất được giao cho ngày một nhiều thì việc chỉ đạo, điều hành tổ chức thực hiện càng phải khoa học và chặt chẽ, theo một quy trình xử lý, giải quyết công việc hợp lý, cụ thể, rõ ràng và thông suốt Do đó, khi tham mưu cho lãnh đạo xây dựng và hoàn thiện quy chế làm việc phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo cũng như các hoạt động chung của cơ quan

- Bảo đảm chất lượng tham mưu, đề xuất

Tham mưu, đề xuất của văn phòng trong tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, của cơ quan cũng như tham mưu, đề xuất trong xây dựng, ban

21

hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của cơ quan, tham mưu trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, trong tổ chức các hội nghị, cuộc họp, trong công tác kế hoạch - tài chính, kế toán, tài sản, trong quản trị hành chính của

cơ quan đều phải bảo đảm chất lượng, nghĩa là phải tham mưu, đề xuất chính xác tuyệt đối, không được sai Để tham mưu, đề xuất có chất lượng, đảm bảo chính xác và đúng, cần phải có đủ trình độ, năng lực về chuyên môn nghiệp

vụ, phải có đủ tri thức về các lĩnh vực khoa học xã hội và công nghệ; phải có đầy đủ thông tin, kể cả thông tin quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự báo

về các lĩnh vực, các vấn đề cần tham mưu, đề xuất; phải nắm chắc các chủ trương, đường lối của Đảng, quy định pháp luật và các quy định trong chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước; phải trung thực, khách quan, sát thực và phải đề cao trách nhiệm cá nhân về các vấn đề tham mưu, đề xuất; không được chủ quan duy ý chí và phải có tầm nhìn chiến lược, tầm nhìn xa và sâu Tham mưu đề ra chủ trương, đường lối, mục tiêu, nhiệm vụ đúng là rất quan trọng nhưng chưa đủ Cần phải tính toán chính xác các nguồn lực như nguồn lực lao động, vật chất, kỹ thuật, thời gian và các điều kiện khác để thực hiện các chủ trương, đường lối, mục tiêu cụ thể Mục tiêu càng lớn, nhiệm vụ càng phức tạp thì nguồn lực lao động, vật chất kỹ thuật càng phải đầu tư nhiều hơn Ngoài ra, phải tính toán và lường trước được những thuận lợi, khó khăn, rủi

ro, kể cả khách quan và chủ quan có thể xảy ra để chủ động đề xuất các giải pháp ngăn chặn và khắc phục Để đảm bảo và nâng cao chất lượng tham mưu,

đề xuất trong tổ chức triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cũng như thực hiện các công việc đột xuất do cấp trên giao cho, cần đặc biệt chú ý đến việc đề xuất kế hoạch hành động và các giải pháp tổ chức thực hiện Mục tiêu, nhiệm vụ công việc và hoạt động của cơ quan đặt ra đến đâu thì giải pháp thực hiện phải được đề xuất, kiến nghị đến đó Không đề ra được các

22

giải pháp hữu hiệu, đủ mạnh để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra thì khó thể nói việc tham mưu, đề xuất đó có chất lượng và chính xác Để nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đọa cơ quan, cần thiết phải hoàn thiện công tác tham mưu của văn phòng

- Đảm bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu

Yêu cầu này đòi hỏi khi tham mưu, đề xuất thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng cũng như thực hiện chức năng, nhiệm vụ của của cơ quan, cần phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đó, thực trạng các quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, thực trạng tổ chức và hoạt động của bộ máy được giao thực hiện nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất Đây cũng chính là yêu cầu khi tham mưu, đề xuất phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, không chủ quan duy ý chí, không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu, đề xuất Chỉ có trên cơ sở hiện thực khách quan và các luận cứ khoa học đầy đủ thì các ý tưởng, giải pháp, kiến nghị, tham mưu, đề xuất mới trở thành khả thi và hiện thực

- Đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính

Yêu cầu cải cách hành chính đặt ra đối với công tác tham mưu của văn phòng trước hết là phải đề cao trách nhiệm trong xây dựng và hoàn thiện hệ thống các thể chế (các quy chế, quy định) nhằm tạo cơ sở pháp lý đầy đủ và bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng được thực hiện một cách chính quy, nề nếp và thống nhất Cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan phải được bắt đầu từ đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong văn phòng, cụ thể là trong công tác văn thư, trong quy trình

23

xử lý, giải quyết văn bản đến, trong quy trình trình ký, ban hành văn bản đi, trong đơn giản hoá, chuẩn hoá thể thức văn bản của cơ quan Trong tham mưu xây dựng các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động và

công tác của cơ quan và của văn phòng như “Quy chế làm việc của cơ quan”,

“Quy chế làm việc của Văn phòng”, “Quy chế công tác văn thư lưu trữ”,

“Quy chế công tác thông tin báo cáo trong Ban Thường vụ” phải đảm bảo

tính thống nhất, đồng bộ Các quy định, quy trình xử lý, giải quyết công việc vừa chặt chẽ, vừa thông thoáng, đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ thực hiện, bảo đảm và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo

và các hoạt động của cơ quan một cách thông suốt và đạt hiệu quả cao Tham mưu hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng phải theo hướng tinh gọn, không có đơn vị, bộ phận tổ chức trung gian, trùng lắp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, hoạt động có chất lượng, hiệu quả cao Tham mưu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nói chung, đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên của văn phòng nói riêng phải theo hướng chuyên nghiệp, chuyên môn hoá cao; cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm việc trong văn phòng phải tinh thông nghề nghiệp, vừa tổng hợp, vừa chuyên sâu, tận tụy, có trách nhiệm cao và thái độ, hành vi ứng xử phù hợp trong thực thi công vụ

* Những nguyên tắc trong công tác tham mưu của Văn phòng

- Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật và chính sách của Nhà nước

Nguyên tắc này yêu cầu mọi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cũng như thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp trên giao cho phải dựa trên cơ

sở các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ của pháp luật Trong tham mưu, đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việc thực

24

hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để kiến nghị, đề xuất với các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật, đồng thời đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong khuôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép Đương nhiên, trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải tuân theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Song, việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cũng phải theo nguyên tắc nhất định Đồng thời, phải có chính kiến bảo

vệ được, giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình Nếu nhất nhất theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thì vai trò, bổn phận và trách nhiệm tham mưu của cá nhân, của đơn vị không còn nữa Đối với các vấn đề, các nhiệm vụ khi tham mưu, đề xuất các giải pháp tổ chức thực hiện

có liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy định của chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước, nhiệm vụ của người tham mưu, đề xuất là phải báo cáo rõ làm theo những quy định nào và nếu không theo các quy định đó của pháp luật, của chế độ, chính sách hiện hành sẽ dẫn đến hậu quả thế nào; tác hại của các hậu quả đến cơ quan, đơn vị như thế nào Phải nói cho đúng, nói chính xác theo các quy định của pháp luật

Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật Đây là nguyên tắc trong hoạt động công vụ, trong quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan nhà nước Tham mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không sửa được, có cái sai để đời, có cái sai chỉ ảnh hưởng đến cơ quan, đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cả các cơ quan, đơn vị khác Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực hiện các quyết định quản lý Muốn tham mưu đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước, cán bộ lãnh đạo, quản lý và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp của văn phòng phải am

25

hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác được giao

và các lĩnh vực công tác có liên quan Phải rất am hiểu các quy định của pháp luật và các chế độ, chính sách hiện hành; một mặt, để không sai, không vi phạm; mặt khác để khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạn cho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định, các chế

độ, chính sách có lợi cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, cho cơ quan, đơn vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật

- Có cơ sở khoa học, khách quan và trung thực

Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, chính xác của các vấn đề tham mưu, đề xuất Nói một cách khác, tuân thủ nguyên tắc này tạo cơ sở và bảo đảm cho các vấn đề tham mưu, đề xuất chính xác và

có chất lượng cao Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học, những cơ sở

lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao mới có thể tham mưu,

đề xuất được chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu Chỉ trên cơ sở các phương pháp luận khoa học và nghiệp vụ, tri thức chuyên môn mới có thể xem xét, phân tích thấu đáo tình hình nhiệm vụ, công tác mà văn phòng đang được giao thực hiện, đang được giao tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành Nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất yêu cầu phải xuất phát từ thực tế hay thực trạng khách quan công việc hay nhiệm vụ do văn phòng hoặc cơ quan khác đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện Cái thực tại khách quan của cơ quan, đơn vị cho phép đến đâu thì tham mưu,

đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế hoạch và các giải pháp thực hiện đến

đó Tôn trọng nguyên tắc khách quan sẽ loại bỏ được yếu tố chủ quan duy ý

26

chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong tham mưu, đề xuất công việc của cơ quan, đơn vị Tôn trọng nguyên tắc khách quan trong tham mưu,

đề xuất xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan, đơn

vị, xây dựng chiến lược quy hoạch, kế hoạch phát triển bảo đảm tính khả thi và hiện thực, đạt kết quả cao Tôn trọng nguyên tắc khách quan trong tham mưu,

đề xuất xây dựng các quy định, quy chế, các văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan, đơn vị sẽ đáp ứng được yêu cầu “các quy định pháp luật không thể cao hơn hay thấp hơn trình độ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước”, nghĩa là đảm bảo được tính khả thi của các quy định pháp lý Vì các quy định của pháp luật không phải là ý chí hay mong muốn chủ quan của nhà làm luật

Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong quản lý, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị cũng như thực hiện các nhiệm

vụ đột xuất được cấp trên giao cho phải trung thực Tham mưu phải đủ tri thức và đủ độ trung thực, là đòi hỏi khách quan, là nguyên tắc bất di, bất dịch trong công tác tham mưu Nó đảm bảo cho công tác tham mưu cho lãnh đạo đúng và chính xác Nguyên tắc này đòi hỏi người cán bộ làm công tác tham mưu phải có đủ tri thức, tài năng, đức độ, thẳng thắn, trung thực trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Yêu cầu hay nguyên tắc tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết định của lãnh đạo chính xác Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị Tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến các đề xuất lệch lạc, không chính xác, không đủ độ tin cậy để lãnh đạo ra các quyết định quản lý Nếu lãnh đạo vẫn dựa trên những ý kiến tham mưu, đề

27

xuất không trung thực để ra các quyết định quản lý sẽ không tránh khỏi các sai lầm và thất bại

- Đề cao trách nhiệm trong công tác tham mưu

Cần đề cao trách nhiệm của văn phòng trong việc tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị cũng như thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do cấp trên giao cho Yêu cầu tuân thủ nguyên tắc này nhằm làm cho việc tham mưu, đề xuất bảo đảm đúng chủ trương, quan điểm, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, bảo đảm tính khoa học, khách quan và trung thực Khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quyết định một vấn

đề hệ trọng, tập thể và cá nhân phải hết sức thận trọng, cân nhắc, tính toán thấu đáo, phải lường trước được các hậu quả Nếu tham mưu, đề xuất không đúng, từng cá nhân và tập thể phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước cơ quan, đơn vị, trước pháp luật

Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính chính xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất Đề cao trách nhiệm là bổn phận của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo, của đơn vị, tổ chức giao cho nhiệm vụ tham mưu Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng

là để hạn chế những sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra

- Nguyên tắc toàn diện tổng hợp

Nguyên tắc này yêu cầu trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị cũng như thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao cho phải xuất phát và dựa trên quan điểm toàn diện, tổng hợp Nghĩa là, khi tham mưu, đề xuất quyết định một vấn đề nào đó phải xem xét một cách toàn diện, vấn đề đó

* Quy trình tham mưu

Quy trình tham mưu là cụ thể hóa thành các bước theo trình tự lôgic để tiến hành một hoạt động hoặc quá trình tham mưu Quy trình mang tính bó buộc tuân thủ

Quy trình áp dụng theo từng loại sản phẩm tham mưu; nếu tham mưu dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật như Dự án luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ, Nghị định của Chính phủ thì thực hiện theo quy trình sau:

+ Lập Ban soạn thảo và Tổ Biên tập;

+ Xây dựng đề cương và xin ý kiến Ban soạn thảo;

+ Soạn thảo chi tiết sản phẩm tham mưu;

+ Tổ chức hội thảo lấy ý kiến các chuyên gia, nhà quản lý;

+ Tiếp thu và hoàn chỉnh sản phẩm, hồ sơ để trình theo quy định

* Cách thức tham mưu

29

Về nguyên tắc, cách thức tham mưu rất đa dạng, phong phú tùy theo cấp

độ và lĩnh vực tham mưu Khái quát chung có các cách thức tham mưu sau:

Một là, tham mưu những phương hướng lớn: cần phân tích thuyết phục

để tác động đến quan điểm, nhận thức của lãnh đạo để lãnh đạo suy nghĩ, quyết định

Hai là, tham mưu biện pháp triển khai giải quyết các vấn đề các nhiệm

vụ cụ thể: phải xác định thời gian, nhân sự, kinh phí, tiến độ…

Ba là, tham mưu cách giải quyết tình huống: nêu rõ mục đích, góp ý và tư vấn cho lãnh đạo cách nói, cách trả lời, cách xử lý trong một tình huống cụ thể

* Hình thức tham mưu

+ Họp chung với lãnh đạo để trình bày về vấn đề tham mưu được chuẩn

bị theo yêu cầu

+ Hoặc làm việc riêng với cá nhân lãnh đạo khi cấp trên yêu cầu để trình bày cụ thể từng vấn đề tham mưu

+ Tham mưu bằng cách “tham gia ý kiến” gửi văn bản hoặc phát biểu ý kiến tại cuộc họp với cơ quan chủ trì chịu trách nhiệm chuẩn bị trình

Với các hình thức trên có thể hiểu có hai hình thức tham mưu: tham mưu bằng văn bản hoặc tham mưu bằng lời và địa điểm tham mưu có thể tại phòng làm việc, tại cuộc họp hoặc tham mưu tại những nơi khác

* Các cấp độ tham mưu

Cấp độ 1: Tham mưu, đề xuất thực hiện và hướng dẫn thực hiện những nội dung, nhiệm vụ thuộc chức trách được giao Ví dụ với vai trò là Chánh Văn phòng Huyện ủy thì hoạt động tham mưu đầu tiên, trước hết là tham mưu trong tổ chức thực hiện công tác văn phòng của Huyện ủy theo chức năng, nhiệm vụ được phân công

30

Cấp độ 2: Tham mưu theo cách thức tự đề xuất vấn đề nào đó - không bắt buộc, nếu cá nhân hay tổ chức thấy cần thiết thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ công tác Tham mưu ở cấp độ này thường là những người có phản

xạ chính trị, xã hội nhanh nhạy vượt trội dựa trên nền chuyên môn, nghề nghiệp và có bề dày kinh nghiệm thực tế Ví dụ, với một cán bộ văn thư lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy, ngoài việc tham mưu tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ của Huyện ủy theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên, của Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo Văn phòng, cán bộ văn thư lưu trữ có thể đề xuất, tham mưu sáng kiến kinh nghiệm rút ra qua quá trình thực tiễn có để thực hiện tốt hơn nữa công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy Đây là những ý kiến tham mưu chưa có trong hướng dẫn, sự chỉ đạo của cấp trên và lãnh đạo Văn phòng

Cấp độ 3: Tham mưu được hiểu là giữ vai trò “người kiểm soát” phải theo dõi, giám sát và xử lý theo thẩm quyền thuộc chức phận từng cương vị công tác Cấp độ tham mưu này quy trách nhiệm đối với người tham mưu trong việc kiểm soát và chịu trách nhiệm các hoạt động tham mưu trong lĩnh vực được phân công phụ trách Như vậy, với cách hiểu này người tham mưu phải có phương pháp kiểm tra, giám sát không để xảy ra sai sót trong quá trình tham mưu và nếu để xảy ra vấn đề gì phải chịu trách nhiệm theo quy định

* Kỹ năng tham mưu

Kỹ năng là khả năng của con người trong việc vận dụng kiến thức để thực hiện một nhiệm vụ nghề nghiệp mang tính kỹ thuật, giải quyết vấn đề tổ chức, quản lý và giao tiếp Theo đó kỹ năng được hiểu chung nhất đó là phương pháp, cách thức biến “kiến thức” thành “hành xử công việc thực tiễn” theo chuyên môn, nghiệp vụ một cách có bài bản; quá trình đó có tính lặp đi lặp lại nhiều lần một cách nhuần nhuyễn, thành thục; nhằm xử lý công việc

31

đạt tới chất lượng và hiệu quả cao hơn Thực tiễn kiểm chứng kỹ năng là vận dụng kiến thức chuyên môn đạt hiệu quả cao nhất theo vị trí tham mưu, được người khác thừa nhận Trong tham mưu giữa “kỹ năng” và “chuyên nghiệp”

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: tham mưu gắn với tính chuyên nghiệp; trình độ đến đâu thì kỹ năng tham mưu đến đó một cách tất yếu

Đặt trước yêu cầu đổi mới, cán bộ, công chức, viên chức hướng tới đáp ứng điều kiện cần và đủ, để có kỹ năng tham mưu dựa trên nền tảng kiến thức cần thiết và có bề dày kinh nghiệm trong xử lý công việc thực tế; kỹ năng tham mưu thực sự phải được đúc kết tinh túy và khái quát thành lý thuyết trong tác nghiệp tự tin, có bài bản và hiệu quả

Để tham mưu có hiệu quả người làm công tác tham mưu cần: làm việc tâm huyết, cần mẫn hơn người khác; hiểu biết chuyên môn, nghiệp vụ mang tính chuyên sâu; có kỹ năng xử lý công việc tạo được sản phẩm đầu ra; luôn

cố gắng tự trau dồi nghề nghiệp và sẵn sàng học hỏi; biết làm việc theo chương trình, kế hoạch rõ ràng

1.2.2 Về công tác tổng hợp

* Khái niệm

Trước hết, về khái niệm tổng hợp: Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các sự hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể Hiểu một cách đơn giản tổng hợp là tập hợp tất cả các cái riêng lẻ thành cái chung như tổng hợp các ý kiến thảo luận tại hội nghị, cuộc họp, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổng hợp thông tin, số liệu … Tổng hợp trái với phân tích

Trong khoa học tự nhiên, cụ thể như trong hóa học, tổng hợp được hiểu

là việc điều chế hợp chất phức tạp từ những chất đơn giản bằng phản ứng hóa học, ví dụ như sợi tổng hợp

32

- Tổng hợp dưới góc độ nghiên cứu được coi là phương pháp nghiên cứu đem tất cả thuộc tính của một vật hoặc một hiện tượng kết lại thành một chỉnh thể thống nhất

- Trong triết học, tổng hợp là phương pháp nhận thức liên kết, thống nhất các yếu tố, các bộ phận hợp thành sự vật, hiện tượng, các mối liên hệ giữa chúng để vạch ra cái chỉnh thể của sự vật, hiện tượng Tổng hợp không phải là phép cộng đơn giản các yếu tố cấu thành Kết quả của sự tổng hợp cũng khác về chất so với tổng hợp số giản đơn của các bộ phận, nhiều thuộc tính của chỉnh thể không có trong các bộ phận hợp thành

- Tổng hợp có sự liên kết chặt chẽ với phân tích Việc kết thúc một quá trình phân tích là khởi đầu cho tổng hợp Ngược lại sau một lần tổng hợp lại bắt đầu cho một quá trình phân tích Điều đó không có nghĩa rằng quá trình nhận thức được bắt đầu phân tích, tiếp theo mới bắt đầu sự tổng hợp Thực ra ngay trước khi tiến hành phân tích, chủ thể nhận thức đã có sự tổng hợp nào đó

- Trong một quá trình nhận thức, tổng hợp và phân tích luôn bổ sung cho nhau, thống nhất với nhau giúp con người ngày càng nhận thức sâu sắc hơn bản chất của sự vật, hiện tượng trong thế giới hiện thực khách quan

- Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, cái riêng lẻ thành cái chung, cái chỉnh thể bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định

Công tác tổng hợp trong văn phòng là toàn bộ công việc liên quan đến

tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp các hoạt động của cơ

quan, đơn vị, tổng hợp tình hình thông tin, số liệu, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất của cơ quan, đơn vị … phục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan

33

* Vị trí, vai trò của công tác tổng hợp

Vị trí, vai trò của công tác tổng hợp trong văn phòng là vô cùng quan trọng Không có công tác tổng hợp sẽ không tổng hợp được chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan, lãnh đạo sẽ không có cơ sở để quản lý và điều hành công việc của cơ quan một cách khoa học và chặt chẽ

Nếu không tổng hợp thông tin, số liệu từ báo cáo của các đơn vị trực thuộc cơ quan cũng như của các cơ quan, tổ chức hữu quan gửi về văn phòng

để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo hàng năm, hàng quý, hàng tháng khó có thể có chất lượng và đảm bảo tính khả thi

Đồng thời nếu không tổng hợp được thông tin số liệu về tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc cơ quan thì lãnh đạo cơ quan khó có thể nắm được tình hình hoạt động của cơ quan, ngành một cách tổng hợp và bao quát

Một khi không nắm được đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động, những điểm mạnh, điểm yếu, lãnh đạo cơ quan khó có thể ra được các quyết sách, quyết định quản lý có chất lượng

Nếu không tổng hợp được số lượng, chất lượng nguồn nhân lực của cơ quan cũng như của văn phòng, báo cáo cho lãnh đạo cơ quan để sắp xếp, phân công bố trí cán bộ, công chức, viên chức cho các đơn vị một cách hợp lý để phát huy tối đa nguồn nhân lực vào thực hiện giải quyết công việc của cơ quan một cách có hiệu quả

Nếu không tổng hợp được tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, tình hình thực hiện các nhiệm vụ, công việc đột xuất của cấp trên giao cho cơ quan một cách kịp thời, chính xác, báo cáo cho lãnh đạo cơ quan

để có sự lãnh đạo, chỉ đạo thì khó có thể đảm bảo được tiến độ cũng như chất lượng chương trình, kế hoạch công tác nhiệm vụ công việc được giao

34

Nếu không tổng hợp được đầy đủ, chính xác nguồn lực tài chính cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật của cơ quan để xây dựng dự toán kế hoạch ngân sách hàng năm của cơ quan thì khó có thể đảm bảo được kinh phí và các điều kiện cơ sở vật chất cho việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cũng như hoạt động của cơ quan hàng năm

* Nội dung, nhiệm vụ tổng hợp của văn phòng

- Tổng hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo điều hành công việc của lãnh đạo và hoạt động chung của cơ quan

- Tổng hợp xây dựng chương trình công tác của cơ quan

- Tổng hợp tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật của cơ quan

- Tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Tổng hợp nguồn nhân lực của văn phòng

* Các yêu cầu của công tác tổng hợp trong văn phòng

Công tác tổng hợp trong văn phòng cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý của cơ quan, yêu cầu chỉ đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan, các yêu cầu trong hoạt động của cơ quan Ngoài các yêu cầu chung của công tác tổng hợp ra, công tác tổng hợp trong văn phòng cần đảm bảo chất lượng tổng hợp đầy đủ, chính xác kịp thời thông tin, tư liệu, số liệu cần thiết phục vụ lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt động chung của cơ quan

* Các nguyên tắc trong công tác tổng hợp của văn phòng:

Công tác điều hành, lãnh đạo của lãnh đạo cơ quan là toàn diện trên tất

cả các mặt Do đó trong thời đại hiện nay, công tác tổng hợp trong văn phòng phải đảm bảo toàn diện và đầy đủ các yếu tố thông tin lãnh đạo cần; trung thực, khách quan; đồng thời phải đảm bảo chính xác, kịp thời Có như thế thông tin tổng hợp của văn phòng mới giúp ích cho lãnh đạo cơ quan

35

1.2.3 Mối quan hệ giữa công tác tổng hợp và công tác tham mưu

Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội nói chung, các hoạt động quản lý nói riêng, giữa các bộ phận, đơn vị luôn có những mối quan hệ nhất định, hay giữa các hoạt động nghiệp vụ phải đảm bảo quy trình trước sau Có những mối quan hệ hỗ trợ nhau để thực hiện công việc tốt hơn nhưng cũng có không ít mối quan hệ lại gây ra sự khó khăn trong thực hiện công việc

Cùng là chức năng của văn phòng, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri: “văn phòng có chức năng tham mưu và

chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích tổng hợp”

Trong một nghiên cứu khác, nhóm tác giả Nghiêm Kỹ Hồng, Lê Văn

In cho rằng “Chức năng của văn phòng là tham mưu, nhưng tham mưu mang

tính chất tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các dơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực”

Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời mà luôn

đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác

và kịp thời Tóm lại tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

36

Tiểu kết chương 1

Trong phạm vi Chương 1, tác giả đã tiến hành hệ thống hóa cơ sở lý luận

về công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu được tiếp cận dưới một số khía cạnh bao gồm: khái niệm, tầm quan trọng, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, cách thức, cấp độ và kỹ năng tham mưu Tương tự, công tác tổng hợp cũng được tiếp cận dưới một số khía cạnh Đặc biệt, tác giả có đưa ra nhận xét, đánh giá mối quan hệ giữa công tác tham mưu, tổng hợp Có thể khẳng định, hai công tác này không thể tách rời, muốn tham mưu phải có tổng hợp, tổng hợp để tham mưu Đây là cơ sở lý luận quan trọng để tác giả đánh giá chung công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất trong chương 2

Qua hệ thống lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp chúng ta thấy đây là công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chính xác cao Do đó, người làm công tác này muốn làm tốt công tác này trước hết phải hiểu được bản chất, quy trình, các nguyên tắc, yêu cầu khi tham mưu, tổng hợp Đồng thời, phải căn cứ vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức để lựa chọn nội dung tham mưu, tổng hợp phù hợp, giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt chức năng quản lý, điều hành