Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong bộ quốc phòng

TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG .... Những năm gần đây, được sự quan

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Nguyễn Quang Đạt

CHUẨN HÓA NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Nguyễn Quang Đạt

CHUẨN HÓA NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

thạc sĩ khoa học

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là đề tài nghiên cứu của riêng tôi, trong

luận văn tôi có tham khảo báo cáo của các cơ quan, đơn vị và sử dụng một số

thông tin trong các văn bản của Nhà nước, Bộ Quốc phòng nhưng có chú

thích khi viện dẫn

Công trình này chưa được tác giả nào công bố./

TÁC GIẢ

Nguyễn Quang Đạt

11 VTLT Văn thư - Lưu trữ

12 VTBMLT Văn thư, bảo mật, lưu trữ

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1

PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài 4

2 Mục tiêu của đề tài 6

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 7

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6 Các nguồn tài liệu chính được sử dụng 9

7 Phương pháp nghiên cứu 10

8 Đóng góp của đề tài 11

9 Bố cục của đề tài 11

Chương 1 TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG 13

1.1 Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng 13

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong

Bộ Quốc phòng 13

1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng 16

1.4 Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ 18

1.4.1 Khái niệm về năng lực, năng lực tổ chức quản lý 18

1.4.2 Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý 20

1.5 Phân công trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ

đối với lãnh đạo Văn phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng 28

Chương 2 KHẢO SÁT VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG

CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG 31

2.1 Khái quát chung về số lượng và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ

lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị 31

2.1.1 Số lượng cán bộ lãnh đạo và sự phân công trách nhiệm 31

2.1.2 Trình độ chuyên môn 33

2.2 Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo

Văn phòng các cơ quan, đơn vị 34

2.2.1 Năng lực tổ chức bộ máy và nhân sự 36

2.2.2 Về tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhân sự 39

2.2.3 Về tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ 41

2.2.4 Về tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư 43

2.2.5 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 47

2.2.6 Tổ chức kiểm tra, đánh giá 51

2.3 Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật,

lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị 52

2.3.1 Ưu điểm 52

2.3.2 Hạn chế 55

2.3.3 Nguyên nhân 56

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG

ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ 59

3.1 Xác định cụ thể trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với công tác VTBMLT 59

3.2 Xây dựng kế hoạch, mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực ngành BMLT

trong Quân đội 60

3.3 Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực 62

KẾT LUẬN 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

PHỤ LỤC 76

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

Công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu của mọi cơ quan, đơn vị trong Quân đội Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị nhanh tróng, chính xác Công tác VTBMLT của cơ quan, đơn vị do văn phòng phụ trách hay nói cách khác là thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Chính vì vậy mà các văn bản, chỉ đạo, điều hành có đạt chất lượng, hiệu quả hay không là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việc của lãnh đạo văn phòng Văn phòng là bộ máy, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo trong chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan, trong đó phải kể đến các hoạt động như: xây dựng, ban hành, giải quyết văn bản và quản lý văn bản, tài liệu thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ là những yếu

tố góp phần làm cho công tác tham mưu tư vấn của văn phòng đạt hiệu quả

Để làm được điều đó, trước hết phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành từ phía văn phòng mà cụ thể là lãnh đạo văn phòng

Ngay từ những ngày đầu mới thành lập việc trao đổi thông tin giữa Quân đội với các cơ quan của Đảng, Chính phủ, các Bộ, ngành và địa phương

đã hình thành rất nhiều công văn, giấy tờ, tài liệu; công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của quân đội cũng hình thành từ đó Ngày 25 tháng 3 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 34 thành lập Văn phòng Bộ Quốc phòng, trong Văn phòng có Phòng Hành chính với nhiệm vụ thu nhận, đăng ký, chuyển phát, lưu trữ và đánh máy công văn, tài liệu; bên cạnh đó việc bảo vệ

an toàn công văn, tài liệu cũng được đặc biệt coi trọng, nhất là công văn, tài liệu có nội dung bí mật Trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và

đế quốc Mỹ, công tác bảo vệ bí mật tài liệu được đặt lên hàng đầu, mọi chủ

trương kế hoạch hoạt động của quân đội được bảo vệ bí mật tuyệt đối nên đã làm cho kẻ thù bị bất ngờ Có thể thấy công tác bảo vệ bí mật tài liệu đã góp phần quan trọng vào thắng lợi to lớn của quân và dân ta trong hai cuộc kháng chiến trường kỳ của dân tộc

Cùng với sự trưởng thành, phát triển của Quân đội, công tác VTBMLT ngày càng được hoàn thiện và phát triển lớn mạnh không ngừng Những năm gần đây, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, sự chỉ đạo chặt chẽ của Quân ủy Trung ương và Thủ trưởng Bộ Quốc phòng, hệ thống cơ quan Bảo mật lưu trữ ngày càng được củng cố, phát triển và được tổ chức từ cấp trung đoàn trở lên; cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong Quân đội là Phòng Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Quốc phòng; tại các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, học viện, nhà trường trực thuộc Bộ có Ban Bảo mật lưu trữ trực thuộc Văn phòng, có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ trong

cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc

Văn phòng trong Quân đội Nhân dân Việt Nam là cơ quan đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy, chỉ huy các cơ quan, đơn vị; thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hành chính phục vụ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng Để làm được điều đó, trước hết phải chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống văn phòng trong Quân đội Vì làm tốt công tác VTBMLT sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan Muốn làm tốt công tác này trước hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chuyên môn, kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng, đặc biệt

là những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị còn những hạn chế về nhận thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ cho nên chưa phát huy được đầy đủ chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, chỉ huy dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của Văn phòng trong công tác chuyên môn nghiệp vụ như: Việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo văn bản trong cơ quan chưa cụ thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chưa được hướng dẫn cụ thể khiến cho việc ban hành văn bản chưa đúng với quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến uy tín của lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ không đúng phương pháp , khi cần nghiên cứu hoặc làm các bằng chứng thì không có đầy đủ thông tin Do vậy, Văn phòng chưa phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình, chưa tham mưu kịp thời, đầy đủ để lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Đây chính là một trong những yếu tố làm ảnh hưởng đến chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Nâng cao nhận thức cũng như năng lực tổ chức quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng là một trong những nội dung góp phần nâng cao chất lượng tham mưu của văn phòng Chính vì những lí do

đó, chúng tôi chọn đề tài “ Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác

văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng" làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài của chúng tôi hướng tới các mục tiêu sau:

- Nghiên cứu xác định yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tácvăn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong

Bộ Quốc phòng;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng;

- Xây dựng các giải pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn

vị trong Bộ Quốc phòng

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nhiệm vụ cụ thể và năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng (gồm Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác VTBMLT các cơ quan, đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng)

- Phạm vi nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu về năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng qua nghiên cứu, khảo sát một số cơ quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7, Quân chủng PK-

KQ, BTL Cảnh sát Biển, Quân đoàn 2, Binh chủng Công binh, Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel), Viện Khoa học và Công nghệ quân sự, Học viện Chính trị quân sự

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng các

cơ quan, đơn vị và trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ;

- Thực hiện khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị;

- Nhận xét, đánh giá kết quả khảo sát;

- Đề xuất các giải pháp để chuẩn hóa năng lực và chất lượng quản lý, chỉ đạo công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Về mặt lý luận: Vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ cũng thu hút được sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm, bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là:

Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại học như: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004) “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2005) “Quản trị hành chính văn phòng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),

Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam như: “Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN

số 2/2008)

Các luận văn, khóa luận của sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu

về hệ thống văn bản, xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan cấp Bộ; xây dựng hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thông tin ở Văn phòng cơ quan cấp Bộ như các luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Mạnh Cường; “ Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các Bộ” của Cam Anh Tuấn; “Phương pháp thu thập và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” của Nguyễn Ngọc Linh; “ Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ ở các

cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Thị Hằng; “Nâng cao năng lực tổ chức quản lý

về công tác Văn thư - Lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng cơ quan cấp Bộ” của Lâm Thu Hằng (Nguồn: Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội)

Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chưa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng Vì vậy, đề tài không trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu với các công trình nghiên cứu trước

6 Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:

- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định số 164/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng một số văn bản về báo cáo tình hình thực hiện công tác VTBMLT và phương hướng nhiệm vụ công tác VTBMLT (2013-2018) của Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng

- Các giáo trình “Lý luận và Phương pháp công tác văn thư”, “Quản trị hành chính văn phòng”, “Quản trị văn phòng”, “Tổ chức lao động khoa học” đã đề cập ở trên

- Các luận văn thạc sĩ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản

lý, chỉ đạo công tác VTLT

- Các đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác văn phòng

- Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/2/2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội; Thông tư sô BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội

91/2012/TT Website của Chính phủ, Cổng Thông tin điện tử của Bộ Quôc phòng, Trang Thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống

kê, phân tích, tổng hợp, so sánh , dựa trên các quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh Cụ thể:

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Chúng tôi đã tiến hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác VTBMLT tại Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc BQP, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong công tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTBMLT Ngoài ra chúng tôi còn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với một số đồng chí lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực

tế và một số báo cáo của các cơ quan, đơn vị về công tác VTBMLT, chúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các cơ quan, đơn vị

- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu được phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, đơn

vị giữa thực tế tổ chức quản lý công tác VTBMLT với các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng

Trong quá trình thực hiện đề tài, các phươngpháp trên đã được chúng tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt

8 Đóng góp của đề tài

- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu đề tài góp phần tạo lập cơ sở

khoa học cho việc chuẩn hóa trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức, quản lý công tác VTBMLT ở Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng

- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng các cơ quan,

đơn vị nhận thức được yêu cầu nhiệm vụ, năng lực tổ chức, quản lý công tác VTBMLT cơ quan, đồng thời áp dụng các giải pháp để tổng kết thực tiễn, xây dựng lộ trình thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác VTBMLT ở các

cơ quan, đơn vị

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, phần nội dung luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1 Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng

Trong chương này chúng tôi tập trung nghiên cứu các vấn đề về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý và việc phân công trách nhiệm trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng

Chương 2: Khảo sát về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng

Qua kết quả khảo sát tại một số cơ quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7 được chúng tôi tổng hợp và nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể như: Tổ chức bộ máy và nhân sự, đào tạo bồi dưỡng người làm công tác VTBMLT;

ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTBMLT; tổ chức kiểm tra, đánh giá ở văn phòng các cơ quan, đơn vị

Chương 3 Các giải pháp chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với việc tổ chức, quản

lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ

Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng các

cơ quan, đơn vị như: Xác định trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng; xây dựng kế hoạch và mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên VTBMLT trong Bộ quốc phòng Đồng thời, xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT đối với lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận được sự đồng tình ủng hộ và giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị, thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Liên Hương Qua đây cho phép tôi gửi lời cảm

ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn TS Nguyễn Liên Hương, lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp

Tuy nhiên quá trình thực hiện đề tài chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn như đề tài chưa có nhiều nghiên cứu đi trước, tài liệu tham khảo không nhiều, hơn nữa việc phỏng vấn trực tiếp các lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế

Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và đồng nghiệp

để luận văn được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1 TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ

CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

TRONG BỘ QUỐC PHÕNG

1.1 Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng

Theo Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng

Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội (sau đây gọi tắt là Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP), Văn phòng được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị

như sau:

Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, BTL Bộ đội biên phòng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Toà án Quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương, Bộ

Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng; Văn phòng BTL Cảnh sát Biển, các Bộ Chỉ huy Quân sự, Bộ Chỉ huy Biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; vùng Hải quân, vùng Cảnh sát Biển

Thực hiện chức năng hành chính của công tác Văn phòng gồm: Ban Hành chính các sư đoàn, cục và tương đương; trợ lý, nhân viên hành chính;

bộ phận Bảo mật lưu trữ được biên chế của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống tổ chức Quân đội cấp Trung đoàn, Lữ đoàn và tương đương

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng

Do tính đặc thù so với các cơ quan quản lý nhà nước khác mà tổ chức Văn phòng trong Bộ Quốc phòng có những chức năng, nhiệm vụ riêng

* Chức năng của văn phòng:

Cũng như văn phòng của các cơ quan, tổ chức, văn phòng các cơ quan,

đơn vị trong Bộ Quốc phòng thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: Tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính là Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn

phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng,

Bộ đội Biên phòng, Bộ Tư lệnh quân đoàn, binh chủng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Bộ Tư lệnh Cảnh sát biển, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Tòa án quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát quân sự Trung ương Văn phòng Bộ Quốc phòng còn được giao đồng thời là Văn phòng Quân ủy Trung ương; Văn phòng Bộ Tư lệnh quân khu, quân chủng, Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng, quân đoàn, binh chủng còn được giao đồng thời là Văn phòng Đảng ủy cùng cấp Đây là một đặc thù của văn phòng trong Bộ Quốc phòng

Văn phòng thực hiện 2 chức năng: Tổng hợp và hành chính là Văn

phòng Bộ Chỉ huy quân sự và Bộ Chỉ huy biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Ban Hành chính sư đoàn, cục và tương đương, Phòng Tham Mưu hành chính bệnh viện trực thuộc Bộ chỉ thực hiện một phần chức năng hành chính là nghiệp vụ công tác văn thư bảo mật lưu trữ và công tác phục vụ

* Nhiệm vụ của văn phòng:

Nhiệm vụ của Văn phòng được xác định:

Một là, tham mưu, đề xuất, giúp đảng ủy, lãnh đạo, chỉ huy các cơ

quan, đơn vị cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ được giao;

Hai là, phối hợp với các cơ quan, đơn vị đề xuất xây dựng quy chế

làm việc và giải quyết tốt mối quan hệ công tác giữa đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị các cấp một cách khoa học và có hiệu quả cao trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, cả thời chiến và thời bình;

Ba là, giúp việc cho đảng ủy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị soạn

thảo các loại công văn, tài liệu, báo cáo chung; rà soát, thẩm định và dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Quốc phòng; đồng thời, giúp đảng ủy và thủ trưởng cơ quan, đơn

vị duy trì, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ công tác, quy chế làm việc của các cơ quan, đơn vị;

Bốn là, là đầu mối chính, trực tiếp tiếp nhận, quản lý, phân loại các

văn kiện, công văn, tài liệu của các cơ quan, đơn vị hoặc chuyển các văn kiện, công văn, tài liệu đó đến các cơ quan, đơn vị để giải quyết và tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện; quản lý hệ thống các loại văn kiện, công văn tài liệu

đó một cách chặt chẽ, tuần tự, hợp lý và đúng thẩm quyền;

Năm là, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của đảng ủy, thủ

trưởng cơ quan, đơn vị (cần có các phương án, kế hoạch dự phòng); kịp thời thông báo, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của đảng

ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện;

Sáu là, thực hiện nghiêm việc quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất, các

trang thiết bị văn phòng, sinh hoạt cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc, sinh hoạt; đồng thời, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức bảo đảm mọi mặt cho các cuộc hội nghị, đưa đón, phục vụ nhu cầu ăn, ở,

đi lại cho khách đến họp đảng ủy, làm việc với cơ quan theo đúng quy chế;

Bảy là, quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt

các chức trách, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm quản lý, chỉ huy đối với các tổ chức độc lập trực thuộc về mặt hành chính quân sự khi được cấp trên giao Chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn phòng, nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính cho hệ thống Văn phòng hoặc cơ quan hành chính trực thuộc; quản lý chặt chẽ các kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị (đặc biệt là các đơn vị đóng quân ở các địa bàn phức tạp, nhạy cảm)

Ngoài ra, tùy theo tính chất, đặc thù hoạt động của các cơ quan, đơn vị; Văn phòng các cấp còn phải thực hiện một số nhiệm vụ khác do đảng ủy, người chỉ huy giao

1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ nêu trên có hiệu quả, phải kể đến công tác tổ chức bộ máy và nhân sự Bộ máy ổn định, phù hợp và bảo đảm đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trách nhiệm mà bộ máy đó đảm nhiệm Qua thực tiễn về tổ chức, biên chế theo Quyết định 68/2008/QĐ-BQP, thì văn phòng các cơ quan, đơn vị có sự khác nhau về tổ chức, biên chế Tuy nhiên, nhìn chung văn phòng và các cơ quan thực hiện chức năng như văn phòng được tổ chức bao gồm các thành phần như sau:

Chánh Văn phòng: Là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng cơ

quan, đơn vị Chịu trách nhiệm trước người chỉ huy cơ quan, đơn vị về công tác văn phòng Phụ trách toàn diện về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một số công việc như: Công tác kế hoạch tổng hợp, VTBMLT, công tác đối ngoại Chánh Văn phòng là chủ tài khoản của Văn phòng, được chỉ huy

cơ quan, đơn vị giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành

và ký trực tiếp một số văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng ban hành

Các Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng và được

phân công phụ trách một số mặt công tác của Văn phòng

Phòng (Ban, Trợ lý) Tổng hợp kế hoạch: Phòng THKH được tổ chức

ở Văn phòng BTTM, các tổng cục và Học viện Quốc phòng; Ban THKH tổ chức ở Văn phòng các quân khu, quân chủng, BTL Bộ đội Biên phòng các học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ; Trợ lý THKH được biên chế ở văn phòng BTL quân đoàn, binh chủng

Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tổng hợp thông tin, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên môn có liên quan, tham mưu cho Chánh Văn phòng trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động, theo dõi, tổng hợp

tình hình hoạt động các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của người chỉ huy để báo cáo kịp thời và đề xuất các phương án giải quyết với người chỉ huy cơ quan, đơn vị Giúp người chỉ huy xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện kế hoạch, chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc tuần, tháng, quý, 06 tháng, 01 năm của cơ quan, đơn vị

Phòng (Ban, Trợ lý) Hành chính: Phòng Hành chính được tổ chức ở

Văn phòng BQP, Văn phòng BTTM, các tổng cục; Ban Hành chính hoặc hành chính phục vụ được tổ chức ở Văn phòng các quân khu, quân chủng, BTL Bộ đội Biên phòng, quân đoàn, quân chủng, các học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ; Trợ lý Hành chính được biên chế ở văn phòng BCH Quân sự, BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố, Ban Hành chính sư đoàn, cục và tương đương

Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phòng tổ chức công tác lễ tân, quản lý trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng và bảo đảm phương tiện, liên hệ công tác, chuẩn bị nơi ăn nghỉ cho lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị khi đi công tác và làm việc

Ban (Tổ, Bộ phận) Bảo mật lưu trữ: Ban BMLT được tổ chức ở ở tất

cả văn phòng các đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ, gồm: Văn phòng Bộ, BTTM, các tổng cục (thuộc biên chế Phòng Hành chính); các quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, học viện, trường Sĩ quan trực thuộc Bộ (trực thuộc Văn phòng); Tổ VTBMLT được tổ chức ở Văn phòng các Binh đoàn, Tổng công ty, BCH Quân sự, BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố; Bộ phận VTBMLT được tổ chức ở Ban Hành chính cấp sư đoàn, cục và tương đương

Nhiệm vụ: Tham mưu cho Chánh Văn phòng (Trưởng phòng hành chính nơi không có văn phòng) xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý; trực tiếp thực hiện nghiệp vụ VTBMLT của cơ quan, đơn vị; xây dựng kế

hoạch dài hạn, hàng năm về VTBMLT trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt và tổ chức thực hiện; ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác VTBMLT; tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ VTBMLT cho cán bộ, nhân viên cơ quan, đơn vị; phối hợp với các cơ quan chuyên môn giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm trong lĩnh vực VTBMLT

Quản lý, chỉ huy về hành chính quân sự một số tổ chức khác do người chỉ huy cơ quan, đơn vị giao: Ngoài một số nhiệm vụ chính đã nêu

trên, văn phòng các cơ quan, đơn vị có thể được người chỉ huy giao một số nhiệm vụ như: Quản lý Đội xe, lực lượng Vệ binh canh gác, quản lý nhà ăn, nhà khách, vệ sinh, cánh quan môi trường,

1.4 Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với công tác VTBMLT

1.4.1 Khái niệm về năng lực, năng lực tổ chức quản lý

Khái niệm về năng lực được nghiên cứu và tiếp cận ở nhiều lĩnh vực khác nhau

Xét về mặt tâm lý học: “Năng lực là tổ hợp những phẩm chất của cá

nhân cho phép nó hoạt động có kết quả một hoạt động nhất định” (Giáo trình Tâm lý học trong công tác lãnh đạo quản lý (2000), chương trình trung cấp lý luận chính trị, NXB CTQG Hà Nội)

Dưới cách nhìn triết học: “Năng lực là toàn bộ những đặc tính tâm lý của con người khiến cho nó thích hợp với mọi hình thức hoạt động nghề nghiệp nhất định đã hình thành trong lịch sử” (Từ điển Triết học (2004), do Cung Kim Tiến chủ biên, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội)

Theo từ điển Tiếng Việt: “Năng lực được hiểu là khả năng, điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt động nào đó hoặc một phẩm chất tâm lý, sinh lý tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao” (Từ điển Tiếng Việt (2018), do Hoàng

Phê chủ biên, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội)

Như vậy, sự hình thành năng lực đòi hỏi mỗi cá nhân phải nắm được các hình thức hoạt động mà trước đó do con người tạo ra trong quá trình phát triển lịch sử, xã hội Năng lực của con người luôn gắn liền không thể tách rời với tổ chức lao động xã hội Như vậy có thể thấy năng lực là khả năng thực tế mà con người có được thông qua học tập, hoạt động thực tiễn, tích lũy kỹ năng, tự bồi dưỡng, đào tạo để đáp ứng một yêu cầu công việc được giao

Khi nói tới năng lực phải nói tới từng con người cụ thể, đó là người đã trưởng thành về mặt xã hội là một cá nhân, một chủ thể mang nhân cách, tùy từng vị trí mà biểu hiện những khả khác nhau một cách sinh động, đa dạng Năng lực của con người không phải hoàn toàn do tự nhiên mà có, mà phần lớn do rèn luyện, học tập và hoạt động thực tiễn trong công tác mà có

Tổ chức: Là quá trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và

phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung (Giáo trình Quản trị học (2017), NXB

Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh)

Quản lý: Theo lý thuyết hệ thống “là sự tác động có hướng đích của

chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống” (Giáo trình Khoa học quản lý - Tập 2 (2001),

NXB Khoa học kỹ thuật)

Năng lực tổ chức quản lý, theo các nhà tâm lý học “là sự kết hợp của

khả năng và thực lực quản lý ở mỗi con người” Năng lực tổ chức quản lý của mỗi người thường thể hiện ở thực lực, tổ chất có sẵn bên trong, được tích lũy

từ việc học hỏi ở trường lớp và trải nghiệm thực tế Một người có năng lực tổ chức quản lý tốt đồng nghĩa với việc họ dễ dàng đạt được kết quả tốt đẹp trong việc đứng đầu, dẫn dắt cấp dưới của mình, điều hành công việc, hoạt động của đơn vị với hiệu quả cao

1.4.2 Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý

Từ những nghiên cứu về năng lực và năng lực tổ chức quản lý qua các khái niệm từ đó rút ra năng lực tổ chức quản lý của lãnh đạo văn phòng đối công tác VTBMLT nhằm mang lại hiệu quả và chất lượng cao, được thể hiện

ở các nội dung cụ thể sau:

1.4.2.1 Nhận thức về tầm quan trọng của công tác VTBMLT đối với hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị

Trên cơ sở những quy định của Nhà nước và của BQP trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo văn phòng mà chúng tôi đã nêu ở mục 1.3, lãnh đạo văn phòng cơ quan, đơn vị cần nhận thức được rằng công tác VTBMLT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của người chỉ huy, làm tốt công tác này giúp cho cơ quan, đơn vị có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công việc, giảm tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan cũng như của Nhà nước Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước, BQP quy định về công tác VTBMLT, lãnh đạo Văn phòng có nhiệm vụ:

- Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác VTBMLT như: Quy chế công tác VTBMLT, Quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, quy trình giải quyết văn bản đi - đến

- Hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong cơ quan hiểu và thực hiện các quy chế, quy định về công tác này

- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòng phân công, tổ chức công việc cho phù hợp

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên mà Văn phòng phụ trách

- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác VTBMLT

- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu

- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu huỷ tài liệu

- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từng đối tượng khác nhau trong cơ quan như: Lớp dành cho nhân viên VTBMLT, lớp dành cho cán bộ làm công việc chuyên môn

- Tham mưu cho cơ quan nghiệp vụ của Bộ xây dựng các tiêu chuẩn về cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT

- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ quản lý trong công tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý

1.4.2.2 Năng lực tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên VTBMLT

Con người là nhân tố quyết định đến sự thành công của công việc, do vậy để công tác VTBMLT của cơ quan, đơn vị làm tốt chức năng, nhiệm vụ phục vụ sự lãnh đạo, chỉ huy, chỉ đạo điều hành của người chỉ huy cơ quan, đơn vị phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn VTBMLT có phẩm chất và năng lực đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, điều này được thể hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự Lãnh đạo Văn phòng là người tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức bộ máy, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phận làm công tác VTBMLT

Các căn cứ pháp lý về tổ chức Phòng, ban, Tổ, Bộ phận và nhân viên VTBMLT trong BQP: Ngày 16/02/1979, Tổng Tham mưu trưởng ban hành Quyết định số 68/QĐ-TM thành lập Phòng Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng

Bộ Quốc phòng với chức năng nghiên cứu, tổng hợp tham mưu cho Chánh Văn phòng giúp Quân ủy Trung ương và Thủ trưởng Bộ Quốc phòng quản

lý, chỉ đạo công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ và con dấu trong Quân đội; trực

tiếp quản lý Kho lưu trữ tài liệu của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị trong toàn quân; tổ chức khắc, lưu mẫu, cấp phát các loại con dấu cho các cơ quan, đơn vị trong Quân đội; tổ chức in sổ, mẫu biểu và mua sắm trang thiết bị, vật chất nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ cho các

cơ quan, đơn vị trong toàn quân

Ngày 01/12/1999, Tổng Tham mưu trưởng ban hành Quyết định số 887/1999/QĐ-TM tách Kho Lưu trữ tài liệu của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị ra khỏi Phòng Bảo mật lưu trữ để thành lập Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng thuộc Văn phòng Như vậy, đến nay Phòng bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng BQP là cơ quan đầu ngành công tác VTBMLT thực hiện chức năng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác VTBMLT trong BQP, theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp

Ngày 23/8/1994, Tổng Tham Mưu trưởng Quân đội nhân dân Việt Nam ban hành Quyết định số 516/QĐ-TM về việc chấn chỉnh hệ thống tổ chức Bảo mật - Lưu trữ trong đó quy định: Tổ chức Ban Bảo mật - Lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính ở các tổng cục, các quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, học viện, trường sĩ quan

Ban Bảo mật - Lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ: Bảo đảm việc thu, phát, theo dõi, lưu trữ công văn tài liệu của cơ quan, đơn vị theo đúng nguyên tắc, quy định, nền nếp của công tác VTBMLT; giúp thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, theo dõi và kiểm tra công tác VTBMLT của các đơn vị trực thuộc

Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng BQP quy định tổ chức Phòng Bảo mật Lưu trữ thuộc Văn phòng BQP, Phòng Hồ

sơ bảo mật thuộc BTL Bộ đội Biên phòng, Phòng Lưu trữ tư liệu tình báo thuộc Tổng cục II; Ban Văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính Văn phòng

Bộ, BTTM và các tổng cục; Ban Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng các quân khu, quân chủng, Bộ đội Biên phòng, quân đoàn, binh chủng, học viện, trường sĩ quan thuộc Bộ; Tổ Văn thư bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng BCH quân sự, BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố; Bộ phận Văn thư bảo mật lưu trữ thuộc Ban Hành chính Sư đoàn, cục và tương đương; ngoài ra ở các đơn vị cấp trung đoàn, tiểu đoàn độc lập, đồn Biên phòng và tương đương có biên chế nhân viên VTBMLT

Như vậy, về tổ chức bộ máy làm công tác VTBMLT đã được BQP quy định cụ thể, chặt chẽ ở từng cấp cơ quan, đơn vị Do vậy, lãnh đạo Văn phòng cần tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức đúng theo biểu biên chế

về số lượng theo quy định để thực hiện chức năng nhiệm vụ chuyên môn

Về tiêu chuẩn cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT trong BQP: Ngoài các quy định của Nhà nước như: Luật Cán bộ công chức ban hành ngày 13/11/2008, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành năm 2010 quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức và Quyết định số 650/TCCP-CCVC ngày 20/8/1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng BQP ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội, quy định về tiêu chuẩn cán bộ, nhân viên được tuyển chọn, điều động vào làm công tác VTBMLT phải đạt các yêu cầu: Lập trường chính trị kiên định vững vàng, tuyệt đối trung thành với Đảng, với chủ nghĩa xã hội, với Tổ quốc và nhân dân; lịch sử chính trị gia đình và bản thân rõ ràng trong sạch; có năng lực trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, sẵn sàng chiến đấu hy sinh bảo vệ Đảng, Nhà nước, chế độ xã hội chủ nghĩa, độc lập chủ quyền an ninh quốc gia;

có phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong sạch lành mạnh, có ý thức kỷ luật nghiêm minh, ý thức cảnh giác cách mạng, giữ gìn và bảo vệ bí mật quân sự, bí mật nhà nước; phải được đào tạo nghiệp vụ VTBMLT từ sơ cấp trở lên

Trên cơ sở những quy định nêu trên trong vai trò và trách nhiệm của mình Chánh Văn phòng xây dựng và tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn

vị về nhân sự bố trí, xắp xếp nhân sự phù hợp với nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm cụ thể bao gồm: Đánh giá nhu cầu nhân sự làm công tác VTBMLT của cơ quan, đơn vị trước mắt cũng như lâu dài để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu phát triển ngày càng cao của Quân đội và cơ quan, đơn vị; theo dõi quá trình cơ quan, đơn vị khi được điều động, bổ sung quân số những cán bộ nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ VTBMLT thì tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị bố trí vào vị trí công việc phù hợp với ngành đào tạo, vừa bảo đảm nhân sự cho ngành VTBMLT vừa tận dụng trình độ chuyên môn qua đào tạo Đồng thời theo dõi, giúp đỡ để cán bộ, nhân viên đó thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao

1.4.2.3 Năng lực tổ chức công tác văn thư của cơ quan, đơn vị

Hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng không thể thiếu được công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để văn bản của

cơ quan, đơn vị khi ban hành có giá trị về mặt pháp lý và tính mục đích thì khi soạn thảo phải bảo đảm đúng về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, quy trình thủ tục theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng Như vậy có nghĩa là các Văn phòng cơ quan, đơn vị phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị mình để cụ thể hóa bằng việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy định hướng dẫn như: Quy chế công tác văn thư - lưu trữ, quy trình quản lý văn bản đi - đến Sau khi có quy chế về công tác VTLT, lãnh đạo Văn phòng phải tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị về hình thức, cách thức phổ biến và hướng dẫn quy trình thực hiện cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên liên quan đến việc thực hiện các quy định trong quy chế, nhằm bảo đảm tính thống nhất và khoa học trong quá trình thực hiện công việc như:

- Trong phạm vi nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình cần xác định soạn thảo những loại văn bản gì, loại nào được ban hành nhiều nhất;

- Xác định đối tượng soạn thảo văn bản của cơ quan, đơn vị;

- Xây dựng các tiêu chí, các yêu cầu về soạn thảo, ban hành văn bản;

- Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc hướng dẫn, kiểm tra, duyệt các văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành

Để làm tốt những công việc này, ngoài năng lực quản lý, điều hành thì lãnh đạo Văn phòng phải là người nắm vững nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, VTBMLT

Bên cạnh nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc, lãnh đạo Văn phòng phải thẩm tra, kiểm tra các văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc trước khi trình Thủ trưởng ký và trước khi văn thư làm thủ tục phát hành

Đối với văn bản đến, sau khi văn thư cơ quan tiếp nhận, tùy thuộc vào

sự phân công của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, lãnh đạo Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến

1.4.2.4 Năng lực chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và bảo mật tài liệu

Cũng như công tác văn thư, nhằm tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo mật tài liệu và đưa công tác này đi vào nền nếp, thống nhất về nghiệp vụ, lãnh đạo Văn phòng cần phải tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc hướng dẫn, phổ biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ, bảo mật tài liệu, thường xuyên tổ chức hội nghị tập huấn, tuyên truyền về công tác này Ngay khi có các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và Bộ Quốc phòng quy định về công tác này, lãnh đạo Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị soạn thảo, ban hành các quy chế, quy định; hướng dẫn việc tổ chức, thực hiện trong toàn cơ quan, đơn vị mình Ngoài ra có thể ban hành văn bản quy định nghiệp vụ như giao nộp và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ; về chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị; về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; quy chế về công tác bảo mật thuộc phạm vi quản lý; về các chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về công tác bảo mật, lưu trữ

1.4.2.5 Tổ chức ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác VTBMLT

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã xác định tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý, điều hành quốc gia, do vậy đã

đề ra nhiều chủ trương, biện pháp đẩy mạnh phát triển CNTT nhằm đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước được thể hiện ở các văn bản: Chỉ thị số 58- TC/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá VII về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá; Quyết định

số 81/2001/QĐ-TTg ngày 24 tháng 5 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58- CT/TW; Nghị định

số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử

Quan triệt và triển khai thực hiện nghiêm túc các văn bản của Đảng, Chính phủ, Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng đã ban hành các văn bản chỉ đạo, tổ chức thực hiện: Quyết định số 254/QĐ-BQP ngày 25/11/2011 của

Bộ trưởng BQP về việc phê duyệt “Quy hoạch ứng dụng và phát triển CNTT trong BQP đến năm 2020”; Chương trình hành động số 506-CTr/QU ngày 06/7/2015 của Quân ủy Trung ương về thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI); Kế hoạch số 12087/KH-BQP ngày 25/12/2015 của Bộ trưởng BQP về thực hiện chương trình hành động số 506-CTr/QU của Quân ủy Trung ương; đồng thời ban hành các văn bản để

thực hiện việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động công tác VTLT như: Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ trưởng BQP quy định việc ban hành, sử dụng, quản lý văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của BQP; Chỉ thị số 97/CT-BQP ngày 04/12/2015 về việc tăng cường gửi, nhận, xử lý văn bản trên mạng truyền số liệu của BQP; xây dựng các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc dùng chung trong toàn quân, phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ, phần mềm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Quân ủy trung ương, Bộ Quốc phòng giao để dùng trong công tác VTLT nhằm hiện đại hóa trong công tác nghiệp vụ

Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong công tác VTLT của BQP hiện nay đã bắt kịp xu hướng phát triển của xã hội cũng như đòi hỏi các nhà tham mưu, giúp việc phải xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả Văn phòng với cách hiểu truyền thống, là chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính,

sự vụ trong một cơ quan, đơn vị đã không còn thích hợp nữa Văn phòng phải hướng toàn bộ hoạt động của mình vào hoạt động xử lý thông tin và trở thành một trung tâm xử lý thông tin để tiến hành xử lý thông tin được nhanh chóng, chủ động, đầy đủ và chính xác nhất Để làm được điều này lãnh đạo Văn phòng cần phải: Xây dựng mô hình văn phòng không giấy (văn phòng điện tử); xác định những lĩnh vực cần phải ứng dụng công nghệ thông tin; tham mưu cho lãnh đạo trong việc quyết định những lĩnh vực cần ứng dụng, cách thức, hình thức và phương pháp ứng dụng; xây dựng mạng thông tin nội bộ (LAN); xây dựng các quy trình về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng các văn bản quản lý chất lượng công tác văn thư - lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO tham mưu về kinh phí để ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công tác văn phòng

Bên cạnh việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ là sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát của Chánh Văn phòng đối với trách nhiệm thực hiện công tác này trong cơ quan, đơn vị trực thuộc

1.4.2.6 Tổ chức kiểm tra công tác VTBMLT

Cùng với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VTBMLT, lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm tham mưu và giúp Thủ trưởng

cơ quan, đơn vị kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong phạm vi cơ quan

và các đơn vị trực thuộc Theo quy định tại Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng BQP ban hành Quy chế về công tác VTLT và bảo mật tài liệu trong Quân đội: Chế độ kiểm tra định kỳ, cơ quan nghiệp vụ cấp trên tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của cơ quan nghiệp

vụ cấp dưới theo định kỳ hàng năm hoặc 6 tháng; cơ quan nghiệp vụ cấp trên

có thể kiểm tra đột xuất cơ quan nghiệp vụ cấp dưới nếu phát hiện có biểu hiện

vi phạm các chế độ, quy định hoặc theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền Thẩm quyền kiểm tra, Văn phòng BQP chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan

tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về nghiệp vụ công tác VTLT và bảo mật tài liệu trong toàn quân; Văn phòng các cơ quan, đơn vị trực thuộc BQP tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về nghiệp vụ công tác VTLT và bảo mật tài liệu của cơ quan, đơn vị trực thuộc

Qua các kết quả kiểm tra, cuối năm Văn phòng tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ để bình xét khen thưởng đối với các cá nhân và đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời rà soát, kiểm điểm những khuyết điểm và hạn chế trong quá trình thực hiện; xem xét những khó khăn, vướng mắc giữa các quy chế, quy định của Nhà nước, BQP so với tình hình thực tế áp dụng tại cơ quan mình để kịp thời đưa

quản lý công tác VTLT và bảo mật tài liệu

Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ sau :

Trên cơ sở các quy định về công tác VTBMLT, Chánh Văn phòng các

cơ quan, đơn vị tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác VTBMLT

Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Phối hợp mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp

vụ VTBMLT cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý công tác VTBMLT cho lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa Chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTBMLT của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Xây dựng quy chế tổ chức công tác VTBMLT

và hướng dẫn việc thực hiện các quy định, quy chế này Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo chỉ huy cơ quan, đơn vị về những công việc quan trọng Ký thừa lệnh người chỉ huy cơ quan, đơn vị một số văn bản và ký trực tiếp một số văn bản do Văn phòng ban hành Tham gia vào việc dự thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của chỉ huy cơ quan, đơn vị Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký ban hành Tổ chức việc đánh máy văn bản đi Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực VTBMLT Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT

Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

Tiểu kết chương 1

Trong Chương 1, tác giả đã giới thiệu khái quát vè Văn phòng trong Bộ Quốc phòng; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị; làm rõ một số khái niệm liên quan như: Năng lực, tổ chức, quản lý và năng lực tổ chức quản lý; phân tích yêu cầu và trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức, quản lý công tác VTBMLT

Với những nội dung trên, luận văn tiếp tục khẳng định: Văn phòng có

vị trí, vai trò rất quan trọng trong hệ thống tổ chức của các cơ quan, đơn vị; hoạt động của Văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan, đơn vị Hoạt động của văn phòng các cơ quan, đơn vị luôn gắn liền với quá trình lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chỉ huy các cơ quan, đơn vị Là cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp và hành chính phục vụ, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chỉ huy về thực hiện nhiệm vụ quân

sự, quốc phòng Do vậy, công tác VTBMLT phải được tổ chức một cách chặt chẽ và khoa học, muốn làm được điều đó thì lãnh đạo Văn phòng phải có năng lực để tổ chức và quản lý đối với công tác VTBMLT và có sự phân công trách nhiệm hợp lý, khoa học thì mới phát huy được vai trò của công tác VTBMLT trong việc bảo đảm thông tin phục vụ cho việc tham mưu tổng hợp của văn phòng cho việc ra các quyết định quản lý điều hành của người chỉ huy cơ quan, đơn vị

Những nội dung của Chương 1 là cơ sở lý luận để tác giả có căn cứ khảo sát, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng (được trình bày chi tiết ở Chương 2)

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÕNG

2.1 Khái quát chung về số lượng và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán

bộ lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị

Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Văn phòng các cơ quan, đơn vị trực thuộc BQP gồm: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 1, Quân chủng Hải quân, Bộ Tư lệnh Cảnh sát Biển, Quân đoàn 2, Binh chủng Công binh, Tập đoàn Viettel, Học viện Chính trị quân sự và Viện Khoa học và Công nghệ quân sự; căn cứ vào Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP chúng tôi phân tích, tổng hợp thông tin số liệu và đưa ra các kết quả sau:

2.1.1 Số lượng cán bộ lãnh đạo và sự phân công trách nhiệm

đạo văn phòng

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Hiện nay, ở mỗi văn phòng cơ quan, đơn vị bố trí từ 02 đến 03 lãnh đạo, trong đó có Chánh Văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành giải quyết các công việc liên quan đến tổ chức bộ máy, nhân sự, cải cách hành chính, thi đua, khen thưởng, làm chủ tài khoản Các Phó Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Chánh Văn phòng

Những công việc mà các Chánh, Phó Chánh Văn phòng được phân công phụ trách qua thực tế khảo sát, phỏng vấn được chúng tôi khái quát lại như sau:

Ký văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các văn bản về quan hệ công tác với cơ quan bên ngoài theo sự phân công của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và là chủ tài khoản của Văn phòng

Các Phó Chánh Văn phòng:

Giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành một số hoạt động của văn phòng; được Chánh Văn phòng phân công trực tiếp quản lý một số lĩnh vực, nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những lĩnh vực được phân công:

Giúp Chánh Văn phòng về tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, các hội nghị chuyên đề và xử lý văn bản đến khi Chánh Văn phòng đi vắng;

Trực tiếp quản lý, chỉ đạo các bộ phận: Hành chính, VTBMLT và Lễ tân, Tổng hợp;

Phụ trách công tác bảo đảm phương tiện phục vụ hoạt động của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, công tác bảo vệ, quân sự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão

Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền của Chánh Văn phòng Như vậy, tổ chức, quản lý công tác VTBMLT thường được giao cho một Phó Chánh Văn phòng phụ trách

Qua phỏng vấn của chúng tôi đối với Chánh văn phòng các cơ quan, đơn vị thấy rằng với số lượng cấp phó bố trí từ 01 đến 02 như hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ Thủ trưởng cơ quan, đơn vị (từ 4-6 đồng chí), nhất là trong công tác của Thủ trưởng bên ngoài cơ quan

2.1.2 Trình độ chuyên môn

Trình độ chuyên môn của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị qua

số liệu thống kê, khảo sát chúng tôi tổng hợp sau đây:

đạo văn phòng

Đƣợc đào tạo chuyên môn VTLT

và QTVP

Đƣợc đào tạo chuyên môn khác

Hầu hết các lãnh đạo Văn phòng đều có trình độ đại học, đã qua đào tạo trung cấp, cao cấp về chỉ huy tham mưu cấp chiến dịch, chiến lược và lý luận chính trị, nhưng chưa qua đào tạo hoặc bồi dưỡng về QTVP hay VTLT

Ví dụ như ở Bộ Tổng Tham mưu, Chánh Văn phòng được đào tạo từ Học viện Lục quân; ở Binh chủng Công binh, Chánh Văn phòng được đào tạo từ Sĩ quan Công binh; ở BTL Cảnh sát Biển, Chánh Văn phòng được đào tạo từ Học viện hải quân;

Vì không được đào tạo về chuyên ngành Quản trị văn phòng, VTLT hoặc Hành chính Văn thư , cho nên ngay trong nhận thức và suy nghĩ của nhiều lãnh đạo, công tác này chỉ là những công việc sự vụ không cần có chuyên môn cũng có thể làm được Điều này làm cho công tác văn phòng chưa thực sự hiệu quả và nền nếp, bởi vì bản thân các lãnh đạo cũng chưa nắm bắt được hết các nghiệp vụ VTBMLT phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Đây là một trong những nguyên nhân khiến cho không ít các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành không đảm bảo đúng thể thức theo quy định của Nhà nước, BQP hoặc hạn chế về chất lượng Mặt khác, nhận thức nói trên của một số lãnh đạo Văn phòng đã phần nào ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ chưa đúng với chuyên môn nghiệp vụ Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho việc tổ chức khâu nghiệp vụ quản lý văn bản đi - đến chưa theo đúng quy định của Nhà nước, BQP dẫn đến hiệu quả công việc không cao

2.2 Năng lực tổ chức, quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng cơ quan, đơn vị

Để tìm hiểu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ của các lãnh đạo này chúng tôi đã thực hiện phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Văn phòng một số cơ quan, đơn vị Các câu hỏi được đặt ra là: “ Đồng chí đánh giá như thế nào về vị trí, vai trò của công tác VTLT?” , “Nhận thức về trách nhiệm của mình ra sao?”, “Đã tập trung vào những vấn đề gì, những vấn đề gì chưa được quan tâm đến?”

Lãnh đạo Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu cho rằng: “Công tác VTBMLT đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan, là phương tiện, công cụ để Văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mưu của mình Vì muốn quản lý, điều hành tốt các hoạt động của

cơ quan cần phải có văn bản nhưng văn bản ban hành phải đảm bảo đúng quy trình, quy định, thẩm quyền thì mới đạt hiệu quả Điều này, phần nhiều phụ thuộc vào tổ chức, điều hành của lãnh đạo Văn phòng trong việc giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, kiểm tra quy trình, hoàn thiện thủ tục phát hành văn bản Khi giao nhiệm vụ phải giao đúng người, đúng chuyên môn nghiệp vụ và phải giám sát chặt chẽ các nhiệm vụ được giao để đánh giá kết quả công việc đó.”

Một số lãnh đạo Văn phòng cơ quan, đơn vị khác cho rằng: Lãnh đạo Văn phòng là người định hướng cho các nhân viên của mình thực thi nhiệm

vụ, do vậy phải hiểu được nhiệm vụ của mình từ đó đi vào tổ chức thực hiện, công tác VTBMLT mà Văn phòng đảm nhiệm chủ yếu tập trung vào những vấn đề:

Tổ chức bộ máy làm công tác VTBMLT; tổ chức tuyển dụng nhân sự làm công tác VTBMLT; tổ chức xây dựng các quy định, quy chế về VTBMLT; hướng dẫn và tổ chức thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản đi-đến, lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, khai thác hồ sơ ; đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; kiểm tra, đánh giá, thi đua khen thưởng

Có thể nói rằng, về cơ bản các lãnh đạo Văn phòng đã thực hiện được một số nội dung chính trong tổ chức công tác VTBMLT của cơ quan như: Tổ chức bộ máy và nhân sự; ban hành và hướng dẫn việc thực hiện quy chế VTBMLT; đào tạo, bồi dưỡng nhân sự, đảm bảo các trang thiết bị và phương tiện phục vụ công tác này Tuy nhiên hiệu quả của những công việc này đến đâu, ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động quản lý, điều hành chung của văn phòng cũng còn có những vấn đề cần quan tâm hơn nữa, như chất lượng của:

Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư; bồi dưỡng nhân sự theo nhu cầu công

việc; kiểm tra, đánh giá chất lượng sau đào tạo, bồi dưỡng; kiểm tra công tác xây dựng, ban hành và hướng dẫn việc thực hiện quy chế VTBMLT; kiểm tra công tác lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; đầu tư trang thiết bị phục

vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu;

Qua đây có thể thấy rằng nhận thức và hành động của lãnh đạo Văn phòng cũng đã dần thay đổi theo chiều hướng tích cực từ cách nhìn, cách hiểu

về tầm quan trọng của công tác này đến các khâu tổ chức điều hành công việc Tuy nhiên năng lực tổ chức quản lý về công tác này còn phải xem xét từ cách tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đến cách tổ chức thực hiện các nhiệm vụ như: Tổ chức bộ máy, nhân sự, bố trí, sắp xếp, phân công, tổ chức công việc có phù hợp không, hiệu quả đạt được ở mức độ nào Điều này thể hiện ở những nội dung cụ thể dưới đây

2.2.1 Năng lực tổ chức bộ máy và nhân sự

2.2.1.1 Năng lực về tổ chức bộ máy

Trên cơ sở các văn bản của Bộ Quốc phòng về bộ máy làm công tác VTBMLT chúng tôi đã trình bày ở mục 1.4.2.2, Chánh Văn phòng cơ quan, đơn vị tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức Ban BMLT nhằm quản lý, điều hành công tác VTBMLT của cơ quan mang lại hiệu quả và chất lượng

Tuy nhiên để làm được điều này, phải xuất phát từ tình hình thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo Văn phòng và sự chỉ đạo kịp thời của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Với câu hỏi “Tham mưu của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức bộ máy làm công tác VTBMLT đã mang lại kết quả như thế nào?” phần lớn lãnh đạo Văn phòng đều trả lời rằng: “Chúng tôi đã làm được rất tốt nội dung này,

cụ thể như tại Văn phòng đều thành lập bộ phận làm công tác VTBMLT; các lãnh đạo Văn phòng trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình đã đề xuất, tham mưu với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định chức năng, nhiệm vụ và

duy trì hoạt động của Ban BMLT thuộc Văn phòng hoặc Phòng hành chính trong Văn phòng

Bảng số liệu khảo sát của chúng tôi dưới đây là một minh chứng cho nội dung này:

Ban VTLT thuộc Phòng Hành chính/Văn phòng

Ban Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng

2.2.1.2 Về năng bố trí, sắp xếp nhân sự

Bố trí, sắp xếp nhân sự là một trong những yếu tố góp phần làm nên thành công trong công tác quản lý của người lãnh đạo Bố trí sắp xếp nhân sự