Tác động của yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng ủy ban nhân dân cấp quận, huyện (trên địa bàn thành phố hà nội)

Sau khi được lĩnh hội các kiến thức cơ bản của khóa cao học ngành Quản trị văn phòng, tôi quyết định chọn đề tài: “Tác động của yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của công c

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



DƯƠNG ĐÌNH BẮC

TÁC ĐỘNG CỦA YẾU TỐ TÂM LÝ TỚI QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN

(TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội – Năm 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



DƯƠNG ĐÌNH BẮC

TÁC ĐỘNG CỦA YẾU TỐ TÂM LÝ TỚI QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN

(TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI)

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

Mã số: 60.34.04.06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS TSKH NGUYỄN VĂN THÂM

Hà Nội – Năm 2019

MỤC LỤC

Danh mục các chữ viết tắt, 3

Danh mục sơ đồ, bảng biểu 4

PHẦN MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG VÀ CÁC YẾU TỐ TÂM LÝ CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG 13

1.1 Công tác văn phòng 13

1.1.1 Khái niệm công tác văn phòng 13

1.1.2 Nội dung công tác văn phòng 14

1.1.3 Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng 17

1.2 Công chức văn phòng 20

1.2.1 Khái niệm công chức văn phòng 20

1.2.2 Tâm lý công chức văn phòng 21

1.2.3 Đặc điểm nghề nghiệp của công chức văn phòng 22

1.2.4 Những yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng 24

1.2.5 Tiêu chí đánh giá quá trình hiện công việc của công chức văn phòng 31

1.3 Mô hình nghiên cứu 36

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 37

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÁC ĐỘNG CỦA YẾU TỐ TÂM LÝ TỚI QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 38

2.1 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các vị trí việc làm trong văn phòng ủy ban nhân dân cấp quận, huyện tại Hà Nội 38

2.1.1 Những quy định của Nhà nước về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của CCVP37 2.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng 38

2.1.3 Phân công nhiệm vụ tại các vị trí việc làm 40

2.2 Khảo sát, đánh giá về các yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng ủy ban nhân dân cấp, huyện tại thành phố Hà Nội 43

2.2.1 Môi trường làm việc của công chức văn phòng 43

2.2.2 Mức độ thực thi công việc của công chức văn phòng 49

2.2.3 Thực trạng các yếu tố tâm lý của công chức văn phòng trong quá trình thực thi công việc 50

2.3 Thực trạng tác động của các yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng 57

2.3.1 Đánh giá sơ bộ thang đo 57

2.3.2 Mối tương quan giữa các yếu tố tác động tâm lý và quá trình thực thi công việc 62

2.3.3 Mức độ tác động của các yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc 63

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 66

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP BỒI DƯỠNG TÂM LÝ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG CẤP QUẬN, HUYỆN 67

3.1 Căn cứ đề xuất giải pháp 67

3.2 Giải pháp bồi đưỡng tâm lý cho công chức văn phòng cấp quận/huyện 67

3.2.1 Nhóm giải pháp nhằm phát triển năng lực và ý thức nghề nghiệp cho CCVP 67 3.2.2 Nhóm giải pháp cải thiện môi trường làm việc của công chức văn phòng 69

3.2.3 Tạo động lực làm việc cho công chức văn phòng 69

3.3 Giải pháp điều chỉnh tâm lý cho công chức văn phòng 71

3.3.1 Tổ chức giáo dục, rèn luyện để công chức văn phòng nâng cao ý thức nghề nghiệp và lòng yêu nghề 71

3.3.2 Tổ chức các hoạt động để công chức văn phòng rèn luyện cảm xúc bản thân 72

3.3.3 Xây dựng tập thể tạo ra sự dung hợp tâm lý cho công chức văn phòng 73

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 74

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

PHỤ LỤC 81

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ CÁC BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Mô hình tác động của yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc

của công chức văn phòng 36

Bảng 1.1: Các tiêu chí đánh giá công chức theo quá trình thực thi công việc 34

Bảng 2.1: Đánh giá về môi trường làm việc cùa công chức văn phòng 44

Bảng 2.2: Những khó khăn trong môi trường làm việc của công chức văn phòng 47

Bảng 2.3: Đánh giá chung về quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng 49

Bảng 2.4: Tự đánh giá về vị thế xã hội của công chức văn phòng 51

Bảng 2.5: Mức độ nắm vững nhiệm vụ văn phòng của công chức văn phòng trong quá trình thực thi công việc 53

Bảng 2.6: Đánh giá của công chức văn phòng về trí tuệ, cảm xúc trong quá trình thực thi công việc 54

Bảng 2.7: Đánh giá của công chức văn phòng về mức độ yên tâm nghề nghiệp 56

Bảng 2.8: Kết quả phân tích Cronbach alpha biến “Quá trình thực thi công việc” 57 Bảng 2.9: Kết quả phân tích Cronbach alpha biến “Trí tuệ cảm xúc” 58

Bảng 2.10: Kết quả phân tích Cronbach alpha biến “Nhận thức về vị thế xã hội” 58 Bảng 2.11: Kết quả phân tích Cronbach alpha biến “Nhận thức về nhiệm vụ” 59

Bảng 2.12: Kết quả phân tích Cronbach alpha biến “Yên tâm nghề nghiệp” 60

Bảng 2.13: Phân tích nhân tố khám phá EFA 61

Bảng 2.14: Phân tích tương quan 62

Bảng 2.15: Kết quả phân tích hồi quy bậc nhất giữa các yếu tố tâm lý tác động và quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng 63

vị cũng như thực hiện công cuộc hiện đại hoá công sở của nền hành chính hiện nay Quá trình làm việc của CCVP ngoài các vấn đề về năng lực, trách nhiệm và chuyên môn còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như điều kiện làm việc, chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nước và đặc biệt là các yếu tố tâm lý của bản thân CCVP trong quá trình thực thi công việc Hiệu quả công việc của CCVP chỉ thực sự hiệu quả khi họ có

ý thức, thái độ tích cực, biết kiềm chế cảm xúc… trong công việc và ngược lại sẽ không đáp ứng được yêu cầu công việc khi không làm chủ tâm lý bản thân Định hướng đổi mới công tác văn phòng là một trong những trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa về chất lượng nhằm đáp ứng những yêu cầu của hoạt động hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước Cũng chính điều này đã tạo ra những áp lực nhất định đối với CCVP, ảnh hưởng đến tâm lý CCVP và từ đó tác động lớn đến hiệu quả công tác văn phòng

Hiện nay vẫn còn một bộ phận CCVP chưa thực sự thích ứng với công việc văn phòng, chưa thực sự yên tâm với nghề nghiệp bản thân, chưa nỗ lực trong công việc

Từ đó việc nắm bắt được tâm lý của CCVP, phát huy tối đa khả năng làm việc của CCVP và xác định yếu tố tâm lý có phải là một trong những nguyên nhân cơ bản tác động tới quá trình làm việc, tác động ở mức độ nào tới hiệu quả công việc của CCVP

là yêu cầu hết sức cần thiết

Là một học viên được đã đào tạo về Tâm lý học, trên cơ sở các kiến thức về Quản trị văn phòng theo tôi có sự tác động nhất định của các yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của CCVP Tuy nhiên, cần nghiên cứu xem các tác động đó diễn

ra như thế nào, ảnh hưởng ra sao, có biện pháp gì để CCVP có tâm lý tích cực với công việc Sau khi được lĩnh hội các kiến thức cơ bản của khóa cao học ngành Quản

trị văn phòng, tôi quyết định chọn đề tài: “Tác động của yếu tố tâm lý tới quá trình

thực thi công việc của công chức văn phòng Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện (trên địa bàn thành phố Hà Nội)” làm luận văn thạc sĩ ngành Quản trị văn phòng để giúp

cụ thể hóa được tính thiết thực đó Đề tài được triển khai với mục đích tìm hiểu về những vấn đề đặt ra đối với yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của CCVP UBND cấp quận/huyện Từ đó, luận văn đề xuất những giải pháp cần thiết nhằm bồi dưỡng tâm lý, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của CCVP Việc khảo sát và thu tập thông tin tại một số UBND cấp quận, huyện cũng là điều kiện để luận văn đóng góp những cơ sở lý luận và thực tiễn đối với công tác quản lý, sử dụng công chức trong thực tiễn công tác văn phòng tại Hà Nội hiện nay

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Nhiệm vụ của đề tài được đặt ra như sau:

- Thứ nhất, làm rõ đặc thù trong quá trình thực thi công việc của CCVP

- Thứ hai, xác định những yếu tố tâm lý của CCVP ảnh hưởng đến quá trình thực thi

công việc

- Thứ ba, khảo sát thực trạng những yếu tố tâm lý tác động tới hiệu quả lao động của

CCVP, từ đó nhận xét, đánh giá mức độ ảnh hưởng của các tác động đó

- Thứ tư, xác định giải pháp để bồi dưỡng, điều chỉnh tâm lý cho CCVP

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đề tài này tập trung nghiên cứu biểu hiện và mức độ tác động của các yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của CCVP UBND cấp quận, huyện tại thành phố Hà Nội

3.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

số tác giả đã tập trung làm rõ những vấn đề về văn phòng và công tác văn phòng thể hiện ở các công trình nghiên cứu dưới dạng chuyên khảo, giáo trình, đề tài nghiên cứu đã công bố trên các tạp chí hoặc kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn Thạc sỹ,…Các công trình nghiên cứu tập trung vào các hướng cơ bản sau:

4.1 Những nghiên cứu về tổ chức lao động khoa học

Theo nội dung này có các tác phẩm của Frederick W Taylor vào thế kỉ 19 về xây dựng định mức cho các công việc, chuyên môn hoá công nhân cũng như thiết bị, công cụ

và môi trường làm việc , tổ chức sản xuất trong nhà máy theo dây chuyền liên tục.[25]

Hoặc Henri Fayol đã ra 14 nguyên tắc về quản lý, tổ chức lao động [27] Thuyết quản lý tổ chức tổng thể này đã giải quyết nhiều vấn đề lớn thường xuất hiện

ở các công ty, các tập đoàn sản xuất, thương mại, tài chính, kế toán, an ninh và quản

lý điều hành Sau Taylor và Fayol, nhiều nhà khoa học trên thế giới cũng đã tham gia nghiên cứu các khía cạnh khác nhau về tổ chức lao động khoa học, điển hình là Follet (1868-1933), Simon (1916-2001)… Các tác giả này đã đề cập đến vấn đề tối ưu hoá động tác của người lao động, cải thiện điều kiện lao động, kích thích lao động, phân

công và hợp tác trong lao động và tìm ra những mô hình quản lý thích hợp đối với từng cấp của quá trình sản xuất Kết quả nghiên cứu đó hoàn toàn có thể áp dụng vào công tác hành chính, trong đó có công tác văn phòng

4.2 Những nghiên cứu về công tác văn phòng

4.2.1 Các nghiên cứu về công tác văn phòng trên thế giới:

Theo Littlefield: Công tác văn phòng bao gồm việc thực hiện các công văn giấy tờ phục vụ mục đích kiểm soát, lập kế hoạch và quản lý hiệu quả của tổ chức được tạo lập, xử lý và bảo quản, cung cấp các phương tiện để liên lạc nội bộ, liên lạc bên ngoài và điều phối các hoạt động của các phòng ban khác nhau trong tổ chức.[31]

- Theo Denyer, J.C, Josephine Shaw văn phòng thực hiện tất cả các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến văn thư và điều hành Chức năng hành chính của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua bán và kiểm soát bảo vệ tài nguyên tài sản, quan hệ công chúng, Phát triển hệ thống văn phòng và quy trình thủ tục [23]

- Theo Mike Harvey, công việc hành chính văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát, là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả Có các công việc hành chính như soạn thảo, duy trì-ghi nhớ, tính toán và truyền thông [5]

4.2.2 Các nghiên cứu về công tác văn phòng ở Việt Nam

Nguyễn Văn Thâm với đánh giá về công tác văn phòng và đào tạo công chức quản trị văn phòng trong quá trình cải cách hành chính đã chỉ ra những vấn đề cần thiết trong thực tế hiện nay đối với công tác quản trị hành chính văn phòng.[14] Đào Xuân Chúc đã đưa ra các vấn đề cơ bản về văn phòng, chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng và công tác văn phòng, những quy trình trong thực hiện công tác văn phòng Tác giả đã có những đánh giá về vấn đề tổ chức khoa học công tác văn phòng khá xác đáng [2]

Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền đã làm rõ các vấn đề

cơ bản về văn phòng, công tác văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng Tác giả

đã đi sâu phân tích các chức năng cơ bản của công tác quản trị văn phòng, từ đó có thể xem xét các vấn đề về tâm lý CCVP [3]

Các tác giả của trường Đại học Kinh tế quốc dân cũng đề cập tới vấn đề tổ chức lao động khoa học, có thể vận dụng trong tổ chức lao động khoa học văn phòng.[17]

Nguyễn Hữu Thân cũng đã đưa ra các vấn đề về cấp bậc nhân viên hành chính văn phòng, các vấn đề về hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng và nhiệm vụ của văn phòng Tác giả đã đưa ra những vấn đề cần thực hiện, cách thức thực hiện các công việc văn phòng [16]

Theo các tác giả của trường Đại học Sài gòn, công việc hành chính văn phòng bao gồm những công việc được thực hiện hàng ngày trong văn phòng liên quan nhiều tới văn bản, giấy tờ; thủ tục, trình tự và có tính chất chất sự vụ Đó là các công việc

cụ thể như soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu; xây dựng kế hoạch; thông tin, liên lạc; chuyển giao văn bản, hồ sơ; chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị; liên hệ và giải quyết công việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác theo chỉ đạo của lãnh đạo; báo cáo kết quả thực hiện các công việc theo yêu cầu của lãnh đạo; thực hiện công tác hậu cầu phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo; tiếp đón và hướng dẫn khách [18] Những tác giả trên đã có nhiều quan điểm và nhận xét đúng đắn về lao động văn phòng Tuy vậy, chưa có tác giả nào trực tiếp nói về các vấn đề của luận văn này

4.3 Những nghiên cứu về tâm lý của cán bộ, nhân viên văn phòng

4.3.1 Những nghiên cứu của các tác giả nước ngoài

Dr Caroline Paradise đã có những nghiên cứu về tâm lý trong thiết kế nơi làm việc Nghiên cứu này đã đưa ra mối quan hệ phức tạp của các thuộc tính không gian

và chất lượng môi trường khác nhau của nơi làm việc, bao gồm mật độ xã hội và không gian, bối cảnh có ảnh hưởng nhiều tới trạng thái tâm lý của nhân viên.[24]

Omid Aminian, Ataollah Moradi và Sahar Eftekhari đã đưa ra những đánh giá các yếu tố tâm lý xã hội trong các nhóm nhân viên văn phòng Các tác giả đã chỉ

ra mối liên hệ giữa các yếu tố tâm lý xã hội không thuận lợi ảnh hưởng tới kết quả làm việc của nhân viên Nghiên cứu này đánh giá về các yếu tố gây căng thẳng tâm

lý và so sánh các yếu tố tâm lý xã hội giữa hai loại công việc của nhân viên văn phòng

và nhân viên vận hành [33]

Balasundaram Nimalathasan, đã nghiên cứu và tìm hiểu sự hài lòng trong công việc của nhân viên tác động tới hiệu suất làm việc đối với nhóm nhân viên ngân hàng [21]

Jerry P Haenisch đã chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên như những áp lực tâm lý về thời gian hoàn thành công việc, chất lượng công việc… [29]

Các nghiên cứu trên đã đưa ra những nhận định về sự tác động của một số yếu

tố tâm lý tới kết quả lao động của nhân viên trong các văn phòng Đây là những cơ sở quan trọng để xác định vấn đề cần nghiên cứu về tâm lý CCVP mà đề tài cần thực hiện

4.4.2 Những nghiên cứu của các tác giả Việt Nam

Mai Anh đã nghiên cứu và chỉ ra được ảnh hưởng của động lực làm việc lên hiệu quả lao động của nhân viên Theo tác giả, các yếu tố về chế độ đãi ngộ và điều kiện học tập, cơ hội thăng tiến có ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ công việc [1]

Nguyễn Quốc Nghi đã nghiên cứu và đưa ra những nhận định về mối quan hệ giữa năng lực tâm lý, môi trường làm việc và kết quả công việc của nhân viên Tác giả cho rằng yếu tố bản thân của nhân viên công sở như chuyên môn nghề nghiệp, kỹ năng

làm chủ bản thân có ảnh hưởng quan trọng tới năng suất, chất lượng công việc [6]

Nguyễn Quốc Nghi cũng đã chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của cán bộ công chức viên chức văn phòng như môi trường làm việc, năng lực bản thân, động lực làm việc, đặc điểm cá nhân Các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và ảnh hưởng mạnh tới hiệu quả làm việc của công chức văn phòng [7]

Tác giả Vũ Thị Phụng với những nghiên cứu về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn có ảnh hưởng tới chất lượng công việc của cán bộ, công chức các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Đây là cơ sở để nghiên cứu những giải pháp nhằm ổn định tâm lý CCVP mà đề tài đã đặt ra [11]

Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã chỉ ra sự cần thiết và tính chất quan trọng, coi hoạt động đào tạo công chức quản trị văn phòng trong quá trình cải cách hành chính

là động lực cơ bản để thúc đẩy cán bộ, CCVP làm việc [14]

Các quan điểm trên đã chỉ ra được những ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của CCVP, tuy nhiên chưa nhấn mạnh và làm nổi bật được sự ảnh hưởng của các yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của CCVP

5 Phương pháp nghiên cứu

Với nhiệm vụ đã đặt ra, đề tài lựa chọn những phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp luận:

Luận văn tiếp cận nghiên cứu liên ngành Tâm lý học và Quản trị văn phòng Dựa

trên cơ sở của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử cùng với quan điểm, quy luật của phương pháp luận, tác giả đã đối chiếu giữa cơ sở lý luận giữa tâm lý học với thực tiễn công tác của CCVP một cách biện chứng để có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: là phương pháp được tác giả sử

dụng chủ yếu để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn Tác giả

đã phân tích nội dung các công trình nghiên cứu có liên quan để tổng hợp nghiên cứu

lý luận, hệ thống lại lý thuyết, phân tích mối liên hệ giữa các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn công việc và chỉ ra những khoảng trống, vấn đề chưa được nghiên cứu triệt để; phân tích những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong quá trình thực thi công việc của CCVP

Phương pháp so sánh, đối chiếu: được sử dụng khi đối chiếu thực trạng những

yếu tố tâm lý của CCVP tại các Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện so với yêu cầu cần

có về mặt lý luận và thực tiễn

Phương pháp khảo sát thực tế: được sử dụng để mô tả, khái quát tâm lý CCVP

Để có các thông tin, số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài này, tác giả đã áp dụng phương pháp phỏng vấn những người làm công tác văn phòng ở các quận, huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội Áp dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi gửi tới các Văn phòng UBND-HĐND các quận, huyện với số lượng như sau: Hai Bà Trưng (15 người), Thanh Oai (14 người), Thanh Xuân (13 người), Thường Tín (12 người), Ứng Hòa (12 người); Ba Đình (11 người); Hoàn Kiếm (12 người); Ba Vì (13 người); Mỹ Đức (10 người); Phú Xuyên (12 người) Thông qua những thông tin thu được từ các cuộc phỏng vấn và phiếu khảo sát, tác giả đã thu thập được vấn đề liên quan đến tâm

lý của CCVP đang làm việc ở UBND quận, huyện

Phương pháp thu thập số liệu: Để đảm bảo tính đại diện, tác giả tiến hành thu

thập số liệu sơ cấp bằng phương pháp chọn mẫu hạn ngạch Để sử dụng phân tích nhân tố khám phá (EFA), tác giả đã tiến hành điều tra 124 CCVP với số phiếu hợp lệ

là 117 trong khoảng thời gian từ tháng 02/2018 đến tháng 04/2019 Số liệu được thu thập đã cho phép tác giả thực hiện tốt mô hình nghiên cứu

Phương pháp phỏng vấn sâu: được sử dụng đối với một số đối tượng trong

phạm vi nghiên cứu bao gồm: lãnh đạo và một số CCVP ở Ủy ban nhân dân quận/huyện tại Hà Nội nhằm tham khảo ý kiến và làm rõ thêm các biểu hiện về quá trình thực thi công việc của CCVP

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG NHŨNG

YẾU TỐ TÂM LÝ CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG 1.1 Công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm công tác văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm văn phòng

Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ văn phòng:

Theo Đào Xuân Chúc, văn phòng có thể hiểu theo hai khía cạnh:

Theo nghĩa hẹp, “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi

mà các công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”[2]

Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy điều hành tổng và trực tiếp trợ giúp cho việc

điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan đơn vị Như vậy, “văn phòng là nơi thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó” [2]

Theo Nguyễn Thành Độ, “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,

đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.”[3]

Khái niệm trên cho thấy về mặt hình thức, văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức Về mặt bản chất, văn phòng gồm toàn

bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị

1.1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng

Công tác văn phòng chứa đựng những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản

lý đơn vị nhằm mục tiêu nhất định Liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện

của kinh tế thị trường thì Công tác văn phòng là công việc quản lý, tổ chức thực hiện

các hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm đảm bảo yêu cầu tham mưu tổng hợp và giúp việc cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, của cơ quan, tổ chức

Khái niệm trên đây vừa phản ánh bản chất, quá trình hoạt động của văn phòng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng

1.1.2 Nội dung công tác văn phòng

Văn phòng thực hiện hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế chính trị xã hội, hành chính Công tác văn phòng được thể hiện như sau:

1.1.2.1 Công tác lễ tân

Công tác lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một đất nước hay giữa các nước Lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơ quan Công tác lễ tân được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các công việc quan trọng khác Tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách

Thực hiện công tác lễ tân cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

- Tuân thủ các quy định tập quán, thông lệ quốc tế

- Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia

- Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng

- Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi

- Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách

1.1.2.2 Công tác văn thư, lưu trữ

a Công tác văn thư: được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

- Yêu cầu của công tác văn thư:

Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan

Chính xác: nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật

Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản

Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại

b Công tác lưu trữ: là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ Trong phạm vi các cơ quan, công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, xác định tài liệu, phân loại tài liệu, thống kê, tổ chức công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, ứng dụng tin học trong lưu trữ, áp dụng các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu

- Yêu cầu của công tác lưu trữ:

Tính khoa học: để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo những phương pháp khoa học Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học kỹ thuật vào hoàn cảnh thực tế của đất nước

Tính cơ mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thể dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng Vì vậy, công tác lưu trữ phải luôn cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban hành

1.2.2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp

Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu Những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì

nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được Những thông tin

ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng Chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương

án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn

1.1.2.4 Công tác đảm bảo điều kiện làm việc

a Tổ chức cuộc họp, hội nghị:

- Khi hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, và các cuộc họp giải quyết vấn đề các công việc được thực hiện như sau: Đăng ký phòng họp, thông báo cho người tham dự biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo tài liệu liên quan, hướng dẫn cuộc thảo luận, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn, chuẩn bị nước giải khát, ghi biên bản, theo dõi

- Khi hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức cần thực hiện các vấn đề sau:

Lập kế hoạch hội nghị: Xác định tên hội nghị, mục đích, yêu cầu nội dung của hội nghị, đối tượng, thành phần tham dự hội nghị, địa điểm tiến hành hội nghị, thời gian tiến hành, các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị, kinh phí, phân công chịu trách nhiệm từng hội nghị Bản kế hoạch hội nghị cần được nhân thành nhiều bản gửi các bộ phận, cá nhân, cán bộ lãnh đạo, cơ quan có liên quan

Tổ chức hội nghị: có thể chia thành ba giai đoạn sau: giai đoạn chuẩn bị, giai

đoạn tiến hành, giai đoạn kết thúc hội nghị Ngoài ra cần phải xem xét các vấn đề cần phải giải quyết khác như: chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp và trang thiết bị,

b Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác

Khi thủ trưởng đi công tác bộ phận văn phòng hoạch định, sắp xếp các chuyến

đi công tác gồm các hoạt động như: Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác; Giải quyết các thủ tục giấy tờ; Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn; Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc; Chuẩn bị tài liệu; Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở đơn vị

c Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cơ quan

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn

vị Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất

1.1.3 Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng

1.1.3.1 Đặc điểm của tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng

Tổ chức lao động là những nguyên tắc khoa học được thiết lập dựa trên hiểu biết về mối quan hệ tương tác giữa người lao động và các yếu tố còn lại trong một hệ thống sản xuất vật chất nhất định; nó còn là sự áp dụng các lý thuyết, nguyên tắc, cơ

sở dữ liệu nhằm làm tối ưu hoá hoạt động của hệ thống nói chung và sự tiện nghi

người lao động Trong quá trình thực hiện công tác văn phòng, việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là rất thiết thực Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan và tham mưu cho cấp lãnh đạo nên để tổ chức quản lý được tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải cùng nghiên cứu và phải có chuyên môn

để tổ chức sắp xếp công việc một cách khoa học nhất

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là những phương pháp và kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạt động của văn phòng đi vào

nề nếp, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất

Theo B.E.Ghenbuôc, “Tổ chức lao động khoa học là toàn bộ những biện pháp hoàn thiện không ngừng được áp dụng trong việc tổ chức lao động trên cơ sở những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm tiên tiến Những biện pháp hoàn thiện này tạo khả năng kết hợp một cách tốt nhất kỹ thuật và con người trong một quá trình sản xuất thống nhất, tạo khả năng tăng năng suất lao động, làm cho lao động trở thành có nội dung phong phú, góp phần bảo vệ sức khoẻ của con người, và dần dần biến lao động thành nhu cầu thiết thân hàng đầu của con người”[20]

Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng cần đáp ứng được các yêu cầu sau: Phát huy được quan hệ hợp tác của CCVP Kết hợp chặt chẽ giữa kỹ thuật và con người trong quá trính thực thi công việc nhằm sử dụng tôt nhất các nguồn lực vật chất

và tinh thần để tăng năng suất lao động văn phòng Việc vận dụng và áp dụng các thành tựu của tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quá trình lao động đòi hỏi phải thực hiện một cách đồng bộ và hệ thống các biện pháp về tổ chức kỹ thuật, tâm sinh lý và kinh tế xã hội Nó tạo điều kiện cho việc lao động có hiệu quả hơn, khuyến khích và thu hút con người tự giác tham gia vào quá trình lao động hoàn thiện được quá trình này

1.1.3.2 Nguyên tắc của tổ chức lao động khoa học

Ngoài những nguyên tắc chung về quản lý kinh tế, tổ chức lao động khoa học còn phải chú ý đến các nguyên tắc lao động Theo Nguyễn Văn Thâm [15], tổ chức lao động khoa học cần chú ý các nguyên tắc sau:

- Lao động phải có định mức;

- Phải có lề lối làm việc khoa học thường trực và nghiêm túc;

- Phải tổ chức nơi làm việc hợp lý, tạo được quan hệ tốt trong quá trình lao động;

- Trang thiết bị cho công việc cần đầy đủ và thích hợp cho từng loại công việc;

- Điều kiện và môi trường làm việc cần được cải thiện thường xuyên;

- Phải chú ý đào tạo và nâng cao tay nghề cho nhân viên, cán bộ;

- Đánh giá hiệu quả lao động phải nghiêm túc, công bằng, biết động viên, khích lệ người lao động

1.1.3.3 Nội dung của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:

Tổ chức lao động khoa học công việc hành chính văn phòng bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

a Có sự phân công công tác quản lý trong văn phòng Sự phân công công tác quản lý này phụ thuộc vào vị trí pháp lý và thẩm quyền về chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan và tuỳ thuộc vào tổng khối lượng công việc và tính chất của từng công việc trong văn phòng Việc phân công công tác xuất phát từ biên chế và cơ cấu biên chế của văn phòng Khi tiến hành phân công công tác trong văn phòng cần phân công theo chuyên môn Những công việc của CCVP phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ

mà lãnh đạo giao phó Việc phân công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ, cần tính đến năng lực thực sự của CCVP để đạt hiệu quả cao trong công tác Mọi công việc được giao đòi hỏi CCVP phải có trách nhiệm thực hiện đúng

và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo

b Phân bố thời gian làm việc cho CCVP cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụng thời gian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phát sinh trong quá trình làm việc

c Lập kế hoạch trong quá trình hoạt động nhằm đưa ra hướng làm việc, tổ chức triển khai và thực hiện kế hoạch, cần quan tâm tới định mức lao động, phân công khối lượng công việc cho từng CCVP và thời hạn hoàn thành công

d Kiểm tra, đánh giá kết quả trong công tác văn phòng giúp lãnh đạo phát hiện

ra những sai sót và kịp thời sửa đổi trong quá trình hoạt động, thúc đẩy cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt công việc mang lại hiệu quả lao động cao nhất

e Nghiên cứu quá trình lao động giúp CCVP được làm việc trong môi trường tốt nhất, đó là điều kiện làm việc như sắp xếp chỗ làm việc, ánh sáng, trang thiết bị giúp CCVP có được tâm lý thoải mái dễ chịu

Những vấn đề cơ bản trên của tổ chức lao động khoa học là những nội dung chính cần nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, tạo điều kiện làm việc một cách khoa học nhất trong văn phòng

1.2 Công chức văn phòng

1.2.1 Khái niệm công chức văn phòng

Theo quy định của Nhà nước, công chức được hiểu như sau:

“Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,

chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị

sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật” [4]

Như vậy, công chức là những người đảm nhận chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện được biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước

Từ những quan niệm như trên có thể đưa ra khái niệm CCVP như sau:

CCVP là công dân Việt Nam, làm việc trong Văn phòng các cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện, xã, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, có trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước

Theo khoản 2, điều 6 trong Nghị định số 06/2010/NĐ-CP của Chính phủ, những người là công chức văn phòng trong cơ quan hành chính ở cấp huyện bao gồm Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng và người làm việc trong Văn phòng HĐND-UBND

Dựa vào các quy định trên có thể nhận định: Công chức văn phòng Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện là công dân Việt Nam làm việc trong Văn phòng Ủy ban nhân dân quận/huyện, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh,

có trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước

Khái niệm trên đã làm nổi bật được 2 vấn đề chính về CCVP cấp quận/huyện:

Là công dân Việt Nam làm việc trong Văn phòng UBND quận/huyện Đó là những người làm các công việc đặc thù, giải quyết các công việc liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của người dân cũng như các công việc đối nội, đối ngoại của UBND quận/huyện

Được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, có trong biên chế

và hưởng lương từ ngân sách nhà nước Khác với CCVP tại các doanh nghiệp, CCVP các quận, huyện được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước đối với những những người trong biên chế Họ cần phải vượt qua các đợt thi công chức nên có những cơ

sở cơ bản để giải quyết các công việc của văn phòng

1.2.2 Tâm lý công chức văn phòng

Theo Nguyễn Quang Uẩn, tâm lý bao gồm các hiện tượng tinh thần xảy ra trong đầu óc con người, gắn liền, điều hành mọi hành động, hoạt động của con người [19]

CCVP là những người thực hiện công tác trong đơn vị hành chính nên có những đặc điểm mang tính đặc thù trong khía cạnh tâm lý Có thể đưa ra khái niệm

về tâm lý CCVP như sau:

Tâm lý công chức văn phòng là những trạng thái, cảm xúc, sự yên tâm nghề nghiệp, nhận thức về nghề nghiệp và vị thế xã hội trong môi trường làm việc văn phòng, có tác dụng chi phối, điều hành hoạt động nghề nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng

Với khuôn khổ Luận văn nghiên cứu về một số yếu tố tâm lý tác động đến quá trình thực thi công việc, tác giả xem xét, đánh giá các yếu tố như: những áp lực về tinh thần trong môi trường làm việc, sự yên tâm nghề nghiệp, nhận thức về nhiệm vụ của văn phòng và trí tuệ cảm xúc của CCVP

1.2.3 Đặc điểm nghề nghiệp của công chức văn phòng

1.2.3.1 Tính chất lao động nghề nghiệp văn phòng

Hoạt động nghề nghiệp của CCVP có đặc điểm riêng biệt, khác với lao động trong lĩnh vực sản xuất Trong quá trình lao động, CCVP tổng hợp các loại lao động trí

óc Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhưng nó là căn cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội Lao động của CCVP có đầy đủ các đặc điểm của lao động trí óc và biểu hiện dưới nhiều công việc cụ thể khác nhau Vì vậy, đòi hỏi CCVP phải có nghiệp vụ chuyên môn, có tư cách đạo đức tốt và những kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt và giải quyết công việc một cách có hiệu quả nhất

Quan niệm về công việc hành chính văn phòng thường là nghề đơn giản, nhàn

hạ, chủ yếu là tổ chức hội nghị, cuộc họp, công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của cơ quan, quản lý hồ sơ là một quan niệm không chính xác, mang tính hình thức Thực chất, ngày nay CCVP không còn đơn thuần chỉ là quản lý, xử lý giấy tờ sổ sách, mà làm nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…Họ phải là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, giỏi kĩ năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc Họ còn thực hiện các nhiệm vụ đối ngoại của cơ quan nên việc gặp gỡ khách làm việc là việc thường xuyên Chính sự cần thiết và đòi hỏi ngày càng lớn với công việc hành chính văn phòng nên đòi hỏi CCVP cần tự rèn luyện để thích ứng với công việc

Công việc hành chính văn phòng có những áp lực nhất định Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, CCVP có nhiều công việc không tên mà họ phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc trong một chức năng của phòng hành chính Bên cạnh những công việc hàng ngày thì họ còn phải thực hiện nhiệm vụ đối ngoại cho cơ quan; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc

trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình…CCVP là người tư vấn các vấn đề pháp

lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện hoạt động, xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan…Với tính chất công việc như vậy, CCVP phải thâu tóm, nắm bắt được mọi vấn đề diễn ra trong cơ quan, đôi khi họ phải giải quyết cả những vấn đề cá nhân không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ

Để thực hiện được những yêu cầu trên, CCVP cần có những phẩm chất như: Cẩn

thận, ngăn nắp, tỉ mỉ, chăm chỉ chịu khó; Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình; Coi trọng truyền thống; Yêu thích các công việc quản lý hồ sơ, ghi chép sổ sách và các công việc hành chính khác Ngoài ra, họ còn cần sự nhiệt tình, năng động, biết cảm thông và những kỹ năng ứng biến trong quá trình thực thi công việc

1.2.3.2 Môi trường làm việc hành chính

Môi trường làm việc là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức như: cơ sở vật chất, chế độ chính sách, mối quan

hệ giữa lãnh đạo đối với nhân viên và giữa nhân viên với nhân viên…Môi trường làm

việc của CCVP thể hiện ở một số đặc điểm sau:

a Mối quan hệ với lãnh đạo và đồng nghiệp trong quá trình thực thi công việc

Đó là tinh thần làm việc không bè phái, góp ý thẳng thắn trong chuyên môn, không tọc mạch, tung tin gây mâu thuẫn, trao đổi đồng nghiệp trên tinh thần hợp tác,

sử dụng lời lẽ cẩn trọng lịch sự, hòa nhã thân thiện, rõ ràng Đây là điều rất cần thiết cho CCVP để thảo luận về văn hóa đơn vị, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi Các cuộc thảo luận mở được khuyến khích mọi người tham gia và giúp họ chia sẻ quan điểm

và cách nhìn nhận của mình về việc làm thế nào để đạt được mục tiêu của đơn vị Môi trường làm việc xấu tâm lý CCVP sẽ xấu Còn nếu môi trường làm việc tốt, công bằng, dân chủ và được tạo điều kiện làm việc sẽ phát huy tinh thần tự giác và ý thức cộng đồng trách nhiệm cho CCVP

b Chế độ đãi ngộ của CCVP

Mặc dù lương bổng và các phúc lợi cũng quan trọng nhưng không phải là yếu

tố duy nhất khiến CCVP gắn bó tuy vậy nó cho thấy cơ quan đã thật sự coi con người

là tài sản và trân trọng người lao động hay chưa Chế độ và chính sách cho người lao động cũng là môi trường Những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến CCVP như tổ chức sinh nhật, ngày kỉ niệm, du lịch… giúp kết nối các thành viên với nhau và thể hiện sự quan tâm của cơ quan dành cho họ Cảm giác cân bằng giữa công việc và cuộc sống tạo cho CCVP sự hài lòng và tích cực hơn với công việc

c Cơ sở vật chất trong quá trình làm việc của CCVP:

Cơ sở vật chất là điều kiện cần thiết về môi trường để CCVP hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả Khu vực làm việc của từng bộ phận cần được trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc, thiết kế khoa học, đảm bảo các tiêu chí từ ánh sáng đến

hệ thống thông gió, nhiệt độ, trang thiết bị cá nhân và đầy đủ máy tính, máy in và luôn trong tình trạng hoàn hảo phục vụ tốt nhất cho yêu cầu công việc Các văn phòng phẩm như giấy in, bao thư… đầy đủ và sẵn sàng cung cấp thêm khi có yêu cầu sẽ tạo tâm lý tốt cho CCVP

1.2.4 Những yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của công chức văn phòng

1.2.4.1 Nhận thức về vị thế xã hội của công chức văn phòng

Cùng với sự phát triển của khoa học- kỹ thuật thì trình độ của CCVP cũng được nâng cao, khả năng nhận thức cũng tốt hơn Trải qua các thời kỳ khác nhau, nhận thức

về vị thế xã hội, chức năng nhiệm vụ cũng như các áp lực của môi trường làm việc của mỗi cá nhân cũng khác đi, điều này tác động rất lớn đến quá trình thực thi công việc văn phòng Vị thế nói lên mối tương quan về ý nghĩa của nghề nghiệp này so với các nghề nghiệp khác trong các mối quan hệ xã hội Có nhiều quan điểm khác nhau về “

Vị thế xã hội”, tuy nhiên một cách tổng quát nhất, chúng ta có thể thấy vị thế xã hội của một người là cái mà xã hội công nhận họ một cách tương đối tổng quát xét trong

thang bậc xã hội Vị thế xã hội là một hiện tượng nhận thức trong đó các cá nhân hoặc

nhóm được so sánh với người khác và nhóm khác về sự khác nhau dựa trên cơ sở một

số đặc điểm hoặc phẩm chất được cho là có ý nghĩa trong xã hội đó Mặt khác, sự xếp

đặt địa vị được bắt nguồn từ những quan điểm của những người khác, những quan điểm này được dựa trên một hệ thống giá trị của cộng đồng

Vị thế xã hội của CCVP là địa vị hay thứ bậc của bản thân họ trong hệ thống nghề nghiệp CCVP nhận thức “địa vị” riêng của mình trong xã hội thông qua sự xếp đặt có trật

tự, có cơ cấu tổ chức xã hội, theo một sự thẩm định và đánh giá của xã hội Sự tự đánh giá của CCVP có thể hoàn toàn sai lầm khi đối chiếu với những tiêu chuẩn khách quan Địa vị của CCVP là thể diện và uy tín của cá nhân của họ Địa vị xã hội tác động đến kiểu cách và số lượng giao tiếp trong nhóm CCVP có địa vị thấp thường

cố gắng giao tiếp với những người có địa vị cao trong nhóm, trong khi đó, các cá nhân có địa vị cao hướng đến việc giao tiếp với các thành viên của nhóm để biết nhiều thông tin về những gì đang xảy ra trong nhóm hơn là những cá nhân có địa vị thấp Nhận thức về những yếu tố cấu thành nên địa vị xã hội của CCVP thể hiện:

- Công việc của bản thân: vấn đề này đóng vai trò quan trọng đối với nhận thức xã hội của bản thân CCVP Họ nhận thức về mức độ xã hội xếp hạng công việc của họ trong xã hội và suy nghĩ xã hội xem trọng hay không

- Trình độ học vấn: CCVP sẽ tùy thuộc vào trình độ mà họ có được qua hệ thống đào tạo để nhận thức về vị thế xã hội của mình Những người càng có học thức cao thường tự tin và khẳng định về địa vị bản thân trong xã hội

- Giới tính là một tiêu chuẩn nhận thức về vị thế xã hội đối với CCVP, có thể

bị phân biệt bởi mức độ đảm nhiệm những công việc khó khăn, hoặc bởi chính

tư tưởng trọng nam khinh nữ

- Tuổi tác: Tùy từng vị trí và tính chất công việc, độ tuổi của CCVP có thể được coi trọng khác nhau Nhận thức về tầm quan trọng và vị thế xã hội của người lớn tuổi được thường được coi trọng hơn do họ có kinh nghiệm dày dặn về nhiều mặt trong cuộc sống và công việc

- Quyền lực: CCVP nhận thức về uy tín xã hội - được mọi người thừa nhận trên

cơ sở tri thức sâu rộng, phẩm chất đạo đức và kinh nghiệm

Ngoài ra, nhận thức về vị thế xã hội của cá nhân CCVP có một hệ các vị thế gồm nhiều vị thế khác nhau, tùy theo sự phân tích, nhìn nhận khác nhau của họ CCVP có thể xác định vị thế xã hội bản thân với hai phương thức:

- Vị thế có sẵn: là vị thế tự nhiên, bị "chỉ định", bị "gán" cho những thiên chức, những đặc điểm cơ bản mà cá nhân không tự kiểm soát được hay mong muốn mà có, bao gồm các yếu tố tự nhiên như giới tính, chủng tộc

- Vị thế đạt được: là vị thế đạt được xác định dựa trên các vị trí xã hội mà CCVP

giành được trong quá trình hoạt động, nỗ lực sống bằng sự cố gắng của người họ

1.2.4.2 Nhận thức về chức năng, nhiệm vụ văn phòng của CCVP

Nhiệm vụ của văn phòng là đảm bảo tất cả những "phần chìm" của hoạt động văn phòng CCVP cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng nơi mình làm việc [4] CCVP cần có nhận thức về chức năng nhiệm vụ của văn phòng:

Văn phòng là nơi thực hiện công việc tổ chức- tham gia, phối hợp thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, giúp lãnh đạo quán xuyến được mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của

họ một cách nhịp nhàng, ăn khớp Tham mưu nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho lãnh đạo Văn phòng còn phải thực hiện hoạt động tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu, tiếp nhận các phương án tham mưu từ các

bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn CCVP cần nhận thức được công tác văn phòng là hoạt động trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị, thực hiện các hoạt động giúp cho công việc của cơ quan, lãnh đạo được thực hiện đúng kế hoạch như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư, đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan, xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất

CCVP cần nhận thức được tầm quan trọng trong các nhiệm vụ do văn phòng đảm nhận Những nhiệm vụ này rất cần thiết để lãnh đạo cơ quan hoàn thành được chức năng được giao phó Chẳng hạn nếu thu thập thông tin không đầy đủ thì các quyết

định hành chính mà cơ quan ban hành sẽ xa thực tế, thực chất là sự quan liêu Hoặc nếu làm công tác lưu trữ không tốt sẽ gây ra nhiều hệ lụy khôn lường cho cơ quan và xã hội

Các nhiệm vụ này liên quan trực tiếp tới yếu tố tâm lý của CCVP trong thực thi công việc Khi nắm vững các nhiệm vụ của văn phòng cũng và của bản thân, CCVP sẽ có sự tự tin, chủ động, dám đưa ra các quyết định để giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả

1.2.4.3 Trí tuệ cảm xúc của công chức văn phòng trong quá trình thực thi công việc

a Khái niệm trí tuệ cảm xúc

Thuật ngữ trí tuệ cảm xúc được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau Hai nhà tâm lí học người Mỹ là Peter Salovey và John Mayer cho rằng trí tuệ cảm xúc là khả năng hiểu rõ cảm xúc bản thân, thấu hiểu cảm xúc của người khác, phân biệt và sử dụng chúng để hướng dẫn suy nghĩ và hành động bản thân [34] Theo Daniel Goleman trí tuệ xúc cảm là khả năng giám sát các cảm giác và cảm xúc của bản thân và người khác, khả năng phân biệt chúng và sử dụng những thông tin nhằm định hướng những suy nghĩ và hành động của mình Trí tuệ cảm xúc là một tổ hợp các năng lực phi nhận thức và những kĩ năng chi phối năng lực của cá nhân nhằm đương đầu có hiệu quả với những đòi hỏi sức ép của môi trường.[22]

Qua phân tích các quan điểm trên có thể đưa ra kết luận: “trí tuệ cảm xúc là

khả năng thấu hiểu cảm xúc của bản thân và người khác dẫn tới định hướng hành động phù hợp” Trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận dạng cảm xúc, hiểu được ý nghĩa

của chúng và nhận ra tác động của chúng đối với những người xung quanh Trí tuệ cảm xúc còn bao hàm cả việc nhận thức người khác: khi hiểu cảm xúc của mọi người

sẽ kiểm soát các mối quan hệ hiệu quả hơn

b Đặc điểm của trí tuệ cảm xúc của công chức văn phòng

Trí tuệ cảm xúc của CCVP có 5 yêu cầu:

- Cần hiểu rõ chính mình

CCVP nhận thức cảm xúc của mình, suy nghĩ về nó về cách thể hiện cảm xúc trong quan hệ với người khác trong khi tiến hành một công việc Những người giàu

trí tuệ cảm xúc rất nghiêm khắc khi đánh giá bản thân Hiểu rõ bản thân là thành tố quan trọng nhất của trí tuệ cảm xúc

- Phải kiểm soát được cảm xúc bản thân

CCVP cần kiểm soát bản thân do những tính chất của công việc CCVP luôn tiếp xúc, giải quyết các vấn đề với khách đến từ các đơn vị bên ngoài, những người dân Nếu không có khả năng kiềm chế cảm xúc bản thân thì họ dễ dàng mắc phải những sai lầm đáng tiếc Ngoài ra CCVP cũng cần giải quyết nhiều vấn đề liên quan tới chuyên môn được giao mang tính phức tạp cần phảo có sự bình tĩnh, tự chủ CCVP

có khả năng kiểm soát bản thân thường không để mình nổi giận hoặc nảy sinh lòng ghen tỵ, không ra những quyết định ngẫu hứng, bất cẩn, mà luôn nghĩ suy nghĩ trước khi hành động Nhờ biết kiểm soát bản thân, CCVP luôn suy nghĩ chín chắn, thích ứng tốt với sự thay đổi, chính trực và biết nói “không” khi cần thiết

- Cần giàu nhiệt huyết

Công việc văn phòng vốn dĩ đã chứa đựng nhiều khó khan, đòi hỏi sự phối hợp và quyết tâm khi giải quyết những công việc mang tính tình huống Họ dễ phải chịu những áp lực do công việc dồn dập và phức tạp Do đó, rất cần có sự nhiệt tình

và tâm huyết với nghề nghiệp để có thể vượt qua những khó khăn cả về thời gian và trí tuệ CCVP giàu trí tuệ cảm xúc thường làm việc rất tận tụy, với hiệu quả cao Họ sẵn lòng hy sinh thành quả trước mắt để đạt được thành công lâu dài Họ thích được thử thách và luôn làm việc một cách hiệu quả

- Có khả năng nhận biết và đánh giá cảm xúc của người khác

Môi trường làm việc đòi hỏi sự tiếp xúc với nhiều người, bao gồm cả lãnh đạo và đồng nghiệp và khách đến làm việc đặt ra cho CCVP cần hiểu biết đánh giá được cảm xúc của những đối tượng đó Sự thấu cảm của CCVP chính là khả năng cá nhân nhận biết cảm xúc của người khác và sự đánh giá cảm xúc của chính mình để từ đó điều chỉnh cảm xúc của bản thân và của người khác Khía cạnh này đề cập đến kinh nghiệm của cá nhân mỗi CCVP trong ứng xử để thay đổi, điểu hòa cảm xúc của người khác

- Biết cảm thông

Bản thân CCVP gặp phải nhiều khó khăn về vật chất và tinh thần khi làm việc nên họ cũng cần hiểu và chia sẻ được ở mức độ nhất định của những người xung quanh Biểu hiện của sự cảm thông là việc CCVP đồng cảm và hiểu được ước muốn, nhu cầu và quan điểm của những người xung quanh Họ có thể đưa ra những phương hướng, lời khuyên hoặc những biện pháp giải quyết giúp những người xung quanh

có thể thỏa mãn nhất với kế quả công việc của mình

- Có kỹ năng giao tiếp

Đối tượng trong quá trình thực thi công việc của CCVP không những là các vấn đề về chuyên môn mà còn là những người liên quan Do đó, khả năng giao tiếp tốt chính là một lợi thế để CCVP có thể đạt hiệu quả tốt nhất Khi có được Kỹ năng giao tiếp, CCVP dễ tiếp cận được với những người xung quanh, dễ bày tỏ, truyền đạt các ý kiến, quan điểm của bản thân và đồng nghiệp cũng như lãnh đạo một cách tốt nhất Tạo cảm giác thoải mái khi được tiếp xúc với những người giỏi giao tiếp là một một khía cạnh thể hiện của trí tuệ cảm xúc Điều này được thể hiện ở việc xây dựng tốt các mối quan hệ giũa CCVP với những người xung quanh thông qua quá trình đồng cảm, đảm bảo cho hoạt động diễn ra bình thường và tránh được những căn bệnh tinh thần như lo sợ, lo âu, sự trầm cảm

1.2.4.4 Sự yên tâm nghề nghiệp của CCVP

CCVP làm việc trong tổ chức, cơ quan có sự khác nhau về hoàn cảnh sống, trình độ nhận thức…vì vậy họ có những suy nghĩ, tâm trạng khác nhau Sự yên tâm trong công việc của CCVP được thể hiện ở nhận thức của họ với một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực thi công việc với ba vấn đề cơ bản sau:

Nhận thức về tính chất công việc:

Công việc của CCVP luôn gắn liền với môi trường làm việc công sở có những quy tắc, chuẩn mực được Nhà nước xây dựng và áp dụng Môi trường này cũng tạo nên tính nhận thức ở mức độ cao với tính chuẩn mực của xã hội Mặt khác, đối tượng tác động của CCVP là những con người với những tính chất công việc khác nhau nhưng đều thực hiện theo các chủ chương, chính sách của Nhà nước Những điều này

tạo nên một phong thái hiện đại, sự hiểu biết xã hội và được xã hội trân trọng Biểu

hiện nhận thức của CCVP về điều kiện làm việc tốt được thể hiện ở một số vấn đề sau:

Sự thoải mái ở nơi làm việc, Mức độ đầy đủ thiết bị để thực hiện công việc Mức độ thoải mái với nội quy làm việc (trang phục công sở, giờ giấc làm việc ) Những yếu tố này tạo nên trạng thái tâm lý tích cực của CCVP trong quá trình thực thi công việc ở cơ quan

Bên cạnh những ưu điểm đó, áp lực cao do tính chất công việc của CCVP cũng có tác động tiêu cực đến hiệu quả công việc của họ Biểu hiện của áp lực công việc đối với CCVP được thể hiện ở một số vấn đề như: cảm thấy áp lực với chỉ tiêu được giao; Công việc luôn bị tồn đọng; Công việc có mức độ rủi ro cao; Bị quá tải về khối lượng công việc; Mức độ hài lòng với kết quả của cấp trên; Mức độ đồng nghiệp đánh giá; Tự cảm thấy hài lòng với kết quả Bên cạnh đó là những áp lực về thời gian

hoàn thành công việc Biểu hiện nhận thức về áp lực thời gian hoàn thành công việc

được thể hiện ở một số vấn đề sau: Thời gian hoàn thành chỉ tiêu, tần suất làm thêm thời gian cho kịp tiến độ công việc, Thời gian dành cho gia đình Điều này dẫn tới CCVP không tự tin, không quyết tâm để giải quyết công việc

Nhận thức về cơ hội phát triển:

Nhân tố cơ hội phát triển của động lực làm việc tác động mạnh nhất đến hiệu quả công việc CCVP có thể tận dụng mọi khả năng, kiến thức của họ để khẳng định

là một nhân viên làm việc có năng suất và hiệu quả cao, có thể tự đưa ra quyết định đối với những công việc trong phạm vi trách nhiệm Biểu hiện nhận thức về cơ hội phát triển được thể hiện ở một số vấn đề như phạm vi quyền lực công việc và những

cơ hội học tập, thăng tiến

Bên cạnh đó một số CCVP vẫn quan niệm họ không có cơ hội phát triển, họ không được đánh giá cao về tầm vóc, sự quan trọng công việc đối với cơ quan Điều này làm CCVP không yên tâm với nghề nghiệp của mình

Tính chất các mối quan hệ trong công việc:

CCVP sẽ thấy yên tâm khi có sự quan tâm của lãnh đạo về mong muốn và

nguyện vọng, tạo mọi điều kiện để có thể phát triển bản thân một cách tốt nhất Biểu hiện nhận thức về quan hệ trong công việc được thể hiện ở một số vấn đề như: Mức

hòa đồng với đồng nghiệp, mức độ mâu thuẫn với đồng nghiệp; Sự hỗ trợ của đồng nghiệp trong thực hiện công việc; Chia sẻ các vấn đề với đồng nghiệp; mức độ lãnh đạo thấu hiểu khối lượng công việc của nhân viên

Tuy nhiên CCVP sẽ không yên tâm đối với các trường hợp như: lãnh đạo gây

áp lực phải đạt khối lượng, hiệu quả và thời hạn hoàn thành công việc; lãnh đạo và đồng nghiệp không hoặc ít hỗ trợ trước những khó khăn của nhân viên trong công việc; không công bằng trong đánh giá năng lực của CCVP

1.2.5.Tiêu chí đánh giá quá trình thực hiện công việc của công chức văn phòng

1.2.5.1 Khái niệm đánh giá theo quá trình thực thi công việc

Sau mỗi khoảng thời gian thực hiện công việc, cơ quan thường đánh giá công việc của CCVP thông qua kết quả công việc mà họ đảm nhận.Việc đánh giá dựa vào khối lượng công việc được giao và thành tích mà CCVP đạt được, từ đó động viên khuyến khích kịp thời và chỉ ra những tồn tại yéu kém để họ có thể rút ra kinh nghiệm

Theo các tác giả trường Đại học kinh tế quốc dân: Đánh giá là sự nhìn nhận có hệ thống

và chính thức tình hình thực hiện công việc của công chức trong quan hệ so sánh với những tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với công chức [17]

Có thể rút ra khái niệm về đánh giá công chức theo quá trình thực thi công việc như sau:

Đánh giá công chức theo quá trình thực thi công việc là hoạt động đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ và sự cống hiến của công chức thông qua việc so sánh giữa kết quả thực hiện nhiệm vụ và tiêu chí đánh giá nhằm phân loại và quản lý công chức

Đánh giá CCVP theo quá trình thực thi công việc có các đặc trưng cơ bản sau:

- Chủ thể đánh giá bao gồm hai nhóm là chủ thể tham gia vào quá trình đánh giá(cá nhân/tổ chức) và chủ thể có thẩm quyền quyết định kết quả đánh giá

- Phương pháp đánh giá: Đánh giá theo tiêu chuẩn công việc; Đánh giá kết quả theo mức thang điểm; Đánh giá theo mục tiêu; Đánh giá thông qua sự kiện quan trọng; Đánh giá bằng phản hồi

- Nội dung đánh giá tập trung chủ yếu vào quá trình và kết quả công việc Tiêu chí đánh giá được cụ thể hóa bằng các chỉ số đo lường kết quả;

- Mục đích đánh giá nhằm đo lường và phân loại chính xác mức độ cống hiến của CCVP, từ đó gia tăng động lực thực thi công việc

Hệ thống đánh giá thực thi công việc được thể hiện qua ba yếu tố cơ bản:

Xác đinh các tiêu chuẩn để thực hiện công việc Các tiêu chuẩn này có thể được

xây dựng theo cách chỉ đạo tập trung (lãnh đạo xây dựng tiêu chuẩn và bắt buộc các nhân viên phải thực hiện theo các tiêu chuẩn đó) hoặc thảo luận dân chủ (lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận và thống nhất đưa ra các tiêu chuẩn)

Đo lường thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn đã đưa ra Đây là yếu tố

trung tâm của việc đánh giá Trong tổ chức cần xây dựng một công cụ đo lường phù hợp và nhất quán Đối với công việc đã hoàn thành, tiêu chuẩn đo lường để đánh giá

là tỷ lệ hoàn thành công việc so với chỉ tiêu đã đề ra

Thông tin phản hồi cho công chức và bộ phận quản lý nguồn nhân sự Đây là giai

đoạn xem xét toàn bộ tình hình thực hiện công việc của người lao động để từ đó cung cấp cho họ các thông tin về tình hình công việc mà họ đã thực hiện và tiềm năng mà họ

có thể phát triển trong tương lai Quá trình này giúp đánh giá đúng đắn nhất về lương bổng, vị trí làm việc, khen thưởng, kỷ luật, các cơ hội được đào tạo và phát triển

1.2.5.2 Ý nghĩa của đánh giá quá trình thực thi công việc của CCVP

Đánh giá CCVP theo quá trình thực thi công việc có ý nghĩa rất lớn đối với chế độ quản lý công chức và tâm lý công chức

Đối với cơ quan quản lý công chức giúp tăng cường kiểm soát đối với kết quả thực hiện công việc; Tăng khả năng dự báo về các nguy cơ trong thực thi; Đảm bảo tính công bằng khách quan trong khen thưởng, trả lương, bổ nhiệm, luân chuyển hoặc chấm dứt nhiệm sở do hạn chế sự chi phối của quan điểm cá nhân trên cơ sở các tiêu chí đo lường cụ thể; Xác định được nhu cầu đào tạo, tiềm năng phát triển của công chức để xây dựng kế hoạch quy hoạch đội ngũ công chức kế cận; Kết nối chặt chẽ giữa kết quả thực thi của cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức; Xây dựng hệ thống thông tin thông suốt và cải thiện quá trình giao tiếp trong tổ chức

Đối với cá nhân CCVP, đánh giá quá trình thực thi công việc giúp công chức giúp ổn định và kích thích sức làm việc, giúp họ tự ý thức được yêu cầu của công

việc và xác định được những yếu kém của bản thân về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm Đánh giá công chức đúng đắn và khách quan giúp họ nhận diện được giá trị bản thân và nỗ lực đóng góp công sức của mình nhiều hơn trong tổng thể hoạt động của tổ chức, gia tăng niềm tin của công chức vào cơ quan, tạo động cơ cống hiến

1.2.5.3 Các tiêu chí đánh giá công chức theo kết quả thực thi công việc

Tiêu chí đánh giá CCVP là việc thực hiện các yêu cầu trong quá trình thực thi công việc trong một khoảng thời gian nhất định, là cơ sở để phân loại mức độ hoàn thành nhiệm

vụ của các công chức Đánh giá CCVP phải đảm bảo tính khách quan, khoa học Để đảm bảo điều này cần đưa ra các tiêu chí đánh giá và các chỉ số đo lường quá trình thực thi công việc của CCVP bao gồm: số lượng, chất lượng, thời gian; Chỉ số đo lường

sự thực hiện là một công cụ gắn liền với các tiêu chí đánh giá và được sử dụng để trả lời câu hỏi: Làm thế nào để cơ quan hay bản thân CCVP biết những gì họ đã hoặc chưa đạt được theo những chuẩn mực mà cơ quan đặt ra Khi đánh giá cần tính đến lao động của công chức là một loại lao động đặc biệt, nhân danh Nhà nước và sử dụng quyền lực nhà nước để giải quyết công việc Do đó cần quan tâm tới đánh giá về phẩm chất để ghi nhận nỗ lực, đặc biệt đối với các vị trí mà các kết quả không thực

sự rõ ràng Khi áp dụng đánh giá CCVP theo quá trình thực thi công việc cần đưa nội dung này với tính chất là điều kiện để đánh giá công chức ở các mức đạt/đạt một phần/không đạt Trong đó, các kết quả thực hiện nhiệm vụ giữ nguyên hay không tùy thuộc vào mức độ đạt hay không của các đánh giá về phẩm chất Do phẩm chất chính trị và đạo đức của CCVP chi phối đến định hướng, uy tín của Đảng và Nhà nước, của

cơ quan nên có thể coi đây là điều kiện để xác định chất lượng công việc đối với CCVP Theo đó, các phương án quy đổi như sau:

- Nếu cả hai phẩm chất trên đều ở mức đạt hoặc chỉ một nội dung ở mức đạt một phần thì mức độ đánh giá chất lượng công việc/kết quả thực hiện chức năng chung giữ nguyên;

- Nếu một trong hai nội dung không đạt hoặc cả hai nội dung chỉ đạt một phần thì chất lượng công việc/kết quả thực hiện chức năng chung bị giảm 01 cấp độ (từ tốt xuống khá, từ khá xuống trung bình, từ trung bình xuống kém) Nếu một nội dung đạt

một phần, một nội dung không đạt hoặc cả hai nội dung đều không đạt thì chất lượng công việc/kết quả thực hiện chức năng chung bị giảm 02 cấp độ (từ tốt xuống trung bình, từ khá xuống kém) Trên cơ sở đó, các tiêu chí đánh giá theo kết quả thực thi công việc đối với CCVP cần được thiết kế đảm bảo các nội dung sau: Khối lượng công việc; Chất lượng công việc; Quy trình, công nghệ; Thời gian thực hiện công việc; Các tiêu chuẩn về hành vi Các tiêu chí đánh giá CCVP được thể hiện ở bảng 1.1:

Bảng 1.1: Các tiêu chí đánh giá công chức theo quá trình thực thi công việc

TT

Tiêu chí đánh giá

Các mức độ đo lường kết quả công việc

Kém Trung

bình

Khá Tốt

1 Khối lượng công việc hoàn thành

2 Chất lượng công việc hoàn thành

3 Quy trình thực hiện công việc được giao

4 Sáng kiến trong quá trình giải quyết công việc

5 Thái độ tích cực, Tinh thần trách nhiệm trong

công việc

Cách thức sử dụng kết quả đo lường thực hiện công việc để phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức trên cơ sở 5 tiêu chí đánh giá và phương pháp đánh giá Để đảm bảo thống nhất trong xác định kết quả và là cơ sở cho phân loại, tất

cả các cách thức đánh giá đều phải quy về các mức độ hoàn thành công việc bao gồm: kém/trung bình/khá/tốt Căn cứ vào số lượng các mức độ đạt được để chuyển sang phân loại công chức theo 5 cấp độ: Không hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm

vụ ở mức trung bình, hoàn thành nhiệm vụ ở mức khá, hoàn thành nhiệm vụ ở mức tốt, hoàn thành nhiệm vụ ở mức xuất sắc Sau khi phân loại, các cấp độ đánh giá này

sẽ được chuyển đổi tương ứng với việc xếp hạng công chức, theo đó: Loại A = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức xuất sắc; Loại B = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức tốt; Loại C = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức khá; Loại D = Hoàn thành nhiệm vụ ở mức trung bình; Loại E = Không hoàn thành nhiệm vụ

1.3 Mô hình nghiên cứu

Để đánh giá các yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến quá trình thực thi công việc của CCVP cấp quận/huyện có thể ứng dụng phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA) kết hợp hồi quy tuyến tính đa biến Khi xem xét về mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng yếu tố năng lực tâm lý có ảnh hưởng đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của họ Luthans, F., Avolio [32]

đã chứng minh yếu tố năng lực tâm lý bao gồm sự tự tin, niềm hi vọng, sự kiên cường,

sự lạc quan có tác động đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc Tương tự nghiên cứu của Nguyễn Quốc Nghi [6] cũng cho thấy các yếu tố năng lực tâm lý và yếu tố môi trường làm việc rất quan trọng tác động đến mức độ đáp ứng với yêu cầu công việc của nhân viên, các yếu tố của nó sẽ tác động đến cán bộ viên chức giúp họ nâng cao năng lực công tác Động lực làm việc cũng có ảnh hưởng nhất định đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc, khi nhân viên có động cơ làm việc hoặc có những thay đổi tích cực trong động cơ làm việc, yếu tố này sẽ có tác động tích cực đến việc mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên Mai Anh [1] Nguyễn Quốc Nghi đã xác định nhóm yếu tố đặc điểm cá nhân (giới tính, số người phụ thuộc, tuổi, thâm niên, trình độ học vấn) cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên [7] Dựa vào các kết quả nghiên cứu của các tác giả, mô hình nghiên cứu các yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của CCVP tại Ủy ban nhân dân cấp quận/huyện như sau:

Hình 1.1 Mô hình tác động của yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của

công chức văn phòng Nguồn: Nghiên cứu của tác giả

Các tiêu chí đánh giá thuộc các nhóm nhân tố có khả năng ảnh hưởng đến mức

độ đáp ứng yêu cầu công việc của CCVP được đo lường bằng thang đo Likert 5 mức độ

QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC (5 tiêu chí)

( 10 tiêu chí)

YÊN TÂM NGHỀ NGHIỆP

( 11 tiêu chí)

TIẾU KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã tổng hợp và xây dựng được các khái niệm liên quan đến đề tài nghiên cứu như: khái niệm văn phòng, công tác văn phòng và đã đưa ra được khái niệm mới như: tâm lý công chức văn phòng cũng như đặc điểm và đặc biệt là nội dung các yếu tố tâm lý trong quá trình thực thi công việc của CCVP Tác giả cũng đã xây dựng và đưa ra các tiêu chí đánh giá quá trình thực thi công việc của CCVP

Qua những nội dung trình bày trong chương 1, có thể thấy CCVP vai trò rất quan trọng trong tổ chức bộ máy của UBND cấp quận/huyện Hoạt động nghề nghiệp của CCVP có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan, đơn vị Bên cạnh trình độ, nghiệp vụ thì đảm bảo các yếu tố tâm lý tích cực

và phù hợp là nhân tố quyết định chất lượng và hiệu quả cho công tác quản lý của lãnh đạo và sự phát triển của cơ quan CCVP có tâm lý tốt sẽ làm chủ được công việc bản thân, tạo được sự kết nối giữa các bộ phận trong và ngoài cơ quan; xây dựng và duy trì văn hóa công sở và tạo dựng hình ảnh và uy tín cho tổ chức, củng cố lòng tin cho các cá nhân và các đơn vị Vì vậy việc nghiên cứu để xác định tác động của các yếu tố tâm lý tới quá trình thực thi công việc của CCVP là vấn đề cần thiết và cấp bách

Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ SỰ TÁC ĐỘNG CỦA YẾU TỐ TÂM LÝ TỚI QUÁ TRÌNH THỰC THI CÔNG VIỆC CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN TẠI ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các vị trí việc làm trong văn phòng ủy ban

nhân dân cấp quận, huyện tại Hà Nội

2.1.1 Những quy định của Nhà nước về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của CCVP

Các vấn đề về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của CCVP cũng được thể hiện trong các nghị định của Chính phủ, tiêu biểu như:

Nghị định 29/2012 về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức

Nghị định số 37/2014/NĐ-CP(2014), Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn

thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chính phủ nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Quyết định số: 09/2015/QĐ-TTg (2015), Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một

cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương của

Thủ tướng chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Các văn bản trên là cơ sở pháp lý để tác giả luận văn nghiên cứu các vấn đề theo yêu cầu của đề tài đặt ra

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng

Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện là chính quyền của các địa phương trực thuộc thành phố, tỉnh Các cơ quan giúp việc của chính quyền địa phương cấp quận, huyện thông thường gồm các phòng, ban trực thuộc như: Văn phòng Ủy ban nhân dân, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Nội vụ, Phòng Tài nguyên - môi trường, Phòng Công thương, Phòng Nông nghiệp-PTNT, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục- Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động- Thương binh xã hội, Thanh tra huyện, Phòng Văn hóa - thông tin Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, văn phòng UBND được tổ chức, làm việc theo chế độ thủ trưởng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm: