Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan ủy ban kiểm tra trung ương đảng

sách, hệ thống văn bản; nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên nói chung và đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách nói riêng; bố trí

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MỤC LỤC

Trang số

MỞ ĐẦU 3

1 Tính cấp thiết của đề tài 3

2 Mục tiêu đề tài 4

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5

6 Các nguồn tài liệu tham khảo 9

7 Phương pháp nghiên cứu 10

8 Đóng góp của đề tài 11

9 Bố cục luận văn 11

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN, CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG 13

1.1 Khái quát về Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương 13

1.1.1 Lịch sử hình thành và hoạt động 13

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc và cơ cấu tổ chức 16

1.2 Khái quát về Văn phòng và Phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương 18

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương 18

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ 20

1.3 Số lượng, nội dung, thành phần, đặc điểm và giá trị tài liệu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương 21

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG 31

2.1 Khái niệm, nội dung quản lý công tác lưu trữ 31

2.1.1 Một số khái niệm 31

2.1.2 Nội dung quản lý công tác lưu trữ 32

2.2 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương 33

2.2.1 Tổ chức bộ máy, cán bộ 33

2.2.2 Xây dựng, ban hành văn bản 35

2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ 37

2.2.4 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ 38

2.2.5 Thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ 39

2.2.6 Bố trí kinh phí và bảo đảm cơ sở vật chất 44

2.2.7 Về hợp tác, phối hợp với cơ quan chức năng 45

2.2.8 Về tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 46

2.2.9 Một số nhận xét, đánh giá 57

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG 62

3.1 Giải pháp thứ nhất là đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan và cán bộ Lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương 62

3.2 Giải pháp thứ hai là tăng cường chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ 66

3.3 Giải pháp thứ ba là nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ 69

3.4 Giải pháp thứ tư là bổ sung, xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ 70

3.5 Giải pháp thứ năm về thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 78

3.6 Giải pháp thứ sáu là xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ ngay t khi thu thập tài liệu về Lưu trữ cơ quan 80

KẾT LUẬN 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

PHỤ LỤC 91

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác kiểm tra, giám sát và vấn đề kỷ luật có vị trí quan trọng đối với sự lãnh đạo của Đảng và công tác xây dựng Đảng Vì vậy, kể t khi thành lập đến nay, Đảng ta luôn luôn chú ý đến công tác kiểm tra, giám sát và việc giữ gìn kỷ luật trong Đảng

Để giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Đảng ta

đã thành lập Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Trong đó, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương là cơ quan kiểm tra, giám sát chuyên trách của Ban Chấp hành Trung ương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định trong Điều lệ Đảng; tham mưu, giúp Ban Chấp hành Trung ương,

Bộ Chính trị, Ban Bí thư chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng

Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban Kiểm tra Trung ương thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng theo quy định của Điều lệ Đảng và thực hiện các nhiệm vụ do Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao; đồng thời là cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng của Trung ương

Trong quá trình hoạt động của Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương, một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ đã được sản sinh ra phản ánh toàn diện các hoạt động kiểm tra, giám sát, kỷ luật của Đảng ta nói chung

và ở cấp chiến lược nói riêng

Để phục vụ hoạt động của Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương, một mặt cần làm tốt những nội dung nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ công việc ngay t khi hình thành hồ sơ ở các chuyên viên, các vụ, đơn vị đến việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, lập hồ sơ, bổ sung, khai thác sử dụng

sách, hệ thống văn bản; nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên nói chung và đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách nói riêng; bố trí phòng kho; hợp tác, phối hợp với các cơ quan có liên quan để tổ chức công tác lưu trữ…

Những nội dung nói trên đã có những tiến bộ, kết quả đạt được quan trọng trong thời gian qua, song để thúc đẩy hơn nữa, giúp cho công tác lưu trữ tại Ủy ban

và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương ngày càng đi vào nề nếp, chuyên nghiệp

hơn, tác giả lựa chọn đề tài “Quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đảng” làm luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ học

2 Mục tiêu đề tài

Thực hiện chủ đề trên đây, đề tài có 2 mục tiêu như sau:

Thứ nhất, phân tích thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban

Kiểm tra Trung ương về hoạt động quản lý (cơ chế, chính sách, hệ thống văn bản; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ; bố trí phòng kho; hợp tác, phối hợp với các cơ quan có liên quan) và tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ: công tác lập

hồ sơ công việc, bổ sung, thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, lập hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ nếu có, khai thác sử dụng, bảo quản tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

Thứ hai, trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng trên đây, luận văn đề xuất

các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương trong thời gian tới

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài có các nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban và

Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Khảo sát, nghiên cứu tình hình tài liệu; đặc điểm, thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Nghiên cứu các hoạt động quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu các nội dung chủ yếu liên quan đến quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Thứ nhất, các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học

Thời gian qua, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có một số đề tài,

đề án có liên quan đến công tác lưu trữ của Đảng nói chung và các ban đảng nói riêng như :

Đề tài “Khung phân loại tài liệu các ban, đảng ủy khối trực thuộc Trung ương” do Phòng Thu thập – Chỉnh lý thực hiện (năm 2004), Đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” (năm 1998 – 2000) do Nguyễn Lệ Nhung làm chủ nhiệm

Đề án "Nghiên cứu, xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các phông Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Ban Chỉ đạo Tây Nguyên

và Ban Chỉ đạo Tây Nam Bộ" do các tác giả Nguyễn Thị Linh, Nguyễn Quốc Dũng, Nguyễn Kim Phượng, Nhàn Thị Lá thực hiện năm 2011-2012 Đề án này đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất danh mục và thời hạn bảo quản của tài liệu ba Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Tây Nguyên và Tây Nam Bộ

Đề án “Nghiên cứu xây dựng chế độ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức đảng t Trung ương đến cơ sở” (2008) do Trần Minh Hoàng làm chủ nhiệm Đây là lần đầu một nghiên cứu của Đảng đề cập đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan,

tổ chức đảng t Trung ương đến cơ sở Qua đó nhóm nghiên cứu đã đề xuất ban hành Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06-11-2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan,

tổ chức đảng các cấp

Đề án “Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các ban, cơ quan đảng Trung ương, thực trạng và giải pháp” (năm 2015-2016) do các tác giả Hoàng Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Hồng Phượng, Đỗ Quốc Toán, Nguyễn Quốc Dũng thực hiện Nội dung của đề án này đó là, trên cơ sở đánh giá những kết quả đạt được và tồn tại của công tác lập và giao nộp hồ sơ ở các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương, đề án đã tham mưu giúp Văn phòng Trung ương ban hành Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16/12/2016 về lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (thay thế Hướng dẫn số 22-HD/VPTW)

Đề án “Tổ chức quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn” (năm 2016) do Tô Thị Kim Đính làm chủ nhiệm Sản phẩm của Đề án này là Hướng dẫn số 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng

và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã, phường, thị trấn…

Ngoài ra, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương còn nghiên cứu một số đề tài

về phông lưu trữ cá nhân, danh mục hồ sơ, mật danh tài liệu, tài liệu nghe nhìn, t khóa trong tài liệu lưu trữ của Đảng nói chung và các ban nói riêng

Thứ hai, các luận án, luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn (ĐHQG Hà Nội)

Tác giả Nguyễn Quốc Dũng với luận án tiến sĩ chuyên ngành lưu trữ học với chủ đề “Quản lý và phát huy giá trị tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh”

để trình bày, phân tích toàn diện, tổng thể về công tác quản lý và phát huy giá trị

tài liệu thuộc Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Luận án đề cập chủ yếu tới việc quản lý và phát huy giá trị tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Lưu trữ lịch

sử của Trung ương Đảng, ngoài ra tác giả cũng đề cập đến công tác này ở những

cơ quan đang lưu giữ, bảo quản tài liệu thuộc Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh

Về luận văn thạc sĩ, tác giả nhận thấy có các nghiên cứu sau :

Đề tài luận văn “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” (1998) của tác giả Đỗ Thị Huấn Trong luận văn này,

tác giả đã nêu lên thực trạng công tác thu thập, giao nộp về lưu trữ cơ quan; phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… của Ban Kinh tế Trung ương, t đó đề xuất các giải pháp để tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương

Đề tài luận văn “Lập hồ sơ hiện hành ở các ban đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp” của tác giả Trịnh Thị Hà

(năm 2007) Trong đề tài này, tác giả đã trình bày thực trạng của công tác lập hồ

sơ hiện hành ở các ban đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương; đồng thời chỉ

ra được những nguyên nhân cơ bản đã và đang ảnh hưởng đến đến công tác lập hồ

sơ hiện hành ở các cơ quan Trên cơ sở đó, đề tài nêu lên một số kiến nghị với các cấp có thẩm quyền và lãnh đạo các ban một số giải pháp chính, trước mắt để giải quyết tình trạng tài liệu không được lập hồ sơ như hiện nay ở các ban, thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban theo đúng quy định, góp phần vào công tác lãnh đạo, điều hành của Đảng ngày càng hiệu quả hơn

Luận văn thạc sĩ "Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam" của học viên Nguyễn

Thị Út Trang năm 2008 Đề tài này đã khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương T

đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đánh giá được hiệu quả trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động của cơ quan Cụ thể là nhiều đợt chỉnh lý đã được thực hiện khá khoa học, nghiêm túc, trong đó đã thu thập, bổ sung được một khối lượng lớn tài

những hồ sơ đó, tạo cơ sở cho công tác tổ chức khoa học tài liệu của Ủy ban được thực hiện có chất lượng hơn trong thời gian tới Bên cạnh đó, đề tài cũng nêu lên những tồn tại như : Tài liệu được thu thập, bổ sung về kho lưu trữ còn chậm chạp, không triệt để; chưa xây dựng được phương án phân loại chi tiết cho tài liệu của toàn phông; do công tác lập hồ sơ còn kém, chất lượng chưa cao nên đã gây ảnh hưởng tới kết quả thực hiện các khâu nghiệp vụ khác trong đó có xác định giá trị tài liệu; hệ thống công cụ tra cứu còn thủ công, đơn giản chưa đáp ứng tốt nhất các yêu cầu khai thác của độc giả Trên cơ sở những kết quả khảo sát, đề ra những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu,

và nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương phục vụ hoạt động của cơ quan nói riêng và của Đảng nói chung…

Luận văn “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối trực

thuộc Trung ương tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” do tác giả Trịnh Thị Hương

thực hiện năm 2009 Đề tài này đã góp phần làm rõ thực trạng tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối được giao nộp về Kho Lưu trữ Trung ương và đề xuất phương pháp tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối tại Kho Lưu trữ Trung ương

Luận văn “Sưu tầm, thu thập tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh

về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” do tác giả Nguyễn

Quốc Dũng thực hiện năm 2009 Luận văn này của Nguyễn Quốc Dũng đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp công tác sưu tầm, thu thập và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Đề tài luận văn “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản”

của học viên Nguyễn Thị Quỳnh Lan năm 2015 Luận văn được tác giả nghiên cứu

và tập trung vào những vấn đề sau : (1) Phân tích thực trạng của tài liệu trong kho lưu trữ Tạp chí Cộng sản; (2) Đưa ra các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Tạp chí Cộng sản (về trình tự, quy trình và phương pháp tổ chức khoa học); đồng thời tác giả đã nêu lên một số kiến nghị đối với Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương và Tạp chí Cộng sản

Ngoài ra, cũng đã có một vài công trình nghiên cứu đề cập tới, nhưng ở các

khía cạnh khác nhau, ví dụ: Luận văn thạc sĩ lưu trữ của Hoàng Bạch Yến về “Tổ chức và sử dụng tài liệu trong kho Lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng, giai đoạn 1930-1945”; luận văn thạc sĩ của Trần Thị Kim Ngân

“Công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng giai đoạn 1954-1975 - Thực

trạng và giải pháp”, luận văn của Trần Thị Ngọc Lan “Khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng”…

Thứ ba, bài viết trên tạp chí như tác giả Nguyễn Quốc Dũng với các bài Tổ

chức khoa học Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, thực trạng và giải pháp, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 3 năm 2006; bài Tình hình khai thác sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương và hướng phục vụ trong thời gian tới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5 năm 2008; bài Một số kinh nghiệm bước đầu về lập hồ sơ phông lưu trữ cá nhân ở Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2011

Tóm lại, các nghiên cứu trên đây đã ít nhiều đề cập đến công tác lưu trữ của Đảng nói chung, trực tiếp là của Văn phòng Trung ương và các ban đảng trực thuộc Trung ương hoặc của lưu trữ cấp ủy các cấp Kết quả nghiên cứu của các đề tài là nguồn tư liệu quan trọng để tác giả vận dụng xây dựng các giải pháp trong tổ chức thu thập, phân loại, xác định giá trị, xây dựng khung phân loại tài liệu, danh mục hồ sơ của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Tuy nhiên, các đề tài nghiên cứu trên đây chủ yếu tập trung phân tích thực trạng về tổ chức khoa học tài liệu, khai thác, sử dụng tài liệu, về danh mục hồ sơ và lập hồ sơ của các cơ quan, tổ chức đảng Còn một khoảng trống trong các nghiên cứu trên đây đó là quản lý công tác lưu trữ chưa được đề cập thấu đáo Điều đó đặt ra cho luận văn này những nội dung cần nghiên cứu, giải quyết đối với công tác lưu trữ của một cơ quan đảng, đó là Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng, tham khảo một số nguồn tài liệu sau :

- Các giáo trình, t điển như Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

do Vương Đình Quyền chủ biên; T điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992, t điển “Thuật ngữ công tác văn thư lưu trữ” của PGS Dương Văn Khảm, T điển T và Ngữ Việt Nam của GS Nguyễn Lân…

- Các văn bản của Đảng, Nhà nước về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ như: Luật Lưu trữ năm 2011; các Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23-9-1987, Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009, Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

- Các tài liệu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương; hồ sơ tổng kết, sơ kết công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương; các văn bản thuộc

hồ sơ phông của Phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Tài liệu lưu trữ của Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương đang bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học; luận văn, bài viết đăng trên tạp chí khoa học chuyên ngành liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài

7 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử được thể hiện trong lưu trữ học bởi các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

Trong luận văn này, tác giả đã sử dụng các phương pháp cụ thể dưới đây để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề tài đặt ra Cụ thể như sau:

- Phương pháp hệ thống: được chúng tôi vận dụng khi hệ thống các vấn đề nghiên cứu trong luận văn

- Phương pháp phân tích: được chúng tôi sử dụng để phân tích các hoạt động lưu trữ tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương và các đơn vị, cá nhân trực thuộc Phân tích, nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý của Ủy

ban và Cơ quan; tư liệu, sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo có liên quan đến vấn

đề nghiên cứu

- Phương pháp tổng hợp: được chúng tôi vận dụng khi tổng hợp tình hình công tác lưu trữ của các đơn vị, cá nhân thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Trên cơ sở phân tích để tổng hợp thông tin chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của nó…

- Phương pháp khảo sát thực tế: được chúng tôi sử dụng khi khảo sát công tác lưu trữ và thực tế tình hình hồ sơ, tài liệu và các nghiệp vụ khác tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

8 Đóng góp của đề tài

- Về mặt thực tiễn : Quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương tốt sẽ góp phần phục vụ có hiệu quả hoạt động kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Ủy ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ương Do đó, kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần giúp lãnh đạo Cơ quan và Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra tham khảo trong việc ban hành các các chế độ, chính sách

về công tác lưu trữ trong thực tiễn công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Về mặt lý luận : Luận văn góp phần bổ sung một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tại cơ quan kiểm tra của Đảng nói chung và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương nói riêng Đồng thời, luận văn hi vọng sẽ là một tài liệu tham khảo cho học viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ học khi nghiên cứu về thực tiễn công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

làm việc và cơ cấu tổ chức); Văn phòng và Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra; trên cơ sở đó để nghiên cứu đặc điểm tình hình, nội dung, thành phần, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của Ủy ban, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Chương 2- THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG

Chương 2 là chương chính của luận văn Trong chương này, tác giả trình bày thực trạng công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương: Tổ chức

bộ máy, cán bộ; xây dựng, ban hành và quán triệt văn bản; đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; bố trí kinh phí và bảo đảm cơ sở vật chất; hợp tác, phối hợp với các cơ quan chuyên môn nghiệp vụ; tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ: thu thập, bổ sung, chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị, bảo quản tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Trên cơ sở đó, đề tài nêu lên một số nhận xét ưu điểm và tồn tại trong công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Chương 3- CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG

Trên cơ sở phân tích thực trạng ở chương 2, trong chương 3 tác giả trình bày các giải pháp để nâng cao hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ của Cơ quan

Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song chắc chắn luận văn không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy, cô giáo và các đồng nghiệp để chúng tôi tiếp tục hoàn thiện luận văn

Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2018

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Thư

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN,

CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG

1.1 Khái quát về Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

1.1.1 Lịch sử hình thành và hoạt động

Là một chính đảng tiền phong cách mạng, ngay t khi mới thành lập cũng như trong suốt quá trình lãnh đạo cách mạng, nhất là khi đã trở thành đảng cầm quyền, Đảng ta đặc biệt coi trọng công tác kiểm tra và vấn đề giữ gìn kỷ cương, kỷ luật của Đảng và xác định: Công tác kiểm tra là một trong những chức năng lãnh đạo của Đảng, muốn lãnh đạo thì phải kiểm tra, không kiểm tra coi như không lãnh đạo Điều lệ Đảng tháng 10-1930 đã ghi rõ: "Trách nhiệm của đảng viên và các đảng bộ là giữ theo kỷ luật của Đảng một cách rất nghiêm khắc"

Trước yêu cầu nhiệm vụ chính trị của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp, sự phát triển của tổ chức Đảng, công tác kiểm tra cần được tăng cường, ngày 16-10-1948, tại Chiến khu Việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương Đảng ra Quyết nghị số 29-QN/TW về việc thành lập Ban Kiểm tra Trung ương Quyết nghị có đoạn ghi: " Trung ương quyết định thành lập Ban kiểm tra đi xuống các khu xét xem chủ trương của Đảng có được thi hành và có sát đúng không, đồng thời xem xét sự thi hành kỷ luật trong Đảng để thu thập kinh nghiệm giúp Trung ương bổ khuyết chính sách của Đảng " Lãnh đạo Ban Kiểm tra Trung ương đầu tiên gồm các đồng chí: Trần Đăng Ninh, Uỷ viên Trung ương Đảng; đồng chí Nguyễn Thanh Bình, Uỷ viên Thường vụ Khu uỷ; đồng chí Hà Xuân Mỹ (tức Hà Minh Quốc), do đồng chí Trần Đăng Ninh làm Trưởng ban Ban Kiểm tra Trung ương làm việc tại đồi Pụ Miếu, xóm Phủng Hiển, xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên ngày nay Sau đó, các ban kiểm tra của khu ủy, liên khu ủy lần lượt được thành lập, như: Ban Kiểm tra Khu ủy Khu X thành lập tháng 10-1948, Ban

thành lập tháng 7-1949, Ban Kiểm tra Liên Khu ủy Việt Bắc thành lập tháng 1949.v.v

12-Sự ra đời của Ban Kiểm tra Trung ương - Cơ quan kiểm tra chuyên trách đầu tiên của Đảng là một tất yếu khách quan, nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác xây dựng Đảng trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp Đây là căn cứ để Thường

vụ Bộ Chính trị khoá VIII đồng ý lấy ngày 16-10-1948 là Ngày truyền thống Ngành Kiểm tra của Đảng

T khi ra đời đến nay, cơ quan kiểm tra chuyên trách của Đảng đã nhiều lần được bổ sung, điều chỉnh về chức năng, nhiệm vụ, phát triển về tổ chức và đội ngũ cán bộ để đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ cách mạng

Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ II của Đảng (tháng 2-1951), Ban Chấp hành Trung ương quyết nghị: "Ban Kiểm tra Trung ương sẽ kiêm Ban Thanh tra của Chính phủ, có trách nhiệm kiểm tra cả trong quân đội", vì vậy, Ban Kiểm tra Trung ương Đảng và Ban Thanh tra Chính phủ hợp nhất làm một, đồng chí Hồ Tùng Mậu, Trưởng Ban Kiểm tra Trung ương được cử kiêm chức Tổng Thanh tra Chính phủ Tháng 4-1956, đồng chí Nguyễn Lương Bằng được cử làm Trưởng ban Kiểm tra Trung ương kiêm Tổng Thanh tra Chính phủ Đến Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương lần thứ 10 (tháng 3-1957), căn cứ vào tình hình thực tế, Trung ương quyết định tách riêng Ban Kiểm tra Trung ương Đảng và Ban Thanh tra Chính phủ

Ngày 06-3-1956, Bộ Chính trị khóa II ban hành Nghị quyết số NQ/TW về việc tăng cường lãnh đạo công tác kiểm tra và kiện toàn tổ chức ban kiểm tra các cấp T đó, ban kiểm tra các khu ủy, tỉnh ủy, thành ủy được thành lập, như: Ban Kiểm tra của Liên khu ủy Khu III và Ban Kiểm tra Khu ủy Tả Ngạn thành lập tháng 10-1956, Ban Kiểm tra Khu ủy Tây Bắc thành lập tháng 2-1959, cho đến cuối nhiệm kỳ Đại hội II, ban kiểm tra đã được thành lập t Trung ương đến cấp khu và cấp tỉnh, thành…

04-Đến Đại hội III, ban kiểm tra các cấp được đổi tên thành uỷ ban kiểm tra và

do cấp ủy cùng cấp bầu ra Do đặc điểm thời kỳ lịch sử lúc đó, ở miền Bắc, tính t

Vĩnh Linh trở ra, uỷ ban kiểm tra mới được thành lập đến cấp quận, huyện và tương đương ở 31 tỉnh, thành phố và 7 đảng bộ trực thuộc Trung ương; công tác kiểm tra ở các khu, tỉnh phía Nam vẫn do các cấp ủy trực tiếp chỉ đạo

Căn cứ Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng, Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng họp ngày 23-01-1961 quyết định thành lập Trung ương Cục miền Nam, đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương,

do Bộ Chính trị trực tiếp chỉ đạo Trung ương Cục miền Nam chủ trương giải thể các Liên tỉnh ủy, thành lập 6 khu ủy trực thuộc Trung ương Cục

Để tăng cường công tác xây dựng Đảng, quản lý, kiểm tra các cơ sở đảng và đảng viên ở Đảng bộ miền Nam, ngày 14-8-1969 tại tỉnh Tây Ninh, Trung ương Cục miền Nam ra Nghị quyết số 13/NQ về việc thành lập ban kiểm tra các cấp nhằm " giữ gìn và đề cao kỷ luật trong Đảng, đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, đảng viên đối với việc chấp hành chỉ thị, nghị quyết của Đảng" Ban Kiểm tra Trung ương Cục được thành lập gồm 3 đồng chí: Phan Văn Đáng (Hai Văn), Phó Bí thư Trung ương Cục làm Trưởng Ban; đồng chí Hai Mai, Phó Ban Tổ chức Trung ương Cục và đồng chí Nguyễn Văn Trọng làm Ủy viên Nơi làm việc của Ban Kiểm tra Trung ương Cục tại xã Tân Lập, huyện Tân Biên, tỉnh Tây Ninh Sau ngày 30-4-1975, Ban Kiểm tra Trung ương Cục miền Nam hợp nhất về Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Trong cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, Liên Khu ủy V và Khu

ủy Khu V là địa bàn khốc liệt với nhiều hy sinh, thử thách, tổ chức của Liên Khu

ủy, Khu ủy và các tỉnh trong khu vực được chia tách, sáp nhập qua nhiều giai đoạn, công tác kiểm tra do Liên Khu ủy, Khu ủy trực tiếp chỉ đạo thực hiện Đến tháng 3 năm 1970, tại Hội nghị lần thứ 10, Khu ủy Khu V quyết định thành lập Ban Kiểm tra Khu ủy do đồng chí Trần Kiên, Ủy viên Thường vụ Khu ủy làm Trưởng ban, sau đó đồng chí Bùi San, Thường vụ Khu ủy làm Trưởng ban; đồng chí Phạm Chánh, Khu ủy viên và đồng chí Hoàng Nguyên Trường làm Phó Trưởng ban Khu vực Nước Oa, xã Trà Tân, huyện Bắc Trà My, tỉnh Quảng Nam ngày nay là nơi

làm việc đầu tiên của Ban Kiểm tra Khu ủy Khu V Tháng 10-1975, Khu ủy Khu V giải thể, cán bộ kiểm tra được chuyển về Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ V của Đảng (tháng 3-1982), Điều lệ Đảng quy định đảng uỷ cơ sở được cử uỷ ban kiểm tra Như vậy, t Đại hội V đến nay, uỷ ban kiểm tra được thành lập thành một hệ thống hoàn chỉnh và thống nhất

t Trung ương đến đảng ủy cơ sở

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc và cơ cấu tổ chức 1.1.2.1 Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Căn cứ Điều lệ Đảng và Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng, Ủy ban Kiểm tra Trung ương có chức năng sau :

- Uỷ ban Kiểm tra Trung ương là cơ quan kiểm tra, giám sát chuyên trách của Ban Chấp hành Trung ương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định trong Điều lệ Đảng; tham mưu, giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng

- Uỷ ban Kiểm tra Trung ương do Ban Chấp hành Trung ương bầu, gồm một

số đồng chí trong Ban Chấp hành Trung ương và một số đồng chí ngoài Ban Chấp hành Trung ương Chủ nhiệm Uỷ ban Kiểm tra Trung ương do Ban Chấp hành Trung ương bầu trong số các thành viên Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Các Phó Chủ nhiệm Uỷ ban Kiểm tra Trung ương do Uỷ ban Kiểm tra Trung ương bầu trong số các thành viên Uỷ ban Kiểm tra Trung ương và được Bộ Chính trị chuẩn

y Chủ nhiệm và các Phó Chủ nhiệm Uỷ ban là tập thể thường trực của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Uỷ ban phân công một đồng chí Phó Chủ nhiệm Thường trực Thành viên Uỷ ban Kiểm tra Trung ương khi có quyết định nghỉ công tác để nghỉ hưu hoặc chuyển công tác đến cơ quan khác thì thôi tham gia Uỷ ban Kiểm tra Trung ương đương nhiệm và được báo cáo với Ban Chấp hành Trung ương tại phiên họp gần nhất

1.1.2.2 Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Căn cứ Quyết định số 77-QĐ/TW ngày 10/4/2012 của Bộ Chính trị, Cơ

quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau :

* Chức năng : Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương là cơ quan tham mưu,

giúp Ủy ban Kiểm tra Trung ương thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng theo quy định của Điều lệ Đảng

và thực hiện các nhiệm vụ do Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao; đồng thời là cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng của Trung ương

* Nhiệm vụ : Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương tham mưu, giúp Ủy ban

Kiểm tra Trung ương thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Chuẩn bị các vụ việc kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng, các báo cáo, đề án để

Ủy ban Kiểm tra Trung ương xem xét, quyết định theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Kiểm tra Trung ương được quy định trong Điều lệ Đảng, Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Trung ương khóa XII và nhiệm vụ do Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao; tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hằng năm do Ủy ban Kiểm tra Trung ương quyết định

- Phối hợp với các ban đảng Trung ương, giúp Ban Chấp hành Trung ương,

Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát tổ chức đảng cấp dưới và đảng viên; giúp Bộ Chính trị, Ban Bí thư lập đoàn giải quyết khiếu nại, kỷ luật đảng và xem xét, xử lý kỷ luật tổ chức đảng và đảng viên

vi phạm theo thẩm quyền; tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch này

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hằng tháng, quý, sáu tháng, 1 năm; sơ kết, tổng kết công tác của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Xây dựng, tổ chức đội ngũ cán bộ, công chức của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương; bảo đảm kinh phí hoạt động hằng năm của Ủy ban, Cơ quan; xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị; nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông

tin vào công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Phối hợp với Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh và các cơ quan có liên quan tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm tra, giám sát cho cán bộ của

Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương và ủy ban kiểm tra các cấp Tổ chức thi nâng ngạch kiểm tra cho cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, giám sát của Đảng

* Tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương gồm :

- Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Trung ương là Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương; các Phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Trung ương là Phó Thủ trưởng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương, trong đó phân công đồng chí Phó Chủ nhiệm Thường trực là Phó Thủ trưởng Thường trực Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Các đồng chí Uỷ viên Ủy ban Kiểm tra Trung ương, Trợ lý, Thư ký của Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Các đơn vị trực thuộc : gồm 14 vụ, chia làm 02 nhóm sau:

+ Các vụ địa bàn: Là những đơn vị tham mưu giúp Ủy ban thực hiện nhiệm

vụ kiểm tra, giám sát, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, thi hành kỷ luật Đảng:

Vụ Trung ương I; Vụ Trung ương IA; Vụ Địa phương II; Vụ Địa phương III; Vụ Địa phương V; Vụ Địa phương VII; Vụ Kiểm tra tài chính

+ Các vụ chuyên đề: Là những đơn vị thực hiện các chức năng nghiên cứu khoa học; sơ kết, tổng kết công tác; tổ chức bộ máy, cán bộ… gồm: Vụ Nghiên cứu; Vụ Tổng hợp; Vụ Đơn thư - Tiếp đảng viên và công dân; Vụ Tổ chức - Cán bộ; Vụ Đào tạo - Bồi dưỡng; Tạp chí Kiểm tra; Văn phòng

1.2 Khái quát về Văn phòng và Phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Cơ quan

Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Căn cứ Quyết định số 1041-QĐ/CQUBKTTW, ngày 07/11/2012 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương, Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức như sau :

* Nhiệm vụ

- Tham mưu giúp Ủy ban và Thủ trưởng Cơ quan giữ mối liên hệ công tác với Văn phòng Trung ương Đảng, các ban, ngành, cấp ủy và ủy ban kiểm tra của cấp ủy trực thuộc Trung ương, tổ chức tổng kết công tác của kiểm tra, giám sát của Ngành và Cơ quan; giúp Thường trực Ủy ban và Thủ trưởng Cơ quan thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất khác

- Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, luân chuyển văn bản đến, phát hành văn bản

đi, in, sao tài liệu; quản lý báo chí; gửi tài liệu qua bưu điện; quản lý và sử dụng con dấu của Ủy ban và Cơ quan; tổ chức thực hiện Phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương; quản lý, thu nộp hồ sơ lưu trữ khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định

- Tham mưu giúp Thủ trưởng Cơ quan quản lý tài chính, kế toán của Cơ quan; lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm và đột xuất, đảm bảo kinh phí cho hoạt động của Ủy ban và Cơ quan; phối hợp trong việc quản lý và kiểm kê tài sản

- Quản lý, mua sắm, sửa chữa tài sản, phương tiện, dụng cụ làm việc của Cơ quan; tham mưu phục vụ các hội nghị của Ủy ban, Thường trực Ủy ban và Cơ quan; giữ gìn vệ sinh môi trường và an toàn Cơ quan, đón tiếp, hướng khách đến liên hệ công tác; phối hợp thực hiện công tác đối ngoại, tang lễ, thăm hỏi liên quan đến cán bộ, công chức, nhân viên trong Cơ quan

- Quản lý vận hành hệ thống mạng máy tính của Cơ quan; kịp thời khắc

động thông suốt; tham mưu giúp Ban quản lý Dự án công nghệ thông tin Cơ quan triển khai thực hiện dự án công nghệ thông tin của Cơ quan

- Tham mưu giúp Thủ trưởng Cơ quan thực hiện công tác quản lý điều hành

xe ô tô, giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn, bảo đảm các phương tiện phục vụ Thành viên

Ủy ban và cán bộ trong Cơ quan đi công tác kịp thời, chu đáo, an toàn

* Tổ chức bộ máy của Văn phòng

Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương có 5 phòng:

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ

* Chức năng : Phòng Văn thư – lưu trữ là đơn vị trực thuộc Văn phòng Cơ

quan thực hiện chức năng tham mưu, phục vụ lãnh đạo Ủy ban, lãnh đạo Văn phòng, các đơn vị trong Cơ quan về lĩnh vực văn thư, lưu trữ

* Nhiệm vụ

- Đăng ký, theo dõi, quản lý và gửi công văn đi của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương theo chỉ định bảo đảm kịp thời, an toàn; chịu trách nhiệm về thể thức hành chính của văn bản theo quy định chung

- Tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn, tài liệu gửi đến Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương trình lãnh đạo văn phòng duyệt và chuyển giao đầy đủ, kịp thời đến các địa chỉ đã được chỉ định

- Đánh máy, sao chụp tài liệu phục vụ cho công việc của Cơ quan

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức thực hiện Phông lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị lập và nộp hồ sơ lưu trữ Phục vụ việc khai

thác, tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ; chỉnh lý hồ sơ, tài liệu giao nộp hồ sơ về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương theo định kỳ Làm các thủ tục trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan tiêu hủy số tài liệu hết giá trị bảo quản

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công

* Tổ chức bộ máy : Phòng Văn thư – Lưu trữ có 07 biên chế, trong đó có 01

trưởng phòng và 06 cán bộ nhân viên Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý chung công tác văn thư và lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Phòng Văn thư – Lưu trữ có hai bộ phận :

1.3.2 Nội dung, thành phần tài liệu

* Nội dung tài liệu

Tài liệu lưu trữ của Uỷ ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương phản ánh các hoạt động chủ yếu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban như sau:

Thứ nhất, tài liệu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương phản

ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ta và các đồng chí lãnh đạo Đảng đối với công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng của Đảng ta t ngày ra đời đến nay, nhất là t sau Cách mạng tháng Tám 1945 đến nay Khối tài liệu này phản ánh

của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư các khóa, của Hồ Chủ tịch và các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư đối với hoạt động kiểm tra,

kỷ luật của Đảng, một lĩnh vực then chốt quyết định sự thành bại của cách mạng nước ta, nhất là trong bối cảnh Đảng đang thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 Khóa XI, Nghị quyết Trung ương 4 Khóa XII về xây dựng, chỉnh đốn Đảng gắn với thực hiện các chỉ thị của Trung ương Đảng về học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức Hồ Chí Minh Thời gian qua, hàng loạt các tổ chức đảng, đảng viên, trong

đó có nhiều đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng (1 đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, một số đồng chí Ủy viên Trung ương, nguyên Ủy viên Trung ương) bị kỷ luật, cách chức hoặc khai tr Đảng đã thể hiện sự lãnh đạo sát sao của Đảng và sự đồng lòng của toàn Đảng, toàn dân đối với công tác phòng chống tham nhũng, tới kỷ cương phép nước

Bên cạnh đó, tài liệu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương phản ánh hoạt động vô cùng sâu rộng, toàn diện và truyền thống của ngành Kiểm tra Đảng các cấp, của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra các cấp, của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ngành Kiểm

tra Đảng các cấp Đó là truyền thống “Tuyệt đối trung thành, đoàn kết, trung

thực, liêm khiết, kỷ cương và tận tụy” do Ban Chấp hành Trung ương tặng ngành

Kiểm tra Đảng ngày 16-10-2008 vô cùng vẻ vang, tự hào và cùng với các lĩnh vực công tác đảng khác tạo khắc nên một pho lịch sử bằng vàng của Đảng

Thứ hai, tài liệu phản ánh hoạt động kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật

đảng đối với tổ chức đảng và đảng viên về các mặt hoạt động sau :

- Công tác kiểm tra nói chung: Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng; kiểm tra dấu hiệu vi phạm đối với đảng viên và

tổ chức đảng; kiểm tra chuyên đề…;

- Công tác kiểm tra tài chính đảng;

- Công tác giám sát;

- Công tác giải quyết tố cáo;

- Công tác giải quyết khiếu nại;

- Công tác thi hành kỷ luật đảng;

- Công tác giải quyết khiếu nại kỷ luật đảng;

Ví dụ hồ sơ các đoàn kiểm tra, thi hành kỷ luật đảng được dư luận gần đây quan tâm như : Hồ sơ kiểm tra, thi hành kỷ luật đảng đối với những sai phạm của Đinh La Thăng, Trịnh Xuân Thanh và hàng loạt vụ việc khác

Thứ ba, tài liệu tại đây còn phản ánh sâu sắc hoạt động nội bộ của Ủy ban và

Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Cụ thể, phản ánh hoạt động của các đơn vị

trực thuộc Cơ quan; công tác tổ chức cán bộ, hành chính – quản trị, tài chính kế toán, văn thư – lưu trữ, công nghệ thông tin, công tác đối ngoại, công tác nghiên cứu khoa học, hoạt động của các tổ chức đảng, đoàn thể trong Cơ quan (Đảng ủy, công đoàn, đoàn thanh niên, ban chỉ huy quân sự, hội cựu chiến binh)

* Thành phần tài liệu

- Tài liệu đi của Ủy ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ương :

Thứ nhất, tài liệu do Ủy ban Kiểm tra Trung ương ban hành: là những tài

liệu phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo chung, tổ chức, hướng dẫn thực hiện đối với hoạt động kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng Bao gồm:

+ Tài liệu về phương hướng, nhiệm vụ, chương trình công tác kiểm tra, giám sát; tổ chức lý luận, sơ kết, tổng kết công tác kiểm tra, giám sát của Đảng;

+ Quyết định, thông báo kết luận, báo cáo của Ủy ban về kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng đối với tổ chức đảng và đảng viên;

+ Các văn bản hướng dẫn, quy định chung về công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng;

+ Các văn bản về công tác cán bộ: đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm tra toàn ngành; hiệp y khen thưởng, luân chuyển, điều động, đề nghị chuẩn y các chức danh… đối với cán bộ ủy ban kiểm tra cấp dưới;

+ Văn bản về thẩm định nhân sự quy hoạch, khen thưởng đối với cán bộ thuộc diện Trung ương quản lý;

Thứ hai, tài liệu do Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương ban hành: là

những tài liệu phản ánh hoạt động nội bộ của Cơ quan, bao gồm:

+ Chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo kết quả công tác thường kỳ của

+ Tài liệu về hoạt động nghiên cứu khoa học của Cơ quan;

+ Tài liệu về công nghệ thông tin, văn thư lưu trữ, tài chính kế toán, hành chính quản trị, quản lý xe của Cơ quan;

+ Tài liệu của các tổ chức đảng, đoàn thể trực thuộc Cơ quan: Đảng ủy cơ quan, Công đoàn cơ quan, Chi đoàn thanh niên, Ban Chỉ huy quân sự, Hội Cựu chiến binh

- Tài liệu đến của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương :

+ Tài liệu của Trung ương Đảng (Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư) như: nghị quyết, chỉ thị, kết luận, quyết định, quy định, thông báo chỉ đạo về công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng

+ Tài liệu của các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy và đơn vị

sự nghiệp trực thuộc Trung ương gửi đến để phối hợp về công tác cán bộ, kiểm tra, giám sát

+ Tài liệu của các tỉnh ủy, thành ủy và ủy ban kiểm tra cấp dưới gửi đến để báo cáo kết quả công tác, xin ý kiến chỉ đạo

+ Tài liệu của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ, ban, ngành ban hành như: luật, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư… gửi đến để phối hợp công tác, để biết, để tham khảo

+ Tài liệu do cơ quan cùng cấp, các cơ quan, tổ chức khác gửi tới trao đổi về nghiệp vụ, phối hợp thực hiện nhiệm vụ, liên hệ công tác, xin ý kiến góp ý xây

dựng văn bản hoặc văn bản gửi để biết

+ Đặc biệt phải kể tới nhóm tài liệu là đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, tổ chức gửi đến Cơ quan Ủy ban hàng ngày chiếm khoảng 30-40% số lượng văn bản đến của Cơ quan, Ủy ban

1.3.3 Đặc điểm của tài liệu hình thành trong hoạt động của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Thứ nhất, tài liệu có tính cơ mật cao liên quan đến nhiều tổ chức đảng, đảng viên (kể cả cán bộ cấp cao của Đảng)

Tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Kiểm tra Trung ương có tính

cơ mật cao vì quá trình kiểm tra, giám sát các tổ chức đảng, đảng viên là quá trình xem xét sai phạm của tổ chức, cá nhân nên nội dung văn bản, tài liệu thường liên quan đến uy tín, danh dự hoặc sai phạm của tổ chức đảng, đảng viên Do đó, trong quá trình xem xét các mức độ sai phạm mà chưa kết luận nếu để lộ lọt ra cho người không có trách nhiệm sẽ gây nên những dư luận, phản ứng không cần thiết; tổ chức, cá nhân là người trong cuộc có thể mua chuộc, chạy tội, trốn tội, đe dọa lãnh đạo có trách nhiệm, thành viên đoàn công tác nên có thể sẽ để lại những hậu quả khôn lường

Những tài liệu của Ủy ban hay Cơ quan Ủy ban Kiểm tra gửi Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các cơ quan, tổ chức khác để báo cáo, thỉnh thị, xin ý kiến hay thông báo, yêu cầu các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống chính trị về công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng thường có độ mật, tối mật hoặc tuyệt mật Danh mục độ mật này của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra được Thủ tướng Chính phủ và Bộ Công an quy định rất cụ thể

Thứ hai, thành phần tài liệu phong phú, đa dạng

Tài liệu hình thành trong hoạt động của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương bao gồm tài liệu đi (của Ủy ban, Cơ quan Ủy ban, các đơn vị chức năng), tài liệu đến (của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan) và tài liệu, tư liệu có liên quan đến các vấn đề, vụ việc được các đơn vị chức năng, các đoàn kiểm tra thu

thập để làm bằng chứng, căn cứ khẳng định vi phạm, xử lý vi phạm của tập thể, cá nhân hoặc bằng chứng gỡ tội cho tập thể, cá nhân

Ví dụ, thành phần một hồ sơ giải quyết tố cáo theo quy trình gồm có những tài liệu như:

+ Thư tố cáo; Phiếu xử lý đơn, thư tố cáo;

+ Biên bản gặp và làm việc với người tố cáo xác minh đơn;

+ Báo cáo kết quả nắm tình hình thư tố cáo (nếu có);

+ Phiếu đề xuất giải quyết thư tố cáo của vụ;

+ Quyết định thành lập đoàn giải quyết tố cáo;

+ Kế hoạch giải quyết tố cáo; Phân công nhiệm vụ các thành viên đoàn; dự kiến lịch làm việc; Biên bản làm việc triển khai quyết định giải quyết tố cáo;

+ Công văn yêu cầu đảng viên hoặc tổ chức đảng bị tố cáo giải trình;

+ Báo cáo giải trình của đảng viên hoặc tổ chức đảng bị tố cáo;

+ Biên bản làm việc với đảng viên hoặc tổ chức đảng bị tố cáo;

+ Biên bản làm việc với người tố cáo;

+ Biên bản làm việc với tổ chức, cá nhân liên quan;

+ Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh của đoàn;

+ Thông báo kết quả giải quyết tố cáo của Ủy ban Kiểm tra Trung ương; + Tài liệu liên quan phục vụ việc thẩm tra, xác minh

1.3.4 Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

* Ý nghĩa chính trị

Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận cấu thành và là hạt nhân chính trị lãnh đạo của hệ thống chính trị, là đảng duy nhất lãnh đạo Nhà nước và xã hội Kiểm tra, giám sát là nội dung rất quan trọng trong quá trình lãnh đạo của Đảng, là chức năng lãnh đạo, nhiệm vụ thường xuyên của toàn Đảng Vì vậy, ngay t khi mới thành lập, Đảng ta đã rất chú ý đến công tác kiểm tra, giám sát và giữ gìn kỷ luật Đảng Uỷ ban Kiểm tra Trung ương là cơ quan kiểm tra, giám sát chuyên trách của Ban Chấp hành Trung ương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định

trong Điều lệ Đảng Thông qua công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng đã giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các cấp ủy đảng lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước trong thực tiễn cuộc sống; việc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ và quy chế làm việc của cấp ủy; việc giữ gìn bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức cách mạng, phương pháp, tác phong công tác, lề lối sinh hoạt của cán bộ, đảng viên

Chính vì vậy, tài liệu được sản sinh ra t hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương sẽ phản ánh toàn bộ những quan điểm, chủ trương của Đảng ta về công tác kiểm tra đảng Và ý nghĩa chính trị trong tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương được thể hiện sâu sắc ở chính những quan điểm, chủ trương

đó Đồng thời, nội dung của tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra Trung ương phản ánh quan điểm của Đảng về công tác kiểm tra đảng, tức là phản ánh một phần

ý chí, chủ trương, đường lối của Đảng trong quá trình hoạt động, lãnh đạo đất nước Điều đó cũng có nghĩa là, tài liệu lưu trữ phông Uỷ ban Kiểm tra Trung ương có ý nghĩa quan trọng trong việc phản ánh quan điểm chính trị của Đảng ta

về công tác kiểm tra đảng trong quá trình lãnh đạo đất nước

* Ý nghĩa lịch sử

- Mọi hoạt động của Ủy ban Kiểm tra Trung ương về quá trình hình thành, phát triển, những thay đổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban Kiểm tra Trung ương qua t ng nhiệm kỳ đều thể hiện cụ thể trong tài liệu lưu trữ Vì vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động t khi thành lập đến nay là nguồn sử liệu quan trọng nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban Kiểm tra Trung ương Ví dụ: Ngày 16/10/1948, Ban Thường vụ Trung ương có Quyết nghị số 29-QN/TW thành lập Ban Kiểm tra Trung ương – cơ quan kiểm tra chuyên trách (đầu tiên) của Đảng, do đồng chí Thận tức Trường Chinh, Tổng Bí thư của Đảng ký Nhân dịp kỷ niệm 70 năm Ngày truyền thống Ngành Kiểm tra của Đảng (16/10/1948-16/10/2018), cuốn Kỷ yếu 70 năm truyền thống ngành

Kiểm tra Đảng được biên soạn dựa trên cơ sở nhiều tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, giám sát là một nhiệm vụ quan trọng và luôn gắn liền với hoạt động lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam t khi thành lập đến nay Do đó, tài liệu lưu trữ phông Ủy ban Kiểm tra Trung ương còn là nguồn tư liệu quan trọng nghiên cứu lịch sử phát triển Đảng Cộng sản Việt Nam, thể hiện quan điểm, chủ trương của Đảng đối với hoạt động kiểm tra, giám sát

Ví dụ: Ngày 06/3/1956, Bộ Chính trị ra Nghị quyết số 04-NQ/TW về việc tăng cường công tác kiểm tra và thành lập ban kiểm tra các cấp Nghị quyết khẳng định: “… Trung ương thấy cần thiết phải hết sức chú trọng tăng cường công tác kiểm tra của Đảng và chính quyền, phải tuần tự thành lập các ban kiểm tra t Trung ương đến các khu, tỉnh, thành” Ngày 15/10/1958, Ban Bí thư ra Chỉ thị số 108-CT/TW về việc tăng cường lãnh đạo công tác kiểm tra và kiện toàn tổ chức ban kiểm tra ở các cấp

Trong Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VII) trình Đại hội VIII của Đảng đã nêu: “Công tác kiểm tra có vị trí cực kỳ quan trọng trong toàn bộ hoạt động lãnh đạo của Đảng Kiểm tra và giữ gìn kỷ luật của Đảng

là nhiệm vụ của toàn Đảng…”

về công việc còn đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định tại giai đoạn lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính

là giá trị hiện hành của tài liệu Sau khi công việc kết thúc, tài liệu về công việc đó

vẫn được lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với các

cơ quan địa phương

Những giá trị trên thể hiện ở những điểm sau đây:

- Cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý: Căn cứ vào tài liệu lưu trữ, Lãnh đạo Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương sẽ nắm được cụ thể toàn bộ tình hình công việc hàng ngày của Cơ quan, những công việc nào đã giải quyết, những công việc nào đang xử lý, giải quyết để có cơ sở đôn đốc, nhắc nhở, những công việc nào sắp diễn ra để có kế hoạch chuẩn bị chu đáo

- Phục vụ giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo Ủy ban, Cơ quan Ủy ban và cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan Ví dụ :

+ Về công tác cán bộ : Nhiệm vụ thường xuyên của Ủy ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ương là cho ý kiến công tác cán bộ như bổ nhiệm đối với cán bộ thuộc diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý Sau khi giao cho vụ thuộc địa bàn giải quyết, cán bộ, chuyên viên theo dõi địa bàn đó có trách nhiệm thu thập mọi thông tin về tình hình nhân sự bổ nhiệm có đơn thư kiến nghị, tố cáo, thi hành kỷ luật + Trong xem xét xử lý các vụ việc khi tiến hành kiểm tra, giám sát, thi hành

kỷ luật đảng; trong xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn; sơ kết, tổng kết hàng tháng, quý, năm, nhiệm kỳ công tác của Ủy ban, Cơ quan Kiểm tra Trung ương Các văn bản đó đều khai thác, sử dụng số liệu, thông tin t tài liệu lưu trữ

+ Về giải quyết đơn thư tố cáo : Khi nhận được đơn tố cáo đối với đồng chí Nguyễn Văn A, các chuyên viên cần tóm tắt nội dung thư tố cáo, và kiểm tra lại những hồ sơ tố cáo đã giải quyết trước đó đối với đồng chí A xem có những nội dung tố cáo nào trùng, nội dung nào là mới Những nội dung tố cáo trùng với những nội dung đã được giải quyết thì chuyên viên sẽ không tiến hành thẩm tra, xác minh theo quy trình nữa, mà chỉ báo cáo và cho kết thúc Và chỉ tiến hành kiểm tra khi thư tố cáo có những nội dung mới, rõ ràng Như vậy, với việc khai thác những thông tin của những hồ sơ giải quyết trước đó còn góp phần rút ngắn thời gian giải quyết các vụ việc, tạo điều kiện cho các chuyên viên tập trung vào

Bên cạnh đó, một số văn bản quản lý của Cơ quan thường xuyên được cán bộ, chuyên viên nghiên cứu, làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày như: Hướng dẫn 04-HD/UBKTTW, ngày 22/3/2018 thực hiện Quy định số 102-QĐ/TW

về việc xử lý kỷ luật đảng viên vi phạm; hướng dẫn xác định độ mật văn bản; hướng dẫn lập hồ sơ…

- Trong công tác kiểm tra : Hoạt động này đảm bảo các vụ, đơn vị, toàn thể cán bộ trong Cơ quan chấp hành đầy đủ, nghiêm túc nội quy, quy chế, nguyên tắc, chế độ, lề lối làm việc của Cơ quan cũng như các chủ trương, nghị quyết, chỉ thị của Đảng Ví dụ : Định kỳ hoặc đột xuất, Văn phòng Cơ quan thành lập các đoàn kiểm tra công tác quản lý tài chính (qua kiểm tra sổ sách, chứng t , phiếu thu chi…) ở các vụ, đơn vị, phòng ban thuộc Cơ quan

Tiểu kết chương 1

Chương 1 của luận văn trình bày những vấn đề tổng quan về Ủy ban, Cơ quan

Ủy ban Kiểm tra Trung ương và tình hình tài liệu lưu trữ của Ủy ban, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Cụ thể, luận văn đã trình bày có hệ thống về lịch sử hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc, cơ cấu tổ chức; khái quát về Văn phòng và Phòng Văn thư, Lưu trữ thuộc Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương – đơn vị trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ và phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đặc biệt, luận văn đã phân tích, trình bày về số lượng, nội dung, thành phần, đặc điểm

và giá trị tài liệu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đây là cơ

sở để tác giả phân tích thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƯƠNG

2.1 Khái niệm, nội dung quản lý công tác lưu trữ

2.1.1 Một số khái niệm

* Khái niệm quản lý

Về khái niệm quản lý, Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS Nguyễn Lân giải

thích: Quản lý là “chăm nom và sắp đặt mọi công việc trong một tổ chức; là việc

giữ gìn và sắp xếp” [26, tr.1488, 1489] Từ điển Bách khoa Việt Nam thì giải thích:

Quản lý là việc bảo đảm giữ gìn một cơ cấu ổn định nhất định, duy trì sự hoạt động tối ưu và bảo đảm thực hiện những chương trình và mục tiêu của hệ thống đó [40,

tr 580]

T các định nghĩa đã nêu, chúng ta có thể lý giải: Quản lý là việc giữ gìn, cai quản, sắp xếp một công việc nào đó theo những quy định để duy trì một trật tự nhất định Điều mà trong một xã hội có giai cấp cần phải thực hiện, dù đó là nhà nước tư bản hay xã hội chủ nghĩa Chỉ có điều, đối với nhà nước xã hội chủ nghĩa như Việt Nam, quản lý không chỉ d ng lại ở đó, mà mục tiêu của quản lý là phục

vụ sự nghiệp cách mạng của dân tộc, của các giai cấp, tầng lớp và toàn thể nhân dân lao động trong xã hội; quản lý ở đây chính là lấy vai trò của Đảng, Nhà nước

để duy trì và điều tiết những tài nguyên, tài sản, tri thức của nhân dân, dân tộc để rồi phụng sự nhân dân, phụng sự cái chung chứ không phụng sự lợi ích của một cá nhân, một nhóm người đơn lẻ hay một giai cấp nhất định

Theo bài giảng Khoa học quản lý đại cương của Trần Ngọc Liêu, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, 2009 thì cho rằng “Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi

trường biến đổi”

* Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân

* Khái niệm quản lý công tác lưu trữ

Quản lý công tác lưu trữ nói chung là sự tác động của chủ thể quản lý theo quy trình nhất định như thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu chung của công tác lưu trữ

T các khái niệm trên, theo tác giả, quản lý công tác lưu trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là việc tổ chức bộ máy (phòng, bộ phận…) thực hiện công tác lưu trữ, tuyển dụng và đào tạo, bố trí cán bộ; ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ; quản lý kho tàng

và trang thiết bị tại lưu trữ cơ quan… nhằm làm cho công tác lưu trữ của cơ quan phát triển, đi vào nề nếp để phục vụ hiệu quả hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị, cá nhân trong toàn cơ quan

2.1.2 Nội dung quản lý công tác lưu trữ

Nội dung quản lý công tác lưu trữ bao gồm :

- Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ; bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ;

- Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ;

- Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ làm công tác lưu trữ;

- Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định;

- Hợp tác trong công tác lưu trữ;

- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ;

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

2.2 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

2.2.1 Tổ chức bộ máy, cán bộ

a) Tổ chức bộ máy

Bộ phận Lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ, Văn phòng Cơ quan có chức năng tham mưu, phục vụ lãnh đạo

Ủy ban, lãnh đạo Văn phòng về lĩnh vực lưu trữ

Bộ phận Lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương có nhiệm vụ:

- Thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân về lưu trữ cơ quan

- Tổ chức phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu; thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan

- Quản lý và bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

- Quản lý tài liệu điện tử

- Phục vụ các yêu cầu khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan

- Tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ

- Lựa chọn và giao nộp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng

- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với Văn phòng Trung ương Đảng

b) Công tác cán bộ

* Về nhân sự quản lý

Chánh Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Ủy ban, chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm trước Ủy ban về tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Cơ quan

Phó Chánh Văn phòng phụ trách Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng và cùng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban về công tác văn thư lưu trữ của Cơ quan

Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Về trình độ chuyên môn : lãnh đạo Văn phòng (1 chánh văn phòng, 1 phó chánh văn phòng phụ trách Phòng Văn thư - Lưu trữ) được đào tạo t đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ Trưởng Phòng Văn thư – Lưu trữ được đào tạo chuyên ngành khác

Được sự quan tâm của lãnh đạo Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương nên công tác văn thư lưu trữ của Cơ quan rất được quan tâm và thường xuyên

có những chỉ đạo đúng đắn, kịp thời Thể hiện qua việc t năm 2001 đến nay Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo Cơ quan ban hành một loạt văn bản chỉ đạo về công tác văn thư - lưu trữ; chú trọng công tác tuyển cán bộ có trình độ chuyên môn

về văn thư lưu trữ và quan tâm đến việc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán

bộ văn thư, lưu trữ của Cơ quan

* Nhân sự chuyên môn làm Lưu trữ cơ quan

Hiện tại, Bộ phận Lưu trữ thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ Cơ quan có 02 cán bộ Trong đó, 01 cán bộ đào tạo chuyên ngành lưu trữ (hệ tại chức), 01 cán bộ được đào tạo chuyên ngành khác (hành chính học) Trên thực tế, có những thời điểm Bộ phận Lưu trữ chỉ có 01 cán bộ do 1 cán bộ được giao kiêm nhiệm công việc của Văn phòng Đảng ủy Cơ quan

T Khóa IX đến nay, tổ chức bộ máy của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương luôn được kiện toàn theo chiều hướng tăng thêm, tài liệu lưu trữ do

đó hình thành nhiều lên, nhưng cán bộ lưu trữ cơ quan không được tăng cường Cụ thể : Ủy ban Kiểm tra Trung ương Khóa IX có 13 Thành viên với 11 vụ, đơn vị Đến Khóa XI, tăng lên 21 Thành viên với 13 vụ, đơn vị Đến năm 2016 (Khóa XII) tăng lên 14 vụ, đơn vị Như vậy, khối lượng tài liệu lưu trữ của Ủy ban và Cơ quan

Ủy ban Kiểm tra Trung ương ngày một tăng lên, song biên chế cán bộ lưu trữ chưa được bổ sung

Trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ hầu hết không được đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành T năm 2001 đến nay Cơ quan tiếp nhận 3 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ song cán bộ thường xuyên có sự luân chuyển sang các bộ phận, đơn vị khác nên ít nhiều gây nên ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan, nhất là trong việc phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị cũng như trong việc phát huy giá trị tài liệu

Mặt khác, do công việc của Bộ phận Văn thư cơ quan rất lớn nên nhiều lúc cán bộ lưu trữ phải tăng cường sang hỗ trợ để giải quyết công việc cùng bộ phận văn thư Kết quả là công việc của bộ phận lưu trữ nhất là việc thu tài liệu về Kho Lưu trữ cơ quan thường bị chất đống do không kịp xử lý nghiệp vụ (phân loại, lập

hồ sơ) kịp thời

2.2.2 Xây dựng, ban hành văn bản

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau, thực hiện tốt các nhiệm vụ ở giai đoạn văn thư là tiền đề thực hiện tốt các nhiệm vụ ở giai đoạn lưu trữ : Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận t văn thư t ng bó, t ng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục

và lập lại hồ sơ

Trên cơ sở đó, Văn phòng đã tham mưu Lãnh đạo Cơ quan xây dựng, ban hành hoặc bổ sung, sửa đổi hệ thống văn bản tương đối đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ như sau :

- Quy định số 477-QĐ/UBKTTW, ngày 24/3/2009 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v tiếp nhận, xử lý và phát hành, in, sao văn bản, quản lý sử dụng con dấu, bảo mật thông tin, tài liệu

- Quyết định số 1664-QĐ/UBKTTW, ngày 15/11/2013 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương về ban hành mẫu “Báo cáo thống kê số liệu công tác kiểm tra, giám sát

và thi hành kỷ luật đảng”

- Quyết định số 1403-QĐ/UBKTTW, ngày 29/7/2013 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v ban hành “Hệ thống mẫu văn bản nghiệp vụ về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật đảng”

- Quy định số 16-QĐ/UBKTTW, ngày 30/12/2014 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v soạn thảo và ban hành văn bản nghiệp vụ của Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Hướng dẫn số 19-HD/CQUBKTTW, ngày 08/6/2015 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương về hướng dẫn lập hồ sơ trong Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Quy định số 02-QĐ/UBKTTW, ngày 22/7/2016 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương về công tác văn thư của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Quy định số 02-QĐ/CQKTTW, ngày 28/10/2016 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Cơ quan

Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Hướng dẫn số 03-HD/UBKTTW, ngày 20/11/2017 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương về xác định độ mật văn bản của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

Đối với công tác lưu trữ, cơ quan ban hành các văn bản sau :

- Quy định số 105-QĐ/KTTW, ngày 01/12/2000 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ

- Quyết định số 106-QĐ/KTTW, ngày 01/12/2000 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Quyết định số 90-QĐ/KTTW, ngày 04/02/2002 của Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v ban hành quy chế khai thác tài liệu lưu trữ

- Quyết định số 345-QĐ/CQUBKTTW, ngày 28/10/2016 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Ủy ban

và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương

- Nội quy Phòng đọc tài liệu lưu trữ

Hệ thống văn bản quy định đầy đủ về công tác văn thư lưu trữ góp phần đưa công tác này đi vào nề nếp, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý của Ủy ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ương Điều đó cho chúng ta thấy được sự tham mưu đầy đủ, kịp thời cũng như sự quan tâm nhất định của Lãnh đạo Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương đối với công tác lưu trữ

2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ

Trình độ cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm

Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ của

cơ quan tham gia đầy đủ các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức Khi có vướng mắc trong thực hiện nghiệp vụ, Văn phòng Cơ quan mời chuyên gia của Cục Lưu trữ sang trao đổi, hướng dẫn, giải đáp khúc mắc

Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ của Cơ quan đã có ý thức, trách nhiệm trong việc trau dồi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bản thân như: Tham gia các lớp đào tạo sau đại học về lưu trữ (đối với cán bộ đã được đào tạo đúng chuyên

– lưu trữ mở tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (đối với cán bộ chưa được đào tạo đúng chuyên ngành)

Mặc dù cán bộ lưu trữ thường xuyên bị điều động, cán bộ mới tiếp nhận về

dù chưa đúng chuyên ngành nhưng luôn tích cực học hỏi kinh nghiệm t các cán

bộ đi trước; học hỏi t mọi cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan về quy trình, các loại tài liệu hình thành trong hoạt động kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng để

t đó sắp xếp, phân loại, chỉnh lý, kiểm tra trước khi tiếp nhận hồ sơ nộp lưu của các vụ, đơn vị, chuyên viên

Ngoài ra, nhận thức được giá trị của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản

lý của Ủy ban Kiểm tra Trung ương, đặc biệt là khối hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ chuyên môn về công tác kiểm tra, giám sát Lãnh đạo Ủy ban luôn quan tâm đến công tác này kể t giai đoạn hồ sơ hình thành Các lớp bồi dưỡng nghiệp

vụ kiểm tra, giám sát hằng năm tổ chức cho cán bộ toàn ngành kiểm tra đều có chuyên đề về xây dựng văn bản, thống kê và lập hồ sơ lưu trữ

2.2.4 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

* Công tác kiểm tra trong lưu trữ

Bộ phận lưu trữ đã có những cuộc kiểm tra về tình hình lập hồ sơ, việc giao nộp tài liệu của các vụ, đơn vị trong cơ quan Qua quá trình kiểm tra, đã kịp thời phát hiện những hạn chế mà các vụ, đơn vị, chuyên viên thường gặp phải khi lập

hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tuy nhiên, công tác kiểm tra không được thực hiện thường xuyên, điều này khiến cho việc thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương chưa hiệu quả Ví dụ: Chất lượng hồ sơ của cán bộ, chuyên viên khi nộp xuống lưu trữ chưa đạt yêu cầu, thường nộp qúa thời hạn quy định…

* Công tác hướng dẫn nghiệp vụ, quán triệt thực hiện văn bản về lưu trữ

Hàng năm, Bộ phận Lưu trữ cơ quan thường xuyên hướng dẫn các vụ, đơn

vị trực thuộc Cơ quan về công tác lập hồ sơ, xử lý tài liệu loại đối với một số đơn

vị trong Cơ quan như: Hướng dẫn Vụ Đơn thư - Tiếp đảng viên và công dân phân loại các nhóm tài liệu đề nghị hủy, đặc biệt là đối với nhóm thư tồn đọng; hướng