Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của quốc hội cần nộp vào lưu trữ cơ quan

- Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Luận án nghiên cứu các vấn đề lý luận, pháp lý về xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; tài liệu hình thành trong hoạt động c

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Đặng Thị Thu Trang

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN

VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI

CẦN NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI - 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Đặng Thị Thu Trang

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN

VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI

CẦN NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 62 32 24 01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc

XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ

CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN

Luận án Tiến sĩ

HÀ NỘI - 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi Các thông tin, số liệu sử dụng trong luận án có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, chính xác Kết quả nghiên cứu của luận án là trung thực, khách quan và chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

TÁC GIẢ

Đặng Thị Thu Trang

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với PGS.TS Đào Xuân Chúc, người thầy đã tận tình trực tiếp hướng dẫn khoa học cho tôi

Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TS Vũ Thị Phụng, PGS Vương Đình Quyền, PGS.TS Đào Đức Thuận, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Liên Hương, PGS Nguyễn Văn Hàm - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội; GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm - Nguyên Chủ nhiệm Khoa văn bản và công nghệ hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia đã nhiệt tình chỉ bảo, đóng góp nhiều ý kiến quý báu cho tôi trong suốt quá trình thực hiện luận án

Tôi xin trân trọng cảm ơn các đồng nghiệp Vụ Hành chính và các vụ, đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trung tâm Nghiên cứu khoa học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các nhà nghiên cứu khoa học, bạn bè đồng nghiệp đã nhiệt tình, giúp đỡ, động viên tôi hoàn thành luận án

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới những người thân trong gia đình đã luôn ủng

hộ, động viên và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành luận án này!

TÁC GIẢ Đặng Thị Thu Trang

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 5

MỞ ĐẦU 6

1 Tính cấp thiết của đề tài 6

2 Mục tiêu nghiên cứu 8

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 9

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

5 Câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu 11

6 Phương pháp nghiên cứu và cách tiếp cận 11

7 Nguồn tài liệu nghiên cứu, tham khảo 13

8 Những đóng góp mới của luận án 14

9 Bố cục của luận án 16

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ NGUỒN

VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƯU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 18

1.1 Tình hình nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan 18

1.1.1 Nghiên cứu ở trong nước 18

1.1.2 Nghiên cứu ở nước ngoài 29

1.2 Tình hình nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 33

1.3 Nhận xét về kết quả nghiên cứu và xác định những vấn đề cần tiếp tục

nghiên cứu 38

1.3.1 Nhận xét chung 38

1.3.2 Những vấn đề luận án cần tiếp tục nghiên cứu 41

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC

NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƯU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 44

2.1 Cơ sở lý luận về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu

của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 44

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 44

2.1.2 Nguyên tắc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 60

2.1.3 Phương pháp xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 63

2.1.4 Tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 68

2.1.5 Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định nguồn, thành phần tài liệu và

danh mục nguồn, thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 82

2.1.6 Mối quan hệ giữa danh mục nguồn nộp lưu và danh mục thành phần

tài liệu nộp lưu với một số công cụ lưu trữ khác 84

2.2 Cơ sở pháp lý về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu

vào lưu trữ cơ quan 85

2.2.1 Quy định, hướng dẫn của Nhà nước liên quan đến công tác nộp lưu

tài liệu vào lưu trữ cơ quan 85

2.2.2 Một số nhận xét quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác

nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan 93

Chương 3 CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN

VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƯU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 99

3.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Quốc hội 99

3.1.1 Vị trí, chức năng của Quốc hội 99

3.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Quốc hội 100

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của Quốc hội 101

3.2 Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Văn phòng Quốc hội 114

3.3 Sự hình thành tài liệu Phông Lưu trữ Quốc hội và giá trị tài liệu lưu trữ

của Quốc hội 115

3.3.1 Sự hình thành tài liệu Phông Lưu trữ Quốc hội 115

3.3.2 Giá trị và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Quốc hội 117

3.4 Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan 121

3.4.1 Văn bản quy định, hướng dẫn công tác nộp lưu tài liệu của Quốc hội

vào lưu trữ cơ quan 121

3.4.2 Nguồn và thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

VPQH 125

3.4.3 Tình hình tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 128

3.4.4 Các loại hình tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 130

3.4.5 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 131

3.4.6 Một số nhận xét về công tác nộp lưu tài liệu của Quốc hội vào lưu trữ

cơ quan 133

Chương 4 PHƯƠNG PHÁP, QUY TRÌNH XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƯU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 142

4.1 Căn cứ xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của QH nộp lưu

vào lưu trữ cơ quan 142

4.2 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu

của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 143

4.2.1 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục nguồn nộp lưu của Quốc hội

vào lưu trữ cơ quan 143

4.2.2 Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng danh mục thành phần tài liệu

của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 144

4.3 Phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn nộp lưu của Quốc hội

vào lưu trữ cơ quan 144

4.3.1 Phương pháp 145

4.3.2 Quy trình 145

4.4 Phương pháp, quy trình xây dựng danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội

nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 152

4.4.1 Phương pháp 152

4.4.2 Quy trình 153

4.5 Đề xuất danh mục và hướng dẫn sử dụng danh mục nguồn, thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 159

4.5.1 Đề xất danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 159

4.5.2 Hướng dẫn sử dụng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu

của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan 161

4.6 Một số đề xuất, kiến nghị 163

4.6.1 Hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến công tác nộp lưu tài liệu

vào lưu trữ cơ quan nói chung và của QH nói riêng 163

4.6.2 Tăng cường tuyên truyền, phổ biến, đào tạo, tập huấn nghiệp vụ

về công tác lưu trữ 167

4.6.3 Tăng cường công tác lãnh đạo và kiểm tra, giám sát việc thực hiện

công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, cá nhân 168

4.6.4 Tham khảo kinh nghiệm của một số nước khác 168

KẾT LUẬN 171

DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ

LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 175

TÀI LIỆU THAM KHẢO 176

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Quốc hội Việt Nam “là cơ quan đại biểu cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam QH thực hiện quyền lập hiến, lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước

hoạt động của QH, các cơ quan của QH có ý nghĩa trên tất cả các mặt chính trị, kinh

tế, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, văn hóa, xã hội Các khối tài liệu đó hình thành Phông Lưu trữ gọi là Phông Lưu trữ Quốc hội (gọi tắt là Phông Quốc hội) Phông Quốc hội là một trong những thành phần quan trọng đặc biệt của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, là di sản quý giá của quốc gia, dân tộc, Nhà nước ta cần phải quản lý tập trung thống nhất

Công tác thu thập tài liệu có những ảnh hưởng và quyết định đến hiệu quả các khâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ, tác động không nhỏ hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Bởi tài liệu được thu thập tốt thì sẽ là nguồn cung tốt phục vụ có hiệu quả cho công tác nghiên cứu, sử dụng cũng như nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân Hiện nay, dưới thời đại bùng nổ thông tin, đặc biệt là sự phát triển của khoa học công nghệ (ngày này là cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư - 4.0), chúng ta đã và đang phải đối mặt với làn sóng tài liệu với tốc độ ngày càng lớn, đa dạng và phức tạp Điều đó đặt ra những thách thức cho công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ, nhất là trong việc lựa chọn tài liệu để lưu trữ Chính vì vậy, các nhà khoa học, nhà quản lý trong và ngoài nước

đã và đang rất quan tâm nghiên cứu bài toán trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ, cụ thể là về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và những yêu cầu đặt ra, năm 2011

Quốc hội nước ta đã thông qua Luật Lưu trữ, Luật được thi hành sẽ "góp phần quan

trọng vào việc thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các

cơ quan, tổ chức đồng thời, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống và

1

Điều 69 Hiến pháp (năm 2013) và Điều 1 Luật tổ chức Quốc hội (năm 2014)

lựa chọn giữ lại được những hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ cơ quan, phục

vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử sau này”2 Sau năm năm Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan, lưu trữ lịch sử Trong đó đã đánh giá thực trạng: “Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các Bộ, ngành và địa phương đã có những chuyển biến tích cực Tài liệu tại các lưu trữ lịch sử, lưu trữ các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương từng bước… góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan… hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập;… tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào lưu trữ cơ quan còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp” [83] Công tác lưu trữ tại VPQH không nằm ngoài tình trạng chung này Qua khảo sát thực tiễn tại VPQH cho thấy, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan còn những hạn chế, khó khăn nhất định: Một số nguồn nộp lưu của QH vào lưu trữ cơ quan chưa giao nộp tài liệu; vẫn còn những thành phần tài liệu quan trọng chưa giao nộp đầy đủ (như tài liệu về bầu cử ĐBQH

và Hội đồng nhân dân các cấp; tài liệu hình thành trong hoạt động của một số cơ quan của QH, ); chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu chưa tốt Những hạn chế trong công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan có tác động nhất định đến hiệu quả, chất lượng Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Một trong những nguyên nhân quan trọng của tồn tại, hạn chế này là: Một số quy định về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chung chung và có những nội dung quy định chưa thực sự khả thi, chẳng hạn quy định về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan chưa cụ thể, thời hạn nộp lưu chưa phù hợp với trường hợp đặc thù (như cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ), thiếu quy định, hướng dẫn về xác định nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, v.v Đối với Quốc hội có đặc

2 Báo cáo số 3608/BC-BNV ngày 05/11/2009 của Bộ Nội vụ đánh giá tác động dự thảo Luật lưu trữ Hồ sơ

số 8892, Kho Lưu trữ Văn phòng Quốc hội

thù về tổ chức bộ máy, nhân sự và hoạt động nhưng đến nay chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể về nguồn và thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để làm căn cứ thu thập tài liệu Do đó, công tác xác định nguồn, thành phần tài liệu và thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn có những khó khăn, vướng mắc nhất định

Trong khoa học lưu trữ, một số lý luận về xác định nguồn, thành tài liệu chủ yếu vận dụng cho lưu trữ lịch sử Chẳng hạn như: các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được vận dụng để xây dựng danh mục nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng,… Đối với lưu trữ cơ quan, đến nay chưa có công trình nghiên cứu một cách toàn diện, cụ thể về xây dựng danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Đặc biệt là chưa có công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp vào lưu trữ cơ quan

Xuất phát từ những lý do trên đặt ra yêu cầu cần phải có nghiên cứu đầy đủ

về mặt lý luận và thực tiễn công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu của QH

để lựa chọn, giao nộp vào lưu trữ cơ quan Vì vậy, NCS chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội cần nộp vào lưu trữ cơ quan” làm luận án Tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (Mã số: 62.32.24.01)

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu chính của Luận án là:

- Nghiên cứu làm rõ cơ sở khoa học xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Nghiên cứu quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Đề xuất danh mục các cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Quốc hội và góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ Việt Nam

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, Luận án có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung chính như sau:

- Nghiên cứu, hệ thống tổng quan tình hình nghiên cứu về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan nói chung và của QH nói riêng Qua đó đưa ra những nhận xét, đánh giá chung về các kết quả nghiên cứu trước và rút ra những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận liên quan xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Làm rõ một số khái niệm cơ bản liên quan nội dung luận án, nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; từ đó vận dụng xác định nguồn và thành phần tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan

- Nghiên cứu, hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước ta về công tác lưu trữ và liên quan đến công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đánh giá hệ thống văn bản này và đưa ra những tồn tại, vướng mắc trong quá trình thực hiện qua thực tiễn tại VPQH

- Nghiên cứu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, hình thức và quy trình làm việc của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH để thấy sự hình thành tài liệu và giá trị tài liệu của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH Qua đó cho thấy sự hình thành Phông Lưu trữ Quốc hội - một trong những phông quan trọng nhất của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

- Thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan VPQH (văn bản của QH, VPQH về công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp vào lưu trữ cơ quan; khối lượng, chất lượng, loại hình và đặc điểm tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; tồn tại, hạn chế và khó khăn, vướng mắc trong công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan)

- Nghiên cứu tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cơ quan VPQH để so sánh, đối chiếu với thực tiễn sự hình thành tài liệu trong hoạt động của QH, các cơ quan của QH

- Nghiên cứu quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và đề xuất các bản danh mục

- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của QH và góp phần hoàn thiện hệ thống pháp luật của Nhà nước về công tác lưu trữ

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Về đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của Luận án là: Các nội dung liên quan về nguồn và danh mục nguồn nộp lưu của QH vào lưu trữ cơ quan; Thành phần tài liệu

và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

4.2 Về phạm vi nghiên cứu

Luận án xác định giới hạn như sau:

- Phạm vi nghiên cứu về không gian:

Luận án chủ yếu nghiên cứu trong phạm vi tại QH, các cơ quan của Quốc hội

và VPQH nước ta

- Phạm vi nghiên cứu về thời gian:

Luận án giới hạn thời gian nghiên cứu từ QH khóa XIII (năm 2011) đến nay Năm 2011 vừa là năm Luật Lưu trữ được QH thông qua và cũng là năm bắt đầu hoạt động của một nhiệm kỳ QH (QH khóa XIII hoạt động từ kỳ họp thứ nhất vào tháng 7/2011) Hiện nay là QH khóa XIV (từ kỳ họp thứ nhất vào tháng 7/2016) Luật Lưu trữ được thông qua là văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nước ta từ trước đến nay về công tác lưu trữ, đã có những tác động lớn đến công tác lưu trữ đặc biệt

là công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan Với khoảng thời gian từ năm 2011 đến nay tương đương gần hai khóa QH cơ bản đủ cho tác giả có cái nhìn tổng quát

và có đủ cơ sở để đánh giá về sự hình thành tài liệu và tình hình công tác thu thập, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại VPQH

Ngoài ra, tác giả lựa chọn nghiên cứu một số nguồn, thành phần tài liệu tiêu biểu của QH từ khóa XII trở về trước để so sánh, đối chiếu với hiện nay

- Phạm vi nghiên cứu về nội dung:

Luận án nghiên cứu các vấn đề lý luận, pháp lý về xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; tài liệu hình thành trong hoạt động của QH; thực tiễn công tác nộp lưu tài liệu, nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Thành phần tài liệu được nghiên cứu ở đây chủ yếu là tài liệu giấy Việc nghiên cứu đối với các loại hình tài liệu khác mang tính chất bổ trợ

5 Câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu

Để giải quyết được mục tiêu của Luận án, NCS đặt ra những câu hỏi nghiên cứu: Tại sao cần phải xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu

của QH nộp vào lưu trữ cơ quan?

Giả thuyết nghiên cứu:

Danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan là một công cụ quan trọng của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thực tế cho thấy, hầu hết các cơ quan chưa nhận thấy được tầm quan trọng cũng như tác động của việc xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan Mặt khác, việc xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu; xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan vừa mang tính khoa học vừa đòi phải có quy trình nghiệp vụ đòi hỏi cán bộ có đủ năng lực để thực hiện Tuy nhiên, không phải ở cơ quan nào cũng có những cán bộ

có đủ khả năng để xây dựng được bản danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Nếu danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của

QH cần nộp vào lưu trữ cơ quan được xây dựng một cách khoa học, phù hợp thực tiễn và được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền sẽ là công cụ hữu hiệu trong công tác lưu trữ của Quốc hội Điều đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và hiệu quả hoạt động của QH, đồng thời góp phần tối ưu hóa thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

6 Phương pháp nghiên cứu và cách tiếp cận

Để thực hiện luận án, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, tác giả sử dụng phương pháp luận của Lưu trữ học

và một số phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp phân tích chức năng được tác giả sử dụng chủ yếu trong việc phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị, cá nhân của Quốc hội, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH

và VPQH Qua đó thấy được sự hình thành tài liệu của QH và nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của Quốc hội Trên cơ sở đó đưa ra định hướng lựa chọn cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan VPQH

- Phương pháp hệ thống được sử dụng để nghiên cứu về chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của QH, các cơ quan, cá nhân của QH; sự hình thành tài liệu của Quốc hội, Phông Lưu trữ Quốc hội và mối quan hệ giữa các đối tượng nghiên cứu với nhau

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê, tổng hợp các kết quả, số liệu nghiên cứu nhằm so sánh, đối chiếu để đưa ra kết luận nghiên cứu

- Phương pháp lịch sử được sử dụng để nhìn nhận tổng thể nghiên cứu của các tác giả đi trước về những vấn đề liên quan đến luận án, qua đó đưa ra những nhận xét các mặt đạt được và chưa đạt được, cần tiếp tục nghiên cứu trong luận án

- Phương pháp so sánh được thực hiện để so sánh giữa lý luận và thực tiễn về xác định nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; đối chiếu thực tiễn thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại VPQH với quy định của pháp luật Phương pháp này còn được sử dụng trong việc đối chiếu, tham khảo có chọn lọc các vấn đề tương ứng từ các nghiên cứu trước

- Phương pháp khảo sát được tác giả sử dụng trong quá trình khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ tại VPQH; khảo sát tài liệu hình thành tại các cơ quan, đơn vị,

cá nhân của QH, VPQH và một số tài liệu của QH đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; khảo sát các công trình nghiên cứu, bài viết, các văn bản quy định, hướng dẫn có liên quan đến luận án

- Phương pháp nghiên cứu trực tiếp qua tham vấn thực tế, tiếp xúc và trao đổi với các nhà nghiên cứu, nhà quản lý, những người làm thực tiễn tại cơ quan của

QH, VPQH và bạn bè đồng nghiệp

7 Nguồn tài liệu nghiên cứu, tham khảo

Để thực hiện luận án, tác giả đã nghiên cứu và tham khảo những nguồn tài liệu sau:

- Các văn bản hiện hành của Nhà nước ta và VPQH về công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nói riêng, gồm: Luật Lưu trữ năm 2011, các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ,

- Các văn bản hiện hành về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, nội quy, quy chế làm việc, của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH, gồm các văn bản như: Hiến pháp năm 2013; Luật Tổ chức Quốc hội năm 2014; các nghị quyết của QH, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, cá

Ủy ban của QH khóa XIII, XIV và Quyết định ban hành nội quy, quy chế làm việc của VPQH, các đơn vị thuộc VPQH,

- Sách chuyên khảo, giáo trình về lưu trữ hiện đang được sử dụng trong các trường đào tạo về văn thư - lưu trữ ở Việt Nam và một số nước như Liên Xô, Trung Quốc, Anh

- Từ điển tiếng Việt, từ điển thuật ngữ văn thư, lưu trữ

- Các đề tài nghiên cứu, báo cáo khoa học có liên quan, như: Đề tài “Xác

định giá trị và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam” do Nguyễn Trọng Thư làm Chủ nhiệm (1996); đề tài

“Công tác lập hồ sơ công việc tại Văn phòng QH - Thực trạng và giải pháp” do Lê Ngọc Phúc làm Chủ nhiệm (2011); báo cáo khoa học tại hội nghị khoa học "Xác

định giá trị tài liệu” của Cục Lưu trữ Nhà nước tổng kết thi hành Pháp lệnh bảo vệ

tài liệu lưu trữ Quốcgia (năm 1994); hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” (năm 2014) của

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

- Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lưu trữ có liên quan đến nội dung luận án

- Các bài viết có liên quan trên tạp chí chuyên ngành (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam - trước đây là Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian), website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, QH, VPQH,…

8 Những đóng góp mới của luận án

- Về mặt lý luận:

Luận án góp phần làm rõ hơn lý luận về danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan Cụ thể: Trên cơ sở trình bày một cách có hệ thống và có sự phân tích những kết quả nghiên cứu đã công bố ở trong và ngoài nước, kế thừa những kết quả nghiên cứu đó, luận án làm rõ hơn về một số khái niệm liên quan công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan (khái niệm về nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu, danh mục nguồn nộp lưu, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu, ); làm rõ thẩm quyền thu thập tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan có sự khác biệt so với các cơ quan, tổ chức khác; đề xuất tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Quốc hội theo khối phông gồm nhiều phông (mỗi cơ quan của QH, cơ quan thuộc UBTVQH, VPQH là một phông và có thể Phông cá nhân đối với chức danh tiêu biểu như Chủ tịch QH, Tổng Thư ký QH); đưa ra các nguyên tắc, tiêu chuẩn về xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ và vận dụng vào công tác xây dựng danh mục nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp vào lưu trữ cơ quan một cách linh hoạt cho phù hợp; xây dựng quy trình xây dựng danh mục nguồn nộp lưu

và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; luận án đã đề xuất các danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội cần nộp vào lưu trữ cơ quan Các danh mục được đưa ra ở đây được áp dụng cho lưu trữ cơ quan khác với các danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu sử dụng trong lưu trữ lịch sử mà các công trình nghiên cứu trước thực hiện Cấu tạo danh mục được trình bày chi tiết tên cơ quan, đơn vị, cá nhân hình thành tài liệu và đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, cá nhân còn trong danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử thường chỉ đơn thuần là tên phông Danh mục thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ

cơ quan được xây dựng cho mỗi nguồn nộp lưu Các danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan được trình bày chi tiết nhất (đến đầu văn bản, tài liệu)

Với những điểm mới cơ bản trên, kết quả nghiên cứu của luận án sẽ có đóng góp nhất định về mặt lý luận, góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận về khoa học lưu trữ nói chung và về xây dựng danh mục nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nói riêng

- Về mặt thực tiễn:

Luận án đã trình bày tổng quát về tổ chức bộ máy của QH và chỉ ra đặc thù trong tổ chức và hoạt động của QH; qua đó, thấy giá trị, đặc điểm riêng tài liệu của QH; làm rõ những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện các văn bản của Nhà nước ta liên quan công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan để đưa ra kiến nghị hoàn thiện; phân tích tổng quát, toàn diện thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan qua tình hình thực hiện công tác nộp lưu tài liệu của các đơn

vị, cá nhân trong QH; tình hình chất lượng, số lượng tài liệu của QH nộp vào lưu trữ VPQH; luận án đề xuất bản danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của

QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; đưa ra một số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của QH và hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ của nhà nước ta Kết quả nghiên cứu của Luận án có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo để xây dựng văn bản về nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; định hướng cho việc nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản cũng như thực hiện khâu nghiệp vụ lưu trữ của Quốc hội, góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và hiệu quả hoạt động của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH Đây cũng là tài liệu để cơ quan quản lý chuyên ngành văn thư, lưu trữ của Nhà nước ta có thể tham khảo nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật về công tác lưu trữ Qua bản danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp vào lưu trữ cơ quan giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về tổ chức bộ máy, hoạt động, quy trình làm việc và sự hình thành tài liệu của QH, các cơ quan của QH, cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH

Ngoài ra, luận án có thể là tài liệu tham khảo đối với các cơ quan khác như Chính phủ, các Bộ, ngành, và các cơ sở đào tạo lưu trữ học, những độc giả quan tâm nghiên cứu

9 Bố cục của luận án

Luận án được kết cấu gồm 4 Chương chính như sau:

Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Trong chương đầu tiên của luận án, tác giả trình bày tổng thể những kết quả nghiên cứu chính về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ở trong nước và nước ngoài; nghiên cứu về xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nước ta nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Từ đó, rút ra những nhận xét về các nghiên cứu trước, xác định nội dung cần tiếp tục nghiên cứu

và nhằm làm sáng tỏ mục tiêu của luận án

Chương 2 Cơ sở lý luận, pháp lý về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Chương 2 trình bày các vấn đề lý luận liên quan về xây dựng danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, gồm: làm rõ một

số khái niệm liên quan; các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; ý nghĩa của việc xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và tác dụng của danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; hệ thống các văn bản hiện hành của Nhà nước ta về vấn đề liên quan đến công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Chương 3 Cơ sở thực tiễn về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Nội dung của chương này gồm các nội dung: khái quát về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của QH, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH; thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan của VPQH; sự hình thành tài liệu của QH và Phông Lưu trữ QH, giá trị tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của QH; tình hình công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan gồm những mặt đạt được, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân

Chương 4 Phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Nội dung của chương 4 là kết quả nghiên cứu chính của luận án Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của các chương trước, chương 4 đã trình bày căn cứ, nguyên tắc, yêu cầu, phương pháp và quy trình xây dựng danh mục nguồn nộp lưu của QH, danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan nói riêng

Đặc biệt, tác giả đề xuất hai danh mục gồm: Danh mục các cơ quan, đơn vị,

cá nhân là nguồn nộp lưu của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Các bản danh mục này được trình bày trong Phụ lục số 01 và Phụ lục số 02 của luận án

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VỀ NGUỒN

VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA QUỐC HỘI NỘP LƯU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1.1 Tình hình nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan

1.1.1 Nghiên cứu ở trong nước

Trong nhiều công trình nghiên cứu, các tác giả đã khẳng định việc xác định nguồn và thành tài liệu nộp vào lưu trữ là một trong những khâu đầu tiên, có vai trò quan trọng của công tác thu thập tài liệu Có thể kể các công trình nghiên cứu chính như sau:

- Sách chuyên khảo “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ

biên (năm 1987)

- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào

Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (năm 1990)

- Cuốn “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của các tác giả PGS.TS Vũ

Thị Phụng và CN Nguyễn Thị Chinh (năm 2006)

- Cuốn “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của CVCC.TS Phan Đình Nham

và PGS.TS Bùi Loan Thùy (năm 2015)

- Cuốn “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của PGS.TS Nguyễn

Minh Phương và PGS.TS Triệu Văn Cường (năm 2015)

- Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS Chu Thị

Hậu chủ biên (năm 2016)

- Báo cáo khoa học: Tại hội nghị khoa học "Xác định giá trị tài liệu” của

Cục Lưu trữ Nhà nước tổng kết thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

(năm 1994); hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” (năm 2014),

- Đề tài nghiên cứu khoa học: Các đề tài nghiên cứu khoa học về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ chủ yếu là nghiên cứu đối với lưu trữ lịch sử, đó là đề tài "Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức

đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng (mã số 1998) do tác giả Nguyễn Lệ Nhung làm Chủ nhiệm (2000); đề tài "Báo cáo nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan” (mã số 85.98.001) do tác giả Dương Văn Khảm làm Chủ nhiệm

KX-02/VP-(2001); đề tài "Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu

trữ vĩnh viễn” do Lã Thị Hồng Chủ nhiệm (1989); đề tài “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản lý nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh” do Nguyễn Quang

Lệ - Chủ nhiệm (1993); đề tài “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần

nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia” của các tác giả Nguyễn Cảnh

Đương, Nông Thuý Đẹp, Nguyễn Thị Hậu, Nguyễn Văn Thăng (1993), mã số

90-38-021; đề tài “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các

Trung tâm lưu trữ Quốc gia” do Nguyễn Minh Phương Chủ nhiệm (1997); đề tài

“Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp vào Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương” do Nguyễn

Thị Tâm Chủ nhiệm (2001);

- Bài viết có liên quan trên tạp chí chuyên ngành, website của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, QH, VPQH,… Các bài viết trên Tạp chí Văn thư

lưu trữ Việt Nam (trước đây là Tạp chí Lưu trữ Việt Nam), như: Bài “Một số cơ sở

lý luận lưu trữ học với vấn đề thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các Trường Đại học” (số 5/2003) của tác giả Nguyễn Trọng Biên; bài “Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Khoa học công nghệ cần giao nộp vào lưu trữ tỉnh” (số 11/2008) của

các tác giả Đào Đức Thuận, Phạm Thị Diệu Linh,…

- Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lưu trữ có liên

quan đến nội dung luận án, như: Đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu

nghe nhìn cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” của tác giả

Nguyễn Minh Sơn (2017), Luận án Tiến sĩ Lưu trữ học; đề tài “ngiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của tác giả Lương Thị Tuyết Trinh, Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học

(2014); đề tài “Nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan tập đoàn bưu

chính viễn thông” Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học của Lã Thị Thanh (2007), Khóa

luận tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học“Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung

tâm lưu trữ thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” của tác giả Đào Đức Thuận (2000),…

Nội dung được các tác giả nghiên cứu liên quan về nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ gồm các vấn đề chính như sau:

1.1.1.1 Về mặt lý luận

- Nghiên cứu về nguồn nộp lưu, các nghiên cứu đã đưa ra nguồn nộp lưu, nguồn bổ sung vào lưu trữ

Trong đó, có nghiên cứu đề cập chung về nguồn bổ sung vào lưu trữ lịch sử:

Cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (năm 1990), các tác giả đưa

ra các nguồn chủ yếu bổ sung tài liệu cho thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và một số đặc trưng để phân bổ nguồn tài liệu Nguồn ở đây mang tính chung (Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam) mà chưa nêu được nguồn nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan

Có nghiên cứu mới chỉ đề cập chung chung về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu

trong đó chủ yếu là về nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử Đó là, cuốn “Giáo

trình lưu trữ học đại cương” của CVCC.TS Phan Đình Nham và PGS.TS Bùi Loan

Thùy (năm 2015), các tác giả nêu các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu gồm: Các tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp, đoàn thể; các tài liệu lưu trữ cá nhân hình thành trong hoạt động của các nhà khoa học, nhà văn, nghệ sĩ, nhà hoạt động chính trị, xã hội xuất sắc của đất nước; những tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, các thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu; các tài liệu đang được bảo quản trong các viện lưu trữ nước ngoài Trong các nguồn đó, nguồn từ "các tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp, đoàn thể

là nguồn thu thập quan trọng nhất và không bao giờ cạn, thường xuyên cung cấp cho Phông lưu trữ quốc gia những tài liệu có giá trị" [57, tr.137]

Đối với nguồn nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ cơ quan đã có một số công trình

đề cập Đó là: Cuốn sách chuyên khảo “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dương

Hoan chủ biên (năm 1987), các tác giả đưa ra nguồn bổ sung chính yếu cho các Phòng lưu trữ cơ quan là "các tài liệu hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ

quan và của các đơn vị trực thuộc" [44, tr.162] Trong trường hợp cơ quan bị thiếu tài liệu do thất lạc, thiên tai, dịch họa,… thì có thế bổ sung từ nguồn là "các cơ quan khác cùng hệ thống chủ quản hoặc có sự liên hệ về một phương diện nào đó với cơ

quan mất tài liệu" [44, tr.163] Trong cuốn “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản”

của nhóm tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng và CN Nguyễn Thị Chinh, các tác giả đưa

ra cụ thể hơn về nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan so với các tác giả khác Các tác giả cho rằng, nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan chủ yếu là các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc, cụ thể: Văn thư cơ quan; các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan; các bộ, công chức, viên chức dã có thời gian làm việc tại cơ quan đã về hưu hoặc chuyển công tác; các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngành cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan Tuy nhiên, ở góc độ cụ thể các tác giả chưa làm rõ cơ sở khoa học và thực tiễn cũng như việc áp dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xây dựng danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Hiện nay, theo kết quả nghiên cứu của tác giả cho thấy, có nghiên cứu đề cập

về căn cứ xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Đó là, cuốn “Lưu trữ tài liệu

của các cơ quan, tổ chức” (năm 2015) của PGS.TS Nguyễn Minh Phương và

PGS.TS Triệu Văn Cường Các tác giả cho rằng, “nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan là những đơn vị tổ chức, chức danh, cá nhân sản sinh tài liệu lưu trữ thuộc đối tượng thu thập vào lưu trữ cơ quan” [37, tr.54] Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ có thể là các đơn vị tổ chức của cơ quan đang hoạt động, có thể là những

cơ quan, tổ chức tiền nhiệm đã sáp nhập, giải thể, có thể là những chức danh, cá nhân đang hoạt động và đã nghỉ Theo cách hiểu này sẽ chưa bao quát đầy đủ tài liệu hình thành trong hoạt động của nguồn nộp lưu, bởi tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị tổ chức, cá nhân không chỉ tài liệu do chính cơ quan, đơn vị tổ chức ban hành mà còn cả tài liệu của các cơ quan, cá nhân khác có nội dung liên quan

Với cách hiểu về nguồn thu thập như trên, các tác giả mới dừng lại ở việc đưa

ra các căn cứ để xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tổ chức trong cơ quan; căn cứ vào nhiệm vụ cấp trên

giao chủ trì thực hiện những công việc quan trọng của Nhà nước; căn cứ vào những nguồn tài liệu tồn đọng lâu ngày của các đơn vị; căn cứ vào việc kế thừa chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức liên quan đã giải thể, sáp nhập, hoặc chia tách; căn

cứ vào chức năng của các đơn vị hoạt động chuyên môn; căn cứ vào mức độ giá trị tài liệu sản sinh của đơn vị tổ chức; căn cứ vào văn bản hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Sản phẩm của việc xác định nguồn thu thập vào lưu trữ cơ quan là bản danh sách các nguồn thu thập Trên cơ sở các căn cứ để xác định nguồn nộp lưu và xây dựng danh sách nguồn thu thập (nguồn nộp lưu) vào lưu trữ Các tác giả chỉ ra nguồn thu thập vào lưu trữ cơ quan gồm: Đối tượng nộp lưu tài liệu của lưu trữ cơ quan là các đơn vị tổ chức, các chức danh trong

cơ quan Đối tượng nộp lưu tài liệu của lưu trữ lịch sử là các lưu trữ cơ quan thuộc đối tượng nộp lưu Các nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thể hiện bằng bản danh sách tên các nguồn, các đơn vị tổ chức, chức danh và các loại tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan Bản danh sách này là căn cứ để lãnh đạo cơ quan quy định các nguồn thu thập tài liệu và các loại tài liệu sản sinh ở các đơn vị tổ chức, chức danh phải thu thập vào lưu trữ cơ quan [37, tr.58]

- Nghiên cứu về xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Qua thống kê kết quả nghiên cứu cho thấy, phần lớn các nghiên cứu đã đưa

ra nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ nói chung

Trong cuốn “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” (năm 2015) của

PGS.TS Nguyễn Minh Phương và PGS.TS Triệu Văn Cường đã đưa ra các tiêu chí

để lựa chọn tài liệu có giá trị của các nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm:

Một là, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chính của đơn vị tổ chức hoặc chức danh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan Theo tiêu chí này, những hồ sơ, tài liệu phản ánh các chức năng, nhiệm vụ chính của đơn vị, hoặc chức danh thì thuộc loại phải thu thập vào lưu trữ cơ quan

Hai là, đối với những công việc đơn vị phối hợp thực hiện: Nếu đơn vị chủ trì thực hiện công việc thì hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc đó thuộc diện thu thập vào lưu trữ cơ quan, nếu đơn vị chỉ phối hợp với đơn vị khác thực hiện một số công

việc liên quan thì tài liệu phản ánh phần việc do đơn vị thực hiện thuộc diện thu thập vào lưu trữ cơ quan Hồ sơ, tài liệu phản ánh phần việc của đơn vị khác chủ trì giải quyết công việc thì đơn vị đó phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Thứ ba, mức độ chính xác của tài liệu: Tài liệu sản sinh trong các đơn vị tổ chức, hoặc chức danh thuộc nguồn thu thập có nhiều mức độ chính xác khác nhau (bản thảo gửi đến các đơn vị, cá nhân góp ý kiến; bản chính thức có đầy đủ thể thức văn bản; bản sao từ bản chính, ), trường hợp này chỉ lựa chọn những bản chính để thu thập vào lưu trữ Văn bản sản sinh ra trong các đơn vị tổ chức thường có nhiều bản hoàn toàn giống nhau (tài liệu trùng lặp) Thông thường, những tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử thì chỉ thu thập vào lưu trữ cơ quan một bản gốc hoặc bản chính Tuy nhiên, đối với những tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng, cơ quan

sẽ quy định số lượng bản nộp lưu vào lưu trữ cơ quan hai hoặc ba bản [37, tr.59-60]

Các tiêu chí nêu trên cũng chính là tiêu chuẩn vận dụng trong xác định giá trị tài liệu để lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, như tiêu chuẩn nội dung của tài liệu; tiêu chuẩn tác giả tài liệu; tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu Đây chỉ là những tiêu chuẩn chính, ngoài ra còn có các tiêu chuẩn khác cần được nghiên cứu vận dụng trong việc xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan, như: tiêu chuẩn tiêu chuẩn ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; tiêu chuẩn hình thức của tài liệu;

Cũng trong cuốn “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” (năm 2015),

nhóm tác giả chỉ ra sản phẩm của việc lựa chọn tài liệu của các nguồn thu thập vào lưu trữ cơ quan là bản danh sách những loại tài liệu có giá trị phải thu thập vào lưu trữ cơ quan của các nguồn nộp lưu [37, tr.58] Tổng hợp của kết quả xác định nguồn

và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan sẽ là bản danh sách tên các nguồn tài liệu, tên các đơn vị tổ chức, chức danh và các loại tài liệu của nó cần thu thập vào lưu trữ cơ quan Bản danh sách này được làm thành một phụ lục của quy chế công tác văn thư lưu trữ cơ quan và được lãnh đạo cơ quan phê duyệt Đây là cơ sở pháp lý để các đơn vị tổ chức, chức danh trong cơ quan thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Các tác giả cũng đưa ra cấu tạo của bản "danh sách tên các đơn vị tổ chức và hồ sơ nộp lưu" gồm: tên mỗi đơn vị tổ chức, chức danh được viết thành tên

đề mục, trong phạm vi mỗi đề mục gồm có tên gọi từng loại tài liệu nộp lưu, gồm

ba cột (Số thứ tự; tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ; ghi chú) [37, tr.60]

Trong cuốn “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của nhóm tác giả PGS.TS

Vũ Thị Phụng và CN Nguyễn Thị Chinh, các tác giả cho rằng “thành phần tài liệu của các đơn vị, tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ nghiên cứu lâu dài” [62, tr.48] Quan điểm này dễ hiểu nhưng phần nào đó chưa làm rõ phạm vi cụ thể thành phần của các đơn vị, tổ chức, cá nhân là như thế nào

Có thể nói, qua các nghiên cứu lý luận về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhiều tác giả đã đề cập nghiên cứu và các kết quả nghiên cứu về sau càng cụ thể hơn Tuy nhiên, đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu cụ thể về các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chí để xây dựng danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Sau khi Luật lưu trữ được QH thông qua (năm 2011), Cục Văn thư và lưu

trữ Nhà nước đã tổ chức Hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” (năm 2014) Nội dung các

bài tham luận tại hội thảo đã trình bày một số lý luận, văn bản quy định của Nhà nước và tình hình thực tiễn tại các cơ quan về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Đồng thời, các tác giả đã nêu những đề xuất, kiến nghị với cơ quan quản lý chuyên ngành về vấn đề hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý; chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu; quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Một số bài tham luận đã nêu kiến nghị, đề xuất đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Tác giả Nguyễn Quốc Dũng với

bài “Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đảng ủy trực

thuộc Trung ương - thực trạng và giải pháp” đã đề xuất “Cục Lưu trữ cần sớm

nghiên cứu, trình lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng ban hành văn bản… quy định về thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan” [33, tr.5] ThS

Nguyễn Thị Tâm trong bài tham luận “Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong thời gian tới” đã kiến nghị

Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước “nghiên cứu xây dựng trình Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn thành phần tài liệu có trong hồ sơ” [33, tr.4] Tác giả Nguyễn Thị Tâm cho rằng, sẽ khó có thể hướng dẫn thành phần tài liệu có trong tất cả các

hồ sơ vì trên thực tế hồ sơ rất đa dạng nhưng hoàn toàn có thể hướng dẫn thành phần tài liệu có trong những hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan hoặc một số loại hồ sơ chuyên môn, nghiệp vụ

- Trên các Tạp chí chuyên ngành lưu trữ (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, trước đây là Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ) có một số bài viết,

đó là:

Tác giả Nguyễn Trọng Biên có bài viết “Một số cơ sở lý luận lưu trữ học với

vấn đề thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ ở các Trường Đại học”, Tạp chí Lưu trữ

Việt Nam số 5/2003 và tác giả Đào Đức Thuận, Phạm Thị Diệu Linh với bài

“Thành phần, nội dung tài liệu của Sở Khoa học công nghệ cần giao nộp vào lưu trữ tỉnh”, Tạp chí văn thư và lưu trữ Việt Nam số 11/2008 Các bài viết đều khẳng

định rằng nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu được sản sinh

ra từ chính cơ quan và từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân gửi tới Trong các bài viết đều khẳng định giá trị, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của cơ quan trên các mặt Từ đó, tác giả Nguyễn Trọng Biên đã đề xuất kiến nghị thành lập Phòng Lưu trữ thuộc trường đại học (mỗi trường thành lập một Phòng Lưu trữ) Cũng theo tác giả cần nghiên cứu để đưa cả ba loại tài liệu với ba loại thời hạn bảo quản (tài liệu có giá trị vĩnh viễn, giá trị lâu dài và có giá trị tạm thời) vào bảo quản tại lưu trữ cơ quan trường đại học Bởi Trường đại học là một loại cơ quan luôn cố định chức năng, nhiệm vụ và ổn định cơ cấu tổ chức; tài liệu sản sinh ra trong các hoạt động của trường đại học có mối liên hệ mật thiết với nhau; đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ của trường đại học hẹp, chủ yếu là cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên

cứu, sinh viên trong trường Còn các tác giả Đào Đức Thuận và Phạm Thị Diệu Linh, ngoài tài liệu hành chính giao nộp vào lưu trữ tỉnh, các tác giả đề xuất về thành phần, nội dung của một số nhóm tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động của Sở Khoa học và công nghệ cần nộp vào lưu trữ tỉnh

Xác định, lựa chọn thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cũng cần được thể hiện những tài liệu đó như thế nào, bằng công cụ nào? Tác giả Nguyễn

Thị Ngọc trong bài “Tác dụng của bản kê những tài liệu văn kiện chủ yếu của cơ

quan đối với công tác lập hồ sơ” đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ số 4, 12/1976,

tác giả đã chỉ ra tác dụng của bản kê những tài liệu văn kiện chủ yếu đối với công tác lưu trữ, đó là: Xác định, lựa chọn những tài liệu văn kiện quan trọng để lập hồ

sơ và nộp vào kho lưu trữ, đồng thời để kiểm tra và giới thiệu những loại tài liệu văn kiện quan trọng, cần thiết phải thu nhận vào các kho lưu trữ Nhà nước; để chỉ dẫn về phương pháp bổ sung, thu thập tài liệu văn kiện vào các kho lưu trữ Nhà nước; để khởi thảo bản thời hạn bảo quản của các cơ quan chủ quản Bản kê những tài liệu văn kiện chủ yếu là cơ sở, giúp cho cán bộ lưu trữ tiến hành thuận lợi công tác thu thập được những tài liệu văn kiện có giá trị vào kho lưu trữ Ngoài ra bản kê này còn giúp cho cán bộ phần hành lập hồ sơ hiện hành và cán bộ làm công tác văn thư lập hồ sơ các tập lưu công văn và lập bản danh mục hồ sơ ở cơ quan hàng năm [56, tr.24] Tác giả cũng chỉ ra những tác dụng của bản kê những tài liệu văn kiện chủ yếu đối với công tác lập hồ sơ nói chung và đối với lập hồ sơ hiện hành, lập hồ

sơ trong trong lý của công tác lưu trữ nói riêng Ở đây, tác giả đưa ra cách hiểu

“Bản kê những tài liệu văn kiện chủ yếu của cơ quan” là “Bản thống kê toàn bộ những tài liệu văn kiện chủ yếu được sản sinh ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan; những tài liệu văn kiện này đều có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ trước mắt và lâu dài cho mọi hoạt động và công tác

nghiên cứu của cơ quan” Tác giả Trần Hoàng có bài viết “Phương pháp lập bản kê

tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ của Bộ” trên Tạp san Công tác lưu trữ số

1/1974 Tác giả đã nêu phương pháp lập bản kê tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ của Bộ qua thực tế Bộ Nội thương Theo tác giả Trần Hoàng, để lập bản kê, bước đầu nghiên cứu sự hoạt động của Bộ để tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ,

của từng đơn vị chức năng và đơn vị trực thuộc Bước hai, nghiên cứu trực tiếp thành phần tài liệu, xác định các thể loại tài liệu của Bộ và những vẫn đề cần phản ảnh trong bản kê Sau khi nghiên cứu tài liệu, chuyển sang xây dựng đề cương bản

kê Trong quá trình nghiên cứu để lập bản kê những tài liệu cần thu vào Kho lưu trữ của Bộ cần xác định: Cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ; Các thể loại tài liệu phản ánh

sự hoạt động của các đơn vị chức năng chủ yếu và các đơn vị chức năng hỗ trợ; Phạm vi những đơn vị chức năng trong Bộ mà tài liệu cần thu; Giá trị khoa học và giá trị thực tế của tài liệu Tác giả đưa ra nguyên tắc lập đề cương bản kê là nguyên tắc vấn đề - ngành sản xuất Bởi nếu chúng ta xây dựng đề cương bản kê theo cơ cấu tổ chức của Bộ thì mỗi lần cơ cấu tổ chức của Bộ thay đổi, lại phải sửa lại bản

kê (thực tế cơ cấu tổ chức của các Bộ thường có thay đổi) Sau khi xây dựng xong

đề cương bản kê, thì lập các khoản của bản kê Đó là việc quan trọng nhất, vì những khoản đó phải bao quát được những tài liệu cần thu vào Kho lưu trữ của Bộ Những yêu cầu gì cần chú ý về thành phần của các khoản Thứ nhất, các khoản cần cụ thể, nhất thiết phải nêu được nội dung vấn đề Thứ hai, trong mỗi khoản của bản kê cần chi tiết hóa những hoạt động của các đơn vị chức năng và tên loại tài liệu Mỗi trang của bản kê cần chia thành 4 cột (Số thứ tự; tên tài liệu cần thu vào Kho lưu trữ Bộ; thời hạn bảo quản; ghi chú) và nội dung bản kê trình bày gồm có các chương, mục, khoản [45, tr.27] Như vậy, tác giả Trần Hoàng đã trình bày phương pháp lập bảng

kê, nguyên tắc lập đề cương bảng kê (nguyên tắc vấn đề - ngành sản xuất) Có thể nói, đây là một trong những công trình đầu tiên ở Việt Nam đưa ra phương pháp cũng như đề xuất một loại công cụ thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan bộ (bảng kê tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan Bộ) Tuy nhiên, loại bảng kê này cũng có hạn chế nhất định, như tác giả Trần Hoàng cũng đã chỉ ra, đó là hạn chế của nguyên tắc lập đề cương bảng kê theo cơ cấu tổ chức của Bộ sẽ phải sửa đổi lại bảng kê nếu

cơ cấu tổ chức thay đổi Mặt khác, theo NCS, bảng kê tác giả đưa ra được lập theo vấn đề mà không lập theo nguồn nộp lưu nên sẽ không chỉ rõ thành phần tài liệu thuộc nguồn nào (tài liệu là do ai hình thành hay sản sinh ra) Vì vậy, nếu sử dụng bảng kê với vai trò là một công cụ thu thập tài liệu theo nguồn nộp lưu sẽ có khó khăn nhất định Ngoài ra, bảng danh mục được xây dựng, sửa đổi, bổ sung là tất yếu

do nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu sẽ có sự thay đổi Chẳng hạn, năm có nguồn nộp lưu này nhưng năm khác có thể không có nguồn nộp lưu đó hoặc ngược lại Đặc biệt, thành phần tài liệu có sự thay đổi, phát sinh do thực tiễn hoạt động của

cơ quan, đơn vị nhưng tài liệu chưa kịp bổ sung vào bảng thời hạn bảo quản Mặt khác, việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu mới phát sinh không phải tài liệu nào cũng khẳng định được ngay giá trị của nó mà việc xác định thời hạn bảo quản cho chúng cần phải tuân theo những nguyên tắc, thủ tục nhất định Do đó, theo NCS thì việc ghi thời hạn bảo quản trong bảng kê tài liệu cần thu thập vào lưu trữ có thể không cần thiết phải ghi vào đó

- Ngoài ra, trong các khóa luận, luận văn tốt nghiệp đại học, sau đại học chuyên ngành Lưu trữ có nhiều tác giả nghiên cứu các vấn đề liên quan về nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, có thể kể đến: Tác giả Nguyễn

Trọng Biên với đề tài “Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các

trường đại học cần nộp vào lưu trữ”, Luận văn Thạc sĩ (năm 2002); tác giả Lã Thị

Thanh, “Nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan tập đoàn bưu chính

viễn thông”, Luận văn (năm 2007); tác giả Lê Hoài Giang, “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ đại học Thái Nguyên”, (năm 2015); tác giả

Nguyễn Thị Trang Nhung, “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh

mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”, Luận văn

Thạc sĩ (năm 2008); tác giả Nguyễn Kim Dung, “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu

trữ Bộ Giao thông vận tải - thực trạng và giải pháp”, Luận văn Thạc sĩ (năm 2006);

tác giả Nguyễn Hữu Danh, “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Tài chính -

thực trạng và giải pháp”, Luận văn Thạc sĩ (năm 2009); tác giả Đậu Minh Nguyệt,

“Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu

trữ Văn phòng Chính phủ”, Luận văn thạc sĩ (năm 2014);… Trên cơ sở những lý

luận và thực tiễn của mỗi cơ quan, các tác giả đã đề xuất thành phần tài liệu có giá trị cần thu thập vào lưu trữ của cơ quan

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu thể hiện qua các luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp đại học và sau đại học kể trên đã nghiên cứu cơ bản về mặt lý luận công tác thu thập, bổ sung tài liệu và xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp

vào lưu trữ của một cơ quan cụ thể Những nghiên cứu chung về thu thập, bổ sung tài liệu đa số đã khái quát về lý luận thu thập tài liệu, thực tiễn công tác thu thập tài liệu của một cơ quan; thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và

đề xuất giải pháp thực hiện công tác thu thập tài liệu của cơ quan Một trong những giải pháp được đưa ra trong phần kiến nghị của một số tác giả có giải pháp về sự cần thiết xây dựng danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan Các nghiên cứu về nguồn, thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan hay danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan đã trình bày khái quát lý luận về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu; thực tiễn công tác thu thập tài liệu của cơ quan; đề xuất danh mục nguồn, thành phần tài liệu hoặc danh mục hồ sơ của cơ quan Nhìn chung, các nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chủ yếu dựa trên cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, đến nay chưa có công trình nghiên cứu tổng thể, chuyên sâu về xây dựng danh mục nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Ngoài các công trình, bài viết nghiên cứu ở trên, còn có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu thuộc nội dung liên quan đến luận án Trong đó, phải kể đến các công trình, bài viết của các tác giả tiêu biểu như GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS Vương Đình Quyền, TS Dương Văn Khảm,…

1.1.2 Nghiên cứu ở nước ngoài

Ở nhiều nước trên thế giới, xác định giá trị tài liệu được coi là một trong các nghiệp vụ quan trọng nhất của công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu không tách rời việc thu thập, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Trong đó, công tác xác định nguồn, thành phần tài liệu được coi là đầu vào, là tiền đề quyết định đến các khâu nghiệp

vụ khác của công tác lưu trữ

Trước đây, các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập chung về công các lưu trữ hoặc công tác lưu trữ lịch sử mà chưa nghiên cứu cụ thể đối với lưu trữ cơ quan Kết quả khảo sát, chúng tôi giới thiệu một số tác phẩm tiêu biểu nghiên cứu về lưu trữ cơ quan của các nước, như sau:

Trong cuốn “Quyết nghị tập thể Cục Lưu trữ Liên bang Nga ngày

06/02/2002 về những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan” đưa

ra nội dung bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bổ sung tài liệu vào lưu trữ một cách hệ thống tài liệu của các đơn vị, bộ phận cơ quan cũng như của các cơ quan khác là nguồn bổ sung của lưu trữ Bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm: Xác định nguồn bổ sung của lưu trữ; xác định thành phần tài liệu phải nộp vào lưu trữ; tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu của lưu trữ cơ quan là các đơn vị, bộ phận của cơ quan; các cơ quan trực thuộc; các cá nhân Tài liệu văn thư là nguồn nộp lưu chủ yếu và thường xuyên vào lưu trữ cơ quan [31, tr11] Như vậy, ở đây đã đề cập đến các nguồn nộp lưu, bổ sung chủ yếu vào lưu trữ cơ quan, đây là các nguồn phổ biến Tuy nhiên, tác giả chưa làm rõ các đơn vị, bộ phận của cơ quan, các cơ quan trực thuộc, các cá nhân

cụ thể là như thế nào, bởi thực tế không chỉ đơn thuần chỉ là cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan mà tính chất pháp lý, đặc thù của cơ quan, đơn vị, cá nhân có sự khác nhau, thậm chí trụ sở cơ quan, đơn vị đóng cũng là đặc điểm cần làm rõ để thu thập, bổ sung tài liệu cho phù hợp với thực tiễn

Ở Trung Quốc, tác giả Khương Chi Mậu, trong cuốn “Cẩm nang công tác

lưu trữ” (năm 2007) trình bày các nội dung, tầm quan trọng, yêu cầu của công tác

thu thập tài liệu lưu trữ Nội dung của công tác thu thập tài liệu lưu trữ chủ yếu bao gồm 3 nội dung: “Theo yêu cầu của quy chế lưu hồ sơ, các đơn vị tiến hành thu thập những văn bản cần lưu hồ sơ của đơn vị mình; theo phạm vi thu thập, các kho lưu trữ sẽ tiến hành thu thập các tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản lâu dài của các đơn

vị hiện hành hữu quan và của một số đơn vị đã bị xoá bỏ; theo phạm vi thu thập, các kho lưu trữ sẽ tiến hành tiếp nhận và thu thập những tài liệu lưu trữ lịch sử” [54, tr.106] Theo tác giả, công tác thu thập tài liệu lưu trữ từ ba giai đoạn: giai đoạn thu thập văn bản vào hồ sơ của đơn vị; giai đoạn thu thập tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ

từ các đơn vị hiện hành hữu quan và đơn vị đã bị xóa bỏ; giai đoạn thu thập tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ lịch sử [54, tr.107] Trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ, tác giả đưa ra hai phương pháp thu thập tài liệu: Phương pháp thu thập tài liệu lưu trữ của đơn vị hình thành phông lưu trữ và phương pháp thu thập tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu của kho lưu trữ Tác giả đưa ra bốn nguồn chủ yếu thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, gồm: Tiếp nhận từ các cơ quan, đơn vị , tổ chức hiện hành; tiếp

nhận tài liệu lưu trữ của những đơn vị, tổ chức đã bị xóa bỏ; trưng thu những tài liệu lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ trao đổi giữa các kho lưu trữ Các phương pháp tác giả đưa ra ở đây cũng đã đặt ra vấn đề cần làm rõ và phân biệt đơn vị hình thành phông với tên nguồn nộp lưu mà thực tiễn ở Việt Nam vấn đề này vẫn còn có những cách nhìn nhận khác nhau Nguồn nộp lưu tác giả đưa ra chủ yếu đề cập nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử mà chưa đưa ra cụ thể về nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Để có công cụ xác định, lựa chọn những tài liệu cần nộp vào các lưu trữ, nhiều nước đã quan tâm nghiên cứu và ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về

thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Ở Nga, trong cuốn “Quyết nghị tập thể Cục

Lưu trữ Liên bang Nga ngày 06/02/2002 về những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan” đưa ra thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan: gồm các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, bảo quản tạm thời trên 10 năm cũng như hồ sơ nhân sự phù hợp với quy chế hoạt động; những hồ sơ có thời hạn bảo quản dưới 10 năm không được giao nộp vào lưu trữ cơ quan mà được bảo quản ở các đơn vị, bộ phận của cơ quan và sẽ được tiêu hủy khi kết thúc thời hạn bảo quản; tài liệu có xuất xứ cá nhân được bảo quản tạm thời trong lưu trữ cơ quan theo đơn của chủ sở hữu, sau đó được giao nộp vào bảo quản vĩnh viễn trong lưu trữ quốc gia; tài liệu của các cơ quan tiền nhiệm cũng như các cơ quan trực thuộc bị giải thể được giao nộp vào lưu trữ cơ quan [31, tr.11] Theo đó, để lựa chọn tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan cần dựa vào các công cụ xác định giá trị như bảng thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản để biết được thời hạn bảo quản tài liệu

và trên cơ sở đó nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo mức thời hạn bảo quản như quan điểm ở tên của tác giả là phù hợp Như vậy sẽ góp phần giảm sự lãng phí về công sức, kinh phí thực hiện các khâu lưu trữ cũng như kho tàng, giá tủ bảo quản đối với tài liệu có giá trị thấp Mặt khác, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu điện tử nên trong công tác lưu trữ cũng sẽ giảm dần lượng tài liệu truyền thống đưa vào lưu trữ Ở Pháp, có bảng kê nộp tài liệu, đó là bảng kê danh sách mô tả đi kèm những tài liệu nộp vào lưu trữ Bảng kê nộp tài liệu lưu trữ vừa là công cụ quản lý vừa là công cụ tra tìm, bảng kê nộp tài liệu của các lưu trữ địa

phương về nguyên tắc được dùng cho các cơ quan nộp tài liệu và các cơ quan lưu trữ Tuy nhiên, chúng cũng có thể được thông báo theo yêu cầu ở các cơ quan lưu trữ tỉnh và công xã nếu chúng không chứa thông tin mật Bảng kê trong các lưu trữ tỉnh được trình bày gồm nội dung: chỉ chung việc nộp tài liệu; tóm tắt quá trình nộp tài liệu; kê đầy đủ và có chú giải về mô tả các đơn vị bảo quản của kỳ nộp tài liệu, ghi các từ ngữ để làm bảng kê do cơ quan lưu trữ ghi [30, tr91] Như vậy, ở Pháp có dùng danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ dưới dạng bảng kê và trong đó thống kê

ở cấp độ nhỏ nhất là hồ sơ

Ngoài ra, một số nước như Liên Xô (trước đây), Hung-ga-ri, Ba Lan, Tiệp Khắc (trước đây) cũng đã xây dựng thành danh mục thành phần tài liệu hay bảng kê tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ để làm công cụ cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bảng kê tài liệu văn kiện đã được các nước xã hội chủ nghĩa rất chú ý

và sử dụng ngày càng nhiều bởi nó có nhiều ưu điểm, tác dụng tốt trong việc xác định, lựa chọn những tài liệu văn kiện quan trọng để thu nộp vào các viện, kho lưu trữ Nhà nước Trong đó, ở Nga (Liên Xô trước đây), các nhà nghiên cứu lưu trữ của

họ đã đi sâu nghiên cứu, dựa vào chức năng, nhiệm vụ chính của các cơ quan, thành lập nên những loại bảng kê tài liệu văn kiện khác nhau để phổ biến, hướng dẫn việc thu thập bổ sung tài liệu văn kiện vào các Viện lưu trữ Nhà nước Trong bài viết

“Thẩm định giá trị tài liệu quản lý và thu thập, bổ sung chúng của các lưu trữ Nhà

nước Liên bang Nga - các vấn đề đương đại” do tác giả Nguyễn Thị Hiệp dịch và

tổng thuật, đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 3, 3/2009, tác giả đã giới thiệu: Ở Liên Xô, những tài liệu và danh mục tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn

vị thuộc nguồn nộp lưu vào Phông lưu trữ quốc gia do cơ quan quản lý lưu trữ quyết định Thành phần tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu giao nộp vào các lưu trữ quốc gia sẽ được khẳng định bằng các danh mục tài liệu Các bản danh mục được cơ quan quản lý lưu trữ phê duyệt Trên cơ sở các danh mục này, các cơ quan, tổ chức, đơn vị cùng với cơ quan quản lý lưu trữ thiết lập và phê duyệt danh mục tài liệu của

cơ quan mình [42, tr.33] Tác giả Nguyễn Thị Hiệp cũng giới thiệu, ở Liên Xô xây dựng “bảng thống kê các loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của các hội đồng quốc gia, các bộ, các cơ quan cấp bộ và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác

cùng bảng kê thời hạn bảo quản” (M, 1989) có kết cấu khá hoàn chỉnh, được sửa đổi và bổ sung thành phần các loại hình tài liệu và thời hạn bảo quản; “Bảng kê các loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan và thời hạn bảo quản” (N, 2000) đã thể chế hóa việc lựa chọn tài liệu của các tổ chức mà không phụ thuộc vào mặt hoạt động, cấp độ của tổ chức trong hệ thống quản lý và hình thức sở hữu

Qua các công trình nghiên cứu của các nước mà NCS tìm hiểu được cho thấy, một số nước đã chú trọng nghiên cứu vấn đề xác định nguồn nộp lưu và xây dựng công cụ thu thập tài liệu từ sớm (như Liên Xô trước đây đã xây dựng bảng kê tài liệu vào cuối những năm 60 đầu những năm 70 thế kỷ XX) Có nước cho rằng, thu thập tài liệu không chỉ là công việc thực hiện trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử mà đó còn là một khâu việc quan trọng cần thực hiện ngay từ giai đoạn văn thư - khi tài liệu hình thành và trong khi lập hồ sơ công việc (Trung Quốc) Vấn đề thu thập tài liệu hay xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu không chỉ trên cơ

sở lý luận về xác định giá trị tài liệu mà còn dựa trên lý thuyết về phông lưu trữ (Pháp, Trung Quốc), về tổ chức kho lưu trữ, thẩm quyền thu thập tài liệu vào kho lưu trữ (Trung Quốc),

1.2 Tình hình nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Theo kết quả thống kê cho thấy, cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp vào lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, có một số công trình, bài viết về công tác lưu trữ Quốc hội

và liên quan đến vấn đề xác định nguồn, thành phần tài liệu của Quốc hội nộp vào

lưu trữ Cụ thể như sau:

Về số lượng, thể loại: Đến thời điểm này tác giả đã khảo sát được 09

nghiên cứu dưới dạng đề tài nghiên cứu khoa học của Văn phòng Quốc hội, bài viết trên tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, bài tham luận tại hội nghị khoa học của

Bộ Nội vụ, luận văn thạc sĩ Trong đó, có 2/9 nghiên cứu là đề tài nghiên cứu khoa học, chiếm 22,22%; 4/9 nghiên cứu là bài viết trên tạp chí, chiếm 44,45%; 2/9 bài viết tại các hội thảo khoa học, chiếm 22,22%; 1/9 nghiên cứu là luận văn thạc sĩ, chiếm 11,11%

Đó là các công trình, bài viết sau:

- Đề tài “Xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài

liệu của Phông QH nước CHXHCN Việt Nam” (năm 1996) do ông Nguyễn Trọng

Thư làm Chủ nhiệm đề tài

- Đề tài “Công tác lập hồ sơ công việc tại VPQH - Thực trạng và giải pháp” (năm 2011) do ông Lê Ngọc Phúc làm Chủ nhiệm đề tài

- Bài viết “Những tài liệu chủ yếu về bầu cử QH và các kỳ họp của QH cần

thu thập vào các phòng, kho lưu trữ” của Nguyễn Thị Ngọc, Tạp chí lưu trữ số

3/1975

- Bài viết “Cần làm tốt việc thu thập tài liệu và lập hồ sơ về cuộc bầu cử

ĐBQH khóa IV” của Phòng nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, Tạp chí Lưu trữ

số 1/1974

- Bài viết “Thực trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Văn phòng Quốc hội

từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực và một số đề xuất, kiến nghị” của Đặng Thị Thu

Trang, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 8/2014

- Bài viết “Thực tiễn công tác lưu trữ tại Văn phòng Quốc hội sau 7 năm thi

hành Luật lưu trữ - những khó khăn, vướng mắc và một số đề xuất” của Đặng Thị

Thu Trang, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 7/2018

- Tham luận “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan” của Đặng Thị Thu Trang (10/2014), tại Hội nghị khoa học “Công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ

- Tham luận “Công tác lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử tại Văn

phòng Quốc hội - thực trạng và một số kiến nghị” của Đỗ Thị Thanh và Đặng Thị

Thu Trang (9/2015), tại Hội nghị khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu tài liệu điện tử” của Trường Đại học Nội vụ, Bộ Nội vụ

- Luận văn Thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Văn

phòng Quốc hội - thực trạng và giải pháp” của Đặng Thị Thu Trang (2009), chuyên

ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội

Về tác giả: Trong số các nghiên cứu trên, có 7/9 nghiên cứu của cán bộ, công

chức tại cơ quan của Quốc hội và 2/9 nghiên cứu của cán bộ nghiên cứu chuyên ngành lưu trữ không công tác tại cơ quan của Quốc hội

Về nội dung: Các nghiên cứu đều có điểm chung là chú trọng về vấn đề làm

thế nào để thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu của Quốc hội ngay từ khâu tài liệu được hình thành Cụ thể là nghiên cứu, đưa ra các giải pháp để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, giao nộp tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan VPQH; phát huy giá trị của chúng phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của QH, các cơ quan của QH, cũng như bảo quản, phát huy tốt giá trị nguồn di sản quý giá chung của quốc gia, của dân tộc phục vụ lâu dài cho

xã hội Có thể tóm lược nội dung các công trình nghiên cứu, bài viết như sau:

Đề tài “Công tác lập hồ sơ công việc tại VPQH - Thực trạng và giải pháp”,

Lê Ngọc Phúc (Chủ nhiệm), đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở, VPQH, năm

2011 Đề tài đã đưa ra thực trạng công tác lập hồ sơ công việc tại VPQH, qua đó nêu ra ảnh hưởng nhất định đến công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan Trong đó, tác giả đưa ra thực trạng công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Đề tài chỉ ra, những tồn tại của công tác này là do công tác lập hồ sơ công việc chưa

được tốt Tác giả Đặng Thị Thu Trang có bài viết “Thực trạng công tác lập hồ sơ

công việc tại Văn phòng Quốc hôi từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực và một số đề xuất, kiến nghị” trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 8/2014 Tác giả đã nghiên cứu

ở góc độ thực tiễn công tác lập hồ sơ tài liệu hình thành ngay trong quá trình giải quyết công việc của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan VPQH Tác giả

đã nêu lên thực trạng công tác lập hồ sơ công việc, chất lượng hồ sơ được lập và những chuyển biến tích cực về nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ

quan từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành

Đề tài: “Xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu

của Phông QH nước CHXHCN Việt Nam”, Nguyễn Trọng Thư (Chủ nhiệm), đề tài

nghiên cứu khoa học, VPQH, năm 1996, mã số 94-98-108/ĐT Tác giả đã trình bày khái quát lý luận và thực tiễn xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu Ở góc độ

nhất định, tác giả phân tích giá trị tài liệu Phông Lưu trữ QH Kết quả của đề tài đã xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Phông Lưu trữ QH Việt Nam Tuy nhiên, đề tài chưa nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung cũng như chưa đề cập vấn

đề liên quan đến xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Tác giả Nguyễn Thị Ngọc, trong bài viết “Những tài liệu chủ yếu về bầu cử

QH và các kỳ họp của QH cần thu thập vào các phòng, kho lưu trữ” trên Tạp chí

lưu trữ số 3/1975 đã đưa ra khá đầy đủ về các tài liệu về bầu cử QH và tài liệu hình thành trong kỳ họp QH Tuy nhiên, tác giả đưa ra được những nhóm tài liệu cơ bản này trên cơ sở khảo sát thực tiễn mục lục hồ sơ tài liệu và những hồ sơ tài liệu thời

kỳ từ năm 1975 về trước Thực tế qua quá trình phát triển, QH có những thay đổi,

bổ sung về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cũng như cách thức làm việc Do

đó, tài liệu hình thành trong hoạt động có những điểm khác nhau về số lượng, thể loại nhất định Tác giả cũng mới trên cơ sở thực tiễn tài liệu có trong phông lưu trữ

QH thời kỳ đó mà chưa đưa ra cơ sở lý luận về việc xác định những khối tài liệu này; chưa đề cập đến vấn đề nguồn tài liệu Trên Tạp chí Lưu trữ số 1/1974 nhóm

tác giả Phòng nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã có bài viết “Cần làm tốt

việc thu thập tài liệu và lập hồ sơ về cuộc bầu cử ĐBQH khóa IV” Nhóm tác giả

khẳng định cuộc bầu cử ĐBQH khóa IV có ý nghĩa lịch sử, chính trị to lớn của Nhà nước ta, nhân dân ta Vì vậy, các phòng, kho lưu trữ Trung ương và địa phương cần chú ý thu thập đầy đủ những hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa chính trị, lịch sử và có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, lâu dài Trong đó, tác giả liệt kê một số loại hồ sơ gồm: Loại hồ

sơ gồm những văn bản có tính chất pháp quy và chỉ đạo; Loại hồ sơ gồm những tài liệu về tổ chức thực hiện bầu cử; Loại hồ sơ phản ánh kết quả cuộc bầu cử Tác giả mới dừng lại ở việc trên cơ sở thực tiễn hồ sơ, tài liệu về cuộc bầu cử QH khóa IV Tác giả cho rằng đây là khối tài liệu mà cả phòng, kho lưu trữ Trung ương và địa phương cần thu thập Tuy nhiên, so với thực tế tài liệu hình thành trong công tác bầu cử QH hiện nay thì những nhóm tài liệu mà tác giả đưa ra chưa đầy đủ Thực tế cho thấy, những nhóm tài liệu này chủ yếu được hình thành từ QH, các cơ quan của

QH Theo quy định, khối tài liệu về bầu cử được hình thành trong hoạt động của

QH, các cơ quan của QH do VPQH quản lý và tổ chức thu thập vào lưu trữ hiện