Bài giảng Quản lý dự án xây dựng: Chương 6 – TS. Nguyễn Duy Long

Chương 6: Theo dõi và kiểm soát dự án. Chương này gồm có những nội dung: Tổng quan hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án, phương pháp giá trị thu (đạt) được (EVA), khuynh hướng và dự báo, ví dụ ứng dụng, các phương pháp kiểm soát dự án khác. Mời tham khảo.

Trang 1

• Phương pháp giá trị thu (đạt) được (EVA)

• Khuynh hướng và dự báo

• Ví dụ ứng dụng

• Các phương pháp kiểm soát dự án khác (xem

file khác biên soạn bởi GVC ThS Đỗ Thị Xuân

Lan)

Trang 2

TỔNG QUAN

Theo Dõi và Kiểm Soát Dư Án

Tổng quan về hệ thống QLDA

Nguồn: Gray và Larson, 2008

Trang 3

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và

kiểm soát dự án (1/4)

Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát là một chu

trình liên tục cho đến khi dự án hoàn thành

Hoạchđịnh

Theo dõi

Kiểmsoát

5

Nếu không vận hành tốt hệ thống hoach định – theo dõi –

Thường hay theo dõi những

công việc

Nên chú trọng theo dõi những công việc

Dễ thu thập số liệu Quan trọng

Liên quan đến yếu tố khách

Trang 4

• Các thông tin cần phải thu thập: số liệu kế toán,

số liệu cung ứng và xuất nhập vật liệu, phản hồi

từ khách hàng, các thay đổi về yêu cầu kỹ thuật

• Các khó khăn thường gặp

– Báo cáo và số liệu quá chi tiết

– Không có mối liên hệ giữa hệ thống thông tin của dự

án và công ty

– Không có mối liên hệ giữa hệ thông lập kế hoạch và

theo dõi dự án

• Phải xây dựng 1 hệ thống thông tin giúp chủ

nhiệm DA nắm bắt được vấn đề và đưa ra

quyết định kịp thời để thực hiện DA theo

đúng như kế hoạch

• Đối với những DA lớn thì có hẳn 1 nhóm chịu

trách nhiệm theo dõi và kiểm soát DA, đ/v

những DA nhỏ thì người theo dõi cũng chính

là người kiểm soát và cũng chính là chủ

nhiệm DA

Trang 5

Kiểm soát dự án là một nghề

9

Trang 6

Theo dõi và kiểm soát dự án (1/3)

• Theo dõi (monitoring): thu thập, lưu, và báo

cáo thông tin liên quan đến việc thực hiện DA

(project performance)

• Kiểm soát (controlling): dùng dữ liệu từ việc

theo dõi để đưa sự thực hiện thực tế đạt tới

sự thực hiện theo kế hoạch

Trang 7

• Đo lường và theo dõi

– Xác định và theo dõi các tham số liên quan đến

thực hiện dự án

• So sánh và đánh giá

– Phân tích nguyên nhân gây ra các vấn đề và các

giải pháp khắc phục tiềm năng

• Kiểm soát

– Thực thi các giải pháp khắc phục để đưa việc

thực hiện dự án đúng với các mục đích đặt ra

• Tại sao phải theo dõi?

• Theo dõi cái gì?

• Khi nào thì theo dõi?

• Theo dõi như thế nào?

Trang 8

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát

(2/3)

Bắt đầu công tác găng chậm Tiến độ

Công tác găng hoàn thành trễ Tiến độ

Công tác không găng trở thành găng Tiến độ

Mốc thời gian bị lỡ Tiến độ

Thay đổi ngày đến hạn Tiến độ

Ngân lưu thiếu Chi phí

Chi phí quản lý cao (overhead rates) Chi phí

Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005

Trang 9

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát

(3/3)

Thời gian chờ cung cấp vật tư dài Tài nguyên, tiến độ

Tận dụng tài nguyên thấp Tài nguyên, chi phí

Các vấn đề về sự sẵn có tài nguyên Tài nguyên, tiến độ, chi phí

Thay đổi chi phí nhân công Tài nguyên, chi phí

Thay đổi qui mô dự án Sự thực hiện, chi phí, tiến độ, tài

nguyên Thiếu thông tin kỹ thuật Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Không vượt qua các thử nghiệm Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Chậm trễ trong việc chấp nhận các

thay đổi

Sự thực hiện, tiến độ

Các lỗi trong ghi lưu Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005

17

Theo dõi và kiểm soát dự án

• Đo lường tiến trình thực hiện dự án - phần việc thi

công bằng đồ thị thời gian - công việc

• Đánh giá trạng thái của DA bằng đồ thị hợp nhất

thời gian - chi phí - khối lượng công việc

• Đánh giá trạng thái dự án bằng phương pháp giá trị

đạt được

• Đánh giá trạng thái DA có nhiều hạng mục hay nhiều

thành phần bằng phương pháp ma trận xác định

phần trăm hoàn thành

Trang 10

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án

(1/3)

• Để quản lý dự án có hiệu quả, phải lập kế hoạch, đo

lường, đánh giá, dự báo và kiểm soát các mặt của dự

án, bao gồm chất lượng và khối lượng công việc, chi

phí và tiến độ

• Phải lập kế hoạch hoàn chỉnh trước khi bắt đầu DA để

có cơ sở kiểm soát được DA

=> không thể theo dõi DA được nếu không có kế

hoạch, tiến độ và dự toán rõ ràng

• Kế hoạch DA được lập dựa trên thông tin do những

người thực hiện DA cung cấp

• Chi phí và thời gian dự trù thực hiện công việc là

thước đo giữa kế hoạch và thực tế

(2/3)

• Vào thời điểm M, dự án dự định phải xong

phần việc X với mức chất lượng Q và mức chi

phí dự trù C Theo dõi dự án là đo lường giá

trị thực của những đại lượng này và xác định

xem dự án có đáp ứng được các mục tiêu của

kế hoạch, thực hiện những chi tiết cần thiết

Trang 11

(3/3)

• Hệ thống theo dõi dự án phải đơn giản, dễ

hiểu và điều hành được

• Số liệu của hệ thống kiểm soát phải thường

xuyên được thu thập, hiệu chỉnh và đánh giá

• Có thể hình thành 1 hệ thống kiểm soát với

sự trợ giúp của máy tính

WBS, CBS, OBS SƠ ĐỒ MẠNG HỆ THỐNG MÃ HÓA

21

PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU (ĐẠT)

ĐƯỢC (EARNED VALUE METHOD)

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

Trang 12

– % thời gian đã thực hiện

• chủ quan, và không đầy đủ

• rút ra những kết luận sai

Sử dụng phân tích giá trị kiếm được

(Earned Value Analysis (EVA))

23

Phương pháp EVA

• EVA là một phương pháp để:

– đo lường tiến trình của dự án (project’s progress)

– dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng, và

– cung cấp các sai khác (variances) tiến độ và ngân

sách

• EVA cung cấp những chỉ số tin cậy để chúng

ta có thể đánh giá các dự án

Trang 13

Biết cái gì quan trọng hơn?

• Biết bạn đang ở đâu

trên tiến độ?

• Biết bạn đang ở đâu

trong ngân sách?

• Biết bạn đang ở đâu về

công việc đã hoàn

thành?

EVA kết hợp cả ba

• EVA so sánh khối lượng công việc theo kế

hoạch với khối lượng thực tế đã hoàn thành,

để xác định chi phí, tiến độ, và công việc đã

hoàn thành có tiến triển như kế hoạch không

Trang 14

Vì sao EVA?

• Mỗi loại công tác có đại lượng

đo lường tiến triển khác nhau

• Cần “cuộn” tiến triển của nhiều

công tác thành tình trạng dự án

tổng quát

• Cần một đơn vị đo lường thống

nhất (VNĐ hay giờ làm việc)

HẸ THỐNG KẾ TOÁN

CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)

BCWS BCWP BAC EAC

HỆ THỐNG KiỂM SOÁT VẬT TƯ

HỆ THỐNG CHẤM CÔNG

KiỂM SOÁT THAY ĐỔI

PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO

Trang 15

Ước lượng mức hoàn thành công tác

(1/2)

• Các phương pháp % hoàn thành của công tác:

– Qui tắc 50-50: Giả định 50% khi công tác đã bắt đầu,

50% còn lại khi công việc hoàn thành còn gọi là

phần trăm bắt đầu/kết thúc

– Qui tắc 0-100: Chỉ đánh giá công tác hoàn thành khi

đã thực hiện xong cách thận trọng

– Qui tắc đầu vào chính (critical input): theo lượng đầu

vào (nhân công, máy móc) chính đã dùng dễ sai

thông tin

– Qui tắc tỷ lệ (proportional): chia thời gian [chi phí] kế

hoạch [thực tế] đến nay với tổng thời gian [chi phí]

kế hoạch [thực tế] để tính % hoàn thành

Ước lượng mức hoàn thành công tác

(2/2)

• Các phương pháp % hoàn thành của công tác

khác:

– Ý kiến của giám sát viên, chỉ huy trưởng, đốc công

– Đoán hay ước lượng % hoàn thành

– Đơn vị (vật chất) hoàn thành

– Qui tắc điểm mốc (rules of credit hay incremental

milestones)

Trang 16

Ước lượng mức hoàn thành công tác: Qui tắc điểm mốc

C.Việc Đ.vị Qui tắc điểm mốc Mô tả

Máy móc thiết bị cái Giao hàng 15% Giao tại công trường

Ráp 20% Ráp trên nền Lắp đặt 35% Bắt bu lông, hàn, hay cho phép

nêm trát Chấp nhận 30% Nghiệm thu đạt

hay m

Lắp dựng 60% Lắp dựng sơ bộ xong

Lắp bu lông, hàn 30%

Bắt bu lông hoặc hàn xong

Chấp nhận 10% Nghiệm thu đạt Kết cấu thép Mảnh Lắp dựng 50% Cột và dầm khung vào vị trí

Lắp bu lông 25% Các liên kết đã lắp bu lông Cân chỉnh 15% Cân chỉnh phương đứng/ngang Siết chặt 10% Siết chặt bu lông

31

Phương pháp ước lượng đề nghị vs

loại công việc

Phương pháp Công chánh (civil) Cơ khí (mechanical) Điện (electrical)

Đơn vị hoàn thành Nề

Đào đất

Đổ bê tông

Thanh/dây/cột treo ống

Cách âm/nhiệt Ống và van

Kéo cáp Hộp bóng đèn

Ý kiến giám sát viên Đập, tháo bỏ Hệ thống rửa Chạy thử và nghiệm

thu Phương pháp tỷ lệ

(theo thời gian hay

Công tác gỗ (millwork)

Dụng cụ/máy móc (instrumentation)

Qui tắc điểm mốc Cải tạo có tính mỹ

thuật

Lắp đặt thiệt bị Trung tâm kiểm soát

động cơ (motor)

Trang 17

Các thuật ngữ trong EVA (1/4)

• PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work

Scheduled): Chi phí theo kế hoạch của công việc được

thực hiện theo tiến độ cơ sở giá trị kế hoạch

• AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work

Performed): Chi phí thực tế để hoàn thành công việc

đã được thực hiện đến nay chi phí thực tế

• EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work

Performed): Chi phí theo kế hoạch để hoàn thành công

việc đã thực hiện đến nay giá trị thu được

Các thuật ngữ trong EVA (2/4)

• STWP (Time scheduled for work performed):

Thời gian theo tiến độ ban đầu cho công việc

cần thực hiện

• ATWP (Actual time for work performed): Thời

gian thực tế cho công việc cần thực hiện

Trang 18

Các Thuật Ngữ trong EVA (3/4)

• CV (Cost Variance) = EV – AC khác biệt về

Các Thuật Ngữ trong EVA (4/4)

• CPI (Cost Performance Index) = EV/AC

– CPI < 1 vượt chi phí

• SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV

– SPI < 1 trễ tiến độ

• CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI

– CSI càng xa 1 thì cơ hội đưa dự án trở lại đúng kế

hoạch càng thấp

Trang 19

Trễ tiến độ??

CV – Khác biệt chi phí

Sáu tình huống quan hệ giữ PV, EV, và AC

Trang 20

CV > 0; SV < 0 CPI > 1; SPI < 1

Chi phí cao

h ơn (vượt)

CV < 0; SV > 0 CPI < 1; SPI > 1

CV < 0; SV < 0 CPI < 1; SPI < 1

39

KHUYNH HƯỚNG VÀ DỰ BÁO

Trang 21

Các thuật ngữ khác trong EVA

• BAC (Budget at completion): ngân sách kế hoạch để hoàn

thành DA

• WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách của công việc

chưa hoàn thành = BAC - EV

• EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo để hoàn

thành DA

• ETC (Estimated cost to complete): chi phí dự báo từ thời

điểm dự báo đến khi hoàn thành DA

• TCPI (To Complete Performance Index): chỉ số thực hiện khi

hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) giá trị của mỗi

đồng còn lại trong ngân sách sẽ phải thu được về mặt lý

thuyết để dự án không vượt ngân sách

– ngân sách chỉnh sửa bằng ngân sách ban đầu

được hiệu chỉnh bởi CV

Trang 22

Dự báo về tình trạng dự án (2/3)

• Phương pháp dự toán điều chỉnh (Revised

Estimate Approach):

– ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI nếu giả định

khuynh hướng (trends) thực hiện dự án như vừa

qua

– EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC +

BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV)

Dự báo về tình trạng dự án (3/3)

• Phương pháp kết hợp 2 phương pháp trên:

– Khi % hoàn thành < 50% dùng phương pháp

dự toán ban đầu

– Khi % hoàn thành > 50% dùng phương pháp

dự toán điều chỉnh

Trang 23

VÍ DỤ ỨNG DỤNG

Ví dụ 1

• Giả sử một công việc dự định hoàn thành

hôm nay, với chi phí là 20 triệu đồng Nhưng

bạn chỉ mới hoàn thành 3/4 công việc, và đã

hết 17.5 triệu đồng Tại ngày hôm nay:

– BCWS, BCWP, và ACWP = ?

– CV và SV = ?

– CPI, SPI, và CSI = ?

– ETC và EAC = ?

Trang 24

Ví dụ 2

• Dự án kéo dài 10 tuần, đang hết tuần thứ 7

Công tác Công tác

đứng

trước

Thời gian (tuần)

Ngân sách (triệu VNĐ)

Chi phí thực tế (triệu VNĐ)

% hoàn thành

0

1

0

C A

Trang 25

Ngân sách cơ sở theo qui tắc 50-50

Trang 26

Biểu đồ EVA sau 7 tuần

AC

51

Ví dụ 2 mở rộng

• Ước lượng mức hoàn thành công tác trong

theo dõi và kiểm soát tiến độ ở trên theo qui

tắc 50-50

• Tình trạng dự án có thay đổi khi ước lượng

mức hoành thành công tác theo qui tắc khác?

Ví dụ qui tắc tỷ lệ?

Định dạng
Số trang	26
Dung lượng	370,81 KB