Bài giảng Quản lý dự án xây dựng: Chương 4 – TS. Nguyễn Duy Long

Chương 4: Hoạch định dự án. Chương này gồm có những nội dung chính sau: Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án, định hướng của chủ đầu tư, cơ cấu tổ chức,cơ cấu phân chia công việc, hình thành đội ngũ thực hiện dự án, cuộc họp mở đầu dự án, các hạng mục/công việc cụ thể, kế hoạch làm việc của dự án. Mời tham khảo.

Trang 1

Qu ản Lý Dự Án XD

Chương 4: Hoạch Định Dự Án

Nội dung

• Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án

• Định hướng của chủ đầu tư

Trang 2

XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM

DỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦ

ĐẦU TƯ

Hoạch Định Dự Án

Quá trình xem xét ban đầu của chủ

nhiệm dự án

• Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo

đầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật ,

hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ được

quy mô công việc, đảm bảo kinh phí được phê

chuẩn và tiến độ được thể hiện đầy đủ

• Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt

động của dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đến

quy mô, chi phí và thời gian thực hiện dự án

Trang 3

Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi

phí và thời gian

• Quy mô: Thiếu cái gì? Có hợp lý không? Cách làm tốt

nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần

chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất

lượng mà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu

chuẩn và quy định nào?

• Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự

toán được lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi

nào dự toán được lập? Có phần nào trong dự

toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán đã được

hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?

Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi

phí và thời gian

• Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ

đã được lập như thế nào? Tiến độ được

lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn

thành dự án đã xác định chưa? Có những

khoản thưởng và phạt nào không?

Trang 4

Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ

đầu tư

• Đại diện chủ đầu tư: là người cung cấp

thông tin và làm rõ những yêu cầu của dự án,

là người xét duyệt và phê chuẩn các quyết

định trong giai đoạn thực hiện dự án

• Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các

thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên

quan của đại diện chủ đầu tư với dự án

• Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và

đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Trang 5

Cơ cấu tổ chức

• Môi trường làm việc ảnh hưởng đến khả

năng làm việc của chủ nhiệm dự án, tổ chức

của công ty ảnh hưởng đến quá trình quản lý

dự án

Cơ cấu tổ chức

• Các dạng cơ cấu tổ chức quản lý

– Cơ cấu tổ chức quản lý theo truyền thống

• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng bộ phận

• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng công việc, sản

phẩm

• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng chuyên môn

– Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận

Trang 6

Quản lý theo chức năng bộ phận

Phó giám đốc

kĩ thuật

Bộ phận kĩ thuật

Bộ phận sản xuất

Bộ phận tiếp thị

Bộ phận hành chánh

Trạm biến điện

Truyền tải diện

Phân phối

Trạm phát điện

Vận hành và bảo trì

• Hiệu quả khi

Trang 7

Quản lý theo chức năng chuyên môn

Phó giám đốc kĩ thuật

Thiết kế kiến trúc

Thiết

kế kết cấu

Thiết kế điện

Thiết

kế cơ khí

Tư vấn giám sát

kĩ thuật

Xây dựng DD

và CN

Xây dựng công trình giao thông

Xây dựng công trình thủy

Trang 8

Quản lý theo ma trận

Nguồn: Đỗ T X Lan, 2008

15

Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận

• Chủ nhiệm dự án có thể kiểm soát dự án, về mặt

chi phí, thời gian và nhân sự

• Cơ cấu tổ chức theo chuyên môn/chức năng chủ

yếu hỗ trợ cho dự án về mặt chất lượng

• Mỗi thành viên của dự án có được “một ngôi

nhà” để trở về sau khi dự án hoàn thành, có

được lộ trình phát triển nghề nghiệp

• Những thành viên chủ chốt nhiều kinh nghiệm

có thể được sử dụng cho nhiều dự án (giảm

được chi phí dự án)

Trang 9

• Thông tin đa chiều, phức tạp

• Khó khăn cho việc theo dõi và kiểm soát

• Tốn kém công sức, thời gian để xác lập chính

sách và quy trình so với sơ đồ tổ chức truyền

thống

• Phải theo dõi sự cân đối giữa thời gian, chi phí,

chất lượng

• Các thành viên dự án không biết được kết quả

công viẹc của mình được đánh giá như thế nào

khi cứ phải liên tục báo cáo cho nhiều cấp quản

lý

Trang 10

CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

Làm sao bạn có thể ăn con bò này?

… dĩ nhiên là ăn từng miếng!

Trang 11

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

(1/4)

• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một

đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập,

thể hiện các công việc cần thực hiện

• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án

thì phải quản lý được từng phần của dự án

(2/4)

• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một

đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập,

thể hiện các công việc cần thực hiện

• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án

thì phải quản lý được từng phần của dự án

Trang 12

(3/4)

• Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuật

của việc tổ chức cho dự án

• Cung cấp quản lý với thông tin phù hợp với từng cấp

thuộc tổ chức

• Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS) – phân

công trách nhiệm dự án đến các đơn vị bộ phận và cá

nhân

• Mặc dù WBS chưa đưa vào thông tin về thời gian và

trình tự, WBS giúp xác định và quản lý kế hoạch, tiến

độ, và ngân sách

• Xác định các kênh thông tin và giúp phối hợp các thành

tố khác nhau của dự án

(4/4)

• Mục đích sử dung:

– Xác định các công việc cần thực hiện

– Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau

một cách hiệu quả

– Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thành

từ một công việc cụ thể trên WBS

Trang 13

Phân cấp trong WBS (tiếng Anh)

Nguồn: Gray và Larson, 2008

Đơn vị công việc

Toàn bộ dự án

Kết quả tạo ra chính

Kết quả tạo ra hỗ trợ

Mức trách nhiệm quản lý thấp nhất

Nhóm đơn vị công việc để theo dõi tiến trình và trách nhiệm Công tác có thể xác định

Mức Phân chia theo phân cấp Mô tả

Trang 14

WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống

Thiết bị

Nước

Cấp nước Thoát nước

Trang 16

Thành lập đội ngũ những người thực

hiện dự án (1/2)

• Điều quan trọng trong công tác quản lý dự án

là tổ chức nhân sự thực hiện

• Phải thành lập WBS sơ bộ xác định các công

việc chính cần làm, danh mục liệt kê chi tiết

các công việc và phân nhóm công việc theo

từng giai đoạn thể hiện được tính chất

của dự án, hỗ trợ cho việc lựa chọn tài

nguyên và chuyên môn của những người

thực hiện dự án

Thành lập đội ngũ những người thực

hiện dự án (2/2)

• Chủ nhiệm dự án và người quản lý chuyên môn

có trách nhiệm lựa chọn thành viên của dự án

Số lượng người tham gia dự án thay đổi phụ

thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án

• Mỗi thành viên phải hiểu rõ mục tiêu dự án và

nhận thấy vai trò quan trọng của mình với sự

thành công của dự án

• Chủ nhiệm dự án giữ vai trò lãnh đạo, phải biết

tổ chức, phối hợp và theo dõi quá trình thực

hiện công việc của đội ngũ những người thực

hiện dự án

Trang 17

Đặc điểm của nhóm hiệu quả

• Hiểu rõ mục tiêu của dự án

• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành

viên

• Hướng đến kết quả

• Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao

• Có bầu không khí giao tiếp cởi mở

• Có sự tin tưởng cao

Trang 18

Các rào cản của nhóm hiệu quả

Các giai đoạn phát triển nhóm

Sự hình

thành

(forming)

Sóng gió (storming)

Vào khuôn khổ (norming)

Thực thi (performing)

Nguồn: Phỏng theo mô hình Tuckman, 1965

Trang 19

CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG

Cuộc họp khởi động (1/2)

• Hình thành xong đội ngũ những người thực

hiện dự án => tổ chức cuộc họp khởi động

• Mục đích: cung cấp các thông tin về mục tiêu,

yêu cầu, chi phí và thời gian của dự án, phổ

biến kế hoạch thực hiện dự án, phân công

thành viên trách nhiệm thực hiện công việc

Trang 20

Cuộc họp khởi động (2/2)

• Cách thức tiến hành:

– Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu,

chi phí và thời gian thực hiện dự án

– Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủ

chốt trước khi tiến hành cuộc họp khởi động

– Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng

không nên đi quá sâu vào các chi tiết

– Lập biên bản cuộc họp

Bảng kiệt kê các công việc cần làm của

chủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp

khởi động (1/2)

• Xem lại thời gian và mục đích của cuộc họp

• Phổ biến tên công trình và những thông tin

liên quan đến dự án cho các thành viên

• Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và

Trang 21

Bảng kiệt kê các công việc cần làm của

chủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp

khởi động (2/2)

• Xem lại tiến độ sơ bộ và các mốc thời gian

quan trọng

• Xem lại kế hoạch thực hiện dự án sơ bộ

• Bàn bạc phân công cho các thành viên

• Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương

án chi tiết thực hiện công việc được giao

• Tổ chức cuộc họp lần tới, lập biên bản

cuộc họp khởi động và phân phát biên bản

cho mọi thành viên

Các hạng mục/công việc cụ thể

• Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án:

thông tin thu thập từ các thành viên dự án

• Thành viên dự án: xem xét quy mô công việc,

nhận định các vấn đề, dự trù chi phí và thời gian

cần thiết thực hiện công việc lập bảng

phương án thực hiện công việc

• Khi lập bảng phương án thực hiện công việc: lưu

ý công việc đang làm và sẽ làm cho các dự án

khác

Trang 22

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Lập kế hoạch thực hiện dự án (1/2)

• Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự

án bằng cách thu thập các thông tin từ các

thành viên thực hiện dự án thông qua bản

thiết kế phương án thực hiện công việc cụ

thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô,

chi phí và thời gian thực hiện công việc

• Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng

dồn từ tất cả các bản phương án thực hiện

công việc cụ thể

Trang 23

Lập kế hoạch thực hiện dự án (2/2)

• Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp

nhất từ tất cả các bản phương án thực hiện

công việc cụ thể

• Trình tự thực hiện: thành lập cơ cấu phân

chia công việc (WBS)=> thành lập cơ cấu phân

công tổ chức (OBS) => Liên kết OBS và WBS

(thiết lập cấu trúc cơ bản cho dự án) => lập

tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệ

các thành phần của WBS với chi phí

Các phần của một kế hoạch thực hiện

dự án (1/2)

• Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu

và quy mô của dự án, sơ đồ cơ cấu phân

công tổ chức của dự án

• Công việc: danh mục chi tiết liệt kê các

công việc, nhóm các công việc, các công

việc cụ thể (Work package)

• Tiến độ

– Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc

– Thời gian dự kiến thực hiện công việc

– Ngày khởi công và hoàn thành các công việc

Trang 24

Các phần của một kế hoạch thực hiện

dự án (2/2)

• Chi phí

– Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng

công việc

– Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc

– Các phương thức thanh toán và các khoản tiền

thanh toán hàng tháng

Định dạng
Số trang	24
Dung lượng	374,74 KB