Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3 - PGS.TS. Nguyễn Thống

Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án cung cấp cho người học các kiến thức: Cấu trúc tổ chức dự án, nhóm dự án, lãnh đạo tổ chức dự án. Đây là một tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên khối ngành Xây dựng và những ai quan tâm dùng làm tài liệu tham khảo, nghiên cứu.

Trang 1

Giảng viên: PGS TS NGUYỄN THỐNG

E-mail: nguyenthong@hcmut.edu.vn or nthong56@yahoo.fr

Web: http://www4.hcmut.edu.vn/~nguyenthong

Tél (08) 38 640 979 - 098 99 66 719

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Qu ản lý dự án GS TS Georges Hirsch, Đặng

Hữu Đạo, Nguyễn Tiến Dũng, PGS TS Nguyễn

Chân NXBGD & CFVG 1994.

2 Quản lý dự án TS Cao Hào Thi, TS Nguyễn

Thúy Quỳnh Loan NXBĐHQGTp.HCM 2004.

3 Lập & thẩm định dự án đầu tư xây dựng PGS

TS Nguyễn Thống NXBXDHN 2005.

4 Nguyên lý cơ bản quản lý dự án TS Bùi ngọc

Toàn NXBGTVT Hà Nội 2008.

PGS TS Nguyễn Thống

QUẢN LÝ DỰ ÁN

3

NỘI DUNG

Chương 1: Mở đầu

Chương 2: Khởi đầu dự án

Chương 3: Tổ chức dự án

Chương 4: Hoạch định & Lập tiến độ dự án

Chương 4bis: Sơ đồ mạng CPM & PERT

Chương 5: Kiểm soát dự án

Chương 5bis: Kiểm soát chi phí

Chương 6: Kết thúc dự án

Chương 7: Giới thiệu phần mềm MS Project.

TỔ CHỨC DỰ ÁN

Nội dung:

 Cấu trúc tổ chức

 Lãnh đạo

TỔ CHỨC

DỰ ÁN

TỔ CHỨC là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức

CẤU TRÚC TỔ CHỨC là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.

Trang 2

Khơng cĩ tổ chức tốt hay xấu mà chỉ

cĩ tổ chức thích hợp hay khơng thích hợp!

Trong mỗi cấu trúc tổ chức, mỗi thành

viên phải được xác định rõ ràng về

trách nhiệm:

 Trách nhiệm = Quyền hạn + Nhiệm vụ

(Accountability=Authority+Responsibility)

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Có 3 loại :+ Cấu trúc dạng chức năng

+ Cấu trúc dạng dự án

+ Cấu trúc dạng ma trận

CẤU TRÚC THEO DẠNG CHỨC NĂNG

Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân cơng tới các bộ phận chức năng hoặc các nhĩm trong bộ phận chức năng thích hợp.Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao

Phĩ GĐ Tài chính MarketingPhĩ GĐ

Phĩ GĐ Kỹ thuật

Dự án 1

Dự án n

Dự án 1

Dự án n

Chủ tịch / Giám đốc

Phĩ GĐ Sản xuất

CẤU TRÚC

TỔ CHỨC

DẠNG

DỰ ÁN

Trang 3

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một

nhĩm/tổ gồm những thành viên nịng cốt được

chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau

trên cơ sở làm việc tồn phần Chủ tịch /

Giám đốc

Các phịng ban chức năng:

Tài chính, Marketing,

Phĩ GĐ Quản lý Dự án

GĐ

Dự án 1

GĐ

Dự án 2

Tài chính Kỹ thuật

Các nhà

quản lý chức

năng khơng cĩ

sự tham gia

chính thức

CẤU TRÚC

TỔ CHỨC

DẠNG

MA TRẬN

 Cấu trúc này là sự kết

hợp của hai dạng  Cấu

trúc dạng chức năng và

Cấu trúc dạng dự án.

Chủ tịch / Giám đốc

Phó GĐ Tài

chính

Phó GĐ

Marketing

Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật

Phó GĐ QL

dự án

Dự án 1

Dự án 2

Dự án 3

Cơ cấu cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều dự án.

 Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau.

 Ngồi người lãnh đạo theo trực tuyến & chức năng cịn cĩ sự hỗ trợ người lãnh đạo theo dự án.

 …

 Mỗi thành viên bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng gắng liền với việc thực hiện một

dự án trên một khu vực nhất định.

 Sau khi kết thúc dự án các thành viên trong dự án trở về vị trí, bộ phận cũ.

Ưu điểm:

Linh động, ít tốn kém, sử

dụng nhân lực hiệu quả.

 Linh hoạt theo tình hình

sản xuất kinh doanh.

 Hình thành & giải thể dễ

dàng

Trang 4

Nhựợc điểm:

 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh

hưởng giữa người lãnh đạo &

các bộ phận.

 Địi hỏi nhà quản trị phải cĩ

tầm ảnh hưởng lớn.

 Phạm vi ứng dụng cịn hạn

chế.

MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

TRONG CÁC CẤU TRÚC TỔ CHỨC KHÁC NHAU

Cơ cấu tở chức

Đặc điểm dư án

Dạng Chức

năng Dạng Ma trận Dạng Dự án

Yếu Cân bằng Mạnh

 Quyền lực của

Giám đốc Dự án

 Thời gian của

Giám đốc Dự án

 Chức danh

Dự án

 Bộ máy quản

lý Dự án

 Sự tham gia

của nhân viên

doanh nghiệp

của Dự án

Ít hoặc

khơng cĩ

Bán thời

gian

Điều phối

viên/Trưởng

Ban

Bán thời

gian

0% - 15%

Cĩ giới hạn

Bán thời gian

Điều phối viên/Trưởng Ban

0% - 25%

Thấp đến trung bình

Tồn thời gian

Giám đốc Dự

án

15% - 60%

Trung bình đến cao

án/Giám đốc Chương trình

50% - 90%

Rất cao

án/Giám đốc Chương trình

85% - 100%

Cấu trúc tổ chức

Rất

hiệu quả

Hiệu quả

Không

hiệu quả

Rất không

hiệu quả

Xây dựng Sản phẩm mới

Cấu trúc

Chức năng

Cấu trúc Dự án Cấu trúc

Ma trận cân bằng

Cấu trúc

Ma trận mạnh

Cấu trúc

Ma trận yếu

Kinh

nghiệm

áp dụng

THẢO LUẬN

Trình bày quan điểm của Anh (Chị) về sự lựa chọn giữa quy mơ

dự án & dạng cấu trúc

tổ chức (nếu cĩ) để thực hiện dự án cĩ hiệu quả? Giải thích tại sao?

NHĨM

DỰ ÁN

Nhĩm dự án là gì?

 Mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung.

 Thơng qua các mối tương tác 

cố gắng gia tăng, sáng tạo, đổi mới, giải quyết vấn đề, ra quyết định, đạo đức & thành quả trong cơng việc ( đồ thị sau).

Trang 5

Nhà QLDA

Người lập

kế hoạch Người phác họa

Người thiết kế

Người thực hiện Người mua sắm Thư ký

Kế toán

Kỹ sư

CẤU TRÚC NHÓM DỰ ÁN

Hoạt động nhóm trong một tổ

chức thường chia thành 3 nhóm:

 Nhóm thông tin (information

teams) : Thu thập, đối chiếu thông

tin  tổng hợp  hình thành đề

xuất (nhóm nghiên cứu, nhóm chất

lượng, nhóm tư vấn quản lý).

(production teams): Tạo sản

phẩm, dịch vụ (tổ chế tạo,

nhóm làm giàn giáo, nhóm

thiết bị cơ giới,…).

teams): Tổ chức, quản lý con người, các nguồn tài nguyên (ban điều hành, ban giám sát,…).

Đặc điểm cơ bản của hoạt động theo nhóm:

Các thành viên phải:

Chia sẻ mục tiêu hay kết quả

mong muốn.

 Hợp tác với nhau để đạt mục

tiêu hay kết quả mong muốn.

Chú ý: Mục tiêu & hoạt động của “nhóm”

(team) KHÔNG nhất thiết giống như mục tiêu & hoạt động của một “tập thể”

(group).

Một “nhóm” hàm ý mọi người cùng làm việc với nhau.

 Một “tập thể” hàm ý một tập hợp các

cá nhân, mặc dù họ làm việc trong cùng một dự án, nhưng họ không nhất thiết phải tương tác với nhau 

Trang 6

Group Team

- Có các mục tiêu chung - Chia sẻ các mục đích

-Thực hiện hành động - Thực hiện hành động

-Tạo ra thành quả - Tạo ra thành quả tập thể

cá nhân

-Sử dụng những - Hình thành sản phẩm

định & đo được

MỤC ĐÍCH CỦA NHÓM DỰ ÁN: Là

một phương pháp làm việc có hiệu

quả tốt:

Khối lượng công việc phải được

phân công tới nhiều người.

 Phạm vị dự án đòi hỏi nhiều kỹ

năng (một người không thể dàn trãi

hết !)

Động não nhóm & thảo luận nhóm là

một cách làm việc theo nhóm Đề xuất

của một người có thể là kết quả được

mô phỏng từ nhiều ý tưởng của ngưòi

khác.

 Mang mọi người trong nhóm lại với

nhau để thực hiện một quá trình ra

quyết định



 Xem xét rũi ro toàn diện hơn

cá nhân

 Gia tăng động lực thúc đẩy

 Hỗ trợ thành viên trong

nhóm lẫn nhau.

MỤC ĐÍCH CỦA TỪNG THÀNH VIÊN NHÓM DỰ ÁN:

 Một cách thỏa mãn nhu cầu xã

hội, muốn trở thành một cái gì đó hay một phần của nhóm.

 Các chia sẻ rủi ro với các thành

viên khác.

Củng cố lòng tự trọng: Xác định

mối quan hệ với người khác như là một thành viên của nhóm hay công ty.

 Là cách để nhận được sự ửng hộ

trong việc thực hiện các mục tiêu của họ.

 Nhóm là “ngôi nhà tâm lý” cho các

nhân.

Trang 7

KHÓ KHĂN &

LỢI ÍCH LÀM VIỆC THEO NHÓM

Lợi ích

Nâng cao được thành quả

 Xây dựng được hiệu quả tổng

hợp

 Nâng cao được khả năng sáng

tạo

 Giảm bớt căng thẳng & mâu

thuẩn



Khó khăn: Có thể

Tốn thời gian & công sức

 Ra quyết định chậm

 Dẫn đến xu hướng

“nhóm” tách rời tổ chức

“Mẹ”

 Hình thành bè phái.

CÁC YẾU TỐ XÂY DỰNG

NHÓM HIỆU QUẢ

Để làm việc nhóm hiệu quả cần xem xét 3 thành phần:

 Kỹ năng các thành viên nhóm

 Cấu trúc tổ chức

 Kiểu quản lý

Như vậy để xây dựng nhóm cần tập trung:

 Chọn đúng việc phối hợp mọi người trong nhóm

Tổ chức nhóm hoàn thành

nhiệm vụ

 Chọn đúng kiểu lãnh đạo

Trang 8

Khi chọn thành viên nhóm:

Quan tâm & chịu trách nhiệm

trong công việc

 Chịu sự kích thích môi trường

làm việc

 …

 Cầu tiến trong nghề nghiệp

 Lãnh đạo tổng quan :

- Kỹ năng kỹ thuật

- Kỹ năng xử lý thông tin

- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

- Kỹ năng ra quyết định.

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu

việc xây dựng nhóm  mỗi thành

viên cần có các kỹ năng cơ bản:

Biết lắng nghe:

+ Thái độ : Quan tâm, chú ý, tôn

trọng

+ Dáng điệu : Nghe “bằng mắt”,

không cắt ngang lời người khác

+ Tập trung : Nội dung, cảm xúc

Giải quyết mâu thuẩn:

Quan điểm cũ Quan điểm mới

- Tìm cách tránh - Cần phải đương đầu mâu thuẩn với mâu thuẩn

- Mâu thuẩn do - Mâu thuản do nhiều sai lầm quản lý nguyên nhân khác nhau

- Mâu thuẩn là - Mâu thuẩn có thể dấu hiệu xấu xấu, tốt

- Mâu thuẩn cần - Mâu thuẩn cần được loại bỏ quản lý, kiểm soát

CÁC ĐIỀU KIỆN

ĐỂ NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Thời gian: Thành viên cam kết dành thời gian hoàn thành nhiệm vụ

 Tình cảm: Quan tâm đến mục tiêu, cấu trúc công việc, tương lai, con người trong nhóm

 Tập trung: Biết các “vấn đề” tồn tại (issue) của nhóm, trong đầu mỗi thành viên có thứ tự ưu tiên của nhóm.

 Sự hỗ trợ từ các nhà quản lý

Trang 9

Khi xây dựng nhĩm, các vấn đề

cần quan tâm:

 Thơng tin hiệu quả giữa các

thành viên

Cách giải quyết vấn đề hiệu quả

 Cách giải quyết mâu thuẩn

 Tính sáng tạo trong nhĩm



 Khơng khí làm việc tin cây, hỗ trợ

 Rõ mục tiêu nhĩm & vai trị từng

thành viên

 Mọi việc phải được hoạch định,

thực hiện đúng Vấn đề khơng rõ nên

nhờ tư vấn/chuyên viên

 Thu thập đầy đủ thơng tin

 Phải cĩ quá trình tự đánh giá

CÁC THẤT BẠI

LÀM VIỆC THEO NHĨM

Mâu thuẩn nội bộ khơng giải

quyết được

 Các thành viên lo lắng, nản lịng (muốn rời nhĩm)

 Các quyết định tùy tiện được

đưa ra từ một người hay số người mà khơng cĩ sự chấp thuận của những người khác

THẢO LUẬN

Anh (Chị) đã từng làm việc theo nhĩm? Nếu cĩ hãy nêu ra các kinh nghiệm thực tế mà Anh (Chị) đã trãi

LÃNH ĐẠO

Trang 10

Lãnh đạo :Là hành động động viên hay

cưỡng ép người khác hồn thành một

nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ

chức

Quyền lực : Là khả năng của một người

này ảnh hưởng tới hành vi của một người

khác

Nguồn gốc quyền lực:

+ Quyền lực chính thức

+

+ Quyền lực do sự tưởng thưởng

+ Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)

+ Quyền lực chuyên mơn

+ Quyền lực tơn phục (uy tín)

Các loại quyền lực khác :

+ Thơng tin

+ Thuyết phục

+ Liên kết (mối quen biết với người cĩ

quyền lực lớn)

Sinh ra là cĩ vai trị lãnh đạo

Lãnh đạo theo hành vi

 Lãnh đạo thì phải thơng qua đào tạo

huấn luyện

 Các nhiệm vụ của nhà lãnh đạo

 Kiểu lãnh đạo

Lãnh đạo theo sự phù hợp

Việc lãnh đạo hiệu quả tùy thuộc vào các yếu tố của mơi trường

 Tính cách, kinh nghiệm của người lãnh đạo và của nhân viên

 Cấu trúc của nhiệm vụ cần được thực hiện (cấu trúc tốt hay cấu trúc kém)

CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO

Quan tâm đến công việc

Quan tâm đến con người

C D

B

Mức độ tham gia của cấp lãnh đạo trong quá trình ra quyết định

Mức độ tham gia của người dưới quyền trong quá trình ra quyết định

Tự do (phân quyền)

Độc tài (tập trung quyền lực)

CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO

Trang 11

LÃNH ĐẠO

LEADERSHIP MODEL (Xem gợi ý chọn ở slide sau)

 AI Authoritarian Tập trung

(độc đốn, chuyên quyền)

 AII

 CI Consultative

(Tham vấn)

 CII

 GII Group Phân quyền

(Tập thể)

Một số hướng dẫn gợi ý về lựa

chọn về phương pháp lãnh đạo

nhằm:

1 Để bảo vệ chất lượng ra quyết

định.

2 Để bảo vệ sự chấp nhận của

quyết định đã ra.

BA QUY TẮC ĐỂ BẢO VỆ CHẤT LƯỢNG

CỦA QUYẾT ĐỊNH

1 QUY TẮC THÔNG TIN

Nếu: - chất lượng là quan trọng

- nhà lãnh đạo không đủ thông tin

Thì : loại kiểu AI

2 QUY TẮC VỀ PHÙ HỢP MỤC TIÊU

Nếu: - Chất lượng là quan trọng

- Những người nhân viên không rõ

mục tiêu của tổ chức

Thì: không nên dùng GII

3 QUY TẮC MÀ VẤN ĐỀ KHÔNG CÓ CẤU TRÚC

Nếu : - Chất lượng là quan trọng

- Vấn đề không có cấu trúc

- Người lãnh đạo không đủ thông tin và không biết lấy thông tin ở đâu

Th ì  AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ

BỐN QUY TẮC BẢO VỆ SỰ CHẤP NHẬN

1 QUY TẮC CHẤP NHẬN

Nếu : - Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định này hay không

- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được nhân viên chấp nhận hay không

Thì : AI, AII bị loại bỏ

2 QUY TẮC MÂU THUẪN

Nếu : - Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định này hay không

- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được nhân viên chấp nhận hay không

- Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên

Trang 12

CỦA QUYẾT ĐỊNH QUY TẮC CÔNG BẰNG

Nếu : - Chất lượng là không quan trọng

- Sự chấp nhận là quan trọng

4 QUY TẮC ƯU TIÊN CHẤP NHẬN

Nếu : - Sự chấp nhận là quan trọng

- Không đảm bảo được quyết định

là độc đoán hay không

- Tin tưởng vào nhân viên

HẾT CHƯƠNG

Định dạng
Số trang	12
Dung lượng	836,57 KB