Bài giảng môn Quản lý sản xuất và tác nghiệp 2 - Bài 5 Quản lý dự án trình bày các nội dung chính như: Khái niệm, mục đích và công cụ sử dụng, các khía cạnh về thái độ, hành vi đối với quản lý dự án, phương pháp tính toán khi thời gian của các hoạt động là xác định,...
Trang 1BÀI 5 QUẢN LÝ DỰ ÁN
1 Khái quát
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử dụng
1.2 Các khía cạnh về thái độ, hành vi đối với quản
lý dự án
2 Phương pháp tính toán khi thời gian của các hoạt
động là xác định
3 Phương pháp tính toán theo xác suất
4 Rút ngắn thời gian dự án
2
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử dụng
− Khái niệm: dự án được xem là một tập hợp các
hoạt động diễn ra duy nhất một lần, được thiết kế
nhằm đạt được một/một nhóm mục tiêu nhất định
trong một khoảng thời gian giới hạn.
9⇒ Dự án khác các hoạt động khác ở điểm nào?
9Hoạt động nào sau đây được xem là sự án: việc xây dựng mới một trường học; xây dựng một con đập thủy điện; xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 cho một doanh nghiệp;
điều hành doanh nghiệp theo những tiêu chuẩn ISO đã xây dựng
3
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử
dụng (tiếp)
− Mục đích của bài: quản lý thời gian của dự án.
9Tính thời gian hoàn thành của dự án
9Xác định các hoạt động trọng yếu
9Tính thời gian trì hoãn cho phép đối với một số
hoạt động
9Xác định khả năng rút ngắn dự án
hoặc song hành nhau ⇒ sắp đặt và kiểm soát cẩn
thận là quan trọng ⇒ để đảm bảo đúng tiến độ và
tiết kiệm chi phí
4
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử
dụng (tiếp)
− Công cụ sử dụng: sơ đồ PERT.
− PERT (Program Evaluation and Review Technique): kỹ thuật đánh giá và tổng kết các dự án Có thể gọi đơn giản là
sơ đồ mạng lưới/trình tự các hoạt động.
− Một dạng sơ đồ nữa là CPM (Critical Path Method: phương pháp đường tới hạn) cũng tương tự như PERT ⇒ Bài này
sẽ chỉ sử dụng sơ đồ PERT.
1
3
2
4
8
6
11
3
1
Trang 21.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử
dụng (tiếp – sơ đồ PERT)
− Các mũi tên thể hiện các hoạt động; các nút thể
hiện điểm bắt đầu và kết thúc một hoạt động
− Thời gian trên các mũi tên ⇒ thời gian dự kiến để
hoàn thành các hoạt động
− Sơ đồ PERT cho biết:
9Thứ tự các hoạt động
9Thời gian ước tính của toàn bộ dự án
hoàn thành của dự án
9Thời gian trì hoãn cho phép của một số hoạt
động
6
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử dụng (tiếp – sơ đồ PERT - một số ý niệm)
− Đường dẫn là một trình tự các hoạt động từ nút bắt
đầu đến nút kết thúc Sơ đồ trên: mấy đường dẫn?
− Thời gian của một đường dẫn bằng tổng thời gian các hoạt động
− Đường dẫn có thời gian dài nhất là mối quan tâm
chủ yếu vì nó chi phối thời gian của toàn bộ dự án
Đường này gọi là đường tới hạn; hoạt động trên đó gọi là hoạt động tới hạn.
− Các đường dẫn còn lại có thể nhận được một vài
sự trì hoãn cho phép mà không ảnh hưởng đến
tiến độ của toàn dự án (Thời gian trì hoãn = ??)
7
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử
dụng (tiếp – sơ đồ PERT)
− a phải hoàn thành trước ⇒ b và c mới được bắt đầu.
− a và b phải được hoàn thành trước; c và
d chỉ bắt đầu khi a và b đã hoàn thành ⇒ chúng đều kết thúc và bắt đầu tại cùng một nút.
− Khi a và b có cùng điểm bắt đầu và kết thúc, một hoạt động ảo được hình thành
để phân tách hai hoạt động này Hoạt động ảo có thời gian bằng 0.
− c chỉ được thực hiện khi a và b đã hoàn thành; d chỉ phụ thuộc vào b ⇒ giữa b và
c có một hoạt động ảo.
c
a
b
c
d
a
b
c
Hoạt động ảo
a
b
c
d
8
1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử
dụng (tiếp – sơ đồ PERT)
a
b
f c
e
b
g
d c
e
A-O-A (activity on arrow): các hoạt động thể hiện trên các mũi tên.
A-O-N (activity
on node): các hoạt động thể hiện trên các nút.
Hai dạng sơ đồ trên là như nhau Để tránh nhầm lẫn, bài
này chỉ sử dụng loại sơ đồ A-O-A.
Trang 31.2 Các khía cạnh về thái độ, hành vi
đối với quản lý dự án
− Giám đốc dự án: người chịu trách nhiệm cuối cùng
cho sự thành, bại của dự án Công việc vừa khó,
vừa đáng giá
− Khó:
9Môi trường thường là không chắc chắn; sức ép
về thời gian; ngân sách giới hạn
9Phải đánh giá, hướng dẫn những người từ nhiều
tài năng chuyên môn khác nhau mà có thể giám
đốc dự án không có đủ chuyên môn trong lĩnh
vực đó
9Đôi khi quyền lực không đủ mạnh⇒ thuyết phục
10
1.2 Các khía cạnh về thái độ, hành vi
đối với quản lý dự án (tiếp)
− Đáng giá:
9Được đánh giá cao khi dự án thành công ⇒ có
cơ hội thăng tiến
9Công việc nhiều thách thức ⇒ phát triển được bản thân và học hỏi được nhiều kiến thức
− Những người được chọn vào làm việc trong các dự
án⇒ thường có khả năng và kiến thức cần thiết
− Cấp trên của họ thường miễn cưỡng để họ ra đi:
9Không muốn mất nhân sự giỏi
9Gián đoạn công việc hàng ngày
9Phải đào tạo nhân sự mới để thay thế
11
1.2 Các khía cạnh về thái độ, hành vi
đối với quản lý dự án (tiếp)
− Bản thân người được chọn
− Không muốn vì:
9Làm việc với hai cấp trên ⇒ lòng trung thành bị
nghi ngờ
9Gián đoạn công việc hiện tại đã rất quen thuộc
9Rủi ro vì có thể bị thay thế khỏi công việc hiện
tại
9Mất uy tín khi dự án không thành công
12
1.2 Các khía cạnh về thái độ, hành vi
đối với quản lý dự án (tiếp)
− Muốn vì:
9Môi trường làm việc năng động tương phản với không khí ngột ngạt, nhàm chán
người thân thế, địa vị
9Cơ hội thăng tiến trong tương lai, đặc biệt khi dự
án thành công
Trang 42 Phương pháp tính toán khi thời gian của
các hoạt động là xác định
− Phần này giả định rằng thời gian thực hiện các hoạt
động là xác định rõ ràng, khó có sự biến động.
2.1 Ví dụ khởi đầu
2.2 Tính toán ES và EF
2.3 Tính toán LS và LF
2.4 Tính toán thời gian trì hoãn cho phép của các
hoạt động
14
2.1 Ví dụ khởi đầu
− Sử dụng sơ đồ mạng cho ở trên và tính toán các thông tin dưới đây
− Thời gian của mỗi đường dẫn:
9Đường dẫn 1-2-4-5-6 = 8 + 6 + 3 + 1 = 18 tuần
9Đường dẫn 1-2-5-6 = 8 + 11 + 1 = 20 tuần
9Đường dẫn 1-3-5-6 = 4 + 9 + 1 = 14 tuần
1
3
2
4
8
6
11
3
1
15
2.1 Ví dụ khởi đầu (tiếp)
− Đường tới hạn: là đường 1-2-5-6 Tại sao??
− Thời gian (mong đợi) hoàn thành dự án: 20 tuần
Tại sao??
− Thời gian trì hoãn cho phép của mỗi đường dẫn:
− Ví dụ này đã cho biết thời gian trì hoãn cho phép
của từng hoạt động cụ thể???
20 – 14 = 6 (tuần) 14
1-3-5-6
20 – 20 = 0 (tuần) 20
1-2-5-6
20 – 18 = 2 (tuần) 18
1-2-4-5-6
Thời gian trì hoãn cho phép Thời gian
Đường dẫn
16
2.2 Tính toán ES và EF
− ES (The Earliest time the activity can Start): Thời gian bắt đầu sớm nhất
− EF (The Earliest time the activity can Finish): Thời gian kết thúc sớm nhất
− Quy tắc tính toán
9 EF = ES + t
¾t: thời gian thực hiện một hoạt động cụ thể
9Đối với các nút có một mũi tên đến, ES cho mũi
tên đi bằng EF của mũi tên đến Đối với các nút
có nhiều mũi tên đến, ES cho mũi tên đi bằng max(EF của các mũi tên đến)
Trang 52.2 Tính toán ES và EF (tiếp)
− Ví dụ:
1
3
2
4
8
6
11
3
1
8 0
8
8
1
3
2
4
8
6
4
9
11
3
1
8 14
0
8
8
19
14
17 0
18
2.2 Tính toán ES và EF (tiếp)
− Bảng tổng hợp việc tính ES và EF (EF muộn nhất chính là thời gian hoàn thiện dự án)
20 19
1
5 – 6
17 14
3
4 – 5
13 4
9
3 – 5
19 8
11
2 – 5
14 8
6
2 – 4
4 0
4
1 – 3
8 0
8
1 – 2
EF ES
Thời gian thực hiện Hoạt động
19
2.3 Tính toán LS và LF
− LS (The Latest time the activity can Start): Thời
gian bắt đầu muộn nhất mà không làm ảnh hưởng
đến tiến độ dự án
− LF (The Latest time the activity can Finish): Thời
gian kết thúc muộn nhất mà không làm chậm dự án
− Quy tắc tính toán
9 LS = LF - t
9Đối với các nút có một mũi tên ra đi, LF cho mũi
tên đến bằng LS của mũi tên ra đi Đối với các
nút có nhiều mũi tên ra đi, LF cho mũi tên đến
bằng min (LS của các mũi tên ra đi)
20
2.3 Tính toán LS và LF (tiếp)
− Ví dụ:
1
3
2
4
8
6
4
9
11
3
1
19
16
19
1
3
2
4
8
6
11
3
1
10 16
0
8 8
19
16
19
6
Trang 62.3 Tính toán LS và LF (tiếp)
− Bảng tổng hợp việc tính LS và LF (tự điền)
1
5 – 6
3
4 – 5
9
3 – 5
11
2 – 5
6
2 – 4
4
1 – 3
8
1 – 2
LF LS
Thời gian thực hiện Hoạt động
22
2.4 Tính toán thời gian trì hoãn cho phép
của các hoạt động
1
3
2
4
8
6
4
9
11
3
1
8 14
0 8
8
19
14
17 0
1
3
2
4
8
6
4
9
11
3
1
10 16
0
8 8
19
16
19
6
Bắt đầu và kết thúc sớm nhất.
Bắt đầu và kết thúc muộn nhất.
23
2.4 Tính toán thời gian trì hoãn cho phép
của các hoạt động (tiếp)
− Thời gian trì hoãn cho phép của các hoạt động
(activity slack) = LS – ES hoặc LF – EF
0 2 6 0 2 6 0
Thời gian trì hoãn cho phép
20 19 19 19 16 10 8
LF
19 16 10 8 10 6 0
LS
20 19
1
5 – 6
17 14
3
4 – 5
13 4
9
3 – 5
19 8
11
2 – 5
14 8
6
2 – 4
4 0
4
1 – 3
8 0
8
1 – 2
EF ES
Thời gian
thực hiện
Hoạt
động
24
2.4 Tính toán thời gian trì hoãn cho phép
của các hoạt động (tiếp)
− Bảng trên cho biết điều gì??
− Các hoạt động có thời gian trì hoãn bằng 0 là những hoạt động gì??
− Tập hợp những hoạt động này tạo thành cái gì??
− Mục đích của việc tính thời gian trì hoãn cho phép là gì??
chậm dự án để phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
− Lưu ý rằng, thời gian trì hoãn là dành cho tất cả các hoạt
động trên cùng một đường dẫn Như, hoạt động 2-4 và 4-5
có cùng thời gian trì hoãn cho phép bằng 2 ⇒ Nhưng đây
là tổng thời gian trì hoãn cho cả hai hoạt động Nếu một hoạt động tiêu dùng một phần thời gian này thì hoạt động kia sẽ chỉ còn phần thời gian còn lại.
Trang 73 Phương pháp tính toán theo xác suất
− ⇒ Áp dụng trong trường hợp khi thời gian thực hiện các
hoạt động là chịu sự biến động.
− Ba yếu tố thời gian cần phải xác định:
9Thời gian lạc quan (to, optimistic time): thời gian hoàn
thành một hoạt động trong những điều kiện tốt nhất.
9Thời gian bi quan (tp, pessimistic time): thời gian hoàn
thành một hoạt động trong những điều kiện kém thuận
lợi nhất.
9Thời gian nhiều khả năng nhất (tm, most-likely time): thời
gian có nhiều khả năng xảy ra nhất để hoàn thành các
hoạt động.
26
3 Phương pháp tính toán theo xác suất
(tiếp)
− Những biến động về thời gian của các hoạt động thường phù hợp với sự mô tả theo phân phối Beta
Phân phối này có thể đối xứng, nghiêng sang trái hoặc sang phải tùy theo từng trường hợp cụ thể
0
to tm te tp Thời gian Bắt đầu
hoạt động
Phân phối Beta nhằm mô tả sự biến động thời
gian của các hoạt động.
27
3 Phương pháp tính toán theo xác suất
(tiếp)
− te(expected time): thời gian trung bình/mong đợi
− Đối với mỗi hoạt động, t e = (t o + 4t m + t p )/6.
− Độ lệch chuẩn của thời gian của mỗi hoạt động:
9σHD = (t p – t o )/6.
− Phương sai của thời gian của mỗi hoạt động:
9σ2
HD = [(t p – t o ) 2 ]/36.
− Phương sai của đường dẫn: σ2
DD =Σσ2
HD
− Độ lệch chuẩn của đường dẫn:σDD= ∑ σ2HD
28
3 Phương pháp tính toán theo xác suất
(tiếp)
− Ví dụ: sơ đồ thứ tự và thời gian ước tính của các hoạt động của một dự án được cho như sau:
− Tính thời gian mong đợi cho các hoạt động và đường dẫn.
− Tính phương sai và độ lệch chuẩn cho các đường dẫn.
− Tính xác suất hoàn thành dự án trong vòng 26; 28 tuần.
a
3-5-7 e
1-3 b
3-5 k
6-7-8 f
8-9-10 g
1-3-5
c 4-6-8
d
2-5-8 h
7-9-11 i
6-9-12 j
Trang 83 Phương pháp tính toán theo xác suất (ví
dụ – tiếp – tính thời gian mong đợi)
4 9 9 9 7 5 6 3 2
5 4 3 k
12 9
6 j
11 9
7 i
27
5 8
5 2 h
h-i-j-k
10 9
8 g
8 7 6 f
7 5 3 e
25
4 6
4 2 a
a-e-f-g
8 6 4 d
5 3 1 c
3 2 1 b
15
4 6
4 2 a
a-b-c-d
t p
t m
t o
Thời gian đường dẫn
t e = (t o + 4t m + t p )/6 Thời gian
Hoạt
động
Đường
dẫn
30
3 Phương pháp tính toán theo xác suất (ví dụ- tiếp - tính phương sai và độ lệch chuẩn)
92/36 = 2,56
40/36 = 1,11
52/36 = 1,44
σ2 DD
4/36 36/36 16/36 4/36 4/36 16/36 16/36 16/36 4/36
5 4 3 k
12 9 6 j
11 9 7 i
1,60
36/36 8
5 2 h
h-i-j-k
10 9 8 g
8 7 6 f
7 5 3 e
1,05
16/36 6
4 2 a
a-e-f-g
8 6 4 d
5 3 1 c
3 2 1 b
1,20
(6-2) 2 /36 = 16/36 6
4 2 a a-b-c-d
t p
t m
(t p – t o ) 2 /36
Thời gian Hoạt
động
Đường dẫn
31
3 Phương pháp tính toán theo xác suất
(tiếp – một số quy tắc)
− Khi thời gian của các hoạt động là biến động ⇒
một đường dẫn ngắn hơn đường tới hạn có thể kết
thúc với thời gian dài hơn thời gian mong đợi của
đường tới hạn.
9Tại sao và thường khi nào??
− ⇒ Dự án sẽ không được hoàn thành nếu một trong
các đường dẫn không được hoàn thành ⇒ sẽ là sai
lầm khi chỉ tập trung vào đường tới hạn.
− Lúc này, xác suất mà một dự án hoàn thành trong
một khoảng thời gian cụ thể sẽ bằng tích các xác
suất hoàn thành của các đường dẫn Tại sao??
32
3 Phương pháp tính toán theo xác suất
(tiếp – một số quy tắc)
− Xác suất mà một đường dẫn hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể được tính thông qua giá trị z, trong đó:
− Từ z tìm được ⇒ tra bảng ⇒ xác suất hoàn thành của đường dẫn.
− Nếu z ≥ 2,5 ⇒xác suất hoàn thành của đường dẫn được xem là 100% (z = 2,5 ⇒ P = 99,38%).
độ lệch chuẩn của đường dẫn
thời gian cụ thể - thời gian trung bình của đường dẫn
z =
0 z Xác suất tra bảng
Trang 93 Phương pháp tính toán theo xác suất (ví
dụ – tiếp – tính xác suất hoàn thành)
− Xác suất hoàn thành trong vòng 26 tuần.
− Xác suất hoàn thành trong vòng 28 tuần.
Xác suất hoàn thành dự án = 1*0,8289*0,2643 = 0,2191
0,2643 (26 – 27)/1,60 = - 0,63
h – i – j – k
0,8289 (26 – 25)/1,05 = 0,95
a – e – f – g
1,00 (26 – 15)/1,20 = 9,17
a – b – c – d
Xác suất Giá trị của z
Đường dẫn
Xác suất hoàn thành dự án = 1*1*0,7357 = 0,7357
0,7357 (28 – 27)/1,60 = 0,63
h – i – j – k
1,00 (28 – 25)/1,05 = 2,86
a – e – f – g
1,00 (28 – 15)/1,20 = 10,83
a – b – c – d
Xác suất Giá trị của z
Đường dẫn
34
3 Phương pháp tính toán theo xác suất (ví
dụ – tiếp – tính xác suất hoàn thành)
15 1,00
25 0,8289
27
26 tuần 28 tuần
a – b – c – d
a – e – f – g
h – i – j – k
0,2643
35
4 Rút ngắn thời gian dự án
− Thời gian ước tính cho các dự án là dựa trên một
mức cho trước các nguồn lực.
− ⇒ Có thể rút ngắn thời gian ⇒ cung cấp thêm các
nguồn lực cho dự án: năng lượng, nhân sự, thiết bị
hiệu quả
9⇒ Đây chính là việc tăng thêm chi phí trực tiếp.
− Lợi ích từ việc rút ngắn dự án thường là việc tiết
kiệm được những chi phí gián tiếp:
9Tránh các tổn thất do kết thúc muộn
9Giảm bớt các chi phí gián tiếp: thuê mặt bằng,
thiết bị; chi phí giám sát…
36
4 Rút ngắn thời gian dự án (tiếp)
9Nhận được những khoản tiền thưởng
9Giải phóng nguồn lực nhằm chuyển sang những
dự án mới
− Rút ngắn dự án ⇒ tăng chi phí trực tiếp để giảm
chi phí gián tiếp ⇒ cân nhắc giữa lợi ích tăng thêm
và chi phí phải bỏ thêm vào.
Chi phí
Thời gian Thời gian tối ưu
Chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp Tổng chi phí
Trang 104 Rút ngắn thời gian dự án (tiếp)
− Ví dụ: sử dụng các thông tin dưới đây xác định
phương án rút ngắn dự án Biết rằng chi phí gián
tiếp của dự án là $1000/ngày
5 c
4
e
6
b
2 f
38
4 Rút ngắn thời gian dự án (ví dụ - tiếp)
− Bước 1 Ước tính thời gian và chi phí rút ngắn dự
án
800 1
2 f
600 7
9 e
700 1
4 d
300 4
5 c
$500 8
10 b
-6
6 a
Chi phí rút ngắn/ngày
Thời gian sau khi rút ngắn
Thời gian thông thường Hoạt động
39
4 Rút ngắn thời gian dự án (ví dụ - tiếp)
− Bước 2 Xác định thời gian các đường dẫn và chỉ
ra đường tới hạn
− Bước 3 Sắp xếp các hoạt động tới hạn theo trật tự
chi phí rút ngắn thấp nhất trước và xác định số
ngày có thể rút ngắn của mỗi hoạt động
20 ⇒ đường tới hạn
c – d – e – f
18
a – b – f
Thời gian (ngày) Đường dẫn
40
4 Rút ngắn thời gian dự án (ví dụ - tiếp)
− Bước 4 Bắt đầu rút ngắn dự án (mỗi lần một ngày) theo
nguyên tắc chi phí rút ngắn phải nhỏ hơn chi phí gián tiếp;
kiểm tra lại xem đường nào là đường tới hạn.
9 Rút ngắn hoạt động c 1 ngày với chi phí 300 Đường tới hạn vẫn là c-d-e-f với thời gian là 19 ngày.
9 Không thể rút ngắn c Rút ngắn e 1 ngày với chi phí 600
⇒ hai đường tới hạn a-b-f và c-d-e-f đều là 18 ngày.
1 800
f
3 700
d
2 600
e
1 300
c
Số ngày có thể rút ngắn Chi phí rút ngắn/ngày
Hoạt động
Trang 114 Rút ngắn thời gian dự án (ví dụ - tiếp)
− Bước 5 Lặp lại các bước 3, 4 cho đến khi không
thể rút ngắn được nữa (chi phí rút ngắn lớn hơn chi
phí gián tiếp).
− Sắp xếp các hoạt động của cả hai đường dẫn:
1 800
f
c – d – e – f
a – b – f
Đường dẫn
1 800
f
3 700
d
1 600
e
2 500
b
Số ngày có thể rút ngắn
Chi phí rút ngắn/ngày Hoạt động
42
4 Rút ngắn thời gian dự án (ví dụ - tiếp)
− b và e có chi phí thấp nhất Tuy nhiên, để rút ngắn
dự án thì phải đồng thời rút ngắn cả b và e ⇒ chi phí lúc này (500 + 600) lớn hơn 1000
− f có chi phí lớn nhất Tuy nhiên, chỉ cần rút ngắn f
là thời gian của dự án có thể giảm đi
− ⇒ Rút ngắn f 1 ngày với chi phí 800 ⇒ Dự án chỉ còn 17 ngày ⇒ Không thể rút ngắn được nữa
43
4 Rút ngắn thời gian dự án (ví dụ - tiếp)
− Tổng kết lại quá trình.
800 600
300 Chi phí
f e
c Hoạt động rút ngắn
17 18
19 20
1700 =
$1300
17 18
18 18
a – b – f
n = 3
n = 2
n =1
Thời gian sau khi đã rút ngắn n ngày
Đường dẫn
44
Tóm tắt lại bài học
1 Khái quát 1.1 Khái niệm, mục đích và công cụ sử dụng: duy nhất, tính toán thời gian, PERT
1.2 Các khía cạnh về thái độ, hành vi đối với quản
lý dự án: ủng hộ, phản đối
2 Phương pháp tính toán khi thời gian của các hoạt động là xác định: ES, EF, LS, LF, trì hoãn cho phép
3 Phương pháp tính toán theo xác suất: tích các xác suất hoàn thành của tất cả các đường dẫn
4 Rút ngắn thời gian dự án: so sánh lợi ích thu được
và chi phí bỏ ra