Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết để phát triển và điều hành hệ thống quản lý kho hiệu quả bao gồm việc mua hàng, nhận hàng, lưu kho/dự trữ và việc phân phối nội bộ cũng như quản lý kho hàng trong bối cảnh nơi làm việc là khách sạn.
Trang 1MÔ TẢ CHUNG
Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết để phát triển và điều hành hệ thống quản lý kho hiệu quả bao gồm việc mua hàng, nhận hàng, lưu kho/dự trữ và việc phân phối nội bộ cũng như quản lý kho hàng trong bối cảnh nơi làm việc là khách sạn
THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN
E1 Phát triển và điều hành hệ thống mua hàng và/ hoặc nguồn cung cấp
E2 Xây dựng và thực hiện các quy trình nhập hàng
P10 Hoàn thành giấy tờ nhận giao hàng phù hợp
E3 Xây dựng và thực hiện hệ thống lưu kho hàng hóa
P11 Thiết lập các điều kiện lưu kho thích hợp cho tất cả hàng hóa cần lưu kho
P12 Bảo quản hàng hóa theo đúng yêu cầu về điều kiện lưu kho
P13 Nhập dữ liệu về hàng hóa vào hệ thống lưu kho nội bộ
P14 Đảm bảo an ninh cho hàng hóa và bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng, xuống cấp và không cho phép những người không có thẩm quyền, trách nhiệm được vào kho
E4 Xây dựng và thực hiện hệ thống xuất hàng hóa
P15 Xác định cơ sở để xuất hàng hoặc giao hàng theo nhu cầu nội bộ
P16 Xây dựng các chứng từ hỗ trợ cho việc xuất hàng từ kho
P17 Quản lý việc xuất kho trong nội bộ doanh nghiệp du lịch hay khách sạn
P18 Ghi chép và lập hồ sơ theo các thời điểm di chuyển hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp du lịch hay khách sạn
E5 Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý hàng hóa lưu kho
P19 Xây dựng và thực hiện hệ thống kiểm kê hàng hóa lưu kho
P20 Xây dựng và thực hiện hệ thống đánh giá hàng hóa lưu kho
P21 Xây dựng và thực hiện hệ thống báo cáo hàng hóa lưu kho
P22 Đưa ra kiến nghị để cải thiện cách vận hành hệ thống lưu kho hiện tại
YÊU CẦU KIẾN THỨC
Trang 2K3 Mô tả vai trò của các chứng từ trong quá trình kiểm soát và quản lý kho
trình xem xét để lưu kho
ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI
1 Các yêu cầu nội bộ có thể liên quan tới:
2 Các mặt hàng lưu kho có thể bao gồm:
3 Nhân sự liên quan tới các nhiệm vụ quản lý kho có thể bao gồm:
4 Các chứng từ có thể bao gồm:
chuyển hàng hóa nội bộ, các phiếu kiểm kê hàng, sổ cái
5 Các yêu cầu mua hàng và cung cấp hàng có thể bao gồm:
Trang 3• Chi tiết về chu trình sản phẩm
6 Thực hiện hệ thống đặt hàng có thể bao gồm:
7 Các điều kiện lưu kho có thể bao gồm:
trang thiết bị, hàng hóa và các tài liệu khuyến mại
8 Các chứng từ hỗ trợ cho việc xuất hàng lưu kho có thể bao gồm:
9 Xuất hàng lưu kho trong phạm vi doanh nghiệp khách sạn có thể bao gồm:
10 Hệ thống đánh giá hàng dự trữ có thể bao gồm:
Các hành vi quan trọng của người quản lý chịu trách nhiệm xử lý việc kiểm soát kho bao gồm:
1 Nhận biết các tình huống khó khăn hiện tại trên tinh thần xây dựng và tìm kiếm các giải pháp thay thế tốt hơn
2 Trình bày thông tin rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, dễ hiểu
3 Đưa ra những phản hồi cho người khác để giúp họ duy trì và cải thiện kết quả thực hiện công việc của họ
4 Không ngừng cải thiện chất lượng các sản phẩm và dịch vụ
5 Tuân thủ và đảm bảo người khác cũng tuân thủ các điều luật, các quy định của ngành, các chính sách của đơn vị và các quy tắc nghề nghiệp
6 Kiểm soát chất lượng công việc và tiến độ so với kế hoạch và có những hành động khắc phục phù hợp khi cần
7 Xây dựng các hệ thông thu thập, quản lý thông tin và kiến thức một cách hiệu quả và có đạo đức
Trang 48 Sử dụng một loạt các chiến lược và chiến thuật hợp pháp để tạo ra ảnh hưởng tới người khác
9 Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sẵn có
10.Xác định được nhu cầu và sở thích của các bên liên quan và quản lý hcó iệu quả các nhu cầu, sở thích đó
11.Xây dựng được bức tranh tổng quát đáng tin cậy từ nguồn dữ liệu hạn chế
12.Cụ thể hóa các giả định đã có và các rủi ro liên quan tới việc tìm hiểu tình huống
13.Xác định các mặt hàng chu chuyển chậm và có hành động thích hợp
HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ
Việc đánh giá các đơn vị năng lực từ bậc 3-5 thường dựa trên hiệu quả công việc tại nơi làm việc Một số đơn vị năng lực từ bậc 3-5 sẽ không thể đánh giá được thông qua quan sát vì lý do bảo mật, những hạn chế công việc/ môi trường làm việc
Đơn vị năng lực này có thể được đánh giá toàn diện thông qua hồ sơ bằng chứng hay bản báo cáo về kiểm soát việc mua, nhập hàng dự trữ mới và kiểm soát kho hàng trong môi trường khách sạn Các cá nhân cần chứng minh mình có khả năng áp dụng các nguyên lý, khái niệm liên quan vào các tình huống họ có thể gặp với cương vị là giámsátviên/ người quản lý Họ cũng cần biết đưa ra các đề xuất, giải thích và đánh giá các quy trình, hành động được thực hiện để xử lý các tình huống và các thách thức họ phải đối mặt với vai trò là giám sátviên/ người quản lý trong một đơn vị
Cần lưu ý rằng tất cả các chứng cứ thu thập được không đề tên cá nhân để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân và của đơn vị
Chứng cứ cần bao gồm:
1 Ít nhất haiyêu cầu mua hàng theo một quy trình mở bao gồm xác định mặt hàng, lựa chọn mặt hàng, xác định các yêu cầu mua hàng và cung cấp dẫn tới việc mua các mặt hàng
2 Ít nhất haiví dụ đã được ghi chép lại về việc theo dõi/ giám sát, kiểm tra và trả lại/ không chấp nhận các mặt hàng không cần hoặc đã bị hư hỏng
3 Một ví dụvề hệ thống kiểm soát kho hàng dự trữ bao gồm xuất hàng, phân phối hàng, theo dõi và di chuyển hàng hóa
4 Một ví dụvề những khuyến nghị được gửi cho quản lý cấp trên để cải thiện cách vận hành hệ thống lưu kho hiện tại
PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ
Các phương pháp phù hợp bao gồm:
Có thể sử dụng hình thức mô phỏng tại cơ sở đào tạo hoặc tại nơi làm việc cho một số tiêu chí nhưng nên sử dụng hạn chế
Hồ sơ chứng cứ và các báo cáo bằng văn bản cần được bổ sung bằng các câu hỏi vấn đáp để đảm bảo tất cả các khía cạnh của yêu cầu chứng cứ được đáp ứng đầy đủ
CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN
Nhân viên làm việc có liên quan tới mua hàng và dự trữ hàng trong bộ phận Lễ tân, Buồng, Nhà hàng, Chế biến món ăn và các bộ phận kinh doanh khác của ngành Du lịch
SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN
D1.HRM.CL9.12