Đơn vị năng lực GES7: Duy trì hồ sơ tài liệu và các hệ thống khôi phục thông tin. Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết trong việc sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau để lưu trữ và khôi phục thông tin.
Trang 1MÔ TẢ CHUNG
Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết trong việc sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau
để lưu trữ và khôi phục thông tin
THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN
E1 Xử lý thông tin
P1 Thu thập thông tin theo yêu cầu
P2 Thực hiện các quy trình của đơn vị để duy trì bảo mật và an toàn thông tin
P3 Lưu trữ thông tin tại các nơi cho phép và theo chuẩn đặt ra
P4 Cập nhật thông tin theo yêu cầu
E2 Khôi phục thông tin
P5 Xác nhận thông tin cần khôi phục
P6 Tuân theo quy trình tiếp cận hệ thống thông tin của đơn vị
P7 Xác định nơi và khôi phục thông tin theo yêu cầu
P8 Báo cáo các vấn đề gặp phải với đồng nghiệp phù hợp
E3 Duy trì hệ thống ghi chép và lưu trữ sẵn có
P9 Duy trì hệ thống ghi chép và lưu giữ thông tin
P10 Sắp xếp tài liệu mới vào đúng các vị trí và thư mục quy định
P11 Lưu trữ, loại bỏ và cập nhật các tài liệu cũ để có chỗ cho các tài liệu hiện thời
P12 Ghi chép lại mỗi lần di chuyển tài liệu
P13 Đảm bảo tài liệu được lưu trữ trong điều kiện tốt và ở đúng vị trí
P14 Tách biệt tài liệu mật với tài liệu thông thường cùng với khả năng được tiếp cận các loại tài liệu của những người được chỉ định
P15 Đảm bảo tập tin tài liệu đã được phát ra có thể được tìm thấy bất cứ lúc nào
YÊU CẦU KIẾN THỨC
K1 Giải thích mục đích của lưu giữ và khôi phục thông tin được yêu cầu
K2 Liệt kê các hệ thống thông tin khác nhau và tính năng của chúng
K3 Mô tả yêu cầu bảo mật và an ninh thông tin của đơn vị
K4 Liệt kê các phương pháp được sử dụng để thu thập thông tin được yêu cầu
K5 Mô tả quy trình phải tuân theo khi tiếp cận hệ thống thông tin
K6 Giải thích các vấn đề gặp phải với các hệ thống thông tin và người cần được báo cáo
ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI
1 Thông tin có thể bao gồm:
Thông tin liên lạc qua lại, như fax, bản ghi nhớ, thư báo, thư điện tử hay các tài liệu khác
Trang 2 Các biểu mẫu, như phiếu yêu cầu mua hàng hàng ngày
2 Yêu cầu của đơn vị có thể bao gồm:
3 Các tập tin chết hoặc không hoạt động có thể bao gồm:
4 Hệ thống tham khảo và chú dẫn có thể bao gồm:
5 Ghi lại việc di dời tài liệu có thể bao gồm:
6 Quy trình an toàn và bảo mật có thể bao gồm:
7 Việc lưu trữ có thể bao gồm:
Trang 3 Lưu giữ các tệp hồ sơ mật ở vị trí bên trong/ bên ngoài hệ thống
Có thể truy xuất lại tệp tài liệu lưu trữ tại nơi lưu trữ khi cần thiết
8 Các tài liệu mật có thể bao gồm:
HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ
Đơn vị năng lực này cần được đánh giá thông qua hồ sơ chứng cứ thực hiện được ghi chép lại và qua kiểm tra vấn đáp hoặc kiểm tra viết Các chứng cứ có thể bao gồm:
PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ
Các phương pháp sau có thể được áp dụng cho việc đánh giá cho đơn vịnăng lực này:
CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN
Tất cả Nhân viên làm việc với các hệ thống lưu trữ thông tin trong ngành Du lịch
SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN
D1.HGA.CL6.03