luận văn quản trị kinh doanh HOÀN THIỆN cơ cấu tổ CHỨC và PHÂN QUYỀN tại CÔNG TY TNHH mực IN NGÔI SAO VIỆT

Nhận thấy tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong hoạt động kinh doanh, em xin nghiên cứu về đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sa

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN

NGÔI SAO VIỆT

Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp thương mại

Mã sinh viên: 13D100033 Lớp: K49A1

Hà Nội, 2017

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN

NGÔI SAO VIỆT

Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp thương mại

Mã sinh viên: 13D100033 Lớp: K49A1

Hà Nội, 2017

TÓM LƯỢC

Sau khi có thời gian thực tập tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt, em nhậnthấy rằng ngoài những mặt đã đạt được như chỉ số tăng trưởng ổn định, kết quả kinhdoanh ở mức khá thì công ty cũng còn rất nhiều khó khăn và tồn tại, tiêu biểu là côngtác tổ chức và phân quyền Nhận thấy tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức và phân

quyền trong hoạt động kinh doanh, em xin nghiên cứu về đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ

chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt” Khóa luận này bao gồm

nội dung lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền, các nhân tố ảnh hưởng và

từ đó làm cơ sở để phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền, đồngthời đề xuất giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

Phần lý luận: Liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty, bao gồmthực trạng các vấn đề còn tồn tại; chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban,cách bố trí và sử dụng lao động theo chuyên môn và sự phối hợp hoạt động giữa cácphòng ban…

Phần phân tích: cụ thể hóa các tiêu chuẩn thông qua bảng câu hỏi, các phiếu điềutra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp gắn kèm các số liệu, bảng thống kê phục vụ cho

xử lý thông tin và dữ liệu Tập trung đi sâu vào phân tích về ảnh hưởng của các nhân

tố môi trường ảnh hưởng như thế nào đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Từ

đó đưa ra các đề xuất kiến nghị có tính khả thi cao để hoàn thiện cơ cấu tổ chức vàphân quyền tại công ty

LỜI CẢM ƠN

Với đề tài khóa luận “Hoàn thiện công tác tổ chức và phân quyền tại công ty

TNHH mực in Ngôi sao Việt”, để hoàn thành đề tài một cách tốt nhất thì ngoài sự cố

gắng của bản thân còn phải nhờ đến sự giúp đỡ rất nhiều từ phía nhà trường, các thầy

cô trong bộ môn Quản trị học cũng như toàn thể cán bộ nhân viên của công ty TNHHMực in Ngôi sao Việt

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Phòng Đàotạo trường Đại học Thương mại, các thầy cô Khoa Quản trị kinh doanh, các thầy côtrong bộ môn Quản trị học cùng toàn thể các thầy cô trong trường Đại học ThươngMại đã nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốtquá trình học tập và nghiên cứu tại trường

Đặc biệt là, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô - ThS Dương Thị Thúy Nương

là người trực tiếp giúp đỡ và hướng dẫn cho em trong suốt thời gian em thực hiện khóaluận này

Em xin bày tỏ lời cảm ơn sự giúp đỡ của Ban giám đốc công ty TNHH Mực in

Ngôi sao Việt, đặc biệt là các anh chị trong phòng Kinh doanh- Thị trường đã nhiệt

tình hướng dẫn, cung cấp thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thờigian em thực tập tại công ty để em có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế, bổích góp phần hoàn thành dề tài nghiên cứu

Do thời gian có hạn cũng như kiến thức kinh nghiệm còn hạn chế nên bài khóaluận này sẽ không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của thầy cô để bài của em được hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Phương

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 1

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu đề tài 4

CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI DOANH NGHIỆP 6

1.1 Các khái niệm có liên quan 6

1.1.1 Khái niệm quản trị và công tác tổ chức 6

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức 6

1.1.3 Khái niệm phân quyền 7

1.2 Các nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 7

1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 7

1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp 11

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 13

1.3.1 Các nhân tố chủ quan thuộc về doanh nghiệp 13

1.3.2 Các nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp 15

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT 17 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 17

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 17

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp 17

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty 18

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm gần đây 19

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

TNHH Mực in Ngôi sao Việ 21

2.2.1 Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 21

2.2.2 Tình hình phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 24

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 25

2.2.4 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH mực in Ngôi sao Việt 30

2.2.5 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 35

2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 37

2.3.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt 37

2.3.2 Đánh giá về tình hình phân quyền tại công tyTNHH Mực in Ngôi sao Việt 39

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại 40

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT 41

3.1 Phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tới 41

3.2 Quan điểm giải quyết để hoàn thiện cấu trúc tổ chức và phân quyền cho công ty 41

3.3 Các đề xuất kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty 42

3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 42

3.3.2 Hoàn thiện công tác phân quyền 43

KẾT LUẬN 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1. Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Mực in

2 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính của Công ty 24

3 Bảng 2.3: Cơ cấu lao động của công ty theo trình độ 27

4 Bảng 2.4: Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty 30

5 Bảng 2.5: Kết quả đánh giá về cơ chế phân quyền của công ty 33

6 Bảng 2.6: Đánh giá trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý và sự

ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 38

7 Bảng 2.7: Đánh giá về trình độ chuyên môn của người lao động và

sự ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền 39

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

1 Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản 8

2 Sơ đồ 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 9

3 Sơ đồ1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 9

4 Sơ đồ 1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý 10

5 Sơ đồ 1.5: Mô hình cấu trúc tổ chức ma trận 11

6 Sơ đồ 1.6: Mô hình mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược 13

7 Sơ đồ 2.1: Doanh thu và lợi nhuận của công ty qua 3 năm 20

8 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty trước đây 21

9 Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay 22

10 Sơ đồ 2.4 : Cơ cấu tổ chức được đề xuất 35

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển chung của thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũngđang từng bước đi lên, đặc biệt từ sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thếgiới WTO đã mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội phát triển và hội nhập toàn cầu.Thực tế cho thấy, có nhiều doanh nghiệp, tổ chức làm ăn thua lỗ, thậm chí phásản do cơ cấu tổ chức và phân quyền chưa phù hợp Một yêu cầu đặt ra là khi cácdoanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thị trường thì luôn luôn phải hoànthiện cơ cấu tổ chức của mình trước, sao cho phù hợp với điều kiện thị trường và thựctiễn, từ đó mới góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh Khi mộtdoanh nghiệp đã có một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý và phân quyền đúng đắn thìdoanh nghiệp đó mới có thể sử dụng tốt các nguồn lực và sử dụng hiệu quả Từ đó,giúp cho chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác, công bằng, điều phối cáchoạt động ổn định nhằm đạt các mục đích chung đề ra

Công ty TNHH mực in Ngôi sao Việt là công ty có thời gian hoạt động trên thịtrường khá lâu, hoạt động theo mô hình công ty TNHH 1 thành viên Từ khi thành lậpcho đến nay công ty đã có nhiều lần thay đổi và cải biến về cơ cấu tổ chức cũngnhư phân quyền Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy việc thay đổi và tái cơ cấu tổchức của công ty vẫn chưa hiệu quả và còn nhiều bất cập Mặc dù công ty đượcchia thành các phòng ban khác nhau nhưng thiếu sự phối hợp chặt chẽ, phân côngnhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống quản lý và kiểm soát cũng chưa được hoàn thiệndẫn đến sự thiếu bình đẳng và lộn xộn giữa các đơn vị, bộ phận và giữa các nhânviên trong công ty

Nhận thấy tính cấp thiết của vấn đề và tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức vàphân quyền trong doanh nghiệp, để có thể tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này, em xin

nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in

Ngôi sao Việt”.

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Đã có khá nhiều đề tài luận văn, khóa luận nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phânquyền trong doanh nghiệp, tiêu biểu như:

o Đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ

phần xây dựng ALINE” - sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp K43A2- Khoa Quản trị doanh

nghiệp - Trường Đại học Thương mại, năm 2011

Đề tài này đưa ra một số khái niệm về cơ cấu tổ chức, quá trình phân quyền,đồng thời dánh giá, phân tích về những mặt tích cực và hạn chế trong cơ cấu tổ chức

và phân quyền tại công ty Cổ phần xây dựng ALINE

o Đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

TNHH một thành viên Nhật Linh” - Sinh viên Phạm Thị Nhung- Lớp K44A2- khoa

Quản trị doanh nghiệp- Trường Đại học Thương mại, năm 2012

Đề tài đi vào nghiên cứu thực trạng và những bất ổn trong công tác phân qyền và

cơ chế tổ chức trong công ty TNHH một thành viên Nhật Linh, qua đó đưa ra giảipháp khắc phục và hoàn thiện tái cơ cấu tổ chức và phân quyền

o Đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ

phần quốc tế Đông Á” - Sinh viên Hoàng Thị Phương –Lớp K46A4-Trường Đại học

Thương mại, năm 2014

Đề tài tiếp cận nhằm tìm hiểu kỹ hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công

ty Cổ phần quốc tế Đông Á, những khó khăn trọng quá trình hoàn thiện cơ cấu và một

số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

Ngoài ra, còn rất nhiều đề tài khóa luận, luận văn tốt nghiệp, các bài nghiên cứukhoa học…tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Tất cả các

đề tài được nghiên cứu trước đó đều có đặc điểm chung là hệ thống hóa được các lýluận cơ bản, phân tích thực trạng tổ chức, phân quyền trong doanh nghiệp tuy nhiênchưa đi sâu phân tích về tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của các yếu tố môitrường đặc thù đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại doanh nghiệp

Với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực

in Ngôi sao Việt”, em sẽ nghiên cứu cụ thể về các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hiệu

quả và những tồn tại của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp thông qua các phiếu điềutra, bảng thống kê, câu hỏi phỏng vấn… thông qua đó chỉ rõ mức độ ảnh hưởng củacác nhân tố môi trường chung và môi trường đặc thù đến cơ cấu tổ chức và phânquyền trong công ty TNHH mực in Ngôi sao Việt

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài này được tiến hành với các mục tiêu nghiên cứu cụ thể;

 Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp

 Phân tích và đánh giá thực trạng của cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công tyTNHH Mực in Ngôi sao Việt

 Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyềntại công ty, định hướng hoạt đông trong tương lai

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

 Tìm hiểu và nắm bắt thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công tyTNHH Mực in Ngôi sao Việt

 Tiếp cận và phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên trong công ty, thu thập thôngtin và đánh giá

 Đề xuất phương hướng và giải pháp để khắc phục, hoàn thiện cơ cấu tổ chức

và phân quyền tại công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt

Các nhân tố ảnh hưởng đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tạicông ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt.

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tại công ty TNHH Mực in Ngôi saoViệt, dịa chỉ số 16, ngõ 6A, phường Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công

ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt từ năm 2014 đến 2016, định hướng và đề xuất giảipháp đến năm 2020

Về nội dung nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu, phân tích về thực trạng tình hình

cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt, đề xuất giảipháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đóng vai trò rất quantrọng, và với đề tài khóa luận này cần phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp để thuthập và phân tích các dữ liệu đó:

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu không có sẵn, người nghiên cứu phải tự mình thu thập

nó sao cho phù hợp với vấn đề nghiên cứu đặt ra Có nhiều phương pháp thu thập dữliệu sơ cấp Để đạt được hiệu quả mong muốn, trong quá trình thu thập dữ liệu sơ cấp,

em đã sử dụng phối hợp nhiều phương pháp với nhau:

o Phương pháp quan sát trực tiếp: từ các sự kiện có thực hoặc hành vi ứng xử

của cấp trên và các cán bộ nhân viên trong công ty

o Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi trắc nghiệm: Tiến hành xây dựng phiếu

điều tra trắc nghiệm và bảng câu hỏi chủ yếu ccho 2 đối tượng: một cho đối tượng nhàquản trị và một cho nhân viên Nội dung bảng hỏi bao gồm 2 phần: một là nhận thứcchung của đối tượng về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty; và hai là đánh giácủa các cá nhân về những thành công và hạn chế tổ chức hiện tại mang lại Tiếp theo,gửi phiếu điều tra tới các đối tượng là nhà quản trị và các nhân viên trong công ty, sau

đó tổng hợp lại đã khảo sát bao nhiêu phiếu và thu về bao nhiêu phiếu

o Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn chuyên sâu về những vấn đề mà phiếu

điều tra không thể làm rõ, đối tượng được lựa chọn cũng là Giám đốc và các cán bộnhân viên công ty Các câu hỏi phỏng vấn mang tính chuyên sâu và phức tạp, hướngngười trả lời đưa ra ý kiến chủ quan nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tạicông ty, từ đó giúp khai thác tối đa thông tin phản hồi từ khách thể nghiên cứu

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

o Tham khảo luận văn của các khóa trước trong trường của khoa Quản trị kinhdoanh, hoặc một số luận văn khóa luận tốt nghiệp bên ngoài

o Thu thập dữ liệu từ phía công ty thực tập: như báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh, báo cáo tài chính, tình hình cơ cấu lao động…

5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

 Đối với dữ liệu sơ cấp: trên cơ sở phiếu điều tra và kết quả phỏng vấn chuyên

sâu, dữ liệu sơ cấp được phân loại, tổng hợp và đánh giá để thu được các thông tinnhằm thấy rõ thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Với bảng câu hỏitrắc nghiệm, các dữ liệu sẽ được xử lý với sự hỗ trợ củaphần mềm thống kê SPSS đểthu được các kết quả chính xác hơn

 Đối với dữ liệu thứ cấp: trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, sử dụng phương

pháp thống kê và phương pháp so sánh để phân tích Các bảng thống kê số liệu và sosánh các chỉ tiêu về số tương đối và tương đối giữa các năm sẽ được lập để thấy được

sự khác biệt, sự thay đổi qua các năm

Từ các bảng biểu được lập, phương pháp phân tích kinh tế sẽ được sử dụng đểđánh giá sự thay đổi cũng như nguyên nhân của sự tăng giảm đó và ảnh hưởng của nótới khách thể nghiên cứu

5.2.1 Phương pháp thống kê phân tích

Lập bảng thống kê kết hợp phương pháp phân tích kinh tế, phân tích và thống kêthông tin, đánh giá về sự thay đổi cũng như mức độ ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức vàphân quyền trong công ty

6 Kết cấu đề tài

Kết cấu đề tài gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại doanh nghiệp.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt.

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt.

Ngoài các nội dung chính trình bày ở trên, để bài được hoàn chỉnh, khóa luận cònbao gồm Lời cảm ơn, Mục lục, các danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ,

Danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục về phiếu điều tra, câu hỏi phỏngvấn cán bộ nhân viên trong công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt.

CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN

QUYỀN TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Các khái niệm có liên quan

1.1.1 Khái niệm quản trị và công tác tổ chức

1.1.1.1 Khái niệm quản trị

Theo Mary Parker Follett: Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua

người khác

Theo James Stoner và Stephen Robins cho rằng “quản trị là tiến trình hoạch định

tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên khác trong tổ chức

và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra

Tổng quát lại, Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệuquả, bằng sự phối hợp hoạt động của những người khác thông qua hoạch đinh, tổ chức,

lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức, theo Angelo Kinicki, Williams, Me

Graw Hill Irwin ( 2006) – Managerment –

1.1.1.2 Công tác tổ chức

Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và những ngườilàm công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cánhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong khi tiến hành côngviệc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lơi cho hoạt động và đạt đến mục tiêuchung của tổ chức

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học-

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thểthống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ rang nhằm tạo nên một môitrường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoànthành mục tiêu chung của tổ chức

Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình Quản trị học, NXB Tài Chính –

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp tất cả các bộ phận (đơn vị, cá nhân) có mối liên hệ vàquan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn vàtrách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thựchiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định

 Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực

 Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhâncũng như mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân này, hình thành các nhóm chính thứctrong tổ chức

 Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọngtrong việc ra các quyết định quản trị

1.1.3 Khái niệm phân quyền

Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình Quản trị học, NXB Tài Chính – Hà Nội

Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trịthấp hơn trong hệ thống thứ bậc Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tớiquy mô và trình độ phát triển nhất định cho một người (hay một cấp quản trị) khôngthể đảm đương được mọi công việc quản trị

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn co những người (bộphận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó

 Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà cácthành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu

 Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức đểthực hiện các nhiệm vụ

 Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thànhđúng với yêu cầu của người giao

trong doanh nghiệp.

1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.2.1.1 Các đặc điểm và nguyên tắc trong xây dựng cấu trúc tổ chức

a Các đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

o Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chứchay bộ phận

o Tính phức tạp: phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức, trong tổchức có nhiều cấp phức tạp thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính phức tạp cao và ngược lại, cơcấu tổ chức sẽ giản đơn hơn

o Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hành vi, hoạt động củamỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, nội quy…nếumức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổchức hoạt động hiệu quả

b Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

 Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu về chiến lượckinh doanh Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành mô hình

bộ máy quản trị Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy giảm hoạt động của tổ

chức, gây hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các chức năng, nhiệm vụcủa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.

o Tính tối ưu: Phải đảm bảo thiết lập mối quan hệ hợp lý giữa các khâu, mang

tính năng động và linh hoạt cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra củadoanh nghiệp

o Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo khả năng thích nghi, nhạy bén

với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống

o Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được

sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạtđộng trong doanh nghiệp

o Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong

quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả tốt nhất

1.2.1.2 Các mô hình cấu trúc tổ chức trong nghiệp doanh

a Cấu trúc tổ chức trực tuyến

 Đặc điểm: là mô hình đơn giản nhất, quyền hành nhà quản trị tập trung vào

một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều

 Mô hình:

Sơ đồ 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản

 Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ và linh hoạt, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều

chỉnh dễ dàng, các doanh nghiệp áp ụng mô hình này thường dễ thích nghi với môitrường kinh doanh và nắm bắt cơ hội tốt hơn

 Nhược điểm: Với mô hình này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc

khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải, gặpkhó khăn trong các khâu tuyển dụng hay duy trì nguồn nhân lực Do đó, mô hình nàychỉ nên áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô và việc quản lý không quá phức tạp

b Cấu trúc tổ chức theo chức năng

 Đặc điểm: Chia tổ chức thành nhiều “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ

phận (đơn vị) đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổchức Các chức năng giống hoạc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyếnchức năng: sản xuất, nhân sự, tài chính…

 Mô hình:

Sơ đồ 1.2: Mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng

 Ưu điểm: Mô hình này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng , tạo điều kiện cho

mỗi cá nhân phát huy hết năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện đẻ tíchlũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân Ngoài ra, mô hình này cũng giúp giảm bớtgánh nặng cho người quản lý, những công việc quản lý được chuyên môn hóa sâu sắc

và thành thạo hơn Mô hình này cũng giúp giám đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đềphối hợp trong nội bộ, thúc đẩy đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn và có chấtlượng cao

 Nhược điểm: Chỉ nhà quản trị cấp cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận

còn các nhà quản trị chức năng chỉ có trách nhiệm với bộ phạn, chức năng do mìnhphụ trách Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, làm giảm sự linh hoạt vàphối hợp giữa các bộ phận với nhau

c Cấu chức tổ chức theo sản phẩm

 Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt

động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định Môi nhóm có thể sửdụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh cácgiám đốc bộ phận để hỗ trợ hoặc giúp đỡ

 Mô hình:

Sơ đồ 1.3: Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

 Ưu điểm: Khác với mô hình trên, với mô hình tổ chức theo sản phẩm, trách

nhiệm lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới mô hình này vừa giúp phối hợptốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa ngành

 Nhược điểm: Mô hình này cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có

thể bị trùng lặpowr các bộ phận khác nhau Thêm nữa, mô hình này cũng có thể dẫnđến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

d Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

 Đặc điểm: Mô hình này cũng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm

nhận thực hiện các hoạt động của tôt chức theo từng khu vực địa lý Mỗi nhà quản trị

sẽ đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùngđịa lý cụ thể

 Mô hình:

Sơ đồ 1.4: Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

 Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp các nhà quản trị cấp dưới

nhận rõ trách nhiệm của mình Thêm nữa, nó được thiết kế với sự quan tâm tới nhữngđặc điểm của thị trường địa phương, giúp tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệtốt với đại diện các địa phương và đồng thời tiết kiệm thời gian đi lại cho nhân viên

 Nhược điểm: Do mỗi giám đốc quản lý một khu vực địa lý khác nhau nên cần

phải có nhiều nhà quản trị tổng hợp Công việc cũng dễ bị trùng lặp ở các khu vựckhác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăn cho việc kiểm soát

e Cấu trúc tổ chức ma trận

 Đặc điểm: Cấu trúc ma trận là sự kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng

các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng Cấu trúc tổchức ma trận tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực

3

 Mô hình:

Sơ đồ 1.5: Mô hình cấu trúc tổ chức theo ma trận

 Ưu điểm: Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm

của từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp giữa các bộ phận cũng tốt hơn.Ngoài ra, cấu trúc ma trận còn giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị

 Nhược điểm: Do tồn tại song song 2 tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh

mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh và dễ có sự tranh chấp quyền lực giữa các

bộ phận

1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Các hình thức phân quyền

a Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo chức năng, nhiệm

vụ của tổ chức, ví dụ: chức năng sản xuất, nhân sự, tài chính, marketing…

b Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các bâc trung gianphía dưới để cùng thực hiện các chiến lược, ví dụ: chiến lược đa dạng hóa sản phẩm,xác định giá hay lựa chọn đầu tư…

1.2.2.2 Các yêu cầu và nguyên tắc phân quyền

 Yêu cầu

 Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình Tuy

nhiên, sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị

 Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả

Giám đốc tài chính

Giám đốc Marketing

Giám đốc sản

phẩm A

Giám đốc sản

phẩm B

người và nhiệm vụ cho các chức năng vàg bộ phận để tăng giá trị của họ, là lựa chọnphân công theo chiều ngang.

 Tin tưởng vào cấp dưới: Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền

quyết định cho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ, tránh trườnghợp trao quyền rồi vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên canthiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền

 Chấp nhận thất bại của cấp dưới: Để khai thác được tối đa nguồn lực chất

xám trong doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết cácvấn đề cho các cấp Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thấtbại Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền

 Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới: Cơ cấu

tổ chức gắn con người với nhiệm vụ, và chỉ rõ cách thức những con người này kết hợpvới nhau Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàn chứa cơ chế động viên con người,

vì thế cần có sự kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ đểhướng nhân viên làm việc đạt hiệu quả theo mục tiêu đề ra của tổ chức

 Nguyên tắc

 Chức trách và quyền hạn rõ ràng: Nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn

cho người dưới quyền mình phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai

 Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền chỉ có thể trao cho

từng cấp, không thể vượt cấp

 Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu

chuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng

để nắm được kết quả của người dưới quyền

 Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới phải phù hợp

với tính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ

1.2.2.3 Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

Các mục tiêu chính trong phân quyền:

 Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết dịnhmang tính chiến lược Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trunggian và các nhà quản trị cơ sở, giúp giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vàocác quyết định chiến lược, do đó tập trung vào các quyền quyết định chiến lược, do đónâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ

 Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổchức Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp, nhà quản trị khuvực, cho họ quyền quyết định tự chủ và nhanh chóng

 Giảm chi phí quản lý: Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền raquyết định thì sẽ không cần phải có nhiều nhà quản trị phải giám sát họ, từ đó giảm

Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thấymình có thể giiair quyết được các nhiệm vụ Do vậy, khi giao quyền phải găn với tráchnhiệm và nghĩa vụ tương ứng.

Bước 3: Tiến hành trao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ

Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định

và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình Sử dụng quyền lựcphải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực bởi nó đều có thể đem đến hậuquả xấu

Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ

Khi phân quyền cần tránh 2 xu hướng: một là tập trung quá nhiều vào cấp trên,dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và hai là, thiếu sự kiểm soát.Nhà quản trị phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền đểđánh giá các hoạt động có được thực hiện hiệu quả hay không, từ đó kịp thời có hànhđộng sửa chữa để cải tiến nếu việc thực hiện không thực sự hữu hiệu

quyền trong doanh nghiệp

1.3.1 Các nhân tố chủ quan thuộc về doanh nghiệp

1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp có thực hiện thành công hay công phụthuộc rất lớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ chức và phânquyeenf trong doanhnghiệp Khi chiến lược cơ bản của doanh nghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động thi

cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo sao cho phù hợp với chiến lược Theo mộtnghiên cứu của Alfred Chandler của Đại Học Havard về mối quan hệ giữa cơ cấu tổchức và Chiến lược kinh doanh, và đưa ra kết luận “các thau đổi trong chiến lược củadoanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là “cơ cấu tổchức phải đi theo chiến lược hay pahir phù hợp với chiến lược mới”

Sơ đồ 1.6: Mối quan hệ giữa Cơ cấu tổ chức và chiến lược (A.Chandler)

Mối quan hệ này là một vòng tròn khép kín, diễn biến không ngừng khi môitrường thay đổi, doanh nghiệp buộc phải thay đổi chiến lược của mình để thích nghi.Chiến lược chỉ có thể thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức, mỗi loại chiến lược lại cần

có một cơ cấu tổ chức tương ứng Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng chiến lược mới,các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cấu tổ chức cũng trở nên không còn phù

Tái cơ cấu tổ chức

Thành tích của doanh nghiệp được cải thiện

hợp nữa Lúc này buộc doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức nếu không sẽ làmgiảm sút hiệu quả hoạt động Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phương tiện hữuhiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa các chức năng hay các bộphận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ Kéo theo đó,phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng sẽ thay đổi để tương thíchvới nhiệm vụ được giao phó.

1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổchức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ kinh doanh

Các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng côngviệc, chức năng cụ thể Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn,những phương tiện kỹ thuật, cách thức khác nhau trong việc sử dụng các nguồn lựccũng như phạm vi quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ.Cơ cấu tổ chức vàphân quyền phải thể hiện được những sự khác nhau đó, bởi một doanh nghiệp thươngmại không thể giống doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổchức và phân quyền

1.3.1.3 Quy mô kinh doanh

Quy mô doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi quy mô lớnđòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệphức tạp trong tổ chức Để có thể tập trung vào công tác chiến lược của công ty đòi hỏinhà quản trị cấp cao phải tăng cường ủy nhiệm, ủy quyền cho các cấp tháp hơn Việclàm này vừa có thể giảm áp lực cho nhà quản trị cấp cao lại vừa phát huy được tinhthần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn

1.3.1.4 Công nghệ của doanh nghiệp

Công nghệ của doanh nghiệp đòi hỏi hình thành tương ứng một phương thứcphân công nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các đơn vị thực hiện các nhiệm

vụ Trong doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng hiện đạ bao nhiêu, thiết bị càng

có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tỏ chức càng giản đơn, tầm hạn củanhà quản trị cũng sẽ rộng hơn

1.3.1.5 Yếu tố nguồn lực

Con người: Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thìtrong cơ chế tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ giữa các bộphận quản trị với nhau Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, trình

độ chuyên môn, ý thức kỷ luật cao…sẽ làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việchướng dẫn và kiểm soát Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị, làm cho tổ chức ít có tằngnấc trung gian

Với trang thiết bị: trang thiết bị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầucông việc, vì thế, cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn Tuy nhiên, việc đầu tư vàotrang thiết bị, đổi mới và nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất lại phụ thuộc vào khả năngtài chính của doanh nghiệp Do đó, khi đưa ra các quyết định này nhà quản trị phảitrính đến việc cân đối giữa chi phí quản lý bỏ ra và hiệu quả thu được.

1.3.2 Các nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp

1.3.2.1 Môi trường chung

- Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong mối quan hệ nhân quả

trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổinhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơcáu tổ chức vơi mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp/ Điều này buộc doanh nghiệpkhông ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình, đồng thời, tạo cho nó tính linh hoạt

để thích nghi với hoàn cảnh

- Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi

trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳngtrước phâp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định

cơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luạt thiếu hoàn thiện, thường xuyên thayđổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp quy

- Môi trường chính trị - xã hội: chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác

phát triển, chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng…tạo điều kiện thuận lợi cho cácdoanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơcáu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển Và ngược lại, khi môi trường chính trị

xã hội bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro, hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô

bị co cụm lại

- Môi trường văn hóa: văn hóa, lối sống, phong tục tập quán…sẽ tác động hình

thành nên văn hóa tiếu dùng của từng vùng, từng quốc gia và hình thành văn hóa từngdoanh nghiệp Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họphải thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặc trưngriêng của từng nhóm khách hàng tương ứng VĂn hóa doanh nghiệp tác động dến cáchdoanh nghiệp hoạt đôngj, đến quan hệ, cách ứng xử với dối tượng bên ngoài, ảnhhưởng tới môi trường nội bộ Từ đó, tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền củadoanh nghiệp

1.3.2.2 Môi trường đặc thù

- Khách hàng: là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp Các yếu tố

thuộc về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tí nhiệm của khách hàng là

cơ sở thông tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức phụcvụ…từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp Chẳng hạn,khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức theosản phẩm, nếu ổn định thì có thể chọn mô hình chức năng…do vậy, cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp cũng phải được thiết kế sao cho có thể hôc trợ hữu hiệu cho việc đápứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng

- Người cung ứng: là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật

liệu, thông tin…cho doanh nghiệp Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng,giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh doanh, chấtlượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm Do vậy, đó là cơ sở để ra các quyếtđịnh quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền

- Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu của

khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm ẩn

Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trungmọi cố gắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ, chính xác nhu cầu của kháchhàng Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổchức cho phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triểncác lợi thế mới

- Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Các chính sách quản lý của Nhà nước có thể tác động tới doanh nghiệp như

một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực cho sự phát triển sản xuất kinh doanh, từ đó,ảnh hưởng đến chiến lược hay nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu

tổ chức của doanh nghiệp, và ngược lại

Tóm lại, các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh việc

chịu ảnh hưởng của mô trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến các chínhsách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vự kinh oanh màmình đang và sẽ tham gia

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp:

o Tiền trước đây: Công ty TNHH TM &Thiết bị văn phòng Việt Nhật

o Tên hiện tại: Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt

o Tên thương hiệu: VIET-INK

TNHH Thương mại & Thiết bị văn phòng Việt Nhật được thành lập năm 2003

Với đội ngũ lao động trình độ cao, năng động và dày dặn kinh nghiệm, công ty

đã có sự phát triển nhanh chóng và mở rộng đối tác trên hầu hết các quận, huyện trênđiạ bàn Tp Hà Nội, khách hàng chủ yếu của công ty thường là các bệnh viện lớn nhỏ,ngân hàng, các siêu thị, quán photo…vv

Cuối năm 2014, do sự biến động của nền kinh tế ảnh hưởng đến tình hình kinhdoanh, công ty đã quyết định giảm các mặt hàng trong danh mục mặt hàng kinh doanh,tiến hành cắt giảm nhân sự và đổi tên công ty thành Công ty TNHH Mực in Ngôi saoViệt Với phương châm “Người Việt ưu tiên dùng hàng Việt”, tính đến nay, công ty đãhoạt động ổn định hơn và trở thành một thương hiệu đáng tin cậy

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp

 Chức năng

Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt là công ty chuyên về lĩnh vực thương mại(có sản xuất) các sản phẩm thiết bị văn phòng: máy in, mực in…phục vụ nhu cầu củaphần lớn khách hàng là các tổ chức đem đến sự tiện lợi, chất lượng và nhanh chóngvới giá cả hợp lý cho khách hàng

 Nhiệm vụ

o Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh hàng năm, thực hiện tốt nghĩa

vụ đối với Nhà nước theo quy định của Pháp luật

o Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm đảmbảo đúng số lượng và chất lượng hàng hóa Quan hệ tốt với khách hàng để tạo uy tínvới khách hàng

o Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, công tác quản lý lao động, đảmbảo công bằng trong thu nhập và bồi dưỡng lao động nhằm nâng cao tinh thần và tráchnhiệm nhân viên

o Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, vệ sinh môi trường

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt chuyên:

o Cung cấp các linh kiện máy in: hộp mực, chip máy in, gạt mực, trục từ, trụccao su, trống…

o Cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo trì và dịch vụ giao hàng tận nơi tại hầu hết cácquận - huyện nội thành Hà Nội: Quận Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Hai Bà Trưng,Hoàn Kiếm, Long Biên, huyện Gia Lâm…

o Sản xuất hộp mực

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm gần đây

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Mực

in Ngôi sao Việt

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp DV 01 13.200 9.273 17.611 (3.927) 70,25 8.338 189,9

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02

3 Doanh thu thuần về bán hàng và

14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh

nghiệp (60= 50-51) 60 (277,544) (184,458) (123,845) 93,086 60,613

(Nguồn: Phòng Kế toán)