luận văn quản trị kinh doanh hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa chất thăng long

Nội dung chính Phần mở đầu: Đề cập tổng quan nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long, đưa ra tính cấp thiết của đề tài,xác lập và tuyê

TÓM LƯỢC

1 Tên đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết

bị và hóa chất Thăng Long

2 Sinh viên thực hiện: Doãn Thị Liên

3 Giáo viên hướng dẫn: Ths Đào Thị Phương Mai

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng

- Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần thiết

bị và hóa chất Thăng Long

- Thông qua việc nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức mua hàng củacông ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long để đưa ra những giải pháp hoànthiện công tác tổ chức mua hàng cho Công ty

5 Nội dung chính

Phần mở đầu: Đề cập tổng quan nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng của

công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long, đưa ra tính cấp thiết của đề tài,xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài, đưa ra các mục tiêu cũng như phạm vinghiên cứu và kết cấu của luận văn

Phần nội dung bao gồm:

Chương 1: Tìm hiểu một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức muahàng trong công ty thương mại

Chương 2: Ngoài phương pháp nghiên cứu vấn đề, giới thiệu, đánh giá tổngquan tình hình kinh doanh chung của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất ThăngLong, nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của Công

ty, sau đó đưa ra kết quả thứ cấp để phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàngcủa công ty và đưa ra kết luận về những thành công và hạn chế

Chương 3: Đưa ra phương hướng và mục tiêu hoạt động của công ty trongthời gian tới cũng như đề ra những giải pháp để hoàn thiện hơn công tác tổ chứcmua hàng của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long

Phần kết luận: Đưa ra những kết luận chung về nghiên cứu đề tài hoàn thiệncông tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Quý thầy côTrường Đại học Thương Mại, Quý thầy cô khoa Quản trị kinh doanh đã dạy dỗ,truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt bốn năm học tập và rèn luyệntại trường Em xin chân thành cảm ơn cô Đào Thị Phương Mai, người đã tận tìnhhướng dẫn em thực hiện khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viênCông ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long đã tạo điều kiện thuận lợi cho emthực tập tại Công ty, được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc, giúp em có thêm hiểubiết về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt quá trình thực tập

Với vốn kiến thức còn hạn hẹp và thời gian thực tập tại Công ty có hạn nên

em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đónggóp của Quý thầy cô và mọi người trong công ty Đó sẽ là những hành trang quý giágiúp em hoàn thiện kiến thức của mình sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài 1

2.Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài 1

3.Mục đích của nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3

5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu 4

5.2.1 Phương pháp so sánh 4

5.2.2 Phương pháp thống kê 4

5.2.3 Phương pháp tổng hợp 4

6 Kết cấu báo cáo nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 5

1.1 Các định nghĩa, khái niệm cơ bản có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 5

1.1.1 Khái niệm về mua hàng 5

1.1.2 Khái niệm về quản trị mua hàng 5

1.1.3 Khái niệm về nhà cung cấp 6

1.1.4 Khái niệm về tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 6

1.1.5 Khái niệm về thương lượng và đặt hàng 6

1.1.6 Khái niệm về giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng 7

1.2 Một số nội dung về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại .8

1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 8

1.2.1.1 Phân loại nhà cung cấp 8

1.2.1.2 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp 9

1.2.1.3 Lập hồ sơ các nhà cung cấp 9

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 11

1.2.2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp 11

1.2.2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp 11

1.2.3 Thương lượng và đặt hàng 15

1.2.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng 17

1.2.5 Đánh giá công tác tổ chức thực hiện mua hàng 19

1.2.5.1 Đánh giá kết quả mua hàng 19

1.2.5.2 Đánh giá quá trình mua hàng 20

1.3 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 22

1.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp 22

1.3.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp 22

1.3.2.1 Môi trường vĩ mô 22

1.3.2.2 Môi trường vi mô 23

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ HÓA CHẤT THĂNG LONG 25

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Thiết bị và hóa chất Thăng Long

25

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị và hóa chất Thăng Long 25

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 26

2.1.2.1 Chức năng 26

2.1.2.2 Nhiệm vụ 26

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 27

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long .29

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long 30

2.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của công ty 31

2.1.6.1 Môi trường bên trong công ty 31

2.1.6.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp 31

2.2.1 Thực trạng công tác tìm kiếm nhà cung cấp 33

2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp 37

2.2.3 Thực trạng công tác thương lượng và đặt hàng 39

2.2.4 Thực trạng công tác giao, nhận hàng và thanh toán tiền hàng 41

2.2.5 Thực trạng công tác đánh giá mua hàng của công ty 43

2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty 43

2.3.1 Ưu điểm 43

2.3.2 Nhược điểm 44

2.3.3 Nguyên nhân 44

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ HÓA CHẤT THĂNG LONG 45

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 45

3.1.1 Mục tiêu của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long 45

3.1.1.1 Mục tiêu ngắn hạn 45

3.1.1.2 Mục tiêu dài hạn 45

3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty trong công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long 46

3.2 Quan điểm về cách giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức mua hàng 47

3.2.1 Quan điểm của công ty 47

3.2.2 Quan điểm của cá nhân tác giả về cách giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức mua hàng 47

3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long 47

3.3.1 Tăng cường hơn nữa việc thực hiện các nguyên tắc mua hàng 48

3.3.2 Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 48

3.3.3 Nâng cao chất lượng thương lượng và đặt hàng 49

3.3.4 Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng 49

3.3.5 Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng 50

3.3.6 Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng của đội ngũ nhân viên mua hàng

51

3.4 Kiến nghị với Nhà nước và các ban ngành có liên quan 52

KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn 10

Bảng 1.2: Danh sách nhà cung cấp chính thức 10

Bảng 1.3: Minh họa phương pháp thang điểm trong lựa chọn nhà cung cấp 13

Bảng 1.4: Sổ giám sát nhà cung cấp khi giao hàng 19

Bảng 2.1: Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty từ 2013-2015 30

Bảng 2.2: Danh sách nhà cung cấp của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng long 34

Bảng 2.3: Bảng đánh giá đối với nhà cung cấp Waters Corporation 39

Bảng 3.1: Bảng đánh giá đối với nhà cung cấp 50

Bảng 3.2: Bảng tiêu chuẩn đánh giá từng nhân viên mua hàng 51

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Hình 1.1: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (NCC) 15

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc tổ chức của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long 27

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Với những doanh nghiệp thương mại thì hoạt động mua hàng là một trongnhững hoạt động quyết định sự sống còn của doanh nghiệp đặc biệt trong khi cạnhtranh trên thị trường giữa các doanh nghiệp thương mại với nhau trở nên càng gaygắt, nhu cầu và yêu cầu của khách hàng với các sản phẩm họ mua càng ngày càngcần được nâng cao, muốn thu hút được sự chú ý của khách hàng không những cầnsản phẩm có chất lượng càng ngày càng được nâng cao mà còn phải hợp với thịhiếu người tiêu dùng, có chi phí và giá thành thấp… Để có thể đáp ứng nhu cầu thịtrường cũng như mở rộng quy mô các doanh nghiệp thương mại cần làm tốt và hiệuquả nhất từ những bước đầu của quá trình tạo ra giá trị của công ty mình đó là bướcmua hàng, tuy nhiên ở một số doanh nghiệp công tác mua hàng vẫn chưa thực sựhiệu quả gây lãng phí rất nhiều nguồn lực gây nên những tổn thất không đáng cótrong doanh nghiệp

Trong quá trình nghiên cứu về công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Longnhận thấy trong công tác tổ chức mua hàng của công ty vẫn còn tồn tại một số vấn

đề như công tác mua hàng lại chưa được chú trọng và quan tâm đúng mực nên vẫncòn 1 số tồn tại như việc mua hàng còn rập khuôn, không linh hoạt, phương pháplựa chọn nhà cung cấp chưa hiệu quả, vấn đề thanh toán, giao nhận còn nhiều bấtcập ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của công ty Do đó vấn đềhoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng là vấn đề cấp bách cần được giảiquyết đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty cổ phần thiết bị hóachất Thăng Long nói riêng Nhận thấy rằng đây là một trong những vấn đề quantrọng và mang tính cấp thiết, em đã chọn công ty cổ phần thiết bị và hóa chất ThăngLong một công ty có hoạt động mua bán hàng rất mạnh mẽ từ đó thực hiện đề tài:

“Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa chấtThăng Long”

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Đây là một đề tài nghiên cứu không phải là mới Nó đã được nhiều cá nhân và tổchức nghiên cứu Tuy nhiên, nghiên cứu này ở mỗi thời kì khác nhau có đóng góp

và có ý nghĩa thực tiễn khác nhau Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số côngtrình dưới đây:

 Đề tài: “Hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Thăng Long” –Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hải Bằng- Lớp K39C2 – năm 2007

 Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần pháttriển công nghệ EDH” – Sinh viên thực hiện: Trịnh Thị Nhuần - Lớp k42A4 - năm2010

Nhìn chung các đề tài nghiên cứu trước đây đều giải quyết được các lý luận cơbản về quản trị mua hàng và áp dụng được các lý luận đó vào thực tiễn của doanhdoanh mình thực tập Tuy nhiên phần thực trạng và giải pháp mà các đề tài trên đưa

ra đều mang tính chủ quan

Hai công trình gần đây nhất:

 Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng mặt hàng rượuvang của công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”- Sinh viên thực hiệnPhạm Tiến Cường - Lớp K44A5- 2012

 Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH XNK vàđầu tư HNT”- Sinh viên thực hiện: Hoàng Anh Tú – 2013

Hai đề tài này đã nghiên cứu các lý luận cơ bản về quy trình mua hàng trêngóc độ tiếp cận tác nghiệp và Marketting, đồng thời cũng đã ứng dụng được nó vàothực tiễn nghiên cứu tại công ty thực tập Các đề tài đã này đã đưa ra những thựctrạng và giải pháp đúng đắn nhờ các phương pháp thu thập dữ liệu qua điều tra phátphiếu điều tra, phỏng vấn cán bộ nhân viên tại doanh nghiệp

Như vậy ta có thể thấy các công trình của các tác giả trước đây đều không có đềtài nào nghiên cứu về hoàn thiện công tác mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị vàhóa chất Thăng Long Đồng thời đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về:

“Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long” Kết hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được khi thực tập

tại công ty cũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn nữa về thực trạng và giải pháphoàn thiện công tác tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa

chất Thăng Long nên việc em chọn đề tài khóa luận để nghiên cứu là: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long” là

một đề tài nghiên cứu độc lập và không hề trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trước đó

3 Mục đích của nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài sẽ bao gồm tất cả quá trình mua hàng của công

ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long từ quá trình tìm kiếm nhà cung cấp đếntiến hàng thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận hàng và thanh toán hợpđồng mua hàng Tìm hiểu kỹ từng bước, đặt ra câu hỏi “doanh nghiệp đã làm tốt,làm hiệu quả chưa? Khâu nào chưa hoàn toàn hiệu quả, khâu nào gây lãng phínguồn lực? ” Từ đó tìm ra những điểm còn yếu kém và đưa ra những giải phápnhằm hoàn thiện toàn bộ quá trình cho doanh nghiệp Đây cũng là cơ hội để em cóthể có thể hiểu rõ hơn hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉtrên lý thuyết từ đó tích lũy được những bài học quý giá cho bản thân mình.

Việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác mua hàng tại Công ty cổ phần thiết

bị và hóa chất Thăng Long” nhằm làm rõ một số mục tiêu cụ thể như sau:

- Nghiên cứu một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng như: Kháiniệm về nhà cung cấp, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng

và đặt hàng,

- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổphần thiết bị và hóa chất Thăng Long qua đó phát hiện ra những thành công và hạnchế

- Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức muahàng tại công ty

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Các dữ liệu thứ cấp bao gồm các dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,báo cáo thường niên, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng của công ty,

kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, bảng cân đối kế toán, báo cáo tàichính, báo cáo nhân sự… trong 3 năm từ năm 2013 đến năm 2015

- Mục đích: Nhằm phân tích, nhận xét, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của

công ty bao gồm các số liệu liên quan đến hoạt động mua hàng trong thời gian vừaqua cũng như kế hoạch mua hàng trong thời gian tương lai của công ty.

5.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

5.2.1 Phương pháp so sánh

Bài nghiên cứu sau khi thu tập được dữ liệu thứ cấp sẽ được xử lý bằngphương pháp so sánh So sánh được kết quả hoạt động kinh doanh của công tythông qua số liệu của bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2013,

2014, 2015 Từ đó thấy được bước tiến của công ty và những thành công công tylàm đạt được, bên cạnh đó cũng thấy được nguyên nhân dẫn tới điều đó

5.2.2 Phương pháp thống kê

Số liệu được thu thập thường rất nhiều và hỗn độn, các dữ liệu đó chưa đápứng được cho quá trình nghiên cứu Để có hình ảnh tổng quát về tổng thể nghiêncứu, số liệu sau khi thu thập đã được xử lý tổng hợp, trình bày, tính toán các số đo;kết quả có được sẽ giúp khái quát được đặc trưng của tổng thể

5.2.3 Phương pháp tổng hợp

Số liệu sau khi được thống kê và so sánh sẽ lại được tổng hợp lại một cáchtổng quát nhất để nhìn nhận được mọi khía cạnh của vấn đề

Cần đối chiếu dữ liệu khi:

- Dữ liệu được tổng hợp từ một đơn vị phân tích nhỏ lên một đơn vị phântích lớn hơn

- Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bằng những phươngpháp khác nhau, để làm cơ sở so sánh và tìm ra các xu thế trong khi phân tích

6 Kết cấu báo cáo nghiên cứu

Ngoài lời nói đầu và kết luận, bài nghiên cứu chia làm 3 chương:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệpthương mại

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty

cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chứcmua hàng tại công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA

HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1. Các định nghĩa, khái niệm cơ bản có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Khái niệm về mua hàng

“Mua hàng: Hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi tiền tệ giữa

người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi íchcủa cả hai bên, trong đó người mua có sự thỏa mãn về nhu cầu tiêu dùng của mình,người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền”

(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống

Kê, trang 245)

- Với doanh nghiệp thương mại mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bảncủa doanh nghiệp thương mại nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm bảo cung ứngđầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, cho các nhu cầu của kháchhàng

- Xuất phát từ nhu cầu khách hàng trên thị trường, doanh nghiệp nghiên cứunguồn hàng, khả năng cung ứng từ nhà cung cấp, đàm phán về giá cả, số lượng, chấtlượng, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, thờigian thanh toán… để đi đến ký kết hợp đồng mua bán nhằm đáp ứng đủ nhu cầu dựtrữ và cung cấp hàng hóa (bán hàng) cho khách hàng với chi phí thấp nhất

1.1.2 Khái niệm về quản trị mua hàng

- Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mạinhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

- Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quá trình bằng cácbước công việc như xác đinh nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung cấp,thương lượng và đặt hàng, kiểm tra và giao nhận hàng hóa

- Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hànggì? Của ai, với số lượng bao nhiêu và giá cả như thế nào? Đây là một quá trình phứctạp được lặp đi lặp lại thành một chu kỳ, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quảphân tích các yếu tố trong quản lý, cung ứng

1.1.3 Khái niệm về nhà cung cấp

- “Nhà cung cấp: Là các cá nhân hay tổ chức đã đang và sẽ cung cấp hàng hóa vàdịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏathuận khác Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêudùng cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàngđại lý ”

- Điều đó có nghĩa là, các doanh nghiệp sẽ mua hàng từ nhà cung cấp để đượchưởng những khoản chiết khấu giảm giá lớn thông qua các hợp đồng dài hạn và sốlượng đặt hàng lớn

(PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê)

- Chuỗi cung ứng là một hệ thống các tổ chức, con người, hoạt động, thông tin vàcác nguồn lực liên quan tới việc chuyển sản phẩm hay dịch vụ từ nhà cung cấp(chuỗi cung ứng) đến khách hàng

1.1.4 Khái niệm về tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Đây là quá trình doanh nghiệp tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trêntất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: Thương hiệu, uy tín, chấtlượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ Tìm kiếm nhà cungcấp là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhà cung cấp của mình, đánhgiá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp

Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ

1.1.5 Khái niệm về thương lượng và đặt hàng

- Khái niệm về thương lượng: Đàm phán, thương lượng là phương tiện cơbản giúp chúng ta đạt được những điều mà chúng ta mong muốn từ người khác.Hầu hết các quyết định trong mọi mật của cuộc sống đều đạt được thông qua đàmphán và thương lượng

Đàm phán, thương lượng là phương tiện dùng để giải quyết mâu thuẫn giữacác bên Trong hoạt động quản lý dự án, các bên tham gia ít khi có quan hệ cấp trêncấp dưới mà thường là quan hệ đối tác (Chủ đầu tư – Nhà thầu – Tư vấn – Nhà cungcấp – Người thụ hướng dự án) với các lợi ích không cùng chiều nhau Để dung hòacác lợi ích không cùng chiều này các bên tham gia phải ngồi vào bàn đàm phán,thương lượng Đàm phán, thương lượng là hành vi và quá trình điều hòa quan hệ

giữa các bên tham gia, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất.

- Khái niệm đặt hàng: Đặt hàng là một lời đề nghị xuất phát từ phía ngườimua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng, có thể là cho một loại hàng hóa đang cósẵn, đang chờ nhập về hoặc đang chờ sản xuất Với việc đặt hàng, người mua nêu

cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung họ yêu cầu Nội dung củađơn đặt hàng bao gồm: tên hàng, tính chất (màu sắc, kích thước ), số lượng, thờigian giao hàng Ngoài ra, hai bên có thể thỏa thuận thêm các điều khoản phụ và điđến thống nhất về các điều kiện của đơn hàng

Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua trao đổi trực tiếp giữa người đặthàng và người bán hàng Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên mà việc xuất đơn/phiếuđặt hàng, đặt cọc tiền được thực hiện Ngoài ra, còn có các phương thức đặt hànggián tiếp cũng đang dần trở nên phổ biến như đặt hàng qua điện thoại hay đặt hàngonline (qua e-mail, website của bên bán…)

1.1.6 Khái niệm về giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng

- Theo luật thương mại Việt nam thì giao nhận hàng hoá là hành vi thươngmại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chứcvận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liênquan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tảihoặc của người giao nhận khác

Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục cóliên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửihàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận cóthể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ củangười thứ ba khác

- Thanh toán tiền mua hàng: Thanh toán đơn giản là thuật ngữ ngắn gọn mô

tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ bên mua sang một bên bán Ở đây,tiền là phương tiện thực hiện trao đổi hàng hóa, đồng thời là việc kết thúc quá trìnhtrao đổi Lúc này tiền thực hiện chức năng phương tiện thanh toán Sự vận động củatiền tệ có thể tách rời hay độc lập tương đối với sự vận động của hàng hoá Nghĩa làdoanh nghiệp có thể giao tiền trước và nhận hàng tại một địa điểm khác sau hoặcngược lại Việc thanh toán này có thể thực hiện bằng nhiều phương thức như TT,LC…tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên

1.2. Một số nội dung về công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp

1.2.1.1 Phân loại nhà cung cấp

 Theo giá trị hàng mua:

- Nhà cung cấp chính: Là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỷtrọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh ghiệp mua về đểcung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định Nhà cung cấp này quyếtđịnh khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phảiđược quan tâm thường xuyên

- Nhà cung cấp phụ: Là nhà cũng cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷtrọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được Khối lượng hàng hóa mua được từnguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trongtương lai, nhất là với những nguồn hàng mới

 Phân loại theo tính chất quan hệ:

- Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp đã có quan hệ mua bán với nhàcung cấp trước đó, trong một thời gian dài Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau Mức

độ rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyền thống thấp

- Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hẹ thương mạivới nhà cung cấp này Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp đểđưa ra quyết định Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng muahàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng của nhà cung cấp

 Phân loại theo vị trí địa lý:

- Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cũng cấp có cơ sở, văn phòng đạidiện tại Việt Nam Doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm những thông tin cầnthiết có liên quan đến nhà cũng cấp và việc mua hàng của họ Doanh nghiệp thươngmại có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng

đã ký kết Tuy nhiên ở một số mặt hàng, một số nhà cung cấp trong nước chưa đảmbảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, vì vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu

ra cả các nhà cung cấp tại nước ngoài

- Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanhnghiệp Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để

nhập hàng hoặc qua trung gian Tuy nhiên ở nhà cung cấp này doanh nghiệp thươngmại không thể hiểu rõ hết được nhà cung cấp của mình về tình hình hoạt động,những thông tin cần thiết và tình hình mua bán hàng hóa của họ với các doanhnghiệp thương mại khác Vì vậy khi lựa chọn nhà cung cấp này các doanh nghiệpthương mại thường cử người trực tiếp đến nơi đặt trụ sở làm việc hoặc văn phònglàm việc để đàm phán hợp đồng.

1.2.1.2 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp

Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:

- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp Nguồn này có được nhờ vào quátrình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp Nguồnnày còn có thể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp (nhưnhà quản trị, nhân viên đàm phán bán hàng, nhân viên mua hàng,…) Những thôngtin này sẽ bao gồm cả nhà cung cấp chính và các nhà cung cấp phụ cũng nhà cungcấp truyền thống, nhà cung cấp mới, nhà cung cấp trong nước và nước ngoài,…những thông tin này giúp cho doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm kiếm được nhàcung cấp phù hợp nhất với mỗi đơn hàng mà doanh nghiệp cần

- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, truyền hình, đàiphát thanh, mạng internet,…

- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: Trường hợp này những nhàcung cấp sẽ cung cấp thông tin của mình cho doanh nghiệp để yêu cầu hợp tác nhưthư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện bán… để giới thiệu bản thân nhà cungcấp đến những doanh nghiệp thương mại có nhu cầu để tìm kiếm người mua hàngmới cho mình

1.2.1.3 Lập hồ sơ các nhà cung cấp

Để lập hồ sơ nhà cung cấp doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các thông tin,

xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra nhận xét, đánh giá và kết luận về từng nhàcung cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cầnchứa đựng những thông tin cơ bản sau:

- Tên hiệu của nhà cung cấp

- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

- Phạm vi hoạt động theo thị trường

- Chất lượng sản phẩm dịch vụ

- Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp.

- Các điều kiện cung cấp sản phẩm

Sau khi thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lậplên danh sách các nhà cung cấp để tiện cho việc tìm kiếm và lựa chọn cho mỗi lầnđặt hàng

Bảng 1.1: Danh sách các nhà cung cấp được lựa chọn

STT Tên nhà

cung cấp

Người liên hệ

Địa chỉ Dịch vụ/sản

phẩm cung cấp

Ghi chú

Ngày … tháng… năm…Phụ trách mua hàng Người đánh giá Phê duyệt Giám đốc

Bảng 1.2: Danh sách nhà cung cấp chính thức

STT Tên nhà

cung cấp

Người liên hệ

Địa chỉ Hiệu

lực

Ngày đánh giá lại

Ghi chú

Ngày … tháng … năm …Phụ trách bán hàng Người đánh giá Phê duyệt Giám đốc

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp

1.2.2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩnđánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

- Các tiêu chuẩn chính

Chất lượng của nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được quacác kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại cáchội chợ…

Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không, nhàcung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn…

Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiệnthanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi phívận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…

- Các tiêu chuẩn khác

Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: Khả năng trong đổi mới sản phẩm,trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về kĩ thuật và công nghệ trong các hoàncảnh đặc biệt, hoặc trong các đơn đặt hàng đăc thù; khả năng kĩ thuật giúp nhà cungcấp có khản năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường

Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì

Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: Khả năng sản xuất của nhà cung cấpđảm bảo tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa, cụ thể bao gồmchất lượng của trang thiết bị, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc

Khả năng tài chính của nhà cung cấp: Họ đang ở giai đoạn ổn định và pháttriển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khó khăn về tàichính

1.2.2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp, cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “không nênchỉ có một nhà cung cấp”

Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng:

Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung

cấp (tức là mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần tìm nhà cung

cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu nhà cung cấp còn làm chochúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ” Nghĩa là doanh nghiệp nên tiếptục mua hàng của những nhà cung cấp hiện thời nếu đáp ứng được nhu cầu và kếhoạch mua hàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, cũng cần phải có sự kiểm tra, đánhgiá khách quan quá trình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc muahàng được tốt hơn.

Thứ hai, đối với những hàng hóa được đưa vào mục mặt hàng kinh doanh

hoặc những mặt hàng mà nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng củadoanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới

Trên cơ sở các tiêu chí lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phươngpháp để lựa chọn nhà cung cấp sau:

- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằngkinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt độngcủa mình để lựa chọn nhà cung cấp Phương pháp này đơn giản, các quyết địnhđược đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, cóthể mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn

- Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sửu dụng các tiêu chuẩn đánh giáđối với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn,sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiên chuẩn đối với từng nhàcung cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tính khách quan Theo phươngpháp này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp:

 Xác định tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp;

 Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp – theo các tiêuchuẩn và tiến hành lựa chọn;

Cần lưu ý là các tiêu chuẩn và các trọng số thay đổi theo từng lần mua hàng (theo sốlượng, theo nhu cầu, theo thời gian…)

12

Bảng 1.3: Minh họa phương pháp thang điểm trong lựa chọn nhà cung cấp

BẢNG ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG

Tên nhà cung cấp:………

Mặt hàng cung cấp:………

Người liên lạc:………

Địa chỉ:………Điện thoại Fax………

STT Tiêu thức đánh giá Nội dung thu thập Điểm Trọng

số

Điểm*Trọng số

1 Chất lượng sản phẩm

2 Thời gian giao hàng

3 Giá bán

4 Phương thức thanh toán

5 Phương thức giao hàng

6 Sự phản hồi đối với

những sự cố phát sinh

7 Thời hạn đã giao dịch

8 Quy mô sản xuất

9 Số lượng hàng hóa tối đa

đáp ứng nhu cầu công ty

Tổng cộng

Điểm Trung bình = (Tổng điểm * hệ số) / tổng hệ số =

Chọn Không chọn

Phê duyệt Ngày… tháng … năm…

Giám đốc Trưởng phòng Người đánh giá

Để đảm bảo việc lựa chon nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanhnghiệp thường tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp Quy trình này nhằm mụcđích đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu củ Công ty vàthỏa mãn yêu cầu của khách hàng.

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có thể bao gồm các bước cơ bản sau:

- Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấpcung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau nên để có quyết địnhchính xác trong mối quan hệ hợp tác

- Bước 2: Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp được cậpnhật vào danh sách nhà cung cấp ban đầu

- Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp, công ty xem xétcác vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc chotrọng số các tiêu chuẩn

- Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn Sau khixem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánhgiá sẽ tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào tiêu chí đánh giá, cácchuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thăm quan nhà xưởng và đánhgiá trực tiếp cơ sở vật chất, giấy phép thành lập, kinh doanh và khả năng của nhàcung cấp

- Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức Danh sách nhà cung cấpđược lựa chọn phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá

- Bước 6: Lưu hồ sơ Danh sách nhà cung cấp được chọn được cập nhậtthường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiếtphát sinh từ việc đánh giá

- Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp Trong thời gian định kỳ hoặc đột xuất,công ty tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp có tên trong danh sách nhà cung cấpchính thức và vẫn đang cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho Công ty

Hình minh họa quy trình đánh giá nhà cung cấp của một doanh nghiệp

14

Người thực hiện Quy trình Tài liệu

Nhân viên

Nhân viên

Trưởng phòng

Trưởng phòng, nhân viên

Trưởng phòng, nhân viên

Danh sách NCCchính thức

Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề

Yêu cầu đánh giá

NCC

Thu thập thông tin

Danh sách NCC ban đầu

thương lượng như sau:

- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về: Mẫu mã, chất lượng,các phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động

- Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán tiền mua hàng (trả bằngtiền mặt hoặc chuyển khoản, trả ngay hoặc trả chậm, …)

- Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (giao tại kho người cung cấp haygiao tại kho của doanh nghiệp thương mại…)

- …

Giao dịch, đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính khoahọc, vừa mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trịluôn phải có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trướcnhà cung cấp, đó cũng chính là việc giải bài toán mua hàng với các hàm mục tiêu vàcác ràng buộc lỏng, chặt khác nhau Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cầnbiết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giaotiếp khác nhau (như giao dịch, giao tiếp thông qua thư từ, điện thoại, điện báo,internet, gặp gỡ trực tiếp…) tùy theo từng thương vụ kinh doanh, như mục tiêu củaviệc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch, đàmphán, khẳ năng tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp… để lựa chọn những bước

đi thích hợp

Một vài điểm lưu ý khi thương lượng:

+ Cần biết cá nhân của người bán: Cách giao tiếp, cách đàm phán, quyềnquyết định

+ Biết rõ nhu cầu của mình: Tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ các lầnmua trước đó

+ Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng: Mục tiêu, điều khoản chủ chốt của hợpđồng, có thể nhân nhượng điều gì và không thể điều gì

+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: Lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượngcác điều khoản, các cây át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình huống và giải pháp chotừng tình huống

Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương

mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua

16

bán (đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đóhình thức hợp đồng mua bán là quan trọng nhất và có tính pháp lý cao nhất.

Hợp đồng mua bán: Là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là

căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạmhợp đồng Vì vậy, hợp đồng mua bán phải đảm bào đầy đủ, rõ ràng và cụ thể cácnội dung dưới đây:

- Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa

- Bao bì đóng gói hàng hóa

- Đơn giá và phương pháp định giá

- Tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên

- Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận hay chuyển giao quyền sở hữuhàng hóa

- Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển

- Đồng tiền thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán

- Trách nhiện của các bên khi vi phạm hợp đồng

- Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp

- Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận

Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích củahai bên mua bán Hợp đồng phải được kí kết trên cơ sở các quy định của pháp luật(Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, Luật dân sự, Luật thương mại…)

1.2.4 Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng

Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thờihạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toántiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của hai bên

Bước công việc này bao gồm các nội dung cụ thể sau:

+Thúc giục giao hàng: Doanh nghiệp có thể thúc giục nhà cung cấp giao

hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến và thúc giục giao hàng khi thời hạn giao hàng

đã hết, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòngtrường hợp giao hàng từ phía nhà cung cấp do những nguyên nhân khách quan Cóthể sử dụng các kênh liên lạc khác nhau giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để giảiquyết công việc này

Tổ chức giao nhận hàng: Thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao

hàng Khi giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểmtra sau:

- Kiểm tra về mặt chủng loại, mẫu mã, cơ sở, màu sắc v.v… của hàng hóa

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thuêdịch vụ kiểm tra chất lượng

- Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng

- Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng

Thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán,

thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuậnghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàngcho nhà cung cấp (bên bán)

Khi thanh toán cần phải chú ý đến các điều kiện thanh toán được thể hiện quamột số ký hiệu dưới đây:

- Ký hiệu p1/t1p2/t2n/t3… có nghĩa là nếu thanh toán trong t1 ngày đầu sẽđược hưởng chiết khấu p1%, nếu thanh toán sau ngày thứ t1 nhưng trước ngày t2 thìđược hưởng chiết khấu p2% (p2<p1), phải trả đúng giá từ ngày thứ t3

- Ký hiệu E.O.M có nghĩa là thời gian thanh toán cho thương vụ được tính

từ cuối tháng Ví dụ: 3/10 n/30 E.O.M được hiểu là nếu thanh toán trong vòng 10ngày đầu sẽ được hưởng chiết khấu 3% và phải thanh toán đúng giá kể từ ngày thứ

30, tuy nhiên hàng có thể mua ở bất cứ ngày nào trong tháng nhưng thời hạn để tínhmốc ngày thanh toán và mức chiết khấu được hưởng là ngày của cuối thang đó (tức

là đầu tháng sau)

- Ký hiệu R.O.G có nghĩa là khi nhận hàng là bắt đầu tính thời gian thanhtoán và mức chiết khấu được hưởng

- Ký hiệu C.O.D có nghĩa là khi hàng tới là phải thanh toán tiền ngay

Việc thanh toán tiền mua hàng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cảngười mua với người bán, mặt khác cần thể hiện mối quan hệ làm ăn giữa hai bên

Do vậy cần phải nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao uy tín của doanh nghiệp trướccác nhà cung cấp, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ

Việc kiểm tra theo các nội dung trên phải đúng phương pháp, thời gian, cáchthức… đã được thỏa thuận giữa hai bên

Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: Quá

18

trình kiểm tra sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng vànguyên nhân của chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cáchhàng hóa, đúng thời gian, địa điểm) Sau đó, theo nhứng điều khoản hoặc thỏa thuậngiữa hai bên để quy kết trách nhiệm và xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có tình”.

Bảng 1.4: Sổ giám sát nhà cung cấp khi giao hàng

Vấn đề phát sinh

Cách xử lý

Kết quả Ghi chú

1.2.5 Đánh giá công tác tổ chức thực hiện mua hàng

Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung chính: Đánh giá kết quảmua hàng và đánh giá quá trình mua hàng

1.2.5.1 Đánh giá kết quả mua hàng

Mục đích: nhằm xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạchmua hàng đã được xây dụng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thựchiện một hợp đồng mua hàng

Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể tiến hành theo các bước cụ thể sau:

- Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bánhàng và mục tiêu tìa chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng(như lượng hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng trị giá mua vào trong kỳ, trị giámua theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh, theo nguồn hàng và thời gian, giáthành hàng mua và chi phí mua, tỷ suật lợi nhuận trên doanh số mua vào …) và cácchỉ tiêu định tính (như mức độ đảm bảo nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếucủa khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức độ đảm bảo tính chủ động trong kinhdoanh …)

- Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: Có thể sử dụng các phươngpháp quan sát dữ liệu thống kê, kế toán; phương pháp sử dụng các dấu hiêu báotrước, phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân, tùy theo mục đích và yêucầu của việc đánh giá kỳ mua hàng, tùy theo từng loại hàng hóa, dịch vụ mua vào

của doanh nghiệp Yêu cầu của việc đo lường kết quả là pải thật khách quan, chínhxác, kịp thời và đáng tin cậy.

- So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn

để xác định mức độ hoàn thành (hoặc chưa hoàn thành) kế hoạch hay hợp đồng muahàng của doanh nghiệp, phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoànthành kế hoạch trong hợp đồng mua để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp

1.2.5.2 Đánh giá quá trình mua hàng

Đánh giá quá trình mua hàng bao gồm một số nội dung sau:

- Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp nhằm trả lời câuhỏi cơ bản sau:

- Mục tiêu mua hàng đã được xác lập đúng chưa?

- Nhu cầu hàng mua đã được xác định đúng chưa?

- Các hình thức mua hàng, các phương án mua hàng, ngân sách mua hàng

… đã được xây dựng đúng chưa?

Trong trường hợp thực tế mua hàng khác biệt nhiều so với kế hoạch muahàng, doanh nghiệp cần xem xét và điều chỉnh lại công tác lập kế hoạch mua hàng.Tại nhiều doanh nghiệp, việc xác định nhu cầu hàng thường không sát với thực tế(cả về số lượng, chất lượng và thời điểm), gây thiệt hại cho doanh nghiệp vì làm giatăng chi phí và giảm hiệu quả mua hàng và dự trữ hàng hóa Khi đó doanh nghiệpcần rà soát và điều chỉnh lại quy trình cũng như phương pháp xác định nhu cầu muahàng

- Đánh giá công tác tổ chức mua hàng

Đánh giá công tác tổ chức mua hàng nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm,lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán, huy động vốn … Quá trìnhnày tập trung trả lời các câu hỏi cơ bản là công tác tổ chức mua hàng đã tối ưuchưa? Liệu có thể làm tốt hơn được không? Nếu có cần thay đổi những gì?

- Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng

Kết quả công tác mua hàng của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào thànhtích đạt được của mỗi nhân viên mua hàng Vì vậy, việc đánh giá thành tích của họ

là hết sức quan trọng để đảm bảo tốt kế hoạch mua hàng của các doanh nghiệp trongmỗi thời kỳ cũng như ở mỗi hợp đồng mua hàng

20

Mục tiêu của việc đánh giá thành tích nhân viên mua hàng là xem xét vàđánh giá đúng đắn trình độ kiến thức kỹ năng làm việc và các phẩm chất nghềnghiệp của mỗi nhân viên theo yêu cầu của công tác mua hàng nói chung và nhiệm

vụ cụ thể được phân công cho mỗi nhân viên mua hàng nói riêng

Quá trình đánh giá thành tích nhân viên mua hàng về cơ bản cũng như quátrình đánh giá thành tích của các nhân viên khác trong doanh nghiệp (như đánh giáthành tích của nhân viên bán hàng) với các bước cụ thể sau:

- Xác định rõ các mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh giá đối với thànhtích của nhân viên mua hàng Cụ thể phải đạt đến các kỹ năng thực hiện công việccủa nhân viên theo chức trách, nhiệm vụ mà họ được giao phó, ví dụ như kỹ năngđàm phán, giao dịch, kỹ năng giao tiếp trong quá trình thương lượng, kỹ năng soạnthảo và kỹ năng ký kết hợp đồng, kỹ năng kiểm tra số lượng, chất lượng, chủngloại, mẫu mã hàng hóa khi nhận hàng … Đồng thời, xác định kết quả thực hiệncông việc qua các tiêu chuẩn định lượng hay định mức công việc như số lượng hànghóa mua được, doanh số mua và chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, tỷ suấtlợi nhuận trên doanh số mua vào, các tiêu chuẩn định tính như mức độ an toàn chophép bán ra của doanh nghiệp, mức tín nhiệm đối với nhà cung cấp và tính trungthực của nhân viên trong quá trình thực hiện công viêc

- Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp Tùy theo từng loại công việcmua hàng, đối tượng cần đánh giá và yêu cầu của việc đánh giá mà có thể lựa chọnphương pháp đánh giá theo thang điểm, phương pháp so sánh cặp, phương pháp phêbình lưu trữ, phương pháp quan sát hành vi hoặc phương pháp quản trị thep mụctiêu…

- Tổ chức việc đánh giá thành tích nhân viên mua hàng bằng việc so sánh,phân tích kết quả công việc mà nhân viên đã đạt được với các tiêu chuẩn mẫu (địnhmức công việc) đã xác định, qua đó phát hiện những thành tích hay khuyết điểm của

họ, làm rõ các nguyên nhân để kịp thời khen thưởng, động viên khuyến khích hoặcchấn chỉnh Việc đánh giá cần phải khách quan tránh để các tình cảm, ấn tượng củanhà quản trị làm ảnh hưởng đến kết quả đánh giá

- Sau khi đánh giá, cần phải thảo luận với các nhân viên mua hàng về nhữngkết quả đánh giá, chỉ ra những thành tích hoặc hạn chế của họ Trên cơ sở đó, tiếptục xác định mục tiêu và kết quả mới mà họ cần đạt được ở những công việc tiếp

Tóm lại, việc đánh giá hoạt động mua hàng phải dựa trên cơ sở của việc thựchiện tốt nhất các mục tiêu của việc mua hàng được thể hiện qua các tiêu chuẩn địnhtính và định lượng, khách quan, chính xác và phù hợp với thực tế, đồng thời kết hợpgiữa việc đánh giá thành tích của nhân viên mua hàng với đánh giá kết quả muahàng trong từng thời kỳ nhất định

1.3. Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp

1.3.1.1 Khả năng tài chính của doanh nghiệp

Khả năng tài chính là tiền đề cho mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt làcông tác tổ chức mua hàng Đây là yếu tố cơ bản và quan trọng ảnh hưởng đến quátrình mua hàng của doanh nghiệp thương mại Nếu khả năng tài trợ tài chính chohoạt động tổ chức mua hàng kịp thời, đầy đủ thì hoạt động tổ chức mua hàng đượctiến hành một cách nhanh chóng và tiện lợi và ngược lại

1.3.1.2 Năng lực của đội ngũ mua hàng

Năng lực của đội ngũ mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chứcmua hàng của doanh nghiệp thương mại Đó là khả năng lập kế hoạch, phân tích vàxác định nhu cầu mua hàng, đặc biệt trong khâu thương lượng các điều kiện và đặthàng Có thể nói yếu tố này không chỉ ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng màcòn là nhân tố chủ thể tác động tới các nhân tố, các khâu của quá trình tổ chức muahàng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng

1.3.1.3 Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Là uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Một công ty có vị thế lớn trênthị trường sẽ đạt được những ưu ái của nhà cung cấp, và giành thế chủ động hơn vớinhà cung cấp, thuận lợi hơn trong công tác tổ chức mua hàng, đảm bảo chất lượng

và có hàng đều không gây ảnh hưởng gián đoạn đến quá trình kinh doanh

1.3.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp

1.3.2.1 Môi trường vĩ mô

 Môi trường chính trị pháp luật

Hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp thương mại chịu những tác độngcủa môi trường chính trị, pháp luật không chỉ trong nước mà còn ở các nước, các

22

khu vực khác nhau và các ngành nghề cụ thể Nếu môi trường chính trị của nhàcung cấp không ổn định sẽ ảnh hưởng đến vận chuyển hàng hóa, chi phí mua hàng,việc đàm phán, thương lượng giữa hai bên sẽ bị ảnh hưởng bởi sự bất ổn chính trị,dẫn đến việc tuân thủ các đạo luật, nhất là luật kinh doanh.

 Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố: Tỷ giá, lãi suất, thất nghiệp, lạmphát, tình hình cung cầu và cạnh tranh, các cuộc khủng hoảng kinh tế … Mỗi yếu tố

sẽ có mức độ ảnh hưởng tới các khâu của quá trình mua hàng nhất định, và có tácđộng khác nhau ở mỗi thời gian và không gian cụ thể

 Môi trường khoa học kỹ thuật và công nghệ

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ trên thế giới đã tạo nên mộtsức sản xuất hàng hóa vô cùng lớn Càng ngày cung luôn vượt nhanh hơn cầu, hànghóa được ứng dụng khoa học kỹ thuật cao được ra đời hàng loạt, ảnh hưởng tới việccác doanh nghiệp khi mua hàng cần phải cân nhắc cẩn thận hơn cũng như phải nhạybén để nắm bắt kịp xu thế công nghệ để quá trình mua hàng đạt hiệu quả cao nhất

1.3.2.2 Môi trường vi mô

 Khách hàng

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, đây là nhân

tố rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới việc mua hàng Số lượng hàng hóa rất

đa dạng và phong phú làm cho khách hàng có nhiều quyền lựa chọn Vì vậy cácdoanh nghiệp thương mại cần hiểu rõ khách hàng của mình cần gì? Xu hướng? …

từ đó quyết định các chính sách mua hàng phù hợp để đạt được hiệu quả kinh doanhtối ưu nhất

 Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trìnhmua hàng, vì việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong quá trình mua hàng làmột khâu quan trọng trong toàn bộ quá trình mua hàng, ảnh hưởng tới toàn bộ quátrình mua hàng của doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét tới cácyếu tố rủi ro có thể xảy ra từ nhà cung cấp như:

- Nguy cơ phá sản của nhà cung cấp

- Khoảng cách địa lý của nhà cung cấp

- Mức độ liên kết của nhà cung cấp

- Sức ép của nhà cung cấp

 Đối thủ cạnh tranh

Trong thị trường gay gắt, đối thủ cạnh tranh xuất hiện ngày càng nhiều đòihỏi năng lực của doanh nghiệp phải ngày một cao, doanh nghiệp luôn phải đối mặtvới nhiều đối thủ cạnh tranh cả trực tiếp và gián tiếp Vì vậy muốn tồn tại và pháttriển được doanh nghiệp cần phải tạo dựng cho mình những lợi thế cạnh tranh sovới đối thủ Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rõ kỹ hơn đối thủ cạnh tranh của mìnhtrong đó có quá trình mua hàng của đối thủ là rất quan trọng

24

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ HÓA CHẤT

Một số thông tin cơ bản về doanh nghiệp

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Thiết bị và hóa chất Thăng Long

- Tên giao dịch: Thanglong Instruments

- Công ty Cổ phần thiết bị và hoá chất Thăng Long có mã số thuế 0101624188được cấp vào ngày 28/03/2005

- Trụ sở: Biệt thự JA-04, Khu Đô Thị Thiên Đường Bảo Sơn, An Khánh, HoàiĐức, Hà Nội

 Tel: 04 37759619; Fax: 04 7305 3256 - Hotline: 0989099058

Công ty cổ phần hóa chất và thiết bị Thăng Long được thành lập từ năm

2005 Thành viên Ban Quản trị giàu kinh nghiệm, từng làm việc tại các hãng thiết bịkhoa học kỹ thuật hàng đầu thế giới Công ty cung cấp các giải pháp tổng thể chokhách hàng từ việc tư vấn, cung cấp thiết bị chuẩn bị mẫu, thiết bị phân tích, đào tạo

và chuyển giao phương pháp đến các dịch vụ sau bán hàng

Qua các hoạt động hiệu quả trên toàn quốc, Thăng Long Instruments đã đượcchọn làm Nhà phân phối độc quyền cho các Hãng sản xuất hàng đầu thế giới WatersCorporation – Mỹ về sắc ký lỏng, khối phổ và vật tư phụ kiện cho sắc ký, CarlZeiss – Đức về kính hiển vi Đó là niềm vinh hạnh lớn lao, tạo động lực cho công tyngày một quyết tâm trên con đường phát triển và phục vụ khách hàng

Đội ngũ nhân viên có nền tảng đào tạo chuẩn từ những Trường Đại học uytín trong nước, giàu kinh nghiệm, phong cách làm việc chuyên nghiệp, thường

xuyên được nâng cao chuyên môn ở nước ngoài Thăng Long Instruments luôn nỗlực mang tới cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất thông qua cung cấp các giảipháp tổng thể, từ khâu tư vấn xây dựng cấu hình thiết bị đáp ứng được những đòihỏi của công việc đề ra đến khâu chăm sóc sau bán hàng như bảo hành, bảo trì, đàotạo chuyển giao công nghệ và hỗ trợ các yêu cầu kỹ thuật, hỗ trợ nâng cao khả năngvận hành thiết bị, đồng thời khai thác thiết bị một cách hiệu quả, tối ưu nhất theođúng mục đích sử dụng trong hiện tại cũng như tương lai đáp ứng những tiêu chuẩntrong nước, Quốc tế

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

“Đối tác tin cậy – Phát triển bền vững - Am hiểu thị trường - Gia tăng giátrị - Chăm sóc, chia sẻ” luôn là kim chỉ nam của Ban Quản trị Thăng LongInstruments nhằm đưa đến cho khách hàng không chỉ các sản phẩm chất lượng cao

mà cả sự hài lòng về thái độ ứng xử, tác phong làm việc và dịch vụ chuyên nghiệpcủa mình Công ty cung cấp các giải pháp tổng thể cho khách hàng từ việc tư vấn,cung cấp thiết bị chuẩn bị mẫu, thiết bị phân tích, đào tạo và chuyển giao phươngpháp đến các dịch vụ sau bán hàng

Đối với người lao động, công ty có chức năng duy trì và phát triển hoạt độngkinh doanh, đảm bảo công việc cho người lao động trong công ty và nâng cao mứclương cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Đối với toàn xã hội, công ty cổ phần thiết bị và hóa chất Thăng Long đã cungcấp cho thị trường các thiết bị, hóa chất và công nghệ chất lượng cao nhằm phục vụcho nhiều lĩnh vực trong đời sống cũng như trong nghiên cứu khoa học Nâng caochất lượng thiết bị công nghệ cũng chính là nâng cao chất lượng sống cho xã hội,góp phần phát triển đất nước văn minh hơn, tiến bộ và hiện đại hơn

2.1.2.2 Nhiệm vụ

- Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty vớiphương châm năm sau cao hơn năm trước Làm tốt nghĩa vụ với Nhà nước về việcnộp đầy đủ các khoản tiền cho ngân sách Nhà nước dưới hình thức thuế thu nhậpdoanh nghiệp

- Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý laođộng, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao

26

nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên của Công ty.

- Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằmđảm bảo đúng tiến độ cung cấp Quan hệ tốt với khách hàng, tạo uy tín với kháchhàng

- Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môitrường

- Không ngừng nâng cao chất lượng, dịch vụ, giải pháp công nghệ nhằmđáp ứng yêu cầu của khách hàng Mang uy tín, chất lượng, kỹ thuật hiện đại đónggóp vào sự nghiệp đào tạo con người, nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệmới trong thời kỹ công nghiệp hóa - hiện đại hóa nước nhà

(Nguồn: Bộ phận quản lý nhân sự)

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc tổ chức của công ty cổ phần thiết bị và hóa chất

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

BỘ PHẬN KINH DOANH