luận văn kinh doanh quốc tế quản trị quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải hà thành

Tuynhiên ngành giao nhận hàng hóa bằng đường biển của các công ty Việt Nam cònnon trẻ và nhiều công ty còn thiếu chuyên nghiệp so với trình độ phát triển của cáccông ty giao nhận trên th

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp em xin chân thành cám ơn ban giám hiệu ,Khoa Thương mại Quốc tế, bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế đã tạođiều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cám ơn thầy giáo PGS.TS Doãn Kế Bôn đã tận tình hướng

dẫn em trong đề tài “Quản Trị Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty Tnhh Giao Nhận Vận Tải Hà Thành”.

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành(HANOTRANS)em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc cùng toànthể cán bộ công nhân viên công ty Em xin chân thành cám ơn Ban giám đốc cùngtoàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành

Do hạn chế về kiến thức cũng như tài liệu khóa luận tốt nghiệp không thểtránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo

từ thầy cô để khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cám ơn !

Hà Nội, tháng 4 năm 2015

Sinh viên Nguyễn Thị Luyên

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

SVTH: Nguyễn Thị Luyên – K47E5 MSV: 11D13026522

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

3 C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

5 CFS Container Freight Station Trạm đóng hàng lẻ

6 CIF Cost, Insurance and Freight Giá thành, Bảo hiểm và Cước

7 CIP Carriage and Insurance Paid to Cước và bảo hiểm trả tới điểm đến

9 ETA Estimated time of arrival Thời gian dự kiến đến

12 FCR Forwarder’s Cargo of Receipt Giấy chứng nhận đã nhận hàng

17 IATA Air Transport Association hiệp hội Vận Tải Hàng Không

Quốc Tế

20 LCL Less than Container Load hàng xếp không đủ một container

25 VIFFAS Vietnam Freight Forwarders

Association hiệp hội Giao Nhận Kho vận ViệtNam

26 VISSABA VietNam Ship Agents And

Brokers Association hiệp hội đại lý và môi giới hànghải Việt Nam

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO

NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH

1.1. Tính cấp thiết của đề tài

Như chúng ta đã biết xuất khẩu luôn là một tiêu chí quan trọng phản ánh sựphát triển của một nền kinh tế Việt Nam hiện nay luôn khuyến khích các doanhnghiệp trong nước sản xuất và xuất khẩu tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước Tuynhiên để xuất khẩu trong nước phát triển ngoài việc phải phát triển về sản xuấtchúng ta cũng cần sự hỗ trợ đắc lực của các công ty giao nhận Chính vì những nhucầu này mà các công ty giao nhận của Việt Nam ngày càng phát triển rộng cả về quy

mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ về giao nhận quốc tế Tuynhiên ngành giao nhận hàng hóa bằng đường biển của các công ty Việt Nam cònnon trẻ và nhiều công ty còn thiếu chuyên nghiệp so với trình độ phát triển của cáccông ty giao nhận trên thế giới, làm sao để các công ty có thể cung cấp được nhữngdịch vụ có chất lượng thỏa mãn sự phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa luôn là câuhỏi quan trọng đối với mỗi công ty giao nhận quốc tế

Trong các hình thức giao nhận, hình thức giao nhận bằng đường biển vẫn pháttriển nhất ở Việt Nam Có nhiều nguyên nhân của sự phát triển dịch vụ giao nhậnbằng đường biển ở Việt Nam như nước ta có chiều dài đường biển lớn,vận tảiđường biển có thể vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãngđường vận chuyển dài… là những ưu điểm mà nhiều phương thức vận chuyển kháckhó có thể có được Vận chuyển đường biển thậm chí làm thay đổi cơ cấu hàng hóa

và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế Chính vì vậy trong quá trình thực tập

và tìm hiểu tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Hà Thành (HANOTRANS)

em đã nghiên cứu về công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển tại công ty Nhận thấy đây là một chủ đề rất cấp thiết bởi trong tình hình hiệnnay, công việc quan trọng nhất của công ty giao nhận nói chung và công ty TNHHGiao Nhận Vận Tải Hà Thành nói riêng việc nâng cao chất lượng cho công tác giaonhận bằng đường biển cũng như là công tác quản lý quá trình giao nhận hàng hóa,

đó là yêu cầu cần thiết trước sự gia tăng về nhu cầu xuất khẩu và việc các công ty

giao nhận trong và ngoài nước đang cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong ngànhnày Việc kiểm soát, quản lý quátrình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sẽ giúpqua trình giao nhận được thuận lợi, hoàn chỉnh và ngày càng nâng cao chất lượng,tìm ra yếu điểm Do đó không chỉ quan trọng có tác dụng thu hút các khách hàng làcác nhà xuất khẩu trong nước mà còn từ đó có thể lôi kéo các khách hàng là các nhànhập khẩu khi công ty thực hiện tốt quá trình giao hàng cho họ.

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Qua quá trình nghiên cứu và đề tài em cũng đã tham khảo những đề tài trước

có liên quan tới vấn đề nghiên cứu của mình như:

Đề tài: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biểntại công ty cổ phần giao nhận quốc tế Bến Hải – Phạm Thị Trang – 2013

Đề tài: Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công

ty cổ phần Châu Giang – Nguyễn Thị Hoài Thanh – 2009

Đề tài nghiên cứu về hoạt động “Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hànghóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành”.1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: nghiên cứu tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành

- Về thời gian: phân tích những dữ liệu trong giai đoạn 2012-2014

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thông qua quá trình thực tập tạicông ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành để phục vụ nghiên cứu của mình em

có tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu thứ cấp qua báo cáo tài chính, báo cáokết quả kinh doanh cũng như các tài liệu về thủ tục trong quá trình hoạt động củacông TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:Qua quá trình thực tập tại công ty đểnghiên cứu và làm rõ hơn trong thực tiễn của công ty, song song với việc nghiêncứu các dữ liệu thứ cấp em cũng tiến hành một số hình thức thu thập dữ liệu sơ cấpthông qua phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn nhân viên tại công ty nhằm làm

rõ hơn thực trạng của công ty trong thực tiễn, thông qua đó có cái nhìn tổng quanhơn về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của côngty.Từ đó giúp cho đề tài đi sát với thực tiễn hơn

1.6.2 Phương pháp xử lý số liệu

Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài sau khi thu thập số liệu, nhằm làm rõmối tương quan giữa các số liệu em tiến hành phương pháp tổng hợp, phân tích sosánh giữa các số liệu Ngoài ra trong bài viết cũng sử dụng bảng biểu thống kê Qua

đó có những phân tích đánh giá chính xác hơn

1.7 Kết cấu của khóa luận

Khóa luận gồm bốn chương:

Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩubằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩubằng đường biển của doanh nghiệp

Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình giaonhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải HàThành

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Khái quát chung về giao nhận bằng đường biển

2.1.1 Định nghĩa chung về quản trị quy trình giao nhận

- Khái niệm giao nhận:

Giao nhận là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng,trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng,đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Theoquy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩanhư là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốcxếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay cóliên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm,thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá

- Khái niệm người giao nhận: là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự ủythác của khách hàng hoặc người chuyên chở Nói cách khác, người kinh doanh cácdịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận

- Khái niệm quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế: là một hoạt động có chức năng quảntrị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hàng hóa đếnnơi nhận hàng hóa thông qua các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức giao nhận , giámsát và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế

2.1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận.

2.1.2.1 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận.

- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích củakhách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thôngbáo ngay cho khách hàng.

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn củakhách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồngkhông thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

2.1.2.2 Trách nhiệm của người giao nhận

- khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận

+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên

- Khi là người chuyên chở ( principal)

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầuđộc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu

cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyênchở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể

là hành vi và thiếu sót của mình Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiềntheo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

2.1.3 Các phương thức giao nhận hàng xuất khẩu

2.1.3.1 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau đó tiếnhành giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu

-Giao hàng cho cảng :

+Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng kí với phòng điều độ để bố tríphương án xếp dỡ Liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho, bốcxếp hàng hóa với cảng

+Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng, giao hàng vào kho

- Giao hàng cho tàu

+Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa, báo cho cảng ngày giờtàu đến, chấp nhận thông báo sẵn sàng Trên cơ sở danh mục hàng hóa xuất nhậpkhẩu lập sơ đồ xếp hàng

+Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định sốmáng xếp hàng Công nhân cảng sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát củađại diện hải quan, người giao nhận, nhân viên kiểm đếm của cảng và của tàu

-Sau khi giao nhận lấy biên lai thuyền phó, bản tổng kết xếp hàng lên tàu đổilấy B/L

-Bộ chứng từ gồm:

+Vận đơn đường biển

+Hóa đơn thương mại

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Sơ đồ xếp hàng

+Giấy chứng nhận xuất xứ

+Tờ khai hải quan

2.1.3.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

-Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm thư chỉ dẫn gửi hàng đểngười giao nhận giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn

- Người giao nhận cấp FCR cho người xuất khẩu

- Người giao nhận sẽ cấp CWR cho người xuất khẩu nếu hàng được lưu taịkho trước khi gửi cho hãng hàng không

- Trên cơ sở ủy thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợpcác chứng từ sau đây thành 3 bộ chứng từ gốc, một bộ để chuẩn bị giao hàng chohãng hàng không gồm:

+Vận đơn hàng không AWB

+Hóa đơn thương mại

+Giấy phép xuất nhập khẩu

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Giấy chứng nhận xuất xứ

+Tờ khai hải quan

Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chiphí, người giao nhận sẽ gửi bộ chứng từ gốc thứ 2 kèm theo hàng hóa Bộ chứng từthứ 3 và thông báo chi phí dịch vụ được giao cho người xuất khẩu

2.1.3.3 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường sắt

- Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận, người giao nhận tổ chứcgiao hàng lên tàu Đối với gửi hàng lẻ, có số lượng và khối lượng không đủ để xếpnguyên toa, đường sắt sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng, cân đo và xếp dỡ hàng, niêmphong toa xe Đối với hàng nguyên toa, người giao nhận sẽ tự tiến hành bốc dỡ, gia

cố hàng vào toa và niêm phong toa

- Người giao nhận có trách nhiệm lập vận đơn đường sắt RB và giao lại mộtbản sao RB cho người xuất khẩu Mỗi toa hàng có một RB riêng

- Người giao nhận tiến hành lập bộ chứng từ kèm hàng gồm:

+Bản gốc của RB

+Giấy theo hàng được gửi kèm hàng hóa và được đường sắt lưu lại

+Hóa đơn thương mại

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Tờ khai hải quan

2.1.3.4 Giao hàng xuất khẩu bằng container

+ Gửi hàng nguyên container ( FCL/FCL)

Người giao nhận sẽ thuê vỏ container rỗng, đóng hàng vào container theođúng yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình chuyênchở.Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa, niêm phong kẹp chì từng container Vậnchuyển container đã đóng hàng từ kho của mình tới CY để giao cho người chuyênchở, lấy biên lai nhận container của tàu để đổi lấy vận đơn

+ Gửi hàng lẻ bằng container (LCL/LCL)

Áp dụng khi người gửi có khối lượng hàng hóa nhỏ, không đủ xếp đầy mộtcontainer Người giao nhận sẽ tập hợp những lô hàng nhỏ lẻ của nhiều chủ hàngthành lô hàng hỗn hợp, đóng vào container và giao cho người chuyên chở tại CFS.Người giao nhận sẽ ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đối với đường biển, HAWBđối với hàng không) cho người gửi hàng lẻ Người chuyên chở sau khi nhận hàngcấp vận đơn chủ (MB/L đối với đường biển, MAWB đối với hàng không) cho ngườigiao nhận

+ Gửi hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL- LCL/FCL)

Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên FCL /LCL là một chủhàng đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container, LCL/FCLnghĩa là nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận

2.1.4 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng.

- Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vậntải; Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK

2.3.4.2 Nguyên tắc:

- Việc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ

sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng

- Ðối với những hàng hoá không lưu kho tại cảng thì có thể do các chủ hànghoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) Trongtrường hợp đó, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếpvới người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chiphí có liên quan

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận vớicảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng

- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhậnhàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trìnhnhững chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cáchliên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ

- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm

2.1.5 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK

2.1.5.1 Nhiệm vụ của cảng

- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng

- Giao hàng xuất khẩu cho tầu và nhận hàng nhập khẩu từ tầu nếu được uỷ thác

- Kết toán với tầu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiếtkhác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.

- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủhàng xuất nhập khẩu

- Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng

- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quátrình giao nhận vận chuyển xếp dỡ

- Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thườngnếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi

2.1.5.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng xuất nhập khẩu

- Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Tiến hành giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng hoá không qua cảnghoặc tiến hành giao nhận hàng hoá XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng

- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tầu

- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá

- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nạicác bên có liên quan

- Thanh toán các chi phí cho cảng

2.1.5.3 Nhiệm vụ của hải quan

- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hảiquan đối với tầu biển và hàng hoá xuất nhập khẩu

- Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuếxuất khẩu, thuế nhập khẩu

- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buônlậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối, tiền Việtnam qua cảng biển

2.1.5.4 Nhiệm vụ của người vận chuyển

- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng

- Tạo điều kiện để các bên liên quan bốc dỡ hàng an toàn

- Tiến hành xếp dỡ, bảo quản và giao nhận hàng hóa nếu không ủy thác cho cảng

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình xếp dỡ để có cơ sở pháp lý khiếunại các bên liên quan khi cần

- Thanh toán các chi phí theo hợp đồng đã ký với cảng

2.2 Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đối với doanh nghiệp

2.2.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa quốc tế

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụmang tính phức tạp nên người xuất khẩu thường thuê người giao nhận thay mặt họthực hiện quy trình này Người kinh doanh dịch vụ giao nhận cũng giống bất cứ nhàkinh doanh nào khác, đều mong muốn được thu lợi nhuận cao nhất đồng thời thỏamãn được nhu cầu của khách hàng Muốn vậy, trước hết nhà quản trị phải xây dựngđược một kế hoạch giao hàng hiệu quả, hoàn thành tốt các yêu cầu được ủy thác

bằng cách tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp một cách hữu hiệu hoen, sẵnsang đối phó với những thay đổi của môi trường qua đó thu được kết quả tốt nhất.

2.2.1.1 Căn cứ lập kế hoạch

+ Đặc điểm các lô hàng giao

Tính chất lô hàng: hàng có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóathong thường hay đặc biệt, nhạy cảm, hàng rời hay hàng đóng container,…

Số lượng, khối lượng

Thời hạn, địa điểm giao hàng

+ Địa điểm nhận hàng gửi

Tại kho của người gửi

Tại kho của người giao nhận

Tại cảng

+ Phương thức giao – vận chuyển hàng hóa

Giao – vận chuyển thẳng: hàng hóa không phải lưu tại kho, bãi của cảng mà

có thể giao trực tiếp cho tàu

Giao – vận chuyển qua kho: hàng hóa phải lưu tại kho, bãi của cảng

Giao – vận chuyển hàng hóa bằng container

+ Phương tiện vận tải

Tàu của doanh nghiệp

Tàu thuê

+ Vai trò của các bên có liên quan

Người xuất khẩu, người chuyên chở, hải quan, cảng biển, các tổ chức, cơquan, ban ngành có liên quan

2.2.1.2 Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất khẩu:

+ Theo dõi hàng hóa suốt quá trình giao nhận

Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa được ủy thác và đảm bảo tình trạng của hàng hóakhi nhận phù hợp với miêu tả hàng hóa trọng hợp đồng ngoại thương để tránhnhững rắc rối có thể gặp khi làm thủ tục hải quan, gây chậm trễ, phiền hà Nếuhàng hóa đóng gói thì phải kiểm tra số lượng, khối lượng, chủng loại , tình trạnghàng hóa dựa theo parking list và hóa đơn thương mại do khách hàng cấp

Đảm bảo trong quá trình vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ, hàng hóa không bị mấtmát, hư hỏng Thực hiện trách nhiệm của người giao nhận trong việc theo dõi quátrình giao hàng lên tàu và tình trạng của hàng hóa nhằm đảm bảo hạn chế tối đakhiếu nại phát sinh

+ Liên hệ với các bên có liên quan

- Người xuất khẩu: Tiến hành kí hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển với người ủy thác Thông báo thường xuyên về tình trạng hàng hóa trong quátrình giao nhận Cung cấp các chứng từ cần thiết để thanh toán Giải quyết khiếu nạinếu có

- Cảng biển: Kí hợp đồng thuê kho bãi, xếp dỡ, vận chuyển với cảng, thôngbáo ngày giờ tàu vào cảng

- Hải quan: Khai báo và nộp tờ khai hải quan theo mẫu cùng với chứng từ cầnthiết để quyết định hình thức, mức độ kiểm tra hàng hóa Kiểm tra hàng hóa thực tế,kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và lấy tờ khai đã được đóng dấu

- Hãng tàu: Theo dõi cước giá vận tải, tìm giá cước tối ưu, liên hệ lưu khoang,lưu cước, ngày tàu cập cảng Liên hệ với tàu để lập cargo plan, giao cho hang tàu bộchứng từ phù hợp với tình trạng hàng hóa, xếp hàng lên tàu, nhận MR để đổi lấyB/L.

Đối với xuất khẩu bằng container, trường hợp giao hàng nguyên container,đăng ký thuê vỏ container rỗng và tiến hành đóng hàng, giao lại cho tàu tại CY.Trường hợp giao hàng lẻ, tập kết hàng hóa tại CFS, đóng hàng vào container và giaocho tàu tại đây

+ Phân bổ nguồn lực: bao gồm phân bổ nguồn lực nhân lực và ngân sách Xácđịnh các nhóm nhiệm vụ để phân công nhân sự, xác lập các nguồn vốn và chi tiêu

để phân bổ cho phù hợp

+ Công cụ hoạch định: các phần mềm trợ giúp: Microsoft office ProjectProfessional 2007, phần mềm quản lý giao nhận vận tải, phần mềm quản lý vận tảicontainer

2.2.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế

 Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa

• Chuẩn bị thông tin

• Lựa chon người giao nhận

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

Yêu cầu

• Chuẩn bị hàng đúng như hợp đồng hoặc L/C quy định

• Tổ chức giao hàng cho người vận tải

 nhanh chóng (Quickly –Q)

 chính xác (Accurately –A)

 kinh tế ( Econimic – E) giảm đến mức thấp nhất những tổn thất của hàng hóa

• Lập bộ chứng từ thanh toán phải:

 Đầy đủ ( Sufficiency – S)

 Hợp lệ ( Lawful/Legal –L) và

 Đúng thời gian ( Exactly/Intime –E)

• Chuyển giao nhanh cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng

Bước 1: Chuẩn bị hàng để giao cho người vận chuyển

 Chuẩn bị khối lượng hàng cụ thể:

1) Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C

2) Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế…3) Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn ( specification), hoặc thaymẫu ( sample) để kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng( certificate of quality), kiểm dịch thực vật, đông vật

4) Bao bì: Yêu cầu đảm bảo đúng quy cách:

- Bảo vệ (Protection)

- Bảo quản được hàng ( Preservation);

- Trình bày đẹp (Presentation)

5) Ký mã hiệu:

Phải đảm bảo đứng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng, chính xác, không phai…thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận an toàn cho hàng hóa.

- Sale of Contract/ Purchase and/or L/C

- Certificate of Origin (C/O)

- Certificate oof Quality

- Certificate of Weight

- Certificate of Measurement

- Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary

Bước 2: Giao hàng cho người vận tải

 Làm thủ tục cho hàng hóa được thông quan

 Giao hàng cho người vận tải

Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi cảng

 Giao hàng xuất khẩu tại cảng

- Chủ hàng ký hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng

- Trước khi giao hàng phải giao cho cảng các giấy tờ

+ Cargo List (bảng liệt kê hàng hóa)

+ Export License (giấy phép xuất khẩu, nếu có)

+ Shipping Order (Lệnh xếp hàng)

+ Shipping Note (Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp)

- Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho

 Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu

- Chủ hàng phải hoàn tất cả thủ tục như: kiểm nghiệm, kiểm dịch ( nếu có), hải quan

- Báo ETA (Estimated Time of Arrival – thờ gian đến dự kiến) cho cảng, chấpnhận NOR (Notice of Readiness - Thông báo sẵn sàng bốc dỡ) (nếu là tàu chuyến)

- Giao Cargo plan / Stowage plan – sơ đồ xếp hàng cho cảng

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu: Khi giao xong một lô hoặc toàn tàu, phảilấy Biên lai thuyền phó – “ Clean Mate’s Receipt” để trên cơ sở đó lập B/L

• Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

 FCL/FCL

- Người gửi hàng điền vào Booking Note rồi giao cho đại diện hang tàu xinchữ ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (cargolist)

- Hãng tàu ký Booking Note, và cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn

- Người gửi hàng đưa container rỗng về kho của mình, đóng hàng vào, kiểmnghiệm, kiểm dịch ( nếu có), làm thủ tục Hải quan và niêm phong kẹp chì

- Giao hàng cho tàu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closingtime) của từng chuyến tàu và lấy clean mate’s receipt để lập B/L

- Hàng được xếp lên tàu, người gửi hàng mang

Mate’s Receipt đổi lấy B/L (nếu xuất theo FOB, CIF, CFR)

 LCL/LCL

- Chủ hàng hoặc người được ủy thác(ngừoi giao nhận) gửi Booking Note chohãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết vềhàng xuất khẩu Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận vớihãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng

- Người gửi hàng mang hàng đến giao cho người

vận tải tại CFS quy định, và lấy HB/L (House B/L)

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việcđóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hảiquan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốccontainer lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn

- Người chuyên chở xêp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

Bước 3: Lập bộ chứng từ để thanh toán

- Sau khi giao hàng xong mỗi lô hàng cho tàu, người giao nhận phải lấy “mate’s receipt) do thuyền phó cấp

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu bán CIF hoặc CIP

- Căn cứ vào Hợp đồng hoặc L/C, Mate’s Receipt

=> để lập bộ vận đơn và yêu cầu thuyền trưởng hoặc đại lý của tàu ký

=> Lập thành một bộ chứng từ phù hợp để thanh toán

- Sau khi giao hàng, thông báo cho người mua kịp bảo hiểm cho hàng hóa, nếubán hàng theo các điều kiện FOB, FCA, CFR…

Bước 4: Quyết toán

- Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như: chi phí bảoquản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển…

- Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)

- Theo dõi kết quả nhận hàng của người mua, giải quyết khiếu nại (nếu có)2.2.3 Giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế

a Nội dung giám sát

Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của công ty để đảmbảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng.Kiểm tra , giámsát ở các nội dung :

+ Khối lượng hàng hóa: chủng loại ,số lượng của từng chủng loại

+ Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng, đắc điểm ,nơi cung cấp bao bì.+Chỉ định tàu cảng: Đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng,đặc điểmcủa tuyến vận chuyển

+Lịch giao hàng: lịch trình giao hàng, số lần giao, thông báo giao hàng, thờiđiểm dự tính tàu đến nơi

+Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác

+ Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí

+Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán ,hạn cuối cùng của từng lần thanhtoán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán

- Các phương pháp giám sát quy trình:

+ Hồ sơ theo dõi

+Phiếu giám sát

b Nội dung điều hành.

Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trướcphát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện giao hàng Điều hành quá trình giaohàng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau:

+ Chất lượng: giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy địnhtrong hợp đồng giao hàng

+Tùy chọn số lượng: Đề cập đến việc giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóaquy định trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó

+Lịch giao hàng: Phải đổi lịch giao hàng do nảy sinh vấn đề không mongmuốn trong việc thuê phương tiện vận tải, hải quan , thanh toán

+Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phátsinh trong khi bốc hàng lên phương tiện vận tải, lên tàu và dỡ hàng ra khỏi tàu +Hợp đồng bảo hiểm (nếu có) Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại công

ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất

+Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và ngườimua nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyếttranh chấp Khi đó công ty cần thu thập thông tin dữ liệu cần thiết cho khách hàng,cùng khách hàng giải quyết

Chương 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH 3.1 Giới thiệu về công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành

Công ty TNHH Giao Nhận Vận chuyển Hà Thành được thành lập 20 tháng 09năm 2004 theo Luật Doanh Nghiệp Việt Nam, là thành viên của VCCI, VIFFAS,VISSBA, FIATA, IATA Công ty thuộc sự sở hữu của công ty Cổ Phần Giao NhậnVận Tải Ngoại Thương với đại diện pháp luật là ông Tăng Anh Quốc Công ty cóvốn điều lệ là 6 tỷ đồng, với mục tiêu là trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận

thành công nhất cả nước, đưa ngành logistic Việt Nam Ngày càng phát triển Trong

nhiều năm qua, công ty đã đạt được không ít thành công trong ngành, doanh thu, lợinhuận hàng năm luôn tăng trưởng ở mức cao với những bước bứt phá ngoạn mục.Trong quá trình hoạt động, công ty ngày càng mở rộng phạm vi kinh doanh, khôngngừng cải tiến chất lượng dịch vụ Đến nay, công ty đã 5 lần đăng ký sửa đổi bổsung ngành nghề kinh doanh, lần gần nhất vào ngày 30 tháng 10 năm 2013 Vớiviệc không ngừng mở rộng các lĩnh vực kinh doanh liên quan đến giao nhận hànghóa xuất nhập khẩu, hậu cần như là:

• Vận tải đường biển

• Vận tải đường hàng không

• Gom hàng lẻ

• Trucking

• Môi giới hải quan

• Đại lý tàu biển

Thành lập được hơn 10 năm, công ty luôn cải biến không ngừng thay đổi cơcấu tổ chức để phù hợp với các lĩnh vực kinh doanh Và luôn thu hút tìm kiếm nhântài đến với công ty và cung cấp môi trường và điều kiện cơ sở vật chất tốt nhất trongquá trình làm việc Đội ngũ nhân sự của công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụvững vàng, không ngừng được bồi dưỡng, phong cách làm việc chuyên nghiệp, tạođược ấn tượng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũng như các ngành liênquan

3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

3.2.1 Khái quát tình hình chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty hoạt động kinh doanh chủ yếu trong ngành giao nhận, vận chuyểnhàng hóa cung cấp đa dạng các dịch vụ liên quan đến mua bán hàng hóa quốc tế.Mỗi dịch vụ mang lại cho công ty một thế mạnh riêng tạo cho công ty có đượcnhững bước tiến quan trọng trong quá trình hội nhập ngày nay Thành lập từ năm

2004 đến nay đã 10 năm, công ty trải qua nhiều biến cố, thăng trầm của nền kinh tếnước ta cũng như trên thế giới Chịu sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thếgiới năm 2008, công ty bị ảnh hưởng không ít tới doanh thu và lợi nhuận Nhưng

với phương châm hoạt động minh bạch, sáng suốt, không ngừng nâng cao chấtlượng dịch vụ cung cấp, luôn đảm bảo chính xác, đúng thời gian giao hàng chokhách hàng đã giúp công ty vượt qua những khó khăn, làm cho lợi nhuận khôngngừng tăng lên.

Bảng 3.1: Doanh thu từ hoạt động kinh doanh

Năm Doanh thu(VNĐ)

% tănggiảm sovới nămtrước

Lợi nhuận từ hoạtđộng kinh doanh(VNĐ)

% tănggiảm sovới nămtrước

Biểu đồ 3.1: kết quả kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà

Thành giai đoạn 2011-2014

Chú thích: tỷ lệ 1~10.000.000.000 VNĐ

Từ bảng trên có thể thấy ba năm trở lại đây tình hình kinh doanh của công tykhá tốt, tăng trưởng nhanh, đều và ổn định qua các năm

Doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ ba năm trở lại đây đều tăng: năm

2012 tăng so với năm 2011 là 5.4% , năm 2013 tăng so với năm 2012 là 18.03% ,năm 2014 tăng so với 2013 là 15.13% Có thể thấy, mặc dù nền kinh tế của ViệtNam chịu ảnh hưởng khá lớn của khủng hoảng kinh tế thế giới, nhiều doanh nghiệpphá sản nhưng công ty vẫn đạt được chỉ tiêu đặt ra từng năm, đạt sự tăng trưởng ổnđịnh

Lợi nhuận ba năm gần đây đều tăng đáng kể Nhất là 2014, có sự tăng lớn hơn,năm 2012 so với năm 2011 tăng 8.3%, năm 2013 so với năm 2012 tăng 9%, năm

2014 so với năm 2013 tăng 11.9% Điều này đạt được là năm 2013 công ty có sự cảitiến về cơ cấu tổ chức, chính sách quản lý cho phù hợp với tình hình kinh doanhphát triển của công ty

3.2.2 Các hoạt động thương mại quốc tế của công ty

Biểu đồ 3.2: tỷ trọng doanh số của từng hoạt động

(nguồn: phòng tài chính – kế toán) 3.2.2.1 Vận tải đường hàng không

Thế mạnh hiện tại của công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Hà Thành là vận tảihàng không Với chất lượng dịch vụ ngày càng nâng cao, lợi nhuận của dịch vụ nàychiếm tỷ trọng lớn trong tổng lợi nhuận của công ty Một số nghiệp vụ của công tyđối với vận chuyển đường hàng không là: