luận văn kinh doanh quốc tế quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty TNHH HP toàn cầu

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đóng góp to lớn vàodoanh thu của công ty HP Toàn Cầu nói riêng, các doanh nghiệp vận tải nói chung.Chính vì vậy để thu được những thàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

TH.S VŨ ANH TUẤN LÊ PHƯƠNG DUNG

Lớp: K50E3

Mã sinh viên :14D130148

HÀ NÔI – 2018

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em đã cố gắng, nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứuthực tế quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty TNHH HPtoàn cầu dựa trên các kiến thức đã học ở trường Đại học Thương mại Em xinchân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn của thầy cô giáo khoa Thươngmại quốc tế cùng cán bộ, giảng viên trường Đại học Thương mại đã tận tâmgiảng dạy, truyền đạt, trang bị cho em những kiến thức cơ bản để lựa chọn vàhoàn thành khóa luận

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến Th.S Vũ Anh Tuấn – Giảngviên của khoa Kinh tế và Thương mại Quốc tế - Trường Đại học Thương mại,người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, định hướng cho em trong suốt quá trìnhthực hiện khóa luận tốt nghiệp

Đồng thời, em xin gửi lời cám ơn chân thành tới giám đốc và toàn thể cán

bộ nhân viên công ty TNHH HP Toàn cầu đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoànthành tốt quá trình thực tập

Do hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, thông tin thuthập chưa được phong phú nên khóa luận vẫn còn những sai sót, em mongnhận được những ý kiến đóng góp và lời khuyên bổ ích của thầy cô giáo và cácbạn sinh viên

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Kết cấu của khóa luận 5

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN .6 2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container 6

2.1.1 Khái niệm container 6

2.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container 6

2.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng bằng container 7

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế 10

2.2.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng 10

2.2.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ 11

2.2.3 Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu 11

2.2.4 Thông quan hàng xuất khẩu 12

2.2.5 Giao hàng cho người vận chuyển 13

2.2.6 Lập và bàn giao vận đơn 14

2.2.7 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ 15

2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng container 15

2.3.1 Vận đơn đường biển 15

2.3.2 Thỏa thuận lưu khoang (Booking note) 16

2.3.3 Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM - Verified Gross Mass) 16

2.3.4 Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping Instructions) 17

2.3.5 Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) 17

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế 18

2.4.1 Những nhân tố thuộc doanh nghiệp 18

2.4.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp 19

Chương 3 : THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU 21

3.1.Tổng quan về công ty TNHH HP Toàn Cầu 21

3.1.1 Khái quát về công ty 21

3.1.2.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 21

3.1.3.Các lĩnh vực hoạt động của công ty 22

3.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH HP Toàn Cầu 23

3.2.1.Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty 23

3.2.2 Kết quả kinh doanh giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty 25

3.3.Phân tích thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty TNHH HP Toàn Cầu 27

3.4.Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty TNHHHP Toàn Cầu 29

3.4.1.Những thành công 29

3.4.2.Những tồn tại 31

3.4.3.Nguyên nhân của những tồn tại 31

Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY 33

4.1.Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty TNHH HP Toàn Cầu 33

4.3.Một số kiến nghị để hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty TNHH HP Toàn Cầu 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 39 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ

Bảng 2.1 Các dịch vụ giao hàng bằng container tại HP Toàn cầu 7Bảng 3.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củ công ty giai đoạn 2014 -2017 23Bảng 3.2 Cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ của công ty giai đoạn 2014-2017 24Bảng 3.3 Khối lượng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của công ty giai đoạn2014-2017 26

Biểu đồ 3.1 Tốc độ tăng trưởng dịch vụ vận chuyển đường biển của công ty giai đoạn 2014-2017 25

Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay khi quá trình phân công lao động Quốc tế đang diễn ra hết sức sâusắc thì thương mại Quốc tế trở thành một quy luật tất yếu khách quan và được xemnhư là một điều kiện tiền đề cho sự phát triển kinh tế của mọi quốc gia.Để xây dựngđất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hóa khu vực, hội nhậpkinh tế quốc tế, chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo

sự giao lưu hàng hóa, thông thương với các nước bè bạn năm châu, giúp chúng takhai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bênngoài Nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa chúng ta không thể không nhắcđến dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế

Đất nước Việt Namđang chuyển mình mạnh mẽ để hội nhập với thế giới vàvới lợi thế sở hữu hơn 3.260km đường biển đã khiến cho quy mô của hoạt độngxuất nhập khẩu nói chung, hoạt động giao nhận vận tải biển nói riêng tăng lênnhanh chóng trong nhiều năm trở đây Bên cạnh đó, nhiều cảng lớn nhỏ rải khắpchiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có nhữngbước tiến rất đáng kể, chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thứcgiao nhận vận tải khác Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luônchiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế, kim ngạch buônbán giữa Việt Nam và các nước ngày càng tăng cao.Đề cập đến hoạt động xuất khẩuhàng hóa bằng đường biển tức là nói đến hình thức giao nhận hàng hóa bằngcontainer Dịch vụ giao nhận bằng container qua đường biển trong nhưng năm gầnđây đã khá là quen thuộc đối với các doanh nghiệp Việt Nam, với nhiều ưu điểm mànổi trội là có thể vận chuyển lượng hàng hóa lớn với giá thành không thấp, đi kèmchất lượng của hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận…

Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH HP Toàn Cầu, em nhận thấy đây làmột doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, đặcbiệt là hoạt động chủ yếu về mảng xuất khẩu hàng hóa bằng container Mặc dù đãhoạt động được 6 năm trong nghành, đào đạo được nghiệp vụ vững chắc cùng với

mô hình kinh doanh hiệu quả nhưng trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằngđường biển, công ty vẫn gặp nhiều khó khăn, rủi ro và phải mất nhiều thời gian, chi

phí để khắc phục chúng bởi công ty chưa cho ra được một quy trình chuẩn cho các

bộ phận Vì vậy, có thể thấy rằng việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu củacông ty TNHH HP Toàn Cầu đểtừ đó đưa ra được quy trình chuẩn cùng những giảipháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là vấn đềđáng được quan tâm Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đối với công ty TNHH

HP Toàn Cầu mà còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung khi đứngtrước bối cảnh hội nhập cùng với sự gia tăng nhu cầu xuất khẩu, sự cạnh tranh khốcliệt về chất lượng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước

Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao nhận hànghóa nói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng tại công

ty TNHH HP Toàn Cầu, em đã quyết định nghiên cứu đề tài:

“Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty TNHH HP ToànCầu”

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đóng góp to lớn vàodoanh thu của công ty HP Toàn Cầu nói riêng, các doanh nghiệp vận tải nói chung.Chính vì vậy để thu được những thành tựu to lớn từ hoạt động này công ty cần cónhững phương án thích hợp để phát triển

Khi lựa chọn đề tài này, em đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viênkhóa trước và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề hoàn thiện và nâng caohiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp như:

- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phầnthương mại và vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2013)

- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tạicông ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2014)

- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công tyDACO Logistics Hà Nội Việt Nam (Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm 2015)

Các vấn đề được nghiên cứu qua các đề tài này mặc dù thể hiện được đầy đủ

và chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất bằng đường biển tại các doanh nghiệpđược nghiên cứu, tuy nhiên mỗi công ty lại có một cách thức hoạt động kháchnhau.Bên cạnh đó, HP Toàn cầu chưa xây dựng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng

container nên với kiến thức của một sinh viên khoa Kinh tế và Thương Mại Quốc

Tế, trường Đại học Thương Mại em đã nghiên cứu đề tài: “Quy trình giao hàng xuấtkhẩu bằng container tại công ty TNHH HP Toàn Cầu” Đề tài này làm rõ thực trạnghoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty, từ đó đánh giá về tìnhhình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đưa ra một số giải pháp nhằm phát triểndịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình giao hàng xuất khẩu bằngcontainer tại công ty TNHH HP Toàn Cầu

1.5 Phạm vi nghiên cứu

1.5.1 Phạm vi nội dung

Đề tài đi sâu nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đườngcontainer tại công ty HP Toàn Cầu Trong đó nghiên cứu về công ty với vai trò làngười môi giới hải quan, là đại lý và là người gom hàng

1.5.2 Phạm vi không gian

Đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất bằng container tại công tyTNHH HP Toàn Cầu

1.5.3 Phạm vi thời gian

Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty

và lấy số liệu trong 4 năm, từ 2014-2017 Giải pháp cho đề tài được định hướng ápdụng trong 4 năm, từ 2018- 2021

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông quaquá trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhânviên công ty đánh giá về chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng xuấtkhẩu bằng container tại phòng kinh doanh hàng xuất của công ty

Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về hoạt động giao hàng xuất khẩubằng container của doanh nghiệp và các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhậnhàng xuất khẩu bằng container

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng để phân tích đánh giá thực trạng về quytrính giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty Những dữ liện trong bài khóaluận được ứng dụng dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ:

- Nguồn dữ liệu nội bộ công ty TNHH HP Toàn Cầu như: báo cáo tài chính;thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo củaphòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn từ 2014 – 2017

- Nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạpchí

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Phương pháp thống kê

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệunhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu.Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thựctrạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty TNHH HP ToànCầu thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn

2014 – 2017

Phương pháp phân tích

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiêncứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tàiliệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về quy

trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty TNHH HP Toàn Cầugóp phầnđánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này.

Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá

về thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty TNHH

HP Toàn Cầu từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện nhằm quytrình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệutham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.

Chương 2: Cơ sở lí luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại

doanh nghiệp giao nhận vận chuyển

Chương 3: Thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của

công ty TNHH HP Toàn Cầu

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao

hàng xuất khẩu bằng container tại công ty

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN

2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container

2.1.1 Khái niệm container

Container hàng hóa (freight container) là một công cụ vận tải có đặc tính bềnvững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sử dụng lại; được thiết kế đặc biệt

để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thức vận tải, mà không cần phải dỡ

ra và đóng lại dọc đường; được lắp đặt thiết bị cho phép xếp dỡ thuận tiện, đặc biệtkhi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác; đượcthiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container; có thể tíchbên trong bằng hoặc hơn 1 mét khối (35,3 ft khối)

Tháng 6 năm 1964, Uỷ ban kỹ thuật của tổ chức ISO (InternationalStandarzing Organization) đã đưa ra định nghĩa tổng quát về container Cho đếnnay, các nước trên thế giới đều áp dụng định nghĩa này của ISO.Theo ISO -Container là một dụng cụ vận tải có các đặc điểm:

+ Có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra

+ Có dung tích không ít hơn 1m3

2.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container

Vận chuyển hàng hoá quốc tế là một bộ phận cấu thành quan trọng của buônbán quốc tế là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông nhằm đưahàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Vậy dịch vụ giao nhận là gì? Trước hết,

ta hiểu dịch vụ là các lao động của con người được kết tinh trong các sản phẩm vôhình nhằm thoả mãn những nhu cầu sản xuất và sinh hoạt của con người.Dịch vụgiao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhậnhàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển , lưu kho, lưu bãi, làm các thủ

tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷthác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác ( gọichung là khách hàng) - Điều 136 Luật Thương mại

Từ đó dễ dàng hiểu được giao nhận vận tải bằng container là dịch vụ vậnchuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng bằng container, trong đó ngườigiao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng

ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ

2.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng bằng container

Dịch vụ giao nhận hàng bằng container được chia làm 3 cách như trong bảng2.1 sau:

Bảng 2.1 Các dịch vụ giao hàng bằng container tại HP Toàn cầu

nguyên trong nhiều

container, người gửi

dỡ hàng vào – racontainer

Là sự kết hợp củaphương pháp FCL

và LCL Phươngpháp gửi hàng kếthợp có thể là:

– Gửi nguyên, giao

lẻ (FCL/LCL)– Gửi lẻ, giaonguyên (LCL/FCL)

Trường

hợp áp

dụng

Khi người mua hàng có

khối lượng hàng hóa lớn

có thể gửi hàng theophương pháp hànglẻ

Tuỳ theo điều kiện

cụ thể, chủ hàng cóthể thoả thuận vớingười chuyên chở

để áp dụng phươngpháp gửi hàng kếthợp

Trách – Thuê và vận chuyển – Vận chuyển hàng Khi giao hàng bằng

container cho người

chuyên chở tại bãi

container (CY), đồng

thời nhận vận đơn do

người chuyên chở cấp

– Chịu các chi phí liên

quan đến các thao tác nói

trên

hóa từ nơi chứa hàngcủa mình trong nộiđịa đến giao chongười nhận hàng tạitrạm đóng container(CFS – ContainerFreight Station) củangười gom hàng vàchịu chi phí này

– Chuyển cho ngườigom hàng nhữngchứng từ cần thiếtliên quan đến hànghóa, vận tải và quychế thủ tục hải quan

– Nhận vận đơn củangười gom hàng(Bill of Lading) vàtrả cước hàng lẻ

phương pháp kếthợp, trách nhiệmcủa chủ hàng vàngười chuyên chởcũng có sự thay đổiphù hợp Ví dụ: Gửinguyên, giao lẻ(FCL/LCL) thì tráchnhiệm của chủ gửi

và người chuyênchở khi gửi như làphương pháp gửinguyên nhưng khinhận, trách nhiệmcủa chủ nhận vàngười chuyên chởnhư phương phápgửi hàng lẻ

yard) cảng gửi cho đến

khi giao hàng cho người

nhận tại bãi container

–Người chuyên chởthực:

Là người kinh doanhchuyên chở hàng hóa

lẻ trên danh nghĩangười gom hàng Họ

có trách nhiệm tiếnhành nghiệp vụchuyên chở hàng lẻrnhư đã nói ở trên,

– Dỡ container khỏi tàu

lên bãi container cảng

đích

– Giao container cho

người nhận có vận đơn

hợp lệ tại bãi container

– Chịu mọi chi phí về

thao tác nói trên

ký phát vận đơn thực(LCL/LCL) chongười gửi hàng, bốccontainer xuống tàu,vận chuyển đến cảngđích, dỡ container rakhỏi tàu, vận chuyểnđến bãi trả hàng vàgiao hàng lẻ chongười nhận hàngtheo vận đơn màmình đã ký phát ởcảng đi

+ Người tổ chứcchuyên chở hàng lẻ

Là người đứng ra tổchức chuyên chởhàng lẻ, thường docác công ty giaonhận đứng ra kinhdoanh trên danhnghĩa người gomhàng Như vậy trêndanh nghĩa, họ chính

là người chuyên chởchứ không phải làngười đại lý (Agent)

Họ chịu trách nhiệmsuốt quá trình vậnchuyển hàng từ khinhận hàng lẻ tại cảng

gửi cho đến khi giaohàng xong tại cảngđích Vận đơn ngườigom hàng (HouseBill of Lading).Nhưng họ không cóphương tiện vận tải

để tự kinh doanhchuyên chở vì vậyngười gom hàng phảithuê tàu của ngườichuyên chở thực tế

để chở các lô hàng lẻ

đã xếp trongcontainer và niêmphong, kẹp chì

– Xuất trình vận đơnhợp lệ với ngườigom hàng hoặc đạidiện của người gomhàng để nhận hàngtại bãi trả hàng ởcảng đích

– Nhanh chóng nhậnhàng tại trạm trảhàng (CFS)

(hoặc công ty cho thuê

container)

– Chịu mọi chi phí liên

quan đến thao tác kể

trên, kể cả chi phí

chuyên chở container đi

về bãi chứa container

2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.2.1 Nhận yêu cầu dịch vụ từ khách hàng

B1: Khi có có yêu cầu về báo giá dịch vụ của khách hàng, nhân viên công ty

gửi mail xác nhận thông tin cơ bản về hàng hóa với khác như: địa chỉ giao hàng nơi

đi và đến, điều kiện giao hàng, tên loại hàng, cân nặng, kích thước hàng hóa,… đểthuận tiện cho việc định giá vận chuyển giữa các bên Trong trường hợp hàng hóavận chuyển cần mua bảo hiểm hàng hóa (khi theo hợp đồng là khách là người bánhoặc mua phải chịu rủi ro hàng hóa cao trong quá trình vận chuyển) nhân viên cầnliên hệ với bên bán bảo hiểm hàng hóa (có thể là hãng tàu) để tư vấn mau bảo hiểmcho khách hàng

B2: Sau khi đã nhận được đầu đủ thông tin từ khách hàng, nhân viên xác định

loại hình giao nhận bằng container phù hợp rồi mới bắt đầu tiến hành hỏi giá cáchãng tàu về cước, lịch trình vận chuyển và cá phí địa phương đi kèm Phương thứchỏi giá có thể bằng email, các mạng xã hôi như skype, zalo,…

B3: Khi đã thu thập được giá và các loại phí, nhân viên tạo lập bảng báo giá

theo mẫu có sẵn của công ty và gửi cho khách bằng email để chào giá

B4: Khi khách hàng đã chấp nhận mức giá, nhân viên tiến hành lập hồ sơ lô

hàng (booking profile) để tiện theo dõi

Lưu ý: nhân viên và khách hàng sẽ trao đổi qua lại bằng email để dễ dàng lưuthông tin để làm bằng chứng khi xảy ra lỗi trong quá trình vận chuyển

2.2.2 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ

Việc thuê tàu thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết địn nghĩa vụ,chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa Nghĩa vụ thuê tàu thuộc về các điều kiện thuộc

nhóm C,D trong Incoterms

Nhân viên liên hệ với hãng tàu đã chọn để thuê tàu theo như các thông tin vềthời gian, lịch trình, hàng hóa… như đã thỏa thuận với hãng tàu và khách hàng

2.2.3 Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu

Nhân viên phụ trách của bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng về bộ chứng

từ có liên quan đến hàng xuất khẩu Bao gồm các chứng từ sau đây:

- Chứng từ nhận từ khách hàng: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thươngmại, phiếu đóng gói, định mức, C/O (trong trường hợp hàng hóa cần có chứngnhận xuất xứ)

-Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (Sử dụng khi một doanh nghiệp có hàng xuấtkhẩu nhưng vì một lý do nào đó phải xuất khẩu thông qua một doanh nghiệp khác)

2.2.4 Thông quan hàng xuất khẩu

Khai báo hải quan điện tử

Trước đây khi có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làmthủ tục hải quan Tuy nhiên, hiện tại hệ thống khai hải quan điện tử đã được xâydựng và phát triển nên nhân viên chỉ cần ngồi tại văn phòng và khai báo hải quanđiện tử dễ dàng

Hồ sơ thủ tục cần thiết để khai hải quan gồm:

- Tờ khai hải quan

- Hợp đồng mua bán

- Hóa đơn thương mại

- Bản kê chi tiết hàng hóa

- Giấy phép xuất khẩu ( đối với mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩuhoặc xuất khẩu có điều kiện)

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu ( nếu nhận ủy thác xuất khẩu)

- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng

- Chứng thư giám định ( Nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giámđịnh)

Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:

- Nhân viên khai và truyền tờ khai qua phần mềm ECUS,Sau khi hoàn tấtphần khai dữ liệu ta bấm vào nút “nhận kết quả” để nhận thông tin phản hồi từ cơquan hải quan

- Sau khi truyền số liệu, sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hảiquan.Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, sẽ nhận được số tờ khai và kếtquả phân luồng:

Luồng xanh: ở luồng này hàng được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểmtra thực tế Nhân viên in tờ khai và lấy hàng

Luồng vàng:Hàng cần được kiểm tra hồ sơ hải quan Sau khi kiểm tra nếuhải quan yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theoyêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra

Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy và hàng hóa của doanhnghiệp

Sau khi khai hải quan, toàn bộ hồ sơ cần thiết được chuyển cho OPT của công

ty tại cảng để tiến hành làm thủ tục tại cảng để tiến hành vận chuyển hàng hóa.Một số mặt hàng khi có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được hưởng thuế xuất ưuđãi đặc biệt thì nhận viên sẽ có trách nghiệm tu vấn cho khách, nếu khách đồng ý yêucầu làm C/O thì sau khi tờ khai được thông quan nhân viên sẽ tiến hành đi làm C/O

2.2.5 Giao hàng cho người vận chuyển

Đối với hàng nguyên container (FCL)

- Nhận container rỗng

Dựa theo closing time trên booking, nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạcont hàng trước closing time Nhà xe/nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấpcontainer rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng) để đổi lệnh lấycontainer Ớ bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận/nhà xe

bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấpcontainer có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng Nhân viên giaonhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàuxuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container chophòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho người xuất khẩuđóng hàng

- Tiến hành nhận hàng

Nhân viên của công ty giao nhận có thể nhận hàng và kiểm hàng tại kho củakhách hàng hoặc của công ty, tùy theo khả năng đáp ứng các kho của công ty giaonhận và điều kiện của khách hàng

- Đóng hàng vào container

Nhân viên giao nhận tiến hành nhận container sau khi ký giấy lưu cước(Booking note) nhận phiếu đóng gói, chì và lệnh vỏ container rỗng Tùy theo sốlượng và kiểu cách hàng hóa mà công ty giao nhận đã lên phương án mượn loạicontainer thích hợp Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao nhận

là người có khả năng kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng hỏng hànghoặc các rủi ro trong quá trình vận chuyển

Nhân viên giao nhận hoặc vận tải sau đó kéo container về kho của khách hànghoặc kho của công ty giao nhận để xếp hàng

- Tiến hành giao hàng

Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục

hạ bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hảiquan và lấy Biên lai thuyền phó Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy Biên lai thuyềnphó đổi lấy vận đơn, giao nhận tại CY cảng đến

Đối với hàng lẻ (LCL)

- Nhận hàng:

Trước khi nhận hàng của khách hàng, nhân viên giao nhận ký Booking note vàthỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ địa điểm giao hàng Nhận hàng cũng yêu cầukiểm tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng

- Vận chuyển và giao hàng

Mang hàng đến và giao cho hãng tàu hoặc cảng thông quan nội địa (ICD).Chuyển các chứng từ cần thiết liên quan đến thương mại, vận tải và thủ tục hải quancho người gom hàng

Mời đại diện hải quan đến để kiểm tra kiểm hóa và giám sát việc đóng hàngvào container, xếp hàng dưới sự giám sát của cảng và nhân viên giao nhận

Trách nhiệm bốc hàng là sẽ do người chuyên chở đảm nhiệm Sau khi xếphàng lên tàu thì lấy vận đơn House B/L (Bill of Loading)

2.2.6 Lập và bàn giao vận đơn

Căn cứ vào tình trạng hàng hóa, bên hãng tàu vận chuyển phát hành vận đơn

để nhân viên có thể theo dõi được tình trạng vận chuyển hàng việc sử dụngMASTER BILL (phục lục 1) VÀ HOUSE BILL (Phục lục 1) tùy vào yêu cầu củakhách hàng hoặc nếu khách hàng không có yêu cầu lựa chọn HBL, MBL thì FWDthường phát hành HBL cho khách hàng để bảo đảm thông tin khách hàng và tạo mối

quan hệ với đại lí vì khi hàng đến cảng đích, người nhận hàng sẽ đến đại lí củaFWD để nhận lệnh và đóng phí cho đại lí, tuy nhiên nếu khách hàng yêu cầu lấyMBL từ hãng tàu, lúc này FWD chỉ như trung gian, mặc dù FWD book qua hãngtàu, trên MBL lúc này shipper không phải là FWD và consignee không phải đại lícủa FWD tại nước sở tại mà shipper và consignee thực tế của lô hàng.

Thực xuất tờ khai: Nhân viên phải làm thực xuất cho lô hàng gồm các giấy tờ:

Tờ khai hải quan(1 bản chính, 1 bản sao), invoice (1 vản chính), vận đơn đườngbiển để hải quan quản lý sô lượng và giá trị hàng hóa nhằm phục vụ việc đóng thuế.Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài để đại lý bên nước ngoài làm thủ tụchải qua đầu nhập

2.2.7 Quyết toán chi phí và lưu hồ sơ

Công ty tiến hành thanh toán với đại lý, nhà cung cấp, nhà chuyên chở và lấyđầy đủ hóa đơn để gửi cho khách hàng Nhân viên giao nhận phải giám sát quá trìnhvận chuyển hàng hóa trên đường đưa tới người nhận thông qua mối liên hệ vớingười chở hàng hoặc đại lý của công ty ở nước ngoài

Sau khi giao hàng xuất khẩu vào kho, bãi ở cảng, nếu phát hiện thấy hàng hóa bị

hư hỏng, đổ vỡ, mất mát thì ngay lập tức công ty sẽ thay mặt khách hàng tiến hành làmcác thủ tục khiếu nại, kiện cáo để giành quyền lợi cho khách hàng Sau khi kiểm kêhàng hóa thì nhân viên công ty tập hợp các văn bản chứng từ về khoản chi phí liênquan đến lô hàng xuất khẩu để quyết toán với khách hàng Các chi này bao gồm: chiphí nhận hàng, chi phí làm thủ tục hải quan, chi phí vận chuyển, cước hàng (xếp dỡ,lưu kho)…

Sau khi khách hàng đã thanh toán đủ phí dịch vụ cho công ty, nhân viên phảitrả lại tất cả hồ sơ gốc cho khách hàng Toàn bộ hồ sơ đều được nhân viên sao chépdưới dạng bản mềm và lưu vào file riêng trong bộ nhớ chủ của công ty

2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng container

2.3.1 Vận đơn đường biển

Vận đơn là loại chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng, đại lýhoặc người làm thuê cho chủ tàu) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hànghóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Cụ thể trong thực tế, vận đơn gồm ba chứcnăng cơ bản sau:

- Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở.

- Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển

- Là một chứng từ sở hữu hàng hóa

Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũngkhác nhau Vận đơn được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếunhư số vận đơn, người gửi, người nhận, địa chỉ thông báo, chủ tàu, tên hàng, cảngxếp, cảng chuyển,…

2.3.2 Thỏa thuận lưu khoang (Booking note)

Là văn bản của người thuê tàu gởi cho hãng tàu (Người chuyên chở) yêu cầudành chỗ trên tàu để vận chuyển hàng hóa Đơn lưu khoang thường được các hãngtàu chợ in sẵn thành mẫu đơn để người thuê tiện điền vào các khoản mục: - Tênhãng tàu, tên tàu - Tên người thuê và địa chỉ - Tên hàng, trọng lượng/thể tích, tínhchất - Địa điểm, thời gian bốc hàng và địa điểm dỡ hàng - Tiền cước và cách trả.Nếu người chuyên chở và người thuê đồng ý ký xác nhận vào đơn lưu khoang thì nótrở thành văn bản thỏa thuận sơ bộ có tính ràng buộc pháp lý cho đến khi hàng bốcxong xuống tàu, vận đơn đường biển được thuyền trưởng ký phát sẽ thay thế chođơn lưu khoang, có chức năng là hợp đồng vận tải biển điều chỉnh nghĩa vụ vàquyền lợi của đôi bên

2.3.3 Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM - Verified Gross Mass)

VGM (Phục lục) là tổng trọng lượng của container chứa hàng bao gồm trọnglượng hàng hóa, các vật liệu giằng buộc hàng và vỏ container Công ước SOLASchỉ ra hai phương thức để tính VGM

- Phương thứ thứ nhất: Cân(Weighting): Sử dụng thiết bị cân tiêu chuẩn,người gửi hàng(shipper) hay bên thứ 3 ủy quyền bởi người gửi hàng(shipper) câncontainer đã chứa hàng và đóng seal

- Phương thức thứ hai: Tính toán(Calcutating): Người gửi hàng hoặc bên thứ 3được ủy quyền cân tất cả kiện, các sản phẩm hàng hóa, pallet, các vật liệu để chènlót hàng hóa Tổng giá trị trên và trọng lượng vỏ container là VGM Tuy nhiênphương thức này cần phải được xác nhận và thông qua bởi một tổ chức có thẩmquyền của nhà nước

Trong trường hợp container có khối lượng vượt quá mức quy định cho phép,thì container sẽ không được đưa lên tàu ngay cả khi có VGM

Trách nhiệm trong việc thực hiện và lập VGM của một container chứa hàng là

người gửi hàng(shipper) trên vận đơn của hãng tàu(the Ocean Carrier Bill of Lading)

Người gửi hàng có trách nhiệm cung cấp VGM đến hãng tàu hay tại cảng theođúng quy định của SOLAS

2.3.4 Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping Instructions)

Văn bản của người gửi hàng gửi người giao nhận cho biết những chi tiết của lôhàng như: mô tả hàng hóa, nơi đi, nơi đến, yêu cầu về chứng từ (số bản chính, bảnsao, tên chứng từ,…) tên tàu vận chuyển, nơi bốc hàng, ngày bốc hàng lên tàu vànhững chỉ dẫn khác

2.3.5 Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)

Là bản liệt kê tóm tắt về hàng hoá đã xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảngkhác nhau, do đại lý tàu tại cảng xếp hàng lập, cặn cứ vào vận tải đơn đã xếp hàng Mỗi Công ty vận tải phát hành bản lược khai hàng hoá theo mẫu riêng, nhưngnói chung đều bao gồm những chi tiết sau:

- Tên tàu, chuyến hành trình, ngày tàu khởi hành

- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng

- Số hiệu vận đơn

- Ký mã hiệu hàng hoá, số lượng kiện hàng, trọng lượng, thể tích

- Tên và địa chỉ người gửi hàng, tên và địa chỉ người nhận hàng, địa chỉthông báo

- Khi làm thủ tục tàu đến, xuất trình cho cơ quan hữu trách của địa phương

Nó cung cấp số liệu thống kê về hàng nhập khẩu

- Làm cơ sở để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu biển các chi phí liênquan đến hàng hoá như phí xếp dỡ, phí kiểm kiện…

- Làm văn cứ để lập biên bản kết toán hàng hoá giao nhận giữa tàu và cảng.Bản lược khai hàng hoá phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng lên tau, 2cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn đường biển Nhưng dù sao cũng phảixong trước khi tàu làm thủ tục rời cảng

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.4.1 Những nhân tố thuộc doanh nghiệp

- Nguồn nhân lực

Con người là yếu tố cấu thành nên doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp Đối với hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp giaonhận hàng hóa nào không kể giao hàng xuất khẩu thì trình độ kinh nghiệm, kiếnthức của đội ngũ giao nhận là yếu tố đáng được quan tâm nhất Doanh nghiệp nào

có được đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vữngmức cước trên thị trường với từng dịch vụ, thông tường luật phát, có kiến thức vềtính chất hàng hóa, có khả năng thuyết phục khách hàng thì khả năng cạnh tranh củadoanh nghiệp càng mạnh mẽ

- Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là bộ mặt của công ty, thể hiện quy mô và chất lượng hoạt độngcủa doanh nghiệp Chính vì thế công ty phải đầu tư các phương tiện hệ thống khobãi, xây dựng trang thiết bị, ứng dụng hệ thống thông tin nhằm mở rộng quy mô,nâng cao chất lượng hoạt động, từ đó đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi khách hàng

- Nguồn tài chính

Nguồn tài chính luôn là yếu tố giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinhdoanh của mình, nguồn tài chính cũng thể hiện được năng lực và sự ổn định thịnhvượng của công ty Chính vì thế doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định

Nguồn tài chính cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt độnggiao hàng xuất khẩu và giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh củamình Một doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định sẽ trở thành sự lựa chọn củanhiều khách hàng hơn, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, có thể chủ động hơn trong

nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạtđộng khi cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động giao hàngxuất khẩu.

2.4.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp

- Đối thủ cạnh tranh

Theo Báo cáo Logistics Việt Nam năm 2017, thống kê của hiệp hội VLA đếnnăm 2017 có khoảng hơn 3000 doanh nghiệp dịch vụ logistics đang hoạt động,trong đó 20% là công ty nhà nước, 70% là công ty TNHH và doanh nghiệp tư nhân

là 10% Điều này cho thấy đối thủ cạnh tranh ngày càng xuất hiện nhiều hơn, đòihỏi doanh nghiệp phải có những chiến lược cạnh tranh hiệu quả để lấy lợi thế vềchính mình

- Khách hàng

Khách hàng quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty, khách hàng khilàm việc luôn luôn đòi hỏi chất lượng dịch vụ cao, thời gian nhanh chóng, vì thếdoanh nghiệp cần phải thương lượng với khách hàng hoặc tìm kiếm khách hàng mới

có ít ưu thế hơn

- Môi trường kinh tế

Những biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả nhữngthách thức cho doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần theo dõi phân tích và

dự báo biến động của các yếu tố kinh tế để đưa ra giải pháp, chính sách tươngứng cho từng thời điểm cụ thể

- Môi trường tự nhiên

Những điều kiện thuận lợi hoặc khó khăn cho doanh nghiệp trong việc cạnhtranh vị trí địa lý thuận lợi ở trung tâm công nghiệp hay gần nhất nguồn nguyênliệu sẽ tạo nhiều hay ít nhu cầu giao nhận vận tải Điều này sẽ ảnh hưởng đến cơhội phát triển của doanh nghiệp giao nhận vận tải

- Môi trường chính trị- xã hội

Sự ổn định chính trị, xã hội của Việt Nam không chỉ tạo điều kiện thuận lợi

để phát triển mà còn là một trong những yếu tố để nhận được sự hợp tác và giaodịch với các quốc gia khác trên thế giới Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là

cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách chongười giao nhận cũng như người chuyên chở