luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Những năm gần đây, khi tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sựphát triển của nền kinh tế mở thì công nghệ thông tin ngày

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT

-KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN

MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép em xin được bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn trân

thành tới Th.S Bùi Quang Trường, giảng viên Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và

Thương mại điện tử, trường Đại học Thương mại Trong suốt quá trình làm khóaluận, thầy đã dành rất nhiều thời gian quý báu để tận tình hướng dẫn, động viên vàđịnh hướng cho em trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện đề tài

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong bộ môn Tin học, bộ môn Côngnghệ thông tin, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử cũng như cácthầy cô giáo trong trường Đại học Thương mại đã trang bị cho em những kiến thức cơbản cần thiết để em có thể hoàn thành khóa luận với kết quả tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu, tận tình của Ban giám đốc, cácphòng ban cùng toàn thể đội ngũ nhân viên của Công ty cổ phần phát triển nguồn mở

và dịch vụ FDS đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ, cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích cho

em trong suốt quá trình thực tập tại quý công ty để em có thể hoàn thành khóa luận tốtnghiệp đúng theo thời gian

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân,nhưng do sự hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót

Em kính mong quý thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ để bài khóa luận của em được hoànthiện hơn

Cuối cùng, em xin gửi tới quý thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn luônmạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinh viên tiếp theo Emxin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2018

Sinh viên thực hiện

ThủyChu Thị Thủy

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC HÌNH VE viii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1

1.1 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1

1.2 Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 2

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 3

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 5

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5

1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thông thông tin, hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý nhân sự 5

1.1.2 Các vấn đề lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhân sự 6

1.2 TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 11

1.2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 11

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 12

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT

TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 14

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 14

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 14

2.1.2 Thông tin cơ bản về công ty 14

2.1.3 Lịch sử thành lập và phát triển của công ty 14

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty 15

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty trong 3 năm gần đây 15

2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 16

2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng và CNTT tại công ty FDS 16

2.2.2 Thực trạng HTTT và TMĐT tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS 20

2.2.3 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS 23

2.2.4 Thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS 26

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 28

2.3.1 Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty 28

2.3.2 Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty 29

2.3.3 Nguyên nhân 30

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 31

3.1 ĐỊNH HƯỚNG CHO GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 31

3.2 GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 32

3.2.1 Mô tả bài toán 32

3.2.2 Các yêu cầu chức năng hệ thống 32

3.2.3 Các yêu cầu đảm bảo của hệ thống 33

3.2.4 Phân tích HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS 34

3.2.5 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phàn phát triển nguồn mở FDS 45

3.3 Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống 46

3.4 Một số kiến nghị và đề xuất 46

3.4.1 Một số kiến nghị 46

3.4.2 Một số đề xuất 47

KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

2 Bảng 2.2 Hạ tầng cơ sở kỹ thuật phần cứng của doanh nghiệp phụ luc

3 Bảng 2.3 Khảo sát hệ điều hành máy tính tại công ty FDS 16

4 Bảng 2.4 Kết quả điều tra: Các phần mềm mà công ty đang sử

6 Bảng 2.6 Kết quả điều tra: Mô hình hệ thống mạng được sử dụng Phụ lục

7 Bảng 2.7 Kết quả điều tra: hất lượng mạng đang sử dụng Phụ lục

8 Bảng 2.8 Kết quả điều tra: Dữ liệu trong công ty được thu thập

như thế nào?

Phụ lục

9 Bảng 2.9 Kết quả điều tra: Loại CSDL của công ty 19

10 Bảng 2.10 Kết quả điều tra: Mô hình CSDL mà công ty đang sử

dụng

Phụ lục

11 Bảng 2.11 Kết quả điều tra: HTTT trong công ty là hệ thống gì? Phụ lục

12 Bảng 2.12 Kết quả điều tra: Nguồn nhân lực cho HTTT trong

công ty là bao nhiêu?

Phụ lục

13 Bảng 2.13 Kết quả điều tra: Quy trình HTTT của công ty 21

14 Bảng 2.14 Kết quả điều tra: Quản trị HTTT hiện tại của công ty có

mang lại hiệu quả hay không?

Phụ lục

15 Bảng 2.15 Kết quả điều tra: Khách hàng giao dịch thông qua

website chiếm bao nhiêu phần trăm?

Phụ lục

16 Bảng 2.16 Kết quả điều tra: Công ty quản lý nhân sự theo hình

thức nào?

Phụ lục

17 Bảng 2.17 Kết quả điều tra: Công ty có trang bị HTTT hay phần

mềm quản lý nhân sự không?

Phụ lục

18 Bảng 2.18 Kết quả điều tra: Đánh giá về mức độ đáp ứng của hình

thức quản lý nhân sự trong công ty

Phụ lục

19 Bảng 2.19 Kết quả điều tra: Đánh giá mức độ hài lòng về công tác

quản lý nhân sự tại công ty

Phụ lục

20 Bảng 2.20 Kết quả điều tra: Đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT

quản lý nhân sự mới cho công ty

Phụ lục

26 Bảng 3.6 Kịch bản cho usecase “Thêm thông tin đào tạo” 37

27 Bảng 3.7 Kịch bản cho usecase “Sửa thông tin đào tạo” 38

28 Bảng 3.8 Kịch bản cho usecase “Xóa thông tin đào tạo” 39

31 Bảng 3.11 Kịch bản cho usecase “Báo cáo thống kê thông tin cá

nhân của nhân viên”

40

32 Bảng 3.12 Kịch bản cho usecase “Báo cáo thống kê thông tin

lương của nhân viên”

35 Bảng 3.15 Kịch bản cho usecase “Tìm kiếm thông tin đào tạo” 42

36 Bảng 3.16 Kịch bản cho usecase “Tìm kiếm chấm công của nhân

viên”

43

4 Biểu đồ 2.1 Đánh giá mức độ đầy đủ trong công việc trang bị máy

tính và thiết bị CNTT trong công ty FDS

phụ lục

9 Biểu đồ 2.6 Mức độ hiệu quả của HTTT hiện tại trong công ty 22

10 Biểu đồ 2.7 Tỉ lệ khách hàng giao dịch qua website 22

12 Biểu đồ 2.8 Hình thức quản lý nhân sự của công ty 23

13 Biểu đồ 2.9 Đánh giá hiệu quả hình thức quản lý nhân sự của công ty 24

14 Biểu đồ 2.10 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của công ty 25

15 Biểu đồ 2.11 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự 26

17 Hình 3.3 Biểu đồ phân rã usecase “Quản lý hồ sơ nhân viên” Phụ lục

18 Hình 3.4 Biểu đồ phân rã usecase “Quản lý lương” Phụ lục

19 Hình 3.5 Biểu đồ phân rã usecase “Quản lý đào tạo” Phụ lục

20 Hình 3.6 Biểu đồ phân rã usecase “Báo cáo thống kê” Phụ lục

23 Hình 3.9 Biểu đồ trạng thái “Hợp đồng lao động” Phụ lục

26 Hình 3.12 Biểu đồ trạng thái “Thông tin đào tạo” Phụ lục

41 Hình 3.27 Giao diện “Chức năng của nhan viên kế toán, nhân viên Phụ lục

quản lý nhân sự và lãnh đạo”

42 Hình 3.28 Giao diện “Chức năng của nhân viên” Phụ lục

43 Hình 3.29 Giao diện “Quản lý hồ sơ nhân viên” Phụ lục

44 Hình 3.30 Giao diện “Tìm kiếm hồ sơ nhân viên” Phụ lục

45 Hình 3.31 Giao diện “Báo cáo thống kê thông tin lương” Phụ lục

PHẦN MỞ ĐẦU

1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ NHÂN SỰ

1.1 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Những năm gần đây, khi tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sựphát triển của nền kinh tế mở thì công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò quan trọng và đã trở thành một ngành công nghệ mũi nhọn, là ngành khoa hoc kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: quản lý, kinh tế, thông tin…công nghệ thông tin giúp cho việc quản lý, kinh doanh nhanh gọn hơn, chính xác hơn Chính vì vậy mà mỗi doanh nghiệp cần hiện đại hóa bộ máy quản lý

để nâng cao sức cạnh tranh, đạt được vị thế vững chắc trên thị trường và tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản lý một cách tốtnhất thông tin về tình hình tài chính cũng như về nhân sự Xây dựng một hệ thốngthông tin quản lý nhân sự là điều rất cần thiết

1.2 Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Trong một xã hội thông tin với ngành công nghệ thông tin luôn biến đổi, việcứng dụng HTTT trong quản lý nhân sự là hết sức cần thiết vì vấn đề nhân sự là yếu tốphát triển và sống còn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Nógiúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển Con người luôn là yếu tố trung tâm

và sử dụng các tài nguyên khác cho quá trình phát triển.Vì thế việc quản lý nguồnnhân lực là việc làm rất cần thiết và tất yếu

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải giải quyết được những điều cơ bản như: các yêu cầu thu thập, lưu trữ những thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm như: lập mới hồ sơ, chuyển giao hồ sơ, cập nhật hồ sơ Bên cạnh đó là phục vụ cho quá trình tìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết Đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương, báo cáo theo hồ sơ nhân

viên, cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự

Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, em

đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới thaycho hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của công ty

Chính vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản

lý nhân sự tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS” nhằm giúp công tác

quản lý nhân sự được nhanh chóng, tiện lợi, giảm thiểu sức người, sức của, góp phần nâng

cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ

FDS

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tinquản lý, hệ thống thông tin quản lý nhân sự, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệthống thông tin quản lý

- Phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin QLNS tại Công ty cổphần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về QLNS tại Công ty cổ phần phát triểnnguồn mở và dịch vụ FDS

- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin QLNS tại Công ty cổ phần phát triểnnguồn mở và dịch vụ FDS

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

3.1 Đối tượng nghiên cứu

- Toàn bộ lý thuyết về nhân sự và lý thuyết về quản lý nhân sự Lý thuyết về hệthống thông tin, lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lýnhân sự

- Hệ thống thông tin quản lý nhân sự, lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ nhânviên của công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Là một đề tài nghiên cứu khóa luận của sinh viên nên phạm vi nghiên cứu của đềtài chỉ mang tầm vi mô, giới hạn chỉ trong một doanh nghiệp và trong giới hạn khoảngthời gian ngắn Cụ thể:

- Không gian: Giới hạn nghiên cứu tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở vàdịch vụ FDS

- Thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong 3 năm từ 2016-2018

- Nội dung: Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên em xin nghiên cứu : Phântích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch

vụ FDS

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Thu thập thông tin tại Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS làcông việc quan trọng quyết định tạo nên chất lượng chuyên đề thực tập Thu thập

thông tin gì, như thế nào, bao nhiêu là đủ là một bài toán khó Với mỗi phần mềmquản lý tại mỗi công ty cần sử dụng các phương pháp thu thập phù hợp.

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: phân tích lý thuyết thành những

bộ phận cấu thành, thành những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thácnhững khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc nhữngthông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình Trên cơ sở đó sử dụng phương pháptổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mặt thành một chỉnh thể hoànchỉnh Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lýluận liên quan đến đề tài nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát thực tiễn: thu thập thông tin bởi quá trình nghiên cứuđối tượng thực, bằng phương pháp hiện trường và phương pháp bàn giấy Tiến hànhphỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên công ty về các vấn đề thực tế; lập phiếuđiều tra trắc nghiệm và tiến hành phát phiếu điều tra Tổng hợp và phân tích kết quả.Đưa ra các mô hình, bảng biểu cần thiết Các công việc này được áp dụng trong giaiđoạn tiếp theo của thời gian thực hiện đề tài

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiêncứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thôngtin nhân sự tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

4.2.1 Phương pháp định tính

Các bảng câu hỏi và phiếu điều tra được lập lên trước đó, tác giả bắt đầu tiếnhành thu thập thông tin dữ liệu cần thiết từ các nhân viên,cán bộ, ban lãnh đạotrong công ty.Những câu hỏi phỏng vấn xoáy sâu vào đề tài nghiên cứu sẽ được hỏinhiều hơn, theo từng ngữ cảnh khác nhau Các câu hỏi về mức độ hài lòng sẽ đượcnâng dần lên theo mức độ bậc thang, đưa ra những đáp án gần nhất với thực tế

Sau khi sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu thu được ta sẽ có cái nhìn tổngquan hơn về công ty, hiểu được các vấn đề vướng mắc mà công ty đang gặp phải

cần giải quyết Từ đó sẽ lên ý tưởng đưa ra giải pháp khả thi nhất.

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Ngoài lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từviết tắt, phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo kết cấu khóa luận gồm bachương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Chương 2: Kết quả phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản

lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp phân tích thiết kế hệ

thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụFDS

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thông thông tin, hệ thống thông tin quản lý và

hệ thống thông tin quản lý nhân sự

a Khái niệm hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng

viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ vàtruyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp (PGS.TS Đàm Gia

Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại)

Các thành phần của hệ thống thông tin:

- Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lýtruyền đạt thông tin

- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phầnmềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

- Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trongcông việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT

- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông quacác quyết định quản lý

- Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhauthông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó

Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Các thành phần của hệ thống thông tin

(Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại

học Thương mại)

Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết

cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổchức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tinphản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thôngtin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữliệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ

sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của

doanh nghiệp (Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin , Trường Đại học quốc gia)

b) Khái niệm về HTTT quản lý nhân sự

Khái niệm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức haymột công ty một cách hợp lý và hiệu quả

Khái niệm HTTT quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động

tổ chức quản lý nhân sự Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cung cấpthông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hay lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồnnhân lực, thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ

(PGS.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại

học Thương Mại)

1.1.2 Các vấn đề lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

a) Các đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản trị nhân sự gồm có những đặc điểm sau:

- Quản lý thông tin đa cấp , đa ngành, phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp cónhiều phòng ban, nhiều chi nhánh

- Có đầy đủ các báo cáo về quản trị nhân sự, theo dõi chính sách đối với ngườilao động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy luật của nhà nước

- Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong

cơ sở dữ liệu , hỗ trợ lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo

- Hỗ trợ mềm dẻo trong việc xác lập các công thức tính lương cho người laođộng với nhiều cách tính lương khác nhau: Lương gián tiếp, lương khoán sản phẩm,lương khoán theo doanh thu, lương công nhật, lương công nhân trực tiếp sản xuất

- Hỗ trợ các tiện ích truy số liệu báo cáo thống kê Cho phép kết xuất số liệu racác định dạng báo cáo khác nhau như: word, excel, pdf

- Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tácnghiệp, chiến thuật và chiến lược.

Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức tác nghiệp: Hệ thống quản trị mức

tác nghiệp là các hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc của người lao động, hệ thốngthông tin đánh giá tình hình thực hiện của từng công việc và nhân sự, hệ thống thôngtin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

- Quản lý lương: công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của

phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công, sau đó tổng hợp lại vàocuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển giao cho phòng kế toán.Bảng chấm công bao gồm họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, sốngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép Sau khi nhận được bảng chấm công,nhân viên phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu xem số lượng báo cáo cóđúng không, nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại ,nếu đúng thì sử dụng chương trình cập nhật thông tin chấm công để tính lương Mụctiêu của hệ thống này là xác định vị trí của từng lao động trong doanh nghiệp, phạmtrù nghề nghiệp và nhân sự đang đảm nhiệm vị trí đó; tiến hành phân tích công việctheo yêu cầu của các phòng ban, sau đó lấy thông tin nhân viên phù hợp yêu cầu đểtiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, vị trí việc làm còn thiếunhân sự

- Quản lý người lao động: Nhân viên kh vào làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp

đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khámsức khỏe, bằng cấp chuyên môn Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợpđồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tháng thử việc đầutiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếpbậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ Trưởng phòng nhan sự và ban giám đốc lànhững người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài thời hạn hợp đồng haychấm dứt hợp đồng của nhân viên, thông tin nhân viên cần cập nhật vào hệ thống gồm:

mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày snh, nơi sinh, địa chỉthường trú, địa chỉ, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vàolàm, mức lương cơ bản, bậc lương

- Đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự: Hàng tháng các phòng ban

tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên thuộc phòng mình,sau đó gửi các đánh giá này đến phòng nhân sự Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu ,xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng, kỷ luật , thông tin đánh giá cònđược sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đề bạt, thuyên chuyển,buộc thôi việc người lao động

Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến thuật: Hệ thống thông tin

quản trị mức chiến thuật là các hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc,tuyển chọn nhân viên quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triểnnguồn nhân lực

- Tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Bộ phận quản lý sẽ gửi yêu cầu

lên phòng nhân sự để tuyển chọn nhân viên mới Quy trình tuyển chọn được tiến hànhtheo trình tự ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ,sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn Bộ phận tuyển dụnggửi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc để xét duyệt (để xétduyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết, cuối cùng thôngtin ứng vien sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định tuyểnngười lao động, phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo, kếhoạch hóa trợ cấp cho người lao động

- Quản lý tuyển dụng: Quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp,

từ việc tạo lập yêu cầu, kế hoạch đợt tuyển dụng cho các vị trí cần tuyển dụng, cậpnhật danh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên từ kho cơ sở dư liệu, lên lịch thi tuyển,cho đến bước cuối cùng là chuyển hồ sơ ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân sự, cácchức năng chính của hệ thống là tìm kiếm ứng viên , in lịch thi tuyển, in kết quả thituyển rất hữu ích cho bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp

- Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những chức năng

cốt lõi của hệ thống Quản lý hồ sơ nhân sự gồm nhiều chức năng linh hoạt giúp đơngiản hóa nhiều thao tác như quản lý sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, vị trí làm việc.Đồng thời trong quá trình nhân viên làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp mọi sự thayđổi đối với nhân viên đều được ghi nhận đầy đủ: Các thay đổi về hợp đồng lao động,phòng ban, chức vụ, thang bảng lương, hệ số, khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý đào tạo: Chức năng này giúp tổ chức, doanh nghiệp tổ chức và quản

lý các khóa đào tạo, lựa chọn nhân viên tham gia đồng thời quản lý kết quả đào tạo củatừng học viên, từ đó cung cấp các báo cáo chi tiết về những kết quả đào tạo đó

- Quản lý bảo hiểm xã hội: Quản lý quá trình tham gia đóng BHXH của nhân

viên, đồng thời hỗ trợ công tác tính toán mức tiền trích nộp hàng tháng cho cơ quanbảo hiểm xã hội

- Quản lý chấm công: Phân hệ này quản lý ca làm việc, ghi nhận dữ liệu chấm

công hàng ngày của nhân viên Xử lý dữ liệu để tính ra số ngày công, các loại công, sốcông làm ngoài giờ, làm ca đêm, phân hệ này còn quản lý ngày nghỉ phép và cân đốichỉ tiêu nghỉ phép cho nhân viên trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến lược: Hệ thống quản trị mức

chiến lược là các hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kế hoạch vềnguồn nhân lực, hệ thống quản trị nhân sựmức chiến lược thường gồm ba thành phầnchính là cơ sở dữ liệu nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự mức chiến lược và hàngloạt mô hình thống kê, đánh giá nguồn lực nhân sự

b) Các mô hình tổ chức quản lý nhân sự

Mô hình hệ thông thông tin quản lý được biểu diễn như hình 3 , trong đó thông

tin đầu và ban đầu gồm tất cả các thông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác cótrong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tổ chức nhân sự và các nguồn dữ liệubên ngoài liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp

Hình 1.2 Mô hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự

(PGS.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường

Đại học Thương Mại)

c) Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một côngviệc nhất định

Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếptục phân rã bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử

dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.

Sơ đồ phân cấp chức năng

Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệthống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cầnphải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào Việc phân cấp sơ đồ chứcnăng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quátđến chi tiết theo cấu trúc hình cây

Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng( BPC) là:

- Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng,nhiệm vụ cần thực hiện

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Có tính chất tĩnh, vì PBC chỉ cho thấy các chức năng mà không thấy trình tự xử lý

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quátrình xử lý thông tin với các yêu cầu sau:

- Diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câuhỏi “Làm như thế nào?”

- Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả

- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phầnnào thấy được trình tự thực hiện giữa chúng

Sơ đồ thực thể liên kết E –R:

Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợp cáckiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính Cáckiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết

Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn địnhtrong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin

Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thựcthể Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếugiá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau

- Phương pháp hướng đối tượng

Các tiếp cận hướng đối tượng là một cách tư duy theo hướng ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thànhcác phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả hành động và các

dữ liệu liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độclập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại vớinhau thông qua mối quan hệ tương tác giữa chúng

Các biểu đồ quan trọng:

- Biểu đồ usecase: Biểu đồ ca sử dụng trình bày một số tác nhân ngoài và sự

liên hệ của chúng với các ca sử dụng mà hệ thống cung cấp Một ca sử dụng là mộtdiễn tả của một chức năng mà hệ thống có khả năng cung cấp Ca sử dụng có thể đượcđặc tả bằng một văn bản hay một biểu đồ hoạt động, ở đó chỉ đề cập hệ thống làm gì,chứ không nói hệ thống làm như thế nào

- Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp phô bày cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ thống.

Các lớp biểu diễn cho các sự vật mà hệ thống quan tâm Các lớp có thể liên quan vớinhau theo nhiều cách: Liên kết (kết nối với nhau), phụ thuộc (lớp này phụ thuộc haydùng một lớp khác), khái quát hóa (một lớp được khái quát hóa thành một lớp khác) vàgói (cùng gom vào một gói) Các mối liên quan đó được trình bày trong biểu đồ lớpcùng với cấu trúc bên trong của mỗi lớp, gồm các thuộc tính và các thao tác Biểu đồlớp được xem là tĩnh vì cấu trúc mà nó mô tả luôn luôn đúng vào mọi lúc trong chutrình sống của hệ thống Thông thường thì hệ thống được mô tả bởi một số biểu đồ lớp(chứ không phải là gom tất mọi lớp vào cùng một biểu đồ), và một lớp có thể tham giavào nhiều biểu đồ

- Biểu đồ tuần tự: Là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ý làm nổi

bật trình tự theo thời gian của các thông điệp Nó trình bày một tập hợp các đối tượngcùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau Các đối tượng nó đâythường là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ các đốitượng, cũng có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút

- Biểu đồ trạng thái: Có những đối tượng có những phản ứng kinh hoạt trước

những sự kiện từ ngoài tới Hành vi của loại đối tượng này được miêu tả bởi biểu đồtrạng thái Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối tượng và chỉ rõ đốitượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp gửi tới từmột đối tượng khác Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển Có thể có cáchành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển Biểu đồ trạng tháikhông phải vẽ cho tất cả các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khảnăng ứng xử trước các sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó

1.2 TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ

TÀI

1.2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn các mảng đề tàiliên quan đến HTTT quản lý nhân sự để nghiên cứu, làm khóa luận cũng như các ứngdụng đã triển khai vào thực tế Sau đây là một số đề tài mà em đã có cơ hội tham khảo:

- Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, PGS.TS Đàm Gia Mạnh, nhà xuất

bản thống kê Hà Nội Giáo trình mang đến nhiều kiến thức mới, hay và bổ ích Chochúng ta cái nhìn chung nhất về hệ thống thông tin quản lý, những nền tản công nghệthông tin trong hệ thống thông tin quản lý Bên cạnh đó, quyển sách này giới thiệu đếncho người đọc các công đoạn để xây dựng hệ thống thông tin, quản lý thông tin, những

hệ thống thông tin hiện nay đang được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến.Từ nhữngkiến thức quý báu này, giúp em có những kiến thức cơ bản nhất về xây dựng một hệthống thông tin để áp dụng vào bài khóa luận của mình

- Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”, TS Trần Thị Song Minh, nhà xuất

bản Đại học Kinh tế quốc dân Giáo trình mang đến rất nhiều thông tin quý báu vềphân tích và thiết kế hệ thống thông tin mà một nhà quản trị không thể bỏ qua Ngoài

ra trong đây còn đề cập đến những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý Đây làgiáo trình rất hay mà người đọc nên tham khảo

- Sách “Phân tích và thiết kế hệ thông thông tin”, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất

bản Đại học Quốc gia Hà Nội Cuốn sách chia sẻ về quy trình để xây dựng một hệthống tin học Mỗi giai đoạn tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống được viết rất chitiết và rõ ràng.Trong cuốn sách trình bày một loạt các phương pháp phân tích và thiết

kế kinh điển, trong đó có phương pháp SA dùng cho phân tích chức năng, phươngpháp E/A và mô hình quan hệ dùng cho phân tích dữ liệu và phương pháp SD dùngcho thiết kế hệ thống Những phương pháp này mang đến kiến thức bổ ích, các bước

đẻ tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin

- Sách “Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML”, Đặng Văn Đức,

Nhà xuất bản giáo dục Hà Nội Cuốn sách chia sẻ chi tiết về quy trình xây dựng một

hệ thống thông tin bằng việc phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng Giới thiệu cáclọai biểu đồ cần có để xây dựng được một hệ thống thông tin hiệu quả Là cuốn sách

bổ ích giúp mọi người có một cái nhìn rõ hơn về việc xây dựng một hệ thống thông tinhoàn chỉnh

Đề tài của Nguyễn Thị Liên (2016), khoa quản trị hệ thống thông tin kinh tế

-Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab” Những nội

dung mà đề tài đã giải quyết phân tích và khảo sát hiện trạng và từ đó phân tích thiết

kế hệ thống nhân sự theo hướng đối tượng Đề tài được nghiên cứu cơ sở lý luận chặtchẽ, đầy đủ, được tìm hiểu nghiên cứu và phân tích sâu

1.2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

- Cuốn sách “Management Information System”, Indrajit Chatterjee Cuốn

sách này giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý Mang đến những kiến thức bổ íchgiúp cho các chuyên gia, giám đốc điều hành và mọi người nắm bắt được các yếu tốcần thiết của một hệ thống thông tin quản lý Cuốn sách này bàn luận về tất cả các lĩnh

vực trong hệ thống thông tin, trong đó có sự ảnh hưởng của hệ thống thông tin đếndoanh nghiệp.Nó cũng thảo luận về các phương pháp phát triển của phân tích hệ thống

và thiết kế cho phép các hệ thống thông tin thực tế được xây dựng để đáp ứng nhu cầucủa một tổ chức.Qua đây, em có thể nắm được nhiều kiến thức quý báu và có cái nhìnsâu sắc hơn về quy trình xây dựng, thiết kế một hệ thống thông tin

- Cuốn sách “Human Resource Management”, Jonh M.Ivancevich Cuốn sách

mang đến những kiến thức về các hoạt động quản trị nguồn nhân lực Cuốn sách nhấnmạnh đến yếu tố con người trong các môi trường làm việc và mối quan tâm là làm saocho nhân sự trong công ty đều cảm thấy hài lòng với công việc của mình.Cuốn sáchgiúp đỡ và hỗ trợ các nhà quản trị thực hiện tốt hơn công tác quản lý nhân sự của công

ty mình

- Đề tài: “Design of company’s salary management system” tại công ty Lei

Xiong của College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology,Jiangxi Nanchang, năm 2015 được xuất bản bởi Atlantis Press Bài báo này đã phântích được hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương sau đó là các yêu cầu và tính khả thicũng như thiết kế của từng module Bài báo có các module chức năng như quản lýngười dùng, quản lý mật khẩu, nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lươngnhận ra sự tiện lợi của người sử dụng và quản lý thuận tiên trên giao diện để thực hiệnđơn giản, thực tế và cố gắng để được đi vào hoạt động đáp ứng thói quen người sửdụng

CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

FDS được thành lập vào tháng 2/2016 với các Cổ đông sáng lập là những người

đã làm việc lâu năm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông Hiện FDS

có 12 cổ đông sáng lập trong đó có 3 nhà đầu tư chiến lược

FDS hiện tại có hơn 30 nhân viên chính thức và hầu hết tốt nghiệp chuyên ngànhCNTT ở các Trường Đại học uy tín tại Việt Nam như Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại

học Quốc gia Hà Nội và các Đại học khác FDS có đội ngũ nhân viên chủ chốt là

những người có nhiều năm kinh nghiệm và đảm nhiệm những vị trí then chốt (kiếntrúc sư trưởng, quản lý dự án, trưởng nhóm phân tích thiết kế, trưởng nhóm lập trình)của nhiều dự án Chính phủ điện tử quan trọng tại Việt Nam

FDS thông qua mô hình kinh doanh nguồn mở đã có hơn 20 đối tác trong vàngoài nước phối hợp với FDS triển khai sản phẩm dịch vụ phần mềm nguồn mở vàviễn thông tới khách hàng

FDS tự hào là thành viên sáng lập các cộng đồng nguồn mở và liên minh thươngmại như OpenCPS và Mobilink Từ các cộng đồng và liên minh thương mại, hiện FDSđang có khoảng 50 cộng tác viên làm việc thường xuyên với FDS

2.1.2 Thông tin cơ bản về công ty

- Tên công ty: Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

- Tên giao dịch quốc tế: FOSS Development and Services Joint Stock Company

- Địa chỉ: Tầng 5 & 8 tòa nhà VAPA, Số 4, Ngõ 3, Đường Tôn Thất Thuyết,Quận Cầu Giấy, Hà Nội

- Điện thoại: (024) 6262 7617 / 1900 0311

- Email: contact@fds.vn

- Website: https://www.fds.vn

- Mã số thuế: 107349611

2.1.3 Lịch sử thành lập và phát triển của công ty

Công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS được thành lập vào tháng2/2016 với các Cổ đông sáng lập là những người đã làm việc lâu năm trong lĩnh vựcCông nghệ thông tin và Truyền thông Hiện FDS có 12 cổ đông sáng lập trong đó có 3nhà đầu tư chiến lược

FDS hiện tại có hơn 30 nhân viên chính thức và hầu hết tốt nghiệp chuyên ngànhCNTT ở các Trường Đại học uy tín tại Việt Nam như Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại

học Quốc gia Hà Nội và các Đại học khác FDS có đội ngũ nhân viên chủ chốt là

những người có nhiều năm kinh nghiệm và đảm nhiệm những vị trí then chốt (kiếntrúc sư trưởng, quản lý dự án, trưởng nhóm phân tích thiết kế, trưởng nhóm lập trình)của nhiều dự án Chính phủ điện tử quan trọng tại Việt Nam

FDS thông qua mô hình kinh doanh nguồn mở đã có hơn 20 đối tác trong vàngoài nước phối hợp với FDS triển khai sản phẩm dịch vụ phần mềm nguồn mở vàviễn thông tới khách hàng

FDS tự hào là thành viên sáng lập các cộng đồng nguồn mở và liên minh thươngmại như OpenCPS và Mobilink Từ các cộng đồng và liên minh thương mại, hiện FDSđang có khoảng 50 cộng tác viên làm việc thường xuyên với FDS

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự của công ty Cổ phần phát triển nguồn mở

và dịch vụ FDS)

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty trong 3 năm gần đây

Công ty đã được thành lập mới được khoảng gần 3 năm và Công ty cũng bắt đầu

có được những thành quả nhất định Kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần pháttriển nguồn mở và dịch vụ FDS được phản ánh qua bảng sau đây:

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2016-2018

(Đơn vị: triệu đồng)

(Nguồn: Ban Tài chính – Kế toán FDS)

So với năm 2016 thì năm 2017 công ty đã có những bước tiến đáng kể về nhiềumặt, doanh thu tăng lên các khoản chi phí đều ở mức hợp lý nên lợi nhuận tăng Năm

2017 doanh thu tăng 23,1 % tương ứng số tiền là 1875 triệu đồng, do đó lợi nhuậncũng tăng theo 28,4% tương ứng với 489,7 triệu đồng so với năm 2016 Đến năm2018,dù mới hoạt động được một nửa đầu năm 2018, kết quả kinh doanh đã có phầnvượt trội hơn hẳn so với năm 2017 Qua đó cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty

đã đạt được hiệu quả, góp phần tạo công ăn việc làm, nâng cao thu nhập cho nhân viêntrong công ty

2.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS

2.2.1 Thực trạng cơ sở hạ tầng và CNTT tại công ty FDS

Sau khi phỏng vấn 40 nhân viên trong công ty, tổng hợp được 40 phiếu điều tra,thu được kết quả điều tra về cơ sở hạ tầng, nhân lực và hoạt động TMĐT,CNTT tạicông ty FDS qua các câu hỏi như sau:

a) Phần mềm

- Câu hỏi: Máy tính anh/chị sử dụng hệ điều hành gì?

Bảng 2.3 Khảo sát hệ điều hành máy tính tại công ty FDS

(Nguồn: Phiếu điều tra)

Từ kết quả trên cho thấy máy tính trong công ty chủ yếu cài đặt hệ điều hànhWindow 7, Window 8, Window 10 và một hệ điều hành cũng được sử dụng đó là Mac

OS X Hệ điều hành này tương thích với tùy từng loại máy

Câu hỏi: Công ty đã và đang sử dụng những phần mềm nào?

Bảng 2.4 Các phần mềm mà công ty đang sử dụng

Trong công ty có nhiều phần mềm chuyên biệt phục vụ cho các hoạt động trongcông ty như các phần mềm văn phòng cơ bản, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềmcông cụ hỗ trợ viết code (Editor code), phần mềm thiết kế (JIRA), phần mềm hỗ trợquản lý CSDL,phần mềm hỗ trợ hoạt động tài chính kế toán, phần mềm thiết kế(photoshop CS6, May)…Có thể thấy các phần mềm được sử dụng trong công ty là rấtnhiều Các phần mềm này hoạt động xử lý dữ liệu để tạo ra sản phẩm, hỗ trợ các hoạtđộng giao tiếp trong công ty Tuy nhiên, về phần mềm quản lý nhân sự, các nhân viêncho biết công ty chưa có một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, phục vụ lợi ích củanhân viên

- Câu hỏi: Công ty sử dụng những hệ quản trị CSDL nào?

Bảng 2.5 Hệ quản trị CSDL mà công ty đang sử dụng

Hệ quản trị CSDL đang sử dụng Câu trả lời

Công ty chủ yếu sử dụng hệ quản trị My SQL và SQL Server để lưu trữ dữ liệutrong công ty Đây là hai quan hệ quản trị đang được rất nhiều công ty khác tin tưởng

và sử dụng

- Câu hỏi: Mô hình hệ thống mạng được sử dụng?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.6 )

Kết quả điều tra thu được 100% phiếu đều cho rằng mô hình mạng công ty đang

sử dụng là mô hình mạng khách chủ.Từ đó cho thấy, hệ thống mạng trong công tyđược thiết kế theo mô hình khách chủ và sử dụng mạng LAN Mạng LAN rất phù hợp

để cài đặt trong phạm vi của công ty, giúp cho các thiết bị có thể trao đổi dễ dàng chonhau

- Câu hỏi: Chất lượng mạng đang sử dụng?

Kết quả điều tra câu hỏi (Xem phụ lục 1, Bảng 2.7 )

Chất lượng mạng đang sử dụng

Ổn định Không ổn định Kém

Biểu đồ 2.2 Chất lượng mạng đang sử dụng

Lấy kết quả 40 phiếu điều tra thu được: 55% số phiếu cho rằng mô hình hệ thốngmạng đang được sử dụng tại công ty là ổn định, 30% là không ổn định và 15% chorằng kém Từ đó cho thấy chất lượng mạng khá ổn định vì công ty lựa chọn đơn vịFPT là nhà cung cấp đường truyền mạng, sử dụng mạng cáp quang để xử lý dữ liệunhanh, tăng tốc độ trao đổi thông tin, dữ liệu trong công ty

b) CSDL và hoạt động CSDL

- Câu hỏi: Dữ liệu trong công ty được thu thập như thế nào?

Kết quả điều tra câu hỏi (Xem phụ lục 1, Bảng 2.8 )

Dữ liệu trong công ty được thu thập từ đâu?

Thu thập từ bên ngoài, thông qua kênh truyền thông, mạng

xã hội…

Thu thập từ nguồn thông tin nội

bộ, kinh nghiệm của nhân viên

Dữ liệu được thu thập từ phía khách hàng cung cấp

Biểu đồ 2.3 Nguồn thu thập dữ liệu trong công ty

Kết quả điều tra thu được: 30% phiếu cho rằng công ty thu thập thông tin từ bênngoài, thông qua kênh truyền thông, mạng xã hội; 45% cho rằng thu thập từ nguồnthông tin nội bộ, kinh nghiệm của nhân viên và 25% cho rằng dữ liệu được thu thập từphía khách hàng cung cấp.Cho thấy dữ liệu trong công ty được thu thập từ nhiềunguồn khác nhau bao gồm thông tin từ nội bộ trong công ty và thông tin từ bênngoài.Cho thấy dữ liệu của công ty được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, phục vụtương đối đầy đủ tất cả các hoạt động trong công ty

- Câu hỏi: CSDL trong công ty thuộc loại nào?

Bảng 2.9 Loại CSDL của công ty

(Nguồn: phiếu điều tra)

Kết quả điều tra cho biết CSDL trong công ty chủ yếu thuộc dạng file, CSDLquan hệ và CSDL hướng đối tượng Các lọai CSDL này giúp công ty có thể lưu trữ dữliệu nội bộ một cách đơn giản và an toàn

- Câu hỏi: Mô hình CSDL mà doanh nghiệp đang sử dụng là gì?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.10 )

Mô hình CSDL doanh nghiệp đang sử dụng

Mô hình quan hệ

Mô hình thực thể liên kết

Biểu đồ 2.4 Mô hình CSDL mà công ty đang sử dụng

Kết quả điều tả cho thấy công ty có sử dụng hai mô hình CSDL là mô hình quan

hệ (60%) và mô hình thực thể liên kết (40%) Việc lưu trữ dữ liệu theo mục đích sửdụng sẽ thuận tiện cho quá trình tìm kiếm, kết xuất dữ liệu phục vụ trong công việccủa từng bộ phận

Công ty chú trọng việc xây dựng hệ thống an toàn bảo mật dữ liệu nhằm bảo mậttoàn vẹn thông tin trong công ty không bị rò rỉ ra bên ngoài Hệ thống bảo mật này cầnđược nâng cấp theo sự phát triển của CNTT

2.2.2 Thực trạng HTTT và TMĐT tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

a) Hoạt động quản trị HTTT

- Câu hỏi: Hệ thống thông tin trong công ty là hệ thống gì?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.11 )

Hệ thống thông tin trong công ty thuộc loại nào?

Đóng Mở

Biểu đồ 2.5 Hệ thống thông tin trong công ty

Từ kết quả điều tra cho thấy HTTT trong công ty là một hệ thống đóng (70%),chỉ những bộ phận cấp quyền mới có thể truy cập vào hệ thống, sử dụng hệ thống.Những thông tin dữ liệu chỉ được chia sẻ khi có sự cho phép của cấp trên Việc quảntrị theo hình thức này nhằm giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp dữ liệu

- Câu hỏi: Nguồn nhân lực cho quản trị HTTT trong công ty là bao nhiêu?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.12 )

Kết quả điều tra cho biết 100% nhân viên đều cho rằng nguồn nhân lực cho quảntrị HTTT của công ty là 5-10 người Cho thấy việc đầu tư nguồn nhân lực cho quản trịHTTT của công ty là tương đối cao, đáp ứng được nhu cầu sử dụng HTTT của công ty

- Câu hỏi: Quy trình quản trị HTTT của công ty?

- Câu hỏi: Quản trị HTTT của công ty theo hình thức hiện tại có mang lại hiệuquả không?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.14 )

Quản trị HTTT theo hình thức hiện tại có mang lại hiệu qủa không?

Có Không

Biểu đồ 2.6 Mức độ hiệu quả của HTTT hiện tại của công ty

Kết quả phiếu điều tra cho biết 70% phiếu có câu trả lời là có và 30% còn lại cócâu trả lời là không.Việc quản trị HTTT trong công ty rất được coi trọng bằng việc bốtrí nguồn nhân lực phù hợp.Đội quản trị HTTT này tiến hành quản trị các phần mềm,

hệ thống mạng và CSDL trong công ty Tuy nhiên hình thức quản lý hiện tại mang đếnhiệu quả chưa cao

b) Hoạt động TMĐT

- Câu hỏi: Khách hàng giao dịch thông qua website chiếm bao nhiêu phần trăm:

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.15 )

Tỉ lệ khách hàng giao dịch thông qua website

Kết quả điều tra cho biết 25% phiếu có câu trả lời là 100%; 55% phiếu có câutrả lời là 60-80% và 20% phiếu có câu trả lời là <60% Cho thấy công ty có một lượngtương đối lớn khách hàng giao dịch qua website của mình.Công ty đang sở hữu mộtwebsite riêng thể hiện đặc trưng riêng cho công ty Website hoạt động theo mô hìnhB2C Thông qua website, công ty nhận được khá nhiều các dự án đặt hàng của kháchhàng, giúp tăng doanh thu của công ty.

2.2.3 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

- Câu hỏi: Công ty quản lý nhân sự theo hình thức nào?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.16 )

Hình thức quản lý nhân sự của công ty

Văn bản Phần mềm Chưa có công cụ

Biểu đồ 2.8 Hình thức quản lý nhân sự của công ty

Từ kết quả điều tra cho biết: 45% phiếu cho rằng hình thức quản lý nhân sự củacông ty bằng văn bản, 30% câu trả lời là phần mềm và 25% phiếu có câu trả lời làchưa có công cụ quản lý nhân sự Cho thấy phần lớn các thông tin nhân sự trong công

ty đều được quản lý, lưu dưới dạng văn bản Chưa có một phần mềm chuyên biệt nào

để quản lý nhân sự, chưa có một kho dữ liệu lưu trữ chung tất cả các tài liệu liên quanđến nhân sự trong công ty Các công tin, dữ liệu về nhân sự hiện đang được lưu trữmột cách rời rạc

- Câu hỏi: Công ty có được trang bị hệ thống thông tin hay phần mềm quản lýnhân sự không?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.17 )

Từ kết quả phiếu điều tra thu về: 100% phiếu đều có câu trả lời rằng công tychưa có một hệ thống thông tin hay phần mềm chuyên biệt để quản lý và điều hành các

dự án

- Câu hỏi: Đánh giá về mức độ đáp ứng của hình thức quản lý nhân sự tại côngty?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.18 )

Đánh giá mức độ đáp ứng của hình thức quản lý nhân sự trong công ty

Rất tốt Khá tốt Chưa tốt

Biểu đồ 2.9 Đánh giá hiệu quả hình thức quản lý nhân sự của công ty

Kết quả điều tra cho thấy 10% phiếu cho rằng mức độ đáp ứng của hình thứcquản lý nhân sự trong công ty là rất tốt; 25% cho rằng khá tốt và 65% cho rằng mứuc

độ đáp ứng là chưa tốt Cho thấy công ty chưa có một hình thức quản lý nhân sự hợp

lý và mang lại hiệu quả cao

- Câu hỏi: Đánh giá mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự tại công ty?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.19 )

(Nguồn: Phiếu điều tra)

Mức độ hài lòng

Tốt Khá Trung Bình Yếu

Biểu đồ 2.10 Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của công ty

Khi được phỏng vấn về mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự của cácnhân viên thì có nhân viên tỏ ra không hài lòng vì những hạn chế của công tác quản lýbằng thủ công Cụ thể là có 15% phiếu điều tra có câu trả lời là tốt; 25% khá; 50% trugbình và 10% là yếu Hầu hết họ cảm thấy công tác quản lý nhân sự hiện tại gây mất rấtnhiều thời gian, thường xuyên nhầm lẫn dẫn đến phải làm lại từ đầu để giữ thẩm mỹ và

độ tin cậy cho thông tin Các nhân viên cho biết mỗi lần bổ sung nhân viên mới hayxóa bỏ nhân viên đã nghỉ việc hoặc chuyển phòng công tác thường phải viết chèn thêmhay gạch xóa đi và kèm theo bản đính chính bên cạnh Điều này khiến mỗi lần xem lạithông tin rất lằng nhằng, khó hiểu và không khoa học, người trực tiếp làm công việcnày thấy căng thẳng, mệt mỏi Mỗi lần tra cứu thông tin nhân viên phải tìm rất lâu vàcông tác tính, ghi và trả lương cũng rất bất tiện Có nhân viên thì cho rằng tạm được

và có nhân viên thì hài lòng vì họ nói là đã quen với công việc thủ công và ngại tiếpxúc với máy tính

- Câu hỏi: Đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới cho Công ty

cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS?

Kết quả điều tra câu hỏi ( Xem phụ lục 1, Bảng 2.20 )

Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự

Cần thiết Không cần thiết

Biểu đồ 2.11 Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự

(Nguồn: Phiếu điều tra)

Kết quả cho biết 80% số phiếu cho rằng việc xây dựng một HTTT quản lý nhân

sự cho công ty là rất cần thiết Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lýnhân sự để đảm bảo cho thông tin cũng như các hoạt động trong côg ty được bảo đảmmột các tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của tất cả nhân viên trong công ty

2.2.4 Thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS

+ Tuyển dụng:

Công việc tuyển dụng của Công ty được tiến hành như sau: Công ty sẽ thực hiệnthông báo tuyển dụng trên trang web của mình, đồng thời cũng đưa các tin tuyển dụngtrên tạp chí của Công ty theo từng số Ngoài ra, cũng thông báo tuyển dụng dưới hìnhthức phát tờ rơi Và sau khi nhận được hồ sơ xin tuyển dụng của các ứng viên, nhânviên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ xem xét từng hồ sơ, hồ sơ nào đạt tiêu chuẩn,yêu cầu đề ra của Công ty ,sau đó sẽ có buổi phỏng vấn hoặc bài thi kiểm tra năng lực

để lựa chọn trúng tuyển Khi nhân viên kí hợp đồng làm việc thì nhân viên quản lýnhập bằng tay đầy đủ thông tin về nhân viên mới bao gồm các thông tin cá nhân như

họ tên, năm sinh, quê quán, phòng ban, chức vụ, trình độ, , thông tin về hợp đồng laođộng vào tập sổ hồ sơ nhân sự của Công ty

+ Quản lý khen thưởng, kỷ luật:

Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhânviên Nhân viên thuộc bộ phận quản lý thường xuyên theo dõi quá trình làm việc củatừng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì nhân viên bộphận quản lý nhân sự sẽ ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiếnhành xử lý theo quy định của Công ty

+ Tính và chi trả lương cho nhân viên:

Cuối mỗi tháng thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiến hành tínhlương trên phần mềm Excel sau đó ghi vào sổ quản lý lương của Công ty Lương củanhân viên sẽ phụ thuộc vào phòng ban nhân viên làm việc, cấp bậc của nhân viên,cộng với mức khen thưởng hoặc trừ đi mức kỷ luật nếu quy thành tiền Khi nhân viêntới lĩnh lương thì nhân viên quản lý nhân sự sẽ trả lương, gạch tên những ai đã nhậnlương trong danh sách lĩnh lương hàng tháng, đồng thời lấy chữ kí của nhân viên đó đểchứng nhận đã lĩnh lương Điều này khiến công tác tính và trả lương rất mất thời gian

và hay gặp sai sót

+ Thêm, sửa, xóa thông tin:

Khi có thêm nhân viên mới hay có nhân viên nghỉ việc, hay chuyển phòng ban,cấp bậc, thì cần phải tiến hành những thay đổi cần thiết trong thông tin nhân sự củaCông ty Cụ thể công việc là khi có thêm nhân viên mới vào làm thì nhân viên thuộc

bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi đầy đủ thông tin của nhân viên mới đó vào danh sáchnhân viên bổ sung Công việc giống như với quá trình nhập thông tin nhân viên khituyển dụng Còn khi có nhân viên nghỉ việc thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sựgạch bỏ toàn bộ thông tin của nhân viên đó đi Nhưng đối với công việc sửa thông tincủa nhân viên thì khá phức tạp Không như việc quản lý thông tin trên máy tính có thểtiến hành sửa trực tiếp trên đó mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, không phải tẩy, gạch,xóa Tại Công ty do việc quản lý tiến hành thủ công trên giấy tờ nên việc sửa chữathông tin buộc phải có tẩy xóa, hoặc kèm bản đính chính hoặc nhiều thì gạch toàn bộthông tin nhân viên đó đi và ghi toàn bộ thông tin cùng với những thông tin mới nhưmột nhân viên mới

+ Tìm kiếm thông tin:

Việc tìm kiếm thông tin được tiến hành thủ công, tới phòng quản lý hồ sơ rồi tracứu trực tiếp trên giấy tờ

+ Lưu trữ thông tin:

Các hồ sơ lưu trữ thông tin về nhân sự được lưu trữ tại thư viện của Công ty Các

hồ sơ sẽ được phân loại, đóng vào trong hộp cứng hay túi đựng và để trên giá đã đượcgắn nhãn phân loại

+ Về phương thức quản lý nhân sự tại Công ty:

Qua kết quả thu được từ việc lập 40 phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhânviên trong Công ty trong thời gian thực tập, với câu hỏi phương thức quản lý nhân sựtại Trung tâm là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thìcông ty vẫn quản lý nhân sự theo cách kết hợp giữa phương pháp thủ công và phầnmềm Excel, chưa có một hệ thống thông tin cho việc quản lý nhân sự và cũng chưadùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng

+ Về việc sử dụng phần mềm trong quản lý nhân sự tại Công ty:

Với câu hỏi phần mềm được sử dụng trong quản lý nhân sự là gì?

Kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự chuyêndụng Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng

đó cũng chỉ là dùng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tínhlương và lưu trữ một số thông tin cơ bản Còn về cơ bản thì các công tác quản lý nhân

sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ Việc thực hiệnthủ công như vậy đã gây ra không ít những khó khăn trong quá trình làm việc, gây mấtthời gian, thông tin và thao tác tính toán dễ bị nhầm lẫn Hơn nữa công tác lưu trữcũng rất bất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách,

bị mờ, nhòe…gây lãng phí nhân lực, đòi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tácnày nhiều hơn và tính bảo mật lại không cao

Được hỏi về thời gian lập các báo cáo để trình lên cấp lãnh đạo, đa số các nhânviên được phỏng vấn đều nói rằng phải mất khá nhiều thời gian, công việc ghi chép lại

từ các sổ sách quản lý sang báo cáo phải làm thủ công và người lập báo cáo phải kiểmtra nhiều lần vì công việc này rất dễ nhập thông tin bị sai lệch, không chính xác hoặcmất thông tin

Trước những hạn chế trong công tác quản lý nhân sự bằng thủ công Hầu hếtnhân viên được phỏng vấn cho rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tinquản lý nhân sự, sử dụng phần mềm để công tác quản lý nhân sự trở nên dễ dàng vàthuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực, hơn nữa lại hiệu quả, chính xác

và tính bảo mật cao hơn Họ có thể tra cứu thông tin của mình ở bất kì khi nào và bất

cứ nơi đâu có máy tính kết nối mạng, không cần phải mất thời gian và công sức tớiphòng lưu trữ hồ sơ nhân viên hay tới hỏi các nhân viên quản lý

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN MỞ VÀ DỊCH VỤ FDS

Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liệuthu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại công ty

Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tạinhững khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện

2.3.1 Những ưu điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty

Trong công tác quản lý nhân sự thì Công ty có một số ưu điểm lớn Đó là:

- Thứ nhất, Công ty có phần hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin khá hiệnđại và đầy đủ Mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Vì thế, mặc dù vẫn đangthực hiện công tác quản lý nhân sự hoàn toàn bằng thủ công nhưng đây là một thuậnlợi rất lớn cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn

bằng máy tính, bằng sử dụng công nghệ thông tin để mang lại hiệu quả cao vàmang tính chuyên nghiệp.

- Thứ hai, Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ trung, ham học hỏi,sáng tạo, tìm hiểu về công nghệ thông tin và đặc biệt là dễ dàng thích ứng với những

sự thay đổi, thích sự tân tiến, hiện đại và khoa học Do vậy, việc chuyển đổi thói quenlàm việc từ thủ công trên sổ sách giấy tờ sang làm việc với máy tính sẽ dễ dàng nhậnđược sự hưởng ứng, ủng hộ nhiệt tình của các nhân viên Đội ngũ nhân viên có trình

độ cao nên việc áp dụng khoa học công nghệ vào quá trình làm việc không gặp nhiềukhó khăn

- Thứ ba, Công ty rất chú trọng tới việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đầu tư xâydựng, phát triển hệ thống thông tin Khuyến khích và thúc đẩy quá trình ứng dụngkhoa học công nghệ vào hoạt động kinh doanh và quá trình làm việc Ngoài ra, Công

ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liêntục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹthuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Công ty

2.3.2 Những nhược điểm của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty

Khó khăn của công tác quản lý nhân sự hiện tại tại Công ty chính là những khókhăn của công tác quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công Với thực trạng tạiCông ty Cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS, tại Công ty chưa có hệ thốngthông tin quản lý nhân sự, các nghiệp vụ vẫn được xử lý thủ công, lưu trữ thủ công cácchứng từ liên quan, dẫn đến những khó khăn như:

+ Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáođột xuất của ban lãnh đạo

+ Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin các nhânviên, đòi hỏi phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí

+ Lưu trữ và tìm kiếm thông tin khó do được tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi

ro, bị hạn chế số người có thể tra cứu thông tin do phải thông qua người quản lý kholưu trữ

+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao.+ Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đápứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều

+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban, các cấp trong Công ty phảithực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sựchuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc

Với những nhược điểm đã nêu trên, Công ty cần phải triển khai việc phân tích, thiết

kế hệ thống thông tin nhân sự để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự đáp ứng được cácyêu cầu đã đặt ra giúp cho quá trình quản lý nguồn nhân lực trong Công ty Cổ phần phát