luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần VACOM

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần VACOM” , bên cạnh sự nỗ lực, cố gắng của bản thân, em

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ &TMĐT

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VACOM

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Mỹ Duyên ThS Nguyễn Hưng Long Mã sinh viên : 15D190012

HÀ NỘI - 2019

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống

thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần VACOM” , bên cạnh sự nỗ lực, cố gắng

của bản thân, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của nhà trường, thầy cô, và banlãnh đạo, nhân viên Công ty Cổ phần VACOM

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến tất cả thầy, cô trường Đại họcThương Mại nói chung cùng toàn thể thầy, cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế nóiriêng đã tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu để hoàn thành bài khóa luận

Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn ThS.Nguyễn HưngLong đã trực tiếp tận tình hướng dẫn trong suốt thời gian thực hiện đề tài khóaluận,giúp em có thể có được sản phẩm tốt nhất

Cuối cùng, em gửi lòng biết ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo Công ty Cổ phầnVACOM, cùng toàn thể anh, chị nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em trong khoảngthời gian ngắn làm việc tại công ty để có thể nghiên cứu tình hình, thực trạng của côngty

Tuy cố gắng hết sức, nhưng bản thân hiểu biết có hạn không thể tránh đượcnhững sai sót trong bài khóa luận Em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía thầy cô

để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Nguyễn Thị Mỹ Duyên

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2 1: Sơ đồ tổ chức của công ty 13

Bảng 2 1: Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2016-2018 16

Bảng 2 2: Thiết bị phần cứng 17

Bảng 3 1: Xác định, đặc tả các tác nhân 25

Bảng 3 2: Kịch bản cho use case “Đăng nhập” 29

Bảng 3 3: Kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ nhân viên” 30

Bảng 3 4: Kịch bản cho use case “Sửa thông tin hồ sơ nhân viên” 31

Bảng 3 5: Kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ nhân viên” 32

Bảng 3 6: Kịch bản cho use case “Chấm công” 33

Bảng 3 7: Kịch bản cho use case “Tính lương” 34

Bảng 3 8: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin cá nhân” 35

Bảng 3 9: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin lương” 36

Bảng 3 10: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin cá nhân của nhân viên” 37

Bảng 3 11: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin lương của nhân viên” 38

Bảng 3 12: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin chấm công của nhân viên” 39

Bảng 3 13: Mối quan hệ giữa các thực thể 40

Bảng 3 14: Mối quan hệ giữa các thực thể 45

Biểu đồ 3 1: Biểu đồ use case tổng quát 25

Biểu đồ 3 2: Biểu đồ phân rã use case quản lí hồ sơ nhân viên 26

Biểu đồ 3 3: Biểu đồ phân rã use case quản lý lương 27

Biểu đồ 3 4: Biểu đồ phân rã use case báo cáo, thống kê 27

Biểu đồ 3 5: Biểu đồ phân rã use case tìm kiếm 28

Biểu đồ 3 6:Biểu đồ Usecase đăng nhập 28

Biểu đồ 3 7: Biểu đồ lớp tổng quát 40

Biểu đồ 3 8: Biểu đồ trạng thái lớp NHANVIEN 41

Biểu đồ 3 9: Biểu đồ trạng thái lớp HĐLĐ 41

Biểu đồ 3 10: Biểu đồ trạng thái lớp BANGLUONG 42

Biểu đồ 3 11: Biểu đồ hoạt động đăng nhập 42

Biểu đồ 3 12: Biểu đồ hoạt động thêm thông tin 43

Biểu đồ 3 13: Biểu đồ hoạt động sửa thông tin 43

Biểu đồ 3 14: Biểu đồ hoạt động xóa thông tin 44

Biểu đồ 3 15: Biểu đồ hoạt động tìm kiếm thông tin 44

Biểu đồ 3 16: Biểu đồ lớp chi tiết 46

Biểu đồ 3 17: Biểu đồ triển khai 46

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT 4

Hình 2 1: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty 19

Hình 2 2: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty 19

Hình 3 1: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lí nhân sự 47

Hình 3 2: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên quản lý nhân sự 47

Hình 3 3: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên kế toán 48

Hình 3 4: Giao diện phân cấp chức năng của ban cán bộ, nhân viên 48

Hình 3 5: Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên 49

Hình 3 6: Giao diện quản lý lương – Chấm công 49

Hình 3 7: Giao diện quản lý lương – Tính lương 50

PHẦN MỞ ĐẦU 1: Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài

Trong thời kì hội nhập, công nghệ thông tin luôn giữ một vai trò quan trọng vàtrở thành một phần không thể thiếu trong công cuộc xây dựng đất nước Đối với mỗichúng ta, những con người đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡcủa CNTT thì ắt hẳn dễ dàng thấy được sự hiện hữu của nó, không có lĩnh vực nào,không có nơi nào là không có mặt của CNTT từ nhà máy, xí nghiệp cho đến bệnh viện,trường học,…

Công ty CP VACOM cũng vậy, luôn áp dụng CNTT trong tất cả các bộ phận,phòng ban Với hơn 10 năm hoạt động, đã gặt hái nhiều thành tựu đáng kể Do vậy,công ty luôn mong muốn phát triển mạnh mẽ các sản phẩm của mình không chỉ trongnước mà còn cả nước ngoài Hiện VACOM đang sở hữu đội ngũ nhân viên tài năng,lực lượng lao động dồi dào và chắc chắn công ty có thể tiến xa hơn nếu công ty quản línhân sự đúng cách và hiệu quả Vì quản lí nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong việcquản lí chung của công ty, cũng là chìa khóa then chốt cho sự phát triển trong thời đạicông nghiệp 4.0 này Giúp xây dựng và định hướng cũng như giám sát bộ máy nhân sựsao cho hoạt động đúng theo mục tiêu chiến lược đã được tổ chức vạch ra Đồng thời,tác động đến cả môi trường làm việc của nhân viên bao gồm việc tác động tạo nguồncảm hứng, khả năng sáng tạo của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, giúp tăngnăng suất lao động Nhưng nếu quản lí nhân sự theo phương pháp thủ công sẽ tốnnhiều thời gian, công sức, tiền bạc Vì vậy công ty muốn phát triển tốt thì cần cóHTTT quản lí nhân sự , hệ thống này giúp tiết kiệm tối đa thời gian, tiền bạc,…giúpthu thập thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Ngoài ra, khi thiết kế hệ thống thông tin quản lí nhân sự sẽ góp phần nâng caoniềm tin của người lao động và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty Giúplưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân nhân viên: thông tin cá nhân, trình độ, lương, thưởng,

kỉ luật ,… giám sát chặt chẽ công việc của nhân viên từ đó có thể dễ dàng quản lí, sànglọc nhân viên Cán bộ nhân sự cũng được hệ thống hỗ trợ giúp dễ dàng hoạch định,theo dõi kế hoạch đào tạo nhân viên để dễ dàng đánh giá năng lực làm việc cũng nhưchất lượng nhân lực trong doanh nghiệp

2: Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

- Nghiên cứu lí thuyết về hệ thống thông tin quản lí

- Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí

- Nghiên cứu lí thuyết về hệ thống thông tin quản lí nhân sự

- Phân tích đánh giá về thực trạng hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty

Cổ phần VACOM

- Phân tích thiết kế HTTT quản lí nhân sự cho công ty

- Đưa ra một số đề xuất kiến nghị

3: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

3.1: Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống thông tin quản lí và thành phần của hệ thống thông tin quản lí nhânsự

Hệ thống nhân sự, các thông tin về nhân sự, quy trình quản lí nhân sự của công

ty CP VACOM

Các kiến thức phân tích hướng đối tượng

3.2: Phạm vi đề tài nghiên cứu

Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống quản lí nhân sự của Công

ty nhằm đưa ra những giải pháp hiệu quả cho hệ thống

Về thời gian: Sử dụng số liệu liên quan của Công ty giai đoạn 2016-2018

4: Phương pháp nghiên cứu đề tài

Đề tài thực hiện dựa trên các phương pháp:

4.1: Phương pháp thu thập số liệu

+ Điều tra trắc nghiệm: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sáttại công ty, các câu hỏi xoay quanh hoạt động quản lí nhân sự của Công ty CPVACOM

+ Điều tra trực tiếp: Trong thời gian thực tập tại công ty, tiến hành phỏng vấntrực tiếp cán bộ, nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cần thiết

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắm bắtđược các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty

+ Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo,internet,

4.2: Phương pháp xử lý số liệu

+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong công

ty Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công

ty CP VACOM một cách hiệu quả

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Đây là phương pháp phântích lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức, pháthiện và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đóchọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình Trên cơ sở đó sử dụngphương pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mối quan hệ thànhmột chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm,nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu

5: Kết cấu khóa luận

Khóa luận gồm có các phần: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng, Biểu đồ,

Sơ đồ, Hình vẽ, Danh mục từ viết tắt và 3 chương chính:

Chương 1: Cơ sở lí luận về phân tích thiết kế HTTT quản lí nhân sự Công ty

Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và

cùng hoạt động để đạt mục đích chung (giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của

Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội).

1.1.2: Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm vàcác hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phânphối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ

chức (Nguyễn Văn Ba, 2003, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản

Đại học Quốc Gia Hà Nội).

Hệ thống thông tin gồm 5 phần chính: Phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu,mạng, con người

Hình 1 1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)

- Phần cứng: Là các bộ phận có thể dễ dàng nhìn được bằng mắt thường nhưchuột, bàn phím, màn hình, …Phần cứng trong HTTT là các công cụ kỹ thuật để thuthập, xử lí và truyền thông tin

- Phần mềm: tập hợp các câu lệnh, chỉ thị được viết bằng một hay nhiều ngônngữ lập trình theo một trật tự xác định Nó thực hiện chức năng bằng cách gửi các chỉthị trực tiếp đến các phần cứng hoặc cung cấp dữ liệu cho các phần mềm khác

- Dữ liệu: là chuỗi bất kỳ của một hoặc nhiều ký hiệu có ý nghĩa thông qua việcgiải thích một hành động cụ thể nào đó Cơ sở dữ liệu là tài nguyên của dữ liệu, nó là

hệ thống các thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thõa mãnyêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trìnhứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau Cơ sở dữ liệu cần đượcthu thập, lựa chọn một cách khoa học tạo điều kiện cho người sử dụng dễ dàng sửdụng

- Mạng: Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bịđược kết nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó để thu thập,

trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa người sử dụng với nhau mặc dù ở các vị trí,địa điểm khác nhau.

- Con người: đóng vai trò với tư cách là chủ thể quản lí, chịu trách nhiệm đưa raquyết định cuối cùng của tổ chức Điều này ảnh hưởng trục tiếp đến hiệu quả của cảdoanh nghiệp Nếu trong một HTTT, phần cứng và phần mềm đóng vai trò trung tâmthì con người giữ vai trò quyết định Công việc quản lí con người là công việc khókhăn, phức tạp trong HTTT

1.1.3: Hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin quản lí là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụcho quản lí điều hành của một công ty, hệ thống chủ yếu xử lí các giao dịch, thườngđược xây dựng để để phục vụ cho một hay nhiều chức năng

Hệ thống thông tin quản lí có thể hỗ trợ nhiều lĩnh vực với chức năng khácnhau:

 Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, nhữngthông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiệntin học

 Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra cácthông tin mới

 Phân phối và cung cấp thông tin

1.2: Một số lí thuyết về vấn đề nghiên cứu

Nguồn lực con người luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, doanh nghiệp

Do vậy, việc khai thác và sử dụng nguồn nhân lực hợp lí cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng Quản lí nguồn lực đòi hỏi phải có sự am hiểu mọi khía cạnh, quan điểm của mỗi con người trong tổ chức nhằm phát huy tiềm năng con người, giảm chi phí nhân lực và mang lại hiệu quả cho công ty

Vì vậy, quản lí nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả

1.2.3: Mục tiêu của quản lí nhân sự

Dễ dàng sàng lọc, đánh giá nhân viên đem lại nguồn nhân lực tốt cho doanh nghiệp Đồng thời, quản lí tốt nguồn nhân lực đó: có thể là quản lí hồ sơ, lí lịch, lương,thưởng của nhân viên, …

Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin nhân viên, giảm chi phí trong việc quản lí nhân sự.

1.2.4: Tác dụng của quản lí nhân sự

Giúp tiết kiệm chi phí xã hội về vấn đề lao động và giúp công ty phát triển hơn khi quản lí tốt nhân viên mỗi phòng ban, bộ phận Đây được coi là yếu tố quan trọng quyết định thành, bại của doanh nghiệp

1.2.5: Hình thức và mô hình tổ chức quản lí nhân sự

- Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng:

Hình thức này có nghĩa là mọi quyền lực trong công ty đều do một người nắm giữ, nhân viên không được tham gia vào hoạch định, phát triển công ty mà chỉ là bị lợi dụng để tạo lợi nhuận Điều đó không thể phát huy tiềm năng, thế mạnh của nhân viên dẫn đến năng lực nhân viên bị uổng phí

- Cá nhân làm trung tâm, nhưng theo hướng quản lí tập thể:

Hình thức này cũng do một người nắm giữ quyền hành công ty nhưng tất cả nhân viên được phép bày tỏ quan điểm, ý kiến cá nhân vào mọi hoạt động của công ty Ngoài ra, mọi chính sách, quyền lợi đều được xuất phát từ nhân viên

Tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu không khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý

- Tập thể lãnh đạo kiểu cũ:

Nhiều người tham gia lãnh đạo, nhưng không có một người giữ vai trò chủ chốttrong việc đưa ra quyết định cuối cùng Tất cả dựa án đều có sự xuất hiện của hội đồngkiểm duyệt

1.2.6: Hệ thống thông tin quản lí nhân sự

Hệ thống thông tin quản lí nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập,

xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan

- Chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự:

Hệ thống thông tin quản lí nhân sự lưu trữ đầy đủ tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên tổ chức, để rồi có thể cung cấp những thông tin liên quan đến quyền lợi,trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho nhân viên lẫn

tổ chức Thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực đó sẽ

là chức năng của hệ thống này Các HTTT quản lí nhân sự ngoài trợ giúp bộ phận quản

lí nhân sự lưu trữ các thông tin về nhân sự còn giúp lập kế hoạch chiến thuật, chiến lược và thực hiện các chức năng khác nhau nữa

Các quyết định định, điều hành nhân sự cần có sự hỗ trợ của quản lí nhân sự:

 Tuyển dụng nhân sự

 Đánh giá trình độ nhân viên tổ chức

 Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động

 Đào tạo và phát triển nhân sự

 Quản lý lương, thưởng,bảo hiểm, trợ cấp của người lao động

 Phân tích và thiết kế công việc

 Lên kế hoạch về nhu cầu nhân lực

HTTT quản lí nhân sự như một bộ nhớ lưu trữ đầy đủ toàn bộ trí tuệ và năng lực của con người trong tổ chức, không chỉ ở quá khứ, hiện tại mà còn cả tương lai sẽ dễ dàng tìm kiếm tất cả mọi vấn đề trong công ty

- Các quy trình của hệ thống thông tin của quản lí nhân sự

1 Quản lý tổ chức- Nguồn nhân lực- Chấm công- Tính lương

2 Quản lý quy trình làm việc của các phòng ban- nhân viên

3 Quản lý đánh giá

4 Quản lý tuyển dụng

5 Quản lý đào tạo

6 Quản lý hành chính

7 Quản lý hồ sơ công văn

8 Các chức năng khác: Hệ thống báo cáo- Thống kê đặc thù

9 Quản lý người sử dụng- Phân quyền truy cập hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảmbảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau Dữ liệuhoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thờivào hệ thống

Vấn đề quản lí nhân sự là vấn đề cốt yếu mà mỗi doanh nghiệp Dù thời giantrước không dễ dàng quản lí thông tin nhân viên, nhân sự nhưng nó vẫn là vấn đề đượcđặt lên hàng đầu Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần phải có một HTTT quản lí nhân sựthực hiện nhiệm vụ quản lí đầy đủ thông tin nhân viên, người lao động, dễ dàng nắmbắt thông tin, dễ dàng điều chỉnh bộ máy nhân sự

1.2.7: Phát triển thiết kế hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án

Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng, để chuẩn bị giải quyết các yêu cầu đặt ra của dự án

- Bước 1: + Khảo sát sơ bộ: Tìm hiểu các yếu tố cơ bản ( tổ chức, văn hóa, con người,…) là tiền đề phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp.

+ Khảo sát chi tiết: Thu thập thông tin chi tiết cảu hệ thống phục vụ cho việc thiết kế

- Bước 2: Đưa ra các vấn đề cần giải quyết

+ Hệ thống đang làm gì?

+ Sự khác nhau giữa dữ liệu vào và ra?

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm?

+ Xác định vấn đề cần thực hiện?

+ Tìm ra các biện pháp thực hiện tốt các vấn đề đó?

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

+ Xác định các yêu cầu của hệ thống thông tin

+ Phân tích và đặc tả các mô hình phân cấp chức năng tổng thể

+ Phân tích bảng dữ liệu

Giai đoạn này sẽ cần đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu để có cái nhìn khách quan

Từ đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo được các yêu cầu đã khảosát

Giai đoạn 3: Thiết kế

Thông tin thu thập được từ khảo sát và phân tích, sẽ được chuyển hóa vào phần mềm Công việc này bao gồm các giai đoạn:

- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế chi tiết: + Thiết kế CSDL

+ Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm+ Thiết kế giao diện

+ Thiết kế chức năng+ Thiết kế báo cáo+ Thiết kế các kiểm soát

Giai đoạn 4: Cài đặt

- Lập kế hoạch cài đặt

- Biến đổi dữ liệu

- Huấn luyện

- Các phương pháp cài đặt

- Biên soạn tài liệu về hệ thống

1.3: Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.3.1: Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Hệ thống quản lí nhân sự đã được sử dụng từ lâu và đem lại hiệu quả lớn, giúpnâng cao hiệu suất công việc cao, đem lại doanh thu khổng lồ cho doanh nghiệp Theo

năm tháng, thì ngày càng có nhiều phần mềm quản lí nhân sự mới và hiệu quả dầnthay thế các phần mềm cũ, nhằm nâng cao tốc độ xử lí, dễ dàng quản lí Trên thế giới

có rất nhiều phần mềm quản lí nhân sự nổi tiếng như: Hệ thống chấm công nghỉ phép(E-Roster), hệ thống quản lí thông tin nhân viên (Personel Information), quản lí nguồnlực (Enterprise Resource Planning-ERP)

1.3.2: Tình hình nghiên cứu trong nước

Phần mềm quản lí nhân sự được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, thế nhưng

nó chỉ xuất hiện ở Việt Nam trong một vài năm gần đây và dần trở lên phổ biến ở cácdoanh nghiệp lớn và nhỏ Quản lí nhân sự tốt là yếu tố được doanh nghiệp chú trọng,cũng là một nhân tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp Vì vậy, cũng đã có rấtnhiều các công trình nghiên cứu về vấn đề này Tiêu biểu có thể kể đến:

- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lýnhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” - Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính,Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh

- Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏthan Cọc Sáu”- Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh

tế, Đại học Kinh tế quốc dân

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VACOM 2.1: Tổng quan về công ty

- Đến tháng 03 năm 2003, VACOM thành lập với tên: Công ty TNHH Công NghệPhần Mềm Tài Chính Kế Toán

- Tháng 04 năm 2007 được đổi thành: Công ty CP Công Nghệ Phần Mềm Kế ToánVACOM và được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp phép thành lập ngày07/05/2007

- Tháng 05 năm 2013 được Cục bản quyền cấp giấy chứng nhận: Phần mềm kế toánVACOM

- Tháng 03 năm 2018, Công ty đổi tên thành Công ty Cổ phần VACOM

2.1.2: Cơ cấu tổ chức

Bộ máy quản lý tốt sẽ đảm bảo cho công ty giám sát tốt được tình hình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời giảm bớt chi phí không cần thiết Vì thế, ban lãnh đạo công ty đã xây dựng mô hình quản lý này nhằm đảm bảo tính sáng tạo và tính cân đối đồng bộ của các phòng ban

Bộ máy công ty được tổ chức theo chức năng, cơ cấu bộ máy đơn giản nên dễ quản

lý, các bộ phận trong công ty có mối liên hệ với nhau, tạo sự gắn kết khi làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Sơ đồ 2 1: Sơ đồ tổ chức của công ty

Công ty hoạt động dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị Nguyễn HảiĐăng, và công ty có các phòng ban:

 Chủ tịch Hội đồng quản trị: có quyền đưa ra quyết định, các vấn đề liên

quan đến mục đích, quyền lợi công ty phù hợp với các yêu cầu Pháp luật

 Ban giám đốc: Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều tra chiến lược, mục

tiêu phát triển của công ty, điều tra phát triển kinh doanh, xây dựng các chính sách phát triển công ty Đồng thời, hỗ trợ Chủ tịch trong công tác quản trị công ty

 Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng nhằm thực hiện bán

sản phẩm & dịch vụ công ty, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng, lập kế hoạch và chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu, thiết kế các dự án, xây dựng chiến dịch quảng cáo, thúc đẩy bán hàng

 Phòng tài chính, kế toán: + Ghi chép toàn bộ hoạt động kinh doanh, theo

dõi tình hình tài chính của công ty, thực hiện chế độ báo cáo định kì, lập hóa đơn thanh toán

+ Tính toán, trả lương cho nhân công.

 Phòng lập trình: Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới, thực hiện phiên bản

nâng cấp phần mềm, viết các phần mềm phục vụ nhu cầu của khách hàng

 Phòng triển khai: phụ trách triển khai các phần mềm cho các đơn vị khách

hàng qua hình thức hỗ trợ trực tiếp hoặc qua Teamview, đồng thời hỗ trợ kĩ thuật cho cáckhách hàng đang sử dụng dịch vụ của VACOM, kể cả trong và ngoài giờ hành chính

 Phòng truyền thông: phụ trách mảng truyền thông, giới thiệu, quảng bá

Phòng tàichính, kếtoán

Phòngtriểnkhai

Phònglậptrình

2.1.3: Lĩnh vực hoạt động

Công ty CP VACOM là một trong những doanh nghiệp tiềm năng hoạt động tronglĩnh vực máy vi tính, chuyên về phần mềm quản lý, phần mềm kế toán cho doanh nghiệprộng khắp cả nước Với đội ngũ kĩ sư chuyên nghiệp, các chuyên gia tư vấn giàu kinhnghiệm đã tạo nên tính ổn định, hiệu quả của phần mềm kế toán VACOM Ngoài ra, công

ty còn có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật sau bán cho khách hàng trong quá trình sử dụng, cungcấp dịch vụ chỉnh sửa đặc thù cho khách hàng có yêu cầu quản lí riêng biệt Luôn đảmbảo đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng với dịch vụ hỗ trợ tốt, giá cả cạnh tranh Thựchiện theo đúng phương châm kinh doanh công ty đã đề ra: “Gìn giữ sự hài lòng”

VACOM hoạt động theo Luật kinh doanh của Nhà nước, thực hiện theo các quyđịnh của pháp luật, điều lệ tổ chức của Nhà nước Việt Nam, và các nghĩa vụ về phí, thuế.Công ty đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề, chịu trách nhiệm trước Nhà nước vềkết quả hoạt động kinh doanh của mình và thực hiện các nghĩa vụ của người lao độngtheo đúng quy định của bộ luật lao động

Sau hơn 16 năm thành lập và phát triển, công ty có các sản phẩm, dịch vụ nổi bật:

- Phần mềm kế toán VACOM

- Hóa đơn điện tử M-Invoice

- Phần mềm quản lý thu phí SFM-VACOM.net

Năm2018

9

102.090

97.592

5

103.226

97.836

6

98.956

94.476

Tổng chi phí 93.26

4

102.009

97.008

Bảng 2 1: Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2016-2018 (Nguồn: Báo cáo tài chính Phòng kế toán công ty CP VACOM)

Từ bảng trên có thể thấy, tổng doanh thu năm 2017: 103.226 triệu đồng tăng độtbiến so với năm 2016 (93.915 triệu đồng) nhưng năm 2018 lại có sự giảm nhẹ, đồngnghĩa với chi phí giá vốn hàng hóa cũng tăng, giảm tương đối Điều này do năm 2016 nềnkinh tế bị khủng hoảng và đang trên đà phát triển trở lại, sức mua người tiêu dùng tăng,đén năm 2018 kinh tế và sức mua có dấu hiệu chững lại Những khoản thu nhập khác có

xu hướng giảm làm cho tổng doanh thu cũng giảm Những chi phí khác phát sinh cũng có

sự thay đổi theo từng năm, không có quy luật, chi phí quản lí và chi phí tài chính có xuhướng giảm chứng tỏ doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí này góp phần đem lợinhuận lớn hơn

Năm 2016, tổng chi phí là 93.264 triệu đồng nhưng lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 453triệu đồng, đến năm 2017 tổng chi phí là 102.009 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt

952 triệu đồng So sánh lợi nhuận sau thuế và tổng chi phí ta thấy tỉ suất sinh lợi mà công

ty dạt được là thấp hơn 1 đồng chi phí bỏ ra thu được 0.004857 đồng lợi nhuận (2016), và0.006381 đồng (2018) Điều đó chứng tỏ công ty hoạt động chưa hiệu quả

* Số lượng, chất lượng lao động của công ty

Năm

Trình độ

Sốlượng(người)

Tỷ

lệ (%)

Sốlượng(người)

Tỷ

lệ (%)

Sốlượng(người)

T

ỷ lệ(%)

Qua bảng trên ta thấy quy mô lao động của công ty có phát triển: 70 người (năm2016), 85 người (năm 2017), 95 người (năm 2018) Trung bình 3 năm số lượng lao độngcủa công ty là 83 người.

Số lượng lao động công ty liên tục tăng, điều này chứng tỏ khả năng kinh doanh cólãi kéo theo nhu cầu lao động tăng theo Số lượng lao động có trình độ cao học, đại họctăng phản ánh nhu cầu lao động có chất lượng cao ngày một tăng Lực lượng lao động ởtrình độ đại học tăng mạnh và được phân bố đồng đều giữa các phòng ban, những laođông trình độ cao đẳng có kỹ năng tốt hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu công việc

2.1.5: Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin của công ty

Công ty trang bị đầy đủ máy tính cho tất cả nhân viên trong công ty, tùy vào tínhchất công việc mỗi người đều có quyền sử dụng các loại máy tính phù hợp Tỷ lệ máytính kết nối Internet 100% qua cổng mạng hoặc Wifi Các trang thiết bị phần cứng củacông ty bao gồm:

STT

+ Máy chủ: Một máy chủ được đặt ở Hà Nội, máy còn lại được đặt tại Hồ ChíMinh, dòng máy chủ có nhãn hiệu Dell PowerEdgeR730E5-2620v4; CPU: Intel Xeon 8Core E5-2620 V4 2.1Ghz, 20M; RAM: 16GB DDR4 PC4-2133P RDIMM ECC (24Slots)

+ Máy tính để bàn: Nhãn hiệu HP slimline 270-P013L Z8H31AA; CPU: Cỏe i5Core i5 7400T; RAM/HDD: 4GB/HĐ=1TB

+ Laptop: Nhãn hiệu ASUS A510UA i3-8130U; màn hình: 15.6 inch, HD

+ Máy in: HP; độ phân giải 600x600 dpi; tốc độ 22 trang/ phút

+ Máy photocopy: CONICA MICOHUB 165; độ phân giải: 600x600 dpi; tốc độ in:16ppm; kết nối USB 2.0 tốc độ cao

+ Camera:camera Dome HikVision TVI HIK-HD95H8T lắp đặt tại công ty.

- Các phần mềm ứng dụng:

Hệ điều hành: Chủ yếu là hệ điều hành Windows Với điểm mạnh là tính tương thích cao, hỗ trợ nhiều ứng dụng, hỗ trợ tối đa cho màn hình cảm ứng, kho ứng dụng riêng

Phần mềm văn phòng:

- Microsoft Office, phiên bản Office 2010

- Phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey

- Trình duyệt Web: Cốc Cốc, Chorm

- Ứng dụng nén và giải nén: Winrar

Phần mềm quản lý: Sử dụng phần mềm kế toán do công ty tự xây dựng, phần mềm

có sự phân quyền người sử dụng mang lại hiệu quả cao, phần mềm kế toán bằng quản trị CSDL đòi hỏi cấu hình máy cao

Phần mềm diệt Virut: Sử dụng phần mềm Antivirut ( BKAV Pro)

Phần mềm giao tiếp: Teamviewer 12 có chức năng giúp cho phòng kỹ thuật có thể giám sát, kiểm tra hoạt động máy tính trong công ty, đảm bảo an toàn cho dữ liệu nội

bộ Đồng thời, giúp giao tiếp với người sử dụng, giải đáp những khó khăn và thắc mắc

mà họ gặp phải

2.2: Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP VACOM

- Quản lí nhân sự: Nhân viên quản lí nhân sự chịu trách nhiệm quản lí hồ sơ củatất cả nhân viên thông qua việc thêm, bớt, sửa, xóa thông tin nhân viên mới và cũ: mãnhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh thư nhândân để dễ dàng cho việc quản lí, thuận tiện cho việc tìm kiếm

- Quản lí lương: Nhân viên kế toán sẽ chịu trách nhiệm quản lí tiền lương của toànthể nhân sự trong công ty Bằng cách ghi chép, lưu trữ đầy đủ thông tin ở bảng chấmcông kết hợp với hệ số lương của mỗi nhân viên để tính toán tiền lương cho nhân viên(mỗi chức vụ có một mức tiền lương khác nhau) Đồng thời, công ty cũng có chế độthưởng tết, các dịp nghỉ lễ, thương cho nhân viên xuất sắc, hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcgiao

- Cuối mỗi tháng, nhân viên chịu trách nhiệm báo cáo, báo cáo thông tin nhânviên, thống kế tiền lương gửi cho ban lãnh đạo Hoặc gửi bất kì thông tin nào mà banlãnh đạo cần kiểm tra

Công ty CP VACOM có hơn 10 năm hoạt động cả trong và ngoài nước, số lượngnhân viên vì thế cũng tăng dần qua mỗi năm Hiện tại, công ty cũng có dự định mở thêmchi nhánh tại các thành phố khác, tuyển thêm nhân sự cho công ty Do vậy, vấn đề quản línhân sự là một vấn đề được công ty vô cùng chú trọng, việc quản lí nhân sự tốt có thể tiếtkiệm thời gian, công sức, cũng như tăng thêm doanh thu cho công ty.Tuy nhiên, công tychưa có một phần mềm chuyên dụng để quản lí nhân viên được hiệu quả nhất Nó đượcthể hiện rõ nét trên kết quả điều tra được:

Hình 2 1: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)

Từ kết quả trên ta thấy được việc sử dụng phần mềm còn tương đối thấp, trong khikhông sử dụng phần mềm chiếm tỉ lệ cao chiếm tới 70%, do công ty vẫn chủ yếu sử dụngcác công cụ tin học văn phòng để xử lí thông tin nhân sự, chưa có một hệ thống quản línhân sự chuyên nghiệp Và với tình hình quản lí nhân sự hiện nay của công ty thì việcxuất thông tin nhân viên, lương, thưởng ngay lập tức là điều không thể

Từ thực trạng đó, cán bộ cũng như nhân viên công ty luôn mong muốn có mộtHTTT quản lí nhân sự hiệu quả

Hình 2 2: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel

Do nhu cầu xây dựng HTTT nhân sự cao, công ty nên xây dựng HTTT quản línhân sự để dễ dàng quản lí toàn bộ thông tin được rõ ràng, đáp ứng nhu cầu quản lí và sửdụng nhân lực hiệu quả của Công ty Cổ phần VACOM

2.3: Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP VACOM

2.3.1: Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty

Đội ngũ nhân viên già có nhiều năm kinh nghiệm, am hiểu tất cả các hoạt động củacông ty, còn với đội ngũ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo, ham học hỏi, dễ dàng thích nghivới mọi hoạt động của công ty Họ làm việc rất chuyên nghiệp, sẽ được khai thác tiềm năngtối ưu nếu triển khai ứng dụng hệ thống mới

Công ty tường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện với các chuyên gia hàng đầu tronglĩnh vực, mở các khóa học khóa học đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kĩ năngnhân sự, dễ dàng tiếp cận với khoa học công nghệ nhằm phục vụ cho các hoạt động của côngty

Việc sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,… là một lợithế cho việc quản lí sổ sách, thông tin nhân viên Các công cụ này ai cũng có thể sử dụng vì

nó không yêu cầu phải có chuyên môn cao,

2.3.2: Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty

Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong quá trình quản línhân sự của công ty:

- Do làm bằng thủ công nên không thể tránh được những sai sót về số liệu, côngtác xử lí thông tin Đôi khi, gây ra nhiều lỗi khó phát hiện ra dẫn đến sự thiếu chính xác,

dễ nhầm lẫn trong quá trình quản lí nhân sự

- Không thể đáp ứng được đầy đủ thông tin nhanh, chính xác nhất khi ban lãnh đạoyêu cầu

- Tốn thời gian, tiền bạc, công sức khi quản lí nhân sự theo phương pháp thủ công

- Gặp khó khăn cho việc tìm dữ liệu trong khối lượng giấy tờ khổng lồ Mặt khác,thông tin có thể bị thất lạc, khó tìm kiếm

3.1.1 Mô tả bài toán

Bài toán quản lí nhân sự của Công ty Cổ phần VACOM được thực hiện như sau: Ứng viên muốn làm việc tại công ty thì phải nộp hồ sơ theo quy định và tham giamột cuộc phỏng vấn bắt buộc Nếu nhân viên được tuyển dụng, công ty sẽ kí hợp đồnglàm việc và hoàn thiện hồ sơ nhân viên, sau đó hệ thống sẽ tiếp nhận hồ sơ, lưu và cậpnhật theo yêu cầu Còn hợp đồng làm việc sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên

Thông tin của mỗi nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh,Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Số chứng minh nhân dân Mỗi nhân viên sẽ giữ một

chức vụ và mỗi nhân viên chỉ thuộc một phòng ban, mỗi phòng ban có thể có nhiều nhânviên Ngoài những thông tin cá nhân, hợp đồng làm việc cũng có thêm thông tin ngày kíkết, thời hạn, công việc,chế độ làm việc.

Nhân viên phòng quản lí nhân sự chịu trách nhiệm thêm, sửa, xóa thông tin nhânviên khi có sự thay đổi Cuối mỗi tháng, nhân viên phòng kế toán dựa vào bảng chấmcông, tính lương và lập bảng lương cho nhân viên

3.1.2: Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống

Hệ thống cho phép nhân viên quản lí nhân sự đăng nhập hệ thống thông qua tàikhoản nhằm thực hiện chức năng thêm, sửa, xóa thông tin hồ sơ nhân viên, Việc đăngnhập vào hệ thống qua tài khoản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí Ngoài ra,

hệ thống còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lí nhân sự Sau

đó nhân viên quản lí nhân sự gửi báo cáo cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra nhữngphương pháp quản lí hiệu quả hơn

Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống thông qua tàikhoản để thực hiện quản lí lương nhân viên Đồng thời, cán bộ, nhân viên có thể tìmkiếm thông tin cá nhân, thông tin lương thông qua hệ thống một cách dễ dàng

Hệ thống quản lí nhân sự Công ty Cổ phần VACOM bao gồm 4 chức năng nhưsau:

- Quản lí hồ sơ nhân viên: Cho phép nhân viên quản lí nhân sự thêm hồ sơ nhânviên mới, sửa hồ sơ nhân viên khi có sự thay đổi, xóa bớt hồ sơ nhân viên không cần thiết

và xóa hẳn hồ sơ nhân viên không còn làm việc tại công ty

- Quản lí tiền lương; Chức năng này cho phép nhân viên kế toán chấm công chonhân viên, tính mức lương phù hợp tùy theo hệ số lương của mỗi người

- Báo cáo, thống kê: Nhân viên quản lí nhân sự sẽ báo cáo thông tin nhân viên,thông tin tiền lương của nhân viên cho ban lãnh đạo công ty

- Tìm kiếm: Cho phép cán bộ, nhân viên nhanh chóng tìm kiếm được thông tin cánhân, và mức lương của mỗi người

Đầu ra là các dạng bảng như sau:

M

ã NV

Tên

NV

H

ệ sốlương

Lương

cơ bản

Tiền phảinộp

Thưởng

Phạt

Tổnglương

Ngàylập

BHYT

BHXH

Bảng 3.1: Bảng lương

Ta có công thức tính tổng lương:

BHYT = (Hệ số lương x Lương cơ bản) x 5%

BHXH = (Hệ số lương x Lương cơ bản) x 2%

Tổng lương = Hệ số lương x Lương cơ bản + Thưởng – ( BHYT + BHXH + Phạt)

Mãchức vụ

Ngàysinh

Giới tính

Đ

ịa chỉ

S

ố điệnthoại

SốCMND

Bảng 3.2: Bảng báo cáo nhân sự

3.1.3: Các yêu cầu của hệ thống

- Tính bảo mật thông tin: Mỗi nhân viên sở hữu một tài khoản bao gồm tên ngườidùng và mật khẩu để người khác không thể truy cập xem các thông tin cá nhân Ngườidùng được phép biết các thông tin nhất định tùy theo quyền mà nhà quản trị cung cấp

- Hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế thông minh để thuận tiện cho việc nângcấp khi cần Chương trình cho phép nguời sử dụng tìm kiếm các thông tin cá nhân vàthông tin tiền lương nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

- Nhập liệu: Giao diện thân thiện với người sử dụng, tạo hình ảnh bắt mắt, thuậntiện cho người dùng khi đăng nhập thông tin Hệ thống cần kiểm tra các bước nhập thôngtin chặt chẽ tránh những tình huống đáng tiếc xảy ra Đồng thời có các chức năng thựchiện các tham số, giảm thiểu sai sót trong cả quá trình và cũng cần có chức năng tựchuyển sang mục khác sau khi đã hoàn thành xong mục cần điền

- Truy cập thông tin: Đảm bảo truy cập thông tin linh hoạt, nhanh chóng,không tốnquá nhiều thời gian chờ đợi, mọi thông tin được bảo mật an toàn

Nhâ

n viên quản lí

nhân sự

Đăng nhập Nhân viên quản lí nhân sự có tài khoản riêng

để đăng nhập vào hệ thống nhằm thực hiện chứcnăng quản lí hồ sơ nhân viên, quản lí lương, báocáo, thống kê

Quản lí hồ sơnhân viên

Nhân viên quản lí nhân sự có thể thêm, sửa,xóa thông tin cá nhân và hồ sơ nhân viên

Báo cáo,thống kê

Nhân viên quản lí nhân sự báo cao, thống kêcác thông tin nhân viên, thông tin lương nhân viêncho ban lãnh đạo công ty khi được yêu cầu

Tìm kiếm Nhân viên quản lí nhân sự tiến hành tìm kiếm

các thông tin cá nhân, lương của nhân viên để thựchiện các nhiệm vụ và mục đích khác nhau

Nhân

viên kế toán

Đăng nhập Nhân viên kế toán có tài khoản ( tên người

dùng và mật khẩu) để thực hiện chức năng quản lílương (bảng chấm công và tính lương) nhân viên,

có thể thực hiện thông qua chức năng tìm kiếm.Chấm công Nhân viên kế toán có nhiệm vụ thêm, bớt, sửa,

xóa chấm công cho nhân viên

Tính lương Nhân viên kế toán thực hiện công việc tính

lương cho nhân viên

Ban

lãnh đạo

Đăng nhập Ban lãnh đạo có tài khoản ( tên người dùng,

mật khẩu) có thể đăng nhập thực hiện chức năngtìm kiếm

Tìm kiếmthông tin nhân viên

Ban lãnh đạo tìm kiếm thông tin cá nhân vàthông tin lương của nhân viên

Nhân

viên

Đăng nhập Nhân viên có tài khoản ( tên người dùng và

mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống thực hiệnchức năng tìm kiếm)

Tìm kiếmthông tin nhân viên

Nhân viên trong công ty có thể dễ dàng tìmkiếm thông tin cá nhân và thông tin lương trên hệthống

Bảng 3 3: Xác định, đặc tả các tác nhân

3.2.2: Biểu đồ Use case tổng quát

Biểu đồ 3 1: Biểu đồ use case tổng quát

Biểu đồ Use case tổng quát như hình vẽ trên Nhân viên quản lí nhân sự có tàikhoản đăng nhập hệ thống thực hiện chức năng quản lí hồ sơ nhân viên và báo cáo, thống

kê Nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng quản lí lương Đểtìm kiếm thông tin cá nhân, thông tin về lương thì nhân viên và ban lãnh đạo cần đăngnhập thông tin vào hệ thống Chức năng tìm kiếm dược dùng như một phần chức năngquản lí khác

Các Use case phân rã như sau:

- Quản lí hồ sơ nhân viên:

Biểu đồ 3 2: Biểu đồ phân rã use case quản lí hồ sơ nhân viên

- Quản lí lương

Biểu đồ 3 3: Biểu đồ phân rã use case quản lý lương

- Báo cáo, thống kê

Biểu đồ 3 4: Biểu đồ phân rã use case báo cáo, thống kê

- Tìm kiếm

Biểu đồ 3 5: Biểu đồ phân rã use case tìm kiếm

Biều diễn kịch bản cho từng use case

- Biều diễn kịch bản cho use case “ Đăng nhập”

Biểu đồ 3 6:Biểu đồ Usecase đăng nhập

Tên Use case Use case “Đăng nhập”

Tác nhân

chính

Nhân viên quản lí nhân sự, nhân viên kế toán, nhân viên, banlãnh đạo

Điều kiện

vào

Tác nhân đăng nhập vào hệ thống

Điều kiện ra Tiến hành thành công các chức năng và đưa kết quả theo mục

đích đăng nhập của các tác nhân khác nhau

Sự kiện chính - Tác nhân truy cập vào hệ thống quản lí nhân sự của công ty

- Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị giao diện đăng nhập

- Tác nhân đăng nhập tài khoản bao gồm tên người dùng vàmật khẩu

- Hệ thống nhận thông tin đăng nhập, kiểm tra thông tin vàthông báo đăng nhập thành công

- Đăng nhập kết thúc

- Tác nhân tiếp tục thực hiện các chức năng khác nhau và thoátkhỏi hệ thống sau khi đã hoàn thành

Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra thông báo sai thông tin người dùng hoặc mật

khẩu khi nhập sai dữ liệu Lúc này, tác nhân có thể nhấn nút quênmật khẩu để thay đổi mật khẩu mới hoặc thoát khỏi hệ thống nếukhông muốn tiếp tục thực hiện

Bảng 3 4: Kịch bản cho use case “Đăng nhập”

- Biểu diễn use case “Thêm hồ sơ nhân viên”

Tên use case Use case “Thêm hồ sơ NV”

Nhân viên đăng nhập vào hệ thống thành công

Điều kiện ra Hồ sơ mới của nhân viên được thêm và lưu trữ trong hệ thống

Sự kiện chính - Nhân viên quản lí nhân sự chọn form quản lí hồ sơ nhân viên

ở hệ thống

- Hiển thị form quản lí hồ sơ nhân viên

- Nhân viên quản lí nhân sự chọn mục thêm hồ sơ nhân viên

- Hiển thị form thêm hồ sơ nhân viên

- Yêu cầu nhập thông tin nhân viên mới

- Nhân viên quản lí nhân sự nhập thông tin nhân viên mới

- Hệ thống kiểm tra thông tin, xác nhận lại thông tin

- Nếu thông tin hợp lệ, hồ sơ thông tin nhân viên mới sẽ đượclưu vào CSDL