Bảng 1.9 Bảng điều tra mức độ cần thiết phải triển khai phần mềm mới tại công ty cổ phần ACS Solutions 15 Bảng 2.1 Bảng thống kê nguồn lực Công ty ACS Solutions theo phòng ban 16 Bảng 2.
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để mở đầu, em xin dành đôi lời để cảm ơn những người đã giúp đỡ em hoànthành khóa luận tốt nghiệp này Những người mà nếu không có họ, bài khóa luận này
sẽ không thể hoàn thành được
Thời gian hai tháng để xây dựng khóa luận tốt nghiệp có thể không dài.Nhưngtrong thời gian này, em đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ rất nhiều người
Những kiến thức cùng kinh nghiệm mà họ truyền cho em sẽ mãi là hành trang emmang theo trên con đường trưởng thành xây dựng đất nước
Xin chân thành gửi lời cảm ơn đến:
Thạc sĩ Lê Việt Hà Giảng viên Bộ môn Tin Học Giáo viên hướng dẫn khóa luậntốt nghiệp: Cảm ơn cô đã hướng dẫn em trong quá trình thực tập tốt nghiệp và thựchiện bài khóa luận này
Chú Lê Văn VĩnhGiám đốc công ty cổ phần ACS Solutions: Cảm ơn chú đã hỗtrợ cháu trong quá trình thực tập và thu thập thông tin viết khóa luận tốt nghiệp
Toàn bộ các thầy cô giáo thuộc khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế – TrườngĐại học Thương mại: Cảm ơn các thầy, các cô đã dạy dỗ em suốt những năm học vừaqua Em sẽ không ngừng cố gắng để không phụ công dạy dỗ của thầy cô.Gia đình, bạn
bè và đồng nghiệp: Những người luôn động viên và giúp đỡ em để em có thể đạt đượcthành tích như ngày hôm nay
Trang 2MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH vi
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 2
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 2
1.2 Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước 3
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
1.5 Kết cấu khóa luận 5
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS
6
2.1 Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp (Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê) 6
2.1.1 Các thành phần của kế toán 8
2.1.2 Các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán 9
2.1.3 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 14
2.1.4 Phân loại phần mềm kế toán (theo tác giả Phan Quốc Khánh, Công ty FAST, 01-2010)
15
2.1.5 So sánh ưu, nhược điểm của một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay 18
2.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp .19
2.3 Quy trình triển khai phần mềm kế toán 20
2.3.1 Định hướng và tìm giải pháp 20
2.4 Các bước để triển khai một phần mềm kế toán 22
2.5 Tổng quan nghiên cứu 24
2.6 Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions 25
2.6.1 Giới thiệu về công ty cổ phần ACS Solutions 25
2.6.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty 28
2.6.3 Đối tác và khách hàng 29
2.7 Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty 30
2.7.1 Quy trình triển khai và cài đặt phần mềm kế toán tại công ty 30
2.8 Đánh giá thực trạng cơ sở hạ tầng và triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions 34
2.8.1 Trang thiết bị phân cứng 34
2.8.2 Phần mềm 34
2.8.3 Con người 38
Trang 32.8.4 Cơ sở hạ tầng HTTT trong doanh nghiệp 40
2.9 Đánh giá chung về thực trạng triển khai và cài đặt phần mềm Cyber Accounting tại Công Ty Cổ Phần ACS Solutions 41
2.9.1 Ưu điểm 41
2.9.2 Nhược điểm 41
2.9.3 Bài học kinh nghiệm 43
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS 46
3.1 Định hướng phát triển nghiên cứu của doanh nghiệp trong giai đoạn 2018- 2025 46
3.2 Đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS Solutions 46
3.2.1 Quy trình triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting 46
3.2.2 Các bước thực hiện phần mềm kế toán Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS Solutions 47
3.3 Đề xuất một số giải pháp để phát triển quy trình triển khai phần mềm Cyber Accounting tại công ty cổ phần ACS Solutions 52
KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 5DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH
1 Hình 1.1 Các phân hệ, chức năng của phần mềm kế toán
2 Hình 1.2 Mô hình tổng quát HTTT kế toán
3 Hình 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của công ty ACS
8 Bảng 1.3 Bảng so sánh ưu, nhược điểm của các phần mềm kế
toán thông dụng hiện nay
9 Bảng 1.4 Các bước chuyển đổi dữ liệu
10 Bảng 1.5 Các phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ CSDL cũ sang
Trang 6Bảng 1.9 Bảng điều tra mức độ cần thiết phải triển khai phần mềm mới
tại công ty cổ phần ACS Solutions
15 Bảng 2.1 Bảng thống kê nguồn lực Công ty ACS Solutions theo phòng ban
16 Bảng 2.2 Kết quả điều tra khảo sát và phỏng vấn về hệ thống quản lý dự án hiện tại của công ty cổ phần ACS Solutions
17 Biểu đồ 1.1 Biểu đồ điều tra mức độ cần thiết phải triển khai phần mềm mới tại công ty cổ phần ACS Solutions
18 Biểu đồ 1.2 Mức độ cần thiết xây dựng của các phần mềm trong công ty ACS
19 Biểu đồ 1.3 Tỷ lệ nhân lực trong công ty cổ phần ACS Solutions
Trang 7LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thếgiới Nền kinh tế nước ta cũng đã có những chuyển biến mạnh mẽ do có sự đổi mớikinh tế chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường
có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa
Kinh tế thị trường xuất hiện với những ưu điểm vượt bậc đã tạo cho nền kinh tếđất nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng có nhiều cơ hội phát triển mới Tuynhiên nền kinh tế nước ta cũng đặt ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp thuộc mọithành phần kinh tế Do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức linh hoạt trong quátrình tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh để có hiệu quả cao nhất
Kế toán là một công cụ quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý các hoạtđộng của doanh nghiệp, thông qua các số liệu trên sổ sách kế toán mà người quản lý cóthể nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào Với tư cách làcông cụ quản lý kinh tế, kế toán đã và đang cần có sự đổi mới không chỉ dừng lại ởviệc ghi chép và lưu trữ các dữ liệu mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống thôngtin quản lý Do đó kế toán về mặt bản chất là hệ thống đo lường xử lý và truyền đạtnhững thông tin có ích làm căn cứ cho các quyết định kinh tế cho nhiều đối tượng khácnhau ở bên trong và cả bên ngoài doanh nghiệp Việc thực hiện công tác kế toán tốthay xấu đều ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý
Công tác kế toán ở công ty có nhiều khâu, nhiều phần hành giữa chúng có mồiliên hệ mật thiết, hữu cơ gắn bó với nhau tạo nên một hệ thống quản lý có hiệu quả.Tuy nhiên, tại công ty ACS Solutions hiện nay các vẫn còn những nghiệp vụ kế toánbất cập như mất rất nhiều thời gian để nhập và sửa thông tin, tính toán sai vì vậy qua
thời gian thực tập tại CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS nhận thức được vấn
đề nêu trên nên em chọn đề tài “ XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS”
Thực hiện đề tài, nội dung trình bày có kết cấu gồm 3 chương sau:
CHƯƠNG 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu
CHƯƠNG 2: : Cở sở lý luận về phần mềm kế toán và thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
CHƯƠNG 3: Định hướng nghiên cứu và đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
Trang 8CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp đã không còn gì
xa lạ Đây được coi là giải pháp tối ưu trong việc khắc phục các vấn đề về nhân lựctrong lĩnh vực kế toán
Nếu như trước đây, kế toán thiếu thốn rất nhiều thời gian để hoàn thành côngviệc và thường xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện, thì nay với sự hỗ trợ của phầnmềm kế toán thì người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnhsửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lưu trữ, tínhtoán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điềunày đã góp phần tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp
So với việc dùng nhiều nhân sự để ghi chép hạch toán hàng ngày, phần mềm kếtoán có thể:
- Sản xuất tài liệu tự động nhanh chóng và chính xác hoá đơn, ghi chú tín dụng,đơn đặt hàng, báo cáo in ấn và các tài liệu biên chế đều được thực hiện tự động
- Độ chính xác cao: Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm khigây ra lỗi Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thôngtin sai lệch từ ban đầu
- Update thông tin các hồ sơ kế toán được tự động cập nhật và số dư tài khoản (ví
dụ như tài khoản khách hàng) sẽ luôn luôn được cập nhật kịp thời
- Hiệu quả sử dụng tốt hơn các nguồn tài nguyên và thời gian, dòng tiền sẽ đượccải thiện thông qua thu nợ tốt hơn và kiểm soát hàng tồn kho
- Tiết kiệm chi phí – phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viênlàm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.Bên cạnh đó, việc sử dụng giải pháp phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệpgiải quyết bài toán về dùng người, cụ thể:
- Việc cập nhật về chế độ kế toán hiện hành có thể sẽ không được kịp thời, đặcbiệt là đối với những kế toán viên mới vào nghề và chưa có nhiều kinh nghiệm
- Nhân sự có thể sẽ bị thay đổi vì nhiều lý do ảnh hưởng đến doanh nghiệp thìbây giờ việc ấy cũng đơn giản hơn nhiều, điều này tiết kiệm khá nhiều thời gian và chiphí
Với những lợi ích này thì ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đến việc đầu
tư cho mình những phần mềm kế toán để hỗ trợ tốt cho công việc Tùy thuộc vào quy
mô, ngành nghề hay mức ngân sách… mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mìnhnhững phần mềm kế toán khác nhau
Trang 9Được thành lập năm 2008, sau hơn 10 năm hoạt động, Công ty cổ phần ACSSolutions đã vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu của Việt Nam vềcung cấp dịch vụ quản lý cân xe tải và hệ thống People Counting, sản phẩm của Công
ty đã chiếm lĩnh đáng kể thị trường trong nước
Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn
do sự bất cập trong việc sử dụng phần mềm kế toán như tính toán sai làm thất thoát tàisản của công ty,… Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong hoạt động kế toán,công ty đã đưa ra giải pháp xây dựng và triển khai một phần mềm kế toán mới chocông ty Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại quy trình triển khai mới chỉ xuất hiện, nhânviên thuộc bộ phận này hầu hết còn thiếu kinh nghiệm và năng lực để xây dựng mộtquy trình kế toán thật sự hiệu quả
Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để xây dựng và triển khai một phầnmềm kế toán, trên cơ sở đó xây dựng phần mềm kế toán để có thể mang lại hiệu quảcông việc cho công ty Hiện nay trên thị trường có một số phần mềm kế toán phổ biếnnhư: Phần mềm kế toán MISA, phần mềm kế toán FAST, Phần mềm kế toán Effect,phần mềm kế toán AsiaSoft, phần mềm kế toán AccNet,…
Để sử dụng những phần mềm này trong công ty cần phải chi trả phí sử dụng, tuynhiên những phần mềm này không thật sự phù hợp với hoạt kinh doanh của công ty,
và có nhiều phần dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trong công
ty Vì vậy khóa luận đề xuất việc xây dựng quy trình triển khai phần mềm kế toán choCông ty CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS sao cho phù hợp với hoạt động công ty, tậndụng CSDL nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa học tập trung đem lại hiệuquả cao
1.2 Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước
Nhận định về tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam trongnăm 2013, hầu hết các công ty phần mềm đều cho rằng năm nay Doanh Nghiệp sẽ tiếptục hạn chế chi tiêu như đã tiến hành từ năm 2012 do tình hình kinh tế vẫn khó khăn.Một số công ty cung cấp phần mềm kế toán đã khẳng định doanh thu của họ 3 năm trởlại đây (từ 2010 đến nay) khá ổn định, Thường tăng trưởng ở mức 20%-30% Đi theo
xu hướng phần mềm kế toán ngày càng thông minh hơn là phần lớn các nhà sản xuất,cung cấp phần mềm đã có tên tuổi, có nhiều khách hàng như MISA, AME, Fast….Phần mềm kế toán hiện nay đã có nhiều phát triển trên nền Web Nếu như trước đâyphần mềm kế toán chủ yếu được bán dưới dạng đóng gói với chi phỉ khoảng vài chụctriệu đồng/bản Thì nay, cùng với xu hướng ảo hóa và điện toán đám mây, nhiều doanhnghiệp chuyển sang cung cấp trên nền web hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ cho thuêtheo năm Chi phí sản phẩm phần mềm ngày càng thấp sẽ tạo điều kiện cho DoanhNghiệp tin học hóa các hoạt động mà không bị áp lực về việc đầu tư cho CNTT Khi chọn lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân
Trang 10nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệphay không Tuy nhiên, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tượng, khôngthể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn thông qua giới thiệuhoặc dựa vào thương hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp Việc lựa chọn đúng phần mềm
kế toán nào cùng với việc tiến hành cài đặt và triển khai ra sao là câu hỏi khó trả lờidành cho nhiều doanh nghiệp Đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiềubiến động trái chiều, các doanh nghiệp Việt Nam lại càng gặp khó khăn trong việc lựachọn giải pháp kế toán sao cho phù hợp Nghiệp vụ kế toán đối với doanh nghiệp có ýnghĩa sống còn, bất kỳ lựa chọn sai lầm nào cũng có thể dẫn đến những hậu quảnghiêm trọng cho bản thân doanh nghiệp, thậm chí có thể kéo theo các ảnh hưởng xấutới toàn bộ nền kinh tế Bài khóa luận này sẽ là một tham khảo tốt giúp các tổ chức, cánhân có cái nhìn chân thực hơn về việc triển khai và cài đặt một phần mềm kế toánchuyên nghiệp, từ đó, đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của mình
Phần mềm Cyber Accounting được ra đời vào năm 2006 và phát triển bởi chú LêVăn Vĩnh cùng các đồng nghiệp tại công ty phần mềm Cyber Soft Cyber Accounting
đã trở thành một phần mềm hàng đầu thuộc khối phần mềm kế toán
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phần mềm kế toán trong doanhnghiệp như: khái niệm, thành phần, các phần mềm kế toán phổ biến trong doanhnghiệp…
- Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về kế toán, các bước để triển khai mộtphần mềm kế toán nói chung, của công ty cổ phần ACS Solutions nói riêng
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình triển khai phần mềm kế toán tạicông ty, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng cụ thể nhằm hòa thiệnphần mềm kế toán cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động kinh doanhtại công ty, đem lại hiệu quả trong công việc
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là: Phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
Đề tài sẽ tập chung nghiên cứu hai vấn đề chính:
Thứ nhất: Hệ thống phần mềm kế toán tại Công ty cổ phần ACS Solutions Thứ hai: Tiến hành xây dựng và triển khai phần mềm kế toán cho công ty sau
quá trình nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:
Về không gian: Tìm hiểu phần mềm kế toán của công ty cổ phần ACS Solutions
Về thời gian: Thời gian kéo dài từ 31/12/2018 đến 25/04/2019 Các số liệu thu
thập được lấy trong khoảng thời gian 2 năm trở lại đây cụ thể từ năm 2016 đến 2017,
Trang 11kết hợp các nhận xét các con số thu thập được thông qua phiếu khảo sát trong tháng9/2018.
Về nội dung: Do thời gian không cho phép nên đề tài sẽ chỉ tập trung nghiên cứunhững chức năng cụ thể đặt ra cho việc liên quan tới phần mềm kế toán như: việc triểnkhai và cài đặt phần mềm kế toán tại công ty, các ưu, nhược điểm của quy trình triểnkhai phần mềm kế toán tại công ty, và đưa ra giải pháp cho công ty
1.4.3 Phương pháp thực hiện đề tài
Phương pháp thực hiện đề tài là phát phiếu điều tra về tình hình ứng dụng côngnghệ thông tin, hệ thống thông tin trong công ty
Phần đầu: thông tin về doanh nghiệp
1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
2 Phần mềm hệ thống
3 Phần mềm ứng dụng trong hoạt động của công ty
4 Quản trị cơ sở dữ liệu
Phiếu điều tra bằng (bảng câu hỏi - Questionnaire) là một công cụ thường đượcdùng để ghi chép các ý kiến của khách hàng trong phương pháp phỏng vấn Phiếu điềutra là một bảng các câu hỏi mà người được phỏng vấn cần trả lời Việc biên soạn mộtbảng câu hỏi phù hợp là một vấn đề quan trọng trong phương pháp này Các câu hỏiphải được đặt rõ ràng, tránh hiểu nhầm, tránh những câu hỏi tế nhị khó trả lời
Hình thức câu hỏi trong phiếu điều tra có câu hỏi đóng và câu hỏi mở
- Câu hỏi đóng là câu hỏi có sẵn phương án trả lời Đó là những câu hỏi lựa mà
người điều phiếu chỉ được chọn một phương án, câu hỏi tùy chọn có thể chọn nhiềuhơn một phương án hay các câu hỏi lưỡng
- Câu hỏi mở là câu hỏi người điền phiếu tự đưa ra ý kiến phù hợp nhất để trả
lời câu hỏi Thông tin thu được từ câu hỏi dạng mở có tính chất sâu sắc thể hiện độchính xác, quan điểm của người trả lời vì vậy có độ tin cậy cao
Đối tượng điều tra là các cán bộ công, nhân viên các bộ phận chức năng khácnhau trong công ty cổ phần ACS Solutions
Ngoài phương pháp phát biểu điều tra còn sử dụng phương pháp quan sát thực tế,phương pháp phỏng vấn ban lãnh đạo công ty
1.5 Kết cấu khóa luận.
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
Chương 1 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương 2 Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán và thực trạng triển khai phần mềm
kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions
Chương 3 Định hướng nghiên cứu và đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kếtoán tại công ty cổ phần ACS Solutions
Trang 12CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG
TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS.
2.1 Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp (Theo Giáo trình
HTTT kế toán – NXB Thống kê)
a, Thông tin kế toán:
Khái niệm thông tin kế toán: “Thông tin kế toán là các thông tin có được từ các nghiệp vụ hạch toán kế toán hay là những thông tin có được do hệ thống kế toán
xử lý và cung cấp.” Thông tin kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong kinh doanh và dịch vụ thương mại; tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có thể trở thành thông tin kế toán Để trở thành thông tin kế toán, một thông tin phải đáp ứng được các điều kiện và yêu cầu sau:
- Các điều kiện để một thông tin trở thành thông tin kế toán:
+ Là thông tin kế toán tài chính
+ Là thông tin hiện thực, đã xảy ra
+ Là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ, hóa đơnhợp lý, hợp lệ
+ Là thông tin có giá trị pháp lý
+ Việc lập và lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp thông tin và truyềntin đến người ra quyết định
Để thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và hữu ích trong việc raquyết định, theo điều 6 của Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán 01 – Chuẩn mựcchung, thông tin kế toán phải thoả mãn 3 điều kiện sau :
- Thứ nhất, thông tin kế toán phải dễ hiểu Điều này yêu cầu thông tin được trìnhbày trong các báo cáo tài chính do kế toán cung cấp phải dễ hiểu đối với tất cả nhữngngười sử dụng có kiến thức ở mức trung bình về kế toán, về kinh tế và tài chính Nóicách khác, các báo cáo kế toán phải được lập và trình bày sao cho những người sửdụng có thể đọc và hiểu được các con số, các chỉ tiêu và các mối quan hệ trong các báocáo này
- Thứ hai, thông tin kế toán phải đáng tin cậy, tức là phải trung thực, khách quan vàđầy đủ Chỉ có những thông tin phản ánh trung thực hiện trạng tài chính và hoạt động củadoanh nghiệp đúng như nó đã xảy ra, không sai lệch so với thực tế, không xuyên tạc bópméo thông tin, phản ánh đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp,không được bỏ sót thì mới đảm bảo tính đáng tin cậy của thông tin
- Thứ ba, thông tin kế toán phải đảm bảo có thể so sánh được Điều này yêu cầu
doanh nghiệp phải sử dụng thống nhất các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kế
Trang 13toán trong suốt kỳ kế toán Nếu kỳ sau có thay đổi phải giải trình rõ ảnh hưởng củaviệc thay đổi này đến các báo cáo tài chính như thế nào để người sử dụng thông tin cóthể so sánh các báo cáo giữa các kỳ khác nhau.
b, Khái niệm phần mềm kế toán:
Khái niệm Phần mềm kế toán: “Là hệ thống các chương trình máy tính dung để
tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo
kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.” (Theo giáo trình
Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009)
Hình 1.1 : Các phân hệ, chức năng của phần mềm kế toán
(Theo Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009)
c, Khái niệm hệ thống thông tin kế toán:
_ Khái niệm HTTT kế toán:“HTTT kế toán là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định về kế toán tài chính, HTTT kế toán là HTTT có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán.”
Hệ thống thông tin kế toán được chia làm năm phần chính: Phần cứng, phầnmềm, hệ thống mạng, nhân lực, dữ liệu Trung tâm của HTTT kế toán là quy trình xử
lý kế toán, năm thành phần chính trên hoạt động xung quanh quy trình xử lý và có tácđộng qua lại với nhau Một HTTT kế toán có thể được biểu diễn bằng mô hình sau:
Trang 14Hình 1.2 Mô hình tổng quát HTTT kế toán
(Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê)
- Chức năng của hệ thống thông tin kế toán:
Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàngngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác
+ Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khácnhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng
Tiền mặt (TK111)
Tiền gửi ngân hàng (TK112)
Tiền đang chuyển (TK113)
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty liên quan đến tiền mặt (TK 111),tiền gửi ngân hàng (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) thì kế toán có nhiệm vụ lậpchứng từ phát sinh của nghiệp vụ này (bao gồm: phiếu thu-phiếu chi, viết sec, lập ủynhiệm chi…) Dựa vào những chứng từ trên kế toán tiến hành ghi sổ và theo dõi biến
Trang 15động của những tài khoản này.
b, Kế toán Vật tư – Tài sản:
Vật tư hàng hóa tồn kho là tài sản được quản lý chặt chẽ trong doanh nghiệp Vớinhững doanh nghiệp thương mại và sản xuất, sẽ tùy vào khả năng quản lý, cũng nhưnhân sự và lĩnh vực kinh doanh của mình để có quy trình xuất kho cho mình Nhữngquy trình này phải đảm bảo yêu cầu quản lý, nhưng không gây cản trở, vẫn đảm bảothuận tiện trong công tác kinh doanh
c, Kế toán Thanh toán:
- Kế toán thanh toán được khái quát là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi
- Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong vàbên ngoài doanh nghiệp
d, Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ:
- Kế toán nguồn kinh phí là nguồn hình thành TSCĐ, nguồn kinh phí hoạt động,đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí cho các dự án, các loại vốn, quỹ
e, Kế toán các khoản thu – chi:
- Kế toán thu chi là người quản lý các chứng từ thu chi vào ra của doanh nghiệp,chứng từ này là cơ sở để chứng minh và giải trình với cơ quan thuế về những chi phíphát sinh liên quan đến những cơ quan khác Vì thế khi làm kế toán thu chi bạn cầnphải hết sức chú ý đến các chứng từ liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp,
có cách sử lý tốt đối với các trường hợp bất khả kháng
2.1.2 Các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một thành phần của HTTT kế toán, nằm trong thành phầnchính thứ 3 – Phần mềm – trong mô hình HTTT kế toán đã biểu diễn phần trước và được phân vào loại phần mềm chuyên dụng Phần mềm kế toán phục vụ cho quá trình
xử lý thông tin kế toán, hỗ trợ tăng tốc độ và hiệu quả quá trình xử lý thông tin kế toánlên so với các phương pháp xử lý truyền thống
Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có thể trở thành phần mềm kế toán,
để được coi là một phần mềm kế toán hoàn thiện, phần mềm kế toán phải đáp ứngđược các tiêu chuẩn và yêu cầu sau đây:
Trang 16Bảng 1.1 Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành
phần mềm kế toán
hỗ trợ cho người sử dụng
tuân thủ các quy định của
Nhà nước về kế toán; khi
kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khácvào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tínhtheo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ cácchứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúngmẫu quy định Chứng từ kế toán điện tử được sửdụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toánphải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán
và các quy định riêng về chứng từ điện tử
b Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kếtoán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng vàphương pháp kế toán được xây dựng trong phầnmềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế
độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạtđộng và yêu cầu quản lý của đơn vị Việc mãhóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản vàcác đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thốngnhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việctổng hợp và phân tích thông tin của ngành vàđơn vị
c Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán đượcxây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phảiđảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kếtoán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toánvới nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếutheo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế
Trang 17toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các
sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ
đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khichuyển số dư từ sổ này sang sổ khác Đơn vị kếtoán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào
sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị
d Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chínhđược xây dựng trong phần mềm kế toán khi in raphải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháptính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ
kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực.Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảotính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp sốliệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và cácđơn vị khác có liên quan
e Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số vàchữ viết trong kế toán trên giao diện của phầnmềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định củaLuật Kế toán Trường hợp đơn vị kế toán cần sửdụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thểthiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản songsong bằng tiếng nước ngoài nhưng phải thốngnhất với phiên bản tiếng Việt Giao diện mỗimàn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìmkiếm
f In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toánđược in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủyếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thốngnhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và sốliệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chínhđược in ra từ máy để lưu trữ Thời hạn lưu trữ tàiliệu kế toán trên máy được thực hiện theo quyđịnh về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiệnhành Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toánphải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thểđọc được các tài liệu lưu trữ
Trang 182 Phần mềm kế toán phải có
khả năng nâng cấp, có thể
sửa đổi, bổ sung phù hợp
với những thay đổi nhất
b Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổinội dung, phương pháp hạch toán đối với các tàikhoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể
bỏ bớt các tài khoản không sử dụng mà khôngảnh hưởng đến hệ thống
c Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửađổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ
kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưngphải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ
kế toán khác Có thể loại bỏ bớt sổ kế toánkhông sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệthống
d Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nộidung, cách lập và trình bày báo cáo tài chính đãđược sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớtbáo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnhhưởng đến hệ thống
b Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán
c Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và
Trang 19ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
có trách nhiệm không thể truy cập vào công việccủa người khác trong phần mềm kế toán của đơn
vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý
b Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tácđộng của thao tác đó,
c Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán
về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã được truycập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống
d Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường hợp phát sinh sự cố
kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng
khi đưa vào sử dụng phải
được đặt tên, thuyết minh
Trang 20đưa vào sử dụng phải có
tài liệu hướng dẫn cụ thể
kèm theo để giúp người
sử dụng vận hành an toàn,
có khả năng xử lý các sự
cố đơn giản
chức, cá nhân ngoài đơn
vị kế toán cung cấp phải
được bảo hành trong thời
hạn do hai bên thỏa thuận,
ít nhất phải hoàn thành
công việc kế toán của một
năm tài chính
(Theo thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về
việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán")
Tóm lại, có thể hình dung phần mềm kế toán như sau:
Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổnghợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc
Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành Độchính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công
2.1.3 Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
- Hỗ trợ cho kế toán viên:
Kế toán viên giờ đây không còn phải thực hiện việc tính toán bằng tay và cũngkhông cần phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết như trước nữa mà chỉ cần nắm vữngđược quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác Điều này rất hữuích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ
- Hỗ trợ cho kế toán trưởng:
Kế toán trưởng giờ đây đã có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việctổng hợp đối và chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán ngoài ra còn có thể cung cấp tức thìđược bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi đượcyêu cầu
- Hỗ trợ cho giám đốc tài chính:
Giám đốc tài chính đã có thể cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính củadoanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng qua đó có thể hoạchđịnh và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính
Trang 21xác và nhanh chóng
- Hỗ trợ cho giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệpkhi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuấtkinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả, qua đó tiết kiệm được nhânlực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trịthương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư
2.1.4 Phân loại phần mềm kế toán (theo tác giả Phan Quốc Khánh, Công ty
FAST, 01-2010)
- Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp
Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toánthường phân thành 3 loại sau:
+ Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn
+ Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa
+ Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
Đối với phần mềm kế toán thì “quy mô” của doanh nghiệp có thể quy về “quymô” của phòng kế toán Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượngnghiệp vụ phát sinh càng nhiều và đòi hỏi càng nhiều số nhân viên kế toán Như vậy
có thể phân loại phần mềm kế toán theo quy mô người sử dụng như sau:
+ Phần mềm kế toán “nhỏ”, đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng người
Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử
lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm Các yêu cầu về báo cáoquản trị nhiều hơn Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phântán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thôngqua đường truyền internet
Trang 22Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượnggiao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với sốlượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người.
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm một size (kích cỡ) lại phù hợp với tất cảcác doanh nghiệp với size khác nhau
Ví dụ, một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa thì sẽ chật chội đốivới doanh nghiệp lớn và quá rộng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ
- Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề
Có một số phần mềm được thiết kế và phát triển để phục vụ công tác kế toán củamột chuyên ngành nào đó Như vậy theo nghiệp vụ chuyên sâu theo ngành nghề thì cóthể có các phần mềm chuyên ngành như sau:
+Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp
+Phần mềm kế toán chuyên ngành dịch vụ
+Phần mềm kế toán chuyên ngành thương mại
+Phần mềm kế toán chuyên ngành sản xuất
+Phần mềm kế toán chuyên ngành dược
+Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc
+Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển, logistics
+Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp có khả năng theo dõi các phát sinhliên quan đến từng dự án, công trình, hạng mục công trình; cho phép so sánh giữa dựtoán và thực tế thực hiện…
+Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc sẽ có khả năng theo dõi, ví dụ, áotheo kích cỡ, mầu…
Thông thường một phần mềm kế toán “không chuyên ngành” áp dụng cho mộtngành nghề đặc thù sẽ đòi hỏi phải chỉnh sửa nhiều mới đáp ứng được các yêu cầu đặcthù của ngành nghề Việc này sẽ đòi hỏi thời gian, chi phí và tổng giá mà doanhnghiệp phải trả thường sẽ cao Ngoài ra sẽ có khó khăn trong việc nâng cấp mỗi khi cóphiên bản mới, vì nhà cung cấp chỉ nâng cấp sản phẩm chung chứ không nâng cấpnhững chỉnh sửa cho từng doanh nghiệp khách hàng cụ thể Muốn nâng cấp thì lại cầnthời gian và chi phí
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm tổng quát lại đáp ứng với các yêu cầu đặcthù ngành nghề của các doanh nghiệp khác nhau Có áo mặc đi chơi, áo mặc đi làm, áomặc ngày lễ… thì cũng có phần mềm chuyên ngành dệt may, phần mềm chuyên ngànhxây dựng… Vẫn có thể dùng 1 kiểu áo cho nhiều trường hợp khác nhau, nhưng sẽ phùhợp hơn nếu có những kiểu áo riêng cho từng trường hợp đặc thù Với phần mềm kếtoán cũng vậy
Trang 23- Cách phân loại
Bảng 1.2 Cách phân loại phần mềm kế toán
(Nguồn: )
Phân loại theo bản
chất nghiệp vụ kinh
tế phát sinh
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng Front Office Accounting): Là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng Tùy từng lĩnh vực
và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho
Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting): Sử dụng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý
và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tàichính
Phân loại theo hình
thức sản phẩm
Phần mềm đóng gói: Là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộđĩa cài phần mềm
Phần mềm kế toán đặt hàng:
Là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có
mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên nhữngyêu cầu cụ thể
Trang 242.1.5 So sánh ưu, nhược điểm của một số phần mềm kế toán thông dụng hiện nay Phần mềm kế
và bám sát chế
độ kế toán hiệnhành Fast có một hệ thống bẩm đa dạng, người dùng có thể yên tâm về
đề nghị quản lýcủa mình (bẩm quản trị và báo cáo tài chính)
- Tốc độ xử lý rất nhanh Cho phép kết xuất mỏng ra Excell với mẫubiểu sắp đặt đẹp
- Sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị Không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác Dễ dàng truy xuất thông
- Các dòng sảnphẩm của MISA đều là các phần mềm đóng gói, mangtính phổ thông,thích hợp với các doanh nghiệp có quy
mô nhỏ, không cần mỏng kiểu quản trị nhiều
Phần mềm Misa đơn giản,
dễ học, dể dùng, hình ảnh giao diện thân thiện
- Giao diện trực giác dễ sử dùng, Hệ thốngvắng đa dạng, làm tới đâu xem mỏng tới
đó, chỉnh sửa trực tiếp trên bất kỳ thưa nàonhờ hệ thống truy xuất ngược, tùy chọn thưa theo báo Quản trị vàmỏng tài chính
- Chỉ cần biết nghiệp vụ là làm được phần mềm kế toán VACOM, nhờ các phím hướng dẫn trựcgiác, 100% ít được kết xuất
ra excel, pdf nguyên mẫu
- Hỗ trợ mọi lúc mọi nơi chongười sử dụng,
có số Hotline riêng phục vụ ngoài giờ hành chính
– Thời gian làm quen nhanh chóng, nhận được sự
hỗ trợ nhiệt tình của công
ty Cyber Soft– Giảm thiểu thời gian làm việc lẫn công sức làm việc,
dễ dàng cho việc điều phối nhân sự
– Dễ sử dụng, thao tác đơn giản
– Lưu trữ dữ liệu xuyên suốtcác năm; Tra cứu nhanh chóng để tìm kiếm bất kì dữ liệu nào
– Đa chức năng
từ báo nghiệp
vụ kế toán cho đến báo cáo tài chính
– Khả năng bảomật cao, ít có sai sót
– Khi muốn cảitiến phần mềm,bạn có thể
Trang 25tin, bảo đảm
Cyber Accouting phiên bản Professional
Nhược điểm - Trong thao
tác thường xảy
ra lỗi nhỏ (không đáng kể) Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data
- Chỉ được phát triển với mục đích sử sụng cho doanhnghiệp vừa và nhỏ mang tính đơn giản, dễ hiểu, nhỏ gọn
- một số yêu cầu nhỏ đặc thùcủa doanh nghiệp không được đáp ứng
- Vẫn sẩy ra lỗitrong quá trình
sử dụng, và khicustormize theo đặc thù
- Thời gian đầu
sử dụng, kháchhàng cần sự hỗ trợ thường xuyên từ CyberSoft
Bảng 1.3 Bảng so sánh ưu, nhược điểm của các phần mềm kế toán thông dụng
2.2 Các điều kiện cơ bản để chuẩn bị cài đặt và triển khai phần mềm kế toán tại doanh nghiệp
- Thành phần tham gia:
Phân tích viên: Có vai trò đưa ra thiết kế phù hợp cho HTTT kế toán tại doanh
Trang 26nghiệp, xác định các yêu cầu dành cho phần mềm, chuyển hóa các yêu cầu này thànhtài liệu để thuận tiện cho việc xây dựng phần mềm.
Lập trình viên: Đóng vai trò xây dựng phần mềm sao cho phù hợp với HTTT củadoanh nghiệp, chuyển hóa các yêu cầu thu được từ phân tích viên thành chức năng trênphần mềm
Kỹ thuật viên: Truyền đạt cách cài đặt, sử dụng hay cách thực hiện các nghiệp
vụ trên phần mềm, đóng vai trò hỗ trợ cài đặt và triển khai phần mềm kế toán
- Điều kiện kỹ thuật: Đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanhsản xuất của doanh nghiệp
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình
độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán
Có quá trình sử dụng thử nghiệm (Trial/Demo) phần mềm mới trên quy mô thửnghiệm Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩncủa phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới tiến hành cài đặt
- Điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ về kế toán và tin học
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong quá trình triển khai phần mềm
kế toán (cần sự thống nhất giữa các bên)
Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu máy tính; chức năng, nhiệm vụcủa từng người trong quá trình triển khai và cài đặt phần mềm
- Tính thống nhất trong công tác kế toán:
Có kế hoạch cẩn thận với trường hợp tiến hành triển khai phần mềm kế toán đối vớicác đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc để đảm bảo thống nhất về số liệu
2.3 Quy trình triển khai phần mềm kế toán
2.3.1 Định hướng và tìm giải pháp.
- Lập thành tài liệu yêu cầu hệ thống:
- Doanh nghiệp cần phải định hướng và làm rõ những yêu cầu của mình là gì?không để thiếu sót thông tin yêu cầu trong quá trình lựa chọn (Các quy định, quytrình, thông tin trọng yếu, biểu mẫu và báo cáo kèm theo và kết quả cuối cùng cần có)tất cả cần làm rõ tránh sự thay đổi khi đã thống nhất giải pháp
Trang 27- Những yêu cầu cơ bản và chi tiết khi đã thống nhất xong cần lập thành tài liệuyêu cầu để dễ tìm hiểu và trao đổi khi khảo sát Điều quan trọng hơn hết là tránh việcthiếu yêu cầu để rồi giải pháp phải bổ sung hay thay đổi nhiều.
- Trao đổi minh bạch và hợp tác chặt chẽ cùng nhà cung cấp giải pháp:
- Khảo sát giải pháp và trao đổi yêu cầu rõ ràng với nhà cung cấp giải pháp.Mạnh dạn thay đổi nếu như thấy yêu cầu hay nguyên tắc đưa ra khó thực hiện với giảipháp phần mềm, đơn giãn hóa các quy trình và đưa vào phần mềm các bước cần thiết
để có hệ thống vận hành tối ưu nhất
- Điểm mấu chốt trong bước này là cần phải xác định “trọng tâm” Doanh nghiệpđang cần gì? muốn gì? mong đợi gì? Để đưa ra yêu cầu gì trong công việc hiện tại củamình đầy đủ và hợp lý nhất
- Đối với nhà tư vấn:
- Nhà cung cấp có rất nhiều giải pháp nhưng cũng cần tư vấn cho nhà quản lý lựachọn những giải pháp phù hợp và cần thiết nhất với yêu cầu của nhà quản lý, tránhtrường hợp yêu cầu cao hơn thực tế, hay không phù hợp ứng dụng hệ thống, do phầnmềm là một hệ thống tương tác đồng bộ và liên đới giữa nhiều quy trình với nhau, rồinhững yêu cầu chưa cần thiết sẽ làm một phần hệ thống không sử dụng tới, từ đó gâylãng phí không cần thiết, và có thể làm cho dự án gặp khó khăn thêm không đáng có,cũng sẽ dẫn tới đánh giá dự án không tốt vì một phần đầu tư không có hiệu quả
- Khi triển khai hệ thống
- Phải có “Trưởng dự án” của hai bên: để quản lý toàn bộ dự án, tạo ra sự
thuận lợi bằng cách thống nhất trao đổi thông tin giữa hai bên với nhau Trưởng dự án
sẽ theo dỗi xuyên suốt cho đến khi kết thúc dự án Với trưởng dự án, nên tránh đưa cáclãnh đạo quá cao, không thường xuyên bám xát dự án, vì như thế khó hỗ trợ cũng nhưđiều phối dự án
Cần có kế hoạch công việc chi tiết:
- Kế hoạch chi tiết là kế hoạch bám sát nội dung công việc hai bên đã thống nhất
- Rõ ràng về nhân sự phụ trách
- Thời gian thực hiện
- Các quy định
- Khi có sự thay đổi thì có nguyên tắc chung để thực hiện và giải quyết
- Bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc dự án đã đề ra
- Hai bên cần tương tác qua lại với nhau, bám sát kế hoạch và tuân thủ đúngnguyên tắc trong quá trình thực hiện dự án
- Thông báo các vấn đề phát sinh kịp thời
Các phát sinh phải được thông báo nhanh chóng và kịp thời như:
- Lỗi phát sinh, yêu cầu khác với nội dung đã thống nhất, các điểm phát sinh mới
Trang 28- Đổi ngày làm việc
- Chuyển nhân sự phụ trách
- Và các phát sinh khác về nội dung đã thống nhất (Vì vậy cần có 1 kênh liên lạcđược thống nhất, quy định thời gian, người thông báo, người tiếp nhận, xử lý và báolại kết quả)
Tìm hiểu rõ ràng về các phát sinh để có hướng giải quyết hợp lý, những phát sinhchính là yếu tố hay tạo ra sự thay đổi của kế hoạch công việc và dẫn tới hệ thống gặpkhó khăn khi triển khai, vì vậy quản lý sự thay đổi, phải hiểu cũng như bình tĩnh phântích và thống nhất với nhau cách giải quyết là điều rất quan trọng để dự án đảm bảothành công
Điểm lưu ý chung
+ Đối với đơn vị tiếp nhận:
- Trưởng dự án bám sát công việc xuyên suốt
- Việc tiếp nhận phần mềm cần phải giao đúng người, đúng việc, đúng phòngchức năng để việc sử dụng một cách có lợi nhất (Một số công ty nhân viên IT sẽ nắmhết về nghiệp vụ triển khai?)
- Giao việc cho từng nhân viên và làm rõ công việc để vận hành nhịp nhàng, vìphần mềm có tính tương tác cao nên các phần việc ảnh hưởng qua lại liên tục
- Khi có phát sinh cần thống nhất một ý kiến chung để có hướng giải quyết nhanh
và hiệu quả
- Những yêu cầu lặt vặt cũng như các lý do không tên (bận quá, chưa quen,không bằng dùng phần mềm này,…) Đơn vị tiếp nhận cần hiểu bản chất vấn đề, tạomọi điều kiện thuận lợi và hỗ trợ nhanh nhất cho bên cung cấp để dự án sớm hoànthành và đi vào hoạt động (Vì những lý do nhỏ như trên mà kéo dài dự án thì rất lãngphí thời gian và tiền bạc và không đáng có, nhưng không kiểm xoát thì chắc chắn nó sẽảnh hưởng không nhỏ tới dự án)
+ Đối với đơn vị triển khai dự án:
- Trưởng dự án bám sát công việc và tương tác với trưởng dự án đơn vị tiếp nhận
- Đơn vị triển khai phải hiểu rõ hệ thống, đặc trưng của khách hàng, tư vấn chitiết và thấu đáo hệ thống mà mình triển khai
- Tư vấn cải tiến khi có cách làm tốt hơn, nhưng luôn phải xuất phát từ thực tếcủa khách hàng, hài hòa cho mô hình và chi phí đầu tư
- Lập tài liệu hiện trạng và giải pháp rõ ràng để làm căn cứ triển khai
- Hiểu rõ các rủi ro để chủ động quản lý và có giải pháp thay thế khi phát sinh.Cần hiểu rõ doanh nghiệp và chọn giải pháp, nhà cung cấp phù hợp với các yếu
tố cần lưu ý để triển khai thành công nhất
2.4 Các bước để triển khai một phần mềm kế toán
Trang 29Để có thể vận hành phần mềm kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ
thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, nó có thể thay đổi gần như hoàn toànphương thức hoạt động của tổ chức Đây là một thách thức không nhỏ đối với doanhnghiệp.Vậy đâu là chìa khóa để triển khai một phần mềm kế toán thành công?
1 Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn củadoanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnhtranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống kế toán vàxác định phạm vi nghiệp vụ kế toán cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình pháttriển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự
2 Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp
Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế toánthành công ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn công
ty mình
Đối tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũngnhư văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trongquá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệthống vận hành chính thức
3 Nhân sự tham gia dự án
Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia
dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao
Giám đốc dự án: Thông thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược Đây
là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án
BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, nhữngngười này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống kế toán vàphân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành
hệ thống kế toán thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phùhợp với vận hành hệ thống kế toán
Quản trị dự án: Thông thường là giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ thôngtin quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế toán, là người có khảnăng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án
Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụcủa phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệthống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users)
4 Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi
ro khi triển khai phần mềm kế toán thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của
Trang 30của nhà cung cấp phần mềm kế toán Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xâydựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanhnghiệp trên thế giới Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phảituyệt đối tuân thủ quy trình Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thànhcông một dự án xây dựng phần mềm kế toán.
Khi doanh nghiệp mua hệ thống kế toán là đã mua các quy trình tích hợp và kinhnghiệm quản lý tiên tiến của nhà cung cấp Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứngdụng các quy trình chuẩn của hệ thống Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sảnxuất, kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì phải ứng dụng quy trình chuẩn đểthống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy và chi nhánhsản xuất
2.5 Tổng quan nghiên cứu
Với quá trình phát triển trên 100 năm của kế toán trên thế giới, khó có thể thông
kê được có bao nhiêu công trình nghiên cứu về kế toán Ngoài ra rào cản về ngôn ngữ
và khả năng truy cập internet cũng hạn chế sự tiếp cận của tác giả đến các công trìnhnghiên cứu
Thông qua nghiên cứu các tài liệu thu thập được, tôi xin tóm lược và trình bàymột số nghiên cứu tiêu biểu về kế toán như sau:
- Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung đã nghiên cứu về việc áp dụng phương
pháp kế toán chi phí theo hoạt động trên cơ sở thời gian (Time Driven ABC) chodoanh nghiệp Việt Nam (Nguồn: Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm toán Tháng9/2016, trang 3-13)
- Tác giả Nguyễn Thị Thanh Hải đã nghiên cứu về giải pháp nâng cao chất
lượng công bố thông tin kế toán của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứngkhoán Việt Nam (Nguồn: Sách chuyên khảo, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2015.)
- T.S Nguyễn Thị Hương Liên đã nghiên cứu về việc nâng cao chất lượng đào
tạo kế toán - kiểm toán bậc đại học ở Việt Nam (Nguồn: Kỷ yếu Hội thảo Khoa họcQuốc gia Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 79-85.)
- Tác giả Nguyễn Thị Phương Dung đã nghiên cứu về chuẩn mực kế toán quốc
tế về giảm giá trị tài sản (IAS 36) đối với tài sản cố định của doanh nghiệp và gợi ýcho Việt Nam (Nguồn: Hội thảo quốc tế "Kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh trongbối cảnh toàn cầu hóa"- ICYREB 2015- ĐH KTQD- Tháng 12/2015)
- Tác giả Trần Thế Nữ nghiên cứu về Giải pháp nào để nâng cao chất lượng
công tác kế toán hợp tác xã nông nghiệp? (Nguồn: Tạp chí Kếtoán Số 65/2007)
- Tác giả Đỗ Kiều Oanh nghiên cứu về Nhu cầu đào tạo kế toán kiểm toán với
khả năng cung ứng ở trường đại học kinh tế Đại học quốc gia Hà nội (Nguồn: Hội thảokhoa học của Trường Đại học kinh tế, 9/2008)
Trang 31- Tác giả Nguyễn Thị Hải Hà nghiên cứu về giải pháp nâng cao chất lượng
công bố thông tin kế toán của Doanh nghiệp Niêm yết trên thị trường chứng khoánViệt Nam (Nguồn: NXBKTQD 2015)
- Tác giả Phạm Ngọc Quang đã nghiên cứu về mối quan hệ giữa hành vi điều
chỉnh lợi nhuận và ý kiến kiểm toán không chấp nhận toàn phần (Nguồn: Hội thảoViệt Nam học lần thứ 5)
Trong các đề tài trên, mỗi tác giả nghiên cứu về một mặt, một vấn đề về kế toántại các doanh nghiệp khác nhau, các ngành nghề khác nhau Có tác giả nghiên cứu theophương pháp truyền thống, có tác giả lại nghiên cứu trên góc độ kế toán hiện đại Nhìnchung không có sự xung khắc hay bất đồng quan điểm nghiên cứu cũng như không có
sự tranh luận đáng nói nào về mặt lý thuyết, và đã có sự thống nhất giữa các tác giả
2.6 Thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions 2.6.1 Giới thiệu về công ty cổ phần ACS Solutions
Tên đơn vị : Công ty cổ phần ACS Solutions
Địa chỉ trụ sở: Tầng 5 tòa nhà C’ Land số 81 Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Niêm, Thành phố Hà Nội.
Số điện thoại: +84.4.35666 016
Fax: +84.4.35666 013
Website của công ty: http://www.acs.vn
Tổng giám đốc: Lê Văn Vĩnh
Loại hình công ty: Công ty cổ phần
Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm:
- Hệ thống People Counting và giải pháp phân tích hiệu quả hoạt động cho hệthống bán và trung tâm thương mại
- Phần mềm giải pháp quản lý cân xe tải
Trải qua chặng đường hình thành & phát triển, hiện nay ACS SOLUTIONS(ACS) được biết đến như một doanh nghiệp trẻ, năng động và đang dần khẳng định vịthế của mình trong thị trường giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp
Năm 2008, Công ty cổ phần ACS SOLUTIONS (ACS) được thành lập, do các kỹ
sư phần mềm, các chuyên gia tài chính kế toán, dựa trên kết hợp sự hiểu biết sâu sắc
về nghiệp vụ kinh tế, các quy trình quản lý của doanh nghiệp và khả năng của côngnghệ nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ cao theo yêu cầu đòi hỏi của thị trường ứngdụng công nghệ vào quản lý
Tháng 11/2009, Công ty chính thức cho ra mắt sản phẩm phần mềm đầu tiênmang tên Phần mềm cân điện tử tích hợp công nghệ nhận dạng biển số xe Các nămsau công ty luôn cải tiến, nâng cấp sản phẩm để đáp ứng tốt nhất nhu cầu thị trường vàthêm nhiều tính năng hiệu quả hơn
Trang 32Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của ACS luôn dành được giải thưởng sao khuêcủa hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – VINASA Sản phẩm của ACS đượchơn 2.000 khách hàng trên cả nước với nhiều loại hình sản xuất kinh doanh, quy môhoạt động cũng như hình thức sở hữu khác nhau sử dụng và tin dùng.
Đến nay ACS đã trên 50 CBNV với tinh thần làm việc luôn không ngừng hoànthiện quy trình kinh doanh, quản lý, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ dựa trên sự kếthợp giữa khả năng của công nghệ thông tin và sự hiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụkinh tế - các quy trình hệ thống cũng như kinh nghiệm triển khai nhằm cung cấp mộtgiải pháp thỏa mãn tối đa nhu cầu quản lý của khách hàng
ACS mong muốn trở thành một tổ chức có khả năng tự thân biến đổi, luôn tiến
về phía trước bằng sáng kiến và sự phấn đấu của mọi nhân viên, đem lại sự thịnhvượng cho khách hàng, đối tác, mỗi thành viên và cộng đồng – xã hội
+ Triết lý kinh doanh: Chúng tôi hiểu rằng mỗi sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng dùthành công đến đâu rồi cũng sẽ đến lúc lỗi thời, do đó sáng tạo không ngừng là conđường duy nhất tới sự thịnh vượng
+ Vị thế:
Số 1 Việt Nam về giải pháp quản lý cân xe tải
Số 1 Việt Nam về hệ thống People Counting và giải pháp tích hiểu quả hoạtđộng cho hệ thống bán và Trung tâm thương mại
Mục tiêu:
Giữ vững vị thế số 1 Việt Nam về quản lý cân xe tải, hệ thống Counting, phântích hiệu quả hoạt động bán lẻ
Vươn tới thị trường khu vực và thế giới
- Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần ACS SOLUTIONS quản lí theo mô hình chỉ đạo trực tiếp củahội đồng thành viên mà cao nhất là chủ tịch Hội đồng quản trị, đại diện pháp lý điềuhành công ty là giám đốc Cơ cấu bộ máy công ty gồm những bộ phận khác nhau, cómối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được giao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định,được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng khác nhau về vấn đề quản trịcủa doanh nghiệp
Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp theo hướng chức năngđược mô tả theo sơ đồ:
Trang 33Hình 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của công ty ACS SOLUTIONS
(Nguồn: Công ty cổ phần ACS Solutions)
Ban giám đốc: Giám đốc điều hành và 2 phó giám đốc: phó tổng giám đốc kinh
doanh và phó giám đốc kỹ thuật
- Giám đốc điều hành: Thay mặt Hội đồng quản trị điều hành trực tiếp mọi hoạt động thường xuyên trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mình Chịu trách nhiệm
trước Hội đồng quản trị về việc quản lý điều hành các công việc của công ty, phù hợpvới các mục tiêu, kế hoạch và ngân sách đã được Hội đồng quản trị phê chuẩn
Báo cáo kết quả đạt được và tình hình hoạt động, tình hình tài chính của công tyvới Hội đồng quản trị
- Phó tổng giám đốc kinh doanh: Hỗ trợ Tổng giám đốc trong hoạt động kinh doanh, tuyển dụng nhân sự trong kinh doanh Phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm
trước Hội đồng quản trị và tổng giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh trong phạm
vi quyền hạn của mình
Trang 34- Phó giám đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, về việc xây dựng và
phát triển phần mềm của công ty
Khối văn phòng: bao gồm 07 phòng chức năng : Phòng kinh doanh, phòngnghiệp vụ, phòng quản trị hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng giải pháp cácdoanh nghiệp, phòng bảo hành hỗ trợ khách hàng, và phòng nghiên cứu phát triển sảnphẩm
- Phòng kinh doanh và phát triển thị trường: Thực hiện các hoạt động kinh doanhnhư: Khảo sát đánh giá tiềm năng và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng; Mở rộng thịtrường sử dụng dịch vụ của Công ty; Tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt với kháchhàng, chăm sóc khách hàng định kỳ nâng cao uy tín chất lượng, dịch vụ của công ty
- Phòng nghiệp vụ: Khảo sát các quy trình nghiệp của khách hàng, tư vấn nghiệp
vụ - quy trình quản lý cho khách hàng, tư vấn và triển khai các giải pháp ERP
- Phòng quản trị hành chính : Tổ chức thực hiện công tác văn phòng, các thủ tụchành chính, lưu trữ hồ sơ; Sắp xếp, tổ chức các hoạt động trong công ty; Giám sát việcthực hiện quy chế của nhân viên và thực hiện công tác BHXH, BHYT đối với cơ quanquản lý nhà nước
- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức theo dõi công tác kế toán của công ty, quản lýcông nợ phải thu, phải trả và thanh quyết toán với cơ quan quản lý nhà nước
- Phòng giải pháp các doanh nghiệp : Tư vấn triển khai các hệ thống thông tinquản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp, cài đặt, đào tạo hướng dẫn sử dụng hệthống, thiết kế và phát triển sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng
- Phòng bảo hành và hỗ trợ khách hàng : Tư vấn, hỗ trợ khách hàng qua điệnthoại, E-mail, web hoặc trực tiếp tại trụ sở khách hàng khi có yêu cầu
- Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm: Nghiên cứu và phát triển sản phẩmmới dựa trên nền công nghệ mới và tiên tiến nhất đảm bảo sản phẩm của ACS luônđược nâng cao tiện ích, mở rộng các chức năng phân hệ cũng như nâng cao quản trịphân tích dữ liệu
2.6.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty
- Hệ thống quản lý xe tải ra vào i'Truk.
- Hệ thống đếm người People Counting.