Bài giảng Chức năng kiểm tra - TS. Bùi Quang Xuân

Bài giảng Chức năng kiểm tra trình bày những nội dung về tầm quan trọng của kiểm tra, tiến trình kiểm tra, các loại hình kiểm tra, các công cụ kiểm tra,... Với các bạn đang học chuyên ngành Quản lý thì đây là tài liệu tham khảo hữu ích.

KI M TRA TRONG  Ể

I. T M QUAN TR NG C A KI M TRA Ầ Ọ Ủ Ể

Ch c năng c a ki m tra có t m quan tr ng  ứ ủ ể ầ ọ

trong chu trình qu n lý,  ả

 b i l  nó là m i n i cu i cùng trong dây  ở ẽ ố ố ố

chuy n ch c năng c a các ho t đ ng qu n  ề ứ ủ ạ ộ ả

lý. 

 Ch c năng này cho phép các nhà qu n lý  ứ ả

bi t đ ế ượ c các m c tiêu c a t  ch c có đ t  ụ ủ ổ ứ ạ

đ ượ c  hay  không  ho c  đ t  đ ặ ạ ượ c  nh   th   ư ế

nào,  cũng  nh   nh ng  nguyên  nhân  t o  nên  ư ữ ạ

tình hình đó.

I. T M QUAN TR NG C A KI M TRA Ầ Ọ Ủ Ể

Qu n lý là t  ch c hành đ ng đ  đ t đ ả ổ ứ ộ ể ạ ượ c m c tiêu  ụ

nh t đ nh.  ấ ị

Trong qu n lý, n u ch  nêu ra m c tiêu và bu c c p  ả ế ỉ ụ ộ ấ

d ướ i  ch p  nh n  các  m c  tiêu  này  thì  khó  có  gì  đ m  ấ ậ ụ ả

b o là nh ng ho t đ ng c n thi t đ  hoàn thành m c  ả ữ ạ ộ ầ ế ể ụ tiêu đó. 

Mu n qu n lý có hi u qu , ng ố ả ệ ả ườ i qu n lý c n theo  ả ầ dõi c p d ấ ướ i  đã ho t  đ ng nh   th  nào đ  đ t m c  ạ ộ ư ế ể ạ ụ tiêu. 

Trong th c t , không thi u hi n t ự ế ế ệ ượ ng “làm láo báo  cáo  hay”  nên  nh ng  m c  tiêu  mà  t   ch c  nào  đó  đã  ữ ụ ổ ứ

đ t đ ạ ượ c đôi khi là m c tiêu gi  t o.  ụ ả ạ

I. T M QUAN TR NG C A KI M TRA Ầ Ọ Ủ Ể

K t  qu   là  doanh  nghi p  ch   che  gi u  s   ế ả ệ ỉ ấ ự

th c đ ự ượ c vài năm, đ n năm th  t  thì b  phá  ế ứ ư ị

s n ả

I. T M QUAN TR NG C A KI M TRA Ầ Ọ Ủ Ể

Ki m tra t  nó không ph i là m c đích, ch  là  ể ự ả ụ ỉ

m t ph ộ ươ ng ti n đ  đ t đ ệ ể ạ ượ c m t m c đích.  ộ ụ

Đây  là  cách  th c  tăng  thêm  tính  m m  d o  và  hi u  ứ ề ẻ ệ

qu   vào  ho t  đ ng  c a  h   th ng,  qu n  lý  v i  tính  ả ạ ộ ủ ệ ố ả ớ cách là h  th ng, có vòng h  và vòng kín;  ệ ố ở

N u ng ế ườ i qu n lý ch  nêu m c tiêu, giao công vi c  ả ỉ ụ ệ cho bên d ướ i thì đó là vòng h ;  ở

N u tăng c ế ườ ng ki m tra thì ng ể ườ i qu n lý đã khép  ả vòng h  l i (vòng kín) ở ạ

I. T M QUAN TR NG C A KI M TRA Ầ Ọ Ủ Ể

 Khó  có  m t  k   ho ch  hoàn  h o,  tiên  ộ ế ạ ả

li u đ ệ ượ c đ u vào và đ u ra m t cách  ầ ầ ộ

VAI TRÒ C A KI M TRA V I T  CÁCH Ủ Ể Ớ Ư

1  Ch c năng h u c  c a qu n lý ứ ữ ơ ủ ả

2   T p  h p  nh ng  ph ậ ợ ữ ươ ng  ti n  đi u  ệ ề

ch nh  hành  vi  cá  nhân  hay  t   ch c  ỉ ổ ứ riêng l , t ẻ ươ ng t  nh  bi n pháp đ c  ự ư ệ ặ

bi t đ ệ ượ c ngành ki m tra tài chính s   ể ử

d ng ụ

3   Ch c  năng  h n  ch   c a  h   th ng,  ứ ạ ế ủ ệ ố

t c nhi m v  c a m i liên h  ng ứ ệ ụ ủ ố ệ ượ c, 

đ m  b o  theo  dõi  tính  tr ng  c a  h   ả ả ạ ủ ệ

th ng ố

1. KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C Ệ Ắ

­ Ki m tra là quá trình đo l ể ườ ng k t qu  th c  ế ả ự

t  và so sánh v i nh ng tiêu chu n nh m phát  ế ớ ữ ẩ ằ

hi n s  sai l ch và nguyên nhân s  sai l ch,  ệ ự ệ ự ệ trên c  s  đó đ a ra bi n pháp đi u ch nh k p  ơ ở ư ệ ề ỉ ị

th i nh m kh c ph c s  sai l ch, đ m b o t   ờ ằ ắ ụ ự ệ ả ả ổ

ch c đ t đ ứ ạ ượ c m c tiêu c a nó ụ ủ

 Phát hi n ra nh ng sai l ch và nguy c  sai l ch.ệ ữ ệ ơ ệ

 Ki m tra đ  th c hi n các bi n pháp kh c ph c ể ể ự ệ ệ ắ ụ

nh m hoàn thành m c tiêu.ằ ụ

1. KHÁI NI M VÀ NGUYÊN T C Ệ Ắ

1.2 Nguyên t c xây d ng c  ch  KT: ắ ự ơ ế  

 Ki m tra ph i căn c  k  ho ch ho t đ ng c a t  ể ả ứ ế ạ ạ ộ ủ ổ

ch c và c p b c c a đ i tứ ấ ậ ủ ố ượng b  ki m tra.ị ể

 Công vi c ki m tra ph i đệ ể ả ược thi t k  theo yêu ế ế

c u c a các nhà qu n tr ầ ủ ả ị

 Vi c ki m tra ph i đệ ể ả ược th c hi n t i các khâu ự ệ ạ

tr ng y u.ọ ế

 Ki m tra ph i khách quan.ể ả

đ ượ c xem là m t chu trình kép kín tác  ộ

đ ng th ộ ườ ng xuyên l n nhau ẫ

CÔNG TÁC KI M TRA Ể

Ki m tra gi ng l p k  ho ch   ch   ể ố ậ ế ạ ở ỗ

     Cho  nên  ki m  tra  ph i  đ ể ả ượ c  t   ổ

ch c sao cho phát hi n s m nh ng sai  ứ ệ ớ ữ

l ch v i k  ho ch đ  có th  th c hi n  ệ ớ ế ạ ể ể ự ệ

vi c s a ch a tr ệ ử ữ ướ c khi ti n trình bình  ế

th ườ ng c a công vi c b  phá v ủ ệ ị ỡ

L P K   Ậ Ế

HO CH  Ạ

PHÂN TÍCH 

KI M TRA Ể

MỐI QUAN HỆ GIỮA LẬP KẾ

HOẠCH VÀ KIỂM TRA

M C ĐÍCH VÀ TIÊU CHU N Ụ Ẩ

N u  qu n  lý  theo  m c  tiêu  thì  m c  tiêu  s   ế ả ụ ụ ẽ

c  th , xác minh đ ụ ể ượ c và đo l ườ ng đ ượ c. 

N u không ph i là qu n lý theo m c tiêu thì  ế ả ả ụ các tiêu chu n là các ch  tiêu thành qu  ho t  ẩ ỉ ả ạ

đ ng mà các nhà qu n lý s  d ng ộ ả ử ụ

M C ĐÍCH VÀ TIÊU CHU N Ụ Ẩ

Khi  các  m c  tiêu  đ   ra  không  rõ  ràng,  c n  ụ ề ầ

ph i có các tiêu chu n thay th  đ ả ẩ ế ượ c đ  ra  ề khi k t qu  (thành tích) đ t đ ế ả ạ ượ c không th   ể

đ nh h ị ướ ng m t cách tr c ti p.  ộ ự ế

 Ví d , có th  ph i  n đ nh các tiêu chu n đ   ụ ể ả ấ ị ẩ ể đánh giá m c đ  th c hi n nghĩa v  đ i v i  ứ ộ ự ệ ụ ố ớ

xã  h i  d ộ ướ i  d ng  s   ti n  c   th   chi  dùng  ạ ố ề ụ ể cho  các  m c  đích  t   thi n  ho c  s   công  ụ ừ ệ ặ ố nhân  có  hoàn  c nh  khó  khăn  đ ả ượ c  công  ty 

t o công ăn vi c làm ạ ệ

BI N PHÁP TH C HI N Ệ Ự Ệ

 Ch   y u  là  đo  l ủ ế ườ ng  nh   th   ư ế nào?  Có  th   s   d ng  b n  ngu n  ể ử ụ ố ồ thông  tin  đ   đo  l ể ườ ng  thành  qu   ả

th c t ự ế

báo cáo vi t ế

 Nh ng quan sát cá nhân th ữ ườ ng đ ượ c  xem là ngu n tin không chính th c và  ồ ứ

có th  gây hi u l m trong viên ch c ể ể ầ ứ

BI N PHÁP TH C HI N Ệ Ự Ệ

 Báo  cáo  th ng  kê  cho  th y  các  m i  ố ấ ố

t ươ ng quan nh ng cung c p thông tin  ư ấ khá  h n  ch   v   m t  ho t  đ ng  vì  nó  ạ ế ề ộ ạ ộ

th ườ ng  b   qua  m t  s   y u  t   ch   ỏ ộ ố ế ố ủ quan.

 Báo  cáo  mi ng  thông  qua  các  cu c  ệ ộ

h p,  h i  th o,  đàm  tho i  cung  c p  ọ ộ ả ạ ấ thông tin nhanh l , cho phép ph n h i,  ẹ ả ồ

nh ng thông tin có th  b  g n l c ư ể ị ạ ọ

Quá trình c a h  th ng ki m tra bao  ủ ệ ố ể

 So sánh xác đ nh m c đ  thay đ i  ị ứ ộ ổ

gi a  thành  qu   th c  t   v i  tiêu  ữ ả ự ế ớ

Có Không

S A CH A Ử Ữ

Khi ngu n g c thay  đ i trong k t qu  th c  ồ ố ổ ế ả ự

t  là do thi u các ho t đ ng hay hành đ ng,  ế ế ạ ộ ộ

ng ườ i qu n lý ph i s a ch a. Ph i xem xét  ả ả ử ữ ả nên hành đ ng s a ngay đ  đ a k t qu  tr   ộ ử ể ư ế ả ở

l i  con  đ ạ ườ ng  đã  v ch  ra,  ho c  hành  đ ng  ạ ặ ộ

s a ch a c  b n n u thành qu  đã đi ch ch  ử ữ ơ ả ế ả ệ

TI N TRÌNH KI M TRA Ế Ể

Theo các b ướ c sau: 

XÁC Đ NH CÁC  Ị TIÊU CHU N Ẩ

XÁC Đ NH CÁC  Ị

TIÊU CHU N Ẩ ĐO L ƯỜ NG 

THÀNH QU   Ả

ĐO L ƯỜ NG  THÀNH QU   Ả

ĐI U CH NH CÁC  Ề Ỉ SAI L CH Ệ

ĐI U CH NH CÁC  Ề Ỉ SAI L CH Ệ

2. TI N TRÌNH KI M TRA Ế Ể

 Tránh đ a ra nh ng tiêu chu n mâu thu n nhau.ư ữ ẩ ẫ

 Ph i có s  gi i thích v  s  h p lý c a các tiêu ả ự ả ề ự ợ ủchu n đ  ra.ẩ ề

 D  dàng cho vi c đo lễ ệ ường

2.2 Đo l ườ ng thành qu ả

 Ti n hành đo hay lế ường trước nh m phát hi n ằ ệ

s  sai l ch hay nguy c  sai l ch so v i m c ự ệ ơ ệ ớ ụ

tiêu

 Hi u qu  đo lệ ả ường ph  thu c vào phụ ộ ương pháp 

đo lường và công c  đo lụ ường

 Đo lường nh ng tiêu chu n đ nh lữ ẩ ị ượng s  d  ẽ ễdàng h n các tiêu chu n đ nh tính.ơ ẩ ị

2. TI N TRÌNH KI M TRA Ế Ể

2. TI N TRÌNH KI M TRA Ế Ể

2.3 Đi u ch nh các sai l ch ề ỉ ệ

 Khi đo lường xong, k t qu  có s  sai l ch thì ế ả ự ệ

c n phân tích nguyên nhân d n đ n sai l ch. ầ ẫ ế ệ

 Đ  ra các bi n pháp kh c ph c sai l ch.ề ệ ắ ụ ệ

L p kậ ế

 ho chạ

Bao g m các lo i hình sau: ồ ạ

3. CÁC LO I HÌNH KI M TRA Ạ Ể

3. CÁC LO I HÌNH KI M TRA Ạ Ể

3.1 Ki m tra l ể ườ ng tr ướ c

 Ho t đ ng ki m tra trạ ộ ể ước khi ho t đ ng x y ra, ạ ộ ả

b ng cách tiên li u nh ng v n đ  có th  x y ra ằ ệ ữ ấ ề ể ả

đ  ngăn ch n trể ặ ước

 Giúp cho t  ch c th c hi n k  ho ch chính xác, ổ ứ ự ệ ế ạ

d  li u đự ệ ược nh ng v n đ  có th   nh hữ ấ ề ể ả ưởng 

t  th i đi m lên k  ho ch cho đ n lúc th c ừ ờ ể ế ạ ế ự

hi n.ệ

 Ki m tra lể ường trước d a vào d  báo, d  đoán ự ự ự

v  s  bi n đ i c a môi trề ự ế ổ ủ ường

3. CÁC LO I HÌNH KI M TRA Ạ Ể

3.2 Ki m tra trong khi th c hi n ể ự ệ

 Ho t đ ng ki m tra b ng cách theo dõi tr c ti p ạ ộ ể ằ ự ế

nh ng di n bi n trong quá trình th c hi n k  ữ ế ế ự ệ ế

ho ch. ạ

 M c tiêu nh m k p th i tháo g  nh ng vụ ằ ị ờ ỡ ữ ướng 

m c, nh ng tr  ng i khó khăn khi th c hi n đ  ắ ữ ở ạ ự ệ ể

đ m b o ti n đ  d  ki n.ả ả ế ộ ự ế

3.3 Ki m tra sau khi th c hi n ể ự ệ

 Ho t đ ng ki m tra b ng cách đo lạ ộ ể ằ ường k t ế

qu  th c t  và đ i chi u v i k  ho ch ban đ u. ả ự ế ố ế ớ ế ạ ầ

 M c tiêu nh m đánh giá l i toàn b  quá trình ụ ằ ạ ộ

th c hi n k  ho ch, rút kinh nghi m.ự ệ ế ạ ệ

 Nhược đi m c a lo i hình ki m tra này là đ  ể ủ ạ ể ộ

tr  v  th i gian. ễ ề ờ

3. CÁC LO I HÌNH KI M TRA Ạ Ể

4. CÁC CÔNG C  KI M TRA Ụ Ể

4. CÁC CÔNG C  KI M TRA Ụ Ể

4.2 K  thu t phân tích th ng kê ỹ ậ ố : D a vào d  ự ữ

vi c và đi u ch nh ngay nh ng sai ph m.ệ ề ỉ ữ ạ