Mô tả hệ thống quản lý bán hàng chính là việc mà doanh nghiệp thực hiện nhận đơn hàng từ phía khách hàng bằng trực tiếp hoặc gián tiếp qua email, fax, điện thoại. Có thể nói đây là một hoạt động thường xuyên lặp đi lặp lại của các doanh nghiệp. Chính vì thế hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu về mô tả hệ thống quản lý bán hàng để xem doanh nghiệp họ quản lý như thế nào nhé.
Trang 1MÔ T H TH NG QU N LÝ BÁN HÀNG NGH THU T Ả Ệ Ố Ả Ệ Ậ
Mô t h th ng qu n lý bán hàng chính là vi c mà doanh nghi p th c hi n nh n đ n hàng tả ệ ố ả ệ ệ ự ệ ậ ơ ừ phía khách hàng b ng tr c ti p ho c gián ti p qua email, fax, đi n tho i. Có th nói đây làằ ự ế ặ ế ệ ạ ể
m t ho t đ ng thộ ạ ộ ường xuyên l p đi l p l i c a các doanh nghi p. Chính vì th hôm nayặ ặ ạ ủ ệ ế chúng ta cùng tìm hi u v mô t h th ng qu n lý bán hàng đ xem doanh nghi p h qu n lýể ề ả ệ ố ả ể ệ ọ ả
nh th nào nhé.ư ế
1. Mô t h th ng qu n lý bán hàngả ệ ố ả
1.1. H th ng qu n lý bán hàngệ ố ả
Hi n nay v i s phát tri n nhanh chóng c a công ngh thông tin ngày càng hi n đ i, đãệ ớ ự ể ủ ệ ệ ạ
d n đ n vi c mua s m c a con ngẫ ế ệ ắ ủ ười cũng ngày càng d dàng h n, chính vì th mà xuễ ơ ế
hướng qu n lý bán hàng ngày càng ph bi n h n. Vi c qu n lý bán hàng không h đ n gi n,ả ổ ế ơ ệ ả ề ơ ả
r t d nh m l n cũng chính vì th mà đã ra đ i h th ng qu n lý bán hàng.ấ ễ ầ ẫ ế ờ ệ ố ả
Trang 2H th ng qu n lý bán hàng chính là nh ng ph n m m qu n lý bán hàng, giúp cho ngệ ố ả ữ ầ ề ả ườ i dùng đ c bi t là các doanh nghi p ki m soát, qu n lý đặ ệ ệ ể ả ược hàng hóa m t cách ch t ch h n.ộ ặ ẽ ơ
Vi c qu n lý c a h th ng s đệ ả ủ ệ ố ẽ ược ki m soát trong t t c các khâu: Nh p hàng, qu n lý đ nể ấ ả ậ ả ơ hàng, qu n lý kho hàng, qu n lý nhân viên, chăm sóc khách hàng ả ả
Ph n m m qu n lý h th ng bán hàng không còn xa l v i nh ng doanh nghi p, công tyầ ề ả ệ ố ạ ớ ữ ệ hay c nh ng c a hàng t p hóa n a. Và đ c bi t trong th i đ i công ngh m nh hi n nayả ữ ử ạ ữ ặ ệ ờ ạ ệ ở ư ệ
s phát tri n c a công ngh và m ng internet thì nh ng ph n m m qu n lý giúp con ngự ể ủ ệ ạ ữ ầ ề ả ườ i
l i càng lên ngôi. Ngay sau đây chúng tôi s gi i thi u cho b n m t ph n m m qu n lý bánạ ẽ ớ ệ ạ ộ ầ ề ả hàng vô cùng h u ích đó là “ph n m m qu n lý bán hàng c a Halozend”ữ ầ ề ả ủ
Đây là m t ph n m m qu n lý bán hàng độ ầ ề ả ượ ấc r t nhi u các doanh nghi p ng d ng vàoề ệ ứ ụ trong khâu qu n lý c a mình, nó giúp cho ngả ủ ười qu n lý có th ki m soát đả ể ể ượ ấ ảc t t c nh ngữ
ho t đ ng s n xu t kinh doanh m t cách nhanh chóng và chính xác nh t. Tính năng u vi tạ ộ ả ấ ộ ấ ư ệ
c a ph n m m này chính là v i thi t k thân thi n phù h p v i nhi u ngủ ầ ề ớ ế ế ệ ợ ớ ề ười dùng, chính vì
th mà nó đã đế ượ ấc r t nhi u ngề ười tin tưởng s d ng. Không nh ng b n có th s d ngử ụ ữ ạ ể ử ụ
tr c ti p trên máy tính mà còn có th s d ng trên chi c đi n tho i ho c nh ng thi t b thôngự ế ể ử ụ ế ệ ạ ặ ữ ế ị minh, phù h p v i s di chuy n nhi u n i c a ngợ ớ ự ể ề ơ ủ ười dùng
V y đ y, h th ng qu n lý bán hàng đ i v i doanh nghi p là vô cùng quan tr ng m i m tậ ấ ệ ố ả ố ớ ệ ọ ỗ ộ doanh nghi p mu n qu n lý t t thì ph i có h th ng qu n lý bán hàng này đ có th ki mệ ố ả ố ả ệ ố ả ể ể ể soát đượ ố ơc t t h n
1.2. Mô t h th ng qu n lý bán hàngả ệ ố ả
H th ng qu n lý bán hàng là hàng lo t nh ng công vi c đệ ố ả ạ ữ ệ ược người người ph tráchụ
m ng này làm đi làm l i trong su t kho ng th i gian dài. Cũng chính vì th mà h th ngả ạ ố ả ờ ế ệ ố
qu n lý bán hàng không th không xu t hi n trong ho t đ ng mua bán c a doanh nghi pả ể ấ ệ ạ ộ ủ ệ
được
M t doanh nghi p, công ty có quy trình g n nh gi ng nhau. Đ u b t đ u b ng vi c nh nộ ệ ầ ư ố ề ắ ầ ằ ệ ậ
đ n hàng t phía khách hàng, nh n tr c ti p ho c gián ti p qua đi n tho i, email, fax theoơ ừ ậ ự ế ặ ế ệ ạ
Trang 3đó s ti p nh n thông tin đ n đ t hàng, s n ph m đ t hàng sau đó l u vào kho đ n đ t hàngẽ ế ậ ơ ặ ả ẩ ặ ư ơ ặ
c a t t c các khách hàng. Sau đó thì ngủ ấ ả ười qu n lý h th ng s lên l ch h n đàm phán v iả ệ ố ẽ ị ẹ ớ khách hàng
Đ i v i nh ng đ n đ t hàng đã đ n h n thì nhân viên bán hàng ph i là ngố ớ ữ ơ ặ ế ẹ ả ườ ửi x lý đ nơ
đó, n u không có ngế ười nh n đ n đó thì đ n đ t hàng đó s đậ ơ ơ ặ ẽ ược h y b t m th i. Hủ ỏ ạ ờ ệ
th ng qu n lý bán hàng gi ng nh m t phố ả ố ư ộ ương th c đ ch có th giám sát đứ ể ủ ể ược ho t đ ngạ ộ bán hàng c a nhân viên xem nhân viên có trung th c hay không.ủ ự
Sau khi làm h t nh ng vi c liên quan đ n đ n hàng và x lý đ n hàng thì ngế ữ ệ ế ơ ử ơ ười bán hàng
và người ph trách ph i t ng h p đ y đ thông tin r i g i lên phòng ph trách kinh doanhụ ả ổ ợ ầ ủ ồ ử ụ
c a doanh nghi p.ủ ệ
Nh ng yêu c u đ i v i h thông tin:ữ ầ ố ớ ệ
Ti p nh n các đ n đ t hàng, đ t c c và cho t t c các đ n đó và s l uế ậ ơ ặ ặ ọ ấ ả ơ ổ ư
Ti p nh n các hóa đ n bán hàng và l u l iế ậ ơ ư ạ
Làm phi u b o hành cho t t c các m t hàng và l u vào sế ả ấ ả ặ ư ổ
Tính toán ti n bán hàng, ti n nề ề ợ
Theo dõi tình tr ng c a hàng hóa trong khoạ ủ
In báo cáo hàng ngày
2. Làm th nào đ qu n lý đế ể ả ược h th ng bán hàng chu iệ ố ỗ
Trang 4V i nh ng ngớ ữ ười kinh doanh buôn bán thì vi c qu n lý h th ng bán hàng là vô cùng quanệ ả ệ ố
tr ng. V i 12 c a hàng nh thì qu n lý s r t đ n gi i và có k t qu tài chính t t, nh ng v iọ ớ ử ỏ ả ẽ ấ ơ ả ế ả ố ư ớ chu i c a hàng l n, các doanh nghi p l n s ph i làm sao khi không qu n lý đỗ ử ớ ệ ớ ẽ ả ả ược h th ngệ ố bán hàng chu i. Mà ch có kinh doanh theo chu i thì m i có hi u qu kinh t cao, n u khôngỗ ỉ ỗ ớ ệ ả ế ế tin b n hãy th nhìn vào Big C, metro thì các b n s th y chu i c a hàng c a h phát tri nạ ử ạ ẽ ấ ỗ ử ủ ọ ể
nh th nào. V i s phát tri n c a doanh nghi p, các chu i c a hàng tăng lên r t nhi u v yư ế ớ ự ể ủ ệ ỗ ử ấ ề ậ đây chính là bài toán đ t ra cho ngặ ười qu n lý. Làm cách nào đ qu n lý đả ể ả ược h th ng bánệ ố hàng chu i th t t t.ỗ ậ ố
2.1. Qu n lý hàng hóa nh p kh u, đi u chuy nả ậ ẩ ề ể
Người qu n lý c n đ ng b t t c các quy trình gi a t t c các chi nhanh. S lả ầ ồ ộ ấ ả ữ ấ ả ố ượng nh p,ậ
s lố ượng xu t ra, t n kho c a t ng chi nhánh ph i đấ ồ ủ ừ ả ượ ậc c p nh t thậ ường xuyên. Nh ng ho tữ ạ
đ ng đó s giúp cho nhà qu n lý d dàng h n trong vi c qu n lý các c a hàng.ộ ẽ ả ễ ơ ệ ả ử
Trang 52.2. So sánh hi u qu n ho t đ ng gi a các chi nhánh v i nhauệ ả ạ ộ ữ ớ
Người qu n lý c n t ng h p doanh s bán hàng cũng nh doanh thu c a các chu i c aả ầ ổ ợ ố ư ủ ỗ ử hàng. T đó có th nh n đ nh đừ ể ậ ị ược doanh thu hàng ngày và xem xét xem nh ng nguyên nhânữ nào d n đ n doanh thu c a m t s c a hàng l i gi m sút nh v y đ tình cách kh c ph c.ẫ ế ủ ộ ố ử ạ ả ư ậ ể ắ ụ 2.3. Phân quy n cho nhân viên c p dề ấ ưới
Đây là m t lo i hình th c qu n lý ph n quy n. D a vào s phân quy n này thì nh ngộ ạ ứ ả ầ ề ự ự ề ữ
người được phân quy n s ph i đ m nhi m nh ng nhi m v c a mình, th c hi n đúngề ẽ ả ả ệ ữ ệ ụ ủ ự ệ nhi m v V i hình th c này thì ngệ ụ ớ ứ ườ ấi c p trên có th d dàng qu n lý h th ng thông quaể ễ ả ệ ố báo cáo c a nhân viên c p dủ ấ ưới
Đây là hình th c mà b n thứ ạ ường xuyên th y các c a hàng, s có c a hàng trấ ở ử ẽ ử ưởng, qu nả
lý và nhân viên bán hàng. Đây cũng là mô hình mà đượ ấc r t nhi u nhà lãnh đ o áp d ng trongề ạ ụ
qu n lý h th ng bán hàng.ả ệ ố
Đ qu n lý chu i h th ng c a hàng để ả ỗ ệ ố ử ượ ố ơc t t h n thì b n hãy linh đ ng trong vi c qu nạ ộ ệ ả
lý và ki m soát h th ng c a mình.ể ệ ố ủ
3. Cách xây d ng h th ng qu n lý bán hàng onlineự ệ ố ả
Hi n nay v i s bùng n c a m ng internet đã giúp con ngệ ớ ự ổ ủ ạ ườ ội h i nh p r t nhi u, chính vìậ ấ ề
th mà chúng ta không th ph nh n đế ể ủ ậ ược vai trò c a m ng internet. Cùng v i s bùng nủ ạ ớ ự ổ
c a công ngh thông tin thì th trủ ệ ị ường mua bán online đang d n bão hòa khi con ngầ ười không
ch bi t đ n mua hàng tr c ti p t i c a hàng mà còn có th mua hàng online. Nhu c u muaỉ ế ế ự ế ạ ử ể ầ
s m online phát tri n h n, cũng chính là lúc mà nh ng ngắ ể ơ ữ ười bán hàng c n đ n h th ngầ ế ệ ố
qu n lý bán hàng online. V y làm th nào đ có th xây d ng đả ậ ế ể ể ự ược h th ng qu n lý bánệ ố ả hàng online, hãy cùng chúng tôi tìm hi u nhé.ể
Trang 6 H th ng qu n lý bán hàng online g m 4 b ph n đó chính là nh p hàng, bán hàng, báoệ ố ả ồ ộ ậ ậ cáo th ng kê, qu n lý ngố ả ười dùng. 4 b ph n này tuy có nh ng nhi m v và ch c năng khácộ ậ ữ ệ ụ ứ nhau nh ng l i k t n i ch t ch v i nhau đ ngư ạ ế ố ặ ẽ ớ ể ười qu n lý h th ng bán hàng n m b tả ệ ố ắ ắ
được tình hình. Khi xây d ng h th ng qu n lý bán hàng online thì không th đ nh ng bự ệ ố ả ể ể ữ ộ
ph n này tách r i nhau hoàn toàn.ậ ờ
+ Xây d ng mô hình phân c p ch c năng, vi c xây d ng mô hình này giúp cho chúng ta xácự ấ ứ ệ ự
đ nh đị ược ph m vi c a h th ng c n phân c p. Đ ng th i nó cũng là phạ ủ ệ ố ầ ấ ồ ờ ương ti n đ nhàệ ể thi t k trao đ i v i ngế ế ổ ớ ườ ử ụi s d ng khi phát tri n và nhân r ng h th ng.ể ộ ệ ố
+ Đ xây d ng để ự ược h th ng này b n c n ph i s d ng phệ ố ạ ầ ả ử ụ ương pháp top down đ cóể
th tìm ki m để ế ược nh ng ch c năng chi ti t đữ ứ ế ược quy đ nh trong h th ng.ị ệ ố
+ S d ng phử ụ ương pháp bottom up đ gom nhóm các ch c năngể ứ
+ Th c hi n k t h p gi n lự ệ ế ợ ả ược hóa t ng đ n khi nào thu đừ ữ ế ược ch c năng c a h th ngứ ủ ệ ố
qu n lý bán hàng.ả
Trang 74. Nh ng k năng qu n lý bán hàng giúp ngữ ỹ ả ười qu n lý thành côngả
M c dù đã có h th ng qu n lý bán hàng h tr đ c l c trong vi c qu n lý, th nh ngặ ệ ố ả ỗ ợ ắ ự ệ ả ế ư
người qu n lý bán hàng v n còn c n ph i có nh ng bí quy t trong qu n lý hàng hóa đ thànhả ẫ ầ ả ữ ế ả ể công trong công vi c.ệ
4.1. Đào t o đ i ngũ nhân viênạ ộ
Vi c đào t o đ i ngũ nhân viên am hi u s n ph m là vô cùng quan tr ng đ i v i nh ngệ ạ ộ ể ả ẩ ọ ố ớ ữ
người qu n lý. Không ph i t t c m i ngả ả ấ ả ọ ườ ềi đ u có nh ng k năng bán hàng, chính vì thữ ỹ ế
mà hãy đào t o h thành nh ng b n sao c a chính b n trong vi c bán hàng. Vì ai cũng bi tạ ọ ữ ả ủ ạ ệ ế
r ng đây là đ i ngũ đem l i doanh thu tr c ti p cho công ty.ằ ộ ạ ự ế
4.2. S d ng thành th o ph n m m qu n lýử ụ ạ ầ ề ả
Người qu n lý ph i s d ng thành th o nh ng ph n m m qu n lý đ h tr mình trongả ả ử ụ ạ ữ ầ ề ả ể ỗ ợ công vi c giám sát cũng nh ch đ o công vi c. Đ có th s d ng thành th o thì yêu c u vệ ư ỉ ạ ệ ể ể ử ụ ạ ầ ề
Trang 8kĩ năng tin h c là r t quan tr ng. V i ph n m m qu n lý bán hàng, thì nó s h tr đ c l cọ ấ ọ ớ ầ ề ả ẽ ỗ ợ ắ ự cho h trong công tác qu n lý.ọ ả
4.3. Phân quy n cho nhân viên c p dề ấ ưới
Đây là m t mô hình qu n lý mà ngộ ả ười lãnh đ o nào cũng s làm khi th c hi n ho t đ ngạ ẽ ự ệ ạ ộ
qu n lý c a mình. Vi c phân quy n không nh ng đ cho nhân viên c m th y t m quan tr ngả ủ ệ ề ữ ể ả ấ ầ ọ
và trách nhi m trong công vi c mà còn đ qu n lý t t h n. Vì th phân quy n luôn đệ ệ ể ả ố ơ ế ề ượ ử c s
d ng trong mô hình qu n lý.ụ ả
Qua bài vi t trên đây, các b n đã hi u th nào là mô t h th ng qu n lý bán hàng ch a?ế ạ ể ế ả ệ ố ả ư
Vi c qu n lý bán hàng r t quan tr ng trong các doanh nghi p chính vì th mà qu n lý bánệ ả ấ ọ ệ ế ả hàng tr thành ngh thu t trong qu n lý.ở ệ ậ ả