Chương 3: Thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý

Chương Thiết kế hệ thống thông tin quản lý ĐH Kinh tế Huế ThS Trần Thái Hòa Nội dung ĐH Kinh tế Huế Nguyên tắc chung Các giai đoạn thiết kế Thiết kế đầu Thiết kế đầu vào Thiết kế sở liệu Nguyên tắc chung thiết kế ĐH Kinh tế Huế Mang theo ý tưởng, nhu cầu người sử dụng Phù hợp với nhu cầu thực tế Làm cho người sử dụng hài lòng Định hướng tới tương lai Các giai đoạn thiết kế ĐH Kinh tế Huế Theo phương pháp thiết kế có cấu trúc: Thiết kế logic: mô tả đầu vào, tệp liệu, đầu chế liên kết phần tử với Thiết kế vật lý: phân rã mô tả logic hệ thống tới mức chi tiết nguyên thuỷ (primitive detail) cho người lập trình xây dựng hệ thống Quá trình thiết kế ĐH Kinh tế Huế Thiết kế đầu Tìm sản phẩm mà người sử dụng thực yêu cầu Thiết kế đầu vào Thiết kế CSDL Tìm phương tiện đầu vào phương tiện lưu trữ để thoả mãn yêu cầu -Cơ chế liên quan với DFD Thiết kế đầu ĐH Kinh tế Huế  Thiết kế đầu nhân tố định  Đầu hệ thống thông tin nguyên nhân khiến cho hệ thống phát triển Khi lưu trữ liệu đầu vào phải dự phòng cho việc sử dụng chúng để tạo thơng tin đầu sau

ĐH Kinh tế Huế

Chương 3

Thiết kế hệ thống thông tin quản lý

ThS Trần Thái Hòa

ĐH Kinh tế Huế

4

Nguyên tắc chung

1 2 3

ĐH Kinh tế Huế

Nguyên tắc chung khi thiết kế

Mang theo ý tưởng, nhu cầu của người sử dụng

Làm cho người sử dụng hài lòng Định hướng tới tương lai

Phù hợp với nhu cầu thực tế

Thiết kế vật lý: phân rã mô tả logic của hệ thống tới mức chi tiết nguyên thuỷ (primitive detail) sao cho

những người lập trình có thể xây dựng được hệ thống

Theo phương pháp thiết kế có cấu trúc:

ĐH Kinh tế Huế

Quá trình thiết kế

Thiết kế đầu vào

Thiết kế CSDL

Thiết kế đầu ra

-Cơ chế liên quan với tuần tự này là các DFD.

Tìm những sản phẩm nào mà người sử dụng thực sự yêu cầu

Tìm các phương tiện đầu vào và phương tiện lưu trữ để thoả mãn các yêu cầu đó

ĐH Kinh tế Huế

3 Thiết kế đầu ra

 Thiết kế đầu ra là nhân tố quyết định.

 Đầu ra của một hệ thống thông tin là nguyên nhân chính khiến cho hệ thống được phát triển Khi lưu trữ dữ liệu đầu vào chúng ta cũng đã phải dự phòng cho việc sử dụng chúng để tạo thông tin đầu ra sau này.

 Đó là lý do vì sao việc thiết kế đầu ra phải được tiến hành trước khi thiết kế đầu vào và thiết kế các tệp.

ĐH Kinh tế Huế

Dữ liệu (giao dịch) được nhập vào

hệ thống thông tin và được cập nhật vào các tệp lưu trữ.

Các giấy tờ liên quan đến hoạt động giao dịch được xuất ra ngay mỗi khi cập nhật một bản ghi

Tại cuối một chu kỳ cập nhật, các báo cáo xử lý theo

lô được xuất ra.

Quá trình xuất thông tin điển hình xảy ra như sau:

ĐH Kinh tế Huế

 Có một số vấn đề liên quan đến các đặc điểm của quy trình này:

ĐH Kinh tế Huế

Chọn các phương tiện xuất thông tin

Màn hình Loa

 Tính Phân phối (ai là người nhận report): Các report được truyền đạt bên trong nội bộ hay là được truyền đạt ra bên ngoài, hay là cả hai.

 Tính định dạng (report trông như thế nào?) Định dạng đó là report có cấu trúc (cố định) hoặc là report không cấu trúc (biến đổi tuỳ theo tình huống cụ thể).

ĐH Kinh tế Huế

Các loại báo cáo trong HTTT kinh doanh

 Báo cáo chi tiêt

 Báo cáo thống kê

 Báo cáo tổng hợp

ĐH Kinh tế Huế

Báo cáo chi tiết

 Báo cáo chi tiết (Detail report): hỗ trợ các hoạt động diễn ra hàng ngày của một tổ chức Nó được tạo ra hàng ngày hoặc hàng tuần.

 Thường được phân phối trong nội bộ cơ quan.

 Thuộc loại rất có cấu trúc và thường tuân theo một khuôn dạng nhất định.

 Ví dụ như danh sách các giao dịch, danh sách những lỗi xảy ra trong ngày,

ĐH Kinh tế Huế

Báo cáo thống kê

 Báo cáo thống kê (resource status reports)

được tạo ra thời chu kỳ nhất định (ví dụ như 1 tháng) hoặc được tạo ra theo yêu cầu

 Được phân phổi trong nội bộ hoặc ra bên ngoài tuỳ thuộc vào người cần thông tin

 Định dạng của nó có thể là có cấu trúc nhưng phần lớn là không có cấu trúc để hỗ trợ trực tuyến yêu cầu được đòi hỏi

 Ví dụ: báo cáo về tình trạng tồn kho, danh sách những khách hàng không tiếp tục hợp tác (nonactive) hoặc những hoá đơn còn đọng lại chưa được giải quyết…

ĐH Kinh tế Huế

reports): phục vụ cho các nhà quản lý

 Thường là các báo cáo có cấu trúc hoặc không có cấu trúc

 Được phân phối ra ngoài hệ thống tới các nhà quản lý không trực tiếp tham gia hoạt động của

hệ thống

 Ví dụ: báo cáo tổng hợp về khách hàng, nhà cung cấp, tình hình quản lý kho .Tạo điều kiện cho việc kiểm soát và quản lý hệ thống một cách tốt nhất

Báo cáo tổng hợp

ĐH Kinh tế Huế

Cấu trúc Báo cáo

 Kích thước của báo cáo: có 3 số đo về số trang, số cột và số dòng Phải thiết kế làm sao cho thông tin không bị tràn.

 Một báo cáo thường có các phần sau:

 Dòng tiêu đề: gồm các thông tin về ngày, tiêu đề của báo cáo và số trang

 Phần heading: mô tả ngắn gọn tên trường

 Phần thân (body): thông tin chính trong report

 Phần Footing: tổng của các dòng chi tiết

 Trang tổng hơp (Summary Page): Tổng chung

ĐH Kinh tế Huế

4 Thiết kế đầu vào

 Mục đích của thiết kế đầu vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiếu các sai sót Thiết kế đầu vào bao gồm:

 Xây dựng hệ thống mã hoá cho dữ liệu

 Lựa chọn các phương tiện nhập

 Thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập (form)

ĐH Kinh tế Huế

Phương pháp mã hóa thông tin kinh tế

Mã hoá thông tin kinh tế là quá trình biểu

diễn theo quy ước ngắn gọn một thuộc tính của một thực thể hoặc một tập hợp thực thể nhằm tạo điều kiện nhất cho việc xử lý thông tin kinh tế

Nói cách khác, mã hoá một thuộc tính của một thực thể là gán cho thực thể này một ký hiệu mới.

 Đảm bảo tính bảo mật cho thông tin kinh tế.

ĐH Kinh tế Huế

Một số phương pháp mã hoá thông dụng

 Mã kiểu số: chỉ chứa các chữ số từ 0 9 được sử dụng rộng rãi trong các quá trình xử lí tự động

 Mã kiểu kí tự (chữ). Ví dụ phương pháp mã hoá gợi nhớ: VND, USD Ưu: gợi nhớ cao, nới rộng dễ dàng Nhược: ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích

 Mã tổng hơp: dùng cả chữ và số

 Mã kiểu phân cấp: phân cấp theo đối tượng từ trên xuống Mã số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn Ví dụ: hệ thống tài khoản VN là một bộ mã 3 cấp (tài khoản, tiểu khoản

và chi tiết khoản) 11- nhóm tiền, 111 - tiền mặt, 1111- tiền mặt VN đồng, 1112- tiền mặt ngoại tệ

 Mã ghép nối, mã vạch

ĐH Kinh tế Huế

Thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập

 Thiết kế giao diện người máy

 Các phương pháp thiết kế giao diện

ĐH Kinh tế Huế

Thiết kế giao diện người- máy

 Mục đích của giai đoạn này là nhằm tạo ra một sự giao tiếp thân thiện giữa người sử dụng và máy tính

 Các yêu cầu của thiết kế giao diện:

 Dễ sử dụng: Giao diện phải dễ dàng được sử dụng ngay

cả với những người sử dụng ít kinh nghiệm nhất

 Dễ học: các lệnh và các thao tác phải được người sử dụng dễ tiếp thu

 Tốc độ thao tác: các thao tác chọn một chức năng và thời gian trả lời phải nhanh

 Chính xác: Phân biệt được rõ phạm vi của các chức năng

 Kiểm soát được: nguời sử dụng phải kiểm soát được hệ thống

 Dễ phát triển: Phải dễ dàng được phát triển trong tương lai

ĐH Kinh tế Huế

Các phương pháp thiết kế giao diện

 Phương pháp thiết kế đối thoại

 Phương pháp thiết kế thực đơn

 Phương pháp thiết kế các biểu tượng

 Phương pháp thiết kế kiểu điền mẫu

Sinh viên tự nghiên cứu tài liệu

ĐH Kinh tế Huế

Phương pháp thiết kế đối thoại

 Quy cách thiết kế: màn hình hiện các câu hỏi hoặc lời nhắc để người dùng điền vào hoặc lựa chọn theo hướng dẫn có sẵn

 Thiết kế hỏi đáp tạo điều kiện cho người sử dụng vì

có hướng dẫn cụ thể trên màn hình

 Kiểu thiết kế này phù hợp với các hệ thống hội thoại đơn giản, dễ dàng cho người mới làm quen với tin học Quá trình kiểm soát cũng được thực hiện chặt chẽ

 Ví dụ (tr 134)

ĐH Kinh tế Huế

Phương pháp thiết kế thực đơn

 Thực đơn được hiểu đơn giản là một danh sách các mục công việc mà hệ thống có thể thực hiện vào thời điểm đó Các chức năng chính của hệ thống được xuất hiện trên một bảng liệt kê Người dùng lựa chọn một trong các công việc bằng cách dùng bàn phím hoặc dùng con chuột máy tính

 Thực đơn được dùng rất phổ biến trong các phần mềm hiện nay Thực đơn có thể rất khác nhau trong thiết kế và độ phức tạp của chúng Sự đa dạng trong thiết kế của thực đơn phụ thuộc vào môi trường phát triển hệ thống, kỹ năng của thiết kế viên, quy mô và

ĐH Kinh tế Huế

Phương pháp thiết kế các biểu tượng

 Đây là phương pháp tương tự như thiết kế bằng thực đơn, trong đó các chức năng của hệ thống được biểu diễn bằng các biểu tượng Để sử dụng một chức năng nào đó, người sử dụng kích chuột vào đó

 Hạn chế của cách thiết kế này là khả năng diễn đạt sinh động các chức năng của hệ thống vì những khái niệm trừu tượng rất khó thể hiện bằng các biểu tượng đồ hoạ và cách thiết kế này cần có thêm phần mềm chuyên dụng (kĩ thuật lập trình

đồ hoạ)

ĐH Kinh tế Huế

Thiết kế kiểu điền mẫu

 Đây là kiểu giao diện phổ biến nhất đối với dữ liệu

và cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu

 Theo quy cách thiết kế này, trên màn hình hiện hình dạng của biểu mẫu tương tự như những biểu mầu bằng giấy quen thuộc với người sử dụng Theo cách thiết kế này, người sử dụng có thể nhìn thấy tên của biểu mẫu, chú thích cho các trường

và các phần hướng dẫn sử dụng Người sử dụng có thể dùng con chuột hoặc các phím chuyển để chuyển giữa các trường của biểu mẫu một cách nhanh chóng và thuận lợi

 Ưu điểm: biểu mẫu quen thuộc, gần gũi với người

sử dụng và các thao tác được giải thích rõ ràng

 Ví dụ (tr 137)

ĐH Kinh tế Huế

Các kiểu màn hình

 Màn hình nhập liệu:

 Với nguồn dữ liệu sẵn có

 Với nguồn dữ liệu chưa có

 Màn hình yêu cầu

 Màn hình đối thoại

 Màn hình thực đơn

ĐH Kinh tế Huế

Mục tiêu thiết kế

 Màn hình sáng sủa, không lộn xộn

 Xác định rõ các chức năng

 Diễn đạt rõ cần thực hiện cái gì

 Định vị nơi vào thông tin một cách chính xác.

 Cung cấp việc thoát ra dễ dàng khi cần thiết

 Cung cấp trợ giúp (HELP) một cách thuận tiện

 Từ khoá phải đơn giản dễ hiểu

 Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự

có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng

 Có khả năng sửa sai ngay khi nhập dữ liệu

 Không nhập các thông tin mà hệ thống có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được

 Đặt tên trường ở trên hoặc ở trước trường nhập

 Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp

 Sử dụng phím Tab để di chuyển giữa các trường nhập

ĐH Kinh tế Huế

Yêu cầu thiết kế

 Sử dụng các thông báo ngắn có ý nghĩa

 Tại mỗi thời điểm chỉ đề cập đến một khái niệm, tránh gây hiểu nhầm.

 Có sự phân biệt thông báo cho người sử dụng và thông báo cho hệ thống.

Đối với màn hình đối thoại:

ĐH Kinh tế Huế

Yêu cầu thiết kế

 Thực đơn phải được phân cấp từ cao xuống thấp

 Sử dụng thực đơn một cách nhất quán

 Không nên thiết kế quá nhiều chức năng trên một thực đơn

 Có thể thoát ra ở bất kì chỗ nào,

 Cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng

 Nên sử dụng các con số, các chữ cái nóng hoặc mũi tên + ENTER hoặc các phím tắt để chọn các tuỳ chọn trên thực đơn một cách nhanh chóng và thuận tiện

Đối với màn hình thực đơn:

ĐH Kinh tế Huế

Sử dụng màu màn hình

 Để tạo thêm vẻ hấp dẫn cho màn hình nên

sử dụng các màu một cách hoà hợp giữa màu nền, màu chữ và màu viền xung quanh.

 Không nên sử dụng quá nhiều màu sẽ gây rối mắt cho người sử dụng.

 Có thể dùng màu nhấp nháy để gây chú ý

cho các thực đơn đặc biệt.

ĐH Kinh tế Huế

5 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Một số khái niệm cơ bản về Cơ sở dữ liệu.

 Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

ĐH Kinh tế Huế

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm ứng dụng giúp ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một CSDL đơn lẻ hoặc từ một số CSDL.

 Ví dụ: MS Access, Foxpro, SQL Server, Oracle, …

 Một thực thể tương đương với một dòng trong một bảng nào đó.

 Ví dụ: hóa đơn số 120, sinh viên Nguyễn Anh Tuấn, …

ĐH Kinh tế Huế

Kiểu thực thể

 Kiểu thực thể: là việc nhóm tự nhiên một số

thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin Ví dụ Hóa đơn, Sinh viên,…

 Kiểu thực thể tương đương một bảng logic (table) và có dạng hộp trong sơ đồ mô hình quan hệ các kiểu thực thể.

 Mô tả: là những khoản mục thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tới Thông tin này làm tăng hiểu biết về thực thể và sẽphục vụ cho các mục đích có ích bên trong hệ thống.

 Kết nối: chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có

và một thực thể khác trong một bảng khác

ĐH Kinh tế Huế

Mối quan hệ

 Mối quan hệ: mối quan hệ xuất hiện tự nhiên giữa các thực thể với nhau Bản chất của các mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động công tác.

Ví dụ:

ĐH Kinh tế Huế

Mối quan hệ

Hóa đơn N Chứa M Hàng hóa

 Nhiều - nhiều (n - n): mỗi thể hiện của kiểu thực thể

A được kết hợp với 0, 1 hay nhiều thể hiện của kiểu thực thể B Ngược lại, mỗi thể hiện của kiểu thực thể B được kết hợp với 0, 1 hay nhiều thể hiện của kiểu thực thể A

Ví dụ:

ĐH Kinh tế Huế

2 Các phương pháp thiết kế CSDL

 Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu được sử dụng khá phổ biến:

 Phương pháp thiết kế CSDL từ các đầu ra

 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu dựa trên

mô hình quan hệ các kiểu thực thể

ĐH Kinh tế Huế

 Liệt kê toàn bộ nội dung thông tin đầu ra.

 Liệt kê nội dung, khối lượng, tần suất và nơi

nhận chúng.

cấp dữ liệu cho việc tạo từng đầu ra

Phương pháp thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra

• Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.

• Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh và những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý ra khỏi danh sách

ĐH Kinh tế Huế

b Thực hiện chuẩn hoá

• Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu: là quá trình khảo sát các thuộc tính và áp dụng một tập các quy tắc phân tích vào các danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng mà:

– Tối thiểu việc lặp lại

– Tránh dư thừa– Xác định và giải quyết sự nhập nhằng

• Khái niệm phụ thuộc hàm: ngưòi ta nói thuộc tính B phụ thuộc hàm vào thuộc tính A và viết A ->B nếu với mỗi giá trị của A tương ứng với một giá trị duy nhất của B Nói cách khác, tồn tại một ánh xạ từ tập hợp các giá trị của A đến tập hợp các giá trị của B

ĐH Kinh tế Huế

Các dạng chuẩn

 Dạng chuẩn 1(1NF) quy định rằng trong mỗi danh sách không được chứa những thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách nó ra thành danh sách con có ý nghĩa dưới góc độ quản lí Gán cho một tên gọi, tìm cho nó 1 thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính khoá của danh sách gốc

ĐH Kinh tế Huế

Các dạng chuẩn

Dạng chuẩn 2 (2NF) quy định rằng trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần của khoá thành một danh sách mới Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới một tên phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

ĐH Kinh tế Huế

 Dạng chuẩn 3 (3NF) quy định rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y, thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng thành hai danh sách: danh sách thứ nhất chứa quan hệ X-Y, danh sách thứ hai chứa quan hệ Y-Z Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Các dạng chuẩn

ĐH Kinh tế Huế

 Từ mối đầu ra theo bước 2 sẽ tạo ra nhiều danh sách, mỗi danh sách liên quan đến 1 đối tượng quản lí.

 Nếu có nhiều danh sách mô tả về cùng một kiểu thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo một dach sách chung gồm tất cả các thuộc tính chung

và riêng.