Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 2 - KS. Lê Thanh Trúc

Bài giảng Tin học căn bản: Phần 2 Chương 2 - Các thao tác cơ bản với MS Word của KS. Lê Thanh Trúc sau đây sẽ cung cấp cho các bạn những kiến thức về các thao tác căn bản soạn thảo văn bản với việc sử dụng menu Edit, Insert như định lề trang văn bản; nhập và hiệu chỉnh văn bản; lưu, đóng, mở, xóa văn bản.

I: ĐINH LÊ  TRANG VĂN B N ̣ ̀ Ả

 Muc đi ch:̣ ́

 Nhă m chon loai giâ y soan thao va  in â n.̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̀ ́

 Qui đinh lê  soan thao văn ban làm cho văn b n đ p m t h n, ̣ ̀ ̣ ̉ ̉ ả ẹ ắ ơtránh trường h p văn b n đợ ả ược so n 1 cách lung tung.ạ

 Ca ch th c hiên:́ ự ̣

 Bước 1: trên thanh menu nhâ p chon menu File ́ ̣  Page Setup

 Bước 2: trong hôp thoai Page Setup, xa c lâp thông tin   ca c ̣ ̣ ́ ̣ ở ́the:̉

 The Margins: đinh lê  vu ng soan thao văn ban.̉ ̣ ̀ ̀ ̣ ̉ ̉

 The Paper size: chon loai giâ y soan thao văn ban.̉ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉

 Bước 3:

1. The Margins ̉

H p tho i Page Setup ộ ạ

Top: do ng đâ u văn ban ca ch đinh.̀ ̀ ̉ ́ ̉

Bottom: do ng đâ u văn ban ca ch đa y.̀ ̀ ̉ ́ ́

II: NH P VÀ HI U CH NH VĂN B N Ậ Ệ Ỉ Ả

 Các bước c n làm trầ ước khi nh p văn b n.ậ ả

 Cách vi t m t văn b n.ế ộ ả

 Cách di chuy n d u nháy trong tài li u.ể ấ ệ

 Vi t chèn và vi t đè văn b n.ế ế ả

 Chèn ký t  đ c bi t.ự ặ ệ

1. Các b ướ c c n làm tr ầ ướ c khi nh p văn b n ậ ả

 Bước 1: kh i đ ng chở ộ ương trình so n th o văn b n.ạ ả ả

 Bước  2:  t   thanh  Fortmatting,  ch n  font  mu n  s   d ng  (Times  New ừ ọ ố ử ụRoman, Arial, VNI­Times)

 Bước 3: kh i đ ng b  gõ so n th o ti ng Vi t (Vietkey, Unikey, ).ở ộ ộ ạ ả ế ệ

 Ch n ch  đ  gõ ti ng Vi t     .ọ ế ộ ế ệ

 Ch n b ng mã thích h p v i Font đọ ả ợ ớ ược ch n   bọ ở ước 2:

 N u  font  Times  New  Roman,  Arial ế   b ng  mã  ph i  là ả ảUNICODE

 N u font VNI­Times ế  b ng mã ph i là VNI Windows.ả ả

2. C u trúc m t văn b n ấ ộ ả

 M t văn b n (Document) có th  có m t ho c nhi u trang (Page).ộ ả ể ộ ặ ề

 Trong m t trang có th  có nhi u đo n (Paragraph).ộ ể ề ạ

 Trong m t đo n có th  có nhi u câu (Sentence).ộ ạ ể ề

 Trong m t câu có th  có m t ho c nhi u t  (Word).ộ ể ộ ặ ề ừ

 Trong m t t  có th  có m t ho c nhi u ký t  (Character). ộ ừ ể ộ ặ ề ự

 Câu: b t đ u b ng ký t  in hoa và k t thúc b ng d u ch m câu ắ ầ ằ ự ế ằ ấ ấ

(: . ! ?).

 Gi a các t  ph i có ít nh t m t kho ng tr ng (space).ữ ừ ả ấ ộ ả ắ

 Các d u k t thúc câu, đo n (. , ! ? : … /) ph i vi t li n v i t  cu i ấ ế ạ ả ế ề ớ ừ ố

cùng và sau nó ph i là ký t  kho ng tr ng.ả ự ả ắ

 Gi a các đo n cách nhau b i phím Enter.ữ ạ ở

 Văn  b n  s   t   đ ng  s   qua  trang  m i  ho c  đ   ch   đ ng  qua ả ẽ ự ộ ẽ ớ ặ ể ủ ộ

trang m i ta s  d ng t  h p phím Ctrl + Enter.ớ ử ụ ổ ợ

3. Cách so n th o m t văn b n ạ ả ộ ả

 Khi nh p văn b n, các ký t  nh p vào luôn đậ ả ự ậ ược chèn vào bên trái c a ủ

đi m chèn (con tr , d u nháy).ể ỏ ấ

 Khi văn b n đả ược nhâp đ y dòng, Word t  đ ng xu ng dòng ti p theo.̣ ầ ự ộ ố ế

 Soan xong môt đoan, đê soan đoan tiê p theo ta go  phi m Enter. N u là ̣ ̣ ̣ ̉ ̣ ̣ ́ ̃ ́ ế

đo n cu i cùng c a văn b n thì k t đo n là d u ch m (“.”).ạ ố ủ ả ế ạ ấ ấ

 Khi nh p văn b n đ y trang thì Word s  t  đ ng cho qua trang m i. Đ  ậ ả ầ ẽ ự ộ ớ ể

ch  đ ng qua trang m i, ta s  d ng t  h p phím Ctrl + Enter.ủ ộ ớ ử ụ ổ ợ

 Xoá các ký t , câu, đo n, kh i,… :ự ạ ố

 Phím Delete: xóa ký t  li n ph i con tr  S  d ng nhi u l n đ  xóa ự ề ả ỏ ử ụ ề ầ ểliên ti p các ký t ế ự

4. Cách di chuy n d u nháy trong tài li u ể ấ ệ

 S  d ng nhóm phím di chuy n qua l i:ử ụ ể ạ

 ,  : di chuy n d u nháy hi n hành sang trái, sang ph i 1 ký t ể ấ ệ ả ự

 ,   : di chuy n d u nháy hi n hành lên, xu ng 1 dòng.ể ấ ệ ố

 Ctrl +  , Ctrl +  : di chuy n d u nháy qua trái, qua ph i 1 t ể ấ ả ừ

 Ctrl +  , Ctrl +  : di chuy n d u nháy lên, xu ng 1 đo n văn b n.ể ấ ố ạ ả

 PageUp, PageDown: di chuy n lên, xu ng 1 trang màn hình.ể ố

 Ctrl + Home, Ctrl + End: di chuy n đ n trang đ u, trang cu i tài li u.ể ế ầ ố ệ

 Di chuy n d u nháy đ n v  trí b t k  trong tài li u b ng cách Click chu t ể ấ ế ị ấ ỳ ệ ằ ộtrái vào v  trí mu n di chuy n đ nị ố ể ế

 S  d ng thanh trử ụ ượ ọt d c đ  xem các trang ti p theo.ể ế

 S  d ng l nh ử ụ ệ Edit  Goto (Ctrl+G, F5): dùng đ  di chuy n nhanh đ n ể ể ếtrang được nh p t  bàn phím.ậ ừ

Cách di chuy n d u nháy trong tài li u (tt) ể ấ ệ

H p tho i di chuy n nhanh v i Edit/ Goto ộ ạ ể ớ

 Bước 1: đ t con tr  t i v  trí c n chèn Symbol.ặ ỏ ạ ị ầ

 Bước 2: trên thanh menu ch n menu ọ Insert  Symbol.

 Bước 3: Trong h p tho i Symbol:ộ ạ

 Th  Symbol: chèn các symbolẻ

 Thay đ i Font trong h p tho i Font đ  xem danh sách các ổ ộ ạ ểsymbol (Wingdings, Wingdings1, Symbol,…)

 Th  Special Characters: chèn các ký t  đ c bi t.ẻ ự ặ ệ

 Bước 4: ch n Symbol, Special Characters c n chèn ọ ầ  nh p Insert.ấ

 Bước 5: nh p Close đóng h p tho i Symbol, tr  v  c a s  Word.ấ ộ ạ ở ề ử ổ

 Thay đ i kích c  c a Symbol tổ ỡ ủ ương t  nh  đ i v i ký t ự ư ố ớ ự

III: L U, ĐÓNG, M , XÓA VĂN B N Ư Ở Ả

 M  văn b n hi n hành.ở ả ệ

 L u văn b n hi n hành.ư ả ệ

 Chèn văn b n cũ vào văn b n hi n hành.ả ả ệ

 Đóng văn b n hi n hành.ả ệ

 M  văn ban đa  tô n tai:ở ̉ ̃ ̀ ̣

 Bước 1: m  hôp thoai Open:ở ̣ ̣

 Trên thanh menu, ch n menu ọ File  Open.

 Ho c t  ba n phi m, nh n t  h p phímặ ừ ̀ ́ ấ ổ ợ  Ctrl + O.

2. L u văn ban hiên ha nh ư ̉ ̣ ̀

 L u văn ban lâ n đâ u tiên:ư ̉ ̀ ̀

 Bước 1: m  hôp thoai Save:ở ̣ ̣

 Trên thanh menu, ch n menu ọ File  Save.

 Ho c nh n t  h p phím Ctrl + S.ặ ấ ổ ợ

 Ho c nh n nút      .ặ ấ

 Bước 2: trong hôp thoai Save, nhâ p chon đ̣ ̣ ́ ̣ ường dâ n ch a tâp ̃ ứ ̣tin (xem hôp thoai Open).̣ ̣

 Bước 3: nhâp tên tâp tin câ n l u, nhâ p chon Save.̣ ̣ ̀ ư ́ ̣

 L u văn ban lâ n th  2 tr  đi:ư ̉ ̀ ứ ở

 Trên thanh Formatting, nhâ p chon      .́ ̣

 Hoăc trên thanh menu, nhâ p chon menu File ̣ ́ ̣  Save

 Save  in:  ch n  ô  đi a, ọ ̉ ̃

th  muc ch a t p tin ư ̣ ứ ậ

c n l u.ầ ư

 File  name:  nh p  tên ậ

t p tin c n l u.ậ ầ ư

 Files  of  type:  chon ̣

ki u t p tin c n l u. ể ậ ầ ư

4. Đo ng văn ban hiên ha nh ́ ̉ ̣ ̀

 T  thanh menu, chon menu File ừ ̣  Close hoăc nhâ p va o        trên ̣ ́ ̀

thanh tiêu đê ̀

 Khi đo  xuâ t hiên hôp thông ba o sau:́ ́ ̣ ̣ ́

Hôp thoai nhă c nh  l u văn b n ̣ ̣ ́ ở ư ả

Ch n kh i văn b n (tt) ọ ố ả

 Dùng bàn phím: đ t d u nháy   đ u kh i văn b n c n ch n, nh n ặ ấ ở ầ ố ả ầ ọ ấ

và gi  phím Shift k t h p v i phím di chuy n.ữ ế ợ ớ ể

 Dùng chu t: click vào v  trí đ u kh i văn b n c n ch n, nh n gi  ộ ị ầ ố ả ầ ọ ấ ữchu t trái và kéo đ n v  trí cu i kh i c n ch n.ộ ế ị ố ố ầ ọ

 Dùng chu t k t h p v i phím Shift: click chu t   v  trí b t đ u kh i ộ ế ợ ớ ộ ở ị ắ ầ ốvăn b n c n ch n, nh n gi  phím Shift, click chu t vào v  trí k t ả ầ ọ ấ ữ ộ ị ếthúc kh i văn b n c n ch n.ố ả ầ ọ

 B m gi  phím Delete: xóa liên ti p các ký t  sau đi m chèn.ấ ữ ế ự ể

 B m gi  phím Backspace: xóa liên ti p các ký t  trấ ữ ế ự ước đi m ể

S  d ng l nh c t, sao chép và dán (tt) ử ụ ệ ắ

 C t/ sao chép kh i văn b n hay đ  h a:ắ ố ả ồ ọ

 Ch n kh i văn b n hay đ  h a c n C t/ sao chép.ọ ố ả ồ ọ ầ ắ

 Clipboard l u tr  t i đa 12 l nh cut/ copy, các l nh này là m i nh t.ư ữ ố ệ ệ ớ ấ

 C t và sao chép thao tác hoàn toàn gi ng nhau, nh ng khác nhau   ắ ố ư ở

đi m đ i tể ố ượng b  xóa đ i v i c t, v n còn nguyên đ i v i sao chép.ị ố ớ ắ ẫ ố ớ

 Kh i văn b n hay đ  h a có th  đố ả ồ ọ ể ược dán nhi u l n v i 1 thao tác ề ầ ớcut, copy

4. S  d ng l nh Undo, Redo và Repeat ử ụ ệ

 Undo:

 H y b  thao tác v a th c hi n.ủ ỏ ừ ự ệ

 L nh Undo có th  đệ ể ược th c hi n nhi u l n.ự ệ ề ầ

 M i l n Undo s  h y b  1 l nh.ỗ ầ ẽ ủ ỏ ệ

 Trình t  Undo s  đi ngự ẽ ượ ạ ớc l i v i trình t  l nh v a đự ệ ừ ược th c hi n.ự ệ

 Cách th c hi n:ự ệ

 Ch n l nh Edit ọ ệ  Undo

 Ho c nh n t  h p phím Ctrl + Z.ặ ấ ổ ợ

S  d ng l nh Undo, Redo và Repeat (tt) ử ụ ệ

 Redo:

 Có l nh Undo m i có l nh Redo.ệ ớ ệ

 H y b  thao tác Undo v a th c hi n.ủ ỏ ừ ự ệ

 L nh Redo cũng có th  đệ ể ược th c hi n nhi u l n.ự ệ ề ầ

 Trình t  Redo s  đi ngự ẽ ượ ạ ớc l i v i trình t  l nh Undo.ự ệ

 Cách th c hi n:ự ệ

 Ch n l nh ọ ệ Edit  Redo

 Ho c nh n t  h p phím Ctrl + Y.ặ ấ ổ ợ

 Ho c Click vào nút      trên thanh công c ặ ụ

S  d ng l nh Undo, Redo và Repeat (tt) ử ụ ệ

 Repeat:

 L p l i thao tác v a m i th c hi n.ặ ạ ừ ớ ự ệ

 Sau khi th c hi n 1 thao tác, ho c ch n Undo ho c ch n repeat.ự ệ ặ ọ ặ ọ

 Cách th c hi n:ự ệ

 Ch n l nh Edit ọ ệ  Repeat

 Ho c nh n t  h p phím Ctrl + Y. ặ ấ ổ ợ

5. Nh p văn b n t  đ ng (Automatic Writing ậ ả ự ộ )

 S  d ng tính năng AutoText:ử ụ

 Được s  trong trử ường h p vi t t c ký trong so n th o văn b n.ợ ế ố ạ ả ả

 S   d ng  trong  trử ụ ường  h p  kh i  văn  b n  hay  đ   h a  đợ ố ả ồ ọ ượ ặc  l p  l i ạ

thường xuyên

 Th c hi n b ng cách gán cho kh i văn b n hay đ  h a m t tên t t. ự ệ ằ ố ả ồ ọ ộ ắ

 Khi so n th o ch  c n gõ vào tên t t thì Word s  t  đ ng thay th  ạ ả ỉ ầ ắ ẽ ự ộ ế

b ng n i dung c a kh i văn b n hay đ  h a ngay v  trí gõ vào. ằ ộ ủ ố ả ồ ọ ị

 Cách làm:

 Bước 1: t o danh sách AutoTextạ

 Ch n kh i văn b n hay đ  h a c n t o.ọ ố ả ồ ọ ầ ạ

 Vào menu Insert  AutoText  AutoText ho c menu Tools ặ  AutoCorrect  AutoText. 

Nh p văn b n t  đ ng (tt ậ ả ự ộ )

 Xóa AutoText

 Vào l i h p tho i AutoCorrect ạ ộ ạ  ch n th  AutoText.ọ ẻ

 Ch n t  vi t t t c n xóa t i ô Enter AutoText Entries here.ọ ừ ế ắ ầ ạ

 Click chu t ch n Delete.ộ ọ

Nh p văn b n t  đ ng (tt) ậ ả ự ộ

 S  d ng tính năng Auto correct:ử ụ

 Giúp t  đ ng s a nh ng l i sai thự ộ ử ữ ỗ ường xuyên x y ra khi so n th o ả ạ ảvăn b n.ả

 Ho c  đ a  nhanh  vào  tài  li u  nh ng  kh i  văn  b n  hay  đ   h a ặ ư ệ ữ ố ả ồ ọ

thường xuyên được s  d ng.ử ụ

 AutoCorrect  tương  t   nh   AutoText  nh ng  nhanh  h n  vì  t   đ ng ự ư ư ơ ự ộchèn văn b n vào tài li u mà không c n ph i nh n phím F3.ả ệ ầ ả ấ

 Cách làm:

 Bước 1: t o m c AutoCorrectạ ụ

 Ch n kh i văn b n hay đ  h a c n t o.ọ ố ả ồ ọ ầ ạ

Nh p văn b n t  đ ng (tt ậ ả ự ộ )

 Xóa AutoCorrect

 Vào l i h p tho i AutoCorrect ạ ộ ạ  ch n th  AutoCorrect.ọ ẻ

 Gõ t  vi t t t c n xóa t i ô Replace.ừ ế ắ ầ ạ

 Click chu t ch n Delete.ộ ọ

 Click ch n Close đ  đóng h p tho i.ọ ể ộ ạ

6. Tìm ki m và thay th  văn b n ế ế ả

 Cho phép tìm ki m m t t  ho c nhóm t ế ộ ừ ặ ừ

 Thay th  t  tìm ki m đế ừ ế ược b ng m t m t t  ho c nhóm t  khác.ằ ộ ộ ừ ặ ừ

Tìm ki m và thay th  văn b n  ế ế ả

Tìm ki m và thay th  văn b n (tt) ế ế ả

 Th  Find: ch  tìm ki m t ẻ ỉ ế ừ

 Nh p t  ho c nhóm t  c n tìm ki m vào ô nh p Find What.ậ ừ ặ ừ ầ ế ậ

 Nh p ch n Find Next đ  ti p t c tìm t  ti p theo.ấ ọ ể ế ụ ừ ế

ti p nhau.ế

 Các ki u Section Break:ể

 Next page (trang k  ti p) – chèn section break t i v  trí con tr  và ế ế ạ ị ỏ

b t đ u ph n m i   trang ti p theo.ắ ầ ầ ớ ở ế

 Continuous (ti p theo) ­ chèn section break t i v  trí con tr  và b t ế ạ ị ỏ ắ

đ u ph n m i   ngay phía sau.ầ ầ ớ ở

 Even Page (trang ch n) ­ chèn section break t i v  trí con tr  và b t ẵ ạ ị ỏ ắ

đ u ph n m i   trang ch n ti p theo.ầ ầ ớ ở ẵ ế

 Odd Page (trang l )­ chèn section break t i v  trí con tr  và b t đ u ẻ ạ ị ỏ ắ ầ

ph n m i   trang l  ti p theo.ầ ớ ở ẻ ế

Tách trang và ph n (tt) ầ

 Hướng d n ng t trang:ẫ ắ

 Bước 1: đ t con tr  t i v  trí c n ặ ỏ ạ ị ầ

ng t trang.ắ

 Bước  2:  vào  menu  Insert   

Break,  h p  tho i  xu t  hi n  nh  ộ ạ ấ ệ ư

hình bên

 Bước  3:  Ch n  lo i  ng t  c n ọ ạ ẳ ầ

chèn

 Bước 4: nh p ch n OK.ấ ọ