Bài giảng Tin học văn phòng: Bài 2&3 - Bùi Thị Thu Cúc

Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 2&3: Soạn thảo cơ bản với Word cung cấp cho người học các kiến thức về Microsoft Word, các thao tác soạn thảo cơ bản, thao tác trên khối văn bản, thiết lập Tab và Indent,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

TIN HỌC VĂN PHÒNG

Bài 2 & 3: SOẠN THẢO CƠ BẢN VỚI WORD

Nội dung chính

1 Giới thiệu Microsoft Word

2 Các thao tác soạn thảo cơ bản

3 Thao tác trên khối văn bản

4 Thiết lập Tab và Indent

5 Định dạng văn bản, đoạn văn bản

6 Bullets và Numbering

Nội dung chính

7 Soạn thảo công thức toán học

8 Chèn ký tự đặc biệt

9 Tìm kiếm và thay thế văn bản

10 Chia văn bản thành nhiều cột

11 Chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

12 Tính năng AutoCorrect

13 Style và mục lục

1 Giới thiệu Microsoft Word

I Phần mềm soạn thảo văn bản rất phổ biến

I Ra đời tháng 11/1983, chạy trên hệ điều hành MS-DOS

I Các phiên bản :

• Word for Windows (1989), phiên bản đầu tiên trên Windows

• Word for Windows 2.0 (1991)

• Word 6 for Windows (1993)

• Word 95, Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2003

• Word 2007, từ đây định dạng văn bản là docx

• Word 2013

I Word cũng có mặt trên Mac OS, OS/2

Các tính năng chính của Word

I Soạn thảo văn bản

I Hiệu ứng về phông chữ, màu sắc

I Chèn hình ảnh, bảng biểu, âm thanh, video .

I Kiểm tra chính tả, ngữ pháp

I Hỗ trợ xử lý văn bản thô (.txt) hay tài liệu online

I Tự động lập chỉ mục, mục lục

Khởi động Word

Có nhiều cách :

I kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word

trên màn hình hay thanh tác vụ

I kích chọn Start → Apps → Microsoft Office

→ Microsoft Word 2010

I mở một tệp văn bản (Word) đã soạn thảo

Màn hình soạn thảo của Word

2 Các thao tác soạn thảo cơ bản

I Lưu văn bản : File → Save ; phím tắt Ctrl+S;

hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ nhanh

I Lưu văn bản với tên khác : File → Save as

I Tạo văn bản mới : File → New ; Ctrl+N

I Mở một văn bản đã có : File → Open ; Ctrl+O

I Đóng văn bản đang mở : File → Close ; nút Close ;

File → Exit hoặc Alt+F4

I Sử dụng bộ gõ tiếng Việt

I Sử dụng các phím tắt giúp tăng tốc độ soạn thảo

Các thao tác soạn thảo cơ bản

I Home/End : đưa con trỏ về đầu/cuối dòng

I Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu/cuối văn bản

I PageUp/PageDown : chuyển đến trang màn hình phía

trước/sau

I Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến trang văn bản phía

trước/sau

I Caps Lock : thay đổi kiểu gõ chữ hoa và chữ thường

I Delete/Backspace : xóa ký tự đứng kề sau/trước con trỏ

I Ctrl+Shift++ : bật/tắt chế độ nhập chỉ số trên, ví dụ x2

I Ctrl+= : bật/tắt chế độ nhập chỉ số dưới, ví dụ x2

3 Thao tác trên khối văn bản

I Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản

• dùng Shift hoặc di chuột để đánh dấu

I Sao chép Ctrl+C , cắt Ctrl+X , dán Ctrl+V , xoá khối văn bản

I Sử dụng chức năng Undo Ctrl+Z /Redo Ctrl+Y

4 Thiết lập Tab và Indent

I Hiển thị Ruler : nhấn biểu tượng View Ruler

hoặc chọn ribbon View → Ruler

I Thiết lập Indent : Left, Hanging, First Line

I Thiết lập Tab

• dịch chuyển con trỏ theo từng bước nhảy

• tạo văn bản hiển thị dưới dạng cột

• chỉnh sửa tab : kích đúp chuột vào tab để mở hộp thoại Tabs

• thay đổi vị trí tab : kích chuột vào tab, giữ và di chuyển tab

• xoá tab : kích chuột, giữ và kéo tab ra khỏi thanh ruler

I Tab stop position : vị trí đặt tab

I Alignment : chọn kiểu căn lề

I Leader : chọn kí tự chèn

I Set : ghi nhận tab vừa thiết lập

I Clear : xóa tab đang được chọn

I Clear All : xóa toàn bộ các tab

5 Định dạng văn bản, đoạn văn bản

I Định dạng kiểu chữ : in đậm Ctrl+B , in nghiêng Ctrl+I,gạch dưới Ctrl+U

Định dạng đoạn văn bản

I Mỗi dấu xuống dòng Enter tạo thành một đoạn văn bản

I 2 cách gõ phím Enter khác :

• Shift+Enter: xuống dòng, không tạo đoạn mới

• Ctrl+Enter: xuống dòng, ngắt sang trang mới

I Để định dạng đoạn văn bản, đặt con trỏ vào đoạn đó :

• mở hộp thoại Paragraph bằng phím tắtAlt+O+P

• dùng các tùy chọn ở Home → Paragraph

• căn lề :Ctrl+L,Ctrl+E, Ctrl+R, Ctrl+J

• tạo khung viền và nền :Alt+O+Bđể mở hộp thoại Borders and Shading

Hộp thoại Paragraph

I Alignment : chọn kiểu căn lề

I Indentation : thiết lập khoảng cách

từ mép lề đoạn so với lề trang

I Special : độ thụt dòng của dòng đầutiên hoặc các dòng từ thứ 2 trở đi

I Spacing : xác định khoảng cách vớicác đoạn trước và sau nó

I Line spacing : chọn độ giãn dòng

6 Bullets và Numbering

I Đánh dấu đầu đoạn, đánh số chỉ mục cho các tiêu đề :

• kích vào biểu tượng Bullets trên ribbon

Home → Paragraph

• kích vào biểu tượng Numbering

• hoặc mở hộp thoại :Alt+O+N

• dùng Multilevel List : kích vào biểu tượng

7 Soạn thảo công thức toán học

I Chọn vị trí cần chèn công thức

I Vào ribbon Insert → Equation

I Chọn công thức phù hợp

I hoặc tạo công thức mới với

Insert New Equation

9 Tìm kiếm và thay thế văn bản

I Chức năng cho phép sửa đổi dữ liệu hàng loạt

I Mở hộp thoại Find and Replace

• vào ribbon Home → Editing, chọn Advanced Find hoặc

Replace, ấn More >> để thêm nhiều lựa chọn

• tìm kiếmCtrl+F, thay thếCtrl+H

10 Chia văn bản thành nhiều cột

I Thông dụng trong nhiều

11 Chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

I Đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần

trang trí

I Mở hộp thoại Drop Cap

• vào ribbon Insert → Text, chọn Drop

Cap rồi Drop Cap Options .

12 Tính năng AutoCorrect

I Tự động sửa lỗi hoặc hoàn chỉnh

nội dung văn bản đang gõ, ví dụ

• tự động viết hoa chữ cái đầu câu,

đầu dòng

• tự động sửa một số lỗi chính tả

• tự động thay thế các từ viết tắt

I Mở hộp thoại AutoCorrect

• ấnF7 , hoặc vào ribbon Review →

Proofing → Spelling & Grammar

• sau đó chọn Options rồi

AutoCorrect Options

13 Style và mục lục

Là những tính năng quan trọng trong soạn thảo

văn bản chuyên nghiệp

I Style : quy định sẵn thông tin (font chữ, kích

cỡ .) để có thể dùng sau này

I Dùng cho paragraph, character, table, list

I Mở hộp thoại Styles : Alt+Ctrl+Shift+S

I Sử dụng :

• đặt con trỏ vào đoạn văn bản cần làm việc

• chọn style có sẵn trên ribbon Home → Styles

• hoặc tạo style mới : biểu tượng New Style

Tạo mới hoặc gán style cho mẫu đã định dạng

I Name : đặt tên cho style

I Formatting hoặc Format :

chọn các định dạng

I Thay đổi style vừa tạo :

kích chuột phải vào tên

style, ấn nút Modify

I Automatically update :

mọi thay đổi trên một

đoạn sẽ diễn ra với các

đoạn khác có chung style

(thay đổi luôn style)

Kết hợp Style và Numbering để tạo chỉ mục

I Tạo style cho từng mức

I Kích vào biểu tượng

Multilevel List , chọn

Define New Multilevel List

I Tạo mới Multilevel List kết

hợp với các style đã tạo

Tạo mục lục (Table of Contents - TOC)

I Bắt buộc phải tạo các

style cho các đoạn

I Tạo TOC tự độnghoặc

Tạo kiểu mới và cập nhật TOC

I Ấn Insert TOC để mở hộp thoại TOC, chọn Options để

thay đổi kiểu TOC mặc định

I Cập nhật TOC mỗi khi chỉnh sửa văn bản :

• ấn nút Update Table

• đặt con trỏ bên trong vùng TOC, ấnF9