Nội dung bài giảng giới thiệu chung về Microsoft Word, định dạng văn bản, sử dụng đồ họa trong Word, làm việc với tài liệu văn bản lớn. Bài giảng dành cho các bạn học khối xã hội học Tin học đại cương. Mời các bạn theo dõi nội dung chi tiết bài giảng.
Trang 1Bài giảng
Microsoft Word
Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin
Trang 2Làm việc với tài liệu văn bản lớn
4
Trang 3Công nghệ thông tin
1 Giới thiệu chung về Microsoft Word
Soạn thảo văn bản: cơ quan, xí nghiệp,… nhu cầu cá nhân
Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi: Microsoft Word (WinWord) của hãng Microsoft.
Một số đặc điểm nổi bật:
Cung cấp đầy đủ tính năng soạn thảo và định dạng văn bản
Khả năng đồ họa + công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding)
Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau
Trang 41 Giới thiệu chung về Microsoft Word
I Khởi động Microsoft Word:
Có nhiều cách, có thể thực hiện một trong các cách sau:
Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Word trên Desktop
Start Programs Microsoft Word
Start Run… Ở mục Open gõ: Winword
Trang 51 Giới thiệu chung về Microsoft Word
II Màn hình làm việc của Microsoft Word
Sau khi khởi động MSWord, màn hình làm việc của Word có dạng:
Con trỏ s oạn thảo
Trang 61 Giới thiệu chung về Microsoft Word
Các thành phần chính trên màn hình làm việc của Word:
Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng, cho biết tên của phần mềm
và tên của văn bản hiện thời đang soạn thảo
Thanh thực đơn (Menu Bar): Nằm ngay dưới thanh tiêu đề gồm
những nhóm chứa các lệnh của Word
Thanh công cụ (ToolBar): Chứa các nút lệnh Mỗi nút lệnh tương ứng
với một lệnh nào đó của Word Khi cần thực hiện lệnh, có thể kích chuột vào nút lệnh tương ứng thay vì thực hiện thông qua menu
Thước (Ruler): Nằm dưới thanh công cụ, cho phép căn chỉnh kích
thước của văn bản cũng như tiến hành một số thao tác định dạng khác
Vùng soạn thảo: Là vùng cho phép quan sát và soạn thảo nội dung
văn bản Nội dung được gõ vào sẽ bắt đầu từ vị trí của con trỏ soạn thảo
Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm dưới cùng của màn hình cho phép
quan sát được các trạng thái hiện thời như số trang, toạ độ của con trỏ
Trang 71 Giới thiệu chung về Microsoft Word
IV Các khái niệm cơ bản
Dòng văn bản (line): Là tập hợp các từ trên một dòng
màn hình Dòng phụ thuộc rất nhiều vào những yếu tố như cửa sổ màn hình, khổ giấy, lề văn bản,
Đoạn văn bản (Paragraph): Là tập hợp bao gồm một
hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bởi phím ENTER.
Khối văn bản : là một vùng văn bản liên tục được đánh
dấu trên màn hình
Trong quá trình làm việc với các văn bản, Word xem
các khối văn bản và các đoạn văn bản là đơn vị thao
tác chính
Trang 91 Giới thiệu chung về Microsoft Word
V Các thao tác cơ bản trong Word:
V.1 Tạo mới một văn bản: Có thể sử dụng một trong các cách sau:
• Thực hiện lệnh [Menu] File New
• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N
• Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ.
V.2 Lưu văn bản: Có thể sử dụng một trong số các cách sau:
• Thực hiện lệnh [Menu] File Save.
• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.
• Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ.
Nếu đây là lần lưu văn bản đầu tiên, Word sẽ hiển thị hộp thoại
Save để yêu cầu đặt tên file cho văn bản Ở các lần lưu sau, Word chỉ tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên
Trang 101 Giới thiệu chung về Microsoft Word
Gõ tên file vào mục File name và kích chuột vào nút Save để lưu.
Nếu muốn lưu văn bản với tên file khác với tên file hiện thời:
Trang 111 Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.3 Mở văn bản: Để mở một văn bản đã có trên đĩa, có thể sử
dụng một trong số các cách sau:
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
• Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ
• Thực hiện lệnh [Menu] File Open
Word sẽ hiển thị hộp
thoại Open để chọn file cần mở Có thể
gõ trực tiếp tên file
vào hộp File name
hoặc chọn file từ danh sách các file được hiển thị Sau
đó, kích chuột vào
nút Open để mở file.
Trang 121 Giới thiệu chung về Microsoft Word
nào đó trên văn bản, thường phải đánh dấu khối văn bản cần thao tác trước Có thể sử dụng một trong các cách:
• Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu,
giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản.
• Đưa con trỏ soạn thảo về đầu khối văn bản cần đánh
dấu, giữ phím <Shift> và dùng các phím điều khiển di chuyển con trỏ đến cuối khối.
• Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ
phím <Shift> và kích chuột tại vị trí cuối khối
Trang 131 Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.5 Thao tác cắt, dán và sao chép văn bản
Thao tác cắt (cut) và dán (paste) được sử dụng khi cần di chuyển
một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, còn thao tác sao chép
(copy) và dán (paste) được sử dụng khi cần sao chép một khối văn
bản từ vị trí này sang vị trí khác
Để di chuyển một khối văn bản, thực hiện các bước sau:
• Chọn khối văn bản cần di chuyển.
• Thực hiện thao tác cut: [Menu] Edit Cut.
• Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần di chuyển đến.
• Thực hiện thao tác paste: [Menu] Edit Paste.
Để sao chép một khối văn bản, tiến hành thao tác tương tự như trên
nhưng ở bước thứ 2, thay vì sử dụng thao tác cut, ta sử dụng thao tác copy bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Edit Copy
Tổ hợp phím tắt Chức năng:
Trang 141 Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.6 Tìm kiếm và thay thế:
Tìm kiếm: thực hiện các thao tác sau:
Thực hiện lệnh [Menu] Edit Find (hoặc Ctrl + F)
Tại hộp Find What gõ cụm từ cần tìm kiếm, Tại hộp Replace with gõ cụm từ được sử dụng để thay thế
Kích chuột vào nút Find Next, Replace hoặc Replace All tuỳ mục đích:
Find Next: Tiếp tục tìm nhưng không thay thế cụm từ tìm được Replace: Thay thế cụm từ tìm được và tiếp tục tìm.
Trang 151 Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.7 Chuyển đổi giữa các văn bản đang được mở
Tại một thời điểm, có thể mở nhiều văn bản cùng một lúc nhưng chỉ
có thể soạn thảo với một trong số các văn bản đó Để chuyển đổi
qua lại giữa các văn bản này, có thể kích chọn menu Window trên thanh thực đơn và văn bản tương ứng.
V.8 Đóng văn bản và kết thúc làm việc với Word
Đóng văn bản, có thể thực hiện một trong số các cách sau:
- Thực hiện lệnh [Menu] File Close
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Thoát khỏi MS Word, có thể sử dụng một trong số các cách sau:
- Thực hiện lệnh [Menu] File Exit
- Nhấn tổ hợp phím Alt +F4
Nếu chưa tiến hành lưu văn bản, Word sẽ hiển thị hộp thông báo:
Trang 161 Giới thiệu chung về Microsoft Word
V.9 Soạn thảo văn bản
Nội dung văn bản bắt đầu từ vị trí của con trỏ trên màn hình soạn thảo
Để soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, trên máy cần có bộ gõ tiếng Việt (vietkey,unikey,…), phải chọn font tiếng Việt và bảng mã tương ứng với font được chọn
Khuyến cáo sử dụng font chữ của bảng mã Unicode Nhiều kiểu gõ tiếng Việt, giới thiệu kiểu Telex với bộ gõ Vietkey:
Trang 171 Giới thiệu chung về Microsoft Word
Các phím thường sử dụng để di chuyển con trỏ khi soạn thảo văn
bản: Tên phím Ch c năngứ
Sang trái m t ký tộ ựSang ph i m t ký tả ộ ựLên trên m t dòngộ
Xu ng dố ưới m t dòngộHome Đ a con tr v đ u dòng hi n th i.ư ỏ ề ầ ệ ờEnd Đ a con tr v cu i dòng hi n th iư ỏ ề ố ệ ờPage Up Di chuy n lên trên m t trang màn hìnhể ộPage Down Di chuy n xu ng dể ố ưới m t trang màn hìnhộCtrl + Home V đ u văn b nề ầ ả
Ctrl + End V cu i văn b nề ố ảCtrl + Qua ph i m t tả ộ ừCtrl + Qua trái m t tộ ừCtrl + Lên trên m t đo n.ộ ạCtrl + Xu ng dố ưới m t đo n.ộ ạ
Trang 181 Giới thiệu chung về Microsoft Word
Các phím xoá:
Delete Xoá ký t bên ph i con trự ả ỏBackspace Xoá ký t bên trái con trự ỏCtrl + Delete Xoá t bên ph i con trừ ả ỏCtrl + Backspace Xoá t bên trái con tr ừ ỏ
Trang 19Ngoài ra, tuỳ từng mục đích và yêu cầu cụ thể mà phải tiến
hành thêm những thao tác định dạng khác như kiểu (Style), bảng biểu (Table), cột (Columns),…
I Định dạng trang giấy:
Là thao tác định dạng thường được tiến hành đầu tiên khi
soạn thảo văn bản
Để định dạng: [Menu] File Page Setup…
Hộp thoại Page Setup xuất hiện, với các trang Tab như sau:
Trang 202 Định dạng văn bản
Cho phép định dạng lề của trang giấy:
Top Lề trên của trang giấy Bottom Lề dưới của trang giấy Left Lề trái của trang giấy Right Lề phải của trang giấy Gutter: Khoảng cách dùng làm gáy Gutter position: Vị trí của gáy
Cách thức xuất hiện của trang giấy:
Portrait Thẳng đứng Landscape Nằm ngang Apply to: Chỉ định phạm vi tác động Định dạng khổ giấy (A4, A3, Letter, ) trên trang Tab Paper
Trang 212 Định dạng văn bản
II Định dạng font chữ:
Nếu chọn khối trước khi tiến hành thì thao tác định dạng sẽ tác động lên khối văn bản, nếu không thao tác định dạng sẽ
có tác dụng ngay tại vị trí hiện thời của con trỏ soạn thảo.
II.1 Định dạng font chữ thông qua thanh công cụ (ToolBar)
Có thể thực hiện các lệnh ngay trên thanh công cụ định dạng
Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View Toolbars Formatting
Trang 222 Định dạng văn bản
II.2 Định dạng font chữ thông qua hộp thoại font:
Thực hiện lệnh: [Menu] Format Font
Font: font chữ Font style: kiểu chữ.
Size: kích thước chữ.
Font color: màu chữ Underline style: kiểu gạch chân Effects: các hiệu ứng khác
Nếu kích chuột vào nút Default,
những thiết lập về font chữ
sẽ được giữ mặc định ở những lần làm việc sau
Trang 23Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi một đơn vị Ctrl + Shift + > Tăng cỡ chữ
Ctrl + Shift + < Giảm cỡ chữ Ctrl + Shift + F Đổi font chữ Ctrl + Shift + P Đổi cỡ chữ Ctrl + Spacebar Xóa định dạng chữ
Trang 242 Định dạng văn bản
III Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
Cho phép bạn định rõ khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, cách thức căn lề văn bản, khoảng cách văn bản,
Đặt con trỏ soạn thảo vào trong đoạn văn bản cần định dạng (hoặc tiến hành thao tác chọn khối nếu muốn định dạng cho nhiều đoạn
Trang 252 Định dạng văn bản
III.2 Định dạng Paragraph thông qua thước
Dùng chuột để di chuyển các nút trên thước nằm ngang
Điểm quy định lề bên trái của văn bản
Điểm quy định lề bên phải của văn bản
Điểm quy định khoảng cách
lề của dòng đầu tiên so với các dòng khác trong đoạn
Trang 262 Định dạng văn bản
III.3 Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragraph
Thực hiện lệnh: [Menu] Format Paragraph
Quy định cách thức căn lề văn bản:
Left : căn lề bên trái Center :căn lề giữa Right : căn lề bên phải Justified :căn đều hai bên
Quy định khoảng cách Khoảng cách lề bên phảiKhoảng cách lề bên trái
Cách thức xuất hiện của dòng đầu tiên
None: Tương tự các dòng khác First line: Thụt vào so với các dòng khác (By: khoảng cách thụt vào) Hanging: Lùi ra ngoài so với các dòng còn lại
Khoảng cách đến
đoạn trước đó
Khoảng cách đến đoạn sau đó
Trang 27Ctrl + Shift + M Đưa lề trái đoạn văn bản ra ngoài Ctrl + Q Xóa định dạng của đoạn văn bản
Trang 282 Định dạng văn bản
IV Đặt các điểm Tab
Thông thường nếu nhấn phím <Tab>, con trỏ soạn thảo sẽ nhảy một
khoảng so với vị trí hiện hành (1.27cm) Tuy nhiên, có những trường hợp
cần phải đặt lại vị trí của các điểm dừng khi nhấn <Tab> (tạo bảng)
Điểm dừng Tab (Tab Stop Position) là vị trí dừng của con trỏ soạn thảo khi
nhấn phím <Tab>
IV.1 Đặt điểm Tab thông qua thước
Kích chuột để
chọn kiểu Tab
Left Tab Tab trái
Center Tab Tab giữa
Right Tab Tab phải
Decimal Tab Tab thập phân
Để đặt điểm Tab tại vị trí nào đó, cần chọn kiểu Tab rồi kích chuột vào vị trí tương ứng trên thước nằm ngang
Trang 292 Định dạng văn bản
IV.2 Định dạng Tab thông qua hộp thoại Tab
[Menu] Format Tabs
Gõ vị trí điểm Tab cần đặt
Kiểu của điểm Tab
Kiểu của vạch đến điểm Tab
Kích chuột vào nút
Set để thiết lập điểm Tab hiện thời Clear để xóa điểm Tab hiện thời Clear All để xóa toàn bộ điểm Tab
Trang 302 Định dạng văn bản
V Định dạng văn bản ở dạng cột
Hiển thị văn bản ở chế độ Print Layout ([Menu] View Print Layout)
Đánh dấu khối văn bản cần chia cộtThực hiện lệnh [Menu] Format Columns
Kiểu cột chia sẵn
Độ rộng (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột
Gõ số cột cần chia
Chỉ định phạm vi tác độngKích chọn nếu muốn giữa các cột có đường phân cách
Trang 312 Định dạng văn bản
VI Làm việc với bảng biểu
VI.1 Khởi tạo bảng biểu
- Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn bảng.
- Thực hiện lệnh [Menu] Table Insert Table
Chỉ định số cộtChỉ định số dòng
Cố định độ rộng cột:
Chỉ định độ rộng cột
Giãn cột theo nội dung Giãn cột theo độ rộng cửa sổ
Trang 322 Định dạng văn bản
VI Làm việc với bảng biểu
Hoặc có thể sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ
Chọn số hàng và số cột tương ứng với các ô ở đây
Trang 332 Định dạng văn bản
VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu
a Chọn khối các ô trong bảng:
Tương tự cách đánh dấu khối văn bản Hoặc:
Chọn khối theo dòng: đưa chuột về đầu dòng và rê chuột để chọn dòng.Chọn khối theo cột: đưa chuột lên trên cột và rê chuột để chọn cột
b Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng
Đưa chuột vào đường phân cách và rê chuột Hoặc:
• Chọn cột (dòng) cần định dạng
• Thực hiện lệnh [Menu] Table Table Properties
Trên hộp thoại Table Properties có thể:
Điều chỉnh độ rộng của cột trên trang Tab Column, Điều chỉnh chiều cao của dòng trên trang Tab Row
Trang 342 Định dạng văn bản
VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu
c Chèn thên hàng, cột hoặc ô vào bảng
Để chèn thêm hàng, cột hoặc ô vào bảng, thực hiện các bước sau:
• Chọn các ô tại vị trí cần chèn
• Thực hiện lệnh [Menu] Table Insert Cell
Trong hộp thoại Insert Cell, có thể chọn các kiểu chèn:
Shift cell right: chèn và đẩy các ô cũ sang phải.
Shift cell down: chèn và đẩy các ô cũ xuống dưới
Insert entire row: chèn thêm một dòng.
Insert entire column: chèn thêm một cột
Ngoài ra:
[Menu] Table Insert Columns to the Left : chèn thêm cột vào bên trái[Menu] Table Insert Columns to the Right : chèn thêm cột vào bên phải[Menu] Table Insert Rows Above : chèn thêm hàng vào phía trên
Trang 352 Định dạng văn bản
VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu
d Xoá ô (dòng/cột) Thực hiện các bước như sau:
Trang 36• Thực hiện lệnh [Menu] Table Merge Cell
e Tạo khung viền và nền cho bảng biểu
Để định dạng viền và nền, thực hiện các thao tác sau đây:
• Chọn các ô cần định dạng.
• Thực hiện lệnh [Menu] Format Borders and Shading
Trong hộp thoại Borders and Shading:
để định dạng viền chọn trang Tab Borders
để định dạng nền chọn trang Tab Shading
Trang 372 Định dạng văn bản
VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu
Định dạng viền trong trang Tab Borders:
Quan sát trước các thay đổi
Chỉ định phạm
vi tác dụngKích chọn để thêm hoặc loại bỏ các đường kẻ
Trang 382 Định dạng văn bản
VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu
Định dạng nền trong trang Tab Shading
Chọn màu nền
từ bảng màu
Xem trước các thay đổi
Trang 392 Định dạng văn bản
VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu
Có thể thực hiện định dạng bảng trên thanh công cụ Tables and Borders
Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View Toolbars Tables and Borders
Định dạng khung viền Định dạng màu nền
Trang 402 Định dạng văn bảnVII Tạo Drop Cap
• Đặt con trỏ soạn thảo lên đoạn cần tạo Drop Cap
• Thực hiện lệnh [Menu] Format Drop Cap
• Chọn kiểu Drop Cap trong mục Position
• Các thông số tùy chọn khác cho Drop Cap:
Font chữ của Drop Cap
Số dòng dành cho Drop Cap
Khoảng cách từ Drop Cap đến các từ khác trong văn
bản
Trang 412 Định dạng văn bảnVIII Thay đổi kiểu chữ hoa - chữ thường.
• Đánh dấu khối các chữ cần thay đổi
• Thực hiện lệnh [Menu] Format Change Case…
Trong hộp thoại Change Case có thể chọn một trong số các kiểu sau:
Sentence case: Đổi các ký tự đầu
câu của vùng được chọn thành chữ hoa
lowercase: Đổi tất cả các ký tự được
tOGGLE cASE: Đổi chữ thường
thành chữ hoa và ngược lại