Chương 5: PowerPoint căn bản

Nội dung "Chương 5: PowerPoint căn bản" là phần mềm tạo các bài trình diễn (presentation, trình thuyết, báo cáo trong hội nghị, bài giảng,...), là phần mềm thuộc bộ Microsoft Office, là công cụ tạo slide sinh động, đẹp mắt cho phép kết hợp nhiều đối tượng multimedia và tạo liên kết.

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

Chương 5 - POWERPOINT CĂN BẢN 2

1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 2

1.1 Giới thiệu 2

1.2 Khởi động 2

1.3 Các chế độ hiển thị 2

1.4 Tạo mới một file trình diễn 3

1.5 Đóng presentation 4

1.6 Lưu một presentation 4

1.7 Trình chiếu Presentation 4

2 LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN 5

2.1 Bỏ chế độ kiểm tra chính tả khi nhập văn bản 5

2.2 Thay đổi font chữ đồng loạt trên tất cả Slide 5

2.3 Định dạng Font dùng hộp thoại Font 5

2.4 Sử dụng thanh công cụ Formating 6

2.5 Đánh số tự động (Bullets and Nubering) 7

3 ĐỊNH DẠNG SLIDE VÀ TRÌNH DIỄN 7

3.1 Thiết kế mẫu Design (Design Template) 7

3.2 Slide Master và Title Master 10

3.3 Chèn và xóa một Slide 11

3.4 Comment (Ghi chú) 12

4 BẢNG – SƠ ĐỒ TỔ CHỨC – BIỂU ĐỒ 12

4.1 Tạo bảng (Table) 12

4.2 Tạo Biểu đồ Chart 13

4.3 Tạo sơ đồ tổ chức – Organization Chart 15

5 LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG 16

5.1 Word Art 16

5.2 Pictures 17

5.3 Các đối tượng vẽ từ thanh công cụ Picture 21

5.4 Chèn Films 22

5.5 Chèn âm thanh 22

6 HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH 22

6.1 Thiết lập các hiệu ứng lật trang trong chế độ slide sorter 22

6.2 Thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng trên Slide 23

7 IN TÀI LIỆU TRÌNH DIỄN 24

7.1 Thiết lập trang in (Page Setup) 24

7.2 Header và Footer 25

7.3 Chuyển sang Word 26

8 Bài tập 27

8.1 Bài 1 27

8.2 Bài 2 30

Chương 5 - POWERPOINT CĂN BẢN

1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1 Giới thiệu

PowerPoint là phần mềm tạo các bài “trình diễn” (presentation, trình thuyết, báo cáo trong hội

nghị, bài giảng, ), là phần mềm thuộc bộ Microsoft Office, là công cụ tạo slide sinh động, đẹp

mắt, cho phép kết hợp nhiều đối tượng Multimedia và tạo liên kết PowerPoint được dùng trong

việc trình bày bài giảng, báo cáo khoa học, luận án, giới thiệu sản phẩm,…

Một trình diễn được soạn thảo bằng PowerPoint gồm nhiều trang (slide) Trên mỗi trang có

Cách 1: Click lên biểu tượng của PowerPoint trên Office\Toobar

Cách 2: Start\Program\Microsoft XP\Microsoft PowerPoint

Hình 1 Màn hình PowerPoint 1.3 Các chế độ hiển thị

Khi đang soạn thảo, có thể chọn cách xem (chế độ view) từ góc dưới-trái hay từ menu

View là:

Hình 2 Các chế độ hiển thị

Normal View: Mặc định, trình bày 3 khung Outline, Slide và Notes với kích thước trung bình

Đây là chế độ thường xuyên đđược sử dụng khi đang soạn thảo

Slide Sorter: Trình bày tất cả các slide nhưng thu nhỏ Cách view này thường được chọn khi

thiết lập cách chuyển Slide (lật Slide) hay dịch chuyển vị trí của Slide, sao chép từ các trình diễn

khác

Slide Show (From this Slide): Trình diễn các Slide này (trình bày Silde như trình bày trước cử

toạ) Để trình diễn từ Slide đầu tiên, hãy ấn F5

OutLine View: Trong đó trình bày phần text trong các slide

Notes page: Các chú thích (notes) cho các trang Slide Phần này có thể in ra giấy để phát cho

người nghe Trong trang giấy in để phát cho người nghe, ngoài phần Slide, có phần in ghi chú này

Chúng ta có thể viết câu hỏi hay viết thêm chú thích cho người nghe trong cửa sổ Notes

1.4 Tạo mới một file trình diễn

1.4.1

1.4.2

1.4.3

Các mẫu (template) khi tạo mới một trình diễn

1 Blank presentation: Người tạo trình diễn phải làm mọi thứ, từ hình thức trình bày đến nội

dung trình bày

2 From Design Template: Cung cấp mẫu thiết kế có sẵn (font chữ, màu chữ, cỡ chữ, nền,

đã được chọn lựa, người tạo trình diễn chỉ nhập nội dung) Đây là cách thuận lợi và nhanh

nhất

3 AutoContenet Wizard: Cung cấp nội dung và hình thức chuẩn mực của một số loại báo

cáo Người sử dụng chọn mẫu phù hợp nhất và chỉ cần chỉnh sửa nội dung trên dàn bài cho

sẵn

Các loại bố cục (Slide Layout) khi tạo mới một slide

Text Layouts

Title Slide, hay Title Only: Dùng làm Slide tiêu đề

Title & Text, Title & 2-column text,…: Dùng làm Slide nhập text, các đề mục

Content Layouts

Blank: Dùng làm Slide có thể tùy ý chèn các đối tượng vào đây

Content hay Title & content, …: Có thể chèn hình (Picture), biểu đồ (Chart), bảng biểu

(Table), sơ đồ tổ chức (Organization Chart)

Các bước tạo mới một presentation

™ Bước 1: Chọn File\New,

Hay: nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

™ Bước 2: Cửa sổ New Presentation xuất hiện (bên phải) Chọn một trong 3 cách tạo

trình diễn trong khung New (vd: Presentation Blank)

Nếu chọn From Design Template, hãy chọn một trong những mẫu tempate có sẳn trong cửa sổ Slide Design Nếu cửa sổ này đã đóng: Chọn Format\Slide Design, để mở

của sổ này

Mặc định, khi tạo mới một presentation, đã có sẳn một silde dùng làm slide tiêu đề và

sẽ có bố cục (Slide Layout) là Title Slide

™ Bước 3: Nhập nội dung cho Slide

Các bước tạo mới một slide trong một presentation

™ Bước 1: Đảm bảo con trỏ hiện hành đúng vị trí slide cần chèn Chọn Insert\Slide,

Hay: nhấn tổ hợp phím Ctrl + M

™ Bước 2: ứng với slide vừa chèn vào, chọn một Slide Layout phù hợp với nội dung của

slide này

Mở một presentaion có sẳn

™ Bước 1: Menu File\Open

™ Bước 2: Điều hướng đường dẫn chứa tập tin cần mở

™ Bước 3: Chọn tập tin cần mở

™ Bước 4: Sau đó nhắp nút Open

1.5 Đóng presentation

™ Bước 1: Vào Menu Windows\ chọn tên Presentation muốn đóng

™ Buớc 2: Vào Menu File\Close

1.6 Lưu một presentation

Các bước thực hiện

™ Bước 1: Menu File\Save hoặc Save As

™ Bước 2: Cửa sổ Save As xuất hiện

™ Bước 4: Trong hộp Look In: Lần lượt chọn ổ đĩa Æ thư mục cần lưu

™ Bước 5: Trong hộp Save In: Nhập tên file cần lưu

™ Bước 6: Trong hộp Save As Type: Chọn loại file cần lưu (phần mở rộng của file).Æ nhấn

nút Save

Các loại file lưu (phần mở rộng)

™ Powerpoint Presentation (*.PPT): kiểu mặc định của PowerPoint, khi chạy phải khởi động

PowerPoint, có thể sửa đổi nội dung khi chạy

™ PowerPoint Show (*.PPS): kiểu để sẵn sàng trình diễn khi chạy không cần khởi động

PowerPoint, không thể thay đổi nội dung khi chạy

™ Web Page (*.Html, *.Htm) -> Lưu dạng trang Web

™ Picture (mỗi Slide là mộ picture) (*.jpg, *.bmp,*.Gif…)

1.7 Trình chiếu Presentation

Trình chiếu từ Slide đầu tiên

™ Chọn File\Slide Show, hay, nhấn phím F5 trên bàn phím

™ Tùy theo thiết lập về cách hiển thị trình chiếu, đối với một presentation, ta có thể thit lập

trình chiếu tự động hoặc do người trình bày điều khiển Sau đây là một vài phím tắt khi

trình chiếu nên sử dụng hỗ trợ buổi trình diễn thành công hơn:

+ Di chuyển đến Slide kế: N, ↓ hoặc Page Down

+ Di chuyển về Slide trước: P, ↑ hoặc Page Up

+ Kết thúc trình chiếu: ESC

1.7.2 Trình chiếu từ Slide hiện hành

™ Tại vị trí Slide hiện hành, chọn một trong hai cách sau:

+ Chọn biểu tượng (góc trái dưới màn hình), hay

+ Trong cửa sổ Custom Animation, nhấp nút

2 LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN

2.1 Bỏ chế độ kiểm tra chính tả khi nhập văn bản

™ Menu Tools\Options\Spelling and Style

™ Bỏ đánh dấu ở mục:

† Check Spelling as you type

† Check Grammar as you type

2.2 Thay đổi font chữ đồng loạt trên tất cả Slide

™ Nhắp con trỏ vào vùng nhập văn bản trên Silde

™ Menu Format\Replace font

™ Chọn font chữ cần thay trong ô With

Hình 3 Hộp thoại Replace Font 2.3 Định dạng Font dùng hộp thoại Font

™ Chọn Format\Font

™ Cửa sổ Font xuất hiện,

Trong mục Font : Chọn một font tùy ý

Trong mục Font Style : Chọn kiểu đậm (Bold), nghiêng (Italic), …

Trong mục Size : chọn kích thước chữ

Trong mục Color : Chọn màu chữ

Trong mục Effect:

9 Undeline : gạch dưới

9 Shadow : chữ có b ng

9 Emboss : ccchhhữữữ nnnổổổiii vvvààà cccóóó bbbềềề dddàààyyy

9 Supperscript : tạo chỉ số trên vd: X2

9 Subscript : tạo chỉ số dưới vd: H2SO4

9 Default for new objects : chỉ định font làm font chữ mặc định cho những lần sau

Hình 4 Hộp thoại Font 2.4 Sử dụng thanh công cụ Formating

Font Chọn font chữ Size Chọn cỡ chữ

Underline Gạch dưới Text Shadow Tạo chữ bóng Left Canh lề trái

Right Canh lề phải Numbering Đánh số cho danh sách Bullets Tạo ký hiệu cho danh sách Increase

Font Size Tăng cỡ chữ Decrease

Font Size Giảm cỡ chữ Decrease Tăng cấp bậc trong danh sách Increase

Indent

Giảm cấp bậc trong danh sách Text Color Thay đổi màu chữ

2.5 Đánh số tự động (Bullets and Nubering)

™ Menu Format\Bullets and Numberings Cửa sổ Bullets and Nubering xuất hiện Chọn

một trong hai thẻ: Number hay Bullets

Hình 5 Hộp thoại Bullets and Numbering

™ Trong thẻ Number, chọn một trong những loại đánh số

™ Trong thẻ Bullet, chọn một trong những loại đánh bullet

™ Nếu muốn thay đổi ký hiệu, chọn mục Custom Cửa sổ Symbol xuất hiện,

™ Nếu muốn sử dụng ảnh thay cho các Symbol, chọn mục Pictures

Hình 6 Hộp thoại chèn Symbol

3 ĐỊNH DẠNG SLIDE VÀ TRÌNH DIỄN

3.1 Thiết kế mẫu Design (Design Template)

3.1.1 Thay đổi mẫu thiết kế (Slide Design)

™ Chọn Format\Slide Design

™ Cửa sổ Slide Design xuất hiện, chọn một trong danh sách Apply a Design Template

Nếu muốn áp dụng cho một slide cụ thể, chọn mũi tên bên phải template tưong ứng, sau đó

chọn mục Apply to selected slide

Hình 7 Menu áp template vào Slide 3.1.2

3.1.3

Thay đổi và hiệu chỉnh màu (Color Scheme)

Thay đổi Color Scheme

™ Chọn Format\Slide Design

™ Cửa sổ Slide Design xuất hiện, chọn mục Color Scheme

™ Danh sách Color Scheme xuất hiện, chọn một trong danh sách Apply a Color Scheme

™ Nếu muốn áp dụng cho một slide cụ thể, chọn mũi tên bên phải template tưong ứng, sau đó

chọn mục Apply to selected slide

Hình 8 Color Schemes

3.1.4 Hiệu chỉnh từng thành phần Color Scheme

™ Chọn mục Edit Cheme trong cửa sổ Slide Design Cửa sổ Edit Color Scheme xuất hiện

Hình 9 Hộp thoại hiệu chỉnh Color Schemes

™ Chọn từng thuộc tính trong danh sách Scheme colors và chọn nút Change Color…

• BackGround : Màu nền

• Text & Lines : Màu văn bản và màu đường kẻ

• Shadows : Màu của bóng

• Title Text : Màu của tiêu đề

• Fills : Màu tô mặc định cho các đối tượng có thể tô màu (ví dụ màu của mũi

tên khi vẽ từ AutoShape\Block Arrows)

• Accent : dấu nhấn

• Accent and Hyperlink: màu của Accent và liên kết (wwww.yahoo.com)

• Accent & followed Hyperlink: màu của Accent & và liên kết đã được mở

Muốn tạo hiệu ứng trình diễn thì nhắp chọn trong mục Animation Schemes

™ Sau khi hiệu chỉnh tất cả, chọn mục Apply để kết thúc

3.1.5 Thay đổi màu nền (Background)

™ Menu Format\Back Ground

™ Cửa sổ Backgroud xuất hiện, chọn More Color hoặc Fill Effect

™ Nếu chọn Fill Effect chúng ta có nhiều kiểu trình bày nền đẹp hơn:

- Gradient: biến đổi màu trên slide, ví dụ từ xanh dần dần sang đỏ

- Texture: lắp các mẫu vân gỗ, đá cẩm thạch, vải… phủ kín slide

- Pattern: hình vẽ bitmap nhỏ, có thể thay đổi màu

- Picture: chọn một ảnh *.jpg, *.gif, *.bmp,… làm nền cho slide

- Apply All: sử dụng nền như vậy cho tất cả các slide Apply: chỉ áp dụng cho slide hiện

thời

Hình 10 Hộp thoại chọn màu

Hình 11 Hộp thoại Bảng màu 3.2 Slide Master và Title Master

3.2.1 Slide Master và Title Master

3.2.1.1 Khái niệm

Slide Master và Title Master là mẫu áp dụng cho toàn bộ Slide trong Presentation, tạo ra

tính thuần nhất của các Slide trong một presentation như qui định thống nhất kiểu chữ, font chữ,

cỡ chữ, bullets,…

Ví dụ: Bạn muốn tất cả các Slide đều có Logo của công ty bạn, thì bạn chỉ cần chèn Logo

vào trong Slide Master

3.2.1.2 Các bước chỉnh sửa Slide Master

™ Bước 1: Chọn View\Master\Slide Master

™ Bước 2: (thay đổi Font) click vào các Plaholder và vào menu Format\Font

™ Bước 3: (thay đổi Bullet) click vào từng thành phần Bullet và vào menu Format\Bullets

and Numbering

Placeholder

Hình 12 Các bước hiệu chỉnh Slide Master

3.2.1.3 Các bước chỉnh sửa Title Master

™ Bước 1: Chọn View\Master\Slide Master

™ Bước 2: Chọn Insert\New Tile Master hoặc nhấn Ctrl+M

™ Bước 3: Thay đổi Font, color, size,…cho các Placeholder

3.2.2 Handout Master

Là bản in để phát cho người nghe, xem,…để họ có thể dễ theo dõi, ghi chú

3.2.2.1 Các bước chỉnh sửa Handout Master

™ Bước 1: Chọn View\Master\Handout Master

™ Bước 2: Chọn số các Slide (hoặc chế độ Outline) muốn gộp vào mỗi trang Handout, bằng

cách click vào một trong các nút sắp xếp vị trí Slide trên thanh công cụ Handout Master

Hình 13 Handout Master 3.2.3

3.3.1

3.3.2

Notes Master

Là mẫu trình bày ghi chú

™ Bước 1: Chọn View\Master\Notes Master

™ Bước 2: Điều chỉnh lại vị trí hoặc kích cỡ cho vùng slide, tuỳ theo kích cỡ khoảng không

gian muốn dành cho phần ghi chú

™ Bước 3: Điều chỉnh lại vị trí hoặc kích cỡ cho vùng ghi chú

™ Bước 4: Chỉnh sửa, xác định lại vị trí, hoặc xóa bỏ các hộp văn bản Header Area, Footer

Area, Date Area, Number Area

3.3 Chèn và xóa một Slide

Chèn một Slide

Cách 1: Chọn Insert\New Slide

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+M trên bàn phím

Cách 3: Đặt trỏ trong khung Outline và Right click\New Slide

Cách 4: Đặt trỏ trong khung Outline và nhấn phím Enter

Xóa một Slide

™ Bước 1: Chọn Slide cần xóa trong khung Outline

™ Bước 2: Chọn Edit\Delete Slide hoặc Right click\Delete Slide

Sao chép hoặc di chuyển slide từ một trình diễn khác

™ Bước 1: Mở trình diễn (Presentation) chứa các Slide cần sao chép hoặc di chuyển

™ Bước 2: Để trình diễn (Presentation) ở chế độ View\Sorter và chọn các Slide cần sao

chép hay di chuyển

Hoặc, chọn các Slide cần sao chép hay di chuyển trong khung Outline của Presentation

™ Bước 3: Nhấn Ctrl+C để sao chép các Slide hoặc Ctrl + X để cắt các Slide nếu muốn di

chuyển chúng

™ Bước 4: Mở trình diễn (Presentation) đích cần có các Slide đã chọn

™ Bước 5: Click vào nơi muốn đặt các Slide này và nhấn Ctrl+V

3.4 Comment (Ghi chú)

Khác với Notes, Comments dùng cho người biên soạn, dùng để ghi những nhận xét, góp ý của

mọi người về bài trình thuyết đang biên soạn, hoặc ý tưởng chợt xuất hiện nên người biên soạn cần

™ Chọn Slide Layout là Title and Table

™ Double click vào biểu tượng Insert Table

™ Chọn chức năng Split Cell trên thanh công cụ

Kẻ khung/xóa khung (Border)

Kẻ khung, tạo đường viền cho table

™ Chọn các cell (hay cả table) cần kẻ khung (đường viền)

™ Chọn chức năng Outside Borders trên thanh công cụ

Lưu ý: nếu muốn kiểu đường viền thay đổi hãy chọn Border Style

trước khi kẻ đường viền

Canh lề văn bản (Alignment)

Canh lề văn bản trong một cell (Text Box)

™ Chọn khối các cell cần canh lề

™ Chọn một trong ba loại canh lề sau: Top-giữa, Center-giữa,

Bottom-giữa Ngoài ra, để định dạng chung cho table, sử dụng cửa sổ Format Table trên menu Format:

Format\Table

Hình 14 Định dạng Table

4.2 Tạo Biểu đồ Chart

4.2.1 Tạo Slide trình diễn biều đồ Chart

™ Bảng dữ liệu Data Sheet xuất

hiện Mặc định, biểu đồ có dạng hình cột và tối đa là 3 cột (3 nhóm thông tin) Nếu muốn thay đổi bảng dữ liệu, xóa các dữ liệu cũ và nhập dữ liệu mới theo mẫu từ bảng

dữ liệu có sẳn

4.2.2 Hiệu chỉnh biểu đồ

Double click trên biểu đồ Chart để chuyển biểu đồ sang chế độ hiệu chỉnh (cho phép hiệu

chỉnh) Lúc này trên thanh menu sẽ xuất hiện menu Data và Chart

4.2.2.1 Hiệu chỉnh bảng dữ liệu

Chọn View\Data Sheet

4.2.2.2 Thay đổi loại biểu đồ Chart

™ Chọn Chart\Chart Type

™ Cửa sổ Chart Type xuất hiện Chọn loại biểu đồ thích hợp trong danh sách Chart Type

Hình 15 Hộp thoại thay đổi loại biểu đồ

4.2.2.3 Hiệu chỉnh các thành phần trong biểu đồ Chart

GridLines: các đường kẻ dọc (Category X Axis), các đường kẻ ngang(Value Z

axis)… Các đường kẻ chính là Major GridLines và các đường kẻ phụ(Minor GridLines)

•

• Legends: Bảng chú thích, có thể hiện ra hay không, và có thể đặt bảng chú thích ở

các vị trí Bottom, Corner, Top, Right, Left

• Data Label: Nhãn dữ liệu, có thể chọn hoặc không(none), xuất hiện dạng số(show

value), dạng phần trăm (show percent),…

• Data table: chọn xuất hiện bảng dữ liệu (data table) hay không

Hình 16 Hộp thoại Chart Options

4.3 Tạo sơ đồ tổ chức – Organization Chart

Tạo sơ đồ tổ chức là trình bày một cơ cấu quản lý của một công ty, một trường học hay hệ

thống các chức năng của một phần mềm máy tính…

4.3.1 Cách tạo sơ đồ tổ chức

™ Chọn Insert\New Slide

™ Chọn Slide Layout là Title and Organization Chart

™ Nhập nội dung sơ đồ

Hình 17 Chèn nút trong sơ đồ tổ chức

4.3.2

4.3.3

Thêm các thành phần (nút) vào sơ đồ

Click vào Insert Shape trên thanh công cụ Organization Chart

™ Subordinate: xuất hiện ô mới bên dưới ô chọn

™ Coworker: xuất hiện ô mới cùng cấp với ô chọn

™ Assistant: xuất hiện ô chức danh trợ lý của ô chọn

Thay đổi cách trình bày sơ đồ

Click vào mục Layout:

™ Standard: dạng chuẩn

™ Both Hanging: treo 2 bên

™ Left Hanging: treo bên trái

™ Right Hanging: treo bên phải

™ Fit Organization Chart to Content: khít với khung của Content

™ Expand Organization Chart: nới rộng kích thước sơ đồ

™ Scale Organization Chart: giảm kích thước sơ đồ

Hình 18 Menu LayOut (thay đổi cách hiển thị sơ đồ tổ chức)

5 LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG

5.1 Word Art

5.1.1 Chèn các WortArt

Để chèn một WortArt vào trong Slide, hãy thực hiện các bước sau đây:

™ Chọn Insert\Picture\WorArt

™ Hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện Chọn kiểu WordArt và click nút OK

™ Hộp thoại Edit WordArt Text xuất hiện Chọn Font tương ứng bộ gõ, sau đó nhập nội

dung văn bản cho WordArt (tại dòng chữ YOUR TEXT HERE)

Hình 19 Hộp thoại Chèn WordArt

™ Định dạng nội dung văn bản bằng cách chọn Font, Size, Bold (B), Italic (I)

™ Click nút OK để kết thúc

5.1.2 Định dạng WortArt

Sử dụng các nút trên thanh công cụ WordArt

Các thành phần và chức năng tương ứng trên thanh công cụ WordArt:

sung, mà ta có thể áp dụng cho WorArt của mình Text wrapping Thay đổi chế độ chữ bao quanh WordArt

WortArt Same Letter Heights

Làm cho tất cả các mẫu tự trong WortArt đều có cùng chiều cao

WortArt Vertical Text Quay WortArt một góc 90

o để đưa nó về tư thế thẳng đứng

WortArt Alignment Canh lề cho WordArt WorArt Character

Spacing

Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự trong WordArt