Bài giảng Tin học đại cương - Phần 3 giới thiệu về Microsoft Word 2010. Phần này gồm có các nội dung chính như: Tổng quan về MS Word 2010, định dạng văn bản, làm việc với bảng (Table), thao tác trên các đối tượng, một số chức năng thông dụng khác. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 1Tin học đại cương
ThS Thái Kim Phụng
Hệ thống thông tin kinh doanh
Email: phungthk@ueh.edu.vn Website: mis.ueh.edu.vn/blog/phungthk
Trang 2PHẦN 3 MICROSOFT WORD 2010
Trang 3Chương 1: Tổng quan về MS Word 2010
• Giới thiệu MS Word 2010
• Thao tác trên tài liệu
• Thao tác chuột và bàn phím
• Thao tác trên khối văn bản
• Tìm kiếm và thay thế
Trang 4GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
• Chọn một trong các cách sau:
– Cách 1: Chọn lệnh Start All Programs
Microsoft Office Microsoft Word 2010
– Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng Word trên
Desktop (nếu có)
Khởi động Word 2010
Trang 5GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
• Để đóng cửa sổ Word hiện hành, chọn một trong các cách sau:
– Cách 1: Chọn lệnh FileExit
– Cách 2: Nhấp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Word
– Cách 3: Gõ tổ hợp phím Alt+F4
– Cách 4: Nhấp đôi vào biểu tượng ở góc trên
bên trái cửa sổ
Thoát khỏi Word 2010
Trang 6GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
• Tuy nhiên, nếu chưa lưu tài liệu thì Word sẽ hiện hộp thoại:
– Nút Save: lưu lại các thay đổi, rồi đóng cửa số Word
– Nút Don’t Save: không lưu lại các thay đổi, và đóng cửa sổ
Trang 7GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Trang 8THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Tạo một tài liệu mới
• Chọn một trong các cách sau:
– Cách 1: Gõ tổ hợp phím Ctrl+N
– Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên Quick
Access Toolbar (nếu có)
– Cách 3: Chọn lệnh File New , xuất hiện một
màn hình
Trang 9THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU
Trang 10• Ngăn Available Templates: các mẫu có sẵn
– Blank Document: tài liệu trống
– Blog spot: dạng blog
– Recent templates: mẫu tài liệu được thiết kế gần đây nhất – Sample templates: các mẫu tài liệu đã cài đặt, chọn một mẫu – My templates: các mẫu tài liệu do bạn thiết kế
– New from existing: cho phép bạn tạo một mẫu tài liệu bằng cách dựa vào một tài liệu có sẵn
• Ngăn Office.com Templates: Ngăn này cung cấp và cập
nhật thường xuyên các mẫu tài liệu được thiết kế bởi trang web Office.com
Trang 11THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU
Mở tài liệu đã có
• Chọn một trong các cách sau:
– Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O
– Cách 2: Nhấp vào biểu tượng trên Quick
Access Toolbar (nếu có)
– Cách 3: Chọn lệnh File Open
Trang 12THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU
Trang 13Mở tài liệu gần đây
• Chọn lệnh File Recent
Trang 14THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Đóng tài liệu đang làm việc
– Cách 4: Nhấp đôi vào biểu tượng ở góc trên
bên trái cửa sổ
Trang 15THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Lưu tài liệu với đường dẫn cũ
Trang 16THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU Lưu với đường dẫn mới hay định dạng khác
• Chọn một trong các cách sau:
– Cách 1: Chọn lệnh File Save As
– Cách 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 (lần đầu lưu)
– Cách 3: Nhấp biểu tượng (lần đầu lưu và đặt tên tài liệu)
• Hộp thoại Save As xuất hiện:
– Chọn nơi lưu tài liệu: ổ đĩa, thư mục ở khung bên trái
– Hộp File name: đặt tên tài liệu
– Hộp Save as type: chọn một kiểu tài liệu (kiểu định dạng tập tin) sau khi nhấp nút
Trang 17THAO TÁC TRÊN TÀI LIỆU
Trang 18THAO TÁC CHUỘT VÀ BÀN PHÍM Một số khái niệm
• K{ tự (Character): ví dụ như C, h, 1, @, !,
• Từ (Word): nhiều k{ tự ghép với nhau, không có khoảng trắng
• Câu (Sentence): nhiều từ ghép với nhau, ngăn cách bởi khoảng trắng
• Đoạn văn bản (Paragraph): gồm nhiều câu ghép với nhau
• Phân đoạn (Section): gồm nhiều đoạn văn bản
• Tài liệu (Document): gồm nhiều section
• Dòng (Line)
• Trang (Page)
• Tờ giấy (Sheet)
Trang 19THAO TÁC CHUỘT VÀ BÀN PHÍM Cách di chuyển con trỏ trong tài liệu
Trang 20THAO TÁC CHUỘT VÀ BÀN PHÍM
Phím Tác dụng
Ctrl + Home Đến đầu tài liệu
Ctrl + End Đến cuối tài liệu
PgUp Lên một trang màn hình
PgDn Xuống một trang màn hình
Ctrl + PgUp Đến đầu trang màn hình
Ctrl + PgDn Đến cuối trang màn hình
Enter Xuống dòng, kết thúc đoạn
Shift + Enter Xuống dòng, chưa kết thúc đoạn
Delete Xóa ký tự bên phải vị trí con trỏ
BackSpace Xóa ký tự bên trái vị trí con trỏ
Tab Thụt sang phải một khoảng tab ngầm định
Insert
Chuyển đổi giữa hai chế độ gõ chèn (Insert) và chế
độ gõ đè (Overtype)
Trang 21THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Chọn khối văn bản
(1) Chọn khối dòng:
– Dùng phím: đặt con trỏ ngay trước k{ tự đầu khối muốn
chọn hay ngay sau k{ tự cuối khối muốn chọn, sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên để chọn khối
– Dùng chuột: đặt con trỏ ở đầu khối hay cuối khối, nhấn giữ
nút trái chuột và rê chuột lên các k{ tự muốn chọn
Trang 22THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Chọn khối văn bản
(2) Chọn khối cột:
– Dùng phím: đặt con trỏ ở đầu khối hay cuối khối, gõ tổ
hợp phím Ctrl+Shift+F8, nhấn phím mũi tên để xác định
khối muốn chọn
– Dùng chuột: đặt con trỏ ở đầu khối hay cuối khối, nhấn giữ
phím Alt, nhấn giữ nút trái chuột và rê chuột để xác định khối muốn chọn
Trang 23THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Chọn khối văn bản
(3) Chọn một từ: nhấp đôi vào từ muốn chọn
(4) Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào vị trí bất kz trong câu
(5) Chọn một đoạn: Nhấp đôi vào khoảng trống bên lề trái của đoạn muốn chọn
(6) Chọn một dòng: Nhấp vào lề trái của dòng muốn
chọn
(7) Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp
vào lề trái của văn bản hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+A
Trang 24THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Xóa văn bản hoặc đối tượng
• Chọn khối văn bản hoặc đối tượng cần xóa
• Gõ phím Delete hoặc Backspace
Trang 25THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN Sao chép khối văn bản hoặc đối tượng
• Nhấn giữ phím Ctrl và rê chuột để kéo khối văn bản đã chọn đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau:
– Chọn khối văn bản muốn sao chép,
– Chọn lệnh Home Clipboard Copy hoặc gõ tổ hợp
phím Ctrl+C để đưa khối văn bản vào bộ nhớ Clipboard,
– Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn sao chép khối văn bản đến,
– Chọn lệnh Home Clipboard Paste hoặc gõ tổ hợp
phím Ctrl+V để dán khối văn bản trong Clipboard vào vị trí con trỏ
Trang 26THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN
Di chuyển khối văn bản hoặc đối tượng
• Rê chuột để kéo khối văn bản đã chọn đến vị trí mới hoặc
thực hiện các bước sau:
– Chọn khối văn bản muốn di chuyển
– Chọn lệnh Home Clipboard Cut hoặc gõ tổ hợp phím
Ctrl+X để đưa khối văn bản vào bộ nhớ Clipboard,
– Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chuyển khối văn bản
đến
– Chọn lệnh Home Clipboard Paste hoặc gõ tổ hợp
phím Ctrl+V để dán khối văn bản trong Clipboard vào vị trí
con trỏ
Trang 27TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ Tìm kiếm
• Cách 1: Chọn lệnh Home Editing Find Find hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+F, xuất hiện khung
Navigation
• Cách 2: Chọn nội-dung-cần-tìm trong tài liệu rồi gõ tổ hợp phím Ctrl+F
• Cách 3: Chọn lệnh Home Editing Find
Advanced Find, xuất hiện hộp thoại Find and
Replace, chọn thẻ Find
Trang 28TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
Trang 29Thay thế
• Chọn lệnh Home Editing Replace hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl+H , xuất hiện hộp thoại Find and Replace , chọn thẻ Replace
Trang 31ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Định dạng nhanh bắng nút
Trang 32ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Định dạng bằng hộp thoại Font
• Thực hiện các bước sau:
– Chọn khối văn bản cần định dạng
– Nhấp nút Dialog Box Launcher ở Home Font
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+D , xuất hiện hộp thoại
Font, chọn thẻ Font hay thẻ Advanced
Trang 33ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Thẻ Font
• Font: định font chữ
• Font Style: Bình thường (Regular), đậm
(Bold), nghiêng (Italic), đậm nghiêng
(Bold Italic)
• Size: định cỡ chữ, bạn chọn trên danh
sách hoặc gõ cỡ chữ vào ô Size
• Font color: định màu chữ
• Underline style: định kiểu đường gạch
dưới như: none (không có đường gạch
dưới), Words only (chỉ gạch dưới các từ,
trừ khoảng trắng)
• Underline color: định màu của đường
gạch dưới
Trang 34ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Thẻ Font
• Effects: định hiệu ứng cho khối văn bản:
– Strikethrough: đường gạch ngang đơn, như thông tin
– Double strikethrough: đường gạch ngang đôi, như thông tin
– Superscript: tạo chỉ số trên, như x2 y 3
– Subscript: tạo chỉ số dưới, như H2SO4
– Small caps: chữ hoa nhỏ, như THÔNG TIN
– All caps: chữ hoa bình thường, như THÔNG TIN
– Hidden: dấu khối văn bản đã chọn
• Preview: xem trước các kết quả khi bạn chọn các thông số ở trên
• Nút Text Effects: tạo hiệu ứng văn bản, như nhấp nút *13+ khi định
dạng nhanh
• Nút Set As Default: thiết lập Font-chữ-ngầm-định
Trang 35ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Thẻ Advanced
• Character Spacing: định khoảng
– Condensed: thu hẹp khoảng cách
• Position: vị trí của k{ tự trên một
dòng theo các tùy chọn:
– Normal: bình thường
– Raised: nâng k{ tự lên so với dòng,
– Lowered: hạ k{ tự xuống so với dòng
Trang 36ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Định dạng bằng các nút lệnh tắt
Trang 37• Nhấp nút Dialog Box Launcher ở
ngăn Home Paragraph hoặc ở
ngăn Page Layout Paragraph ,
hộp thoại Paragraph xuất hiện
Trang 38ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Thẻ Indent and Spacing
• Khung General
– Hộp Alignment: chọn kiểu canh lề cho đoạn
– Hộp Outline Level: chọn cấp cho đoạn văn bản, dùng cho việc tạo mục
lục
• Khung Indentation
– Hộp Left: định khoảng-cách từ mép trái của đoạn văn bản đến mép
trái của vùng soạn thảo
– Hộp Right: định khoảng-cách từ mép phải của đoạn văn bản đến mép
phải của vùng soạn thảo
– Mirror Indents: dùng cho việc canh lề đoạn văn bản ở trang chẵn và
trang lẻ
– Hộp Special: Chọn một cách canh lề đặc biệt
Trang 39ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Thẻ Indent and Spacing
– Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản:
• Single: là khoảng-cách-đơn như mặc định
• 1.5 lines: bằng 1.5 lần dòng đơn
• Double: bằng 2 lần dòng đơn
• At least: là khoảng cách ít nhất định bởi hộp At
• Exactly: bằng đúng khoảng cách định bởi hộp At
• Multiple: bằng số lần khoảng-cách-đơn định bởi hộp At
• Khung Preview: để xem trước kết quả sau mỗi tùy chọn
• Nút Set As Default: thiết lập các thông số cho định-dạng-paragraph-mặc-định
Trang 40ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN
Ký hiệu đoạn (bullet)
• Nhấp nút ở bên phải nút-lệnh-tắt
Bullets
– Recently Used Bullets: danh sách
các dấu đoạn được sử dụng gần đây
– Bullet Library (Thư viện
k{-hiệu-đoạn): None (không đánh dấu đoạn
nữa),
– Document Bullets (Những
k{-hiệu-đoạn trong tài liệu)
Trang 41ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN
Ký hiệu đoạn (bullet)
• Nếu muốn dùng k{-hiệu-đoạn khác,
chọn Define New Bullet
• Khung Bullet Character:
– Nút Symbol: mở hộp thoại Symbol, để tìm
kiếm và chọn k{-hiệu-đoạn thích hợp
– Nút Font: mở hộp thoại Font để định dạng
k{-hiệu-đoạn, k{-hiệu-đoạn được xem như
Trang 42– Khung Numbering Library
– Khung Document Number Formats
Trang 43ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN
Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering)
• Mục Define New Number Format:
– Hộp Number style: chọn một kiểu k{-hiệu
thứ-tự-đoạn trong danh sách
– Nút Font: định dạng k{-hiệu thứ-tự-đoạn
Trang 44ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN
Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering)
• Mục Set Numbering Value: ấn định giá
trị cho k{-hiệu thứ-tự-đoạn, khi nhấp
vào mục này sẽ xuất hiện hộp thoại Set
Numbering Value
– Start new list: bắt đầu một danh sách
k{-hiệu thứ-tự-đoạn mới
– Continue from previous list: tiếp tục theo
danh sách k{-hiệu thứ-tự-đoạn trước đó,
nhưng có thể nhảy số (Advance value (skip
numbers))
– Hộp Set value to: ấn định k{-hiệu
thứ-tự-đoạn bắt đầu
Trang 45ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN
Ký hiệu thứ tự đoạn (numbering)
• Mục Change List Level: thay đổi cấp của k{-hiệu thứ-tự-đoạn
• Đặt con trỏ trên dòng có k{-hiệu thứ-tự-đoạn muốn thay đổi cấp
– Nhấp chuột vào mục Change List Level, chọn một cấp độ thích hợp
– Để tăng một cấp, bạn nhấn phím Tab hoặc dùng lệnh Home Paragraph
Increase Indent
– Để giảm một cấp, bạn nhấn tổ hợp phím Shift+Tab hoặc dùng lệnh Home
Paragraph Decrease Indent
Trang 46ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ ĐẦU ĐOẠN Danh sách số thứ tự đa cấp
• Nhấp nút ở bên phải nút-lệnh-tắt Multiple List
Trang 47ĐIỂM DỪNG TAB Tạo điểm dừng bằng nút Tab Selector
• Thực hiện các bước sau:
– Nhấp vào nút Tab Selector, sau mỗi lần nhấp các biểu tượng
sẽ lần lượt xuất hiện và tượng trưng cho:
• điểm Tab của dòng đầu tiên của đoạn (First Line Indent)
• điểm Tab của các dòng kế của đoạn (Hanging Indent)
– Nhấp chuột vào vị trí muốn tạo điểm Tab trên thước canh
Trang 48ĐIỂM DỪNG TAB
Tạo điểm dừng bằng hộp thoại Tabs
• Chọn lệnh Home Paragraph Xuất hiện
hộp thoại Paragraph
• Nhấp nút Tabs Hộp thoại Tabs xuất hiện
– Default tab stops: định khoảng cách mặc định
giữa các điểm Tab
– Tab stop position: định vị trí các điểm Tab
Trang 50KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Màu nền
Muốn làm nổi bật một khối văn bản hoặc các
ô trong một bảng, bạn có thể định dạng màu
chữ hoặc màu nền
• Thực hiện bằng biểu tượng
– Chọn khối văn bản hay các ô (trong bảng) cần
tạo màu nền
– Chọn lệnh Home Paragraph, nhấp vào mũi
tên của biểu tượng Shading, xuất hiện một
bảng màu
– Có các trường hợp:
• Nhấp chọn một màu nền trong Theme
Colors hay Standar Colors
• No Color: không chọn màu
• More Colors: chọn màu khác
Trang 51KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Màu nền – thực hiện bằng lệnh
• Chọn khối văn bản hay các ô (trong
bảng)
• Ra lệnh Home Paragraph biểu
tượng Borders and Shading,
chọn thẻ Shading
– Khung Fill: nhấp nút , xuất hiện một bảng
màu, chọn một màu nền
– Khung Patterns: đường kẻ nền
• Hộp Style: các kiểu đường kẻ nền
• Hộp Color: màu của đường kẻ nền – Hộp Apply to: áp dụng cho
• Text: khối văn bản đang chọn
• Pagagraph: đoạn văn bản đang chọn
• Cell: các ô đang chọn
• Table: các ô thuộc bảng đang chọn
Trang 52KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN Khung viền
• Thực hiện bằng biểu tượng:
– Chọn khối văn bản hay các ô (trong bảng) cần vẽ
các đường viền khung,
– Chọn lệnh Home Paragraph, nhấp vào mũi tên
của biểu tượng
– Chức năng của một số biểu tượng:
• No Border: bỏ khung viền đã có
• Horizontal Line: vẽ đường kẻ ngang trong
trang
• Draw Table: công cụ vẽ khung viền của bảng
• View Gridlines: hiện/ẩn các khung viền của
bảng
• Borders and Shading: mở hộp thoại Borders
and Shading để bạn có thêm nhiều tùy chọn
Trang 53KHUNG VIỀN VÀ MÀU NỀN
Khung viền - Thực hiện bằng
lệnh
• Chọn khối văn bản hay các ô
(trong bảng) cần vẽ khung viền
Shading: hộp thoại Borders
and Shading xuất hiện, chọn
thẻ Borders
Trang 54KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE)
Sử dụng Style có sẵn
• Chọn đoạn văn bản cần định dạng
• Chọn lệnh Home Styles
• Nhấp chọn một style trong danh sách style đang hiển thị
hoặc trong danh sách các style khi nhấp nút More
Nút More
Dialog Box Launcher
Lệnh Home Styles
Trang 55KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Tạo một Style mới – Cách 1
• Thực hiện các bước sau:
– Đặt con trỏ tại một vị trí bất kz của
đoạn văn bản
– Chọn lệnh Home Styles Save
Selection as a New Quick Style, xuất
hiện hộp thoại Create New Style from
Formatting
• Hộp Name: đặt tên cho style mới
• Nút OK: xác định và đưa style mới
vào danh sách style
• Nút Modify: nhấp chọn để xuất hiện
một hộp thoại và bạn có thể hiệu chỉnh style mới vừa tạo
Trang 56KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Tạo một Style mới – Cách 2
• Nhấp nút Dialog Box Launcher
trong ngăn Styles để mở hộp thoại
Styles
Trang 57KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Tạo một Style mới – Cách 2
• Nhấp nút New Style để mở hộp
thoại Create New Style from
Formatting
Trang 58KIỂU ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN (STYLE) Hiệu chỉnh style
• Nhấp phải chuột lên style muốn
hiệu chỉnh, một menu xuất hiện
• Nhấp chọn mục Modify, hộp
thoại Modify Style xuất hiện
tương tự như hộp thoại Create
New Style from Formatting
• Thực hiện việc thay đổi các
thông số, rồi nhấp nút OK
Trang 59Chương 3: Bố cục trang tài liệu
• Định dạng trang tài liệu
• Header và Footer
• Mục lục tự động
Trang 60ĐỊNH DẠNG TRANG Định lề trang (Margins)
• Thực hiện các bước sau:
– Chọn lệnh Page LayoutPage
SetupMargins, xuất hiện một
danh sách các kiểu lề trang có sẵn,
nhấp chọn kiểu lề trang
– Nếu muốn định một kiểu lề trang
theo { bạn, chọn mục Custom
Margins trong danh sách trên
hoặc nhấp nút Dialog Box
Launcher, hộp thoại Page Setup
xuất hiện, chọn thẻ Margins