Bài giảng Tin học đại cương: Chương 3.1 - Trần Phước Tuần

Bài giảng Tin học đại cương - Chương 3.1: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word hướng dẫn các bạn cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word; các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản; định dạng văn bản; chia cột, tạo bảng trong Word; chèn hình, textbox và công thức; mục lục cho tài liệu; trộn thư (Mail Merge); định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn.

Trang 1

CHƯƠNG 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN

Với Microsoft Word

GV: Trần Phước Tuấn

EMAIL: tranphuoctuan.khoatoan.dhsp@gmail.com

Nội dung bài học

1 Giới thiệu chung

2 Cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word.

3 Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản.

4 Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab

5 Chia cột, tạo bảng trong Word

6 Chèn hình, textbox và công thức

7 Mục lục cho tài liệu

8 Trộn thư (Mail Merge)

9 Định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn

Trang 2

6/9/2008 T.P.Tuấn-TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

Page 3

• MS Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh,

nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft.

• Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97,

Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007

• Khởi động Microsoft Word :

Start Programs Microsoft Office Microsoft Word

• Thoát khỏi Word :

– File Exit

– Nhấ v o dấu ở góc trên bên phải.( )

• Word là một cách gọi tắt của từ Wordprocessor

(phần mềm xử lý văn bản).

• Quá trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chính

– Soạn thảo (sắp chữ)

– Xử lý (định dạng)

Tại sao gọi là sắp chữ?

Trang 3

5 Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel, )

Các thành phần cơ bản trong 1 file word

1 Văn bản

2 Bảng (table)

3 Hình ảnh

4 AutoShapes, Text Box,

Clip Art, WordArt,

Trang 4

Nút phóng to, thu nhỏ và thoát khỏi

MS Word

Khung tác vụ

Thanh công cụ định dạng

Vùng soạn thảo

Đóng file word

Trang 5

Page 9

2 Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bài

• Tạo file mới: FileNew hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng New () trên thanh công cụ chuẩn

• Lưu file : FileSave hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn

đường dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin.

• Mở file cũ : FileOpen hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn, chọn

đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.

• Đóng file đang mở : FileClose hoặc nhấp vào dấu

 ở góc trên bên phải của tài liệu đó

3 Các thao tác soạn thảo cơ bản

• Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:

– Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare

– Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI, ABC, Unicode

(xem phần hướng gõ tiếng việt)

• Di chuyển con trỏ trong Word :

– Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown

– Kết hợp các phím trên với phím Ctrl

– Dùng thanh cuộn dọc và ngang

Trang 6

Page 11

Xuống một cửa sổ màn hình Page Down

Lên một cửa sổ màn hình Page Up

Tới nhanh vi trí cuối tài tài liệu Ctrl + End

Tới nhanh vị trí đầu tài liệu Ctrl + Home

Tới về nhanh vị trí cuối dòng hiện tại End

Trở về nhanh vị trí đầu dòng hiện tại Home

Tiến qua một đoạn Ctrl + 

Ngược lại một đoạn Ctrl + 

Tiến qua một từ Ctrl + 

Ngược lại một từ Ctrl + 

– Insert (chèn): chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau.

– Overwrite (đè): chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có

• Quét khối văn bản :

– Kéo rê chuột từ đấu đến cuối vùng chọn

– Sử dụng phím Shift+ các phím di chuyển để quét khối

– Sử dụng phím Alt + kéo rê chuột để quét khối theo

chiều dọc

Trang 7

Page 13

Shift + Page Down Xuống một cửa sổ

Shift + Page Up Lên một cửa sổ

Shift + Home Tới vị trí đầu một dòng

Shift + Ctrl +  Xuống một đoạn

Shift + Ctrl +  Lên một đoạn

Shift + Ctrl +  Một từ sau điểm chèn

Shift + Ctrl +  Một từ trước điểm chèn

Shift +  Xuống một dòng

Shift +  Lên một dòng

Shift +  Một ký tự sau điểm chèn

Shift +  Một ký tự trước điểm chèn

HÃY NHẤN PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍM

ĐỂ MỞ RỘNG VÙNG CHỌN

Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một dòng hoặc Click 3 lần ở đầu một dòng

Toàn bộ tài liệu

Click 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu dòng của đoạn

Trang 8

Page 15

• Sao chép, di chuyển

– Sao chép: quét khối, Edit/Copy(Ctrl C) để sao chép, đến

chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra Có thể dán nhiều

lần

– Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ,

đến chỗ mới, Edit/Paste(Ctrl V) để dán ra

• Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tự

– Delete : xóa ký tự phía sau con trỏ

– BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ

Nhấn Ctrl + Z hoặc Click biểu tượng Undo Khôi phục thao tác đã làm trước đó

Đưa con trỏ về đầu dòng, nhấn BackSpace Kéo dòng chữ ở dưới lên một dòng

Delete hoặc BackSpace Kéo nhóm chữ qua trái

SpaceBar (thanh dài) Đẩy nhóm chữ, ký tự sang phải một ký tự

Enter Chèn một dòng trống và qua đoạn mới

Ctrl + Backspace Xóa một từ trước điểm chèn

Backspace Xóa ký tự trước điểm chèn

Ctrl + Delete Xóa một từ sau điểm chèn

Delete Xóa ký tự sau điểm chèn

PHÍM NHẤN ĐỂ

Trang 9

• Gáy – Vị trí của gáy

– Hướng (orientation): Ngang – dọc.

– Trang

• Bình thường

• Chia lề đối xứng (in hai mặt)

• Hai trang trên mặt

Trang 10

Canh văn bản theo chiều dọc của trang

giấy: Top, Center, Justified, Bottom

Điều chỉnh độ rộng của phần đầu trang,

Trang 11

Page 21

3 Các thao tác cơ bản

1 Chọn khổ giấy và định lề trang (File  Page Setup).

2 Chọn Font, Size, màu chữ (style)

3 Lưu văn bản (dù chưa có chữ nào)

4 Nhập văn bản thô

( nên lưu dự phòng thường xuyên để tránh mất tài liệu )

5 Lưu văn bản (nhấn Ctrl + S).

6 Tiến hành định dạng văn bản, chèn hình, …

7 Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, định dạng)

Các bước tiến hành soạn thảo văn bản

*Trước các dấu này không có khoảng trắng

*Sau các dấu này phải có khoảng trắng

(nếu có ký tự tiếp theo sau đó.)

2 Khi chữ nằm trong các cặp dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, nháy đơn, nháy

kép Sau dấu mở và trước dấu đóng phải không có khoảng trắng

Nguyên tắc trong soạn thảo văn bản

không cách trước, cách sau

"Hôm qua là quá khứ Ngày mai là tương lai Chỉ có hôm nay là hiện tại,

là món quà mà cuộc sống ban tặng cho chúng ta"

Trang 12

Page 23

4 Định dạng văn bản

Format Border & Shading

Format Bullet & Numbering

• Click chuột trái lên chổi tô

trên thanh công cụ

2. Trên thanh formatting

click vào style Clear formatting

Về định dạng mặc định

Trang 13

In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữ

Kích chuột vào mũi tên để chọn màu

Lưu ý: cần chọn chữ, đoạn văn bản trước khi định dạn văn bản

(none – không gạch chân)

Các hiệu ứng khác của văn

bản.

FONT

Trang 14

Page 27

Indent and Spacing

Căn lề văn bản (Left – trái, right

-phải, center - giữa, justified – căn

đều)

Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái,

Right - tới lề phải)

First line By (dòng đầu tiên thụt

vào so với các dòng khác bao

nhiêu)

Khoảng cách tới các đoạn

trước(Before) và sau (After) là bao

nhiêu điểm (point)

Khoảng cách hai dòng liên tiếp

trong đoạn văn bản (Single – 1

dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng)

Kiểu đường viền (border)

Màu đường viền

(automatic - tự động)

Kích thước của đường viền

Các đường viền muốn có (nút

chìm) và không muốn có (nút nổi)

Hình cho phép xem trước hình

thù của bảng sẽ như thế nào

Áp dụng cho toàn bảng (table),

chữ (text),… Kích chuột vào đây để chấp nhận

Border Một số kiểu định sẵn

Trang 15

Page 29

• Kích chuột vào tab Shading để tô màu nền cho văn bản:

Shading Chọn màu của nền (Fill)

(No Fill – không tô màu nền)

Chọn kiểu tô màu nền (style)

(No Fill – không tô màu nền)

Xem trước hình thù của bảng

sau khi tô màu nền

Kích chuột vào đây

Trang 16

Page 31

ngang và dọc

trên thước ngang (lúc này con trỏ ở dòng

nào thì dòng đó được đặt tab)

Nhập vị trí cần đặt Tab

(theo đơn vị

đo đang sử dụng)

Chấp nhận vị trí Tab và các thông số

Gỡ bỏ 1 Tab stop

Gỡ bỏ tất

cả các Tab stop

Đặt dấu dẫn trước

Chọn loại Tab

Khoảng cách Default tab

1

2

3

4

Trang 17

Trang 18

• Thay đổi khoảng cách

Chọn đoạn văn bản trước khi thực hiện

Format  Drop Cap

5.3.Tạo bảng trong MS Word

• Bảng (table) được sử dụng để tổ chức trình bày dữ

liệu theo nhiều cột, nhiều hàng

Trang 19

Page 37

• Thay đổi kích thước của hàng, cột : di chuyển chuột

đến các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển

thành các mũi tên hai chiều Bấm và rê chuột theo một

trong hai chiều mũi tên để đó để nới rộng/ thu hẹp

• Trộn nhiều ô làm 1 : quét khối các ô cần trộn, gọi lệnh

TableMerge Cell

• Tách 1 ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi lệnh

TableSplit Cell, rồi gõ vào số hàng, và số cột mong

muốn

• Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment):

–Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn

–Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp

• Thêm : Table  Insert …

–Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tại

–Columns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại

–Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại

–Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại

• Xoá : Table  Delete …

–Table: Xoá cả bảng

–Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn

–Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn

Trang 20

Trang 21

• Điều chỉnh đối tượng hình :

– Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc

cạnh rồi kéo để thay đổi kích thước

– Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để

dời chỗ

– Nhấp chuột phải chọn Format… để

thay đổi định dạng (Layout, Color…)

Trang 22

Page 43

6.4.Chèn autoshape, textbox

• Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong

tài liệu Nhấp chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing

để hiển thị thanh công cụ Drawing như sau:

Autoshape Textbox WordArt ClipArt Kiểu nét Bóng mờ

Công cụ chọn Màu tô Màu nét

• Để chèn hình đơn giản (chữ nhật,elíp,…), nhấp vào

Autoshape, chọn hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ

• Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ra

màn hình, rồi gõ chữ vào Autoshape có thể biến thành

textbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọn

Trang 23

Page 45

6.6 Sắp xếp các mặt phẳng của đối tượng

 Click phải lên đối tượng

 Format

 Chọn tab Layout

- In line with text: Cùng dòng với văn bản

- Square: khối hình chữ nhật

- Tight: Chữ bám chặt với biên của hình

- Behind text: đối tượng nằm sau mặt

phẳng chữ

- In front of text: đối tượng nằm trước mặt

phẳng chữ

Hình được canh theo trục hoành

Trái, Giữa, Phải, Khác

6.7.Chèn dấu ngắt trang, cột

• Để chèn ký hiệu ngắt trang, ngắt cột:

1.Để con trỏ ở vị trí cần chèn

2 Insert  Breakrồi

• Page Break để ngắt trang.

• Column break để ngắt cột

• Có thể dùng tổ hợp phím:

– Ctrl+Enter để ngắt trang

– Ctrl + Shift + Enter để ngắt cột

Trang 24

Page 47

7 Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)

• Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách

(lưu ở 2 tập tin riêng biệt)

• Đứng ở file mẫu, ta vào menu:

ToolLetters and MailingsMail Merge

• Chọn loại tài liệu trên cửa sổ tác vụ (Letters)  Next

• Chọn tài liệu để trộn (current document)  Next

• Chọn file danh sách

(use an existing list, bấm browse để chọn file)  Next

• Chọn More Items để chèn các trường vào file mẫu  Next

• Xem thử một kết quả của việc trộn  Next

• Chọn hướng xuất (Printer, File)

Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,…) với một danh sách (khách hàng,

thân hữu…), ta thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1:

Đánh dấu đoạn văn bản muốn đưa vào mục lục

(chọn level cho đoạn văn bản)

• Bước 2:

Để con trỏ tại nơi muốn chèn mục lục và chèn

mục lục

Trang 25

Page 49

• Hiển thị thanh Outlining

Đánh dấu các đoạn cần đưa vào mục lục

• Các đoạn văn bản được thiết lập Level theo từng cấp

độ sẽ được đưa vào mục lục trong bước kế tiếp.

• Việc đưa bao nhiêu cấp độ vào mục lục phụ thuộc vào thiết lập của bước kế tiếp.

• Để con trỏ tại vị trí

muốn chèn mục lục

Insert  Reference

 Index and Tables…

Chèn mục lục

Trang 26

Page 51

Chèn mục lục

Chọn số level để đưa vào mục lục

9 Định dạng Header, Footer, In ấn

và chân trang (Footer)

3 In ấn

Trang 27

Page 53

9.1.Header and Footer

thông tin cần thiết

Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường có phần header/footer

để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương, mục, )

9.2.Đánh số trang

1. InsertPage Number…

– Position: vị trí đánh số trang

• Bottom of the page (Footer)

• Top of the page (Header)

– Alignment: căn lề số trang

2. ViewHeader and Footer…

Trang 28

Page 55

9.3.In ấn

• Trước khi in, cần phải

– Gọi FilePage Setup để canh chỉnh giấy.

– Gọi FilePrint Preview để xem tổng thể

trước

• In: Gọi lệnh File/ Print…

– Printer: chọn máy in.

– Page range: chọn trang

• All: tất cả

• CurrentPage: trang hiện tại

• Pages: liệt kê trang in

– Copies: số bản in.

PHỤ LỤC – ĐỌC THÊM

Trang 29

Page 57

A Gõ tiếng Việt

• Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:

– Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware

– Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt:

• VNI : VNI-Time, VNI-Helve,…

• Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…

• Khi nào chương trình Vietkey được thiết lập ở chế

độ gõ tiếng Việt (chữ V màu vàng tại System

tray hoặc nổi trên màn hình) thì mới gõ được

tiếng Việt

Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt

A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: Telex

Ă AW

đ dd

Đ DD

ê ee

Ê EE

ô oo

Ô OO

â Aa

Â AA

ư uw/ w/ ]

Ư W

ơ

ow / [

Ơ OW

ă aw

Nhận được

Gõ vào

Nhận được

Trường->TruwowfngĐại học->DDaij hocjNguyễn->Nguyeexn

Trang 30

Page 59

A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI

ĐĂMócMũ

NặngNgã

HỏiHuyền

Sắc

987

65

43

2

1

Ví dụ :

Trường Đại học ->Tru7o72ng D9a5i ho5c

Nguyễn Văn Tốt ->Nguye64n Va8n To61t

Lưu ý :

- Các số được sử dụng là các số nằm phía trên bên trái

- Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 0

B Hệ thống menu

• File: Các lệnh thao tác với tệp

• Edit: Các lệnh soạn thảo

Trang 31

Page 61

B.1.Hệ thống menu File

• File: Các lệnh thao tác với tệp

– New: Mở một văn bản mới.

– Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.

– Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.

– Save: Cất văn bản vào tệp.

– Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.

– Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML.

– Search: Tìm tệp trên đĩa.

– Version: Quản lý phiên bản.

– Page Setup: Định dạng trang in.

– Print Preview: Xem trước trang in.

– Print: In ra máy in.

– Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.

– Properties: Các thuộc tính của văn bản.

B.2.Hệ thống menu Edit

• Edit: Các lệnh soạn thảo

– Undo…: Bỏ thao tác vừa làm.

– Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm.

– Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.

– Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.

– Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.

– Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo

một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn.

– Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.

– Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.

– Replace: Thay thế xâu trong văn bản.

– Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.

– AutoText: Tạo văn bản mẫu.

– Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản.

Định dạng
Số trang	36
Dung lượng	1,71 MB