Bài giảng Tin học đại cương và ứng dụng - Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word cung cấp cho người học các kiến thức: Giới thiệu chung, các lệnh về tệp, soạn thảo văn bản, định dạng văn bản, kẻ bảng, một số thao tác hay dùng, vẽ hình và gõ công thức, định dạng trang văn bản và in ấn. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 1Tin học đại cương và ứng dụng
(Giới thiệu Word)
Trần Quang Hải Bằng Faculty of Information Technology University of Communication and Transport (Unit 2) Office location: Administration building, Block D3, Room 6 Office phone: 38962018
Cell phone: N/A Email: bangtqh@hotmail.com
Ch4 Soạn thảo văn bản với Microsoft Word
1 Giới thiệu chung
2 Các lệnh về tệp
3 Soạn thảo văn bản
4 Định dạng văn bản
5 Kẻ bảng
6 Một số thao tác hay dùng (tuỳ chọn)
7 Vẽ hình và gõ công thức (tuỳ chọn)
Trang 2Chương 4a Microsoft Word 3 / 38
03/09/2009
1 Giới thiệu chung
¤ Trình bày dữ liệu văn bản (text) theo khuôn mẫu, định
dạng
Windows
¤ Notepad: Đơn giản, không có định dạng
¤ WordPad: Nhiều chức năng hơn Notepad nhưng chưa chuyên nghiệp
¤ BKED: Chương trình soạn thảo giao diện tiếng Việt, TS Quách Tuấn Ngọc, đại học Bách Khoa, HN
¤ Microsoft Word: Chương trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp
Microsoft Word
n Là sản phẩm của Microsoft, US.
n Word là một thành phần trong bộ sản phẩm Microsoft Office.
n Một số phiên bản
n Tại phòng máy của bộ môn Tin học: Word
2003 trên nền Windows XP.
Trang 3Chương 4a Microsoft Word 5 / 38
03/09/2009
Khởi động Microsoft Word
chọn Programs
Microsoft Word.
Microsoft Word trên màn
hình desktop (hình chữ
W màu xanh).
tng ca Word trên
thanh công c ca
Office (tại phòng thực
hành không có).
(B)
(C) (A)
Màn hình Word 2000/XP
Title
bar
Ruler
Menu bar
Standard Toolbar
Office Assistant
Minimize Restore/Maximize Close
Task Pane
Formating Toolbar
Vùng soạn thảo
Trang 4Chương 4a Microsoft Word 7 / 38
03/09/2009
Các thành phần của màn hình làm việc
n Title bar: Thanh tiêu đề.
n Menu bar: Thanh menu.
n Standard toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các chức
năng soạn thảo hay sử dụng
n Formating toolbar: Thanh công cụ định dạng, chứa các chức
năng hay dùng trong định dạng
n Ruler: Thước kẻ, trên đó hiển thị độ đo chiều dài.
n Task Pane: Một đối tượng của Word 2000, liệt kê một số
chức năng, tài liệu được mở gần đây
n Office Assistant: Hệ thống hỗ trợ của Office.
n Scroll bar: Thanh cuốn, bấm và rê thanh cuốn cho phép xem
các phần không hiển thị đủ trên màn hình
n Status bar: Thanh trạng thái, cho biết một số trạng thái của
Word
Hệ thống hỗ trợ người sử dụng và trợ giúp
Assistant, sau đó gõ câu hỏi hay
từ khoá liên quan đến vấn đề cần
trợ giúp
Các nội dung trợ giúp có liên
quan sẽ được tìm và liệt kê.
Microsoft Word Help để kích
hoạt hệ thống trợ giúp của
Microsoft Word.
Trang 5Chương 4a Microsoft Word 9 / 38
03/09/2009
Thoát khỏi Microsoft Word
của “cửa sổ” Word
Thoát (B) (A)
2 Các lệnh về tệp
trong 3 cách sau:
A. Kích chuột vào menu File,
Chọn New
B. Kích chuột vào nút New trên
thanh công cụ chuẩn
C. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
(A)
Trang 6Chương 4a Microsoft Word 11 / 38
03/09/2009
Ghi tệp (lưu tệp)
n Kích chuột vào menu File,
chọn Save, hoặc:
n Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Sau đó, nếu như tệp văn bản
chưa được đặt tên thì hộp
thoại lưu văn bản (xem hình)
đượ c hiển thị cho phép lưu
văn bản:
n Chn th mc cha
n Gõ tên tài liu
n Chọn kiểu tài liệu (mặc định
là *.doc)
n Nhấn Save để lưu tài liệu
Thư mục chứa
Hộp thoại lưu tài liệu
Tên tài liệu (tệp)
Kiểu tài liệu
Tại sao phải ghi tệp (lưu tệp)?
lên tệp trên đĩa (mỗi văn bản một tệp).
văn bản (1 lần duy nhất).
(Save, Ctrl+S,…) đảm bảo cho những phần thay đổi được cập nhật lên tệp trên đĩa.
Nói cách khác, nếu chúng ta gõ thêm chữ vào văn bản mà không lưu lại thì lượng chữ gõ thêm không nằm trên tệp và sẽ bị mất đi khi thoát khỏi Word.
Trang 7Chương 4a Microsoft Word 13 / 38
03/09/2009
Mở tệp đã có
File, chọn Open, hoặc:
Ctrl+O
Hộp thoại mở tệp hiện
ra như hình vẽ
¤ Chọn thư mục chứa tệp
¤ Chọn tệp tài liệu
¤ Nhấn nút Open
Thư mục chứa
Chọn tệp
Mở nhiều tài liệu cùng một lúc
lúc thì hãy
Rất nhiều tệp đã được tạo mới hoặc mở Mỗi hình chữ nhật tương ứng với một tệp
Đóng tài liệu đang soạn thảo Taskbar
Trang 8Chương 4a Microsoft Word 15 / 38
03/09/2009
3 Soạn thảo văn bản
n Con trỏ văn bản
n Gõ tiếng Việt
n Dịch chuyển
n Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
n Xoá, chèn, sửa
n Sao chép, chuyển
Con trỏ văn bản
tới vùng văn bản sẽ có
tên như bình thường.
nét gạch đứng và luôn nhấp
nháy, cho ta biết đang ở vị
trí nào trong văn bản.
vùng soạn thảo văn bản.
Con trỏ văn bản Con trỏ chuột tại vùng văn bản
Trang 9Chương 4a Microsoft Word 17 / 38
03/09/2009
Gõ tiếng Việt
n Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:
tại phòng thực hành sử dụng Vietkey 2000).
n TCVN3 (8BITs): VnTime, VnTimeH, VnArial,…
n Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…
n Tại Lab4:
Tại sao một số sinh viên chưa gõ được tiếng Việt khi thực hành?
Khi nào chương trình Vietkey được thiết lập ở chế độ gõ tiếng Việt ( ch V màu
hình) thì mới gõ được tiếng Việt
Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt
Trang 10Chương 4a Microsoft Word 19 / 38
03/09/2009
Chuyển chế độ gõ tiếng Việt và tiếng Anh với Vietkey 2000 như thế nào?
n Kích chuột trái vào biểu tượng
của Vietkey (chữ V hoặc chữ
E,…) để chuyển từ chế độ này
sang chế độ khác.
n Kích chuột phải vào biểu
tượng Vietkey rồi chọn chế độ
thích hợp:
Gõ tiếng Việt như thế nào? - chế độ gõ Telex
Ă AW
đ dd
Đ DD
ê ee
Ê EE
ô oo
Ô OO
â aa
 AA
ư
uw hoặc w , ]
Ư W
ơ
ow hoặc [
Ơ OW
ă aw
Nhận được
Gõ vào Nhận được
Gõ vào
Trang 11Chương 4a Microsoft Word 21 / 38
03/09/2009
Gõ dấu tiếng Việt
n f: huyền
n s: sắc
n r: hỏi
n x: ngã
n j: nặng
n z: xoá dấu
Ví d: Trường Đại học Nông nghiệp I được gõ là:
Truwowng DDaij hocj Noong nghieepj I
nhưng thường gõ vào cuối từ.
Một số mẹo trong khi gõ tiếng Việt
n Gõ hai ln ký tự để trả lại ký tự tiếng Anh trong khi
gõ tiếng Anh mà gặp phải các từ có các ký tự liên tiếp tạo thành ký tự tiếng Việt, ví dụ:
¤ Gõ ww sẽ nhận được w
¤ Gõ aww sẽ nhận được aw
¤ Gõ eee sẽ nhận được ee.
¤ Gõ casse sẽ nhận được case
Trang 12Chương 4a Microsoft Word 23 / 38
03/09/2009
Dịch chuyển
văn b n từng ký tự theo các hướng trái,phải và từng
dòng theo các hướng trên, dưới.
dòng.
n Kích đơn chut trái vào vị trí nào trong văn bản sẽ
đưa con trỏ văn bản về vị trí đó.
không hiển thị hết trên màn hình của tài liệu.
Thao tác bôi đen (chọn đoạn văn bản)
n Bm và rê chut (có biểu tượng chữ I) từ vị trí bắt đầu cho tới vị trí kết thúc của đoạn văn bản cần chọn (bôi đen)
n Nhn phím Shift, sau đó bấm một trong các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Down để bôi đen.
n Nhn và gi phím Ctrl trong quá trình bôi đen bằng chuột để
chọn nhiều đoạn văn bản rời nhau
Đoạn văn bản được bôi đen
Trang 13Chương 4a Microsoft Word 25 / 38
03/09/2009
Chế độ Insert/Overwrite
n Chế độ Insert và chế độ Overwrite
chèn vào v trí con tr văn b n.
đng sau nó.
n Khi ở chế độ Overwrite, status bar hiện lên
dòng chữ OVR
Chèn và xoá
con trỏ văn bản (giữa hai ký tự khác) trong chế độ
Insert.
con trỏ văn bản.
văn bản hoặc xoá
dòng trắng phía dưới hoặc kéo dòng chữ kế dưới lên cùng dòng.
Trang 14Chương 4a Microsoft Word 27 / 38
03/09/2009
Sao chép, chuyển
n Bôi đen đoạn văn bản muốn sao chép hoặc
muốn chuyển.
n Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy (sao
chép) hoặc Cut (chuyển).
n Di chuyển con trỏ tới nơi cần chép (chuyển) tới.
n Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste (dán) Nội dung đoạn văn bản cần sao chép (chuyển)
sẽ được chép tới (chuyển tới) vị trí con trỏ.
menu và mt s phím gõ tt sau đây (s tìm hiu k hơn trong các bài sau) :
Trang 15Chương 4a Microsoft Word 29 / 38
03/09/2009
F
F Hệ thống menu {1}
¤ New: Mở một văn bản mới.
¤ Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.
¤ Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.
¤ Save: Cất văn bản vào tệp.
¤ Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.
¤ Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML.
¤ Search: Tìm tệp trên đĩa.
¤ Version: Quản lý phiên bản.
¤ Page Setup: Định dạng trang in.
¤ Print Preview: Xem trước trang in.
¤ Print: In.
¤ Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.
¤ Properties: Các thuộc tính của văn bản.
F
F Hệ thống menu {2}
¤ Undo…: Bỏ thao tác vừa làm.
¤ Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm.
¤ Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.
¤ Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.
¤ Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.
¤ Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn (chuyển cột thành hàng, định dạng,…).
¤ Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.
¤ Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.
¤ Replace: Thay thế xâu trong văn bản.
¤ Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.
Trang 16Chương 4a Microsoft Word 31 / 38
03/09/2009
F
F Hệ thống menu {3}
n View: Các lệnh về chế độ hiển thị
¤ Normal: Chế độ hiển thị bình thường
¤ Web Layout: Chế độ trang web
¤ Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in
¤ Outline: Chế độ hiển thị dạng outline
¤ Toolbars: Các thanh công cụ
¤ Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản
¤ Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản
¤ Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang
¤ Footnotes: Ghi chú ở cuối trang
¤ Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình
¤ Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản
F
F Hệ thống menu {4}
n Insert: Các lệnh chèn
¤ Break…: Chèn dấu ngắt trang.
¤ Page Numbers…: Đánh số trang.
¤ Date and Time…: Chèn ngày giờ.
¤ AutoText: Chèn các mẫu có sẵn.
¤ Field…: Chèn một trường thông tin.
¤ Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt.
¤ Comment: Chèn ghi chú.
¤ Reference: Tham chiếu.
¤ Picture: Chèn hình vẽ.
¤ Diagram…: Chèn biểu đồ.
¤ Text Box: Chèn một hộp văn bản.
¤ File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại.
¤ Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …).
¤ Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu.
¤ Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết.
Trang 17Chương 4a Microsoft Word 33 / 38
03/09/2009
F
F Hệ thống menu {5}
n Format
¤ Font…: Định dạng phông chữ.
¤ Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản.
¤ Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng.
¤ Borders and Shading…: Đường viền và bóng.
¤ Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột.
¤ Tabs…: Định các tab.
¤ Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn văn bản.
¤ Change Case: Biến đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại.
¤ Background: Định dạng nền.
¤ Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặc được tạo ra.
F
F Hệ thống menu {6}
¤ Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
¤ Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản
¤ Word Count: Đếm từ
¤ Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản
¤ Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các văn bản
¤ Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản
¤ Letters and Mailings: Các chức năng thư tín
¤ Macro: Chức năng macro
¤ AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào
Trang 18Chương 4a Microsoft Word 35 / 38
03/09/2009
F
F Hệ thống menu {7}
¤ Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì
¤ Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng
¤ Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng
¤ Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng
¤ Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng
¤ Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô
¤ Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu
¤ Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng
¤ Sort…: Sắp xếp bảng
¤ Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng
F
F Hệ thống menu {8}
n Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản
bản hiện thời.
được chia làm 2 phần).
phần.
n Help: Hệ thống trợ giúp của Word.
Trang 19Chương 4a Microsoft Word 37 / 38
03/09/2009
F
F Một số phím gõ tắt {1}
n Alt+F: Chọn menu File
n Alt+E: Chọn menu Edit
n Alt+V: Chọn menu View
n Alt+I: Chọn menu Insert
n Alt+O: Chọn menu Format
n Alt+T: Chọn menu Tools
n Alt+A : Chọn menu Table
n Alt+W : Chọn menu
Window
n Alt+H: Chọn menu Help
n Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard
n Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ
n Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard
n Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản
n Ctrl+B: In đậm
n Ctrl+I: In nghiêng
n Ctrl+U: Gạch chân
F
F Một số phím gõ tắt {2}
n Ctrl+]: Tăng kích thước phông
chữ.
n Ctrl+[: Giảm kích thước phông
chữ.
n Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng từ
bằng nét đơn.
n Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả dòng
bằng nét kép.
n Ctrl+=: Viết chỉ số dưới
(m1,m2,…).
n Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên (số
mũ, x 2 ).
n Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ.
n Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản
n Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng
n Ctrl+Shift+V: Dán định dạng
n Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng
n Shift+End: Bôi đen văn bản đến cuối dòng
n Shift+Home: Bôi đen đến đầu dòng
n Shift+xuống hoặc lên: Bôi đen một dòng
... dòng. Trang 14< /span>Chương 4a Microsoft Word 27 / 38
03/09/2009... AutoCorrect Options: Chc nng t sa t ng gừ vào
Trang 18Chương 4a Microsoft Word 35...
Trang 15Chương 4a Microsoft Word 29 / 38
03/09/2009