Bài giảng Thực hành Quản trị trên máy - Bài 2: Báo cáo tổng hợp (SubTotal & PivotTable)

Bài 2 cung cấp người học những kiến thức về báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) và báo cáo PivotTable. Những nội dung cụ thể trong chương này gồm có: Khái niệm, trình tự tạo báo cáo, khai thác thông tin trên báo cáo, tổng quan, trình tự tạo PivotTable, tổ chức dữ liệu, hoàn thiện PivotTable.

Trang 1

Bài 2:

Trang 2

NỘI DUNG

2.1 Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal)

2.1.1 Khái niệm

2.1.2 Trình tự tạo báo cáo

2.1.3 Khai thác thông tin trên báo cáo

2.2 Báo cáo PivotTable

Trang 3

Trang 4

2.1.1 Khái niệm

1 Tổng giá trị đặt hàng? Giá trị đặt hàng theo từng

nhân viên ??

2 Số lượng đơn đặt hàng? Số lượng đơn hàng mỗi

nhân viên đã thực hiện ??

?

Grand & Sub Total

Order List Order 1

Order 2

Order n

Trang 5

SubTotals dùng tổng hợp dữ liệu theo nhóm

Yêu cầu tổ chức dữ liệu: danh sách

– Nhãn mỗi cột đặt ở dòng đầu tiên.

– Mỗi cột có cùng kiểu dữ liệu

– Không có dòng, cột rỗng chen giữa danh sách

Xác định cột phân nhóm và giá trị cần tổng hợp

Chuẩn bị

Ví dụ: giá trị đặt hàng theo từng nhân viên

2.1.2 Trình tự tạo báo cáo

Trang 6

2.1.2 Trình tự tạo báo cáo

SubTotals dùng tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong danh sách

Cột phân nhóm Hàm tổng hợp Cột chứa giá trị tổng hợp

1 Sắp thứ tự theo cột phân

nhóm

2 Chọn danh sách

Ra lệnh

Trang 7

2.1.3 Khai thác thông tin trên báo cáo SubTotal

Drill down

Outline symbol

Trang 8

Tạo báo cáo SubTotal

1 Doanh số của nhân viên

2 Doanh số bán được theo

các quốc gia

3 Số lượng đơn đặt hàng mỗi

nhân viên đã thực hiện

4 … … … …

Thực hành

Trang 9

Doanh số nhân viên mỗi năm & năm của nhân viên

Trang 11

2.2.1 Tổng quan

Kaleidoscope ???

Trang 12

PivotTable

Trang 17

2.2.2 Trình tự tạo PivotTable

• Ở bên trái là vùng báo cáo PivotTable

Layout Area

③ Dàn dựng PivotTable

Trang 18

PivotTable Field List chứa tất

cả tên các cột của bảng dữ liệugốc như: OrderID, Salesperson,Order Date, Order Amount vàCountry

Lưu ý: Mỗi cột dữ liệu 

vùng (field) có cùng tên.

PivotTable Field List

Trang 19

4 khu vực:

– Report Filter – Row Labels – Column Labers – Values

Trang 20

• Khung Column Labels  mỗi

cột báo cáo chứa dữ liệu củamột nhân viên

Khu vực Row vs Column Labels

Trang 21

Để trả lời câu hỏi “Giá

trị đặt hàng mỗi nhân viên

đã thực hiện?” cần phải sử

dụng dữ liệu của 2 vùng:

1 Salesperson  tênnhân viên  Khung RowLabels

Khu vực Values

Trang 22

• Các field trong khu vực Valuesđược xử lý mặc định bằng phépcộng.

• Bảng Pivot có thể in ra giấy,copy vào Word, hoặc xuất lên

Khu vực Data Items

Trang 23

Khi yêu cầu thay đổi  bạn cóthể

• Thêm field mới vào báo cáo

• Bỏ bớt field không cần thiết

• Thay đổi cấu trúc (pivot) bằngcách drag các field từ vị trí nàyThe PivotTable report

Thay đổi linh hoạt

Trang 24

3 “Pivot” báo cáo.

4 Drag fields ra khỏi báo cáo

Bài thực hành (Pivot1.xlsx)

Thực hành

Trang 25

4 Phải xóa các subtotal và

grand totals đã tạo trước đó(nếu có)

Yêu cầu đối với dữ liệu gốc

Trang 28

2.2.4 Hoàn thiện PivotTable

1 PivotTable tự tạo ra các ô

có nền xám khi thả cácfield vào vùng layout

2 Nội dung trong các ô này

được tạo tự động dựa theotên field và nơi bố trí

3 Có thể thay đổi nội dung để

báo cáo rõ ràng hơn

Ô màu xám chứa tên field

Excel inserts gray boxes

containing field names.

① Xử lý ô màu xám

Trang 29

1 Bấm vào mũi tên bên phải

của của nhãn hàng hoặccột muốn sắp xếp

2 Bấm vào tuỳ chọn sắp xếp

3 …

Sort and Top 10

② Sắp thứ tự

Trang 30

2.2.4 Hoàn thiện PivotTable ② Sắp thứ tự

Sort and Top 10

Làm thế nào để hiển thị 10 nhân viên có doanh số cao nhất?

Trang 31

1 Nhấn mũi tên tên xổ xuống cạnh

field cần đinh dạng trong vùng

Values.

2 Chọn Value Field Settings trong

danh sách mở ra

3 Nhấn vào nút Number Format để

mở hộp thoại Format Cells.

4 Chọn kiểu định dạng số thích hợp

Format Number

③ Định dạng số

Trang 32

• Nhấn vào nút Refresh nằm

Ribbon để cập nhật báocáo khi có sự thay đổi

Refresh Data

④ Cập nhật dữ liệu

Trang 33

1 Nhấn mũi tên tên xổ xuống cạnh field cần định dạng

trong vùng Values.

2 Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra.

3 Chọn phương thức xử lý trong mục Summarize

value field by

Không chỉ có SUM

⑤ Tổng hợp dữ liệu

Trang 34

Trang 35

Để bổ sung thông tin thời gian vào báo cáo

1 Hiển thị lại PivotTable Field List.

2 Drag vùng Order Date vào vị trí sau

Salesperson trong vùng Row Lables

3 Đổi tên vùng Order Date thành Qtr

Lưu ý: giá trị trong cột Order Date là ngày

Tạo báo cáo Quý

⑥ Group & Show Detail

Trang 36

Trang 37

Group and Show Detail

cho phép phân tích báo cáo ởmức tổng hợp hay chi tiết hơn

• Có khả năng group dữ liệuthời gian theo seconds,minutes, hours, days, …

Công dụng

• Để hủy nhóm: Right—Click vào field,

⑥ Group & Show Detail

Trang 38

Để hiển thị thời gian, bạncần thêm vùng Order Datemới

Vấn đề là để vùng Order

column?

Nếu đưa vào vị trí “row” thì:

– Trước “Salesperson”? hay – Sau “Salesperson”?

A PivotTable report before

and after the Order Date

field is added to it.

Row & Column

⑦ Inner–Outer Row Field

Trang 39

Trang 40

Khi có nhiều row fields thì:

• Duy nhất 1 “inner row field”

Whether a row field is an

inner or outer field

determines how the data is

displayed (repeated).

Khái niệm

⑦ Inner–Outer Row Field

Trang 41

1 Sử dụng 2 row fields

2 Tạo báo cáo quý

3 Pivot báo cáo để quan sát

thông tin khác

4 …

Thực hành

Trang 42

Báo cáo trước cho biết giá trịđặt hàng của nhân viên

Yêu cầu  xem cùng lúcthông tin về doanh số và sốlượng đơn đặt hàng của nhânviên

PivotTable reports can do

more than add.

Vấn đề

⑧ Thêm Data Item

Trang 43

Đưa thêm vùng Order Amount vào khu vực Value

Khi đưa vùng Order Amount vào lần thứ 2, Excel sẽ:

 Cộng giá trị đặt hàng 1 lần nữa và đặt tên Sum of

Order Amount2.

Đưa nhiều field vào khu vực Data Items

Trang 44

1 Right Click vào 1 trong các ô

Sum of Order Amount2.

2 Chọn Value Field Settings

trong danh sách mở ra

3 Chọn Count trong danh

field by

Changing the summary

from Sum to Count in the

box.

Đếm số đơn hàng

Trang 45

1 Nhấn vào trong báo cáo

2 Chọn Design trên PivotTable

Tools

3 Chọn 1 trong các định dạng

thích hợp trong PivotTableStyle

AutoFormat

⑨ Format bảng Pivot

Trang 46

1 Right Click vào 1 trong các ô

Sum of Order Amount

2 Chọn Value Field Settings

trong danh sách mở ra.

3 Click mục Show values as,

chọn % of Gand Total trong

danh sách Show values as.

4 OK

Show data as a

percentage of the total

instead of as the number of

orders.

Tính tỷ trọng giá trị đặt hàng của

nhân viên

⑩ Đổi cách xử lý

Trang 47

1 Tổng hợp 1 vùng dữ liệu

theo nhiều cách khácnhau

Định dạng
Số trang	47
Dung lượng	6,18 MB