Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp – Chương 3: Tổng quan về ERP

Bài giảng Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp – Chương 3: Tổng quan về ERP trình bày các nội dung: ERP là gì, quá trình hình thành và phát triển ERP, lợi ích và hạn chế của ERP, kiến trúc cơ bản của một hệ thống ERP, phân loại phần mềm ERP, ERP kết nối với các đơn vị chức năng như thế nào,... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chương 3

TỔNG QUAN VỀ ERP

I. ERP là gì?

II. Quá trình hình thành và phát triển ERP

III. Lợi ích và hạn chế của ERP

IV Kiến trúc cơ bản của một hệ thống ERP

V. Phân loại phần mềm ERP

VI ERP kết nối với các đơn vị chức năng như thếnào?

VII. Cách tiếp cận “Hệ thống tích hợp”

VIII. Các module chức năng của ERP

Nội dung

I ERP là gì?

ERP là gì?

 Enterprise: là doanh nghiệp

 Resource: là tài nguyên, những tài sản tồn tại tronghay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trịđược tạo ra hàng ngày, nhân viên, nhà quản lý cũng cóthể coi là một dạng tài nguyên

 Planning là hoạch định, nhân viên các phòng ban traođổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thườngxuyên hàng ngày Quá trình này dù đơn giản hayphức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyêncủa công ty

Định nghĩa ERP

 Đứng ở góc độ quản lý, ERP là “một giải pháp quản

lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đốivới những thách thức do môi trường tạo ra” (Laudonand Laudon, 1995)

 Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giảipháp kỹ thuật và tổ chức để giúp doanh nghiệp giatăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinhdoanh nội bộ vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trìnhhoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp cũngnhư thay đổi cách quản lý doanh nghiệp, nghĩa là nótác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng chiếnlược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp

Định nghĩa ERP

 Theo quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP làcác gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động vàtích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữliệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo

ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trườngthời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005)

Định nghĩa ERP

o Mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng …đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.

Các thành phần cơ bản của ERP

 Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lýcác hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạtđộng kinh doanh Quy trình quản lý và quy trình xử lýcủa phần mềm ERP cần phù hợp và gắn chặt với nhau

 Phần mềm xử lý: phần mềm ERP

 Hệ thống thiết bị: Gồm các máy tính đơn lẻ nối vớinhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyềnthông nội bộ

 Cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệucủa toàn bộ doanh nghiệp được lưu trữ chung

 Con người tham gia trong quy trình xử lý của hệthống ERP

Đặc trưng của ERP

 Tính phân hệ và tích hợp: Phần mềm ERP là tích hợpnhiều phân hệ để xử lý các hoạt động kinh doanh, chia

sẻ và chuyển tải thông tin thông qua một CSDL chung

mà các phân hệ này có thể truy cập được

 Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin:Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản

lý tập trung Các phân hệ đều có thể truy cập và sửdụng chung nguồn dữ liệu này

Đặc trưng của ERP

 Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp Đâychính là điểm cốt lõi và cơ bản của hệ thống ERP

 ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo quy trình hoạtđộng kinh doanh Đặc điểm này giúp dữ liệu đượckiểm soát chặt chẽ trong quá trình thu thập dữ liệutheo quy trình hoạt động kinh doanh và gia tăng cậpnhật kịp thời của dữ liệu

 ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấutrúc quản lý và quy trình kinh doanh Muốn ứng dụngERP thì điều quan trọng là chuỗi quy trình hoạt độngkinh doanh gồm xử lý quản lý, xử lý hoạt động, xử lýthông tin phải được xây dựng thành quy trình hoànchỉnh và ổn định

II Quá trình hình thành và phát triển của ERP

Bước 0: Reorder Point System

-Hệ thống phần mềm đặt hàng

 Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng rađời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho, nhằm xácđịnh yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặthàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho

và báo cáo hàng tồn kho

Bước 1: Material Requirements Planning – phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP I)

 Ra đời năm 1970 – sử dụng tệp tin master productionschedule (lịch trình sản xuất chủ đạo) và tệp tin bill ofmaterial (BOM) để cho ra một danh sách các vật tưlinh kiện cần thiết để tạo ra một sản phẩm

 Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và muanguyên vật liệu về mặt thời gian và nhu cầu Đây làcách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu

 Lợi ích của MRP giúp doanh nghiệp giảm mức dự trữhàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tínhhữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Bước 2: Close Loop MRP

MRP với vòng lặp khép kín

 MRP I nhanh chóng được cải tiến – hệ thống có khả năng đưa

ra thông báo khi một hoạt động bị quá hạn và nhấn mạnh yếu tố năng lực

 Sử dụng các kỹ thuật của MRP I kết hợp với một số module

 Hoạch định tiêu thụ tổng hợp và mức sản xuất

 Triển khai lịch trình

 Dự báo, quản lý việc hẹn lịch giao hàng

 Phân tích nguồn nhân lực cấp cao

 Các hệ thống giúp thực thi kế hoạch sẽ được gắn liền với kỹ thuật sắp xếp lịch trình trong phân xưởng và lịch trình với nhà cung cấp ngoài phân xưởng

Bước 2: Close Loop MRP

MRP với vòng lặp khép kín

Bước 2: Close Loop MRP

 Hỗ trợ cả quy hoạch và thi hành kế hoạch

 Dự trù đường dây phản hồi thông tin để thông báo trong trường hợp cần thiết

Bước 3: Manufacturing

Resource Planning – phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II)

 Những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất(MRP II) được phát triển từ MRP

 Mục tiêu chính là tích hợp các chức năng chủ yếu nhưsản xuất, marketing và tài chính với các chức năngkhác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thốnglập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệpsản xuất

 MRP II đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực vàxây dựng lịch trình cũng như đôn đốc việc giám sátviệc thực hiện kế hoạch sản xuất

Bước 3: Manufacturing

Resource Planning – phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II)

 Mở rộng của close – loop MRP, tích hợp hệ thốngkinh doanh, được bổ sung bởi 3 thành tố:

 Sales & Operations Planning (SOP) – tiêu thụ và quy hoạch tác nghiệp – giúp cân bằng trạng thái cung cầu ở mức độ sản lượng – giúp ban lãnh đạo có sự kiểm soát lớn hơn liên quan đến khía cạnh tác nghiệp của hệ thống

 Giao diện tài chính: chuyển đổi các đơn vị đo lường thành đơn vị tiền tệ

 Mô phỏng: khả năng đặt những câu hỏi “what-if” và mô phỏng kết quả

Bước 3: Manufacturing

Resource Planning (MRP II)

Bước 4: Enterprise Resource

Planning (ERP)

 Giữa những năm 1990 là giai đoạn chín muồi của hệthống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanhnghiệp

 Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh củanhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệpthành một hệ thống chung với một cơ sở dữ liệuchung

 Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạtđộng marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quảntrị nguồn nhân lực

Bước 4: Enterprise Resource

Bước 4: Enterprise Resource Planning (ERP)

Strategic Planning và Business planning

 Strategic Planning (quy hoạch chiến lược) -định nghĩa chiến lược kinh doanh tổng thể của tổ chức: sứ mệnh; mục đích; mục tiêu

 Business planning (quy hoạch kinh doanh) – kết sinh kế hoạch tổng thể của công ty, quan tâm nhu cầu tiêu thụ của thị trường, khả năng nội lực của công ty, mục tiêu tài chính, mục đích chiến lược

 Kế hoạch kinh doanh được tính bằng 1 đơn vị tiền tệ thống nhất (VND); tổng giám đốc và nhân viên điều hành chịu trách nhiệm duy trì kế hoạch kinh doanh

Sales & operations planning

Quy hoạch tiêu thụ và tác nghiệp

 Giải quyết phần kế hoạch liên quan đến tiêu thụ, sản xuất, tồn kho và đơn đặt hàng tồn đọng chưa thỏa mãn

 Chỉ định thi hành kế hoạch kinh doanh

 Thiết lập một kế hoạch tác chiến tổng hợp cho tiêu thụ và tiếp thị, công nghệ sản xuất chế tạo và thu mua, tài chính

Demand Management

quản lý nhu cầu

 Forecasting/sales planning (dự báo quy hoạch tiêu thụ):

 Tiên đoán các mặt hàng bộ phận bán hàng chờ bán ra; công việc cụ thể để đạt mục tiêu dự báo

 Kết quả: tỷ lệ tiêu thụ hàng tháng đối với một dòng sản phẩm

 Tượng trưng cho sự cam kết của phòng tiêu thụ và tiếp thị trong việc tiến hành những bước thích hợp để đảm bảo dự báo chính xác

 Customer Order Entry & promising (nhập liệu đơn đặthàng và hứa hẹn giao hàng):

 Tiến trình nhận đơn đặt hàng; xác định thông tin tồn kho liên quan đến đơn hàng

 Kết quả: đơn đặt hàng được hình thành/sản xuất/gửi đi gắn liền với

hệ thống dự bào và được đem so sánh với số liệu dự phòng

Capacity Planning

quy hoạch sơ lược năng lực sản xuất

 Xác định nguồn lực cần phải dùng đến để đạt kếhoạch sản xuất

 Dựa trên thông tin tổng hợp (theo giờ/đơn vị đolường) để phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trongdoanh nghiệp, công nghệ, tài chính hoặc các lĩnhvực khác trước khi chấp thuận lình trình sản xuấtđược đề nghị

 Sắp xếp thời gian theo tuần (hoặc nhỏ hơn) để cho

ra kế hoạch chi tiết cho các phòng ban thi hànhtheo dõi

Material requirements planning

MRP I – quy hoạch nhu cầu vật tư

 Xác định những yếu tố cần thiết để thi hành lịch trìnhchủ đạo

 MRP I đòi hỏi một phiếu BOM mô tả các vật liệucần thiết để hình thành sản phẩm trong lịch trình chủđạo

 Lưu thông tin về hàng tồn kho, hàng chuẩn bị về kho

 Tính toán những đơn hàng hiện hữu phải chuyển chosản xuất, hoặc sớm hơn/trễ hơn và vật tư nào cần đặtmua mới

Capacity Requirement Planning

CRP – quy hoạch nhu cầu năng lực

 Nhận vào nhu cầu được khuyến cáo sản xuất cácmặt hàng từ MRP I và chuyển thành dự báo vềnăng lực cần bao nhiêu và khi nào cần

 Hình thành lộ trình để xác định các công việc cầntiến hành và thời gian để hoàn thành mỗi công việc

 Bản mô tả work center được trình bày theo thờigian để đem so sánh năng lực cần đến với năng lựchiện có

Plant Scheduling – lịch trình sắp xếp tại phân xưởng

 Dùng thông tin từ MPS (Master ProductionScheduling) và MRP I để triển khai thời gian bắt đầu

và thời gian hoàn thành các công việc phải thực hiện

 Module này có thể là một module đơn giản, bao gồmmột danh sách được dẫn xuất từ MPS hoặc phức tạpnhư khi sử dụng một phần mềm sắp lịch hữu hạn để

mô phỏng các phương án xếp khác nhau để lựa chọnphương án tối ưu

Supplier schedule – SS

Lịch thu mua nhà cung cấp

 Kết xuất của MRP I đối với những mặt hàng đặtmua sẽ được tóm lược và chuyển thông báo trực tiếpđến nhà cung cấp thông qua bất cứ phương tiện nào:Internet, Intranet, fax, email,…

 Cho phép giao hàng sẽ được kết xuất và thông báocho nhà cung cấp ít nhất mỗi tuần một lần

 Bao gồm những thay đổi được yêu cầu đối vớinhững cam kết hiện thời với nhà cung cấp – vật tưcần được gửi sớm hơn/muộn hơn hoặc các cam kếtkhác

Execution and Feedback

Financial Integration

tích hợp tài chính

 ERP có thể chuyển đổi các đơn vị tính kế hoạch thànhtiền bằng các tích hợp thêm dư liệu giá bán ra và giáthành sản phẩm  có thể tính được kế hoạch thànhtiền của các công đoạn: giao hàng, mức tồn kho, lợinhuận…

 Đưa ra dự đoán tài chính một cách chính xác

III.1 Lợi ích của ERP

 Lợi ích về mặt hoạt động

 Tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí lao động

 Giảm chi phí lưu kho, giảm chi phí quản lý, in ấn tàiliệu và chứng từ liên quan

 Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động

xử lý thông tin Giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chínhxác của dữ liệu

 Gia tăng dịch vụ khách hàng

III.1 Lợi ích của ERP

 Lợi ích về mặt quản lý

 Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn Dễ dàngkết hợp việc cung ứng và nhu cầu, do đó thực hiện sảnxuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn

 Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định

 Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả cáccấp quản lý

 ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệuquả hơn

III.1 Lợi ích của ERP

 Lợi ích về mặt chiến lược: Giúp doanh nghiệpthực hiện dễ dàng và hiệu quả các chiến lược bằngcách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh

 Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển kinh doanh

 Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợpvới chiến lược phát triển chung toàn doanh nghiệp

 Hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù hợp với nhucầu thị trường

 Giúp thực hiện các hoạt động thương mại điện tử hiệuquả Do đó, giúp gia tăng cạnh tranh trong phạm vitoàn cầu

III.1 Lợi ích của ERP

III.1 Lợi ích của ERP

 Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

 Giúp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt

 Giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạtầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránhtrùng lặp chương trình xử lý

 Hạn chế được sự không đồng bộ cơ sở hạ tầng dẫn tớicác tắc nghẽn xử lý thông tin, tiếp nhận và truyềnthông tin

III.1 Lợi ích của ERP

 Lợi ích về cung cấp thông tin

 Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáonên ERP cung cấp cho người sử dụng thông tin kịpthời hơn

 Giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú,đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp đầy đủ, tổnghợp và toàn diện hơn

 Cho phép người quản lý truy cập thông tin kịp thời vàtăng tính sẵn sàng của thông tin

III.2 Hạn chế của ERP

 Chi phí ERP quá lớn, thời gian thực hiện

dự án lâu dài (2-5 năm).

 Đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn

và gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.

III.2 Hạn chế của ERP

 Chưa có 1 chuẩn đầy đủ cho các phần mềm ERP Do đó khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau.

 Khoảng cách giữa các chức năng của phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP.

 Không phải quy trình xử lý và kinh doanh nào của ERP viết sẵn cũng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nó.

IV Kiến trúc cơ bản của hệ thống ERP

4.1 Kho dữ liệu dùng chung

 Lưu các dữ liệu chính (khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, tồn kho, tài sản cố định, điạ điểm và các tài khoản sổ cái tổng hợp

 Dữ liệu liên quan đến sản phẩm chuẩn (standard product): tin chính liên quan đến mặt hàng (nhận diện sản phẩm từ vật liệu thô thành thành phẩm), phiếu kê khai vật tư, nguồn lực, phiếu lộ trình

 Dữ liệu liên quan đến sản phẩm đặt (custom product): phiếu cấu hình (báo giá, đặt hàng) và phiếu quy hoạch (dự báo kế hoạch sản xuất, cấu kiện sản phẩm, lựa chọn tạo ra một cấu hình)

4.2 Business planning

quy hoạch kinh doanh

 Hoạch định kế hoạch kinh doanh dựa trên kết quả ngân sách thường niên: thiết lập kế hoạch tài chính; đo lường hiệu năng của xí nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu

 Phân tích các giả thiết có tác động lên ngân sách

 Theo dõi phí tổn xuất phát từ các hoạt động của chuỗi cung ứng

để so sánh với số liệu ngân sách

 Điều chỉnh định kỳ ngân sách để phản ánh việc quy hoạch đối phó hoặc những thay đổi đã được tiên lượng

4.3 Sales planning

quy hoạch tiêu thụ

 Xác định nhu cầu tiêu thụ bao gồm số lượng các đơn đặt hàng hiện tại và số lượng dự báo

 Nhu cầu này được hình thành từ bộ phận bán hàng và tiến trình quy hoạch tác nghiệp đối với mỗi sản phẩm

4.4 Production planning

quy hoạch sản xuất

 Cung cấp kế hoạch thực hiện cho mỗi sản phẩm phối hợp các hoạt động của chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ

 Kế hoạch này sẽ phụ thuộc vào loại sản phẩm và chiến lược sản xuất

 Kế hoạch thực hiện được xây dựng từ việc phân tích capacity planning và material planning

 Production planning được dùng để thể hiện nhu cầu năng lực tổng hợp có sẵn, xác định thời gian giao hàng

4.5 Sales Order Processing

Xử lý các đơn đặt hàng khách hàng

 Thu thập nhu cầu hiện tại dưới các hình thức khác nhau

 Thực hiện các công đoạn: cấu hình hóa đơn đặt hàng, xác định thời hạn giao hàng, giám sát tình trạng đơn đặt hàng; có thể bao gồm việc báo giá – đặc biệt đối với những sản phẩm custom được gia công qua nhiều xí nghiệp

 Việc chỉ định một đơn hàng có thể ảnh hưởng đến nhu cầu một mặt hàng và các hoạt động của chuỗi cung ứng (EX -113)

 Một đơn đặt hàng được nhập liệu sẽ kích hoạt các chức năng liên quan: phân phối, sản xuất Thu nhua, dịch vụ tại chỗ, dịch

vụ khách hàng