Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 8 - Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án

Bài 8 Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án trong bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project trình bày về khái niệm và quy trình giám sát dự án, khái niệm Baseline, thiết lập Baseline, khái niệm Status Date, thiết lập Status Date, cập nhật trạng thái Task trên toolbar,...

Qu n tr  d  án  ả ị ự trên máy tính

v i Microsoft Project ớ

Khoa CNTT ­ Đ i h c Kinh doanh và  ạ ọ Công ngh  Hà N i ệ ộ

L  trình môn h c ộ ọ

 Bài 1: D  án và các quy trình qu n lý d  án ự ả ự

 Bài 2: Gi i thi u công c  Microsoft Project ớ ệ ụ (MSP)

 Bài 3: Qu n lý yêu c u d  án ả ầ ự

 Bài 4: Xây d ng l ch trình công vi c ự ị ệ

 Bài 5: Phòng ch ng r i ro và qu n lý l ch ố ủ ả ị

 Bài 6: Thi t l p và đi u ph i ngu n l c ế ậ ề ố ồ ự

 Bài 7: Qu n lý chi phí d  án ả ự

 Bài 8: Các k  thu t giám sát d  án ỹ ậ ự

 Bài 9: Ôn t p và ki m tra ậ ể

THEO DÕI D  LI U VÀ GIÁM SÁT D  ÁN Ữ Ệ Ự

ra các sai l ch  ệ (variance) v  năng ề

su t, ch t lấ ấ ượng, k t qu  so v i k  ế ả ớ ế

ho ch.ạ

 Các sai l ch s  là c  s  đ  xác ệ ẽ ơ ở ể

đ nh các v n đ  c n gi i quy t ị ấ ề ầ ả ế

nh m ằ đi u ch nh  ề ỉ cho d  án đ t ự ạ

được các m c tiêu đã đ  raụ ề

Quy trình giám sát d  án ự

Khái ni m Baseline ệ

 Baseline là m t b n ghi ( nh ch p) các  ộ ả ả ụ

công vi c, phân công, ngu n l c, l ch  ệ ồ ự ị

trình c a d  án t i m t th i đi m ủ ự ạ ộ ờ ể

 D  li u trong Baseline s  đ ữ ệ ẽ ượ c dùng 

đ  so sánh các bi n đ ng hi n t i c a  ể ế ộ ệ ạ ủ

d  án so v i k  ho ch t i th i đi m  ự ớ ế ạ ạ ờ ể

tr ướ c đây

 Baseline là công c  c  s  đ  giám sát  ụ ơ ở ể

và đánh giá các thay đ i trong d  án so  ổ ự

v i m t th i đi m trong quá kh  (th i  ớ ộ ờ ể ứ ờ

đi m ch t baseline) ể ố

 Ng ườ i ta th ườ ng th c hi n ch t  ự ệ ố

baseline k  ho ch d  án sau khi b n  ế ạ ự ả

k  ho ch đ ế ạ ượ c trao đ i và th ng nh t  ổ ố ấ

v i các bên ớ

Thi t l p Baseline ế ậ

Thi t l p  ế ậ Baseline vào m t ộ trong 11 “ô” s n có c a MSP ẵ ủ

Khái ni m Status Date ệ

 Status Date là ngày theo dõi tr ng thái d  ạ ự

án

 Được thi t l p đ  theo dõi ti n đ  d  án, ế ậ ể ế ộ ự

cho h  th ng bi t th i đi m giám sát d  án ệ ố ế ờ ể ự

là ngày nào

 Các s  li u th c t  nh p vào s  đố ệ ự ế ậ ẽ ược tính 

là s  li u đ n ngày Status Dateố ệ ế

 Status Date  nh hả ưởng đ n các tính toán ế

t  đ ng c a MSP và đự ộ ủ ược đ t m c đ nh là ặ ặ ị

ngày hi n t iệ ạ Tab Project \ Status Date

8 7

Ngày công th c t ự ế

Ngày công  còn l i ạ

C p nh t d  li u th c t  d  án b ng  ậ ậ ữ ệ ự ế ự ằ

Table \ Tracking 

Th i gian K T  ờ Ế THÚC th c t ự ế

Th i gian b t đ u  ờ ắ ầ

th c t ự ế

% hoàn thành  công vi c (tính  ệ theo gi  làm) ờ

% hoàn thành công vi c  ệ tính theo s n ph m ả ẩ

Ngày  công 

th c t ự ế

Ngày  công  Còn l i ạ

Chi phí 

th c t ự ế

Gi   ờ công 

th c t ự ế

 Các s  li u đã ch t trong Basline ố ệ ố

cũng được th  hi n trong các báo ể ệ

Các tính năng View h  tr  giám sát  ỗ ợ

 Highlight

 Đánh d u các công vi c c n chú ý gi i  ấ ệ ầ ả

quy t trên b ng danh sách côngvi c ế ả ệ

 Filter

 L c các công vi c và ngu n l c, ch  hi n  ọ ệ ồ ự ỉ ể

th  các công vi c, ngu n l c theo tiêu chí  ị ệ ồ ự

5 L c các công vi c b t đ u trong tu n đ u tháng 5 ọ ệ ắ ầ ầ ầ

6 Nhóm các công vi c theo ngày th c hi n ệ ự ệ

7 Nhóm các công vi c theo % hoàn thành & chi phí (cao ­> th p) ệ ấ

S p x p Gi M D N theo các giá  ắ ế Ả Ầ

hi n t i ệ ạ

G  b  NHÓM theo các  ỡ ỏ giá tr  trên c t hi n t i ị ộ ệ ạ Xóa L C t  đ ng đang áp  Ọ ự ộ

d ng theo c t hi n t i ụ ộ ệ ạ

Ph ươ ng pháp giám sát  Earned Value

 Earned Value là ph ng pháp giám sát d  ươ ự

giám sát đ ượ c ti n đ  d  án ế ộ ự

 D  án đ ự ượ c coi là đ t ti n đ  n u l ch trình  ạ ế ộ ế ị

và chi phí đ t các m c tiêu ban đ u đ t ra ạ ụ ầ ặ

Status Date

Baseline

D  án X1000 ­ may áo g i Tr ự ử ườ ng Sa

Làm ra 200 cái áo, tiêu 2.3 tr, chi phí thực tiêu lớn hơn dự kiến

Chỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ ACWP = 0.87

Phân tích t ươ ng quan d  li u ữ ệ

Cần tăng năng suất để SPI > 1 và cắt giảm chi phí 1.5 triệu cho 7 ngày tiếp theo để CPI > 1 nhằm đảm bảo mục tiêu

Tra c u các ch  tiêu theo ph ứ ỉ ươ ng pháp Earned Value

SV

CV

Status Date =

Earned Value trên MSP : C p nh t d  li u th c t ậ ậ ữ ệ ự ế

Earned Value trên MSP : Đánh giá d  án ự

2 1

5 Chi phí thực tế Chi phí dự báo

CPI < 1 => tiêu nhiều vượt

+ Nếu hệ thống không tự tính CPI, SPI:

- Thay đổi giá trị Physical % Complete

- Chọn Status Date tăng thêm 1 ngày sang 22/5 để khử sai số lịch

Bài t p Earned Value ậ

# Bài t p  ậ (Các công vi c trên đ u kéo dài 10 ngày, giám sát ngày 3, cp 1tr/ngày) ệ ề Đáp án

1 Công vi c nào có kh  năng ch m ti n đ ? ệ ả ậ ế ộ

2 Công vi c nào có kh  năng v ệ ả ượ t m c chi phí? D  báo v ứ ự ượ t bao nhiêu?

4 Công vi c nào có kh  năng tiêu t n chi phí ít h n d  ki n? ệ ả ố ơ ự ế

5 D  báo s  ngày hoàn thành c a vi c s  5? ự ố ủ ệ ố