Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh - Chương 4: Tổng hợp, phân tích và thống kê số liệu

Chương 4: Tổng hợp, phân tích và thống kê số liệu. Nội dung chính trong chương này gồm có: Chức năng sub total, chức năng consolidate, tổng hợp thống kê và phân tích số liệu với pivottable. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm bắt các nội dung chi tiết.

Ch ươ ng 6. 

VÀ TH NG KÊ S  LI U Ố Ố Ệ

 Ý nghĩa: Th ng kê, tính toán theo t ng nhóm d  li u trên nh ng  ố ừ ữ ệ ữ

tr ườ ng đ ượ c ch  đ nh c a c  s  d  li u. Excel s  t  đ ng phân tách  ỉ ị ủ ơ ở ữ ệ ẽ ự ộ nhóm d  li u, tính toán và chèn k t qu  t ng h p và đ u ho c cu i  ữ ệ ế ả ổ ợ ầ ặ ố

Bước 3: Xác đ nh các thông s  sau:ị ố

 At each change in: Ch n tr ng dùng đ  phân nhóm;ọ ườ ể

Ý nghĩa: Th ng kê, k t h p trên các d  li u t ng  ng ố ế ợ ữ ệ ươ ứ

c a nhi u Sheet ho c Book và k t xu t k t qu  vào 1 ủ ề ặ ế ấ ế ảSheet t ng h p nào đó.ổ ợ

Cách th c hi n:ự ệ

 Bước 1: Ch n c  s  d  li u;ọ ơ ở ữ ệ

 Bước 2: M  m c ch n ở ụ ọ Data\ Consolidate; xác đinh các thông s  sau:ố

 Function: Ch n hàm đ  tính; ọ ể

 Reference: Xác đ nh ph m vi d  li u; ị ạ ữ ệ

 All reference: Li t kê t t c  các ph m vi d  li u tham gia k t  ệ ấ ả ạ ữ ệ ế

h p ợ

 Use label in:

 Top Row: Dùng dòng d  li u đ u tiên bên trên là tiêu đ  c t; ữ ệ ầ ề ộ

 Left Column: Dùng c t d  li u đ u tiên bên trái là tiêu đ   ộ ữ ệ ầ ề dòng;

Create links to source data: ch n, n u mu n t o liên ọ ế ố ạ

k t v i d  li u ngu n;ế ớ ữ ệ ồ

 ph m vi ạ

Dùng dòng d   ữ

li u đ u tiên  ệ ầ bên trên là tiêu 

Chú ý

Ta có th  t o khung c a b ng th ng kê tr ể ạ ủ ả ố ướ c, v i đi u  ớ ề

ki n là các tên tr ệ ườ ng và các  Label(nhãn) c a c  s  d   ủ ơ ở ữ

li u này ph i hoàn toàn gi ng h t các tên tr ệ ả ố ệ ườ ng và các  (nhãn) c a c  s  d  li u(tr t t  có th  khác) ủ ơ ở ữ ệ ậ ự ể

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

Ý nghĩa:

Pivot Table là m t công c  đ  t ng h p và phân tích ộ ụ ể ổ ợ

s  li u t  m t c  s  d  li u. ố ệ ừ ộ ơ ở ữ ệ

Ngoài kh  năng nhóm d  li u theo d ng hàng c t ả ữ ệ ạ ộ

(2D) Pivot Table còn t o báo cáo d ng 3 chi u.(3S)ạ ạ ề

T NG H P TH NG KÊ VÀ Ổ Ợ ỐPHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLEỐ Ệ Ớ

 Bước 2:  L n l ầ ượ t làm theo t ng b ừ ướ ủ c c a quá trình t o b ng. C   ạ ả ụ

th  nh  sau: ể ư

Step 1: Ch n lo i d  li u dùng đ  phân tích trong vi c t o b ng ọ ạ ữ ệ ể ệ ạ ả

 Microsoft Excel List or Database: d  li u là c  s  d  li u c a  ữ ệ ơ ở ữ ệ ủ Excel.

 External data source: D  li u là c  s  d  li u c a m t ch ng  ữ ệ ơ ở ữ ệ ủ ộ ươ trình khác.

 Multiple consolidation ranges: D  li u là nhi u vùng c  s  d   ữ ệ ề ơ ở ữ

li u ệ

 Another Pivot Table: d  li u là b ng Pivot Table khác ữ ệ ả

 Nh n nút  ấ Next đ  sang b c ti p theo: ể ướ ế

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

 Step 2: Xác đ nh ph m vi d  li u dùng đ  t o b ng ị ạ ữ ệ ể ạ ả

 Step 3: Xác đ nh v  trí đ t c a  ị ị ặ ủ Pivot Table, 

 Ch n nút Layout (có th  th c hi n sau khi t o Pivot table)  ọ ể ự ệ ạ

 Xác đ nh Field nào ch a d  li u mà ta mu n t ng h p ị ứ ữ ệ ố ổ ợ

ho c phân tích r i kéo vào ph n DATAặ ồ ầ

 Ch n giá tr  s p x p theo c t v i nhãn n m phía trên, ọ ị ắ ế ộ ớ ằkéo vào vùng Column

 S p x p theo hàng, kéo th  vào Rowắ ế ả

 Th ng kê theo vùng, kéo th  vào Pageố ả

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

 Preserve formatting: gi  l i tr t t  các đ nh d ng c u ữ ạ ậ ự ị ạ ả

b ng.ả

 Page layout: thay đ i tr t t  c a b  c c b ng.ổ ậ ự ủ ố ụ ả

 For error values; show: b t/t t n i dung s  hi n th  ậ ắ ộ ẽ ể ịkhi có l i sai tr ỗ ị

 For empty cells; show: b t/t t n i dung s  hi n th  khi ậ ắ ộ ẽ ể ị

có ô r ng.ỗ

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

Data Option: 

 Data source options: g m các thông s  sauồ ố

• Save datawith table layout: l u lo i d  li u  ư ạ ữ ệ External lên 

b ng hi n hành ả ệ

• Enable drilldown: b t/t t tính năng  ậ ắ drilldown­ tính năng 

hi n th  thông tin chi ti t t i m t ô th ng kê nào đó trên b ng  ể ị ế ạ ộ ố ả Pivot Table khi ta nh n kép chu t t i đó ấ ộ ạ

• Refresh on Open: c p nh t l i d  li u khi m  ra ậ ậ ạ ữ ệ ở

 External data options: m t s  thông s  khác đ i v i ộ ố ố ố ớ

lo i d  li u External.      ạ ữ ệ

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

Hi u ch nh PivotTable:ệ ỉ

 Thay đ i c u trúc PivotTableổ ấ

 Thay đ i hàm t ng k t cho Fieldổ ổ ế

 S  d ng thanh công c  đ  hi u ch nhử ụ ụ ể ệ ỉ

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

Thay đ i c u trúc PivotTableổ ấ

 S  d ng PivotTable Wizard: Ch n nút PivotTable ử ụ ọ  PivotTable Wizard, th c hi n gi ng ph n thi t kự ệ ố ầ ế ế

 Kéo th  Field: Kéo th  Field tả ả ương  ng t  PivotTable ứ ừField List vào các vùng tương  ng trên PivotTable và ứ

ngượ ạ ếc l i n u mu n b  đi.ố ỏ

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ

Thay đ i hàm t ng k t cho Fieldổ ổ ế

 Kích chu t ph i t i vùng Data c a PivotTable, ch n ộ ả ạ ủ ọField Setting

 Ch n hàm tính toánọ

T NG H P TH NG KÊ VÀ  Ổ Ợ Ố PHÂN TÍCH S  LI U V I PIVOTTABLE Ố Ệ Ớ