Bài giảng Chương 4: Chức năng quản lý

Thông qua việc tham khảo bài giảng Chương 4: Chức năng quản lý sau đây sẽ giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, phân loại chức năng; những chức năng quản lý như chức năng lập kế hoạch, chức năng tổ chức và một số chức năng khác.

CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

 Chức năng quản lý là những lĩnh vực,

những phương diện hoạt động cơ bản

mà các nhà quản lý phải thực hiệntrong các loại hình tổ chức khác nhau(nhà nước, tổ chức sản xuất, tổ chứckinh doanh…)

 2 Phân loại chức năng:

- CO: Coodinating (Phối hợp)

- R: Reviewing (Báo cáo)

- Budgetting (Tài chính)

 (3) Harold Koontz và Cyril O’Donnell:

 (4) PAFHIER:

- PA: Policy analysis (Phân tích CS)

- F: Financial management (QL tài

II NỘI DUNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

 Lập kế hoạch là thực hiện công việc

gì?

1 Khái niệm

 Lập kế hoạch là một quá trình xác

định, lựa chọn mục tiêu, nhiệm vụ

cho tổ chức và đưa ra phương ánhành động nhằm đạt được mục tiêuhiệu quả nhất

 Cụ thể:

 Lựa chọn mục tiêu chung cho tổ chức

 Đặt ra mục tiêu cho các bộ phận của tổ

Mục đích

 Thiết lập khuôn khổ mang tính định

hướng cho việc thực hiện có hiệu quả

quá trình quản lý

Vai trò của lập kế hoạch

 Tạo ra sự phối hợp tốt hơn giữa các

bộ phận của tổ chức trên cơ sở thốngnhất mục tiêu chung;

 Huy động các nguồn lực tổ chức, sử

dụng tiết kiệm các nguồn lực;

 Kích thích sự tham gia của các thành

viên trong tổ chức;

 Giúp hoạt động kiểm tra có hiệu quả

hơn

Nhà quản lý gặp khó khăn khi lập kế hoạch?

 Đòi hỏi cao đối

với nhà quản lý

trong việc

thống nhất mục

tiêu chung.

 Ra quyết định có thể bị trì hoãn do

cân nhắc những cơ hội trong tươnglai

Phân loại các kế hoạch

Căn cứ vào quy mô của kế hoạch

 Kế hoạch chiến lược

 Kế hoạch tác nghiệp

Căn cứ vào thời gian lập kế hoạch

 Kế hoạch ngắn hạn: < 1 năm

 Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm

Căn cứ vào tính chất của kế hoạch

 Kế hoạch định hướng

 Kế hoạch cụ thể

 Kế hoạch định hướng:

 Xác định chỉ dẫn chung

 Không khóa chặt nhà quản lý vào mục

tiêu cụ thể hoặc hành động cụ thể

 VD:

 Kế hoạch chi tiết: Trong 6 tháng tới phải

giảm chi phí 10%, tăng doanh thu 8%

 Kế hoạch định hướng: Cải thiện lợi nhuận

của công ty từ 6-12%

Quy trình lập kế hoạch

Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu

 Bản chất:

 Xác định rõ tổ chức mong muốn hướng

tới điều gì?

 Tại sao phải làm công việc này?

 Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức?

 Hậu quả nếu không thực hiện?

 Cụ thể:

 Phân tích nhu cầu của xã hội đối với tổ

chức

 Đánh giá, phân tích, cân đối các nguồn

lực của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu xã hội

 Dự báo xu thế phát triển của tổ chức

trong tương lai

MÔ HÌNH SWOT

“Mục tiêu” phải đảm bảo yêu

Giai đoạn 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch hành động

 Bản chất: Xây dựng các bước đi cụ

thể để thực hiện mục tiêu

 Cụ thể:

 Tìm giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu

để thực hiện mục tiêu

 Phân công lao động hợp lý

 Xây dựng các bước đi cụ thể trong đó ấn

định thời gian thực hiện và các bước tiến hành.

Giai đoạn 3: Thẩm định các

mục tiêu, phương án hành động

 Bản chất: Đánh giá những mục tiêu,

phương án hành động đặt ra thôngqua hoạt động kiểm tra

 Cụ thể:

 Có những bước công việc nào cần phải

kiểm tra?

 Tần suất kiểm tra như thế nào?

 Ai tiến hành kiểm tra?

2 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 2.1 Tổ chức:

 (1) Khái niệm:

 Dưới giác độ là danh từ, tổ chức bao

gồm các dấu hiệu nhận biết sau:

 1 Là một tập hợp các thành viên

(bao gồm từ 2 người trở lên)

 2 Có mục tiêu chung, thống nhất

giữa các thành viên trong tổ chức

 3 Có sự phân công lao động và phối

hợp hoạt động giữa các thành viên

 4 Có người lãnh đạo, chỉ huy các

hoạt động của các thành viên khác

 5 Có mối quan hệ với các tổ chức

khác, với xã hội thông qua việc thiếtlập các kênh thông tin

 6 Cơ cấu tổ chức được hình thành, có

thể là cơ cấu chính thức hoặc khôngchính thức

 Dưới giác độ là hoạt động:

 Tổ chức là một tiến trình gồm các

hoạt động khác nhau nhằm thiết lậpmột cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợpvới mục tiêu, với các nguồn lực, vớimôi trường và với những mối quan hệtrong tổ chức

 Liên kết công việc, liên kết tổ chức và

liên kết con người:

 Phân công công việc cho từng cá nhân,

bộ phận trong tổ chức.

 Xây dựng cơ chế trách nhiệm cho các

thành viên, bộ phận trong tổ chức

 Xây dựng các mối quan hệ bên trong

và bên ngoài tổ chức khi triển khaicông việc:

 Mối quan hệ bên trong – bên ngoài

 Quan hệ trực thuộc (trên – dưới),

 Quan hệ phối hợp (ngang).

 Quản lý sự thay đổi của tổ chức:

 Nhiệm vụ

 Nhân sự

 Môi trường khách quan…

2.2 Cơ cấu tổ chức

(1) Khái niệm

 Cơ cấu tổ chức: Là hệ thống các mối

quan hệ chính thức (độc lập hay phụthuộc) trong tổ chức

(2) Hoạt động cụ thể

 Phân chia nhân lực và các nguồn lực

khác cho hoạt động

 Quy định trách nhiệm của các thành

viên và huy động nỗ lực hợp tác của

họ (bản mô tả công việc, sơ đồ tổchức)

 Quy định nhiệm vụ cho thành viên

của tổ chức thông qua các quy tắc, cáthủ tục hoạt động và tiêu chuẩn côngviệc

 Thiết kế tiến trình thu thập và đánh

giá thông tin giúp các nhà quản lýđưa ra các quyết định để giải quyếtvấn đề

(3) Các nhân tố của cơ cấu tổ chức:

 Chuyên môn hoá

 Tiêu chuẩn hoá

 Sự phối hợp

 Quyền hành

2.3 Thiết kế cơ cấu tổ chức

Bản mô tả công việc

 Tên công viêc;

 Nhân viên này cần báo cáo công việc

 Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm

cần thiết cho công việc

4 Chức năng lãnh đạo:

Khái niệm

 Lãnh đạo là quá trình chỉ huy,

hướng dẫn và thúc đẩy mọi người làm việc vì mục tiêu chung

 Chỉ huy, hướng dẫn nhân viên

thực hiện công việc:

 - Xây dựng các chỉ dẫn cụ thể để

nhân viên thực hiện các quyết địnhcủa cấp trên (bằng chỉ thị, mệnhlệnh)

 - Lên kế hoạch chi tiết cho từng

hoạt động với tiến độ thực hiện cụthể

 Động viên, khuyến khích, tạo cơ

hội cho nhân viên tham gia các hoạt

động của tổ chức

Các đặc điểm của nhà lãnh đạo

Theo cách tiếp cận hiện đại

5 Chức năng kiểm soát:

 5.1 Khái niệm:

 Chức năng kiểm soát là sự đo lường,

đánh giá kết quả những công việc đãthực hiện so với những tiêu chuẩnquy định và áp dụng các biện phápđiều chỉnh cần thiết để tối thiểu hóanhững sai lệch so với tiêu chuẩn

 (3) Các yếu tố cấu thành kiểm soát:

5.2 Mục đích của kiểm soát

 Nhằm xác định rõ những kết quả đạt

được;

 Dự đoán chiều hướng vận động của

từng bộ phận và toàn hệ thống;

 Phát hiện những sai lệch so với tiêu

chuẩn trong quá trình thực hiệnnhững hoạt động;

 Áp dụng các biện pháp khắc phục,

điều chỉnh kịp thời

 Thực chất, mục đích của chức năng

kiểm soát là nhằm đảm bảo hiệu lực

và hiệu quả của quản lý tổ chức

Để thực hiện tốt chức năng này cần

 Thiết lập hệ thống kiểm tra có đủ

 5.3 Những nội dung quan tâm

khi kiểm soát:

 - Kiểm soát con người

 Kiểm soát tài chính

 - Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể

 - Kiểm soát thông tin

 - Kiểm soát hoạt động chung của tổ

chức

5.4 Các loại kiểm soát:

 Kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng)

 Kiểm soát hiện hành

 Kiểm soát sau (hậu kiểm soát)

5.5 Quy trình kiểm soát

 (1) Đo lường hoạt động

 Đo cái gì?

  Đo lường kết quả đạt được so với

mục tiêu ban đầu của tổ chức

 Cụ thể:

 Sự hài lòng của người lao động, của

người có liên quan, của khách hàng thụ hưởng dịch vụ;

 Sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt

động

 Số lượng sản phẩm sản xuất theo chu kỳ

quý hoặc năm…

 Đo như thế nào?

 Qua quan sát trực tiếp

 Qua báo cáo thống kê

 Qua các bản báo cáo hoặc báo cáo

miệng

 Chúng ta có thể xem xét hai trường

hợp:

 Nếu kết quả = tiêu chuẩn: hoàn thành

nhiệm vụ

 Nếu kết quả # tiêu chuẩn: có sự sai lệch.

Có hai loại: sai lệch chấp nhận được và sai lệch không chấp nhận được (do tổ chức hoặc do sự thực hiện).

 (3) Tiến hành các hoạt động điều

chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục tiêu tổ chức đạt được một cách tốt nhất.

 Yêu cầu đối với nhà quản lý:

 Có năng lực phân tích vấn đề

 Hiểu đầy đủ hoạt động của từng thành

viên đang tiến hành hoạt động.

 5.6 Hệ thống kiểm soát có chất

lượng