Bài giảng Quản lý học: Bài 4 - PGS.TS.Phan Kim Chiến

Nội dung chính của bài học Chức năng tổ chức là Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức, các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức, quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức,...

BÀI 4

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

PGS.TS.Phan Kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết quả hoạt động của một tổ chức?

khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo

ĐH và cao học liên kết nước ngoài Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn lớn của cả nước

tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt động của mình

trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng Ban, Trung tâm

đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… được đưa ra

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp Mối quan hệ công việc giữa các

bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp…

trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn các trường trong khối, động lực của giáo viên giảm sút

đổi toàn diện Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào tạo và tài chính Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

đơn vị chiến lược là các trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường

sự hòa nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa hoạt động của toàn hệ thống Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút,

sử dụng và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường

hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng

tổ chức

1 Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không?

MỤC TIÊU

chức trong triển khai một kế hoạch nhất định

thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

NỘI DUNG

Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức

Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức

1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công

kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp)

CƠ CẤU TỔ CHỨC

• Cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia,

các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch

• Cơ cấu chính thức: tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác,

phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch

• Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các

thành viên của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn

chiến lược của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp

của tổ chức

2.2 Hình thành các bộ phận

2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1 Chuyên môn hóa công việc

2.3 Cấp quản lý và tầm quản lý

2.4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

2.5 Tập trung và phi tập trung trong quản lý

2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

2.1 CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC

thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhâN

động, chất lượng và hiệu quả của người lao động

giảm khả năng sáng tạo của người lao động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động

2.2 HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN

(mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/ địa dư;

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO MÁY ABC

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG

hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

giảm sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo;

năng cơ bản;

tư cách nhân viên;

cao nhất

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo)

chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ

thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm,

phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu

vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu

hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để

phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm,

dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng

phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm

khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một

đơn vị cơ cấu

vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho

một nhà quản lý

MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM

MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG

MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ

Ưu điểm:

khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt;

mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn;

quan tâm;

khách hàng sẽ được quan tâm hơn;

địa phương khác nhau;

kết quả cuối cùng khá dễ dàng;

cao và tạo khả năng phát triển các nhà

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/ KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ

Nhược điểm:

toàn tổ chức;

soát của cấp quản lý cao nhất

TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC

Ưu điểm:

chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường;

trên một cơ sở chung thống nhất;

cường phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp

TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC

Nhược điểm:

bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn

át lợi ích của toàn tổ chức;

lắp của công việc;

chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược;

cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn

TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Ở MỘT NGÂN HÀNG LỚN

CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN TẠI MỘT DOANH NGHIỆP

CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN

cuối cùng;

lý và chuyên gia;

những thay đổi của môi trường

sự không thống nhất mệnh lệnh;

quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột;

MÔ HÌNH TỔ CHỨC HỖN HỢP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI

2.3 CẤP QUẢN LÝ VÀ TẦM NHÌN QUẢN LÝ

cấp báo cáo trực tiếp với một nhà quản lý nhất định

quản lý hẹp cần nhiều cấp

CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHƯC XÉT THEO SỐ CẤP QUẢN LÝ

2.4 QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM TRONG TỔ CHỨC

tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức

được mục tiêu xác định

CÁC LOẠI QUYỀN HẠN TRONG TỔ CHỨC

phép nhà quản lý ra quyết định và giám

sát trực tiếp đối với cấp dưới

cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà

quản lý khác

cho một cá nhân hay bộ phận được ra

quyết định và kiểm soát những hoạt

động nhất định của các bộ phận khác

NHỮNG HẠN CHẾ TRONG VIỆC SỬ DỤNG THAM MƯU

LÀM CHO THAM MƯU TRỞ NÊN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ

thành thông lệ trong đời sống tổ chức

2.5 TẬP TRUNG VÀ PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ

trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức

dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định

HAI DẠNG PHI TẬP TRUNG TRONG QUẢN LÝ TỔ CHỨC

quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định

một cách độc lập

MỨC ĐỘ PHI TẬP TRUNG TRONG TỔ CHỨC

Mức độ phi tập trung càng lớn khi:

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN CÓ HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ

thể hoàn thành nhiệm vụ

VỀ QUY TRÌNH ỦY QUYỀN, TRAO QUYỀN

quyền và mục tiêu cần đạt được

quyền và mục tiêu cần đạt được

hiệu lực, hiệu quả

2.6 PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN CỦA TỔ CHỨC

những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức

truyền thông và tham gia quản lý;

3 QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Câu hỏi:

1 Các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường ĐH KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Nhà trường hay không?

giải quyết trong tình huống nêu trên nhằm thực hiện sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành một trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu và tư vấn?

Trả lời:

1 Chức năng tổ chức có vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Trong ví dụ trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức đã làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của trường Đại học KT (chất lượng đào tạo giảm, thị trường trong một số ngành đào tạo

bị thu hẹp, động lực làm việc của cán bộ giảng viên yếu đi )

2 Vấn đề cần giải quyết: tăng cường phi tập trung, phát triển bộ môn theo hướng chuyên môn hóa và hợp nhóm giáo viên có cùng hướng giảng dạy và nghiên cứu,

sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu thị

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Ủy quyền trong quản lý tổ chức:

quyền

Trả lời:

danh mình thực hiện những công việc nhất định Nghĩa là người ủy quyền trao cho cấp dưới một số quyền đủ để thực hiện công việc nhất định vốn thuộc thẩm quyền của cấp trên trong khi cả hai vẫn phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường Người được ủy quyền có trách nhiệm báo cáo lên người ủy quyền về kết quả, tiến trình thực hiện công việc và nguồn lực sử dụng

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Đảm bảo con người và các nguồn lực khác của tổ chức trong những hình thái cơ

cấu nhất định nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức là nội dung của chức năng:

CÂU HỎI TỰ LUẬN/ CÂU HỎI MỞ

Nêu tên một tổ chức mà bạn quan tâm Hãy vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của tổ chức đó? Xác định các điểm mạnh và điểm yếu của cơ cấu nêu trên theo các thuộc tính

cơ bản của cơ cấu?

Trả lời:

tổ chức đó

hạn – trách nhiệm; tầm – cấp quản lý; tập trung - phi tập trung; phối hợp

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch

xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch Cơ cấu tổ chức có thể là cơ cấu chính thức hoặc cơ cấu phi chính thức; cơ cấu bền vững hoặc cơ cấu tạm thời

môn hoá công việc, (2) hình thành các bộ phận, (3) quyền hạn và trách nhiệm, (4) cấp quản lý và tầm quản lý, (5) tập trung và phi tập trung trong quản lý, và (6) sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của tổ chức

cơ cấu tổ chức; đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại; đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức; thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức; giám sát, đánh giá

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Trả lời: Đúng

Vì tầm kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố biến đổi như: tính chất công việc, nhiệm vụ; năng lực nhà quản lý; thái độ và sự thạo việc của cấp dưới; sự rõ ràng của hệ thống chính sách, quy tắc, thủ tục; năng lực của hệ thống thông tin

Trả lời: Đúng

Vì: ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định Cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều phải chịu trách nhiệm trước tổ chức và môi trường

3 Trong tổ chức tồn tại những mối quan hệ quyền hạn nào?

Trả lời: Quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng

Trả lời: tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả và linh hoạt

5 Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ với nhau như thế nào?

Thuật ngữ

• Cơ cấu chính thức: là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác,

phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch

• Cơ cấu phi chính thức: là cơ cấu được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức

giữa các thành viên của tổ chức, ví dụ tập hợp những người cùng quan điểm, lợi ích,

sở thích, quê quán v.v

• Cơ cấu tổ chức bền vững: là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài, gắn

liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức

• Cơ cấu tổ chức tạm thời: là cơ cấu được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch

tác nghiệp của tổ chức

• Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư

Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động tạo ra một loại sản phẩm, phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu, trên một khu vực địa lý

Quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý khác

Quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

• Uỷ quyền trong quản lý tổ chức:

Hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định