Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

Tham khảo tài liệu Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian sẽ giúp các bạn hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian trong đời sống hàng ngày; hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả; biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao chất lượng cuộc sống. Mời các bạn tham khảo!

BÀI 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức

công việc;

 Các phương pháp để tổ chức công việc

hiệu quả

 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ được trang

bị, hướng dẫn về các nội dung:

 Hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian trong đời sống hàng ngày;

 Hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để

tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;

 Hiểu và nắm bắt được về các phương pháp để

tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;

 Biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao chất lượng cuộc sống

Hướng dẫn học

Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương trình đã cung cấp

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực Lưu ý là cầu dài nên không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin Tốc độ đi của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập

Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng

thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào?

Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức công việc

Khái niệm về tổ chức công việc

Trong thời đại ngày nay, mỗi người cần phải làm việc hết công suất để theo kịp tiến độ công việc Vì lí do đó, việc bị stress là điều dễ hiểu và xảy ra thường xuyên Vậy phải giải quyết như thế nào? Kỹ năng tổ chức công việc luôn được ưu tiên cao nhất mỗi khi có vấn

đề này xảy đến

Vậy tổ chức công việc là gì?

Hiểu theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc là quá trình sắp xếp phân bổ các nguồn lực để xử

lý và hoàn thiện các công việc được giao Đây là nhiệm vụ mà gần như tất cả mỗi cá nhân trong chúng ta đều phải đối diện và xử lý trong cuộc sống

Hiểu theo nghĩa rộng thì tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, bộ phận/đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức Tổ chức công việc theo nghĩa rộng tức là thực hiện đồng thời chức năng hoạch định và tổ chức sắp xếp trong quản trị Tổ chức công việc theo nghĩa rộng chính là việc dự trù hướng tới xác định những công việc mà mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp cần phải thực hiện, trong đó tính toán các phương án, kế hoạch phân bổ nguồn lực để có thể tổ chức thực hiện các công việc

Tựu chung lại thì tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó Hoạt động này liên hệ đến những mục đích cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó

Tầm quan trọng của tổ chức công việc hiệu quả

Tổ chức công việc là một trong những nhiệm vụ bắt buộc mà mỗi cá nhân với tư cách là cá nhân hay là thành viên của các nhóm, tổ chức, đơn vị xã hội khác nhau đều phải đối mặt và

xử lý trong cuộc sống hằng ngày Việc tổ chức công việc hiệu quả nhờ đó giúp đem lại rất nhiều lợi ích, cụ thể:

Đối với từng cá nhân

 Tổ chức công việc giúp nâng cao năng suất trong xử lý các vấn đề trong cuộc sống Thật vậy, dù là theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng thì việc tạo tư duy và tổ chức triển khai công việc một cách logic khoa học giúp cho mỗi cá nhân sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn, giải quyết được số lượng đầu việc nhiều hơn

 Không chỉ giúp tăng năng suất xử lý công việc, sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả còn góp phần tăng chất lượng xử lý công việc Bởi nhờ ý thức sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả, mỗi cá nhân được thúc đẩy lối tư duy khoa học để có thể tìm ra những hướng sáng tạo giúp tăng chất lượng hiệu quả xử lý công việc

 Thông qua việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất và chất lượng sắp xếp và giải quyết các đầu công việc, kỹ năng tổ chức công việc giúp mỗi cá nhân gia tăng niềm tin vào cuộc sống đồng thời giúp giảm căng thẳng áp lực

 Bởi nhờ lối tư duy khoa học, mạch lạc, ưu tiên việc phân bổ và sắp xếp các nguồn lực theo hướng tối ưu hoá chất lượng và hiệu suất công việc, mỗi cá nhân sẽ tự cảm nhận

và đo lường được hiệu quả thiết thực từ tổ chức công việc, từ đó các nhiệm vụ công

việc được xử lý một cách suôn sẻ, trôi chảy, tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến tâm

lý và cuộc sống của các cá nhân

 Nhờ việc sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý mỗi cá nhân tạo lập được thêm những ấn tượng tốt trong mắt những người xung quanh, đồng thời giúp gia tăng thêm các cơ hội cho bản thân trong cuộc sống

Đối với các doanh nghiệp

 Tổ chức công việc hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc Bởi thông qua việc vận dụng kỹ năng tổ chức và phân công công việc, mỗi một tổ chức, doanh nghiệp sẽ có phương án sắp xếp và phân phối khối lượng công việc phải giải quyết thành các hạng mục công việc thuận tiện cho việc quản lý và triển khai, lên phương án thực hiện theo hướng tối ưu và hiệu quả nhất Chính vì vậy, việc áp dụng các phương pháp và công cụ tổ chức công việc hiệu quả giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất

và chất lượng công việc

 Bên cạnh đó, bằng các phương pháp tổ chức công việc, xây dựng và vận hành hệ thống công việc trong doanh nghiệp, tổ chức thành các luồng, chuỗi liên hoàn, khép kín, doanh nghiệp đồng thời có thể tổ chức và kiểm soát được đội ngũ nhân sự nội bộ của tổ chức

 Các phương pháp tổ chức công việc cho phép các doanh nghiệp tổ chức và sắp xếp được các luồng công việc theo chuỗi khép kín, từ đó thay vì phải quản trị các công việc theo từng đầu mối việc nhỏ lẻ, các doanh nghiệp có thể quản trị công việc theo chuỗi khép kín, giúp cho các tiến độ được đảm bảo thông suốt

 Tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hiệu quả giúp tăng hiệu quả hoạt động của

tổ chức; nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành một cách thông suốt hơn Đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, việc tối hoá các nguồn lực và hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp gia tăng được các cơ hội phục vụ phát triển

Như vậy, việc tổ chức công việc hiệu quả có tác dụng:

 Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả

dự kiến

 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có

 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi của mội trường bên ngoài

 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức

Các phương pháp để tổ chức công việc hiệu quả

Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý công việc hiệu quả

Bởi con người khác với các loài động vật khác ở chỗ: con người có ý thức, do vậy trước khi hành động con người đều ý thức được hành động đó là gì, con người biết mình sống, làm việc vì cái gì? Do cái gì thúc đẩy? Và dự kiến trước cuộc đời mình sẽ đi đến đâu? Vì

vậy, trong từng công việc, từng giai đoạn cuộc đời, con người đều xác định cho mình những mục tiêu cần đạt được dựa trên những nhu cầu, mong muốn của bản thân

 Mục tiêu là gì?

Mục tiêu là cái đích mà ta muốn đạt tới trong một khoảng thời gian hoặc về một công việc nào đó Mục tiêu có thể về nhận thức, thái độ hoặc hành vi

 Kỹ năng đặt mục tiêu

Kỹ năng đặt mục tiêu là khả năng con người biết đề ra mục tiêu cho bản thân trong cuộc sống, cũng như lập kế hoạch cho việc thực hiện mục tiêu đó

Mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian ngắn như trong ngày, trong tuần gọi là mục tiêu ngắn hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong một thời gian dài như tháng, quý, năm gọi là mục tiêu trung hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian nhiều năm gọi

là mục tiêu dài hạn, mục tiêu mang tính chiến lược

Kỹ năng đặt mục tiêu giúp con người sống có mục đích, có kế hoạch Con người sống

có mục tiêu là người biết quý trọng cuộc sống của mình và đặt vào cuộc sống nhiều ý nghĩa Còn ai sống không có mục tiêu, sống tùy tiện, sống theo kiểu “nước chảy bèo trôi” thì sẽ khó có thể thành công trong cuộc sống

 Căn cứ để xác định mục tiêu:

o Những nhu cầu, mong muốn của bản thân

o Khả năng, ý chí quyết tâm của bản thân (điểm mạnh, hạn chế)

o Xác định thời gian

o Điều kiện khách quan (thuận lợi, khó khăn) để hiện thực hóa mục tiêu

o Những cơ hội để thực hiện mục tiêu, nếu biết chớp cơ hội có thể dễ dàng đạt mục tiêu

o Những thách thức đòi hỏi phải vượt qua

Cần cân nhắc các yếu tố trên, yếu tố nào có thể khắc phục để đạt mục tiêu, yếu tố nào không thể khắc phục mà lại giữ vai trò quyết định, đôi khi cá nhân phải từ bỏ mục tiêu ban đầu để xác định một mục tiêu mới nếu thấy không có khả năng thực hiện hoặc có thể thu nhỏ phạm

vi để mục tiêu có tính hiện thực

Để mục tiêu có tính hiện thực cần phải lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, xem đâu là mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, từ đó quyết tâm thực hiện kế hoạch đặt ra

 Vai trò của mục tiêu

o Mục tiêu là phương tiện để đạt được mục đích của cá nhân và tổ chức

o Nhờ ý thức xây dựng được hệ thống các mục tiêu, cá nhân và tổ chức có thể nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực

o Mục tiêu giúp thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động

o Mục tiêu hỗ trợ xem xét, đánh giá ra quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân,

tổ chức

Thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART

SMART là từ viết tắt cho khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu quả Nó là viết tắt của 5 tính chất

mà một mục tiêu phải có: cụ thể (specific), tính toán được (measurable), có khả năng thực hiện (achievable), thực tế (realistics), và kiểm soát thời gian (time-bound) Phương pháp

SMART là một trong những công cụ phổ biến và hiệu quả nhất để đặt ra mục tiêu thực tế

và có khả năng hoàn thành Bạn có thể là người đứng đầu tổ chức gồm 300 người hay chủ doanh nghiệp nhỏ Hay chỉ đơn giản là người muốn giảm cân Dù là ai đi nữa, học cách đề

ra mục tiêu SMART có thể nâng cao cơ hội thành công của bạn

SMART là tên của 5 chữ cái bắt đầu của từng tiêu chuẩn cho mục tiêu

Để có một mục tiêu thông minh, mục tiêu của bạn đòi hỏi phải có đầy đủ các tiêu chuẩn sau:

S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu

M – Measurable: Đo lường được

A – Attainable: Có thể đạt được

R – Realistic: Thực tế

T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành

 SPECIFIC

Mọi mục tiêu đặt ra phải cụ thể, dễ hiểu – thường thì khi bắt đầu đặt mục tiêu cá nhân khá nhiều bạn trẻ thích đặt những mục tiêu to lớn và khó hình dung như trở thành giám đốc, trở thành người thành đạt hay đơn giản hơn là sẽ học giỏi, sẽ vào được trường tốt Và đó các bạn lại chưa có một khái niệm hay định nghĩa cụ thể cho việc thành đạt

là gì? Trở thành giám đốc là gì? Trường nào là trường tốt ? Thế nào là học giỏi? Điều này sẽ hạn chế khả năng đạt được mục tiêu của bạn Thay vì mơ hồ như vậy bạn thử đặt mục tiêu của mình thật rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu để có thể hình dung ra nó Ví dụ như đạt được điểm số bao nhiêu trong học kỳ sắp tới, 7.0, hay 8.0 chẳng hạn….; Bạn sẽ đạt được điểm TOEFL iBT là 100+ trong 3 tháng tới (và bạn sẽ học mỗi ngày để ôn luyện kiến thức đó…), sẽ đăng ký vào trường đại học nào (tìm hiểu những yêu cầu của trường

đó về điểm số và hồ sơ và đặt những mục tiêu cụ thể cho từng yêu cầu…)

Ví như bạn đặt ra cho mình mục tiêu học sẽ dành ra 1 tiếng mỗi ngày để học và luyện tập tiếng Anh, 15 phút để ôn tập các từ mới đã học trong tuần, hoàn thành việc của ngày hôm nay không để sang ngày mai… Đó là cách để bạn hoàn thành mục tiêu của mình nhanh nhất Và bạn có thể đo lường được hiệu quả mỗi ngày/mỗi tuần

Đó là “Mục tiêu đó phải đo lường được” – khi bạn đặt mục tiêu cá nhân bạn phải biết được mục tiêu của mình có đo lường được hay không, có con số sẽ cụ thể để bạn có thể đánh giá được kết quả của nó trên những con số đo lường này

 ATTAINABLE

Ngoài việc phải cụ thể và đo lường được thì nó phải nằm trong khả năng của bạn – bởi với một mục tiêu cao quá có thể làm cho bạn mệt mỏi và chán nản khi không đạt được điều đó Nhưng không phải vì thế mà không đặt ra những mục tiêu cao – Bạn sẽ chia nhỏ giai đoạn và đặt cho mình nhiều mục tiêu nhỏ – từng bước vượt qua nó để đạt được mục tiêu cao như ban đầu đã đề ra

Chính vì thế bạn hãy đặt mục tiêu vừa với khả năng và tiềm lực của bạn Ví dụ bạn có thể đặt những mục tiêu như trở thành học sinh giỏi, đạt 9,0 cho học kỳ này khi bạn nhận thấy khả năng của mình hoàn toàn có thể Đừng đặt những mục tiêu kiểu như sẽ học mỗi ngày 2 tiếng để tập thể dục khi hiện tại bạn chỉ dành ra 30′ để tập thì việc thực hiện

nó sẽ rất khó đấy Thay vào đó là việc trong tuần 1 bạn sẽ tăng thời lượng từ 30′ thành 45’, tuần 2 tăng từ 45’ thành 1 tiếng và cứ thứ tự như vậy sau 1-2 tháng bạn hoàn toàn

có thể đạt được mục tiêu ban đầu của mình

 REALISTIC

Mỗi mục tiêu đều phải hướng tới 1 mục tiêu – mục đích chung – liên quan đến tầm nhìn chung – đó là liên quan đến mục tiêu dài hạn của bạn

Ví như bạn có thể đặt những mục tiêu nhỏ như học tiếng Anh để chuẩn bị đi du học Mỹ chứ không phải một ngoại ngữ nào đó, không liên quan đến việc đi học của bạn Hay việc tích cực tham gia hoạt động ngoại khóa, phát triển kỹ năng mềm cũng là những mục tiêu nhỏ để đạt được mục tiêu chung là du học Mỹ thành công

Việc mua trò chơi điện tử là một việc chẳng hề liên quan đến công việc học tập và chuẩn

bị du học của bạn, nó chỉ để thỏa mãn sở thích cá nhân của bạn? Thì mục tiêu này có thể đặt sau 1 chút, giành thời gian cho những mục tiêu học tập, trau dồi kiến thức thì sẽ hiệu quả hơn – Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình nhanh hơn

 TIME-BOUND

Đặt giả những thời gian, thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu – bạn hãy giới hạn cho mục tiêu của mình trong thời gian là bao lâu, ví dụ như trong 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn một chút… bằng cách này chúng ta sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ luật hơn để hoàn thành mọi việc đúng hạn Những mục tiêu lớn hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng hơn nhé bạn

Thiết lập mục tiêu bằng công cụ vòng tròn DEMING (vòng PDCA)

PDCA hay Chu trình PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ tiến sĩ Walter A Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30 Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming

Cải tiến chất lượng hiệu quả hoạt động liên tục với PDCA Quy trình triển khai các bước thông thường được hệ thống hoá như sau:

 Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và

phương pháp đạt mục tiêu

 Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.

 Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

 Action: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp

nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng hiệu quả hoạt động là

sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng Trên thực tế việc thực hiện chu trình PCDA

phức tạp hơn nhiều so với tên của nó Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001 Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001

Kỹ năng lập kế hoạch

Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…” Nhưng đa phần các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch

Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội… để có thể cống hiến, đóng góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạch từng bước để thực hiện Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có

hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình

Vai trò của lập kế hoạch

 Xác định mục tiêu

Một ngày chỉ có 24 giờ và bạn không thể làm quá nhiều việc cùng một ngày được, việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ công việc một cách hợp lý Kỹ năng lập kế hoạch và

tổ chức công việc hoạt động sẽ cho biết cái đích cần đạt được của công việc Khi bạn

đã biết mình phải đi đến đâu thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đường đi nước bước để cán đích thành công

 Giảm tính bất ổn định

Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và là bước đệm để tổ chức công việc Từ bảng kế hoạch đã lập, cá nhân hay nhà quản lý có thể dự đoán được những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch, từ đó sớm đưa ra các phương

án đối phó kịp thời

 Giảm trùng lặp, lãng phí

Khi có được kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc bạn sẽ hạn chế mức tối đa sự chồng chéo, gây lãng phí khi thực hiện công việc Khi mục tiêu được đề ra, bạn sẽ chủ động vạch ra được phương án với chi phí thấp nhất và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất Khi không có kế hoạch rõ ràng thì sẽ không có sự nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc, chính vì vậy mà thời gian trôi đi một cách lãng phí

 Xây dựng tiêu chuẩn cho quá trình kiểm tra

Một cá nhân hay một tổ chức nếu không có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công

việc thì chẳng khác nào một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông, không có đích đến, không

biết mình phải làm gì Không lập kế hoạch sẽ không có mục tiêu, vậy bạn lấy tiêu chuẩn nào để xác định được mình đã đạt mục tiêu hay chưa Chính vì vậy, nếu không có quá trình lập kế hoạch sẽ không có quá trình kiểm tra, giám sát

Lập kế hoạch là tiền đề cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả việc tổ chức công việc

và là chiếc chìa khoá vàng cho việc thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và tối

ưu thời gian nhất

Phương pháp lập kế hoạch hiệu quả

Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why); Xác định nội dung công việc 1W (what); Xác định 3W (where, when, who); Xác định cách thức thực hiện 1H (how); Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check); Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method)

 Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:

o Tại sao tôi phải làm công việc này?

o Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?

o Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?

Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

 Xác định nội dung công việc (What)

o WHAT (cái gì?): Nội dung công việc đó là gì?

o Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó

o Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước

 Xác định 3W

o Where (ở đâu?): Có thể bao gồm các câu hỏi sau

 Công việc đó thực hiện tại đâu?

 Giao hàng tại địa điểm nào?

 Kiểm tra tại bộ phận nào?

 Thử nghiệm những công đoạn nào?…

o When (khi nào?): Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước

o Who (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:

 Ai làm việc đó

 Ai kiểm tra

 Ai hỗ trợ

 Ai chịu trách nhiệm,

 Xác định cách thức thực hiện (How)

How (như thế nào?): nó bao gồm các nội dung

o Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

o Tiêu chuẩn là gì?

o Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:

o Công việc đó có đặc tính gì?

o Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

o Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

o Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

 Xác định phương pháp kiểm tra (Check)

Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:

o Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra

o Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)

o Ai tiến hành kiểm tra?

o Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

o Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu

o Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót

 Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

o Man = nguồn nhân lực;

o Money = Tiền bạc;

o Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng;

o Machine = máy móc/công nghệ;

o Method = phương pháp làm việc

Man, bao gồm các nội dung:

 Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?