Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo và quản lý: Xây dựng và quản lý nhóm làm việc cung cấp cho người học các kiến thức: Hiểu thế nào về nhóm, tổ chức nhóm làm việc, định nghĩa nhóm, các hình thức nhóm, trách nhiệm đối với cá nhân,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Trang 1Xây dựng và quản lý nhóm làm việc
PGS TS Trần Văn Bình
Trang 2Hiểu thế nào về nhóm
mọi phương thức quản lý thành công
lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản
lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm
Trang 4nhau
Trang 6Có rất nhiều định nghĩa về nhóm tuy nhiên tất cả đều ngụ ý rằng:
• Cùng nổ lực làm việc tập thể
Trang 7Khỏi niệm nhúm làm việc
sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của các thành viên và cùng đạt tới những mục tiêu chung.
cỏ nhõn cú cỏc kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đớch chung với trỏch nhiệm tập thể
Trang 9Mục tiêu của hình thành nhóm
Tùy theo từng trường hợp mà mục tiêu của nhóm sẽ là:
l Nâng cao năng suất sản xuất;
l Nâng cao chất lượng sản xuất;
l Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quá trình ra quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc của họ;
l Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian;
l Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng để nắm rõ các nhu cầu của thị trường.
Trang 10Nhóm phi chính thức là các nhóm được thiết
lập thông qua tương tác và tiếp xúc giữa những thành viên trong doanh nghiệp
Trang 12Các hình thức nhóm …
Hình thức nhóm Nhiệm vụ và đặc điểm Nhóm điều hành
Nhóm đa chức năng do một trưởng nhóm điều hành. Các thành viên được chọn theo vai trò.
Quản lý các hoạt động hàng ngày của một tổ chức hoặc một bộ phận. Thường xuyên có những cuộc họp theo ch ươ ng trình hoặc theo báo cáo.
Căn cứ thông tin của các bộ phận cấp dưới. Nếu việc kiểm tra biểu hiện yếu kém, nên tổ chức cuộc họp để giải quyết
Các thành viên của nhóm dung những lĩnh vực chuyên môn và kỹ năng khác nhau để giải quyết một vấn đề hay công việc.
Nhóm kinh doanh Một nhóm người chịu trách nhiệm điều hành lâu dài một dự
án hoặc một bộ phận trong tổ chức
Điều hành một bộ phận và tối u hóa các k ư ết quả;
Phụ thuộc vào Trưởng nhóm – người thường xuyên có những thay đổi đối với nhóm để tối u hóa cách làm vi ư ệc và thường chịu sự giám sát t ươ ng đ ối chặt chẽ.
Nhóm hỗ trợ chính thức
Nhóm này hỗ trợ và cung cấp các dịch vụ nh tài chính, h ư ệ thống thông tin, hành chính và
bố trí nhân sự
Mang nặng cách làm việc theo thói quen, chẳng hạn nh văn th , và hi ư ư ệu quả của bộ phận này không thể thiếu đối với thành công chung của nhóm;
Phụ thuộc vào quy trình làm việc, đ a ra ư phạm vi nâng cao năng suất theo cách làm việc nhóm.
Trang 13Các hình thức nhóm …
Hình thức nhóm Nhiệm vụ và đặc điểm Nhóm dự án
Một nhóm gồm những người được tuyển chọn và làm việc với nhau trong thời gian của dự án,
ví dụ dự án xây dựng một xưởng sản xuất mới
Yêu cầu có một số tiểu nhóm và công việc được chia nhỏ, lập kế hoạch chi tiết và kỹ luật làm việc nghiêm;
Phụ thuộc vào hiểu biết, sự gần gũi giữa các thành viên và cách thức tổ chức làm việc
Nhóm tạo ra sự thay đổi
Nhóm gồm các chuyên gia có nhiệm vụ tạo ra sự thay đổi. Giá trị công việc phụ thuộc vào khả năng của tập thể nhóm. Đôi khi công việc này không phụ thuộc vào sour trường của nhóm.
Tạo ảnh hưởng văn hóa công ty để cải thiện căn bản các kết quả thong qua ứng dụng các
ph ươ ng pháp m ới;
Lãnh đạo bởi những người tin tưởng vào sự thay đổi và cống hiến nhiều cho tổ chức.
Nhóm “nóng”
Là bộ phận độc lập với các bộ phận khác và thường xuyên làm việc ở các địa điểm xa công ty
Tập trung vào những nhiệm vụ nh thâm ư nhập thị trường mới hoặc tạo ra ch ươ ng trình sản phẩm mới;
Gồm những người đạt được thành tích cao, độc lập, linh hoạt, nghiên cứu nhiều tình huống và đạt kết quả nhanh chóng.
Nhóm công tác tạm thời
Là bộ phận được thành lập trong thời gian ngắn để nghiên cứu hoặc giải quyết một vấn đề hoặc công việc cụ thể và báo cáo kết quả cho ban quản lý
Thiết lập hệ thống công nghệ thong tin mới, thao gỡ những vướng mắc trong sản xuất, hoặc tham gia những nhiệm vụ t ươ ng t ự, thường làm việc dưới áp lực cao;
Sử dụng quy trình không chính thức và đ a ư
ra các khả năng lựa chọn.
Trang 16quả Kh năng h i nh pả ộ ậ
Tính chu đáo Lòng can đ m ả Kh năng làm vi c ả ệ
theo nhóm
Trang 17Trách nhiệm của trưởng nhóm
Trách nhiệm của trưởng nhóm gồm:
lTrách nhiệm đối với công việc
l Trách nhiệm đối với cá nhân
l Trách nhiệm đối với Nhóm
Trang 18Trách nhiệm đối với công việc
công việc là trách nhiệm chính của người lãnh đạo nhóm
18
Trang 19Trách nhiệm đối với cá nhân
nhóm;
công việc chung của nhóm;
nhân;
Trang 20Trách nhiệm đối với Nhóm
trên;
hoặc nhóm khác
20
Trang 21Lựa chọn thành viên nhóm
phải dựa trên năng lực chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm và những phẩm chất cá nhân của người đó
trình lựa chọn các thành viên nhóm gồm:
Trang 22L a ch n các thành viên c a nhóm ự ọ ủ
Có thành viên nào thích h p ợ
không ?
Đ i chi u các n i ố ế ộ dung trong h s v i ồ ơ ớ các chi ti t c a cá ế ủ nhân
S làm vi c v i ng ẽ ệ ớ ườ i này
đ ượ c không ?
L u ý nh ng thi u ư ữ ế sót thu c v tính ộ ề cách
B qua nh ng bi u ỏ ữ ể
Trang 23Thiết lập mục tiêu của nhóm
thành công của nhóm;
chính xác mục tiêu mà họ cần hướng tới;
thành viên nhóm;
tiêu đầy thách thức Tuy nhiên phải có tính khả thi và gắn với mục tiêu chung của tổ chức.
Trang 24Các tiêu chí cần đạt được khi xây
dựng mục tiêu nhóm
Lý tưởng nhất mục tiêu của nhóm được xây
Trang 25Những điểm lưu ý khi xây dựng
nhóm
ích cho nhóm (trong và ngoài nhóm);
ổn định;
và hiểu rõ những tin tốt đẹp;
quan hệ nào của nhóm, hãy giải quyết vấn
Trang 26Tổ chức nhóm làm việc
người làm việc cùng nhau dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý
các kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đích chung với trách nhiệm tập thể
năng, năng lực, cá tính mà được giao những nhiệm vụ, vai trò khác nhau
Trang 27Sơ đồ phân công nhóm
Người gieo
ý tưởng Người phản biện
Người phát triển ý tưởng
Người khai thác Người triển Nguồn lực khai
Người K tra/ Người phối hợp Người làm việc Đánh giá trực tiếp
Ý tưởng
Trang 28Thành viên trong nhóm phát bi u, ch t v n ể ấ ấ
Tr ưở ng nhóm đánh giá ý t ưở ng
m i ớ
Trang 29Huấn luyện nhóm
Huấn luyện sẽ giúp:
l Cải thiện các kỹ năng chuyên môn của các thành viên trong nhóm;
l Xây dựng các mối quan hệ giữa các thành viên và giữa người quản lý và các thành viên của nhóm;
l Nâng cao các kỹ năng của toàn nhóm
Trang 30Hình thức huấn luyện
Tức là đưa nhóm đến một địa điểm cách xa nơi làm việc để tham gia một buổi huấn luyện;
chương trình huấn luyện đã được xây dựng kỹ càng;
luyện để họ đưa ra những nhận xét và góp ý khách quan
30
Trang 31Xây dựng chương trình huấn
luyện
kỹ năng và yếu kém của họ;
kỹ năng cần huấn luyện;
huấn luyện cho nhóm
Trang 33
L∙nh đạo nhóm cần
l Xác định rõ mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu của nhóm
l Tạo ra nhiệt huyết, kh i d y ti m năng ơ ậ ề sỏng t o của các ạ thành viên trong nhúm
l Có chính sách rõ ràng thúc đẩy không khí làm việc của
Trang 35khi làm việc nhóm
đảo
Trang 36Hµnh vi cã hiÖu qu¶
khi lµm viÖc nhãm
l …
Trang 38Mâu thuẩn không lành mạnh
Hành vi đặc tr ng ư Giải pháp
Chế nhạo, công kích cá nhân Tranh cãi
Thiếu sự hỗ trợ của những người khác
Cử chỉ quá khích
Dẹp bỏ sự chế nhạo và công kích cá nhân;
đ ng đ ươ ầu trực tiếp với chúng Yêu cầu các thành viên tập trung vào hành
vi thay vì công kích tính cách
Đề ra quy tắc về các cuộc thảo luận có thể gây bất đồng
Trang 39Không đạt được sự nhất trí
Cứng nhắc với các vị trí Tranh luận giống nhau, không có thông tin gì mới
Hỏi xem cần có những yếu tố nào để đạt được sự nhất trí
Thảo luận các hậu quả của sự không nhất trí
Trang 40Nhóm không thể giao tiếp
40
Các thành viên ngắt lời hoặc lấn át người khác
Một số người giử im lặng Vấn đề được nói bóng gió chứ không nêu ra chính thức
Đề ra các quy tắc thảo luận trong nhóm Tích cực thu hút ý kiến
Cân nhắc việc sử dụng người hướng dẫn bên ngoài
Trang 41Khẳng định mong muốn của trưởng nhóm rằng việc tham gia phải được chia sẻ
Hỏi tại sao có tình trạng tham gia hoạt động kém nh v ư ậy
Đánh giá sự phù hợp của các thành viên với nhiệm vụ của mình
Trang 42đề đã được thực hiện trước đây
Xác định lại mục tiêu và đánh giá những gì còn phải làm
Yêu cầu các thành viên xác định nguyên
Chuyên các thành viên từ những vấn đề đã khép lại sang những bước tiếp theo.
Trang 43Lãnh đạo vô lý
Trưởng nhóm không thu hút
sự đóng góp của các thành viên
Trưởng nhóm không giao phó công việc
Không có tầm nhìn Phong cách lãnh đạo thiển cận, chỉ đại diện cho một trong nhiều thành viên
Họp với trưởng nhóm để thảo luận những thiếu sót nhận thức được về lãnh đạo
Tình nguyện chia sẻ gánh nặng Thúc đẩy sự nhất trí của nhóm trên một tầm nhìn
Đem vấn đề lãnh đạo không giải quyết được đến nhà bảo trợ nhóm
Trang 44Thảo luận nhóm
các thành viên nêu ra những ý kiến đề xuất cải tiến công việc và tiếp thu các ý kiến đóng góp
44
Trang 45Thảo luận …
Các hình thức có hiệu quả:
thành viên
Trang 46lập từ bên ngoài nếu cần
46
Trang 47Các đối tượng và khía cạnh đánh
Chất lượng: đúng; thỏa mãn khách hang Phát triển: đầu t vào cách th ư ức làm việc nhóm; phát triển các kỹ năng
Trưởng nhóm
Đánh giá hiệu quả của trưởng nhóm trong việc hỗ trợ và chỉ đạo nhóm
Kiểm soát: đạt được kết quả theo kế hoạch hoặc ngân sách;
Đánh giá theo chiều từ dưới lên: kết quả thực hiện theo nh đánh giá c ư ủa nhóm
Đánh giá theo chiều từ trên xuống: kết quả thực hiện theo nh đánh giá c ư ủa người giám sát;
Tinh thần: các đánh giá của các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc nhà cung cấp
Trang 48Chỉ tiêu: kết quả đạt được theo đúng mục tiêu;
Chất lượng: theo mức độ đánh giá của khách hàng nội bộ;
Khách hàng: kết quả theo đánh giá của khách hàng bên ngoài;
Các thành viên nhóm Đánh giá mức độ đóng góp của mỗi thành viên vào thành quả đạt được mục tiêu của cả nhóm
Trang 49Đặc điểm của nhóm hiệu quả và nhóm không hiệu quả
Tiêu chí Nhóm hi u quệ ả Nhóm không hi u quệ ả
1 Không khí Thân m t, tho i mái, d ch u ậ ả ễ ị Lãnh đ m, bu n t , căng th ng ạ ồ ẻ ẳ
2 Th o lu n ả ậ Thành viên nhóm nhi t tình tham ệ
gia, đi th ng vào v n đ ẳ ấ ề B chi ph i b i m t s ngị ố ở ộ ố ười, v n đ b trôi điấ ề ị
3 M c tiêu ụ Đ ượ c m i thành viên hi u và ọ ể
ch p nh n ấ ậ Thi u tính minh b ch, không ph i thành viên nào cũng ch p nh nế ấ ậ ạ ả
4 S ch đ ng l ng ự ủ ộ ắ
nghe Các thành viên l ng nghe l n nhau, góp ph n th o lu n các ý ầ ắả ậ ẫ
ki n ế
Tránh đ a ra ý ki n c a b n thân, không góp ư ế ủ ả
ý cho ý t ưở ng c a ủ ng ườ i khác hay th o lu n ả ậ
đ đ t hi u qu ể ạ ệ ả
5 S b t đ ng ự ấ ồ Đ ượ c đ a ra công khai đ gi i ư ể ả
quy t hay ch p nh n ế ấ ậ Không đli m, có ế ượthe s l n át trong xung đ tc gi i quy t, b trự ấả ế ị ưởng nhóm l p ộ ấ
6 Ra quy t đ nh ế ị B ng ằ s nh t trí ự ấ Nh ng quy t đ nh ữ ế ị và hành đ ng ộ h p t p đ ấ ấ ượ c
đ a ra mà không có s ki m tra t m ư ự ể ỉ ỉ. Ch đ n ỉ ơ
gi n quy t đ nh theo s đô ả ế ị ố ng
7 Phê bình Th ng th n nh ng không ẳ ắ ư mang
tính cá nhân Gây ra b i r i, căng th ng, có thù đ ch cá nhân và ý phá ho iố ố ạ ẳ ị
8 C m xúc ả Đ ượ c bi u l trong các ho t đ ng ể ộ ạ ộ
nhóm và qua các ý t ưở ng. H u ầ
nh không gi u gi m ư ấ ế
B che gi u và đánh giá là không phù h p v i ị ấ ợ ớ các ho t đ ng nhóm ạ ộ
9 Hành đ ng ộ Phân b và đ ổ ượ c ch p nh n rõ ấ ậ
ràng Phân b không rõ rang, thi u cam k t đ đ t đ ượ c k t qu ếổ ả ế ế ể ạ
10 Th th c lãnh đ o ể ứ ạ Không b l n át b i ng ị ấ ở ườ i ch ủ
t a, “chuyên gia” ọ d n d t tùy ẫ ắ theo tình hu ng ố , không có tranh
đ u quy n l c ấ ề ự
B ng ị ườ i ch t a l n át ủ ọ ấ
11 S xem xét l i ự ạ T giác v nh ng ho t đ ng hi n ự ề ữ ạ ộ ệ Không th o lu n v v n đ ả ậ ề ấ ềduy trì nhóm