Bài giảng Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

Có thể nói rằng, trong quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức nói chung và trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng, công tác tham mưu có vai trò rất quan trọng. Công tác tham mưu trong các đơn vị sự nghiệp công lập giúp cho người đứng đầu tổ chức đưa ra quyết định đúng đắn, hợp lý và hiệu quả nhất.

K  NĂNG THAM M U C A LÃNH  Ỹ Ư Ủ

Đ O C P PHÒNG Ạ Ấ

TS. BÙI QUANG XUÂN

HV  CHÍNH  TR   ­ Ị

HÀNH CHÍNH

ĐH N I VỘ Ụ

K  NĂNG THAM M U C A  Ỹ Ư Ủ LÃNH Đ O C P PHÒNG  Ạ Ấ

buiquangxuandn@gmail.com

 0913 183 168

I.  KHÁI  QUÁT  V   CÔNG  TÁC  THAM Ề

M U  C A  LÃNH  Đ O,  QU N  LÝ  C P Ư Ủ Ạ Ả Ấ

PHÒNG  TRONG  Đ N  V   S   NGHI P Ơ Ị Ự Ệ

CÔNG L PẬ

B I DỒ ƯỠNG LÃNH Đ O, QU N LÝ C P PHÒNG Ạ Ả Ấ

Tham m u  ư

§ Là  khi  m t  t   ch c  ho c  m t  cá  ộ ổ ứ ặ ộ nhân tham gia vào vi c đ  xu t thi t  ệ ề ấ ế

k  m t k  ho ch, m t ch ế ộ ế ạ ộ ươ ng trình 

§ T   ch c  th c  hi n  các  k   ho ch,  ổ ứ ự ệ ế ạ

ch ươ ng  trình  c a  m t  ch   th   ủ ộ ủ ể quy n  l c  lãnh  đ o,  qu n  lý  nh t  ề ự ạ ả ấ

đ nh ị

NGƯỜI LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

l H n ng ơ ườ i tham m u   s  khái quát  ư ở ự

nh ng l i kém   chuyên sâu ư ạ ở

l C   b n  nh t  là  đ ng  c ,  thái  đ   ơ ả ấ ộ ơ ộ

trong vi c l a ch n và s  d ng tham  ệ ự ọ ử ụ

m u,  ư

l Có dũng khí m i dùng đ ớ ượ c ng ườ i tài 

gi i  h n  mình.  Coi  tr ng  phát  huy  ỏ ơ ọ

dân  ch  Bi t  cách  hi u  th u  tham  ủ ế ể ấ

m u ư

I.  T NG  QUAN  Ổ

V  THAM M U  Ề Ư

nB o  đ m  tính  phù  h p  ả ả ợ pháp lu t ậ

n Đ y đ , toàn di n, song  ầ ủ ệ

YÊU C U V  NGẦ Ề ƯỜI LÀM 

YÊU C U V  NGẦ Ề ƯỜI LÀM 

YÊU C U V  NGẦ Ề ƯỜI LÀM 

YÊU C U V  NGẦ Ề ƯỜI LÀM 

3. NGUYÊN T C THAM M U Ắ Ư

n   Căn  c   vào  ch c  năng,  ứ ứ

3. NGUYÊN T C THAM M U Ắ Ư

Ø   Ph n  đ u  vì  hôm  nay  và  ấ ấ

t ươ ng  lai  t t  đ p  c a  đ t  ố ẹ ủ ấ

n ướ c. 

4. N I DUNG THAM M U C A Ộ Ư Ủ

1. THAM M U KI N TOÀN, T  CH C B  Ư Ệ Ổ Ứ Ộ

3. THAM M U V  KI M TRA ĐÁNH GIÁ K T Ư Ề Ể Ế

HÌNH TH C THAM  Ứ

M U Ư

q Tham m u b ng văn b n ư ằ ả

ü Ư u  đi m  là  tính  chính  xác  cao,  đ m  ể ả

b o đ ả ượ c giá tr  pháp lý, song l i có  ị ạ

nh ượ c đi m là m t nhi u th i gian ể ấ ề ờ

q Tham m u b ng l i nói ư ằ ờ

ü Ư u  đi m  tính  khách  quan  cao,  tuy  ể nhiên  tính  không  th ườ ng  xuyên,  k p  ị

th i và t n kém th i gian kinh phí cho  ờ ố ờ

vi c t  ch c các cu c h p ệ ổ ứ ộ ọ

4.1. K  NĂNG THU TH P Ỹ Ậ

VÀ X  LÝ THÔNG TINỬ

TÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BỐ

NHANH LỖI THỜI PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT THÔNG TIN

nghiệm

Ra quyết định Quản lý

Thông tin

Th ô ng ti n

Thông tin

Tho âng

tin

Năng lực Chuyê

n môn

Nhà quản lý làm gì

để ra quyết định ?

1 Ra quyết định 

quản lý;

2 Nhận biết, đánh 

giá  (tình hình, vấn  đề, bản chất sự  việc…)

3 Thực hiện  các 

chức  năng quản  lý  (lập kế hoạch,  tổ chức, điều 

hành,  nhân sự,  phối hợp, kiểm  tra, tài chính)

Nhà quản lý sử dụng thông 

tin để:

1.   M ục tiêu kết quả, sản phẩm

2 Cơ cấu tổ chức (phân bổ chức năng,

nhiệm vụ)

1 K ết cấu (phương thức tổ chức hoạt động)

2 Các đơn vị chức năng (phân chia nhiệm

vụ, thẩm quyền, phạm vi công việc)

3 Mối quan hệ (trong- ngoài, trên-dưới,

ngang-dọc)

  Trong 1 t ổ chức có:

3. Ho ạt động

§ Qu ản lý

§ Quan hệ (trong-ngoài, trên-dưới, ngang-doc)

§ Chuy ên môn

4.Th ông tin  

§ N ội dung

§ Biểu hiện (văn bản, tài liệu)

§ Dòng thông tin (luân chuyển)

§ Xử lý thông tin

  Trong 1 t ổ chức có:

Đi u gì s  x y ra khi  ề ẽ ả các ngu n l c h u hình ồ ự ữ

 b  gi i h n, m ị ớ ạ à

Mục tiêu ngày càng cao

Quá trình lên ngôi của tri thức

– Áp dụng tri thức nhằm nâng cao năng suất

– Tối đa hiệu quả và phương pháp sản xuất

Sự thay đổi

§ Tri thức được coi là nguồn lực chiếm

vị thế cao hơn vốn và tài nguyên;

§ Khối lượng lớn giá trị cao

§ Chiến lược của các công ty trong nền kinh tế tri thức là:

Chuyển từ sản xuất sản phẩm sang tập

trung vào tri thức được chuyên môn hóa cao

Ba kỹ năng dẫn dắt hoạt động

kinh doanh giá trị cao

§ K ỹ năng về phần cứng: lắp ráp theo đúng cách thức duy nhất;

§ K ỹ năng giúp khách hàng hiểu nhu cầu

của họ và biêt cách làm thế nào để nhu cầu đó được phục vụ tốt nhất

§ K ỹ năng liên kết những người gỉai quyết vấn đề và những người nhận diện vấn đề

Lao động tri thức

Tư vấn

Liên kết

Tìm cơ hội

4.2. K  NĂNG SO N TH O Ỹ Ạ Ả

VÀ QU N LÝ VĂN B NẢ Ả

VĂN B N Ả

nh t đ nh nh m đi u ch nh các quan h  ấ ị ằ ề ỉ ệ

qu n lý hành chính nhà nả ước gi a các c  ữ ơquan hành chính nhà nước v i nhau ho c ớ ặ

gi a các c  quan hành chính nhà nữ ơ ước v i ớcác t  ch c và công dânổ ứ

Đ C ĐI M C  B NC A VB  QU N LÝ HCNNẶ Ể Ơ Ả Ủ Ả

§ Được hình thành trong ho t đ ng c a c  ạ ộ ủ ơ

quan qu n lý hcnnả

§ Th m quy n ban hành do lu t đ nh và quy ẩ ề ậ ị

ch  ho t đ ng c a c  quanế ạ ộ ủ ơ

§ Ph n ánh quy n h n, ch c năng, nhi m ả ề ạ ứ ệ

v  c a c  quanụ ủ ơ

§ Th  t c ban hành và th  th c do Nhà ủ ụ ể ứ

nước quy đ nhị

4.3. K  NĂNG TRÌNH BÀY Ỹ

THUY T PH CẾ Ụ

2 BƯỚC CHUẨN BỊ

Không chuẩn bị là

Chuẩn bị cho thất

bại

n Thu thập thông tin

n Xây dựng bài thuyết trình

n Tập luyện

XÁC Đ NH TÌNH HU NG Ị Ố

• Tại sao có buổi thuyết trình này

• Cái gì được cung cấp cho người nghe

• Kết quả của buổi thuyết trình này như

•Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số

•Đơn giản hóa tình huống

•Chia vấn đề thành những phần có thể thực

hiện được

•Thông tin thường xuyên được cập nhật

•Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực

•Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan

•Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế

PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ

cá nhân người nghe:

Ø Độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa

PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ

nThái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?:

Ø Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví

dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào?

PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ

người nghe là gì?

Ø Hãy tìm hiểu xem tại sao

họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta; ví dụ

họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe?

PHÂN TÍCH DIỄN GIẢ

Xác định mục tiêu

CHỌN CHỦ ĐỀ

n Thính giả muốn nghe

n Có tính mới mẻ

n Mình biết sâu

Nói là Bạc,

Im lặng là Vàng , Lắng nghe là Kim cương

B  C C BÀI THUY T Ố Ụ Ế

TRÌNH T TỐ

n Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân Vào đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới )

B  C C BÀI THUY T Ố Ụ Ế

TRÌNH T TỐ

n Nội dung: Theo Tam đoạn luận

và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo:

B  C C BÀI THUY T Ố Ụ Ế

TRÌNH T TỐ

n Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày Cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn? )

ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BÀI

K  NĂNG TRÌNH  Ỹ

BÀY BÀI THUY T  Ế

PH C Ụ

L U Ý KHI THUY T Ư Ế

TRÌNH

 Nói:  Nói ch  không ph i là đ c bài ứ ả ọ

 Nói đ  l n đ  m i ng ủ ớ ể ọ ườ i nghe rõ, phát 

âm chu n xác, không nói quá nhanh hay  ẩ

quá ch m. ậ

 Thay đ i âm l ổ ượ ng, nh p đi u, âm đi u  ị ệ ệ

c a gi ng nói. Tránh nói đ u đ u m t  ủ ọ ề ề ộ

cách bu n t ồ ẻ

 C n  đ t  câu  h i  cho  ng ầ ặ ỏ ườ i  nghe;  c n  ầ

trao đ i nhi u ổ ề

 Th nh tho ng di chuy n và có đi u  ỉ ả ể ệ

b   ch   không  nên  đ ng  yên  m t  ộ ứ ứ ộ

chỗ

 Đ ng  đút  tay  vào  túi,  đ ng  h p  ừ ừ ấ

t p… ấ

LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

q Đối diện: Đối diện cử tọa

v Nhìn  vào  m t  c   t a  (eye­contact)  đ   nh n  bi t  s   ắ ử ọ ể ậ ế ự

truy n  đ t  c a  mình  đ ề ạ ủ ượ c  ti p  nh n  nh   th   nào.  ế ậ ư ể

Qua  đó  có  th   thay  đ i  cách  ti p  c n  hay  ph ể ổ ế ậ ươ ng  pháp truy n đ t cho thích h p. ề ạ ợ

v Theo dõi c  t a, có ni m say mê v i ch  đ  và nh y  ử ọ ề ớ ủ ề ạ

bén đáp  ng nh ng nhu c u c a c  t a ứ ữ ầ ủ ử ọ

q Điểm chính: Trọng tâm

Ø T p trung vào ậ đi m chính ể , tránh sa đà vào chi ti t. ế

Ø T ng k t nh ng  đi m chính ổ ế ữ ể tr ướ c  khi nói và sau 

khi k t thúc bài thuy t trình.ế ế

― Ph i  th ả ườ ng  xuyên  ki m  soát  ể

th i  gian  đ   hoàn  t t  bài  ờ ể ấ

thuy t trình đúng gi ế ờ

L U Ý KHI THUY T TRÌNHƯ Ế

n Di n m o ệ ạ

o Bu i  thuy t  trình  g m  nh ng  ngổ ế ồ ữ ười 

ăn  m c  trang  tr ng  mà  quí  v   thì ặ ọ ịkhông, có nghĩa là quí v  thi u s  tôn ị ế ự

tr ng v i ch  đ  và ngọ ớ ủ ề ười nghe 

o Bu i  thuy t  trình  khá  tho i  mái  mà ổ ế ả

quí v  l i ăn m c quá trang tr ng ị ạ ặ ọ thì 

có nghĩa là quí v  ch a hi u v  ngị ư ể ề ười nghe – l c lõng. ạ

L U Ý KHI THUY T TRÌNHƯ Ế

n Chi n l ế ượ c trình bày

o Bám  sát  theo  đúng  n i  dung  và  ộ

th i  gian  thuy t  trình,  tránh  l c  ờ ế ạ

Bước2: L A CH N CÔNG C  Ự Ọ Ụ

TRÌNH BÀY MỘT VẤN ĐỀ NGẮN

v Trình  bày  có  đ u,  có  cu i,  ầ ố

nêu  v n  đ   và  gi i  quy t  ấ ề ả ế

v n đ ấ ề

v Đo n  k t  c n  đ a  ra  k t  ạ ế ầ ư ế

lu n  ậ ng n  g n ắ ọ ,  tóm  t t  s   ắ ơ

l ượ c ho c đ t  ặ ặ ra câu h i  ỏ đ   ể

ng ườ i nghe t  gi i đáp ự ả

CÂU H I TH O LU N Ỏ Ả Ậ

phòng nào? 

CÂU H I TH O LU N Ỏ Ả Ậ

1  Xác đ nh trình t  tham m u xây d ng t  ch c b  máy  ị ự ư ự ổ ứ ộ

nhân s  và công tác qu n lý ho t đ ng c a đ n v  s   ự ả ạ ộ ủ ơ ị ự

nghi p công l p ệ ậ

2 Trong h  th ng n i dung tham m u c a lãnh đ o c p  ệ ố ộ ư ủ ạ ấ

phòng nhi m v  tham m u nào là c  b n, quan tr ng  ệ ụ ư ơ ả ọ

nh t? T i sao? ấ ạ

3 Nêu t m quan tr ng, ý nghĩa c a vi c ph i h p trong  ầ ọ ủ ệ ố ợ

công tác tham m u c a viên ch  c b  lãnh đ o c p  ư ủ ứ ộ ạ ấ

nào đ  có hi u qu  t t. Trong công tác tham  ể ệ ả ố

m u  c a  mình,  anh/chi  th y  k   năng  nào  ư ủ ̣ ấ ỹ

quan tr ng nh t. Hãy phân tích. ọ ấ

CÂU H I TH O LU N Ỏ Ả Ậ

1  Xác đ nh trình t  tham m u xây d ng t  ch c b  máy  ị ự ư ự ổ ứ ộ

nhân s  và công tác qu n lý ho t đ ng c a đ n v  s   ự ả ạ ộ ủ ơ ị ự

nghi p công l p ệ ậ

2 Trong h  th ng n i dung tham m u c a lãnh đ o c p  ệ ố ộ ư ủ ạ ấ

phòng nhi m v  tham m u nào là c  b n, quan tr ng  ệ ụ ư ơ ả ọ

nh t? T i sao? ấ ạ

3 Nêu t m quan tr ng, ý nghĩa c a vi c ph i h p trong  ầ ọ ủ ệ ố ợ

công tác tham m u c a viên ch  c b  lãnh đ o c p  ư ủ ứ ộ ạ ấ

nào đ  có hi u qu  t t. Trong công tác tham  ể ệ ả ố

m u  c a  mình,  anh/chi  th y  k   năng  nào  ư ủ ̣ ấ ỹ

quan tr ng nh t. Hãy phân tích. ọ ấ

CHÚC THÀNH CÔNG  

BUIQUANGXUAN

0913183168    buiquangxuandn@gmail.com