Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Lưu trữ và Quản trị văn phòng: Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp trình bày những thông tin tổng quan của luận văn. Mời các bạn tham khảo tài liệu để nắm bắt nội dung chi tiết.
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng
HÀ NỘI, 2009
Trang 2PHẦN MỞ ĐẦU
1- Lý do chọn đề tài
Trong việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 thì cải cách thủ tục hành chính đã và đang là yêu cầu bức xúc của nhân dân, của các tổ chức và các nhà đầu tư nước ngoài, là khâu đột phá của tiến trình cải cách hành chính nhà nước Những năm gần đây, các thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, các cơ quan hành chính nhà nước đã có những cải tiến đáng kể, trong đó có những cải cách
về thủ tục hồ sơ Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều cơ quan hành chính nhà nước chưa đánh giá đúng vai trò, vị trí và tác dụng của hồ sơ trong hoạt động của cơ quan nói chung, đối với việc cải cách thủ tục hành chính nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư đúng mức tới vấn đề này, chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ
là một trong những nội dung quan trọng của cải cách thủ tục hành chính Điều
đó dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ của đa số cơ quan hành chính nhà nước hiện nay còn khá nhiều bất cập và tồn tại
Thành phố Ninh Bình là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của tỉnh, là nơi khối lượng giao dịch của các tổ chức và cá nhân với cơ quan quản lý Nhà nước các cấp tương đối nhiều Chính vì vậy Thành phố Ninh Bình đã từng bước triển khai thực hiện cải cách hành chính mà trọng tâm là cải cách một bước các thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực dịch vụ hành chính công Thực hiện chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010, UBND thành phố Ninh Bình đã thiết lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính
Sau hơn 5 năm hoạt động, mô hình này đã đạt được những kết quả nhất định, tạo sự chuyển biến quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà nước Hồ sơ hành chính bước đầu đã được cải tiến một bước và hoàn thiện hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa nhân dân và các cơ quan chức năng thuộc UBND thành phố Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cho thấy việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính còn có nhiều điều cần phải xem xét, cải tiến, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước trong giai đoạn tới
Bản thân nhận thức được những vấn đề trên đồng thời là một cán bộ công tác tại Thành uỷ Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình Sau 3 năm nghiên cứu, học tập chương trình thạc sỹ tại khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, tôi mạnh dạn chọn
đề tài: “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình -
Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình nhằm nâng
cao nhận thức và rèn luyện khả năng ứng dụng lý luận vào thực tiễn
Trang 32 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
- Mục tiêu nghiên cứu: đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp tục hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình trong những năm tiếp theo
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ hành chính + Khảo sát, đánh giá thực trạng việc giải quyết thủ tục hành chính và quản
lý hồ sơ hành chính đang được áp dụng ở UBND thành phố Ninh Bình hiện nay + Đề xuất các giải pháp tổng thể và trước mắt nhằm tiếp tục hoàn thiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính và việc quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình trong thời gian tới
3 Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hồ sơ hành chính đang được áp dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn: giới hạn nghiên cứu đến loại hình hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa
cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân đang được áp dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình
4- Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Về mặt lý luận: đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên, học viên của Học viện Hành chính Quốc gia Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận Tuy nhiên có rất ít đề tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính
- Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số
đề xuất Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên ngành, thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng viên, sinh
viên, học viên Ví dụ: “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công
tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn
Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ
hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh
Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục hồ
sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng Quyên…
Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị
Trang 45 Đóng góp của luận văn
- Hệ thống hoá lý luận cũng như thực tiễn, đề xuất lên cấp trên để các nhà quản lý và hoạch định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn
- Góp phần chứng minh ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính và tổ chức quản lý hồ sơ hành chính đối với việc hiện đại hoá nền hành chính hiện nay
- Cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành chính một số hiểu biết, kinh nghiệm từ thực tế ở UBND thành phố Ninh Bình
6 Phương pháp nghiên cứu :
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử)
- Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin, phương pháp phỏng vấn
Trang 5Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
1.1 Những khái niệm cơ bản
- Khái niệm hồ sơ
- Khái niệm hành chính
- Khái niệm hồ sơ hành chính
1.2 Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Ninh Bình
1.2.2 Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình
a Các loại hồ sơ hành chính
Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau:
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm:
+ Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở
+ Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất + Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình
+ Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm :
+ Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc,
xác định lại giới tính
+ Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch
+ Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh
+ Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính
+ Hồ sơ chứng thực chữ ký
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm:
+ Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị
+ Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm:
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm:
+ Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ đối với người có công
Trang 6+ Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng chính sách hỗ trợ đối với nạn nhân nhiễm chất độc da cam trong chiến tranh
+ Hồ sơ xác nhận chế độ ưu đãi và hỗ trợ cho các hộ nghèo
+ Hồ sơ xác nhận miễn giảm thuế sử dụng đất
+ Hồ sơ xác nhận thủ tục thăm, viếng và tiếp nhận hài cốt liệt sĩ
- Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm:
+ Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật
+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại
+ Hồ sơ giải quyết đơn tố cáo
b Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình
Để thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình đã ban hành Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 về việc ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm một cửa liên thông Trong đó quy định quy trình giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình gồm 4 bước như sau:
Các phòng, ban
chuyên môn
UBND Thành phố
Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình
Công dân hoặc tổ chức
Trang 71.2.3 Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình
Tại Quyết định 1145/2008/QĐ-UBND ngày 22/7/2008 của UBND thành phố Ninh Bình về việc ban hành quy định về hồ sơ, trình tự trách nhiệm và thời gian giải quyết công việc tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình
đã quy định cụ thể về thành phần tài liệu bắt buộc phải có trong các hồ sơ hành chính do các tổ chức, cá nhân chuẩn bị để nộp cho Trung tâm một cửa liên thông thành phố
Ví dụ : Hồ sơ xin nhận thừa kế đất ở và chuyển nội bộ gia đình
Trường hợp bố mẹ cho con hồ sơ gồm:
- Đơn xin chuyển (của người chuyển) (04 bản)
- Đơn xin nhận (của người nhận) (04 bản)
- Sơ đồ hiện trạng khu đất xin chuyển
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo luật đất đai năm 2003 của chủ
sử dụng đất cũ (01 bản chính và 01 bản photo)
- Giấy khai sinh của người được thừa kế
- Sơ yếu lý lịch của người nhận quyền sử dụng đất (03 bản gốc)
- Chứng minh thư nhân dân của người nhận và người chuyển quyền sử dụng đất (01 bản chính và 01 bản photo)
- Biên bản họp gia đình (nếu bố hoặc mẹ đã chết) có xác nhận của Tổ trưởng tổ dân phố và UBND xã, phường nơi cư trú (1 bản)
- Giấy chứng tử (nếu bố hoặc mẹ đã chết)
- Các giấy tờ khác (nếu có): di chúc, bản án của tòa án xử thừa kế theo pháp luật …
- Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản)
- Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới)
Trường họp ông bà cho cháu hoặc anh chị em ruột cho nhau: Gồm toàn bộ
hồ sơ như trên và Tờ khai lệ phí trước bạ (2 bản), tờ khai thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất (2 bản) trường hợp phải nộp thuế chuyển nhượng
1.3 Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước
- Đối với cơ quan hành chính nhà nước
- Đối với công dân
Trang 8Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
đi vào hoạt động Tháng 9/2007, Trung tâm giao dịch một cửa liên thông đã được thành lập, tạo nên sự thay đổi, chuyển biến rõ nét Hồ sơ hành chính được giải quyết nhanh chóng, đạt kết quả cả về số lượng và chất lượng được các cơ quan nhà nước và nhân dân đánh giá cao
Từ khi đi vào hoạt động đến nay, trung bình mỗi ngày, lượng khách hàng đến giao dịch từ 120-150 lượt người/ngày Số lượng khách hàng nhiều nhưng với hệ thống máy móc hiện đại và đội ngũ cán bộ, công chức có nghiệp vụ, trách nhiệm với công việc, có ý thức phục vụ nhân dân do đó đã nhận được sự đồng tình ủng hộ cao của các tổ chức và cá nhân đến giao dịch
Tổng hợp kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính từ năm 2004 đến năm 2008 (5 năm) cụ thể như sau:
BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH
STT Lĩnh vực Số hồ sơ
hành chính đã tiếp nhận
Số hồ sơ hành chính đã giải quyết
Phí, lệ phí thu được
( nghìn đồng)
Số hồ sơ hành chính giải quyết không đúng hạn
Trang 9(Theo báo cáo thống kê của Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh
Bình sau 5 năm áp dụng mô hình “một cửa” và “một cửa liên thông”)
2.1.2 Đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008
Kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình trong
những năm qua đó chứng minh mô hình một cửa và một cửa liên thông đã thực
sự đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, phù hợp với tình hình thực
tế, hợp với lòng dân được nhân dân đồng tình ủng hộ Các thủ tục hành chính được rà soát đơn giản, dễ hiểu, quy trình giải quyết được điều chỉnh thực sự hợp
lý, khoa học Những giấy tờ yêu cầu trong hồ sơ hành chính có tính chồng chéo không theo quy định của nhà nước được loại bỏ Đối với lãnh đạo UBND Thành phố, các phòng chức năng bớt đi những công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn, phát huy được hiệu lực quản lý nhà nước Qua việc giải quyết các hồ sơ hành chính, cán bộ, công chức ở Trung tâm
và các phòng chức năng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao trách nhiệm, năng lực hoạt động và hiệu quả công tác
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình
UBND thành phố Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực thuộc phạm vi thành phố trong đó có có công tác quản lý hồ sơ hành chính Sau 5 năm đi vào hoạt động số lượng hồ sơ hành chính đã giải quyết được và cần lưu lại rất lớn Bởi vì kết quả của quy trình giải quyết thủ tục hành chính là hồ sơ hành chính Chúng được hoàn thiện, bổ sung trong quá trình thụ
lý và giải quyết hồ sơ từ Trung tâm một cửa liên thông thành phố, qua các phòng ban, chuyên môn, các cấp hành chính (phường, xã) và kết quả đến tay người dân Vì thế, vấn đề đặt ra là UBND thành phố sẽ tổ chức quản lý khối lượng hồ
sơ hành chính này như thế nào để đáp ứng nhu cầu giải quyết của tổ chức, công dân ngày càng lớn và quản lý như thế nào để có thể tổ chức khai thác, sử dụng
Trang 10những hồ sơ này phục vụ cho hoạt động của Trung tâm nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước của UBND thành phố nói chung
2.2.1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính
Hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình được tổ chức quản lý chặt chẽ thống nhất từ khâu tiếp nhận (đến), thụ lý giải quyết cho đến khâu nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Việc quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình được chia làm 3 giai đoạn và được Chủ tịch UBND phân công cụ thể như sau:
- Khâu tiếp nhận vầ trả kết quả hồ sơ hành chính: do Trung tâm một cửa liên thông chịu trách nhiệm quản lý
- Khâu chuyển giao, xử lý: do các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố và các xã, phường chịu trách nhiệm quản lý
+ Hồ sơ địa chính: do Phòng Tài nguyên và Môi trường quản lý
+ Hồ sơ tư pháp: do Phòng Tư pháp quản lý
+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh: Phòng Tài chính – kế hoạch quản lý
+ Hồ sơ cấp phép xây dựng: Phòng Quản lý đô thị quản lý
+ Hồ sơ chính sách xã hội: Phòng Lao động Thương binh và XH quản lý
+ Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo: Thanh tra thành phố quản lý
- Lưu trữ hồ sơ: Trung tâm một cửa liên thông và Phòng Nội vụ thành phố chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý
Tuy nhiên việc quản lý hồ sơ hành chính không chỉ bị điều chỉnh bởi các văn bản quy định về thủ tục hành chính mà còn được điều chỉnh bởi các văn bản của các ngành chuyên môn cũng như những quy định của công tác văn thư lưu trữ
2.2.2 Phân loại, sắp xếp hồ sơ hành chính
Để quản lý tốt, sau khi giải quyết xong, các hồ sơ hành chính được phân loại và sắp xếp như sau:
* Hồ sơ địa chính
* Hồ sơ tư pháp
*Hồ sơ đăng ký kinh ký kinh doanh
* Hồ sơ xin cấp phép xây dựng
* Hồ sơ chính sách xã hội
* Phân loại hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
2.2.3 Xác định giá trị và bảo quản hồ sơ hành chính
Các hồ sơ hành chính sau khi được thụ lý và giải quyết xong, theo quy định được lưu trữ ở Trung tâm một cửa liên thông hoặc các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố (tùy theo lĩnh vực) 1 năm, sau đó phải nộp về lưu trữ cơ quan (do Phòng Nội vụ thành phố quản lý) Tuy nhiên trên thực tế các hồ sơ
Trang 11hành chính này vẫn đang được lưu trữ và bảo quản tại các phòng, ban chuyên môn để thuận tiện trong việc tra cứu và sử dụng
Việc bảo quản hồ sơ hành chính và đánh giá giá trị tài liệu trong hồ sơ hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia Tuy nhiên việc lưu trữ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ hành chính ở UBND thành phố còn phải tuân theo quy định cụ thể của các ngành chuyên môn (địa chính, tư pháp, xây dựng, lao động-thương binh-xã hội, thanh tra) Do đó nơi bảo quản và thời gian bảo quản được quy định cụ thể như sau:
* Đối với hồ sơ địa chính
- Nơi bảo quản: Phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Ninh Bình, Uỷ ban nhân dân các phường, xã trực thuộc thành phố Ninh Bình
- Thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính và tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính được quy định như sau:
+ Bảo quản vĩnh viễn đối với Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận + Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với giấy tờ thông báo công khai các trường hợp đủ điều kiện, trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận
và các giấy tờ khác kèm theo
*Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp
- Nơi bảo quản: Ủy ban nhân dân các xã, phường, Ủy ban nhân dân thành phố Ninh Bình
- Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp
+ Lưu trữ giấy tờ hộ tịch: Hồ sơ liên quan đến hộ tịch lưu trữ trong thời hạn
5 năm ở phòng tư pháp thành phố Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ
+ Mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại Phòng tư pháp thành phố
+ Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì Phòng Tư pháp phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo
quy định của pháp luật về lưu trữ (Thành phố Ninh Bình có quy định cụ thể về
tiêu huỷ tài liệu)
* Đối với Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh:
- Nơi bảo quản: Phòng tài chính – kế hoạch thành phố
- Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh được lưu trữ tại Phòng Tài chính – Kế hoạch trong thời gian 5 năm, sau đó chọn lọc để đưa vào kho lưu trữ chung của thành phố theo quy định
Trang 12* Đối với hồ sơ cấp phép xây dựng:
- Nơi bảo quản: Phòng quản lý đô thị thành phố Ninh Bình
- Thời hạn bảo quản hồ sơ cấp phép xây dựng:
+ Đối với hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ và công trình được lưu trữ theo thời hạn là 1 năm tại Phòng Quản lý đô thị Thành phố Ninh Bình sau đó những hồ sơ có giá trị được lựa chọn và nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định + Đối với hồ sơ phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản được lưu trữ theo thời hạn là 5 năm tại Phòng Quản lý đô thị Thành phố Ninh Bình sau đó nộp vào
lưu trữ cơ quan theo quy định
Phòng Nội vụ Thành phố Ninh Bình có trách nhiệm tiếp nhận kịp thời hồ
sơ lưu trữ theo quy định, đảm bảo thời hạn lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; cung cấp hồ sơ lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, khai thác theo đúng đối tượng và các quy định hiện hành
Phòng Nội vụ Thành phố phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ do Phòng Quản lý đô thị giao nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc phải vận chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ không được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định
*Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội:
- Nơi bảo quản: Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành phố
- Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội là 2 năm tại Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành phố Ninh Bình để phục vụ việc tra cứu khi có tranh chấp, khiếu kiện xảy ra
* Đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo:
- Nơi bảo quản: Phòng Thanh tra thành phố
- Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo được lưu trữ 5 năm tại Thanh tra thành
phố sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan (phòng Nội vụ) quản lý
2.2.4 Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ hành chính
a Đối với hồ sơ địa chính
Phòng Tài nguyên Môi trường và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm cung cấp hồ sơ địa chính cho tổ chức và công dân nhưng phải có yêu cầu bằng văn bản và được sự đồng ý của trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Việc trả lệ phí và thu phí theo quy định của ngành
b Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp
Tổ chức và cá nhân được khai thác hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp, đối với tổ chức phải có yêu cầu bằng văn bản