Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đƣờng hàng không tại công ty TNHH kintetsu world express

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠN...i MỤC LỤC...ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ...v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...vi Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẢU BẰNG ĐƯỜNG HÀ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo Trương Quang khoa Thương Mại Quốc Tế, trường Đại học Thương Mại Thầy đã tận tình chỉ bảo,hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp Đồng thời emxin gửi lời biết ơn chân thành tới các thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại,trong suốt 4 năm học đã trang bị cho em những kiến thức quý báu giúp em tự tintrong quá trình thực tập, làm khóa luận tốt nghiệp cũng như cho công việc sau này

Minh-Em xin chân thành cảm ơn tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty TNHHKintetsu World Express đã cho em cơ hội học hỏi và thực tập tại quý Công ty

Xin gửi lời cám ơn đặc biệt tới các anh chị phòng xuất nhập khẩu công tyTNHH Kintetsu World Express đã hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thựctập, làm báo cáo thực tập cũng như quá trình làm khóa luận

Báo cáo khóa luận tốt nghiệp đã hoàn thành, nhưng do khả năng, thời gian vàkiến thức còn nhiều hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những sai sót Emrất mong nhận được ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầy cô đề báo cáo khóa luậncủa em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 4 tháng 5 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Phùng Thị Ban

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẢU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH KINTETSU WORLD EXPRESS 1

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 1

1.2 Tổng quan nghiên cứu 1

1.3 Mục đích nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng nghiên cứu 2

1.5 Phạm vi nghiên cứu 2

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.7 Kết cấu của khóa luận 4

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 5

2.1 Một số lý thuyết về giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 5

2.1.1 Giao nhận hàng hóa 5

2.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 5

2.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 7

2.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không 7

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 8

2.3 Một số chứng từ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 11

2.4 Một số nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không 12

2.4.1 Nhân tố khách quan 12

2.4.2 Những nhân tố chủ quan 13

Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH

KINTETSU WORLD EXPRESS 15

3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Kintetsu World Express 15

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 15

3.1.2 Ngành nghề hoạt động chính 15

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Kintetsu WorldExpress Việt Nam 15

3.1.4 Nhân lực của đơn vị 16

3.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị 16

3.1.6 Tài chính của doanh nghiệp 17

3.3 Thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express 20

3.4 Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express 26

3.4.1 Những thành công đã đạt được 26

3.4.2 Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân 26

Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẲNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH KINTETSU WORLD EXPRESS 29

4.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Kintetsu World Express 29

4.1.1 Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không 29

4.1.2 Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express 29

4.2 Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express 30

4.2.1 Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng 30

4.2.2 Hoàn thiện các công tác làm thủ tục Hải quan 31

4.2.3 Hoàn thiện trong khâu vận chuyển 31

3.2.4 Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ 32

4.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự 32

4.3 Một số kiến nghị với các cơ quan chức năng 33

4.3.1 Kiến nghị với Cơ quan hải quan Việt Nam 33

4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước 34

KẾT LUẬN 36

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hình 3.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam 16Hình 3.2 Các bước thực hiện nghiệp vụ hàng xuất bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express 21

Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội 16Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Kintetsu World

Express Việt Nam giai đoạn 2010 đến tháng 6 năm 2014 18Bảng 3.3 Tỉ trọng đóng góp trong từng lĩnh vực hoạt động của Kintetsu World Express Hà Nội 18Bảng 3.4 Kết quả tổng sản lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập theo phương thức vận tải của Công ty Kintetsu World Express giai đoạn 2010- 2014 19Bảng 3.5 Kết quả đánh giá hiệu quả thực hiện các bước trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Kintetsu World Express 25

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt

2 C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

hàng hóa

3 FIATA International Federration of

Freight Forwarders Asscociation

Liên đoàn quốc tế các hiệphội giao nhận

4 GDP Gross Domestic Product Tổng sản phẩm quốc nội

6 IATA International Air Transport

Association

Hiệp hội vận tải hàng khôngquốc tế

7 KWE Kintetsu World Express Kintetsu World Express

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẢU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY

TNHH KINTETSU WORLD EXPRESS 1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

Trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, Việt Nam đang tích cựctham gia nhiều tổ chức kinh tế và kí kết các hiệp định với nhiều nước và nhiều khuvực trên thế giới Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế của đấtnước, trong đó có ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận quốc tế Tương lai, ngànhkinh doanh dịch vụ quốc tế sẽ đóng góp tỉ lệ phần trăm GDP rất lớn cho quốc gia,ngành đang có nhiều triển vọng phát triển và đem lại kết quả tích cực cho đất nước.Tuy nhiên, cơ hội mở ra rất lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giaonhận vận tải nhưng thách thức đặt ra là không ít Ngày càng có nhiều doanh nghiệptrong và ngoài nước tham gia vào ngành khiến cho sự cạnh tranh ngày càng khốcliệt Nếu doanh nghiệp không có chiến lược và không tìm ra giá trị cốt lõi thì rất dễ

bị thất bại Cái doanh nghiệp phải có được đầu tiên đó là chất lượng dịch vụ tốt.Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa có vai trò vô cùng quantrọng với mỗi doanh nghiệp kinh doanh trong ngành

Công ty TNHH Kintetsu World Express là công ty liên doanh của Nhật và làmột trong các công ty hàng đầu của nước ta trong lĩnh vực này Nhưng trong thờigian gần đây cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và quá trình mở củahội nhập kinh tế thì Kintetsu World Express đã gặp nhiều khó khăn, mặc dù đã cónhiều nỗ lực và cố gắng nhưng việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tảichưa đạt kết quả như mong đợi Với mong muốn có thể góp một phần vào nâng caochất lượng giao nhận vận tải hàng hóa tại Công ty nói riêng và nước ta nói chung

nên em đã chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express ” làm chuyên đề làm khóa luận.

1.2 Tổng quan nghiên cứu

Cho đến nay em đã tìm hiểu được một số công trình nghiên cứu có liên quanđến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không như đề tài:

“Nguyễn Đức Hoàng Nam (2013): Hoàn thiện quy trình giao nhận vận tải đường không của chi nhánh Kintetsu World Express Việt Nam”

“Đỗ Thị Hải Yến (2013): Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận - thương mại Trường Phú”

Các bài viết này đã phân tích thực trạng và giải pháp cho nghiệp vụ quy trìnhgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không Tuy nhiên bài viết vẫn chủ yếu

kể tên các chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và phần lớnchỉ nêu lên những thành công mà công ty đã đạt được, nhưng lại chưa đi sâu phântích toàn bộ quy trình thực hiện nghiệp vụ đó Do đó bài viết chưa làm nổi bật được

ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Khóa luận này của em sẽ phân tích rõ hơn về toàn

bộ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chinhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express, đề cập những định hướng mới chongành vận tải hàng không Việt Nam nói chung và cho công ty nói riêng

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tạiCông ty TNHH Kintetsu World Express

1.5 Phạm vi nghiên cứu

 Phạm vi nghiên cứu về nội dung

Đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàngkhông, trong đó nghiên cứu Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express tại

Hà Nội với vai trò là đại lý và người gom hàng

 Phạm vi nghiên cứu về không gian

Trong quá trình tìm hiểu, em tập trung nghiên cứu việc hoàn thiện nghiệp vụgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHHKintetsu World

 Phạm vi nghiên cứu về thời gian

Khóa luận đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩubằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Kintetsu World Express từnăm 2011 đến nay

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp

Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua việc quan sát hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp và quan sát các anh chị trong công ty trong việc thực hiện quy trìnhgiao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

Dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp, thu thập thông tin, tra cứu số liệu, tàiliệu và tham gia vào quá trình làm việc tại Công ty

Sử dụng phương pháp thu thập thông tin qua phiếu điều tra trắc nghiệm bằngviệc đưa ra những câu hỏi liên quan đến vấn đề nghiên cứu Sau đó, em phát phiếunày tới các nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh và hỗ trợ kinh doanh của Chinhánh, đảm nhiệm công tác thực hiện từng khâu trong quy trình vực giao nhận hànghóa xuất khẩu bằng đường hàng không

1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

Bài nghiên cứu của em sử dụng các phương pháp phân tích số liệu: thống kê,phân tích, tổng hợp, so sánh, phương pháp tính chỉ số, tỷ lệ để phân tích thực trạng hoạtđộng kinh doanh và từ đó rút ra kết luận Bên cạnh đó, bài viết còn sử dụng phươngpháp định lượng làm phương pháp nghiên cứu chủ đạo cùng với phương pháp địnhtính nhằm đưa ra mục tiêu và phương hướng hoạt động trong những năm tới

1.7 Kết cấu của khóa luận

Khóa luận được chia làm 4 phần:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩubằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express

Chương 2: Cơ sở lí luận về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàngkhông

Chương 3: Phân tích thực trạng của quy trình nhận hàng xuất khẩu bằngđường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu World Express

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giaonhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Kintetsu WorldExpress

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG

ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 2.1 Một số lý thuyết về giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

2.1.1 Giao nhận hàng hóa

Sự khác nhau về quốc tịch giữa các chủ thể trong thương mại quốc tế đã dẫnđến hàng hóa xuất nhập khẩu phải được chuyên chở qua biên giới của ít nhất mộtnước Do vậy để hàng hóa đến tận tay người mua, nó phải trải qua hàng loạt cáccông việc như: thông quan xuất nhập khẩu, chuẩn bị giấy tờ, thuê phương tiện vậnchuyển, bốc xếp hàng hóa lên phương tiện…

Trước kia, việc giao nhận có thể do người gửi hàng (nhà xuất khẩu), ngườinhận hàng (nhà nhập khẩu) hay do người chuyên chở đảm nhiệm và tiến hành Tuynhiên, cùng với sự phát triển của buôn bán quốc tế, phân công lao động quốc tế vớimức độ và quy mô chuyên môn hoá ngày càng cao, giao nhận cũng dần dần đượcchuyên môn hóa, do các tổ chức, các tập đoàn giao nhận chuyên nghiệp tiến hành

và giao nhận đã chính thức trở thành một ngành nghề

Dịch vụ giao nhận theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận là

bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đónggói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch

vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thậpchứng từ liên quan đến hàng hóa”

2.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên

quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từnơi gửi hàng tới nơi nhận hàng Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quátrình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hànghoá bằng đường hàng không

Người thực hiện dịch vụ giao nhận hàng không có thể là chủ hàng, các hãnghàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác

Hiện nay dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không thường do đại

lý hàng hoá hàng không và người giao nhận hàng không thực hiện

Đại lý hàng hoá hàng không là bên trung gian giữa một bên là người chuyên

chở (các hãng hàng không) và một bên là chủ hàng (người xuất khẩu hoặc ngườinhập khẩu) Nói đến đại lý hàng hoá hàng không, người ta thường gọi là đại lýIATA vì đây là đại lý tiêu chuẩn nhất

Đại lý hàng hoá IATA là một đại lý giao nhận được đăng ký bởi hiệp hội vậntải hàng không quốc tế, được các hãng hàng không là thành viên của IATA chỉ định

và cho phép thay mặt họ

Người giao nhận hàng không: Là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng

không Người giao nhận hàng không có thể là đại lý IATA hoặc không phải là đại lýIATA, dịch vụ mà người giao nhận thường làm chủ yếu là dịch vụ gom hàng

Nội dung chủ yếu của dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chởbằng đường hàng không:

- Chuẩn bị các chứng từ

- Quy trình làm giao nhận của các đại lý hàng không

- Hỗ trợ người gửi hàng tìm hiểu các thông tin liên quan và cần thiết theo yêu cầucủa nước nhập khẩu, không chỉ khi ký kết hợp đồng mà cả khi đàm phán hợp đồng

- Tạo phương tiện cho việc thu gom những chuyến hàng xuất khẩu của khách hàng

- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hàng không, hoàn thành việc lập vận đơn hàngkhông kể cả mọi chi phí tính trong đó và đảm bảo những hóa đơn chứng từ đó đápứng được mọi yêu cầu của việc vận chuyển hàng không của cơ quan hải quan

- Kiểm tra giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu của lô hàng có đầy đủ và hoàn toànphù hợp với luật lệ Nhà nước không

- Đảm bảo là giấy chứng nhận đóng gói và bản kê khai của người gửi hàng(trong trường hợp hàng nguy hiểm và súc vật sống) do người xuất khẩu cung cấpphù hợp với thể lệ của IATA và của Nhà nước

- Lo thu xếp bảo hiểm cho khách hàng

- Thu xếp vận chuyển và lưu khoang máy bay với hãng hàng không và địnhlịch trình giao hàng tại sân bay

- Theo dõi việc di chuyển hàng

- Tạo phương tiện cho việc tiếp nhận những chuyến hàng nhập khẩu

- Lo thu xếp việc chia hàng lẻ, cung cấp phương tiện vận chuyển lô hàng từsân bay đến tay người nhận hàng

2.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

- Dịch vụ vận tải hàng không an toàn hơn so với các phương tiện vận tải khác

- Dịch vụ vận tải hàng không luôn đòi hỏi sử dụng công nghệ cao

- Vận tải hàng không cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hơn hẳn so với cácphương thức vận tải khác

- Vận tải hàng không đơn giản hoá hơn về các chứng từ và thủ tục so với cácphương thức vận tải khác

* Nhược điểm

- Cước dịch vụ vận tải hàng không cao

- Dịch vụ vận tải hàng không không phù hợp với việc vận chuyển hàng hoácồng kềnh, hàng hoá có khối lượng lớn hoặc có giá trị thấp

- Vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nhưđào tạo nhân lực phục vụ

* Dịch vụ vận tải hàng không áp dụng đối với các lô hàng:

- Các lô hàng nhỏ

- Hàng hoá đòi hỏi giao ngay, an toàn và chính xác

- Hàng hoá có giá trị cao

- Hàng hoá có cự ly vận chuyển dài

2.1.4 Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Tuy ra đời sau những phương thức vận tải khác, song đến nay vận tải hàngkhông đóng vai trò rất quan trọng trong vận tải quốc tế Ngành vận tải hàng hoáquốc tế bằng đường hàng không ngày càng tỏ rõ ưu thế của nó so với các phươngthức vận tải khác Khi thương mại quốc tế ngày càng mở rộng thì cũng là lúc ngànhvận tải hàng hoá hàng không đi vào qũy đạo, phát triển mạnh mẽ Nó đã đem lại lợiích rất lớn không chỉ cho nền kinh tế mà còn cho cả những nhà kinh doanh xuấtnhập khẩu Cụ thể:

 Đối với nền kinh tế

- Góp phần đẩy nhanh tốc độ giao lưu hàng hóa xuất nhập khẩu với các nướctrên thế giới

- Tạo điều kiện đơn giản hóa chứng từ

- Làm cho hàng hóa Việt Nam trở nên cạnh tranh hơn

Ngoài ra, với sự áp dụng những tiến bộ khoa học kĩ thuật vào trong lĩnh vựcgiao nhận, hoạt động giao nhận đã ngày càng đưa hàng hóa đến tận tay người tiêudùng với tốc độ nhanh hơn, an toàn hơn và đảm bảo chất lượng của hàng hóa Cùngvới sự áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ, sự cạnh tranh ngày càng gaygắt trong lĩnh vực này đã tác động làm nâng cao hiệu quả và giảm chi phí của hoạtđộng giao nhận để nhằm phục vụ khách hàng ở mức tốt nhất Qua đó mà hoạt độnggiao nhận đường hàng không đã góp phần làm giảm giá thành của sản phẩm và thúcđẩy sự phát triển của thương mại quốc tế

 Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

- Giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như chi

phí xây dựng kho tàng bến bãi của người giao nhận hay do người giao nhận thuê,giảm chi phí đào tạo nhân công

- Tránh phân tán nguồn lực, tập trung sản xuất

- Giúp giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó làm cho hàng hóa củacông ty có tính cạnh tranh hơn

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

Gồm các bước nghiệp vụ sau:

Bước 1: Thông qua chủ hàng để có các chứng từ

- Hợp đồng uỷ thác giao nhận

- Giấy phép xuất khẩu

- Tờ khai hàng xuất

- Hoá đơn thương mại

- Phiếu đóng gói, bản kê chi tiết

- Giấy chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch, xuất xứ (nếu có)

- Bản chỉ thị lập vận đơn ( Shipper’s Letter of Instruction)

Trường hợp gửi hàng nguy hiểm hoặc động vật sống, người gửi phải hoàn thành

và ký tên vào Bản kê khai hàng nguy hiểm hoặc Bản chứng nhận động vật sống

Bước 2: Chuẩn bị hàng hoá, lập chứng từ để giao hàng

a) Trường hợp nhận hàng tại kho của chủ hàng

- Đưa hàng về kho của người giao nhận, đóng gói, làm các thủ tục kiểm hoávăn hoá phẩm, kiểm dịch (tuỳ theo thoả thuận và hợp đồng đã ký với khách), đánhdấu kiện hàng, dán nhãn kiện hàng (nhãn vận đơn, hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ, hàngnguy hiểm, động vật sống)

- Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàngcủa người giao nhận ( Forwarder’s Certificate of Receipt) Đây là sự thừa nhậnchính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng

- Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (Forwarder’sWarehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi gửicho hãng hàng không

- Lưu khoang máy bay (lập booking note với hãng hàng không), qua đó cóđược thông tin về thời gian chuyến bay, tuyến đường bay…

- Lập vận đơn gom hàng (HAWB) và lược khai hàng hoá (ConsolidationManifest) nếu gom hàng với các chủ hàng khác

- Thu xếp phương tiện vận tải chuyên chở hàng hoá đến sân bay sao cho phùhợp với chuyến bay

- Làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng xuất, lập phiếu cân (phiếu hướng dẫnlàm thủ tục hàng hoá XNK)

- Đưa hàng vào kho chờ để xếp lên máy bay

-Yêu cầu hãng hàng không lập vận đơn chính (MAWB) Bổ sung số liệu thực

tế của lô hàng vào HAWB sau khi hàng đã nhập kho (số kiện, trọng lượng,…)

- Gửi bộ chứng từ theo hàng gồm toàn bộ hồ sơ, MAWB, HAWB và lược khaihàng hoá ( Consolidation Manifest) nếu là lô hàng gom của nhiều chủ hàng, cácgiấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của hợp đồng xuất nhập khẩu (trừ hợp đồng uỷthác giao nhận và bản yêu cầu lập vận đơn của chủ hàng)

b) Trường hợp chủ hàng giao hàng tại sân bay

Nếu hàng được giao tại sân bay, chủ hàng tự chịu trách nhiệm về vận chuyểnnội địa, người giao nhận chỉ tiến hành:

- Thu gom toàn bộ hồ sơ tại sân bay

- Lưu khoang máy bay.

- Lập AWB (MAWB, HAWB)

- Kê khai hải quan, kiểm hoá…

- Gửi bộ chứng từ theo hàng

Bước 3: Thông báo cho người nhận hàng

Sau khi đã tập kết hàng vào kho hàng của hãng hàng không, biết được lịchtrình và số hiệu chuyến bay, ngày bay, người giao nhận phải thông báo (ShippingAdvice/ Prealert) ngay cho người nhận hàng hoặc đại lý của mình tại điểm đến biết:

- Tên hành trình

- Số vận đơn

- Số hiệu chuyến bay, ngày bay

- Tên hàng, số lượng, thể tích hàng hoá

- Chi tiết về hàng hóa, nếu là lô hàng thu gom

Bước 4: Thanh toán các chi phí

Thu cước toàn chặng nếu là cước trả trước (Prepaid) theo biểu cước thống nhấtvới chủ hàng (người uỷ thác)

Thu phí giao nhận vận chuyển trong trường hợp chủ hàng uỷ thác cho ngườigiao nhận làm dịch vụ này

Lập bản kê chi tiết tiền cước phải trả (hoặc phiếu chi) và thanh toán cước vậnchuyển với hãng hàng không Thông thường, theo quy định của các hãng hàngkhông, cước trên MAWB là trả trước, trường hợp cước trả sau cho từng lô hàng cụthể phải được sự đồng ý của hãng hàng không và đại lý tại nơi đến

Lập chứng từ thanh toán đại lý phí và cước phí ( trong trường hợp cước phí trảsau) với đại lý của người giao nhận tại nơi đến (Credit Note, Debit Note, Statement

of Account)

Hạch toán lô hàng, vào sổ theo dõi

Lưu ý: Cơ sở chi đại lý phí là căn cứ vào hợp đồng đại lý Cơ sở thu cước vàphí giao nhận là căn cứ vào hợp đồng uỷ thác giữa chủ hàng và người giao nhận

Bước 5: Thanh lý hợp đồng nội: Sau khi hoàn thành công việc trên, làm

phiếu thanh toán chuyến và thanh lý hợp đồng nội

2.3 Một số chứng từ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

 Giấy phép xuất nhập khẩu

Giấy phép xuất nhập khẩu do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nướccấp, ở Việt Nam là Bộ Công Thương

Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Tên, địa chỉ của người xuất nhập; Số giấy phép; Ngày cấp; Thời hạn hiệulực; Cơ sở cấp giấy phép; Loại hình kinh doanh; Cửa khẩu nhập; Hợp đồng số

- Ngày; Dạng hợp đồng; Chi tiết về vận tải; Ðiều kiện và địa chỉ giao hàng;Thời hạn giao hàng; Phương thức thanh toán; Ðồng tiền thanh toán; Tên hàng,chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hoá; Ký mã hiệu hàng hoá

- Số lượng hàng hoá; Ðơn giá; Trị giá; Người và ngày xin cấp giấy phép; Xácnhận của hải quan; Cơ quan duyệt cấp giấy phép ký tên, đóng dấu

 Bản kê chi tiết hàng hoá

Ðây là bản khai chi tiết về hàng hoá của người gửi hàng, nhiều khi người tadùng phiếu đóng gói thay bản kê khai chi tiết

Nội dung chính của bản khai chi tiết:

- Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên hàng; Ký mã hiệu của hàng; Số kiệnhàng; Trọng lượng toàn bộ

- Trọng lượng tịnh; Kích thước của hàng hoá; Ô tả hàng hoá; Chữ ký củangười lập

 Bản lược khai hàng hoá

Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hoá chuyên chở Lược khai hàng hoá dongười giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn (trườnghợp gom hàng)

Lược khai hàng hoá bao gồm những nội dung chính sau:

- Tên, địa chỉ người gửi; Tên, địa chỉ người nhận; Số thứ tự của vận đơn; Tênhàng; Ký mã hiệu; Trọng lượng

- Số kiện hàng của từng vận đơn; Nơi đi; Nơi đến

 Giấy chứng nhận xuất xứ

Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hoá do người xuất khẩu kê khai, ký vàđược cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận.

Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Tên và địa chỉ của người gửi hàng; Tên và địa chỉ của người nhận hàng;Phương tiện và tuyến vận tải; Mục đích sử dụng chính thức; Số thứ tự của lô hàng;

Mã và số hiệu bao bì; Tên hàng và mô tả hàng hoá; Số lượng hàng hoá; Trọng lượnghàng hoá; Số và ngày của hoá đơn thương mại; Cam đoan của người xuất khẩu vềhàng hoá

- Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền

 Tờ khai hàng hoá XNK (khai hải quan)

Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quanhải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.Sau khi làm song thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chiphí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:

- Các bản còn lại của MAWB và HAWB

- Hoá đơn thương mại

- Bản kê khai chi tiết hàng hoá

- Giấy chứng nhận xuất xứ

- Phiếu đóng gói

- Lược khai hàng hoá

- Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu

Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặcHAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết cóliên quan

2.4 Một số nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không

2.4.1 Nhân tố khách quan

2.4.1.1 Môi trường luật pháp

Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không liênquan đến nhiều quốc gia khác nhau Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong nhữngmôi trường luật pháp như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của

Chính phủ ở một trong những quốc gia đó; hay sự phê chuẩn, thông qua một Côngước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuấtnhập khẩu đặc biệt là đường hàng không Cho nên, việc hiểu biết về những nguồnluật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác nhau sẽ giúp người giao nhậnbằng đường hàng không tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.

2.4.1.2 Môi trường chính trị, xã hội

Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liênquan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàngxuất nhập khẩu bằng đường hàng không Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy raxung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng hàngkhông (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng(nếu đó là nước nhận hàng) hoặc máy bay phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước điqua),… Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trườnghợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như ngườichuyên chở

2.4.1.3 Thời tiết

Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyênchở hàng hoá bằng đường hàng không Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợpbất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận

2.4.1.4 Đặc điểm của hàng hoá

Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó Ví dụ như hàng nôngsản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lạithường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng nàycủa hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúngquy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoátrong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá

2.4.2 Những nhân tố chủ quan

2.4.2.1 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng,kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,…

Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không,

nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ

sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gomhàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thôngtin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin

về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệuđiện tử Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càngtiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài

2.4.2.2 Lượng vốn đầu tư

Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy

đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá Tuy nhiên, để cóthể xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhậncần một lượng vốn đầu tư rất lớn Song không phải lúc nào người giao nhận cũng cókhả năng tài chính dồi dào Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽphải tính toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bêncạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác nhữngmáy móc và trang thiết bị chuyên dụng

2.4.2.3 Trình độ người tổ chức điều hành, tham gia quy trình

Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gianngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu hay không phụ thuộc rấtnhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình.Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực giaonhận hàng hóa bằng đường hàng không thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảngthời gian nhanh nhất Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảmbảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau

Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH

KINTETSU WORLD EXPRESS 3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Kintetsu World Express

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam là doanh nghiệp liên doanhchính thức được thành lập và đi vào hoạt động theo giấy phép đầu tư số 825/GP- HCMngày 28 tháng 3 năm 2005 do Ủy ban Nhân Dân Thành Phố Hồ Chí Minh cấp

Tên công ty : Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam

Giám đốc: NAOHIRO IKEDA

Công ty được hoạt động tại thành phố Hà Nội dưới hình thức: Chi nhánh Giaodịch Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam Địa chỉ tầng 4, tòa nhà vănphòng và kho bãi tạm cư Cảng hàng không Quốc tế Nội Bài, Huyện Sóc Sơn, TP HàNội

3.1.2 Ngành nghề hoạt động chính

- Đại lý vận tải tàu biển và đường hàng không

- Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, hàng không trongnước và quốc tế

- Dịch vụ làm thủ tục hải quan, khai thuế hải quan, cho thuê kho bãi

- Vận tải hàng hóa

- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Kintetsu WorldExpress Việt Nam

Hình 3.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam

(Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH Kintetsu World Express Việt Nam)

3.1.4 Nhân lực của đơn vị

Hiện nay, công ty có lượng nhân lực là 50 người, trình độ Đại học và trên Đạihọc Nhờ sự nhanh nhẹn, nhiệt tình, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao của đội ngũnhân lực mà công ty ngày càng phát triển, chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao

Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội

Đơn vị: Người

Phòng

ban

Giám đốc

Phòng kế toán

Phòng marketing

Phòng dịch vụ kinh doanh

Phòng hành chính, nhân sự

(Nguồn: Phòng hành chính của Công ty TNHH Kintetsu World Express Hà Nội)

3.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị

Hiện nay, công ty TNHH Kintetsu World Express chi nhánh tại Hà Nội đangthuê thêm mặt bằng và hoạt động tại lô 38G, khu công nghiệp Quang Minh, huyện

Mê Linh, Hà Nội Với diện tích rộng lớn, văn phòng được bố trí hợp lý, được trang

bị máy tính có nối mạng Internet, điện thoại cố định, máy in, máy fax, tạo điều

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

PHÒNG MAKETTING

HÀNG

HÀNG XUẤT SEA

HÀNG NHẬP AIR

HÀNG NHẬP SEA