Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de la société par actions de construction et de transport hoang gia

GESTION DU TRAVAIL, DU TRAITEMENT ET DU STOCKAGE DE DOCUMENTS À LA SOCIÉTÉ PAR ACTIONS DE CONSTRUCTION ET DE TRANSPORT HOANG GIA...28 2.1.. Points faibles et causes...45 CHAPITRE 3: PROP

Pour pouvoir terminer ce mémoire de fin d’études, j’exprime d’abord maprofonde gratitude aux enseignantes et aux enseignants du Département d’éducationinternationale - Université de Commerce Surtout, je voudrais remercier extrêmementMaître BUI Thi Quynh Trang du Département d’éducation internationale et Maître.DAO Thi Phuong Mai, Département d’administration des affaires, qui m’ont guidéafin de mener à bien ce mémoire de fin d'études Les connaissances acquises lors duprocessus d’apprentissage pendant les cours sont non seulement le fondement duprocessus de recherche du mémoire de fin d’études, mais aussi un équipementprécieux pour que je puisse entrer dans la vie active avec force et confiance

Dans le même temps, je tiens à exprimer mes sincères remerciements à laDirection ainsi qu’aux fonctionnaires et employés de la Société par actions deconstruction et de transport Hoang Gia pour avoir créé des conditions favorables pourque je puisse faire mon stage et gagner des expériences réelles

Enfin, je vous souhaite beaucoup de santé et de réussite dans votre carrière Jesouhaite aussi à votre entreprise d’acquérir de plus en plus de succès, que tout lepersonnel soit toujours en bonne santé et ait des réussites

Je vous remercie sincèrement!

Hanoi, le 12 avril 2019

ÉtudianteDinh Nu Hoang Linh

TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS i

TABLE DES MATIÈRES ii

LISTE DE TABLEAUX v

LISTE DE FIGURES v

LISTE DES ABRÉVIATIONS vi

INTRODUCTION 1

1 Urgence du sujet 1

2 Vue générale sur la recherche 1

3 Objectifs de recherche 2

4 Sujets et portée de la recherche 3

5 Méthodologie de recherche 3

6 Structure du sujet 4

CHAPITRE 1 : CADRE THÉORIQUE DE LA RECHERCHE SUR LA GESTION, LE TRAITEMENT ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 5

1.1 Concept-clés 5

1.1.1 Documents 5

1.1.2 Archivage 5

1.1.3 Recensement 6

1.1.4 Vérification 6

1.2 Sujet de recherche 6

1.2.1 Contenu théorique de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents 6

1.2.2 Gestion et traitement des documents de sortie 12

1.2.3 Archivage 18

1.3 Éléments qui influencent la gestion, le traitement des documents et les archives 26

1.3.1 Éléments externes 26

1.3.2 Éléments internes 27

CHAPITRE 2: ANALYSE ET ÉVALUATION DE L’ÉTAT DES LIEUX DE LA

GESTION DU TRAVAIL, DU TRAITEMENT ET DU STOCKAGE DE DOCUMENTS À LA SOCIÉTÉ PAR ACTIONS DE CONSTRUCTION ET DE

TRANSPORT HOANG GIA 28

2.1 Aperçu général de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   28

2.1.1 Le processus de formation et de développement 28

2.1.2 Fonctions et tâches 28

2.1.3 Secteurs d'activité de la société: 29

2.1.4 Structure organisationnelle: 30

2.1.5 Analyse des résultats de l'entreprise 31

2.2 Analyse du statut de l'organisation et de la gestion des archives de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   32

2.2.1 Gestion et traitement des documents d’entrée 32

2.2.2 Gestion et traitement des documents de sortie 39

2.2.3 Stockage de documents 42

2.3 Évaluation générale de la gestion et du stockage de document de la société par actions Hoang Gia: 45

2.3.1 Points forts: 45

2.3.2 Points faibles et causes 45

CHAPITRE 3: PROPOSITION DES MESURES POUR AMÉLIORER L'ORGANISATION DE GESTION, DU TRAITEMENT ET DE L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 46

3.1 Direction opérationnelle de la société dans l’avenir 46

3.1.1 Objectifs en 2019 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 46

3.1.2 Objectifs de développement à l'an 2025 de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 46

3.2 Point de vue pour résoudre l’état d'achèvement de l'organisation de gestion, traiter des textes et archiver des documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia 47 3.3 Mesures d’améliorer l'organisation de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents à la Société par actions de construction et de transport

et de l’archivage des documents stratégiques 49

CONCLUSION 51 RÉFÉRENCES

LISTE DE TABLEAUX

Tableau 1.1: Table d’importation des documents pour les archives 23

Tableau 1.2: Table des matières 24

Tableau 1.3: Table statistique des dossiers 24

Tableau 1.4: Statistiques sur les fonds 24

Tableau 2.1 Secteurs d'activité de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   29

Tableau 2.1 Structure organisationnelle de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   30

Tableau 2.1 Résultats de la société par actions Hoang Gia de 2016 à 2018 31

Tableau 2.3 Processus de réception des documents d’entrée à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   34

Tableau 2.4: Processus de gestion des documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia   39

LISTE DE FIGURES Image 1.1 Tampon « entrée » 8

LISTE DES ABRÉVIATIONS

SWOT Outil d’analyse des points forts, des points faibles, des

opportunités et des défis de l’entrepriseCông ty CP XD GT Société par actions de Construction de transport

1 Urgence du sujet

Dans de nombreux domaines, la quantité d'informations est transmiseprincipalement sous forme de texte On peut dire que le texte est le moyen le plusefficace de stocker et de communiquer des informations Actuellement, de nombreusesentreprises utilisent ce support pour gérer et administrer les activités administratives

du bureau Le travail d’archivage est devenu l’une des exigences urgentes C’est unmoyen non seulement d’enregistrer et de communiquer des informations de laDirection, mais également lié à de nombreux fonctionnaires et départements del’entreprise Un bon archivage garantira une fourniture adéquate, précise et opportunedes décisions de gestion Sur cette base, la Direction l’utilisera pour gérer toutes lesactivités de la société de manière légale, rationnelle, rapide et efficace, afin de garantirque celle-ci exécute les tâches de gestion et d'administration conformément auxfonctions et tâches assignées

D'après les arguments ci-dessus, le travail d'archivage est indispensable àl'organisation et au fonctionnement de toute entreprise La Société par actions deconstruction et de transport Hoang Gia est une petite et moyenne entreprise Au cours

de son exploitation annuelle, la société a publié un nombre relativement important dedocuments permettant de gérer et d'exploiter toutes les activités Dans le même temps,

la société a également reçu une grande quantité de documents venant d’autresétablissements Il s'agit d'un volume très important de documents qui doivent êtreorganisés de manière scientifique et bien préservée pour une exploitation et uneutilisation ultérieures Avec une telle portée scientifique et pratique, j'ai reconnul'importance de l'organisation, le traitement et l’archivage des documents dans lesentreprises C'est également un problème chez la société Hoang Gia que j’ai remarquépendant mon stage là-bas J’ai donc entrepris une recherche et choisi le sujet de monmémoire: "Perfectionner l’organisation le traitement et l’archivage des documents de

la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia"

2 Vue générale sur la recherche

Au cours du processus de recherche, j'ai remarqué que le sujet " Perfectionnerl’organisation le traitement et l’archivage des documents de la Société par actions de

construction et de transport Hoang Gia" est un bon sujet mais peu de recherches ontété faites Par conséquent, avec les résultats obtenus dans le processus de recherche del'entreprise, j'espère exposer clairement la situation en suspens et proposer dessolutions efficaces pour améliorer le système administratif de la société.

Ce manuel se composent de trois parties, soit un total de neuf chapitres

Partie 1: Introduction à la rédaction des documents Cette section comprendquatre chapitres qui nous aident à comprendre les connaissances de base telles que: leconcept de texte, le contenu et la forme du texte, le style et la langue du texte, leprocessus de rédaction et de publication des documents

Partie 2: Classification des documents:

- Documents administratifs individuels: décision (particulier), directive(particulier)

- Documents administratifs communs tels que: correspondance officielle,annonce, rapport, procès-verbal, reportage, contrat, types de document, types de fiche

- Documents juridiques tels que: Principes de rédaction de la loi et del'ordonnance de l'Assemblée nationale, exemples de décisions, directives du Premierministre, formes de présentation de la circulaire et de la circulaire commune duministre

Partie 3: Gestion des documents Cette section comprend deux chapitres, quinous aident à organiser, résoudre et gérer des documents, à savoir documenter letravail et à archiver

3 Objectifs de recherche

L’étude de ce sujet vise à deux objectifs principaux:

Premièrement: examiner la situation d’organisation et analyser l’état de laplanification, de la gestion, du règlement des documents et de l’archivage desdocuments de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .Deuxièmement: sur la base de cette situation, proposer des solutions pouraméliorer l'efficacité de l'organisation de la gestion, du traitement et du stockage desdocuments à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .

4 Sujets et portée de la recherche

Sujet de la recherche: Organisation de la gestion, du traitement et de l’archivagedes documents de la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  .Portée de la recherche:

- Espace: recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et du stockagedes documents à la Société par actions de construction et de transport Hoang Gia  

- Temps: les données sont collectées pour l'analyse des problèmes liés àl'organisation de la gestion, du traitement et du stockage des documents pendant 3 ans(de 2016 à 2018) et en même temps déclarer l'orientation de développement del'entreprise dans l’avenir

- Contenu recherche sur l'organisation de la gestion, du traitement et dustockage des documents à la Société par actions de construction et de transport HoangGia  

5 Méthodologie de recherche

La méthodologie de recherche décrit la méthode, l'objectif et le contenu de lacollecte d'informations Dans ce mémoire, j’utilise des méthodes de collecte dedonnées et d’analyse de données pour mieux comprendre la situation de l’organisation

de la gestion, du traitement et du stockage de documents à la Société par actions deconstruction et de transport Hoang Gia  

5.1 Méthodes de collecte de données secondaires

En théorie, j'ai rassemblé des informations et des recherches liées au sujet derecherche à la bibliothèque de l'Université de Commerce Je les ai également trouvésdans des livres écrits par des enseignants ou sur Internet

Pour les données de l'entreprise, j'ai tiré du rapport sur les résultats desentreprises en 2016, 2017, 2018 Pour l’histoire de la création et du développement del’entreprise, les données de l'entreprise sur les journaux, magazines j'ai utilisé les

documents conservés par l'entreprise avec l'aide du personnel de la Société par actions

de construction et de transport Hoang Gia J’ai lu aussi les différents documentsinternes de l'entreprise sur ses activités

5.2 Méthodes de collecte de données primaire

Pour trouver les principales données, j'ai réalisé des entretiens avec des membres

de la société tels que:

M Hoang Nghia Chau - Président du conseil d'administration

M Hoang Nghia Canh - Directeur général de la société

M Dinh Hoang Duy - Chef du Département de l’administration et des ressourceshumaines, chargé des questions d’organisation administrative de la société

5.3 Méthodes d'analyse des données

- Méthodes de comparaison et de synthèse: extraire les données, leschangements au fil des ans au bureau administratif, comparer les performances del'ensemble de la société au cours des années 2016, 2017 et 2018

- Méthode de statistiques par table: préparer des tables de statistiques pourconnaître le processus de traitement des documents d’entrée et de sortie dansl'entreprise, trouver la tendance générale ou les caractéristiques des élémentsanalytiques, puis généraliser le problème

Chapitre 3: : Proposition des mesures pour améliorer l'organisation de gestion, du

traitement et de l’archivage des documents

CHAPITRE 1 : CADRE THÉORIQUE DE LA RECHERCHE SUR LA GESTION, LE TRAITEMENT ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS 1.1 Concept-clés

1.1.1 Documents

+ Document (correspondance officielle)

Document est la forme documentaire administrative utilisée dans lesorganisations, associations et entreprises Il s’agit du moyen de communication officield’une administration étatique avec les supérieurs, les inférieurs et avec les citoyens.Même dans les activités quotidiennes, les associations sociales et les entreprisesdoivent rédiger et utiliser les documents pour effectuer la communication et latransaction en réalisant leurs fonctions et missions

et des individus comme preuves et source d’information dans le passé

L’archivage est né en raison du besoin objectif de la société en général et desétablissements, des organisations en particulier

Dans les établissements, l’archivage est comporté de différentes activités comme:Collecter, identifier les documents, les classifier, les recenser, organiser des outils deconsultation des archives, les exploiter, appliquer l’informatique dans l’archivage etappliquer des méthodes de conservation des archives

- Principes d’archivage:

+ Science: Pour garantir la sécurité et l’utilisation efficace des archives, lesétapes professionnelles doivent être effectuées d’une façon scientifique De plus, ilfaut rechercher souvent les théories et la réalité, appliquer les résultats de latechnologie dans la situation réelle du Vietnam.

+ Confidentialité: Les archives contiennent les secrets nationaux que les ennemis,avec leurs manoeuvres peuvent voler, substituer, copier, exploiter pour leur complot.C’est pourquoi il faut toujours être en éveil, garder les principes, les règles pourprotéger les secrets nationaux Il faut aussi obéir sérieusement l’ordonnance sur laprotection des secrets nationaux

1.1.3 Recensement

Définition: Le recensement est l’action d’utiliser des outils, des moyens spéciauxpour pouvoir bien connaitre la quantité, la qualité, le contenu des archives et lesystème de conservation

1.1.4 Vérification

La vérification est pour but d’être au courant la quantité, l’état réel des archives

et la situation de la conservation pour pouvoir découvrir des erreurs et trouver dessolutions immédiatement, éviter des conséquences négatives

1.2 Sujet de recherche

1.2.1 Contenu théorique de la gestion, du traitement et de l’archivage des documents

1.2.1.1 Réception des documents d’entrée

En recevant des documents d’entrée venant de différentes sources, l’archiviste del’entreprise ou la personne en charge de la réception (au cas ó des documents sonttransportés hors de l’heure de travail ou pendant le week-end) doit vérifier la quantité,

la condition d’enveloppe, la destination, le sceau (le cas échéant), Avec desdocuments confidentiels, il faut faire la vérification entre l’expéditeur et le destinataireavant de recevoir et de signer

Si l’enveloppe est déchirée, perdue, n’est pas en bon état ou le document estarrivé après le temps écrit sur l’enveloppe (avec des documents express dont le tempsd’arrivée est prévu), il faut le rapporter immédiatement à la personne en charge oul’archiviste, et en cas de besoin il faut faire un compte rendu avec le facteur

Avec des documents transmis via le fax ou l’Internet, l’archiviste doit vérifieraussi la quantité des documents, la quantité des pages de chaque document ; en casd’erreur, il faut le rapporter à l’expéditeur ou à la personne en charge.

1.2.1.2 Vérification, classification et décollage

Après avoir reçu les enveloppes, on les classifie comme suivant:

- Sans décoller: Cela est comporté des enveloppes envoyées à l’organisation de laPartie communiste, aux collectivités de l’entreprise et des enveloppes dont le nom dudestinataire est bien indiqué Avec des enveloppes dont le nom du destinataire estindiqué, s’il y a des documents liés à l’entreprise, le destinataire doit les apporter àl’archiviste pour l’enregistrement

- Décollé par l’archiviste: Ce sont tous les autres types d’enveloppe, sauf desenveloppes avec un tampon indiquant le niveau de confidentialité (documentconfidentiel)

- Avec des documents confidentiels, le décollage est effectué selon des règlesdans la protection des secrets nationaux et d’autres règles de l’entreprise

 Faire la vérification entre le numéro, les signes sur l’enveloppe avec ceux surles documents, en cas d’erreur, il faut le rapporter à l’expéditeur

 Si les documents sont accompagnés d’un bon de livraison, il faut les compareravec le bon de réception, après avoir reçu l’enveloppe, il faut signer et tamponner lebon puis l’envoyer à l’expéditeur

 Avec des pétitions, des lettres de réclamation, de dénonciation et d’autresdocuments dont il faut vérifier tel ou tel point ou des documents envoyés il y alongtemps, on doit garder l’enveloppe et la mettre avec des documents comme preuve

1.2.1.3 Tampon « entrée », numérotage et indication le jour d’arrivée

Des documents d’entrée doivent être enregistrés ensemble à la salle de stockage,sauf les documents spécifiques selon la loi et les règles de l’entreprise comme facture,document financier,

Tous les documents enregistrés doivent être tamponnés « entrée », numérotés etsur lesquels il faut noter le jour d’arrivée (y compris l’heure d’arrivée en cas debesoin) Avec le fax, il faut prendre une photo avant de tamponner « entrée », avec desdocuments transmis via l’Internet, en cas de besoin, on peut les imprimer et lestamponner

Avec les documents qu’il ne faut pas enregistrer, il n’est pas nécessaire detamponner, on les apportent aux départements ou aux individus en charge

Le tampon « entrée » est fait clairement d’une façon alignée sur un espace vide

du papier, au dessous du numéro et de la signe (avec les documents avec le typeindiqué sur le papier), au dessous de l’abstrait (pour les correspondance officielles) ousur l’espace vide au dessous du jour, du mois et de l’année de publication

Image 1.1 Tampon « entrée »

NOM DE L’ENTREPRISE

Arrivée

Transmisà

Numéro:

Date:

Transmisà:

1.2.1.4 Enregistrement des documents d’entrée

Les documents d’entrée sont enregistrés dans le livret d’enregistrement ou labase de données dans l’ordinateur

+ Enregistrement des documents d’entrée avec livret

- Établissement d’un livret d’enregistrement

Des entreprises règlent l’établissement de différents types de livret selon laquantité de document chaque année

Avec les entreprises qui reçoivent moins de 2000 documents par an, il faut établir

au mois 2 types de livret:

50mm

 Livret d’enregistrement des documents d’entrée (pour tous les documents sauf lesdocuments confidentiels)

 Livret d’enregistrement des documents d’entrée confidentiels

Les entreprises qui reçoivent de 2000 à moins de 5000 documents par an, il fautétablir:

 Livret d’enregistrement des documents des Ministères, des administrationsétatiques

 Livret d’enregistrement des documents des autres administrations,organisations

 Livret d’enregistrement des documents d’entrée confidentiels

Les entreprises qui reçoivent plus de 5000 documents par an, il faut établir deslivrets plus détaillés, selon certains établissements de transaction et un livretd’enregistrement des documents confidentiels

Les entreprises qui reçoivent beaucoup de pétitions, de lettres de réclamationpeuvent établir un livret seulement pour les lettres, les pétitions; s’il n’y en a pasbeaucoup, il faudrait utiliser le livret d’enregistrement des documents Pour lesentreprises qui reçoivent et traitent un grand nombre de demandes du serviceadministratif ou d’autres demandes des établissements, des organisations et des citoyens,

il faut établir des livrets d’enregistrement des demandes de service selon la loi

+ Enregistrement des documents d’entrée avec ordinateur et logiciel de gestion

1.2.1.5 Présentation des documents d’entrée

Après l’enregistrement, les documents doivent être présentés devant la Direction

de l’entreprise ou la personne en charge de vérifier pour avoir plus de instructions

La personne en charge, sur la base du contenu des documents, des règles del’entreprise, des fonctions, missions et plan de travail de chaque établissement, chaqueindividu va donner ses instructions sur la distribution, le traitement (le cas échéant) et

le délais (en cas de besoin) Avec les documents qui impliquent différentsétablissements ou individus, il faut clarifier qui est en charge, qui est participant et ledélais de chaque établissement, chaque individu (en cas de besoin).

L’instruction sur la distribution est écrite sur la part « transmis à » dans letampon « entrée » L’instruction sur le traitement (le cas échéant) et le délais (le caséchéant) doit être écrite sur une autre fiche

Après avoir eu l’instruction (le cas échéant) de la personne en charge, lesdocuments vont être retournés à la salle de stockage pour enregistrer dans le livretd’enregistrement des documents d’entrée, le livret d’enregistrement des pétitions, deslettres (en cas d’avoir un livret propre) ou dans les cas correspondants dans la base dedonnées

1.2.1.6 Transmission des documents d’entrée

Les documents d’entrée sont transmis aux bureaux ou aux individus selonl’instruction de la personne en charge La transmission doit assurer ces critères:

- Rapid: La transmission doit être effectuée pendant la journée ou à moins lajournée suivante

- Exact: Les documents doivent être transmis au vrai destinataire

- Strict: À la transmission, il faut faire la vérification, la comparaison et ledestinataire doit signer; pour les documents tamponnés « urgence attentat » et

« express » ( « express » avec le temps indiqué aussi), il faut noter le temps detransmission

L’archiviste ou la personne en charge, après avoir reçu les documents, doivent lesenregistrer dans le livret, les présenter à la Direction pour les instructions (le caséchéant) Selon les instructions, les documents vont être transmis à l’individu encharge de veiller et résoudre

À la réception de la version original d’un document de fax ou document transmisvia l’Internet, l’archiviste doit tamponner « entrée », écrire le numéro et la dated’arrivée (numéro d’ordre et jour, mois, année d’enregistrement du document de fax,

du document transmis via l’Internet

En dépendant de la quantité de document d’entrée chaque année, les entreprisesdécident l’établissement d’un livret de transmission comme suivant:

- Pour celles qui reçoivent moins de 2000 documents par an, il faudrait utiliser lelivret d’enregistrement comme livret de transmission.

- Pour celles qui reçoivent plus de 2000 documents par an, il faut établir un livret

de transmission propre

1.2.1.7 Traitement et veille du traitement des documents d’entrée

* Traitement des documents d’entrée

À la réception d’un document, l’entreprise ou l’individu a la responsabilité detraiter avant le délais indiqué par la loi ou les règles de l’entreprise; pour lesdocuments tamponnés « urgence », il faut traiter immédiatement

Quand un individu présente le document à la Direction pour les instructions, ildoit présenter la fiche de traitement avec les propositions de l’établissement, del’individu

Pour les documents impliquant d’autres établissements et individus,l’établissement ou la personne en charge doit les leur envoyer ou leur envoyer lescopies (avec la fiche de traitement et les instructions) pour demander l’avis À laprésentation devant la Direction, l’établissement ou la personne en charge doitprésenter aussi l’avis des parties prenantes

Veille du traitement des documents d’entrée

Tous les documents avec un délais de traitement indiqué par la loi ou par les règles del’entreprise doivent être veillés

Responsabilité de la veille du traitement des documents d’entrée:

- La personne en charge doit veiller, pousser les divisions, les individus pourqu’ils fassent le traitement avant le délais

- Selon les règles de l’établissement, l’archiviste doit résumer les données desdocuments, y compris: Nombre total des documents, documents traités, documentsarrivant à temps mais sans traitement puis les rapporter à la personne en charge Aucas ó l’entreprise n’applique pas encore l’ordinateur pour veiller le traitement,l’archiviste doit établir un livret de veille

Avec les documents tamponnés « Document à récupérer », l’archiviste doitveiller, récupérer et les retourner avant le délais indiqué

1.2.1.8 Copiage des documents d’entrée

- Une copie certifiée est la copie complète, exacte du contenu du document et estexposée selon la formule Une copie certifiée doit être effectuée d’un original

- Un extrait est la copie d’une part du contenu du document et est exposé selon laformule Un extrait doit être effectué d’un original

- Une copie est la copie complète, exacte du contenu du document, est effectué

de la copie certifiée et est exposé selon la formule

Maintenant, la copie est un moyen de communication à la plupart desétablissements La copie joue seulement le rôle d’une source de référence, elle n’estpas juridique

1.2.2 Gestion et traitement des documents de sortie

1.2.2.1 Présentation des documents de sortie

Le cadre spécialisé fait la rédaction Après la rédaction et l’impression, il fautdemander la signature chez la Direction ou la personne en charge avant de publier Il y

La présentation peut être faite par l’archiviste, la personne en charge du bureauadministratif ou bien la division professionnelle, mais il faut toujours rapporter ledocument au bureau administratif pour faciliter la veille, la vérification et la gestion

1.2.2.2 Vérification de la forme, numérotage et notation de la date

* Vérification de la forme du document

Avant de publier, l’archiviste doit vérifier encore une fois la forme, la techniqued’exposition du document; en cas d’erreur il faut la rapporter à la personne en charge

* Numérotage et notation de la date

Chaque document de sortie, sauf s’il n’est pas indiqué par la loi, est numérotéselon le système de numérotage de l’entreprise géré par l’archiviste

Le numérotage des documents juridiques et administratifs est fait selon la loi,comme suivant:

- Pour les entreprises qui publient moins de 500 documents par an, on peutnuméroter et enregistrer tous les documents ensemble

- Celles qui publient de 500 à moins de 2000 documents par an, on peutnuméroter et enregistrer les documents d’une façon mixe, selon le type de documentadministratif (décision (particulier), directive (particulier), lettre de recommandation,

…) et selon le groupe de document (avec le type indiqué comme programme, pland’action, reportage,… et correspondance officielle)

- Celles qui publient plus de 2000 documents par an, il faudrait faire lenumérotage et l’enregistrement pour chaque type de document administratif

Les documents confidentiels sont numérotés et enregistrés particulièrement.Chaque document a un numéro et une date, depuis 01 janvier jusqu’à 31décembre

Au numérotage de 1 à 9, pour le premier jour, le neuvième jour, le janvier et lefévrier, il faut ajouter un 0 avant pour éviter les malentendus potentiels (01 avec 11, 02avec 12…)

Le numéro est écrit au dessus, à gauche, sous le nom de l’auteur

1.2.2.3 Apposition du tampon sur les documents de sortie

* Tampon de l’entreprise

Le tampon de l’entreprise est permis seulement sur les documents signés, dire la signature de la Direction ou de la personne en charge (vice-adjoint) ou del’inférieur au nom du supérieur (PO – par ordre selon le contenu et l’importance dudocument) Il ne faut pas apposer le tampon sur un papier blanc

c’est-à-Le tampon doit être claire, la couleur d’encre doit suivre les règles de l’État Il estapposé sur un quart ou un tiers à gauche de la signature Dans quelques cas commeprojets, programmes, plans d’action, reportages,… ó on veut montrer la légitimité dudocument, on peut apposer le tampon sur le nom de l’auteur au dessus, à gauche dudocument

L’apposition du tampon sur les annexes est décidée par la personne qui signe ledocument et est faite sur la première page, sur une part du nom de l’entreprise ou dunom de l’annexe

Le tampon sur les bords adjacents des pages ou le tampon en relief est apposéselon les règles du Ministre, de la Direction de l’établissement de gestion L’appositiond’un tampon sur les bords des documents spécifiques et des annexes est faite au milieu

du bord à droite des pages Cela doit couvrir une part de toutes les pages

*Tampon de niveau d’urgence, de confidentialité

L’apposition du tampon de niveau d’urgence: EXPRESS (EXPRESS avec délaisaussi), URGENCE ATTENTAT et URGENCE sur le document est faite commesuivant:

- Selon le souhait de l’expéditeur sur la rapidité, il indique le niveau d’urgence:express, urgence attentat et urgence

- En rédigeant un document urgent, l’établissement ou l’individu en charge derédaction doit proposer le niveau d’urgence à la Direction

Selon la liste des secrets nationaux approuvée par le supérieur, la personne encharge doit posséder un document indiquant le niveau de confidentialité:

le cercle de circulation du document

Le modèle du tampon de niveau de confidentialité et du tampon de récupération,quant aux documents portant des secrets nationaux, est fabriqué selon la loi sur laprotection des secrets nationaux

1.2.2.4 Enregistrement des documents de sortie

Les documents de sortie sont enregistrés dans le livret d’enregistrement ou dans

la base de données

* Enregistrement des documents d’entrée avec livret

+ Établissement d’un livret d’enregistrement

En dépendant du nombre total et de la quantité de chaque type de document desortie chaque année, les établissements, les organisations établissent des livretsd’enregistrement Pourtant, il ne faut pas en établir trop mais seulement un livret avec

plusieures parts pour chaque type de document selon la méthode de numérotage etd’enregistrement de l’établissement, comme suivant:

- Pour les entreprises qui publient moins de 500 documents par an, il faudraitétablir seulement deux types de livret:

 Livret d’enregistrement des documents de sortie (type commun)

 Livret d’enregistrement des documents confidentiels

- Pour les entreprises qui publient de 500 à moins de 2000 documents par an,elles peuvent établir ces types de livret:

 Livret d’enregistrement des documents juridiques (le cas échéant), desdécisions (particulier), des directives (particulier) (type commun)

 Livret d’enregistrement d’autres types de document administratif et descorrespondances officielles (type commun)

 Livret d’enregistrement des documents confidentiels

- Pour celles qui publient plus de 2000 documents par an, il faut établir à moinsces types de livret:

 Livret d’enregistrement des documents juridiques (le cas échéant), desdécisions (particulier), des directives (particulier) (type commun)

 Livret d’enregistrement d’autres types de document administratif (typecommun)

 Livret d’enregistrement des correspondances officielles (type commun)

 Livret d’enregistrement des documents confidentiels

* Enregistrement des documents de sortie avec ordinateur et logiciel de gestion

de document

L’enregistrement des documents dans la base de données est effectué selon lesinstructions du logiciel de gestion de document

1.2.2.5 Transmission des documents de sortie

* Choix de l’enveloppe: Le choix du type d’enveloppe et de sa taille dépend de la

quantité, l’épaisseur et la taille du papier du document L’enveloppe doit être plusgrande que le document (uni ou plié) pour faciliter la mise dedans

Le matériel de l’enveloppe doit être tenace, durable, résistant de l’eau, épais dont

le poids est plus de 80 g/m2

*Exposition et rédaction de l’enveloppe

En dépendant de la quantité et de l’épaisseur du document, on choisit la façon depliage pour le mettre dans l’enveloppe Quand on plie, il faut mettre la face vide àl’extérieur

*Apposition du tampon de niveau d’urgence, de niveau de confidentialité et des autres types de tampon

Sur l’enveloppe, le tampon de niveau d’urgence doit correspondre à celui sur lesdocuments dedans

*Transmission des documents de sortie

+ Transmission directe aux divisions, aux individus dans l’entreprise:

En dépendant de la quantité des documents tranmis directement aux divisions,aux individus dans l’entreprise et la méthode de transmission (à la salle de stockage oul’archiviste va transmettre directement les documents aux divisions, aux individus),l’entreprise décide établir un livret propre ou utiliser le livret d’enregistrement pourfaire la transmission, comme suivant:

- Pour les entreprises qui ont un petit nombre de documents de sortie àtransmettre et la transmission est effectuée directement par l’archiviste, il faudraitutiliser le livret d’enregistrement pour faire la transmission en ajoutant la colonne

“Signature” après la colonne “Destination”

En transmettant les documents aux divisions, aux individus dans l’entreprise,celui qui les reçoit doit signer sur le livret

+ Transmission directe aux autres établissements

Tous les documents transmis directement par l’archiviste ou le facteur aux autresétablissements doivent être enregistrés dans le livret Celui qui les reçoit doit signer sur

le livret

+ Transmission par la poste

Tous les documents transmis par la poste doivent être enregistrés dans le livret.Quand l’employé de la poste reçoit l’enveloppe, il faut lui demander de vérifier, designer et de tamponner sur le livret (le cas échéant)

+ Transmission par le fax, l’Internet

En cas d’urgent, les documents peuvent être transmis par le fax ou l’Internet,mais il faut envoyer l’original pour les documents à archiver

+ Transmission des documents confidentiels

La transmission des documents confidentiels doit être effectuée selon l’Article 10

et l’Article 16 du Décret 33/2002/NĐ-CP et selon la Clause 3 du Circulaire12/2002/TT-BCA(A11)

*Veille de la transmission des documents de sortie

L’archiviste est responsable de veiller la transmission des documents de sortie,comme suivant:

- Il faut écrire une fiche de transmission pour veiller la transmission selon lesouhait du signataire L’établissement ou le rédacteur propose les documentsnécessaires d’une fiche, puis demande la décision chez le signataire

- Pour les documents tamponnés ‘‘Document à récupérer“, il faut les veiller etles récupérer à temps; à la réception il faut vérifier pour assurer qu’il ne manque pasquelques parts des documents

- Pour les enveloppes qui sont retournés par la poste pour quelques raisons(destinataire absent, adresse changée ), il faut les transmettre à la division ou àl’individu les ayant rédigées et le noter dans le livret pour faire la vérification sinécessaire

- En cas d’une perte d’un document, il faut la rapporter immédiatement à lapersonne en charge

1.2.2.6 Arrangement, conservation et utilisation des archives

Un document archivé est la version ayant la signature directe de la personne encharge

Les archives des documents de sortie sont arrangées selon l’ordred’enregistrement Ceux qui sont numérotés et enregistrés ensemble sont mis ensemble

et vice-versa Il faut respecter l’ordre des documents

Les établissements doivent équiper suffisamment des moyens nécessaires pourbien conserver les archives

L’archiviste est responsable d’établir un dossier de veille et de répondre à temps

au besoin d’utiliser des archives à la salle de stockage selon la loi et les règles del’établissement

L’archivage, la conservation et l’utilisation des documents tamponnés avec desniveaux de confidentialité sont faits selon la loi sur la protection des secrets nationaux

1.2.3 Archivage

+ Principes de l’archivage

- Science: Pour garantir la sécurité et l’utilisation efficace des archives, lesétapes professionnelles doivent être effectuées d’une façon scientifique De plus, ilfaut rechercher souvent les théories et la réalité, appliquer les résultats de latechnologie dans la situation réelle du Vietnam

- Confidentialité: Les archives contiennent les secrets nationaux que lesennemis, avec leurs manoeuvres peuvent voler, substituer, copier, exploiter pour leurcomplot C’est pourquoi il faut toujours être en éveil, garder les principes, les règlespour protéger les secrets nationaux Il faut aussi obéir sérieusement l’ordonnance sur laprotection des secrets nationaux

1.2.3.1 Collection des documents

Collecter des documents est le fait d’ajouter plus de documents aux archives del’établissement, aux archives étatiques au niveau central et local selon les principes etméthodes communes

La collection des documents est comportée de différentes actions comme:

- Collecter des documents pour les archives de l’établissement, les archivesétatiques selon la politique de contribution des archives

- Collecter des documents manqués pour ajouter aux salles des archives del’établissement ou de l’État

La collection et l’ajout des documents sont une des étapes importantes del’archivage Une bonne collection va fournir suffisamment les documents aux autresactivités de la société En outre, collecter permet aux autres étapes de l’archivaged’être effectuées comme réviser, recenser, conserver et exploiter les documents

*Archives: sont l’original des documents de valeur créés à travers les activités de

la Partie, des établissements étatiques, des organisations politiques – sociales, desorganisations économiques et des individus n’importe quel système social, quelsmatériaux et quelle méthode de création, qui sont choisies pour la conservation etl’étude historique et scientifique

Les archives sont:

- Les documents bien traités

- Les anciens documents qui restent aux établissements ou chez les individus

- Les documents contribués par les individus, les familles,…

- Les documents collectés selon la demande de l’établissement ou des archivesnationales

*Fonds d’archives: est l’ensemble des archives ayant une relation logique ethistorique créées à travers les activités d’un pays, d’un établissement, d’un individu,est comporté de:

- Fonds d’archives national du Vietnam: tous les documents de la RépubliqueSocialiste du Vietnam n’importe quand, quelle origine, quel système social, quel lieu

de conservation et quelle méthode de création Ces documents portent sur la Partiecommuniste du Vietnam et l’État du Vietnam

- Fonds d’archives de l’établissement: tous les documents créés sous les travaux

de d’un l’établissement puis choisis d’être conservés Un établissement peut fonderson fonds d’archives s’il réponde à ces critères:

Il a un document qui indique la formation, la fonction, les missions, les droits et

la structure

Il a un propre compte, un tampon et une salle de stockage

- Fonds d’archives personnel, familial ou générationnel est tous les documentscréés pendant la vie d’une personne, d’une famille ou d’une génération

*Arrangement des archives

- Selon l’alphabet

- Selon le nom (Instruction, Règle,…)

- Selon le sujet (instruction, lettre,…)

Les documents arrangés en un système lié à un contenu, un fait, un sujet,…comporte un dossier Un dossier est le résultat d’un arrangement

1.2.3.2 Révision des archives

* Définition: Réviser les archives est l’ensemble des étapes professionnelles del’archivage: classifier, évaluer, créer des dossiers, arranger des documentsscientifiquement et les utiliser efficacement

*But:

- En révisant des documents pour les classer et les documenter, on sélectionnedes documents de valeur à conserver et des documents inutiles à détruire

- La révision des documents facilitera la mise en œuvre des étapes de stockage etfacilitera l’exploitation efficace des archives.

* Principe: les documents dans les archives doivent être révisés selon les fondsd’archives: les documents d’un fonds doivent être arrangés et révisés selon ce fondspour faciliter les statistiques, la conservation, l’exploitation et l’utilisation

* Le processus de révision d’un document d’une organisation se fait en deuxphases:

- Préparer la révision:

• Rechercher et écrire l'histoire des unités du fonds

• Développer une systématisation du matériel du fonds dans un ordrescientifique

 Sélectionner l'une des options suivantes: "Structure organisationnelle - Temps"

"Temps Structure organisationnelle" '"Domaine d’activité Temps" "," Temps Domaine d’activité "," Temps - Problème ''

-• Rédiger des instructions professionnelles

• Faire un plan de révision

• Vérifier, ajouter le matériel supplémentaire du fonds avant de procéder à larévision

• Préparer des moyens appropriés tels que des tables, des chaises, des étagères,

du papier, des stylos, etc

- Réviser des documents:

• Systématiser les documents dans le fonds selon le plan prévu

• Déterminer la valeur des documents pendant le processus de révision

• Cataloguer des dossiers:

Cataloguer l’intérieur comprend:

- Trier des documents internes

- Numéroter des feuilles

- Écrire des documents dans le dossier

- Écrire le document final

Cataloguer l’extérieur comprend:

- Nom du fonds et nom de l'établissement du fonds

- Titre du dossier

- Dates de début et de fin des documents

1.2.3.3 Détermination la valeur des archives

+ La détermination de la valeur des documents est dans le but de sélectionner desdocuments précieux à conserver C’est l’objectif principal, l’autre est d’identifier lesdocuments périmés pour la destruction

+ Normes pour déterminer la valeur des documents:

- Contenu

- Établissement du fonds

- Auteur

- Répétition des informations

+ Organisation pour déterminer la valeur des archives:

- Organiser un conseil: Chef ou responsable du bureau; Archiviste del’établissement; Personnel de l’établissement ayant des documents

- Déterminer la valeur des documents dans les fonds de l’établissement sous ladirection du Conseil d'évaluation des documents

- Détruire des documents: Les documents à détruire sont classés dans une tabledes matières Cette table des matières est approuvée par le Conseil d’évaluation desdocuments et le responsable de l’établissement décide de la détruire Les documentssont détruits par un broyeur ou une déchiqueteuse Après la destruction de documents,

un rapport écrit doit être envoyé au responsable de l’établissement

1.2.3.4 Assurance de la sécurité des archives

La conservation des documents est tous les travaux effectués pour assurer unstockage en toute sécurité en prolongeant la durée de vie des archives pour uneutilisation immédiate et à long terme

* Facteurs détruisant les archives:

- Facteurs naturels: humidité, température, lumière, poussière, moisissure,insectes, tempêtes, etc sont des facteurs naturels qui endommagent directement lesdocuments Notre pays a un climat chaud et humide, une température et une humiditéélevées, des conditions favorables aux moisissures et à la reproduction rapide desinsectes Ce sont des difficultés pour la conservation des documents

- Facteurs humains: ils comprenne des actions conscientes telles que ladestruction des ennemis , es vols, la négligence du personnel et des utilisateurs dedocuments, le non-respect des règles de protection ou l’évaluation incorrecte desdocuments Ces actions peuvent détruire des documents de valeur

- Facteurs chimiques: produits chimiques en cours de stockage, substances quipénètrent des documents d’un environnement contaminé

* Équipement et mode de stockage des archives

La salle de stockage doit être construite dans un endroit sec, propre, loin desétangs, des égouts, de la nappe phréatique La place ó se trouvent les documents doitêtre séparée des autres salles de travail Dans la salle il faut avoir tout le matérielnécessaire et en conformité avec les exigences de stockage telles que: rack, classeur,équipement de climatisation, placard résistant à l’humidité et autres équipements.Lors du stockage des archives, il est nécessaire de laisser les documents dans unconteneur scellé et de les placer sur l'étagère Lorsque les documents sont remis d'unbureau à un autre ou utilisés, le procès-verbal doit être enregistré et, au renvoi il fautles vérifier En particulier, il doit exister des règles internes et une application strictedes règles de prévention des incendies

1.2.3.5 Statistiques et vérification des archives

a Statistiques

* But:

- Aider la base d'archives à développer un plan d’ajout des documentssupplémentaires