Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp cybersoft

LỜI CẢM ƠNĐể thực hiện nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ &TMĐT

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÍ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM

QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện : Bùi Thị Thu Uyên PGS.TS.Đàm Gia Mạnh Mã sinh viên : 15D190123

HÀ NỘI – 2018

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft”, ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được rất

nhiều sự quan tâm, tận tình giúp đỡ của nhà trường cùng các thầy cô trong khoa và cácanh chị nhân viên Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại trường Đại học Thương Mại đã giúpbản thân em học hỏi thêm được rất nhiều,từ kiến thức chuyên ngành đến các kỹ năngmềm giúp nâng cao khả năng tư duy và làm việc độc lập của bản thân

Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô trường Đại họcThương Mại đặc biệt là các thầy cô giáo khoa “Hệ thống thông tin kinh tế & Thươngmại điện tử” đã tạo điều kiện cho em được học tập và nghiên cứu Em cũng xin đượcgửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Đàm Gia Mạnh đãtận tình chỉ bảo cho em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này

Trong quá trình thực tập cũng như hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này, dù đã

cố gắng hết sức nhưng năng lực bản thân cũng như kiến thức về phân tích thiết kếcủa em còn nhiều hạn chế, thế nên bài khóa luận của em khó tránh khỏi những thiếusót Em rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bài khóa luận của em đượchoàn thiện hơn

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên thực hiện

Bùi Thị Thu Uyên

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG,BIỂU vi

DANH MỤC HÌNH VẼ vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lí bán hàng 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu khóa luận 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG 4

1.1 Những khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Cơ sở lí luận về HTTT 4

1.1.2 Các thành phần của HTTT 4

1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 5

1.1.4 Quy trình phát triển hệ thống thông tin 5

1.2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng 7

1.2.1 Quản lý bán hàng 7

1.2.2 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng 7

1.2.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 8

1.3 Các công cụ hỗ trợ thực hiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng 10

1.3.1 Phân tích, thiết kế hệ thống quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng 10

1.3.2 Microsoft Visual Studio 14

1.3.3 SQl server 14

1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế 15

1.4.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 15

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN

TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 17

2.1 Tổng quan về công ty 17

2.1.1 Sơ lược về công ty 17

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 17

2.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 17

2.1.4 Tập khách hàng của công ty 18

2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 19

2.2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty 19

2.2.2 Vai trò các bộ phận trong hoạt động của công ty 20

2.3 Các dịch vụ 20

2.31 Dịch vụ tư vấn thiết kế và mã hóa thông tin 20

2.3.2 Dịch vụ triển khai phần mềm 21

2.3.3 Dịch vụ tư vấn quy trình 21

2.3.4 Dịch vụ bảo hành – Hỗ trợ sử dụng 21

2.3.5 Dịch vụ bảo trì hệ thống 21

2.4 Tình hình hoạt động của công ty 3 năm gần đây 21

2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin của công ty 22

2.5.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin 22

2.5.2 Cơ sở hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin 23

2.5.3 Nguồn nhân lực CNTT 24

2.6 Thực trạng và đánh giá về hệ thống thông tin quản lí bán hàng của Công ty cổ phần Cybersoft 25

2.6.1 Quy trình bán hàng tại Công ty Cybersoft 25

2.6.2 Đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động quản lí bán hàng hiện tại 26

2.6.2.1 Ưu điểm 26

2.6.2.2 Nhược điểm 26

2.6.3 Kết quả phân tích thực trạng vấn đề xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty Cybersoft 27

2.6.4 Đánh giá thực trạng của vấn đề xây dựng phân tích thiết kế HTTT quản lí bán hàng tại Công ty Cybersoft 29

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH

NGHIỆP CYBERSOFT 31

3.1 Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2018-2020 31

3.2 Đặt bài toán 31

3.2.1 Mô tả bài toán 31

3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống 32

3.3 Phân tích bài toán 33

3.3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát 33

3.3.2 Biểu đồ usecase chi tiết 34

3.3.3 Biểu đồ lớp 41

3.3.4 Biểu đồ trạng thái 42

3.3.5 Biểu đồ tuần tự 45

3.3.6 Biểu đồ hoạt động 48

3.3.7 Biểu đồ thành phần 49

3.3.8 Biểu đồ triển khai 50

3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện 51

3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 51

3.4.2 Thiết kế giao diện 54

3.5 Một số đề xuất và kiến nghị 60

3.5.1 Kiến nghị với Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft .60 3.5.2 Đề xuất hướng phát triển 60

KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

BẢNG

Bảng 2.1: Tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ 18

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2015 – 2017 21

Bảng 2.2: Trang thiết bị phần cứng tại công ty 23

Bảng 2.3: Mức độ thảo dụng trang thiết bị CNTT tại công ty 27

Bảng 2.4: Mức độ quan tâm về xây dựng “ HTTT quản lí bán hàng “ 28

Bảng 3.1: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục khách hang 35

Bảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục kho 36

Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục hàng hóa 37

Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lí đơn đặt hàng 38

Bảng 3.5: Kịch bản usecase quản lí hóa đơn bán hàng 39

Bảng 3.6: Kịch bản usecase báo cáo thống kê 41

Bảng 3.7: Hóa đơn bán hàng 51

Bảng 3.8: Háng hóa 51

Bảng 3.9: Kho 51

Bảng 3.10: Chi tiết kho 52

Bảng 3.11 Đơn hàng 52

Bảng 3.12: Chi tiết đơn đặt hàng 52

Bảng 3.13: Hóa đơn bán hàng 52

Bảng 3.14: Chi tiết hóa đơn bán hàng 53

BIỂU Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tình hình tăng trưởng doanh thu công ty giai đoạn 2015-2017 22

Biểu đồ 2.2: Ngôn ngữ lập trình được sử dụng để thiết kế phần mềm 29

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin 4

Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ Usecase về HTTT quản lí bán bảo hiểm 11

Hình 1.3: Ví dụ biểu đồ lớp học sinh 11

Hình 1.4: Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm .11

Hình 1.5: Ví dụ biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm giá bán sản phẩm 12

Hình 1.6: Ví dụ biểu đồ hoạt động .12

Hình 1.7: Ví dụ biểu đồ thành phần hệ thống ATM 13

Hình 1.8: Ví dụ về một biểu đồ triển khai 13

Hình 2.1 Logo chính thức Công ty Cybersoft 17

Hình 2.1: Khách hàng sử dụng dịch vụ ERP của công ty 19

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft 19

Hình 3.1: Usecase tổng quát 33

Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí danh mục 34

Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí bán 37

Hình 3.4: Biểu đồ usecase chức năng báo cáo thống kê 40

Hình 3.5: Biểu đồ lớp 42

Hình3.6: Biểu đồ trạng thái chức năng đăng nhập 42

Hình 3.7: Biểu đồ trạng thái chức năng thêm mới hàng hóa 43

Hình 3.8: Biểu đồ trạng thái chức năng sửa thông tin hàng hóa 43

Hình 3.9: Biểu đồ trạng thái chức năng xóa hàng hóa 44

Hình 3.10: Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn 44

Hình 3.11: Biểu đồ trạng thái chức năng thống kê báo cáo 44

Hình 3.12 :Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới hóa đơn bán hàng 45

Hình 3.15 :Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng 46

Hình 3.13:Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới phiếu đặt hàng 47

Hình 3.14: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập 48

Hình 3.15: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí danh mục hóa đơn bán hàng 48

Hình 3.16: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí hóa đơn bán hàng 49

Hình 3.17: Biểu đồ thành phần 50

Hình 3.18: Biểu đồ triển khai hệ thống 50

Hình 3.19: Mô hình dữ liệu quan hệ 53

Hình 3.20: Giao diện màn hình đăng nhập 54

Hình 3.21: Giao diện chờ đăng nhập vào hệ thống 54

Hình 3.22: Giao diện màn hình trang chủ 55

Hình 3.23: Giao diện màn hình danh mục hóa đơn bán hàng 55

Hình3.25: Giao diện màn hình danh mục hóa đơn bán hàng 56

Hình 3.24: Giao diện màn hình danh mục hóa đơn bán hàng 56

Hình 3.26: Giao diện màn hình “Đơn đặt hàng” 57

Hình 3.27: Giao diện màn hình “ Hóa đơn bán hàng” 57

Hình 3.28 Giao diện màn hình “Tìm kiếm chứng từ” 58

Hình3.29: Giao diện màn hình “Điều kiện lọc báo cáo” 58

Hình 3.30 Giao diện màn hình “ Bảng kê hóa đơn bán hàng” 59

Hình 3.31: Giao diện thông báo không tìm thấy chứng từ 59

Hình 3.32: Giao diện thông báo cập nhật dữ liệu thành công 59

Hình 3.31: Giao diện thông báo thoát chương trình 60

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lí bán hàng

Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, các công ty cung cấp các dịch vụgiải pháp phần mềm ngày càng được phát triển không ngừng Việc thị trường ngàycàng có nhiều sự thay đổi, các doanh nghiệp phần mềm sẽ ngày càng thêm những khókhăn mà họ phải đối mặt, không chỉ về đối thủ cạnh tranh mà ngay cả về quản lý tínhtoán phân bổ nguồn lực của mình như thế nào cũng là những khó khăn khi mà quy môcủa doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh.Vì thế việc quản lý điều hành ngày càng trở nênquan trọng với lãnh đạo công ty trong việc hỗ trợ ra các quyết định điều hành đồngthòi giảm thiểu sai sót một cách tối đa, tiết kiệm thời gian và chi phí

Các doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào đi chăng nữa cũng nhận thấyđược rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất, kinh doanh vàđiều hành doanh nghiệp sẽ giúp tăng năng xuất cho doanh nghiệp

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft được thành lập từnăm 2003 với kinh nghiệm hoạt động trên 15 năm Sản phẩm của Cybersoft được hơn

2000 khách hàng trên cả nước với nhiều loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô hoạtđộng cũng như hình thức sở hữu tin tưởng và sử dụng Với mục tiêu trở thành nhàcung cấp hàng đầu phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thế doanh nghiệp tạiViệt Nam Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft luôn dành được giải thưởngSao Khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – Vinasa

Trên cơ sở nghiên cứu tại doanh nghiệp có thể thấy được rằng quy mô công ty

Cổ phần phần mềm Cybersoft ngày càng lớn mạnh, tập khách hàng tin tưởng và sửdụng dịch vụ sản phẩm của công ty ngày càng tăng dẫn đến việc quản lý thông tin của

dự án, khách hàng gặp khá nhiều khó khăn Vì thế việc xây dựng phần mềm quản lýbán hàng cho công ty sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng trên hệ thốngmáy tính như: Từ khi tiếp nhận đơn hàng cho tới khi giao hàng cho khách và xuất hóađơn thanh toán có thể thực hiện một cách đầy đủ.Phần mềm này sẽ giúp hoạt độngquản lí bán hàng có hiệu quả hơn do việc giảm thiếu các thao tác xử lý thủ công, cùngvới đó là việc thực hiện tạo các đơn hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng,đúngthời gian sẽ tạo cảm giác hài lòng cho khách hàng và giảm bớt việc phải sửa chữa,chỉnh sửa đơn hàng bán

Với tầm quan trọng và ý nghĩa của việc quản lý bán hàng tại doanh nghiệp em

xin đưa ra đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty

cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft “ để tìm hiểu và nghiên cứu.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Trước đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty

cổ phần phần mềm Cybersoft “ được đề xuất với các mục tiêu và nhiệm vụ như sau :

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí bánhàng cho Công ty Cybersoft

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Hệ thống hóa kiến thức về hệ thống thông tin, kiến thức về hệ thống thông tinquản lí bán hàng, các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích thiết kế phần mềm trên cơ sở tài liệu đặc tả yêu cầu bài toán, đồng thờixây dựng CSDL cho hệ thống của phần mềm quản lý bán hàng

Nghiên cứu tìm hiểu về quy tình quản lý bán hàng của Công ty cổ phần phầnmềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, từ đó viết được tài liệu tài liệu đặc tả hệ thống,tìm hiểu cách thức truyền nhận thông tin tại công ty Đưa ra đánh giá và tiến hànhphân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp, có khả năng tùychỉnh cao không chỉ phù hợp với công ty mà còn có khả năng sử dụng cho các doanhnghiệp vừa và nhỏ khác

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp này là: Hệ thống thông tinquản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề như sau :

Thứ nhất: Hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềmquản trị doanh nghiệp Cybersoft

Thứ hai: Thông qua việc tìm kiểu tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thôngtin quản lí bán hàng cho công ty

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau :

 Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý bán hàng trong môi trường sản xuất

kinh doanh phần mềm của Công ty Cybersoft

 Về thời gian: Các số liệu thu thập được lấy trong khoảng thời gian 2 năm trở

lại đây cụ thể từ 2015 cho tới 2017, kết hợp đưa ra các nhạn xét các con số thu thậpđược thông qua phiếu khảo sát trong tháng 9/2018

 Về nội dung: Do thời gian không cho phép nên đề tài sẽ chỉ tập trung nghiên

cứu những chức năng cụ thể đặt ra cho việc liên quan tới quản lý bán hàng như:Quản lí các danh mục chung của hệ thống như danh mục kho, danh mục đối tượng(baogồm khách hàng và nhà cung cấp), danh mục hàng hóa.Quản lí việc nhập – xuất hàng hóacủa doanh nghiệp, cuối cùng là chức năng báo cáo cho phép hệ thống thực hiện việc kếtxuất báo cáo kinh doanh cho hoạt động phục vụ mục đích cho doanh nghiệp.Hiện naycông ty sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình để xây dựng phần mềm cho khách hàng, phần

mềm quản lý bán hàng sẽ được xây dựng bằng ngôn ngữ VB Net và hệ quản trị CSDLSQL server 2008 R2 để phù hợp với cấu hình các máy hiện tại.

4 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phươngpháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệthống được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu về đối tượng cần nghiên cứu như:

cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, phương thức quản lý nhân viên…

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp này ngoàiviệc nghiên cứu các tài liệu như giáo trình, bài giảng khoa học của trường Đại họcThương Mại cùng với đó là kết hợp với đó là tài liệu về quy trình sản xuất phần mềm,tài liệu liên quan tới phân tích thiết kế hệ thống thông tin giúp em có nhiều cơ sở vềkiến thức trong quá trình hoàn thiện việc phân tích thiết kế các chức năng của hệ thốngthông tin quản lí bán hàng

Thu thập dữ liệu thứ cấp: Các kiến thức ngoại được thu thập thông qua tài liệucòn được em thu thập thông qua sách báo, Website công ty để có thêm được nhữnghiểu biết về nghiệp vụ quản lý bán hàng

Thu thập dữ liệu sơ cấp: Các số liệu được trình bày trên khóa luận tốt nghiệp nàyđược em thu thập thông qua phiếu khảo sát, phỏng vấn cán bộ công nhân viên củacông ty Qua việc đó mà em nắm được những thông tin cơ bản về công ty, về quy trìnhbán hàng tại công ty giúp cho việc hình thành các chức năng phần mềm ,thiết kế hệthống thông tin phù hợp nhu cầu doanh nghiệp

5 Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng.Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lí bán hàngcủa Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cổphần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG

1.1 Những khái niệm cơ bản

1.1.1 Cơ sở lí luận về HTTT

Thông tin: Là dữ liệu được rút ra thông qua quá trình (Phân tích, tổng hợp) phù

hợp với mục đích của người sử dụng Thông tin có thể gồm nhiều giá trị tỏ chức dữliệu sao cho nó có ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể

Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp phần cứng, phần mềm và các hệ

thống mạng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu nhằm phục vụ mục địch của tổ chức

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ

và cung cấp các thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phối hợp kiểm soát trongdoanh nghiệp hướng tới kết quả mong muốn

Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống có kết cấu mềm dẻo được xây dựng trên

nền tảng CNTT, được cấu thành bởi nhiều hệ thống con có mục tiêu cung cấp thôngtin cho việc quyết định và kiểm soát Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lí giaodịch và tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng hệ thống

1.1.2 Các thành phần của HTTT

Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm năm thành phần: Con người, CSDL, phầncứng, phần mềm, thiết bị kết nối mạng

Hình 1.1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin

 Con người: Thành phần quan trọng nhất của hệ thống với vai trò chủ đạo thực

hiện việc xây dựng, vận hành, bảo trì hệ thống

 Phần cứng: bao gồm các thiết bị vật lí cụ thể của máy tính, hệ thống mạng

làm thiết bị hỗ trợ cho HTTT

 Phần mềm: Tập hợp những ngôn ngữ được viết một cách có quy tắc, thực

 Hệ mạng truyền thông: Mạng máy tính bao gồm các máy tính độc lập được

kết nối với nhau thông qua đường truyền dựa trên các quy tắc truyền thông nhất định

 Cơ sở dữ liệu: tập hợp dữ liệu được lưu trữ theo nguyên tắc được lưu trữ trên

các thiết bị lưu trữ thứ cấp để thỏa mãn các yêu cầu khai thác thông tin từ phía người dùng hay chương trình ứng dụng với các mục đích khác nhau

1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin(HTTT) góp phần quan trọng vào tăng công suất lao động vàhiệu quả làm việc của nhân lực tại các tổ chức và doanh nghiệp Ngày nay, trên bất cứmột lĩnh vực kinh doanh nào, sở hữu một HTTT mạnh là yếu tố sống còn trong pháttriển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trênthị trường toàn cầu bởi vì:

Thứ nhất: Hệ thống thông tin nằm ở vị trí trung tâm, là phần tử kích hoạt cácquyết định mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo …)

Thứ hai: Hệ thống thông tin đóng vai trò là trung gian giữa doanh nghiệp và môitrường bên ngoài, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp

Vd: Thông tin phản ánh tình trạng kinh doanh của tổ chức sẽ có tác động lớnkhông chỉ việc ra quyết định cho hoạt động kinh doanh hiện tại, mà còn phục vụ chocông tác dụ báo cho kế hoạch cho tương lai

Thứ ba: Hệ thống thông tin giúp cho quá trình điều hành của doanh nghiệp trởnên hiệu quả hơn thông qua đó doanh nghiệp cắt giảm được chi phí, tăng năng xuấtchất lượng và hiệu quả công việc

Thứ tư: Hệ thống thông tin góp phần không nhỏ xây dựng mối quan hệ chặt chẽđối với khách hàng, chủ động được trong quá trình làm việc, khuyến khích sự sáng tạogóp phần đổi mới không ngừng

1.1.4 Quy trình phát triển hệ thống thông tin

Có khá nhiều các lý thuyết về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thôngtin, dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau nhưng tựu trung lại là các giai đoạncủa quá trình phát triển :

 Khảo sát và lập kế hoạch dự án

Quá trình khảo sát sẽ giúp cho người phân tích thiết kế có cái nhìn tổng quát nhất

về quy trình và nghiệp vụ về công ty nơi mà mình muốn xây dựng và phát triển hệthống

Nghiên cứu những hiện trạng là bước khởi đầu của quá trình phát triển HTTTBước này giúp tìm hiểu bài toán hay chính xác hơn là nhu cầu về hệ thống

Việc khảo sát này được chia làm hai giai đoạn :

Giai đoạn 01

- Tiếp đến sẽ khảo sát chi tiết, thu thập thông tin của hệ thống nhằm phục vụcho quá trình phân tích thiết kế.

Giai đoạn 02

- Môi trường và các ràng buộc của hệ thống cần xây dựng như thế nào ?

- Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì ?

- Trên cơ sở khảo sát đó mà các nhà khảo sát, nhà phát triển đánh giá được thựctrạng, xác đinh điểm yếu của hệ thống hiện tạo, lập phương án phát triển HTTT, phạm

vi, hạn chế mục tiêu của dự án

 Phân tích hệ thống

Công việc này nhằm xác định những thông tin và các chức năng cần xử lý thôngtin, các chức năng cần phát triển

- Phân tích hệ thống bao gồm các công việc cụ thể như sau :

Xác định yêu cầu của HTTT, xác địnhcác chức năng, dữ liệu nghiệp vụ quy trìnhhoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triểncủa HTTT mới

Tất cả các hệ thống đều cần sử dụng một CSDL cho riêng mình, CSDL có thể là

đã có hoặc được xây dựng mới Việc phân tích thiết kế CSDL có thể được thực hiệnriêng hoặc chung với việc phân tích thiết kế Vấn đề ở đây đặt ra là làm sao cơ thể xâydựng được một CSDL giảm được tối đa tính dư thừa cũng như phải dễ khôi phục vàduy trì

Kết quả cần thu được của giai đoạn này là bản đặc tả thiết kế, bản đặc tả sẽ đượcchuyển giao cho lập trình viên để thực hiện công việc lập trình

 Lập trình

Là khâu nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định trong tài liệu thiết

kế Giai đoạn này các lập trình viên sẽ thực hiện công việc lập trình, lựa chọn công cụcho hệ quản trị CSDL và cài đặt CSDL cho hệ thống

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình, công cụ giúp thiết kế giao diện, module chươngtrình cho hệ thống, tiến hành xây dựng lên các tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kýthuật

 Kiểm thử

Sau giai đoạn kiểm thử được tiến hành Các yếu tố liên quan tới viêc kiểm thửphần mềm đó là: Kế hoạch kiểm thử (Test plant ), Kịch bản kiểm thử ( Test discription), dữ liệu kiểm thử, các công cụ kiểm thử Kiểm thử sẽ tiến hành xe xét nhằm phát hiệnnhững sai sót lỗi còn tồn tại nhằm khắc phục trước khi đưa vào sử dụng phần mềm

 Bảo trì phần mềm

Giai đoạn này cần thực hiện những công việc như: Bảo trì, cải thiện hệ thống và

thích nghi HTTT với những thay đổi với môi trường xung quanh bởi lẽt trong thời

gian sử dụng, phần mềm sẽ cần cải tiến và nâng cấp để phù hợp với những thay đổi vềchức năng cũng như nhu cầu người dùng

Nếu việc thiết kế, xây dựng HTTT với mô hình phù hợp thì viêc bảo trì HTTT sẽ dễdàng Ngược lại chi phí sẽ tăng cao, không thỏa mãn được nhu cầu của người dùng,nghiêm trọng hơn là phải xây mới lại toán bộ HTTT cũ mà doanh nghiệp đang có

1.2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng 1.2.1 Quản lý bán hàng

Bán hàng là một hoạt động nền tảng trong kinh doanh trong đó có sự gặp gỡ giữangười bán, người mua Giúp hai bên thỏa thuận và đạt được mục tiêu là sự trao đổi vềsản phẩm

Khái niệm quản lí bán hàng: Quản lí bán hàng là hoạt động quản trị của cá

nhân hoặc một nhóm người trong lĩnh vực bán hàng nhằm đảm bảo cho việc kinhdoanh hoạt động một cách có hiệu quả, đạt được những yêu cầu và chiến lược kinhdoanh đề ra

Nhiệm vụ của việc quản lí bán hàng: là phân phối hàng hóa đến những kênh

phân phối theo mục tiêu đã định ,cùng với đó tối ưu hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chiphí cho các hoạt động như quản lí, thu chi

Tác dụng của việc quản lí bán hàng: Quản lí bán hàng góp phần vào giải

quyết các mặt về kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp kinh doanh các sảnphẩm dịch vụ có hoạt đông hiệu quả hay không là nhờ sử kiểm soát một cách có hiệuquả về hàng hóa, chi phí của mình

1.2.2 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ cung cấp đầy

đủ các chức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ hay cá nhân bán hàng quản lý một cáchhiệu quả công việc của mình trong tất cả các phân đoạn bán hàng như: Nhập hàng,quản lí hàng hóa, quản lí kho, quản lý bán hàng, quản lí đơn hàng, nhân viên… có ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mối quan hệ với kháchhàng Hệ thống giúp cho hoạt động lưu trữ một cách tập trung và dễ dàng nhất khi truy

Các chức năng chính của một phân hệ quản lí bán hàng gồm:

 Quản lí thông tin của hàng hóa: Không giới hạn các hàng hóa được quản lí,lưu trữ thông tin về hàng hóa, các đơn giá của hàng hóa

 Quản lí thông tin khách hàng: Số lượng khách hàng được lưu trữ không giớihạn, lưu giữ các thông tin của khách hàng, phân nhóm khách hàng theo các chỉ tiêu,loại hình doanh nghiệp, vùng miền

 Quản lí kho: Thông tin hàng hóa còn tồn tại là bao nhiêu, vị trí kho, phân loạikho theo vùng miền

 Quản lí đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng: Quản lí về doanh thu bán hàng,theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán của khách

 Thống kê báo cáo: Hệ thống cho phép kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vàomục đích của người quản trị hệ thống

Một phần mềm quản lí bán hàng cần quản lí được toàn bộ thông tin không chỉ vềhàng hóa, dịch vụ, khách hàng mà còn cần quản lí được nhân viên bán hàng và kếtxuất được báo cáo và kết quả kinh doanh … đồng thời việc truy xuất, cập nhật thôngtin cần dễ dàng khi có sự thay đổi

Phần mềm có khả năng quản lí hệ thống thêm bớt, phân quyền người dùng tùythuộc vào bộ phận trách nhiệm người dùng

Khi sử dụng phần mềm vào công việc bán hàng giúp cho cá nhân, nhóm, tổ chứckiểm soát một cách hiệu quả được hoạt động kinh doanh của mình, từ đó đưa ra đượcnhững quyết định đúng đắn mọi lúc mọi nơi

1.2.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Muốn có được một hệ thống thông tin tốt, đáp ứng được yêu cầu của người dùngthì hệ thống nà cũng phải trải qua các giai đoạn nhất định đó là: Khảo sát, thiết kế, xâydựng, cài đặt, khai thác và bảo trì Trong đó giai đoạn phân tích thiết kế đóng vai tròquan trọng

Giai đoạn phân tích nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy

hệ thống phải thực hiện những gì và dữ liệu mà nó đề cập ra sao

Có hai cách tiếp cận chính trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin :

 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng

Đặc điểm của phương pháp này là phân chia chương trình thành nhiều chươngtrình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định Cáchthực hiện của phương pháp này là Top – Down Từ bài toán nhỏ với các chức năngtổng quát ta đi phân rã chúng thành các bài toán nhỏ ,chi tiết tới khi bài toán có thể dễdàng được xử lý

Đặc điểm: Bài toàn lớn được chia ra thành các bài toán nhỏ hơn dễ xử lý

Các hàm truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số

Chương trình tiếp cận theo hướng Top – Down từ trên xuống dưới

 Phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng này hệ thống sẽ được chia tương ứng thành cácthành phần nhỏ gọi là đối tượng Phần mềm được xây dựng bằng cách kết hợp các đốitượng dựa trên nền tảng tương tác giữa các đối tượng

Một số thuật ngữ liên quan tới phương pháp này :

Đối tượng (Object): Gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này

Đóng gói (Encapsulation ): Không cho phép tác động trực tiếp vào dữ liệu màphải thông qua các đối tượng trung gian

Lớp: Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng mộtphương pháp

Thành phần: là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữu một chứcnăng nhất định trong hệ thống

Gói ( Package ): Là cách thức tổ chức các thành phần, phần tử hệ thóng thànhcác nhóm Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con

Kế thừa: Trong hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính vàphương thức cua một hay nhiều lớp khác Kiểu quan hệ này được gọi là quan hệ kế thừa

 So sánh hai phương pháp hướng cấu trúc và hướng đối tượng

Hai phương pháp trên đều có những đặc điểm riêng biệt trong đó :

Phương pháp hướng cấu trúc với tư duy phân tích rõ ràng, giúp cho người đọc dễhiểu ngay cả khi họ không có nhiều kiến thức về phân tích thiết kế Tuy nhiên, vớiphương pháp này việc hỗ trợ sử dụng lại là không thể, các chương trình trong hướngcấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào bài toán gốc nên nó không thể sử dụng với bài toánvới yêu cầu dữ liệu khác Việc phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn thànhcác modul chương trình sẽ không dễ dàng và có thể gây ra lỗi trong quá trình phân tích

và thiết kế hệ thống Hơn nữa với phương phá này mô hình được xây dựng theo cáchtiếp cận trên không thể mô tả được đầy đủ, trung thực hệ thống hoạt động như thế nàotrong thực tế Do đó phương pháp hướng cấu trúc chỉ phù hợp với các hệ thống nhỏ,với các chức năng của hệ thống có chức năng rõ ràng, khả năng mở rộng không cao.Khác với phương pháp trên phương pháp hướng đối tượng tập trung cả hai hướng

là cả dữ liệu và hành động Hệ thống được xây dựng bởi phương pháp này có khả năngtùy chỉnh theo hướng người dùng cao, khả năng mở rộng thêm khi nhu cầu mới phátsinh Thông qua việc kế thừa mà giảm bớt thời gian xây dựng, loại bỏ được chươngtrình lặp lại khi khai báo và mở rộng khả năng sử dụng các lớp ngắn gọn tiết kiệm thời

gian Cách thiết kế dựa trên thao tác và hành động ngoại thực tế, nên dễ dàng chongười sử dụng.

Chính vì điều này sau khi nghiên cứu và quan sát thực tế tại công ty em nhậnthấy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft có quy mô khá lớncùng với đó là những ưu điểm nổi trội mà phương pháp phân tích hướng đối tượngđem lại nên trong bài KLTN này em xin được sử dụng phương pháp phân tích thiết kếhướng đối tượng để phân tích và thiết kế cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng củamình

1.3 Các công cụ hỗ trợ thực hiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng

1.3.1 Phân tích, thiết kế hệ thống quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng

UML và công cụ phân tích thiết kế

UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất bao gồm nhiều kí hiệu hình học,được phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế củamột hệ thống

Mô hình thường được mô tả trong ngôn ngữ trực quan, điều đó có nghĩa là đa phần các thông tin được thể hiện bằng các ký hiệu đồ họa và các kết nối giữa chúng, chỉ khi cần thiết một số thông tin mới được biểu diễn ở dạng văn bản.Việc biểu diễn phải tuân thủ theo các quy tắc về: Sự chính xác, đồng nhất, có thể hiểu được, dễ thay đổi và dễ dàng liên lạc với các mô hình khác

Mô hình hóa các hệ thống nhằm mục dích:

 Hình dung một hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của người sử dụng

 Chỉ rõ ra các cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống

 Tạo một khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xây dựngphần mềm

 Ghi lại quyết định các nhà phát triển để sử dụng sau này

Các thành phần mô hình chính trong UML

Biểu đồ Use case ( Use case diagram ): Một biểu đồ Usecase sẽ chỉ ra một số

lượng các tác nhân ngoại cảnh và mối liên kết của chúng đối với Usecase mà hệ thốngcung cấp Đi kèm với các Usecase là các kịch bản

Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ Usecase về HTTT quản lí bán bảo hiểm

Biểu đồ lớp (Class diagram ): sẽ chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớp trong một hệ

thống thực Các lớp được hiển thị sẽ là đại diện vật mà hệ thống thực quan tâm Cáclớp ở đây có mối liên hệ liên kết với nhau theo nhiều cách: Quan hệ kết hợp, cộng hợp,quan hệ thực thi, quan hệ gộp Các mối quan hệ đó được trình bày trong biểu đồ lớpcùng với đó là cấu trúc bên trong mỗi lớp gồm các thuộc tính và thao tác

Hình 1.3: Ví dụ biểu đồ lớp

Biểu đồ trạng thái (State Diagram): Sẽ là lời bổ sung cho lời miêu tả một lớp,

biểu đồ sẽ chỉ ra tất cả các trạng thái mà một lớp có thể có cùng với đó là sự kiện nào

sẽ gây ra sự biến đổi trạng thái

Hình 1.4: Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm

Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram): Chỉ ra một cộng tác giữa một loạt các dối

tượng Biểu đồ này chỉ ra trình tự các thông điệp(message) được gửi giữa các đốitượng cụ thể nhằm thực thi hoạt động của hệ thống

Hình 1.5: Ví dụ biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm giá bán sản phẩm

Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram): Biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ,

chuyển tiếp giữa các hoạt động trong một lớp hoặc sự kết hợp giữa các lớp với nhautrong một chức năng cụ thể

Hình 1.6: Ví dụ biểu đồ hoạt động

Biểu đồ thành phần (Component Diagram): Chỉ ra cấu trúc vật lí của các dòng

lệnh theo khái niệm thành phần Một thành phần sẽ chứa các thông tin về các lớp logichoặc lớp mà nó thi hành, như vậy nó tạo ra một hướng nhìn ánh xạ từ hương nhìn logic

và hướng nhìn thành phần

Hình 1.7: Ví dụ biểu đồ thành phần hệ thống ATM

Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram):Biểu đồ chỉ ra cấu trúc vật lí của

phần cứng cũng như phần mềm trong hệ thống.Các thành phần trong hệ thống thực sẽđược xác định vụ trí để chỉ ra rằng phần mềm nào sẽ được thực thi tại những nút mạngnào, cùng với đó là sự phụ thuộc của các thành phần với nhau

Hình 1.8: Ví dụ về một biểu đồ triển khai một HTTT cơ bản

Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML

Một quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML sẽ bao gồm các bước

- Xây dựng biểu đồ Usecase: Dựa trên tài liệu đặc tả hệ thống nhà phát triển hệthống sẽ tiến hành xây dựng hệ thống từ tổn quát tới chi tiết tù thuộc vào mức độ phứctạp về chức năng yêu cầu của hệ thống

- Xây dựng các biểu đồ lớp: Xác định tên lớp, thuộc tính mà lớp đối tượng đóchứa trong đó và mối quan hệ giữa các lớp đối tượng

- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái, sự chuyển trạng thái của cáclớp đối tượng

- Xây dựng biểu đồ trình tự ( tuần tự ): Mô tả chi tiết các hoạt động với các mốiquan hệ và đối tượng đã được xác định

- Xây dựng biểu đồ thành phần: Xác định các gói, các thành phần và tổ chứcphần mềm theo thành phần đó

- Xây dựng biểu đồ triển khai: Xác định các thành phần và các thiết bị cần thiết

kế để triển khai cho hệ thống cùng với đó là các giao thức truyền thông giữa các thiết

bị trong hệ thống

1.3.2 Microsoft Visual Studio

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp từ Microsoft Nóđược xây dựng để phát triển cho chương trình máy tính Microsoft windows, cũng nhưcác trang web và các dịch vụ web

Visual studio sử dụng nền tảng phát triển của phần mềm Microsoft như WindowsAPI, Windows Forms … Visual Studio bao gồm một trình soạn thảo mã hỗtrợ IntelliSense cũng như cải tiến mã nguồn Trình gỡ lỗi tích hợp hoạt động cả vềtrình gỡ lỗi mức độ mã nguồn và gỡ lỗi mức độ máy Công cụ tích hợp khác bao gồmmột mẫu thiết kế các hình thức xây dựng giao diện ứng dụng, thiết kế web, thiết

kế lớp và thiết kế giản đồ cơ sở dữ liệu Nó chấp nhận các plug-in nâng cao các chứcnăng ở hầu hết các cấp bao gồm thêm hỗ trợ cho các hệ thống quản lý phiênbản (như Subversion) và bổ sung thêm bộ công cụ mới như biên tập và thiết kế trựcquan cho các miền ngôn ngữ cụ thể hoặc bộ công cụ dành cho các khía cạnh kháctrong quy trình phát triển phần mềm

Trong đó Visual Studio hỗ trợ nhiều các ngôn ngữ lập trình khác nhau cho phépngười dùng lập trình nhiều ngôn ngữ khác nhau như C++, C#, VB.Net …

Các giao diện màn hình của phần mềm quản lí bán hàng sẽ được thực hiện nhờcác công cụ được tích hợp trong Visual Studio trong đó có việc thiết kế các giao diệnđược dùng chủ yếu nhờ công cụ DevExpress là bộ control rất hữu ích cho việc thiết

kế và phát triển phần mềm, website, đối với NET nó thay thế hầu hết các control của

bộ visual studio, nó không những giúp thiết kế được form đẹp hơn mà còn giúp chocông việc lập trình nhẹ nhàng hơn, nhất là trong việc tương tác dữ liệu

dữ liệu quan hệ sử dụng câu lệnh SQL để tiến hành việc trao đổi dữ liệu giữa máyClient và máy cài SQL Server

Cấu trúc một câu select thông thường được biểu diễn :

SELECT [tên_cột]

FROM [tên_bảng]

WHERE [điều _kiện]

GROUP BY [thuộc tính gom nhóm]

SQL server là một công cụ miễn phí giúp hỗ trợ rất lớn cho việc quản lý và khaithác nguồn dữ liệu Cùng với đó hỗ trợ việc phân quyền người dùng, có nghĩa để khaithác và sửa đổi cấu trúc dữ liệu trong SQL Server người dùng cần có tài khoảnUsername và Password thì mới có thể sử dụng Vì thế công cụ góp phần không nhỏtrong việc đảm bảo an toàn thông tin, phòng tránh cho thông tin bị lấy cắp, xâm nhậpbất hợp pháp

1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế

Trong nước và trên thế giới có rất nhiều công trình nghiên cứu về phần mềmquản lý bán hàng áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các loại hình khác nhau.Những công trình nghiên cứu này đã đạt được một số kết quả nhất định, song vẫn còntồn tại một số hạn chế

1.4.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Đề tài “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí doanh thu bán hàng tại Công tyTNHH xúc tiến các giải pháp thương mại điện tử Ecopro “, tác giả Nguyễn Ngân,Trường Đại học Thương Mại Hà Nội

Trong đề tài này tác giả đã khảo sát tình hình thực tế và phát triển hệ thống quản

lí doanh thu tại Công ty TNHH xúc tiến các giải pháp thương mại điện tử.Bài phântích tuy đã làm nổi bật được chức năng của hệ thống tuy nhiên vẫn còn nhiều thiếu sóttrong quá trình phân tích thiết kế chức năng tính doanh thu Đồng thời với việc TMĐTngày càng phát triển khối lượng thông tin lưu trữ ngày một nhiều, tính bảo mật càngtrở lên quan trọng, việc sử dụng hệ quản trị CSDL Microsoft Acess không còn phủhợp so với nhu cầu hiện tại

Đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lí việc mua bán hàng của siêu thị “nhóm sinh viên: Viện công nghệ thông tin và truyền thông, Trường đại học Bách Khoa

Hà Nội

Với những nội dung mà đề tài đưa ra đã giải quyết được là phân tích, khảo sáthiện trạng và từ đó là phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng theophương pháp hướng đối tượng.Đề tài được thực hiện dựa trên phương pháp phân tíchthiết kế hướng đối tượng Tuy nhiên trong đề tài còn chưa thấy rõ được mối quan hệgiữa phân tích và thiết kế, đặc biệt là việc thiết kế CSDL cho hệ thống còn gây khókhăn cho đề tài

Đề tài”Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lí bán hàng cho Công tyTNHH TM & DV Vĩnh Cường “ Của sinh viên Đồ Thị Nhàn khoa CNTT – K46 Đạihọc Công Nghiệp Hà Nội Đề tài đã làm rõ được quy trình nghiệp vụ của công tácquản lí bán hàng mà Công ty Vĩnh Cường đang thực hiện Đề tài được thực hiện bằng

phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng nên dễ hiểu, CSDL được xây dựngmột cách hợp lí Mặc dù việc phân tích thiết kế bằng phương pháp hướng chức năngcủa đề tài sẽ làm cho người đọc dù không có nhiều kiến thức về hệ thống về phân tíchthiết kế có thể dễ dàng hiểu được, tuy nhiên cũng chính vì thế mà phương pháp nàykhông cho thấy rõ được sự chuyển trạng thái, cũng như tính tài sử dụng của phươngpháp này kém, việc kiểm thử và bảo trì cho các Modul cũng rất khó khăn.

1.4.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Hệ thống quản lý bán hàng đã xuất hiện từ lâu và mang đến rất nhiều hiệu quảcho công tác tổ chức nguồn lực, nâng cao năng xuất làm việc và lao động cho cá nhân,nhóm và tổ chức Trên thế giới cũng có rất nhiều công trình nghiên cứu về đề tài đượcđánh giá cao cũng như áp dụng, trong đó có thể kể tới :

Đề tài nghiên cứu “ Sale and Inventory System using Barcode reader Lan base(Gadgets shop )“ của tác giả Angelito Tan năm 2015

Công trình đã thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng và kho sử dụng

mã vạch (barcode) sử dụng cho mạng Lan hoặc Standalone Hệ thống được viết bằngngôn ngữ lập trình VB.net kết hợp là hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2008 Đề tàinày khá thành công, tuy nhiên vì quy mô áp dụng cho đề tài nhỏ là các cưa hàng tiệních nên khó có thể mở rộng khi quy mô thay đổi nên chỉ có thể áp dụng cho những môhình kinh doanh vừa và nhỏ, chi phí cài đặt thấp

Đánh giá chung: Từ những nghiên cứu và phân tích những kết quả nghiên cứu đãđược thực hiện trước đó, em đã xác đinh được những chức năng và những hạn chế củacác đề tài trước Từ đó hình thành những ý tưởng để thực hiện cho hệ thống thông tinquản lí bán hàng của mình phù hợp với đặc điểm Công ty cùng với đó hỗ trợ một cáchtối đa nhu cầu sử dụng của các cán bộ nhân viên trong tổ chức

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN

TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 2.1 Tổng quan về công ty

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp (CYBERSOFT) đượcthành lập từ năm 2003, là doanh nghiệp chuyên sâu về lĩnh vực sản xuất, cungcấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm về quản lý tài chính, kế toán, giải phápquản trị tổng thể ERP

2.1.1 Sơ lược về công ty

Tên gọi :Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Việt Nam

Tên tiếng anh: Cybersoft for business management joint stock companyTên viết tắt: CYBERSOFT

Giám đốc đại diện: Ông Lê Toàn Cảnh

Logo chính thức của Công ty

Hình 2.1 Logo chính thức Công ty Cybersoft

(Nguồn: Website Cybersoft.com.vn )

2.1.3Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp gọi tắt là Cybersoft đượcthành lập từ năm 2003, với đội ngũ các kỹ sư và chuyên gia tài chính kế toán với

doanh nghiệp và khả năng công nghệ tạo ra các sản phẩm chất lượng đáp ứngnhu cầu quản lí của khách hàng

Với 5 năm thành lập công ty đã thu được rất nhiều thành tích và đượckhách hàng công nhận tin tưởng sử dụng sản phẩm & dịch vụ tiêu biểu như:Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của công ty được nhận giải thưởng Sao Khuêcủa hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam

Tập khách hàng hơn 2000 đang ngày càng được mở rộng Khách hàng củacông ty không những rộng về số lượng mà còn rất đa dạng về ngành nghề vàlĩnh vực kinh doanh

2.1.4 Tập khách hàng của Công ty

Hiện tại công ty có hơn 2000 khách hàng đã sử dụng sản phẩm và dịch vụcủa mình công ty đã xây dựng được tập khách hàng tiêu biểu và khách hàng sửdụng ERP

Một số ví dụ về tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ, sản phẩm củaCông ty:

Cty Xi Măng Đô Lương

Cty CP Sông Đà 909

Cty CP vàng đá quý Hà Nội

Cty CP CK Gia AnhKinh doanh và dịch vụ sửa chữa ô tô Toyota Láng Hạ

Toyota Hà Đông

Bảng 2.1: Tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ

(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn )

Tập khách hàng sử dụng giải pháp ERP

Hình 2.1: Khách hàng sử dụng dịch vụ ERP của Công ty

(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn )

Qua đây có thể thấy rằng tập khách hàng của công ty không những chỉ đadạng về hình thức sở hữu mà còn đa dạng về cả hình thức kinh doanh và ngànhnghề lĩnh vực hoạt động, điều này cũng đủ cho thấy về sự uy tín và tin tưởng củakhách hàng với công ty

2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

2.2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp

Cybersoft

(Nguồn: Website WWW.Cybersoft.com.vn

2.2.2 Vai trò các bộ phận trong hoạt động của công ty

 CSD/ Phòng kinh doanh và phát triển thị trường (Cyber Sale Department ):Nhiệm vụ phòng là thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty, tìm kiếm kháchhàng nhằm mở rộng dịch vụ Tạo lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng, hỗ trợgiải đáp các khúc mắc của khách hàng trong quá trình dử dụng dịch vụ, sản phẩm củaCông ty

 CEB / Phòng nghiệp vụ (Cyber Expert bureau Department): Khỏa sát quytrình tại doanh nghiệp, tư vấn nghiệp vụ, tư vấn và triển khai giải pháp ERP

 CAD / Phòng quản trị tài chính (Cyber Administrative Department): Tổ chứcthực hiện công tác văn phòng, các thủ tục hành chính, lưu trữ hồ sơ; Sắp xếp, tổ chứccác hoạt động trong Công ty ; Giám sát việc thực hiện quy chế của nhân viên và thựchiện công tác BHXH, BHYT đối với cơ quan quản lý nhà nước

 CFD / Phòng tài chính kế toán (Cyber Financial Account Department): Tổchức theo dõi công tác kế toán của Công ty, quản lý công nợ phải thu, phải trả hoạchtoán với cơ quan quản lí nhà nước

 CSB / Phòng giải pháp các danh nghiệp (Cyber Solution For BusinessDepartment): Tư vấn triển khai các hệ thống thông tin quản lý tài chính và quản trịdoanh nghiệp tạo hướng dẫn sử dụng hệ thống, thiết kế và phát triển sản phầm theoyêu cầu khách hàng

 CSC/ Phòng bảo hành và hỗ trợ khách hàng (Cyber Customers Support andWarranty Department): Tư vấn hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, Email, Web hoặc tạitrụ sử của khách hàng khi có yêu cầu

 CRD/Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (Cyber Reseach and production development Department): Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới dựatrên nền công nghệ mới và tiên tiến nhất đảm bảo sản phẩm của Cybersoft luôn đượcnâng cao tiện ích, mở rộng các chức năng phân hệ cũng như nâng cao quản trị phântích dữ liệu

2.3 Các dịch vụ

Tại Công ty các dịch vụ luôn được cung cấp hỗ trợ để mang lại những giá trị và

sự hài lòng nhất cho khách hàng, các dịch vụ được công ty cung cấp:

2.31 Dịch vụ tư vấn thiết kế và mã hóa thông tin

Cung cấp dịch vụ nhằm giúp tránh việc trùng lặp mã hóa cho đối tượng ( Một đốitượng nhiều mã )

Tối ưu hóa phân tích số liệu đầu ra – dựa vào các phân nhóm theo hình cây bộ mã

2.3.2 Dịch vụ triển khai phần mềm

Là một trong số những dịch vụ quan trọng trong quá trình thực hiện, xây dựng vàứng ụng hệ thống phần mềm vào quản lý tại khách hàng Khách hàng sẽ được cungcấp một dịch vụ triển khai với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc

về nghiệp vụ khách hàng

2.3.3 Dịch vụ tư vấn quy trình

Việc thay đổi từ công tác quản lí thủ công sang công tác quản trị hệ thống trênphần mềm cần có các quy trình rõ ràng và khoa học Tại Cybrsoft với nhiềuchuyên gia có nhiều kinh nghiệm sẽ tổ chức các quy trình của doanh nghiệp và tưvấn cho khách hàng các quy trình quản lí trên hệ thống một cách khoa học – chặtchẽ - đơn giản

2.3.4 Dịch vụ bảo hành – Hô trợ sử dụng

Công ty sẽ thực hiện việc lắp đặt, cài đặt phàn mềm cho các hệ thống máy củakhách hàng, cập nhật các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và nghiệp vụ kế toán Thựchiện cập nhật sửa đổi chương trình phần mềm được cái đặt sao cho phù hợp nhất vớiluật và các chế độ kế toán hiện nay

Cùng với đó là việc trợ giúp khách hàng trong quá trình sử dụng về các thao tác,nghiệp vụ, khôi phục số liệu, phân quyền cập nhật, rà soát phân quyền khi có sự thayđổi về quyền đăng nhập vào phần mềm của người sử dụng

2.3.5 Dịch vụ bảo trì hệ thống

Là công đoạn cuối trong cả quá trình áp dụng hệ thống phần mềm vào quản lí tạidoanh nghiệp Việc bảo trì hệ thống ngoài tăng sự hài lòng cho khách hàng mà còn làminh chứng cho sự uy tín, dịch vụ trường tồn lâu dài của sản phẩm

2.4 Tình hình hoạt động của công ty 3 năm gần đây

Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2015 – 2017

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tình hình tăng trưởng doanh thu Công ty giai đoạn

2015- 2017 (Nguồn: Báo cáo tài chính thường niên giai đoạn 2015- 2017)

Nhận xét: Thông qua việc thu thập số kết quả kinh doanh của doanh nghiệp ta cóthể đưa ra một số nhận xét như sau :

Hoạt động kinh doanh của công ty đang tăng trưởng một cách liên tục, được thểhiện thông qua tổng tài sản của công ty tăng đều qua các năm, trong giai đoạn 2015 –2017: Tổng doanh thu đạt mức cao nhất với hơn 345 tỷ đồng cao hơn so với năm 2016gần 122 tỷ (VNĐ) và so với năm 2015 gần 146 tỷ (VNĐ)

2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin của công ty

2.5.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin

Thu thập thông tin

Thông tin được lấy từ nguồn thông tin nội bộ và nguồn thông tin từ bên ngoài

- Nguồn thông tin nội bộ được nhân viên khai thác và sử dụng cho công việc.Nhân viên được cấp quyền cho việc đăng nhập hệ thống phần mềm của công ty, cácyêu cầu được gửi đến máy chủ chờ xử lý cho đến khi thu được kết quả

- Nguồn thông tin ngoài được thu thập qua file Excel từ đó lập lên báo cáo phùhợp với phần mềm

Xử lý và lưu trữ thông tin

- Với thông tin nội bộ, nhân viên sau khi xử lý có trách nhiệm với thông tin ấy

và đảm bảo cho việc an toàn bảo mật thông tin với hệ thống

- Các tin tức thông tin, quyết định được thông báo trực tiếp, trên bảng tin hayđược gửi qua Email tới từng nhân viên tùy thuộc vào loại thông tin

- Với thông tin được thu thập ngoài, sau quá trình xử lý, phân tích thông tin sẽđược lưu trữ thành hồ sơ trên CSDL của công ty phục vụ cho chính công việc sau nàycủa nhân viên, của dự án

- Khả năng bảo mật CSDl còn chưa cao

2.5.2 Cơ sở hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin

Công ty trạng bị đầy đủ các thiết bị máy tính cho nhân viên, tùy theo tính chấtcông việc mà máy được trang bị có cấu hình khác nhau Nhân viên các bộ phận như

kế toán, bảo trì được trang bị máy tính để bàn Nhân viên các bộ phận như triểnkhai lập trình được trang bị laptop để thuận tiện cho công viêc hay di chuyển bênphía khách hàng

Bảng 2.2: Trang thiết bị phần cứng tại Công ty

- Tổng số máy chủ: 1 máy Đặt tại văn phòng chính của Công ty tại Hà Nội.Nhãn hiệu IBM System x3650 - M3 cấu hình máy - Xeon 4C E5620 80W, 2.40GHz/1066MHz/12MB,

- Tổng số máy tính để bàn: 20 máy với đa dạng các dòng máy và cấu hình khácnhau chủ yếu là các hãng Acer, LG cho các nhân viên làm việc tại văn phòng

- Máy in: 2 máy HP laserjet 1319NF, kiểu máy in Laser đa chức năng, tốc độ

27 trang /phút với bộ nhớ 64MB và Epson: in phun màu đa năng, 37ppm A4,5760x1440dpi

- Camera: được trang bị với 9 thiết bị camera Dome Hik Vision Tvi Hik –HD95H8T lắp đặt tại văn phòng của Công ty

( Nguồn: Phiếu điều tra, khảo sát tại Công ty Cybersoft )

Các phần mềm ứng được sử dụng

Hiện nay tại công ty hệ diều hành Windows đang được áp dụng bởi độ phổbiến, dễ cài đặt và tương thích với thiết bị phần cứng của công ty, cùng với đó các hẹđiều hành khác cũng được sử dụng cho các máy có cấu hình máy khác như Apple làMac OS, Linus

 Phần mềm văn phòng

- Các phần mềm phổ biến được sử dụng như Microsoft Excel, Microsoft Word,PowerPoint , với phiên bản được áp dụng là 2010 tại các bộ phận phòng ban của Công ty

- Công cụ nén và giải nén tập tin như Zip, Winrar

- Phần mềm gõ tiếng việt Unikey

 Phần mềm đảm bảo an toàn thông tin

Các phần mềm diệt Virus được áp dụng như Firewall, antivirus của BKAV

Hệ thống mạng

Các máy trong hệ thống được kết nối với nhau thông qua đường truyền mạngLAN, Wifi, Internet để truyền nhận thông tin giữa các máy trạm trong hệ thống vàgiữa các phòng ban với nhau

Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị CSDL được áp dụng SQl Server 2008 R2 là công cụ hỗ trợ mạnhtrong việc lưu trữ thông tin, với việc sủ dụng miễn phí, việc sử dụng dễ dàng, thao tácnhanh, hiệu quả Quá trình sử dụng được phân quyền, bảo mật trong quá trình khaithác, backup được dữ liệu thường xuyên vì vậy phần mềm đã và đang được Công ty

sử dụng

Hệ thống thông tin chung

Công ty chưa có bộ phận phụ trách quản trị và bảo mật riêng nên vẫn còn nhiềukhó khăn khi đảm bảo an toàn thông tin Công ty có phân quyền khi truy cập vàoHTTT nên giúp nâng cao bảo mật thông tin trong Công ty hiệu quả hơn

2.5.3 Nguồn nhân lực CNTT

Hiện nay Công ty tại chi nhánh Hà Nội có trên 50 nhân sự với nhân sự trong lĩnhvực CNTT chiếm khoảng 70% số nhân lực còn lại được tuyển dụng trong mọichuyên ngành từ kế toán, nhân sự, CNTT

Tỷ lệ 100% nguồn nhân lực công ty đều tốt nghiệp đại học với khả năng tư duy

và sử dụng máy tính thành thạo cùng với đó là kiến thức về CNTT, am hiểu quy trìnhnghiệp vụ đã và đang làm việc rất hiệu quả tại các phòng ban bộ phận của công tynhư: Phòng bảo trì, phòng kế toán, phòng nghiên cứu triển khai

Tuy nhiên để có được nhân viên có kĩ năng đáp ứng được đúng yêu cầu của công

ty, công ty phải giành thời gian đào tạo cho nhân viên về kỹ năng khi mới vào công

ty Hay việc tiếp nhận sinh viên thực tập các chuyên ngành đào tạo như: công nghệthông tin, Hệ thống thông tin quản lý, kế toán nhân sự để đào tạo theo hướngcông ty cần, hỗ trợ rất hiệu quả cho công tác tuyển dụng đào tạo nhân sự cho công

ty sau này

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát tại Công ty CP-PM Cybersodt)

2.6 Thực trạng và đánh giá về hệ thống thông tin quản lí bán hàng của Công

ty cổ phần Cybersoft

2.6.1 Quy trình bán hàng tại Công ty Cybersoft

Trước khi tin học hóa quá trình quản lí bán hàng tại công ty cổ phần phần mềmquản trị doanh nghiệp Cybersoft, các hoạt động quản lí bán hàng vẫn được diễn ra mộtcách thủ công Nhân viên bộ phận kinh doanh sau khi nhận được đơn hàng sẽ lưu trữthông tin của khách hàng thông qua các công cụ lưu trữ như Microsoft Word hayMicrosoft Excel kết hợp với sổ sách

Công ty cung cấp các dịch vụ như tư vấn, triển khai, cung cấp các giải phápphần mềm với quy mô các phòng ban: Phòng kế toán, Phòng nhân sự, phòng bảo hành,Phòng Kinh doanh Hoạt động bán hàng của công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệmchính Trước mỗi quyết định bán hàng được đưa ra khách hàng sẽ được cung cấp mộtbảng báo giá của công ty Bản báo giá bao gồm thông tin cơ bản về hàng hóa, dịch vụ

mà công ty cung cấp Đơn hàng từ khách hàng sẽ được gửi thông qua nhiều hình thức,được xử lí thông qua bộ phận kiểm tra đơn đặt hàng Đơn đặt hàng hợp lệ được đưavào quy trình xử lý yêu cầu trên hóa đơn

Khi một đơn hàng được kí kết khách sẽ nhận được hóa đơn bán hàng Việc thanhtoán với Công ty sẽ dựa trên những khoản mục mà hóa đơn ghi Hóa đơn bán hàngcũng được coi như phiếu bảo hành dựa trên những gì mà khách hàng sử dụng phụthuộc vào dịch vụ mà khách hàng đăng kí Trong thời gian bảo hành bộ phận bảo hành

Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lí bán hàng tại Công ty

Hiện nay hoạt động quản lí bán hàng của Công ty còn diễn ra khá thủ côngthông tin được lưu trữ và truy xuất dựa trên các phần mềm có sẵn như :

 Phần mềm hệ thống: Window 8

 Chương trình bảo vệ máy tính: BKAV

 Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word và Microsoft Excel phục vụcho việc soạn thảo thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng

2.6.2 Đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động quản lí bán hàng hiện tại

Thông qua việc thực tập trực tiếp tại Công ty Cybersoft cho thấy hoạt động quản

lí bán hàng hiện tại của công ty không còn phù hợp Hoạt động kinh doanh của công

ty ngày càng phát triển, tập khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty ngàymột tăng vì vậy số lượng thông tin của khách hàng, cũng như các giao dịch với kháchhàng ngày một tăng Phương thức quản lí và lưu trữ thông tin một cách truyền thống đangbộc lộ những yếu kém như: tốc dộ xử lí thông tin còn chậm chạp, tính chính xác của thôngtin còn chưa cao và khả năn an toàn bảo mật thông tin còn kém

2.6.2.1 Ưu điểm

Công ty Cybersoft là công ty cung cấp giải pháp phần mềm cho những công tyhoạt động trong đa dạng các ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh Hiện nay ban giámđốc chú trọng đầu tư vào trang thiết bị, cơ sở hạ tầng Quy trình bán một sản phẩm tạicông ty thì luôn được hoàn thiện đầy đủ theo một quy trình nhất định, điều này rấtquan trọng tới việc quản lí thông tin của các giao dịch với khách hàng Bộ phận kinhdoanh và kế toán là hai bộ phận đảm nhiệm chính trong việc bán hàng tại công ty cótrách nhiệm theo dõi chi phí và nhân sự cho dự án đó

Việc sử dụng những phần mềm tin học văn phòng có sẵn cho việc quản lí giúpcho Công ty tiết kiệm được chi phí ban đầu cho trang thiết bị phục vụ cho việc quản líbán hàng

Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và kĩ năng về trang thiết

bị hiện đại

2.6.2.2 Nhược điểm

Việc thực hiện quản lí một cách truyền thống các thông tin của khách hàng đãkhông còn phù hợp với quy mô công ty hiện tại và khối lượng thông tin khách hàngngày một nhiều như hiện nay Hoạt động quản lí bán hàng hiện nay mà công ty đangthực hiện còn gặp rất nhiều những khó khăn:

Tốc độ xử lí truy xuất còn chậm chạp: Việc xử lí thông tin bán hàng càu công ty

Cybersoft chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển thogn tin qua cácphòng ban cần có thời gian xét duyệt và báo cáo Điều này gây ra lãng phí thời gian vàđối khi nó làm mất đi tính kịp thời của thông tin trong khi mỗi quyết định được đưa ra

nhanh chóng với mỗi doanh nghiệp sẽ là điểm mạnh quyết định hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp.

Thiếu tính đồng bộ thông tin: Những thông tin khác nhau được xử lí và lưu trữ tại

từng bộ phận, vì thế việc lưu trữ thông tin sẽ xảy ra tình trạng trùng lặp dư thừa

Tính chính xác không cao: Do thông tin không được thống nhất, việc lưu trữ, xử

lí lại được diễ ra một cách thủ công chính vì vậy mà tính chính xác của thông tin bịgiảm đi rất nhiều

Tính an toàn bào mật: Do thông tin của công ty được lưu trữ chủ yếu trên các

phần mềm văn phòng kết hợp là hồ sơ sổ sách do đó tình an toàn bảo mật thông tinkhông cao đặc biệt khi có sựu cố xảy ra khả năng sao lưu và khôi phục là không thể

2.6.3 Kết quả phân tích thực trạng vấn đề xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty Cybersoft

Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty, để thu thập được những số liệu phục

vụ cho khóa luận tốt nghiệp này em đã thực hiện các phương pháp phỏng vấn trực tiếpcác cán bộ công nhân viên tại công ty, để thực hiện tổng hợp và đưa ra những kết luậncho khóa luận tốt nghiệp này

Số phiếu phỏng vấn: 5 Phiếu

Nhìn chung, qua kết quả phỏng vấn này đã cho em hiểu hơn về những quy trìnhngiệp vụ bán hàng đang diễn ra tại công ty Thông tin về cơ sở hạ tầng, phần mềm,nhân sự, tình hình ứng dụng HTTT và CNTT của công ty hiện nay Lĩnh vực mà công

ty đang hoạt động, mức độ đầu tư cho các thiết bị CNTT và HTTT của công ty.Những thông tin đã cho em những cái nhìn khái quát nhất về tình hình công ty hiệnnay

 Mức độ thỏa dụng của các thiết bị CNTT của Công ty hiện nay ?

Bảng 2.3: Mức độ thảo dụng trang thiết bị CNTT tại Công ty

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)

Qua kết quả đã phân tích, với tổng số phiếu phát ra là 5 phiếu có 2/5 phiếu đánhgiá rất tốt, 3/5 phiếu đánh giá là đủ đáp ứng và 0/5 phiếu đấy giá là chưa tốt Từ đó chothấy rằng, các thiết bị CNTT của công ty mới chỉ đáp ứng được những công việc cơbản của nhân sự trong công ty Các thiết bị vẫn còn gặp tình trạng treo máy, hay hỏnghóc trong quá trình sử dụng

 Mức độ quan tâm về của anh/chị về việc Công ty cho xây dựng “ Hệ thống thông

tin quản lí bán hàng “ ?

Bảng 2.4: Mức độ quan tâm về xây dựng “ HTTT quản lí bán hàng “

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)

Do việc thực hiện quản lí bán hàng tại công ty hiện nay vẫn còn thực hiện mộtcách thủ công nhờ vào giấy tờ sổ sách kết hợp với hai công cụ Microsoft Word vàMicrosoft Excel nên việc số lượng các nhân viên thể hiện mức độ rất quan tâm đếnviệc xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho công ty là cao nhất, vì khi hệ thống đượcxây dựng các hoạt động quản lí của nhân viên sẽ được hỗ trợ một cách rất lớn trongquá trình làm việc Cải thiện một cách đáng kể công suất và hiệu quả làm việc của cán

bộ nhân viên trong công ty

 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng sẽ bao gồm các chức năng nào?

Kết quả: 5/5 phiếu hỏi đều nhận được kết quả HTTT quản lý bán hàng cần phảiquản lý được thông tin của kho, hàng hóa và về đối tượng giao dịch với công ty làkhách hàng và nhà cung cấp Đây là những chức năng quan trọng nhất của hệ thống.Vì

hệ thống phải đáp ứng được những chức năng lưu trữ như trên Đồng thời hệ thống cầnphải hỗ trợ được việc kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào nhu cầu của người quảntrị hệ thống khi có yêu cầu

 Hệ thống sẽ được thiết kế trên hệ quản trị CSDL nào?

Số kết quả nhận được là 5/5, hệ thống sẽ được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữliệu SQL Server 2008 R2 nhằm phù hợp với cấu hình các máy tính hiện tại đồng thờiđây là hệ quản trị CSDL đang được công ty sử dụng hiện nay

 Hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi ai ?

Theo như kết quả khảo sát, HTTT quản lí bán hàng sẽ được nhân viên bộ phậnkinh doanh của công ty sử dụng, bộ phận này có trách nhiệm thực hiện toàn bộ cáccông việc cập nhật, tạo mới các phát sinh của công ty với khách hàng

Các tác nhân sử dụng hệ thống sẽ được phân quyền một cách phù hợp,mỗi tácnhân sẽ có một số quyền nhất định trong hệ thống Những cá nhân không được cấpquyền truy cập vào hệ thống sẽ không thế truy cập được, nhằm mục đích an toàn bảomật cho hệ thống

 Phần mềm được cài đặt trong môi trường nào?

Theo kết quả 100% đều đưa ra rằng hệ thống sẽ được cài đặt trên môi trường

windows dễ dàng sử dụng và hỗ trợ nhiều ứng dụng do đó việc phân tích thiết kế cácgiao diện màn hình của hệ thống sẽ được em thiết kế trên giao diện Windows Formtiện cho việc cài đặt và phù hợp với công ty

 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào để xây dựng HTTT?

Biểu đồ 2.2: Ngôn ngữ lập trình được sử dụng để xây dựng phần mềm

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)

Trong tổng số 5 phiếu có 20% trong tổng số nhân viên được khảo sát lựa chọnngôn ngữ lập trình là C#, và 80% nhân viên chọn ngôn ngữ lập trình là VB.net vàkhông có ai lựa chọn ngôn ngữ Java hay C++ điều này giúp em lựa chọn sử dụng ngônngữ VB.net cho việc thiết kế HTTT quản lí bán hàng tại Công ty

 Việc xử lí dữ liệu trong phần mềm sẽ được thực hiện ra sao ?

Trên kết quả phỏng vấn thu được, các cán bộ cho biết hiện tại các HTTT cũ củaCông ty được xây dựng sẽ được phát triển bằng việc viết một kho các thủ tục lưu trữ

có sẵn (kho dùng chung), các dữ liệu đổ vào cần được thống nhất về quy tắc lưu trữnhất định về tên gọi cũng như phân hệ của chức năng đó, nhằm thống nhất về việc lưutrữ cũng như thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu

Dữ liệu được lưu vào hệ thống sẽ được thông qua một loạt các hàm gọi và thủ tụcđược lập trình bằng ngôn ngữ VB.net và SQL Server 2008 R2 do các cán bộ tại công

ty trực tiếp viết

2.6.4 Đánh giá thực trạng của vấn đề xây dựng phân tích thiết kế HTTT quản

lí bán hàng tại Công ty Cybersoft

Qua việc khảo sát và tìm hiểu về nghiệp vụ bán hàng cũng như thông tin thuthập, quy trình quản lí bán hàng tại công ty còn gặp tương đối nhiều khó khăn khôngchỉ về việc lưu trữ mà còn cả về an toàn bảo mật thông tin, khi việc lưu trữ thông tincủa khách hàng cũng như quy trình bán hàng phụ thuộc hoàn toàn vào các công cụmiễn phí và tính bảo mật không cao

Từ những khảo sát quy trình bán hàng cũng như qua phiếu điều tra, em đã nắmđược những yêu cầu về chức năng, yêu cầu phi chức năng, giao diện cũng như các yêu