XÂY DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN DOANH THU bán HÀNG tại CÔNG TY cổ PHẦN dược PHẨM AN AN

LỜI CẢM ƠNTrong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế,

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC

dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AN AN”, kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế

toán

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã chỉ

bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh

tế đã có những bài giảng bổ ích với sự tâm huyết, nhiệt tình trong suốt thời gian

em theo học tại trường, giúp em có thể vận dụng các kiến thức chuyên môn phục

vụ cho đồ án tốt nghiệp, và là hành trang quý báu cho công việc sau này

Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ tận tình từ các

anh chị tại đơn vị thực tập, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo “Công ty

CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AN AN” đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong

suốt quá trình thực tập

Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều để nghiên cứu và xây dựng đồ áncủa mình nhưng bên cạnh những điều đã đạt được thì ít nhiều đồ án của em cóthể gặp một vài sai sót, chưa đạt được như thầy cô mong muốn Vì thế em rấtmong nhận được những lời góp ý của quý thầy cô và các bạn qua địa chỉ email:

nguyenhuuthanh97nd@gmail.com để đồ án tốt nghiệp của em được hoàn thiện

hơn Từ đó em sẽ rút ra cho mình bài học kinh nghiệm và đưa ra hướng khắcphục giúp em có thêm kiến thức để phát triển tốt hơn trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2019 Sinh viên

i

NGUYỄN HỮU THÀNH

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hìnhthực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ án tốt nghiệp

NGUYỄN HỮU THÀNH

ii

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vi

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT vii

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu đề tài 4

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán 5

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, thành phần của phần mềm kế toán 5

1.1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán 6

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 7

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 7

1.1.4 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 11

1.1.5 Nhận xét chung 17

1.2 Cơ sở lý luận của kế toán doanh thu bán hàng 17

1.2.1 Khái niệm và nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng 17

iii

1.2.2 Đặc điểm khi hạch toán doanh thu 20

1.2.3 Phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ 21

1.2.4 Nội dung công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp 22

1.2.4.1 Các tài khoản sử dụng 22

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẦM AN AN 28

2.1 Khái quát về công ty 28

2.1.1 Giới thiệu về công ty 28

2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 29

2.2 Đánh giá thực trạng và giải pháp phân tích thiết kế HTHT kế toán doanh thu bán hàng tại công ty 33

2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty 33

2.2.2 Hình thức kế toán 37

2.2.3 Hệ thống tài khoản 38

2.2.4 Hệ thống chứng từ sử dụng 38

2.2.5 Quy trình luân chuyển chứng từ 39

2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán 40

2.3 Đánh giá về tổ chức bộ máy , cơ sở vật chất , con người của Công ty cổ phần dược phẩm An An 43

2.3.1 Hình thức kế toán áp dụng 43

2.3.2 Tài khoản sử dụng 44

2.3.3 Các chứng từ sử dụng 44

2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán 44

2.3.5 Hệ thống báo cáo kế toán bán hàng 45

iv

2.3.6 Thực trạng, tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 46

CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AN AN 49

3.1 Phân tích hệ thống 49

3.1.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 49

3.2 Phân tích hệ thống về chức năng 51

3.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh 51

3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 53

3.2.3 Ma trận thực thể chức năng 56

3.2.4 Phân tích mô hình khái niệm logic 58

3.2.5 Mô hình khái niệm dữ liệu 64

3.2.6 Biểu diễn các mối quan hệ: 70

3.3 Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống 85

3.3.1 Hệ thống Menu chính gồm có: Menu Danh mục, Menu Chứng từ, Menu sổ sách- báo cáo, Menu Cập nhật số dư, Menu Hê thống, Menu Liên hệ 85

3.3.2 Thiết kế các giao diện 87

KẾT LUẬN 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.

PHỤ LỤC

v

vi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT 6

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy doanh nghiệp 30

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 33

Hình 2.3 : Sơ đồ kế toán bằng phần mềm kế toán 48

Hình 3.1 : Sơ đồ ngữ cảnh 52

Hình 3.2 : Biểu đồ phân cấp chức năng 53

Hình 3.3 : Ma trận thực thể chức năng 57

Hình 3.4 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 58

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu cấp 1 “ Cập nhật thông tin tiền bán hàng “.59 Hình 3.6 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “ Hạch toán tăng doanh thu” 60

Hình 3.7 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “ Hạch toán giảm doanh thu” 61

Hình 3.8 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “ Lập sổ” 62

Hình 3.9 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “ Lập báo cáo” 63

Hình 3.10 : Mô hình khái niệm dữ liệu E-R 69

Hình : 3.11 Mô hình quan hệ dữ liệu 72

vii

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong thời đại ngày nay , tin học đóng vai trò ngày càng quan trọngtrong mọi lĩnh vực ngành nghề xã hội , và trở thành một xu hướng tấtyếu Đây chính là một trong những tiền đề cơ bản cho sự hoạt động , pháttriển và đi lên của mọi doanh nghiệp Hiện nay , thế giới đang bước vào cuộccách mạng công nghiệp lần thứ tư : là cuộc cách mạng số, thông qua nhữngcông nghệ như Internet vạn vật (IOT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR),thực tại ảo (AR),… Để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành ảo.Trong xuthế đó việc ứng dụng tin học vào công việc là điều tất yếu của xã hội đặc biệt

là các doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và cạnh tranh trên thị trường Thực tếcho thấy một số yếu kém từ việc quản lý theo phương pháp thủ công như :thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn , lạc hậu , không thường xuyên cậpnhật ,việc lưu trữ bảo mật khó khăn , thông tin lưu trữ trong đơn vị khôngthống nhất , dễ trùng lặp gây khó khăn trong công tác kiểm tra thống kê vàquản lý Vì thế áp dụng tin học vào công việc giúp tăng hiệu quả, tối ưu hóaviệc sử lý công việc , giảm bớt sự cồng cềnh của bộ máy, tiết kiệm chi phícho doanh nghiệp

Ngày 22/3/2018 , thay mặt Bộ Chính trị , Tổng Bí thư Nguyễn PhúTrọng ký ban hành nghị quyết số 23-NQ/TW về Định hướng xây dựng chínhsách phát triển công nghiệp quốc gia đến năm 2030 Việt Nam hoàn thànhmục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa , thuộc nhóm 3 nước dẫn đầu ASEAN

về công nghiệp có sức cạnh tranh quốc tế và tham gia sâu vào chuỗi giá trịtoàn cầu , tầm nhìn đến năm 2045 Việt Nam trở thành nước công nghiệp pháttriển hiện đại Cũng như chỉ thị 16 của Đảng đã được đề ra với mục tiêu tăngcường áp dụng khoa học công nghệ vào mọi lĩnh vực của sản xuất và đời sống, đó là động lực để doanh nghiệp có thể áp dụng khoa học công nghệ vào mọi

lĩnh vực của sản xuất và đời sống, đó như là nguồn động lực để các doanhnghiệp có thể áp dụng khoa học công nghệ vào việc kinh doanh cũng nhưquản lý các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nhờ vào các phần mềm kế toán.Qua một thời gian thực tập và khảo sát taị Công ty cổ phần dược phẩm

An An , em đã nhận thấy công ty nhập và bán rất nhiều sản phẩm , mặt hàng

về dược phẩm , Từ đó em nhận thấy tầm quan trọng của việc xây dựng mộthệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp là như thế nào, đặc biệt là vớicông tác thực hiện và kiểm tra doanh thu bán hàng (DTBH) Việc xây dựngmột phần mềm kế toán hoàn thiện và đầy đủ có vai trò tích cực trong việcquản lý các hoạt động liên quan tới DTBH cũng như cung cấp cho các nhàquản lý những báo cáo chính xác, kịp thời và đầy đủ để có thể đưa ra nhưngquyết định quản lý hiệu quả nhất

Chính vì vậy, em đã chọn đề tài :” Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần dược phầm An An”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với mục tiêu là xây dựng và hệ thống hóa phầnmềm kế toán doanh thu bán hàng hỗ trợ cho công tác kế toán doanh thu vàbán hàng của công ty Vì vậy , chương trình trươc hết phải đáp ứng đượcnhững yêu cầu cơ bản nhất là : đơn giản, đầy đủ chức năng, dễ nhìn, thuậntiện cho việc sử dụng và cài đặt , tối ưu cho người sử dụng , tận dụng tối đanăng lực tài nguyên ( hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng caohiệu quả công tác hạch toán

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng : Đối tượng nghiên cứu của đề tài là” Hệ thống thông tin kếtoán bán hàng tại Công ty cổ phần dược phẩm An An “

Trong đó đề tài nghiên cứu:

-Phân tích , thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán doanh

thu bán hàng tại Công ty cổ phần dược phẩm An An một cách hiệu quả.

-Tận dụng năng lực tài nguyên , năng lực con người nhằm nâng cao hiệuquả công tác quản lý của doanh nghiệp

-Đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng ,

hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc quản lý doanh thu bán hàng tai Công ty cổphần dược phẩm An An

-Giúp Công ty nâng cao chất lượng , doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờgiảm bớt đội ngũ công nhân , giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trìnhhạch toán

Phạm vi nghiên cứu : Đề tài nghiên cứu hệ thống kế toán doanh thubán hàng phải thực 3 chức năng

+ Xác định doanh thu bán hàng

+ Xác định chi phí bán hàng

+ Tập hợp kết quả hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên trong thời gian thực tập là ngắn, đề tài chỉ tập trung giải quyếtxác định doanh thu bán hàng mà không xác định chi phí bán hàng, do đó cũngkhông thể xác định được tập hợp kết quả hoạt động kinh doanh

- Đề tài nghiên cứu hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty,trên

cơ sở sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Studio để thiết kế ứng dụng cho bàitoán kế toán doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng của công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài lấy chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử làmphương pháp luận, thể hiện qua các phương pháp cụ thể sau:

- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công tybằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra , ghi chép, quan sát và hỏi ý kiếnchuyên gia

- Phương pháp tập hợp : Tập hợp các chứng từ , sổ sách liên quan đến

công tác kế toán doanh thu bán hàng.

- Phương pháp so sánh đối chiếu : So sánh giữa lý thuyết được học vàthực tế tại Công ty

- Phương pháp phân tích thiết kế : Từ các nghiệp vụ kế toán của Công

ty , tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp Cácphương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kếthợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên

5 Kết cấu đề tài

Ngoài Mở đầu , danh mục viết tắt , danh mục hình, mục lục, phần kếtluận , nội dung đồ án được kết cấu thành 3 chương :

 Chương 1 : Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán doanh thu

bán hàng trong doanh nghiệp

 Chương 2 : Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng

tại Công ty cổ phần dược phẩm An An

 Chương 3 : Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công

ty cổ phần dược phẩm An An

CHƯƠNG 1 :

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, thành phần của phần mềm kế toán

1.1.1.1 Khái niệm

Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực Trong đó, lĩnh vực kế toán là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hóa nhiều nhất Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán Để hiểu về thuật ngữ này rõ trước hết chúng

ta cần biết thế nào là 1 HTTT kế toán , các thành phần của HTTT kế toán và mối quan hệ giữa các thành phần này.

HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý,phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính

và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình raquyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xínghiệp, doanh nghiệp

Các thành phần của HTTT :

(1) Con người: Là yếu tố quyết định, sử dụng các thủ tục để tạo ra thông tin.(2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin phục vụ cho việc xử

lý hệ thồng và trợ giúp cho nhà quản lý

(3) Thủ tục: Là tập hợp những quy tắc dành cho con người để tác độnglên dữ liệu

(4) Phần cứng: Là thiết bị điện tử có khả năng xử lý thông tin với khốilượng lớn, tốc độ cao và chính xác

(5) Phần mềm: Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy đểthông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đãchỉ ra

Phần cứng Chương trình Dữ liệu Thủ tục Con người

Chỉ dẫn Thực thể hành động

Cầu nối

Hình 1.1 Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT

Phần mềm kế toán là một trong các thành phần cơ bản của hệ thốngthông tin kế toán

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính tự động xử lýthông tin kế toán, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử

lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra

sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kết quả quản trị

1.1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩnmực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành

Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụngcác phương pháp kế toán thực tế như phương pháp chứng từ kế toán, phươngpháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán,…

Tính dễ thay đổi: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt

để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kếtoán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp,…

1.1.1.3 Các thành phần của phần mềm kế toán

Một phần mềm kế toán cơ bản gồm các thành phần sau:

- Cơ sở dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh

thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này được chiathành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu

về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinhdoanh của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…

- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm một

phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập,formchương trình chính, form nhập liệu, form báo cáo,…

- Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương

trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa cácthông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặcmàn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật

tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng

- Các thành phần khác

1.1.2 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp chodoanh nghiệp có thể:

- Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

- Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

- Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán làmột trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp

- Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

1.1.3.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT Mục tiêu của khảo sát là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu pháttriển HTTT nhằm đáp ứng các yêu cầu mới, trên cơ sở đó hình thành dự ánphát triển HTTT Khảo sát nhằm xác định các vấn đề đặt ra đối với HTTThiện thời, và đề ra giải pháp phát triển

Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:

Môi trường, các ràng buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào?

Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?

Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi

của chúng

Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá hiện trạng,xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi, lập dự án pháttriển HTTT

Phân tích hệ thống gồm các công việc cụ thể sau:

Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý

Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

Xác định quy trình nghiệp vụ hoat động của hệ thống

Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai củanghiệp vụ hoạt động của hệ thống

Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và môi trường

Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng

Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu

Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mớicần phát triển với môi trường

Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung mộtgiải pháp thiết kế thích hợp

Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệthông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên

Thiết kế hệ thống bao gồm các pha :

Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệ thống, thiết kế giao diệnhệ thống Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc

tả dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu

Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển mô hìnhthực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ về dạngchuẩn 3NF Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng

và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thànhbản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật, xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ,quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ.Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bịvật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tincần thiết cho tổ chức

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấutrúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạngcần được xây dựng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng cóthể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

1.1.3.4 Lập trình

 Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

Lựa chọn môi trường cài đặt

Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

- Theo IEEE : Kiểm thử là :

+ Là quá trình vận hành hệ thống hoặc thành phần dưới những điều kiệnxác định, quan sát hoặc ghi nhận kết quả và đưa ra đánh giá về hệ thống hoặcthành phần đó

+ Là quá trình phân tích phần mềm để tìm ra sự khác biệt giữa điều kiệnthực tế và điều kiện yêu cầu và dựa vào điểm khác biệt đó để đánh giá tínhnăng phần mềm

- Thực hiện kiểm thử là quá trình bao gồm:

+ Phát triển và đặt thứ tự ưu tiên cho các thủ tục kiểm thử (testcase/suite), tạo dữ liệu kiểm thử (test data), chuẩn bị các dụng cụ kiểm thửnếu có (test harness), viết kịch bản kiểm thử tự động (test scripts), chuẩn bịmôi trường kiểm thử (test enviroment)

+ Chạy thử một thành phần chức năng hay cả một hệ thống dựa trên cácsản phẩm ,tài liệu đã chuẩn bị ở bước trên nhằm đưa ra kết quả thực tế

1.1.3.6 Cài đặt, huấn luyện

Giai đoạn này gồm các công việc:

Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

Cài đặt phần mềm

Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:

chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệthống quản lí và bảo trì.

Bảo trì nhằm đảm bảo cho phần mềm hoạt động ổn định, đáp ứng mộtcách tốt nhất cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanhcủa đơn vị

1.1.4 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán

1.1.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Khái niệm CSDL

Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thôngtin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đápứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khácnhau

Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu,tính chia sẻ dữ liệu

 Khái niệm hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập

cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

 Một số hệ quản trị CSDL thường dùng (5 cái hay dùng )

Hiện nay những hệ quản trị CSDL đang được dùng nhiều là:Microsoft Acess, SQL Server, Foxpro, Oracle…

● Hệ quản trị CSDL Microsoft Acess:

- Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dũ liệu)

- Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB)

- Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

Sử dụng:

- Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

●Hệ quản trị CSDL Oracle:

Ưu điểm:

- Đối với các doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàngbảo trì - nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

- Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưuđiểm như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới

Nhược điểm:

- Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

- Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệ thôngtin mới có thể quản trị được

Sử dụng:

- Thích hợp với các ứng dụng có CSDL lớn.

- Thích hợp với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có

yêu cầu nghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giảipháp tổng thể về cả hệ điều hành, phần cứng và mạng

● Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro

Ưu điểm:

- Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng

thiết kế giao diện trực quan

- Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL

và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo cácbiểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa

- Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc

nâng cấp, sửa đổi

1.1.4.2 Ngôn ngữ lập trình

 Khái niệm: ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính.

Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả nhữngquá trình, ngữ cảnh một cách chi tiết

 Đặc điểm:

- Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng

để giải quyết các bài toán

- Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy đượctrên các máy tính,

 Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

- Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ

dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết cácchương trình lơn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụngnhiều trong hiện tại VD: Pascal, C…

- Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập

trình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mới hơn so với lập trình cấu trúc

và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

 Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính:

Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có

thể trực tiếp hiểu và thực hiện được Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đềuphải qua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy Mỗi máy tính đều cóngôn ngữ máy của nó

Ưu điểm:

- Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính

- Không mất thời gia để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác

Nhược điểm:

- Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chương trình

- Khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao táccủa thuật toán

Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và

ngôn ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh

Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít

phụ thuộc vào loại máy Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình

Ưu điểm:

- Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nâng cấp

Nhược điểm:

- Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy

 Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay:

Ngôn ngữ lập trình Java: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thốngnào có cài máy ảo Java Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc pháttriển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết

bị di động, không dây

Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng,

được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo C# cũng được sử dụngcho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềmquản lí dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: là một sản phẩm của Microsoft, là

một ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trườngWindows, chuyên dùng để giải quyết các bài toán quản trị CSDL, xây dựngcác phần mềm quản lí, phần mềm kế toán

1.1.4.3 Các công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trìnhứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thôngtin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc mànhình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

Đặc điểm của các báo cáo trong phần mềm kế toán:

- Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp ngườiquản lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

- Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng

Một số công cụ tạo báo cáo:

- Crystal Report: Đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổbiến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thểthực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một sốngôn ngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in

ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel

- Element WordPro: Với Element WordPro, người sử dụng có thể tạocác báo cáo, thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễdàng Element WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC(MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format)

- XtraReport: Là 1 công cụ tích hợp trong bộ công cụ tạo giao diệnDevExpress, hỗ trợ đầy đủ các tính năng của việc tạo báo cáo Không nhữngthế, nó còn giúp nhà phát triển dễ dàng tạo các mẫu báo cáo, và có khả năng

cho phép người sử dụng cuối có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu củamình Cung cấp các tính năng kết xuất mẫu báo cáo ra các định dạng cơ bảnnhư PDF, DOC.

Ngoài ra còn có các công cụ tạo báo cáo được tích hợp sẵn trong hệ cơ

1.2 Cơ sở lý luận của kế toán doanh thu bán hàng.

1.2.1 Khái niệm và nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng

 Khái niệm

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ

tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và cáchoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thôngtin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quảcủa các hoạt động trong doanh nghiệp

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tái sản xuất ,quá trình này

là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán

để thực hiện các giá trị sản phẩm , hàng hóa, lao vụ, dịch vụ

Cung cấp dịch vụ là thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng

trong 1 kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán như cung cấp dịch vụ vận tải , du dịch , chothuê TSCĐ,…

Doanh thu bán hàng là tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp

đã thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanhthông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được

từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng , sản phẩm ,cung cấp dịch vụ…

Thuế tiêu thụ là nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước về hoạt

động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa , cung cấp dịch vụ Gồm thuế :

Thuế giá trị gia tăng

Thuế tiêu thụ đặc biệt

Thuế xuất khẩu

Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:+ Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận chodoanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bảnquyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu

và thu nhập khác”, nếu không thỏa mãn điều kiện thì không hạch toán vàodoanh thu

+ Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

+ Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụtương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu

+ Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,từng sản phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xácđịnh doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sảnphẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp vàlập Báo cáo tài chính.

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm :

Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá

niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người muahàng đã mua sản phẩm , hàng hóa , dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏathuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặccam kết mua, bán hàng

Doanh thu hàng đã bán bị trả lại là số sản phẩm , hàng hóa doanh

nghiệp đã xác định tiêu thụ , đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trảlại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theochính sách bảo hành : hàng kém chất, sai quy cách chủng loại

Gỉam giá hàng bán là khoản tiền doanh nghiệp ( bên bán ) giảm trừ cho

bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất ,không đúng quy cách , hoặc không đúng thời hạn đã ghi trong hợp đồng

Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tinh doanh thu thuần và kết

quả kinh doanh trong kỳ kế toán.Các khoản giảm trừ doanh thu phải đượcphản ánh, theo dõi chi tiết , riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp ,nhằm cung cấp các thông tin kế toán để lập báo cáo tài chính

Doanh thu thuần là tổng doanh thu sau khi đã trừ đi các khoản làm

giảm tổng doanh thu Được xác định :

Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu

= Doanh thu tổng thuế - Chiết khấu bán hàng – Hàng bán bị trả lại – Giảm giá hàng bán – Thuế gián thu

Gía vốn hàng bán phản ánh trị giá vốn của sản phầm, hàng hóa,dịch vụ,

bất động sản đầu tư , giá thành của sản phẩm xây lắp ( đối với doanh nghiệpxây lắp ) bán trong kỳ Ngoài ra nó còn phản ánh các chi phí liên quan đếnhoạt động kinh doanh của bất động sản đầu tư như : chi phí khấu hao, chi phísửa chữa, chi phí nhượng bán,…

Định kỳ lập báo cáo doanh thu theo yêu cầu của doanh nghiệp

Phản ánh đầy đủ , chính xác , kịp thời toàn bộ doanh thu tiêu thụ, chiếtkhấu thương mại , giảm giá hàng bán , hàng bán bị trả lại trên cơ sở đó xácđịnh doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh

Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm , hàng hóa ,dịch vụ Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính vàđịnh kỳ phân tích hoạt động kinh tế có liên quan đến quá trình bán hàng, xácđịnh và phân phối kết quả

1.2.2 Đặc điểm khi hạch toán doanh thu.

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau

Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giaodịch bán hàng

Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.2.3 Phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ

Phương thức bán hàng trực tiếp

Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho ( hay tại phânxưởng không qua kho ) của doanh nghiệp Người mua thanh toán ngay haychấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã giao Số hàng khi bàn giaocho khách được gọi là tiêu thụ

Phương thức gửi hàng đi bán

Là phương thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghitrong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán

Khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyểngiao thì số hàng bên mua chấp nhận này được coi là tiêu thụ.

Phương thức đổi hàng

Là phương thức xuất sản phẩm , hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế giátrị gia tăng theo phương pháp khấu trừ đổi lấy vật tư , hàng hóa TSCĐ khôngtương tự để sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa , dịch vụ thuộc đốitượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ , kế toán phản ánhdoanh thu bán hàng để đổi lấy vật tư , hàng hóa, TSCĐ khác theo giá bánchưa có thuế GTGT

Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi

Là phương thức mà bên chủ của hàng ( gọi là bên giao đại lý ) xuất hànggiao cho bên nhận đại lý , ký gửi ( bên đại lý ) để bán Bên đại lý sẽ đượchưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá

Phương thức bán hàng trả chậm , trả góp

Là phương thức thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán lần đầu ngaytại thời điểm mua Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếptheo và phải chịu về tỷ lệ lãi xuất nhất định Xét về bản chất hàng bán trả chậmtrả góp vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tài sản

và lợi ích kinh tế thu được của tài sản được chuyển giao cho người mua

Phương thức tiêu thụ nội bộ

Là việc mua- bán sản phẩm , hàng hóa, dịch vụ giữa đơn vị chính và đơn

vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty ,tổng công ty ,liên đoàn ,xínghiệp Ngoài ra đươc coi là tiêu thụ nội bộ còn bao gồm các khoản sảnphẩm, hàng hóa, dịch vụ xuất, biếu dùng cho hoạt động kinh doanh

1.2.4 Nội dung công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp

1.2.4.1 Các tài khoản sử dụng

TK 156 : Hàng hóa

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến độngtăng , giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các khohàng, hàng hóa bất động sản Hàng hóa là các loại vật tư , sản phẩm do doanhnghiệp mua về với mục đích để bán Trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng đểbán, vừa dùng để sản xuất , kinh doanh không phân biệt rõ ràng giữa hai mụcđích bán lại hay để sử dụng thì vẫn phản ánh vào tài khoản 156 “ Hàng hóa “.

TK 632 : Gía vốn hàng bán

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC : dùng để phản ánh trị giá vốn của sảnphẩm, hàng hóa , dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của sảnphẩm xây lắp ( đối với doanh nghiệp xây lắp ) bán trong kỳ

TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanhnghiệp trong 1 kỳ hạch toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch , nghiệp vụbán hàng và cung câp dịch vụ Dựa vào yêu cầu quản lý , doanh nghiệp phânchia TK này thành các TK cấp 2, cấp 3 Như sau :

TK 5111 : Doanh thu bán hàng hóa

TK 5112 : Doanh thu bán các thành phẩm

TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 5114 : Doanh thu trợ cấp , trợ giá

TK 5117 : Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

TK 5118 : Doanh thu khác

TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp

TK này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ thuế và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện

TK này dùng để phản ánh số tiền trả trước về cho thuê tài sản , cho thuêBĐSĐT , khoản chênh lệch giá bán trả góp, trả chậm với giá bán ngay, khoản

lãi nhận trước khi cho vay vốn, mua công cụ nợ , chênh lệch giá bán lớn hơngiá trị còn lại của TSCĐ bán rồi lại cho thuê theo phương thức thuê tài chính,chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán rồi cho thuê theophương thức thuê hoạt động , phần thu nhập khác hoãn lại khi góp vốn liêndoanh thành lập cơ sở đồng kiểm soát có giá trị góp vốn được đánh giá lớnhơn giá trị thực tế của vật tư , sản phẩm hàng hóa hoặc giá trị còn lại củaTSCĐ đem đi góp vốn

TK liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau

TK 521 : Các khoản giảm trừ doanh thu

TK 5211 : Chiết khấu thương mại

TK 5212 : Hàng bán bị trả lại

TK 5213 : Giảm giá hàng bán

1.2.4.2 Các chứng từ sử dụng :

Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01-GTKT-3LL)

Hóa đơn bán hàng thông thường ( Mẫu 02-GTTT-3LL)

Bảng thanh toán hàng đại lý , ký gửi ( Mẫu 01-BH)

Nợ TK 111,112,131 ( Tổng giá thanh toán )

Có TK 5111,5112 (Gía bán chưa thuế )

Có TK 3331 ( Thuế GTGT đầu ra phải nộp )

Trường hợp bán hàng trong nước thu bằng ngoại tệ , ghi nhận doanhthu bán hàng phải quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc

tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngânhàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ , căn cứ vào cácchứng từ kế toán ghi :

Nợ TK 1112,1122,131 ( Theo tỷ giá giao dịch bình quân ngoại tệ liênngân hàng )

Có TK 5111,5112 ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ )

Có TK 3331 ( Thuế GTGT đầu ra phải nộp )

Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp :

o Khi hàng hóa được coi là xuất khẩu , kế toán căn cứ các chứng từphản ánh doanh thu hàng xuất khẩu :

Nợ TK 112 (1122),131 (Tỷ giá thực tế )

Có TK 5111 (51112) (Tỷ giá thực tế )

o Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi :

Nợ TK 5111 (51112) ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ )

Có TK 3333 ( Thuế xuất khẩu )

Trường hợp bán hàng trả chậm : Doanh thu bán hàng được tính theogiá bán tại thời điểm thu tiền một lần , khách hàng chỉ thanh toán một phầntiền mua hàng để nhận hàng, phần còn lại trả dần trong một thời gian và chịukhoản lãi theo quy định trong hợp đồng Khoản lãi do bán trả góp hạch toánvào doanh thu hoạt động tài chính

Ghi nhận doanh thu , số tiền đã thu và số phải thu, tiền bán do bán trảchậm , kế toán ghi sổ :

Nợ TK 111,112 ( Số tiền đã thu được )

Nợ TK 131 ( Số tiền phải trả )

Có TK 511 ( Theo giá bán trả ngay một lần chưa thuế )

Nợ TK 5211 ( Chiết khấu thương mại )

Nợ TK 3331 ( Thuế GTGT được khấu trừ )

Có TK 111,112…

Có TK 131 ( Phải thu của khách hàng )

Phản ánh doanh thu hàng đã bán bị trả lại trong kỳ này ( Không kểhàng đã bán tại thời điểm nào : Năm trước, kỳ trước hay kỳ này), căn cứ vàohóa đơn của hàng bán bị trả lại, kế toán ghi :

o Khi nhập kho : Hạch toán giá vốn của hàng bán bị trả lại

Nợ TK 156 ( Hàng hóa )

Có TK 632 ( Gía vốn hàng bán )

o Hạch toán số tiền phải trả cho hàng bán bị trả lại

Nợ TK 5212 ( Hàng bán bị trả lại – Số tiền chưa thuế )

Nợ TK 3331 ( Thuế GTGT phải nộp )

Có TK 111,112,131 ( Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn )

o Hạch toán các chi phí phát sinh liên quan ( nếu có )

Nợ TK 641 ( Chi phí bán hàng )

Có TK 111,112,131 ( Thanh toán tiền )

o Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại vào tàikhoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc doanh thu nội bộ :

Nợ TK 511 ( Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ )

Có TK 5212 ( Hàng bán bị trả lại )

Trường hợp khách hàng thanh toán trước hạn , theo hợp đồng quyđịnh, cho bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán, đây là số tiền mà doanhnghiệp giảm trừ vào số tiền phải thu của khách hàng Căn cứ chứnh từ thanhtoán , kế toán ghi sổ

Nợ TK 111,112 ( Số tiền thực thu đã trừ chiết khấu thanh toán)

Nợ TK 635 ( Chiết khấu thanh toán )

Có TK 131 ( Tổng số tiền phải thu )

Hình thức kế toán trên máy vi tính : Công việc kế toán được thực hiệntheo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toánđược thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kếthợp các hình thức kế toán quy định trên Phần mềm kế toán không hiển thịđầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và cácbáo cáo tài chính theo quy định Phần mềm kế toán được thiết kế theo hìnhthức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàntoàn giống mẫu sổ kể toán ghi bằng tay

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẦM AN AN

2.1.Khái quát về công ty

2.1.1 Giới thiệu về công ty

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AN AN

Mã số thuế : 0104500222

Địa chỉ : Lô 305 khu đất dịch vụ, KĐT Xa La , Quận Hà Đông, Hà Nội

Giấy phép kinh doanh : 0104500222 – ngày cấp : 26/2/2010

o Buôn đồ dùng khác cho gia đình

o Bán lẻ lương thực , thực phẩm , đồ uống, thuốc lá chiếm tỷ trọng lớntrong các cửa hàng kinh doanh

o Bán lẻ thuốc , dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong cáccửa hàng chuyên doanh

o Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan

Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chức năng :

Chức năng chính của Công ty cổ phần dược phẩm An An là buônbán,cung cấp các thiết bị , hàng hóa liên quan đến lĩnh vực y tế , môi trường

Nhiệm vụ :

o Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường

o Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm , dịch

vụ , giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanhtheo nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi

o Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật

tự xã hội

o Bảo toàn và mở rộng kinh doanh

o Chấp hành pháp luật , thực hiện chế độ hạch toán thống nhất và thựchiện các nghĩa vụ đối với nhà nước

2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty gồm bộ phân và mỗi bộ phận đều cócác trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về công việc trong

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

Chú thích: Dòng thông tin chỉ đạo/quyết định

Phòng ban/ bộ phận trong doanh nghiệp

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Đại hội đồng cổ đông :

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền quyết địnhnhững vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được luật pháp và điều lệ công tyquy định

Hội đồng quản trị :

Là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty đểquyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừnhững vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trịthường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ vàhoạt động quản lý rủi ro của công ty

Ban kiểm soát :

Là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động của công ty theoquy định tại điều 123 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn

đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theoquyết định của đai hội đồng cổ đông Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổđông về tính chính xác, trung thực, và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kếtoán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

Phòng tổ chức hành chính

Giúp giám đốc thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đốivới người lao động , bảo vệ quyền lợi cho người lao động Xây dựng các địnhmức lao động và đơn giá tiền lương , tuyển dụng lao động cho Công ty