Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại công ty cổ phần vnext software

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắctới các quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt các thầy cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế và thương mại điện tử đã giúp em có đầy đủ kiến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ VÀ TMĐT

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

LỜI CẢM ƠN

Bốn năm đại học vừa qua, em đã được học tập trên ngôi trường Đại họcThương Mại, được các thầy cô truyền đạt những kiến thức bổ ích giúp em có đượchành trang bước vào con đường sự nghiệp sắp tới Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắctới các quý thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt các thầy cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế và thương mại điện tử đã giúp em có đầy đủ kiến thức để hoàn

thành khóa luận với đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty Cổ phần Vnext Software”.

Em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến ThS Đỗ Thị Thu Hiền đã tận tìnhhướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận

Em xin trân thành cảm ơn Giám đốc bộ phận Project Divison 3- Đỗ Văn Hữucùng toàn thể cán bộ nhân viên trong bộ phận D3 nói riêng và toàn thể cán bộ nhânviên trong công ty Vnext Software nói chung đã tạo điều kiện và tận tình giúp đỡ emtrong quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin và thương mạiđiện tử cùng các thầy cô trong thư viện của trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em tìmnhững tài liệu tham khảo quý báu trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp nhưng khả năng bảnthân còn hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu xót Kính mong nhậnđược sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô để bài khóa luận tốt nghiệp của em hoànthiện và đầy đủ hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiệnĐinh Thị Mỹ Duyên

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Nghĩa của từ

STT Bảng biểu, sơ đô, hình vẽ Trang

1 Bảng 1.1 Các phần tử mô hình của biểu đồ lớp

2 Bảng 1.2 Các phần tử mô hình của biểu đồ Usecase

3 Bảng 1.3 Các phần tử mô hình của biểu đồ thành phần

4 Bảng 1.4 Các phẩn tử mô hình của biều đồ triển khai

5 Bảng 1.5 Các phần tử mô hình của biều đồ tuần tự

6 Bảng 1.6 Các phần tử mô hình của biểu đồ hoạt động

7 Bảng 1.7 Các phần tử mô hình của biểu đồ trạng thái

8 Hình 2.1 Logo công ty

9 Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty Vnext

10 Biều đồ 2.1 Doanh thu của Vnext (2016-2018)

11 Biểu đồ 2.2 Mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý bán hàng

12 Biểu đồ 2.3 Khó khăn trong quản lý bán hàng

13 Biều đồ 2.4 Mức độ cần thiết sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

14 Bảng 2.1 Các tiêu chí xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

15 Biểu đồ 3.1 Usecase tổng quát

16 Biểu đồ 3.2 Usecase chi tiết quản lý giao dịch khách hàng

17 Biểu đồ 3.3 Usecase chi tiết quản lý công nợ khách hàng

18 Biểu đồ 3.4 Usecase chi tiết quản lý dự án

19 Biểu đồ 3.5 Usecase chi tiết lập tra cứu báo cáo

20 Biểu đồ 3.6 Biều đồ lớp

21 Biểu đồ 3.7 Biều đồ trạng thái hợp đồng

22 Biểu đồ 3.8 Biều đồ trạng thái giao dịch

23 Biều đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự đăng nhập

24 Biều đồ 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm khách hàng

25 Biều đồ 3.11 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa khách hàng

26 Biểu đồ 3.12 Biều đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật đơn

hàng

27 Biểu đồ 3.13 Biều đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo thu chi

28 Biểu đồ 3.14 Biều đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo dự án

29 Biểu đồ 3.15 Biểu đồ hoạt động đăng nhập

30 Biều đồ 3.16 Biều đồ hoạt động thêm thông tin

31 Biều đồ 3.17 Biều đồ hoạt động xóa thông tin

32 Biều đồ 3.18 Biều đồ hoạt động sửa thông tin

33 Biều đồ 3.19 Biều đồ hoạt động tìm kiếm thông tin

34 Biểu đồ 3.20 Biểu đồ hoạt động lập hợp đồng

35 Biểu đồ 3.21 Biều đồ hoạt động tra cứu phần mềm

hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác mọi luồng thông tin, đó là công việc quan trọng

mà các doanh nghiệp cần phải làm Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnhtrợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp đưa ra quyết định

Với xu thế tất yếu đó, tại Việt Nam thì việc ứng dụng tin học hóa vào các hoạtđộng tác nghiệp, giao dịch hàng hóa, dịch vụ, đã không còn xa lạ với các doanhnghiệp, làm nâng cao hiệu quả quản lí kinh doanh dễ dàng hơn Ngoài mục đích nângcao hiệu quả quản lí kinh doanh nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chắc trong môi trườngkinh doanh hiện nay đồng thời đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của khách hàngmột cách nhanh chóng, thuận lợi Việc phát triển ứng dụng CNTT vào quản lí hoạtđộng sản xuất kinh doanh ở Việt Nam là một xu thế Có không ít doanh nghiệp ViệtNam đã ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lí các hoạt động kinhdoanh của mình

Trong các HTTT quản lí của doanh nghiệp thì HTTT quản lí bán hàng có tầmquan trọng và ý nghĩa to lớn Nó giúp quản lí đầu ra, đầu vào của hàng hóa, dịch vụ,bên cạnh đó cũng đánh giá được đúng hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận củadoanh nghiệp Đồng thời, HTTT quản lí bán hàng còn giúp nắm bắt được thông tin củacác mặt hàng tồn kho Qua đó, thì doanh nghiệp sẽ có những giải pháp và quyết địnhkịp thời đề ra phương án phù hợp Bên cạnh đó còn tổng hợp cho doanh nghiệp thôngtin khách hàng, lượng khách hàng mà yếu tố khách hàng rất quan trọng liên quan đến

sự sống còn của doanh nghiệp Thông tin khách hàng được lưu trữ trên cơ sở dữ liệugiúp cho việc chăm sóc khách hàng được hiệu quả hơn

Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý bán hàng và sự phù hợp với chuyênngành đã được học cùng với sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên trong công ty, do đó em

đã lựa chọn đê tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công

ty Cổ phần Vnext Software” Đề tài nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý, kinh doanh cho

công ty đạt hiệu quả hơn

2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, giúp hệ thống hóa kiến thức về phân tích, thiết kế hệ thống thông tincủa tổ chức, doanh nghiệp

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý bán hàng nói chung và củaCông ty Cổ phần Vnext Software nói riêng

Thứ ba, Trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty đã được tạo điều kiện

để nghiên cứu về thực trạng quản lý bán hàng tại công ty

Bốn là, đề ra những đề xuất, những giải pháp có thể áp dụng và tiến hành phântích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty nhằm tạo ra một HTTT quản lý phùhợp cho công ty và mang tính chất thiết thực đối với việc quản lý bán hàng

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Tổng quát hóa kiến thức về phân tích, thiết kế trong tổ chức

Giới thiệu, đưa ra một vài giải pháp, công cụ có thể áp dụng được vào bài toán

cụ thể tại công ty để giúp công ty quản lý bán hàng hiệu quả hơn

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty Vnext SoftwarePhạm vi nghiên cứu:

- Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý qua các tài liệu,công trình nghiên cứu

- Tiến hành nghiên cứu các hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng tại Công ty

cổ phần Vnext Software

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

+ Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: Xây dựng phiếu điều tra có tất cả 36 câuvới nội dung như sau: Thông tin về công ty; cơ sở hạ tầng CNTT; cơ sở nhân lựcCNTT, HTTT; tình hình kinh doanh Với hình thức câu hỏi:

Câu hỏi có sẵn câu trả lời: Người điền phiếu chọn một hoặc nhiều phương án.Câu hỏi người điền phiếu tự đưa ra câu trả lời: Đó là những ý kiến riêng củangười điền phiếu mang đến độ tin cậy cao

Phiếu điều tra thu thập thông tin dữ liệu từ đối tượng nhân viên thuộc các phòngban khác nhau trong công ty như Phòng Tài chính, kế toán, phòng Tổ chức hành chính,Phòng IT, Phòng phát triển, Phòng quản lí chất lượng Quality Assurance, Phòng Nhânsự… Tổng số phiếu phát ra là 22 phiếu và thu về được 20 phiếu

Qua phương pháp này có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết về tìnhhình quản lý bán hàng của công ty và thu thập được nhiều ý kiến tích cực của một sốnhân viên về xây dựng phần mềm của công ty được hiệu quả hơn Bên cạnh đó,phương pháp sử dụng phiếu điều tra chưa đưa ra được những số liệu cụ thể và chínhxác về doanh thu, chi phí và cơ sở vật chất, trang thiết bị của toàn Công ty

+ Phương pháp phỏng vấn: Chuẩn bị những câu hỏi phỏng vấn trước với nộidung mang tính quan trọng về tình hình kinh doanh của công ty 3 năm gần đây, hạtầng kỹ thuật CNTT, định hướng lâu dài của công ty, thị trường mà công ty muốnhướng tới… Phương pháp này được hướng tới những đối tượng có vai trò quan trọngtrong công ty như Giám đốc các phòng ban, các bộ phận hoặc Giám đôc, Phó giám đốccông ty

Dữ liệu thu thập được qua phương pháp phỏng vấn này sẽ là các vấn đề mangtính chuyên sâu có liên quan đến việc ứng dụng CNTT vào việc quản lý các nghiệp vụbán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty Cổ phần Vnext Software

Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và sốliệu rất cụ thể Bên cạnh đó việc áp dụng phương pháp này cũng tương đối khó khăn

do đặc thù công việc nên việc gặp gỡ và xin chút thời gian của các trưởng bộ phận,Giám đốc hay Phó Giám đốc tương đối khó khăn

4.2 Phương pháp xử lí dữ liệu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương

pháp nghiên cứu đã được học như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phântích thiết kế HTTT quản lý bán hàng theo phương pháp hướng đối tượng

Phương pháp so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi lại thông tin từ phương phápphiếu khảo sát, phỏng vấn hay quan sát thực tế để so sánh giữa lý luận và thực tế có

thực sự giống nhau, nhằm tìm ra những hướng giải quyết khó khăn còn tồn đọng Qua

đó giúp ta có thể phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phầnVnext Software một cách hiệu quả hơn

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Là phương pháp cuối cùng trongbước thu thập thông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn Phân tích lýthuyết từ dữ liệu thu được để phát hiện ra những khía cạnh khác nhau của lý thuyết vềHTTT quản lý để từ đó chọn lọc được ra những thông tin cần thiết và phù hợp với đềtài

Dữ liệu sau khi thu thập được sẽ được xử lý thông qua Microsoft Excel dướidạng bảng số liệu và biểu đồ

Dữ liệu thu về được từ phiếu điều tra, phỏng vấn, quan sát thực tết sẽ được chọnlọc và phân tích để tổng hợp lại những thông tin phù hợp và cần thiết với mục đíchnghiên cứu của đề tài

5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận còn gồm các chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng.Chương 2 Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàngtại Công ty Cổ phần Vnext Software

Chương 3 Định hướng phát triển và để xuất về phân tích, thiết kế hệ thống thông tinquản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Vnext Software

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

- Dữ liệu (Data) là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách

quan Dữ liệu là các giá trị thôi, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tậphợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng (Trần Thị Minh Song

(2012), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân,

Hà Nội)

- Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau hay nói rộng

hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng Thông tin vừa là nguyên liệuđầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Tiếp nhận và xử lý thông tin làyêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lý,hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp (Thạc Bình

Cường (2009), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, Hà

Nội)

- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc

lẫn nhau và cũng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử có thể là vật chấthoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, phương pháp xử lý, quy tắc, quy

trình xử lý (Thạc Bình Cường (2009), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà

xuất bản Thống kê, Hà Nội)

- Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,

truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếudựa vào các công cụ như giấy bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóadựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác (Thạc

Bình Cường (2009), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Thống kê,

Hà Nội)

- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như

lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lýtrên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý

giao dịch và tạo ra báo cáo định kì hay theo yêu cầu (Nguyễn Văn Vỵ (2010), Phân

tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).

1.1.2 Một số khái niệm cơ bản về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống là sự khảo sát một hệ thống hay một vấn đề cải tiến hệ thống đang

tồn tại hoặc thiết kế và cài đặt hệ thống mới (Nguyễn Văn Vỵ (2010), Phân tích thiết

kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).

Thiết kế hướng đối tượng là dựa trên việc che dấu thông tin do dữ liệu dùng chung bị

loại bỏ Các đối tượng liên lạc với nhau bằng cách trao đổi thông báo (Nguyễn Văn

Vỵ (2010), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Giáo dục Việt

Nam)

Các đối tượng là các thực thể độc lập, sẵn sàng thay đổi mà không ảnh hưởng tới các

thiết bị khác (Nguyễn Văn Vỵ (2010), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý,

Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam)

Đối tượng (Object) là thành phần trọng tâm của cách tiếp cận hướng đối tượng Một

đối tượng là một đại diện của bất kì sự vật nào cần được mô hình trong hệ thống và

đóng một vai trò xác định trong lĩnh vực ứng dụng (Nguyễn Văn Vỵ (2010), Phân

tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).

Lớp (Class) là một mô tả của một tập hợp/ một loại đối tượng có: Cùng cấu trúc (định

danh, đặc trưng) và cùng hành vi (trạng thái, vai trò) (Nguyễn Văn Vỵ (2010), Phân

tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).

1.1.3 Một số khái niệm khác

Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của ngườibán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trịtrao đổi đã thỏa thuận

Một số quan điểm khác thì cho rằng bán hàng là nền tảng trong kinh doanhtrong đó có gặp gỡ người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệpđạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về trao đổi sảnphẩm Có ý kiến khác lại cho rằng bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềmnăng tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán muabán, giao hàng và thanh toán

Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những ngườihoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liênquan đến hoạt động như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sale, bảohành, bảo trì…hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm triểnkhai cung cấp các sản phầm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinhdoanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ

BÁN HÀNG

1.2.1 Quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lý

Quy trình phân tích thiết kế HTTT gồm các giai đoạn: khảo sát hiện trạng vàxác lập dự án, phân tích thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống.

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khải thi của dự

án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõtình trạng hoạt động của HTTT cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xâydựng HTTT mới Giai đoạn này bao gồm:

- Khảo sát hệ thống đang làm gì?

- Đưa ra đánh giá về hiện trạng

- Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

- Tìm giải pháp tối ưu tỏng các giới hạn về kĩ thuật, tài chính, thời gian và

những ràng buộc khác (Lê Đức Trung (2002), Giáo trình công nghệ phần mềm,

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội)

Phân tích hệ thống là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập

dự án là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống Giai đoạn này bao gồm:

- Phân tích hệ thống về xử lí: Xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

xử lý của hệ thống

- Phân tích hệ thống về dữ liệu: Xây dựng được lược đồ CSDL mức logic của

hệ thống giúp lưu giữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống (Nguyễn Văn

Vỵ, Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại hướng cấu trúc- hướng đối

tượng, Nhà xuất bản Thống kê).

Thiết kế hệ thống là công đoạn cuối cùng trong quá trình khảo sát, phân tích,

thiết kế Thiết kế hệ thống là chuyển đối biểu đồ mức logic của hệ thống mới sangmức vật lý với tập các biểu đồ thu được qua giai đoạn phân tích Giai đoạn này baogồm:

- Thiết kế CSDL: Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới trong giaiđoạn phan tích hệ thống Thiết kế CSDL là cung cấp toong tin chi tiết để ra quyết định

có chấp nhận hay không để chuyển sang giai đoạn cài đặt hệ thống và vận hành Thiết

kế CSDL cho phép đội dự án có một cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệthống, nhận ra được cái hiệu quả và không hiệu quả

- Thiết kế các kiểm soát là kiểm tra thông tin thu thập và thông tin xuất nhằmphát hiện lỗi và sửa lỗi, thiết kế kiểm soát với các sự cố làm gián đoạn chương trình,thiết kế kiểm tra lỗi với sự cố xâm hại của con người

- Thiết kế phần mềm nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt

- Thiết kế giao diện: Giao diện phải dễ sử dụng với người sử dụng; các chứcnăng cần phải gần gũi để người cài đặt có thể nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng hơn;giao diện dễ phát triển, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thay đổi của người dùng

Cài đặt hệ thống: đây là giai đoạn viết chương trình, tạo hệ thống Quy trình

như sau:

Lập kế hoạch cài đặt  Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài

đặt Biên soạn tài liệu phần mềm (Lê Đức Trung (2002), Giáo trình công nghệ phần

mềm, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội).

1.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế

1.2.2.1 Phương pháp phân tích theo hướng đối tượng

Một hệ thống được chia thành những thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗiđối tượng bao gồm đầy đủ dữ liệu và hành động liên quan đến dối tượng đó Các đốitượng trong một hệ thống thì tương đối độc lập và hệ thống được xấy dựng bằng cáckết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữachúng

Phân tích hướng đối tượng:

- Phân tích kiến trúc hệ thống: Xác định và mô tả lại các hoạt động của hệ thốngđối với đối tượng

- Phân tích các use case: Dựa trên các yêu cầu ban đầu, tiên hành xác định cáctác nhân, xác định và đặc tả các use case, xây dựng biểu đồ use case

- Phân tích lớp: Xác định tên lớp, các thuộc tính của các lớp, các mối quan hệ

cơ bản trong các lớp Xây dựng biểu đồ lớp

- Xây dựng biểu đồ trạng thái của lớp: Mô tả các trạng thái và sự chuyển tiếpcủa các trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

Thiết kế hướng đối tượng:

- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho các chức năng của hệ thống

- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết

- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho use case

- Thiết kế CSDL dựa vào các lớp

- Thiết kế giao diện

- Thiết kế an toàn cho HTTT quản lý

- Thiết kế phần cứng: Tính toán các yêu cầy kỹ thuật cho HTTT quản lý

Phân tích thiết kế hướng đối tượng UML là một phương pháp phổ biến hiện naybởi có những ưu điểm như:

- Dễ bảo trì

- Các đối tượng độc lập

- Có thể dùng lại một số thành phần của đối tượng đã được thiết kế trước đó

- Dễ hiểu nhờ vào các biểu đồ, nhìn rõ được các mối quan hệ giữa các thực thểBên cạnh đó thì cũng có nhược điểm về các nhìn nhận đối tượng thích hợptrong một hệ thống

UML là một ngôn ngữ dùng để đặc tả, trực quan hóa và tư liệu hóa phần mềmhướng đối tượng Nó không mô tả một tiến trình hay một phương pháp mà trong đóchúng ta dung nó để mô hình hóa UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếpgiữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và phát triển phần mềm Các giai đoạncủa chu trình phát triển phần mềm: Giai đoạn nghiên cứu sơ bộ; phân tích yêu cầu;thiết kế hệ thống; xây dựng phần mềm; thử nghiệm hệ thống; thực hiện, triển khai; bảotrì, nâng cấp.

UML cho phép biểu diễn nhiều hướng nhìn khác nhau của hệ thống trong quátrình phát triển hệ thống Các biểu đồ trong UML:

- Biểu đồ lớp

- Biểu đồ Use case

- Biểu đồ thành phần

- Biểu đồ triển khai

- Biểu đồ tương tác (biểu đồ tuần tự, biểu đồ cộng tác)

Bảng 1.1 Các phần tử mô hình của biểu đồ lớp

Biểu đồ use case biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống, mỗi use case mô tả

một chức năng mà hệ thống cần phải có xét từ góc độ người dùng, các biểu đồ use case

có thể phân rã theo nhiều mức khác nhau

Các phần tử mô hình:

Phần tử mô

hình Ý nghĩa Cách biểu diễn kí hiệu trong biểu đồ

Usecase Biểu diễn một chức năng xác định

của hệ thống

Hình elip chứa tên của usecase Usecase name

Tác nhân

Là một đối tượng bên ngoài hệ thốngtương tác trực tiếp với các usecase

Biểu diễn bởi một hình người

Mối quan hệ

giữa các

usecase

Tùy từng dạng quan hệ

Extend và Include códạng mũi tên nét đứt,Generalization có dạng mũi tên tam giác

Biên của hệ

thống

Tách biệt phần bêntrong và bên ngoài

hệ thống

Được biểu diễn bởi một hình chữ nhật rỗng

Bảng 1.2 Các phần tử mô hình của biểu đồ usecase

Biểu đồ thành phần được sử dụng để biểu diễn các thành phần phần mềm cấu

thành nên hệ thống Một hệ phần mềm có thể được xây dựng từ đầu bằng cách sử dụng

mô hình lớp hoặc cũng có thể được tạo nên từ các thành phần sẵn có

Thành phần Mô tả một thành phần của

biểu đồ, mỗi thành phần cóthể chứa nhiều lớp hoặcnhiều chương trình con

Giao tiếp Mô tả giao tiếp gắn với

mỗi thành phần Các thànhphần trao đổi thông tin quacác giao tiếp

Mối quan hệ phụ thuộc

giữa các thành phần Mối quan hệ giữa cácthành phần (nếu có)

Gói (Package) Được sử dụng để nhóm

một số thành phần lại vớinhau

Bảng 1.3 Các phần tử mô hình của biểu đồ thành phần

Biểu đồ triển khai biểu diễn kiến trúc cài đặt và triển khai hệ thống dưới dạng

các nodes và các mối quan hệ giữa các node đó Thông thường, các nodes được kết nốivới nhau thông qua các liên kết truyền thông như các kết nối mạng, liên kết TCPIP,microwave…

«Include »

Phần tử mô hình Ý nghĩa Ký hiệu trong biểu đồCác nodes (hay các thiết bị) Biểu diễn các thành phần

không có bộ vi xử lýtrong biểu đồ triển khai hệthống

Các bộ xử lý Biểu diễn các thành phần

có bộ xử lý trong biểu đồ

Các liên kết truyền thông Nối các thành phần của

biểu đồ triển khai hệthống Thường mô tả mộtgiao thức truyền thông cụthể

Bảng 1.4 Các phần tử mô hình của biểu đồ triển khai

Biểu đồ tuần tự biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và các tác nhân theo

thứ tự thời gian, nhấn mạnh đến thứ tự thực hiện các tương tác

ST

1 Gọi (call) Mô tả một lời gọi từ đôis tượng này đến

đối tượng kia

2 Trả (return) Trả về giá trị tương ứng với lời gọi

3 Gửi (send) Gửi một tín hiệu tới một đối tượng

Bảng 1.5 Các phần tử mô hình của biểu đồ tuần tự

Biểu đồ hoạt động biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt

động của hệ thống trong một lớp hoặc kết hợp giữa các lớp với nhau trong một chứcnăng cụ thể

Method ()

Giá trị trả về

Send ()

Hoạt động Mô tả hoạt động gồm tên

hoạt động và các đặc tả củanó

Trạng thái khởi đầu

Trạng thái kết thúc

Thanh đồng bộ ngang Mô tả thanh đồng bộ nằm

ngangThanh đồng bộ hóa dọc Mô tả thanh đồng bộ theo

chiều thẳng đứng

Chuyển tiếp

Quyết định Mô tả một lựa chọn điều

kiệnCác luồng (swimlane) Phân tách các lớp đối

tượng khác nhau tồn tạitrong biều đồ hoạt động

Phân cách nhau bởi 1đường kẻ dọc từ trênxuống dưới biểu đồ

Bảng 1.6 Các phần tử mô hình của biểu đồ hoạt động

Biểu đồ trạng thái biểu diễn các trạng thái và sự chuyển trạng thái của các lớp.

Phần tử mô

Trạng thái

Biểu diễn một trạng thái của đối tượng trong vòng đời của đối tượng đó

Hình chữ nhật lồng ở góc gồm

3 phần: tên, các biến và các hoạt động

Trạng thái

khởi đầu Khởi đầu vòng đời của đối tượng hình tròn đặc

Trạng thái kết

thúc Kết thúc vòng đời của đối tượng Hai hình tròn lồng nhau

Chuyển tiếp Chuyển từ trạng thái Mũi tên liền nét Tên chuyển tiếp

(transition) này sang trạng thái khác với tên gọi là biểu diễn của

chuyển tiếp đó

Bảng 1.7 Các phần tử mô hình của biểu đồ trạng thái

1.2.2.2 Phương pháp phân tích, thiết kế theo hướng chức năng

Phân tích theo hướng chức năng: phân tích lấy quá trình làm trung tâm để phântích một hệ đang có và xác định các yêu cầu nghiệp vụ cho một hệ thống mới Đặcđiểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng này là phân rã một hệthống lớn thành các hệ thống con đơn giản từ trên xuống Phương pháp này tiên hànhphân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn rồi tiếp tục phân rã các bài toán con chođến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm của ngôn ngữlập trình hướng chức năng

Thiết kế theo hướng chức năng: là cách tiếp cận thiết kế phần mềm trong đóbản thiết kế được phân giải thành một bộ các modul được tác động lẫn nhau, mà mỗimodul có một chức năng được xác định rõ ràng

Các bước trong phân tích thiết kế hướng chức năng:

- Xây dựng biều đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn phân rã có thứbậc đơn giản các chức năng cần thực hiện Mỗi chức năng được chia thành các chứcnăng con

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Là một biểu đồ bao gồm các chức năng

xử lý chính của hệ thống, các tác nhân ngoài, các luồng thông tin vào ra

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Là biểu đồ phân rã các chức năng xử lý của

hệ thống thành các chức năng con, tác nhân ngoài và luồng thông tin vào ra được đảmtoàn Biểu đồ cũng bổ sung luồng thông tin nội bộ giữa các chức năng xử lý của hệthống

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biều đồ phân rã từng chức năng xử lí

ở mức đỉnh thành các chức năng xử lý nhỏ hơn, giữ nguyên các tác nhân ngoài vàluồng thông tin vào ra, bỏ sung thêm các kho dữ liệu của hệ thống

- Mô hình thực thể liên kết: Là một mô hình mô tả dữ liệu đầy đủ, đơn giảnnhất, xây dựng mô hình nhằm thành lập một biều đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ liệucần xử lý và cấu trúc nội tại của nó Mô hình được xây dựng bằng cách dùng 4 kiểukhối xây dựng: thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính, liên kết

- Mô hình quan hệ: Là một mô hình tổng quát, thể hiện đầy đủ nhất các quan hệcủa thuộc tính Bao gồm mối liên kết, khóa chính, các thuộc tính

Phương pháp này có ưu điểm:

- Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng

- Dễ theo dõi được luồng dữ liệu

Tuy nhiên phương pháp này không hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp chophát triển phần mềm lớn, khó quản lý quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi như khókiểm thử và bảo trì.

1.3 TỒNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Các hệ thống thông tin không còn xa lạ với các doanh nghiệp trong nước khinhu cầu quản lý hệ thống thông tin vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏ đếnhiệu quả kinh doanh hay sự tồn tại của tổ chức, của doanh nghiệp Vì vậy có không ítcác công trình nghiên cứu, các luận văn nghiên cứu, các bài bào về vấn đề này để phầnnào đó mở ra một hướng đi mới, một giải pháp mới cho các doanh nghiệp quản lýthông tin hiệu quả hơn

+ Nguyễn Thu Hoài (2018), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế phần

mềm bán hàng cho Công ty Cổ phần quản trị doanh nghiệp Cybersoft” khoa Hệ thống

thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, trường Đại học Thương Mại Đề tài phân tích

hệ thống, thiết kế CSDL, thiết kế giao diện, cài đặt và đánh giá hệ thống theo hướngđối tượng UML về cơ bản đã đáp ứng được mực tiêu đề ra Tuy nhiên, phần mềm vẫnchưa phản ánh được toàn bộ chức năng liên quan đến quản lý bán hàng tại công ty.Cần bổ sung thêm các chức năng vào CSDL để phần mềm quản lý bán hàng trên đượchoàn thiện hơn nữa thì hệ thống mới đáp ứng được nhu cầu sử dụng hệ thống phục vụcho quá trình hoạt động quản lý của công ty

+ Lê Thị Phượng (2017), Kháo luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế phần mềm

quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Cát Linh” khoa Hệ thống thông tin

kinh tế và Thương mại điện tử, trường Đại học Thương Mại Đề tài xây dựng hệ thốngthông tin quản lý bán hàng theo hướng đối tượng với các chức năng: Quản lý giao dịchkhách hàng, Quản lý dự án, Quản lý công nợ khách hàng, Lập tra cứu báo cáo Đề tàitương đối hoàn chỉnh khắc phục được những hạn chế của công ty như giao tiếp giữacác thành viên trong đội dự án, khó khăn việ làm việc với CSDL,… Tuy nhiên xâydựng theo hướng đối tượng thì đòi hỏi thời gian nhiều và một hệ thống lớn và chi phícao nên chưa phù hợp với công ty này

+ Nguyễn Thị Thuỳ Dương, Luận văn “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT

quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, Khoa tin học

kinh tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tạicông ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu

cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng Chương trình đã quản lý được các giao dịchtrong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch

của từng nhân viên Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thôngtim về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thờichương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại kháchhàng thực hiện giao dịch.

Qua các bài báo, luận văn, bài nghiên cứu trên thì có thể thấy tình hình đầu tưcho CNTT trong nước đang phát triển mạnh Trên đây là một phần nhỏ những côngtrình nghiên cứu trong nước, phần nào đó thấy được sự tích cực tìm những hướng đimới, giải pháp mới cho HTTT quản lý bán hàng để phần nào đó có thể ứng dụngHTTT quản lý bán hàng một cách hiệu quả vào doanh nghiệp, tăng hiệu quả quản lýsản xuất- kinh doanh, thúc đẩy sự tồn tại của doanh nghiệp

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

+ D.S.Laar, J.K Konjaang, B.A TanKia (2016), “Design and development of a

Sale Management system for SMEs in Northern Ghana” Bài nghiên cứu phân tích,

thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty SMEs Bài nghiên cứu viếtrất đầy đủ và chi tiết, rất phù hợp với mô hình và tình hình tài chính của Công tySMEs

+ Yongchang Ren, Mengyao Chen (2015), “Design and implementation of

Supermarket Management system” Bài nghiên cứu thiết kế và triển khai hệ thống

quản lý siêu thị vừa và nhỏ Hệ thống có thể nhận ra chức năng của thông tin quản lýdịch vụ để nhân viên có thể tuân thủ các điều kiện tồn kho và bán hàng bất cứ lúc nào

Hệ thống cũng có tính thẩm mỹ của giao diện, thao tác đơn giản, truy vấn thuận tiện vàbảo mật dữ liệu….Hệ thống đáp ứng yêu cầu thực tiễn của siêu thị vừa và nhỏ này

+ Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis &

design to improve business quality”, Chron online newspaper Bài báo khẳng định rõ

về lợi ích mà việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý mang lại cho doanh nghiệp,đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ

+ Samuil Angelov et all (04/2012), Article “A framework for analysis and

design of software reference architectures” Bài báo đã đề xuất một số công cụ giúp

cho việc phân tích và thiết kế đạt hiệu quả, tạo điều kiện cho các kiến trúc sư phầnmềm, các nhà khoa học trong việc thiết kế và áp dụng những kiến thức để có thể xâydựng phần mềm phù hợp và có hiệu quả cho các doanh nghiệp

Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG ITN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNEXT SOFTWARE

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VEXT SOFTWARE

2.1.1 Quá trình thành lập

2.1.1.1 Sơ lược về công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Vnext Software

Tên tiếng anh: VNEXT Join Stock Company

Đội ngũ kỹ sư am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu trong từng lĩnh vực,chia sẻ kinh nghiệm để cùng phát triển là giá trị quan trọng mà Vnext tích lũy trongnhiều năm

Sứ mệnh: “Xây dựng Vnext trở thành công ty hàng đầu cung cấp sản phẩm dịch

vụ, phát triển phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin chuyên nghiệp Cung cấp cácsản phầm phần mềm ứng dụng cao cho khách hàng”

2.1.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển

Được thành lập tháng 01 năm 2008, với tên gọi là Công ty Cổ phần Vnext(VNEXT JSC).

 01/2008: Chỉ là một công ty nhỏ khoảng hơn 15 nhân sự và có địa chỉ tạiPhòng 1407, Tòa nhà 34T Trung Hòa, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội

 10/2013: Chuyển đến tầng 7, Tòa nhà TTC, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

 04/2015: Chuyển đến toàn nhà 56 Lưu Hữu Phước, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm,

Hà Nội

 12/2017: Chuyển đến Tầng 18, Tháp C, Central Point, 219 Trung Kính, YênHòa, Cầu Giấy, Hà Nội

 01/2018: Thành lập VNEXT JAPAN

2.1.1.4 Văn hóa công ty

Vnext- nơi có môi trường làm việc thân thiện Đó là tinh thần TÔN ĐỔIĐỒNG- CHÍ GƯƠNG SÁNG Trong đó, “TÔN- ĐỔI- ĐỒNG” nghĩa là “ Tôn trọng

cá nhân- Tinh thần đổi mới- Tinh thần đồng đội” “CHÍ- GƯƠNG- SÁNG” nghĩa là

“Chí công- Gưỡng mẫu- Sáng suốt” là những phẩm chất cần có của lãnh đạo công ty

Văn hóa “làm việc hết mình”, “tận tụy với khách hàng”, “tự do dân chủ”,

“khuyến khích sáng tạo” là thể hiện trong lúc làm việc

Văn hóa “chơi” thể hiện ở các hoạt động teambuilding, party như: Đại hội thờibao cấp, chợ phiên bao cấp, sinh nhật công ty, thay đổi để hoàn thiện,…hay các giảibóng đá nam, nữ …

2.1.1.5 Lĩnh vực hoạt động

Hoạt động chuyên sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụERP, dịch vụ công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống, dịch vụ điện tử và cung cấp thiết bịCNTT Giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh vàhiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng những hệ thống công nghệ thông tin toàndiện

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Vnext

2.1.2.2 Chức năng, thành phần các ban nghành của công ty

Ban giám đốc

Phòng quản lí chất lượng Quality Assurance: Giám sát, quản lý và đảm bảo

chất lượng Đây là bộ phận có quyền và có trách nhiệm sẽ đặt quá trình kiểm tra chấtlượng lên giai đoạn nào, kiểm tra chất lượng theo phương pháp nào, tiêu chuẩn nào, sẽdùng các công cụ gì để kiểm tra và sản phẩm ở mức độ như thế nào thì được côngnhận Là bộ phận có trách nhiệm về toàn bộ tiêu chuẩn, quy trình kiểm tra để đảm bảochất lượng

Bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự là nơi kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng

nhân viên mới

Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự chủ yếu sẽ là:

- Tạo ra một quá trình tuyển dụng hiệu quả và chuyên nghiệp

CEO TRẦN NGỌC SƠN

VGD HOÀNG HẢI

VGD SHUHEI MORI

HueBT Thinh

HM

HuuDV

SonTN, Shuhei Mori

HungTD

LyNTH

Hieu

NT

HR Admin

IT Finance QA

Technical Sale

Project Division 3

Project Division 2

Project

Division

1

- Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm nhân viên mới.

- Quản lý lương, thời gian làm việc, chấm công và các vị trí công việc trong côngty

- Lên kế hoạch đào tạo và phát triển cho cán bộ nhân viên trong công ty haynhân viên mới

- Lưu các hồ sơ, thông tin của các nhân viên, thông tin về nhân sự trong côngty

- Cùng với người quản lý quyết định thăng tiến hay cắt giảm vị trí của nhânviên

Bộ phận tài chính

- Giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các công việc trong cáclĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chínhsách, chăm sóc sức khỏe nhên viên, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty

- Công tác văn phòng Công tác tổ chức, chế độ chính sách

- Công tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…

- Kiêm tra, đôn đốc các bộ phận công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quychế của công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

Ban Kế toán:

- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giámđốc trình Chủ tịch phê duyệt để làm cơ sở thực hiện

- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty

- Lập báo cáo tài chính, báo cáo

- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trongviệc mua sắm, thanh lý, nhượng bán… tài sản của Công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu

Ban Hành chính

- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việctrong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độchính sách, chăm sóc sức khỏe, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty

- Công tác tổ chức, chế độ chính sách

- Công tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…

- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy,quy chế công ty

Ban Văn hóa đoàn thể

- Tổ chức các sự kiện, đảm bảo đời sống tinh thần cho nhân viên công ty

- Tổ chức hội thi thể thao, văn nghệ

- Duy trì các ngày hội truyền thống của công ty

Phòng sale

- Tìm kiếm khách hàng mang về cho công ty những dự án mới

- Tiếp xúc khách hàng và thẩm định khách hàng

- Lập hợp đồng và các hồ sơ liên quan

Bộ phận Project Division 1,2,3: Là bộ phận nghiên cứu, tư vấn phát triển

phần mềm Là bộ phận trực tiếp thực hiện các dự án quả công ty Quyết định sản phẩmlàm ra Mỗi một bộ phận sẽ có các team dự án khác nhau dưới trách nhiệm của PM,Leader, Dev, Design, Tester, Brse…

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây

Biểu đồ 2.1 Doanh thu của Vnext (2016-2018)

Nhờ vào sự nỗ lực làm việc của các cán bộ nhân viên trong công ty mà đã đemlại cho công ty doanh số 120 triệu USD trong năm 2018 với nhân sự là 250 người

2.2 THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP VNEXT SOFTWARE

2.2.1 Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin chung

 Phần mềm công ty sử dụng

- Cài đặt hệ điều hành Windows

- Phần mềm văn phòng

+ Bộ phần mềm Microsoft Office

+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey

+ Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc

+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar

- Phần mềm tài chính kế toán: Sử dụng Phần mềm kế toán FTS Accounting phù hợpcho doanh nghiệp theo mô hình mẹ con và có nhiều cơ quan trực thuộc Dễ dàng hợp nhất các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính, kế toán nhanh chóng, chính xác Đảm bảo thống nhất nghiệp vụ kế toán giữa các chi nhánh của Vnext

- Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

- Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực

- Phần mềm quản lý nhân sự

 Trang thiết bị phần cứng tại công ty

Là một công ty chuyên về hệ thống thông tin, công nghệ thông tin nên công tyhết sức chú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT

 Cơ sở hạ tầng mạng truyền thông

Toàn công ty, máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows và Linux là nềntảng cho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công

ty Hạ tầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhânviên công ty

Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nốicác thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty Các thiết bịtrong công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet,Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,

Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đavấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng nhưkết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng

 Dữ liệu

Thông tin quản lý khách hàng được lưu trữ trên máy chủ của công ty

Nguồn dữ liệu này cho phép một số bộ phận liên quan truy cập bằng user củamỗi nhân viên công ty và phải được sự cho phép của quản trị viên

2.2.2 HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP Vnext Software

Hiện nay đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều daonh nghiệp, tổ chức, cá nhận với quy mô khác nhau Sau khi tiếp nhận các đơn hàng, các dự án từ phía khách hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng để nắm bắt yêu cầu khách hàng, thành lập đội dự án theo đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý chi phí, phòng hành chính để quản lý thông tin khách hàng thường xuyên

Trong quá trình triển khai dự án, song song với các hoạt động kỹ thuật có rât nhiều việc quản lý cần được thục hiện để đảm bảo thành công dự án

Quá trình triển khai đảm bảo hoạt động theo dõi và kiểm soát quy trình được thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả bao gồm hoạt động chính sau:

- Quản lý phạm vi dự án: Quản lý sản phẩm, quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu

- Quản lý chi phí bao gồm: Chi phí nhân công, chi phí triển khai

- Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi tiết

- Quản lý chất lượng: Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng

- Quản lý nguồn lực: Xây dựng đội dự án và quản lý đội dự án

- Quản lý rủi ro: Thực hiện hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lại các rủi ro

Quá trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty gồm các hoạt động chính:

Quản lý khách hàng dự án:

- Cập nhật thông tin khách hàng

- Tiếp nhận phiếu yêu cầu dự án

- Gửi phiếu yêu cầu dự án

- Gửi thông tin phản hồi

- Lập hợp đồng

Quản lý chi phí dự án:

- Cập nhật thông tin danh mục dự án

- Quản lý thu cho dự án

- Quản lý chi cho dự án

- Theo dõi công nợ và chuyển khoản

Thống kê báo cáo:

- Báo cáo danh mục đã dự án đã hoàn thành

- Báo cáo dnah mục dự án đang triển khai

- Báo cáo khoản thu của dự án

- Báo cáo khoản chi của dự án

- Báo cáo thông tin chi tiết dự án

Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng:

Phòng Sale: Nhân viên Sale tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng tiềm năng để trao đổi thông tin về các dịch vụ, các phần mềm mà công ty công cấp

Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng Sale Nhân viên sale tiếp nhận và tổng hợp thông tin cần thiết để gửi lên bán giám đốc và đội dự án

Nếu ban giám đốc chấp nhận thì nhân viên Sale sẽ lập hợp đồng với khách hàng Nếu không đồng ý thì thông báo cho khách hàng là dự án không được chấp nhận

Phòng dự án xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thông số kỹ thuật.Nếu hợp đồng được kí kết, đội dự án được thành lập

Bộ phận kế toán: Nhân các thông tin từ phòng dự án, sau đố dự toán chi phí cho

dự án, quản lý các mục chi phí cho dự án, thu tiền từ khách hàng

Ban giám đốc: Xem xét báo cáo quản lý thường niên, lên kế hoạch nhiệm vụ cho quá trình quản lý dự án

2.2.3 Phân tích kết quả của phiếu điều tra

Tiến hành phát phiếu điều tra cho 20 đại diện cán bộ nhân viên trong công ty đồng thời tiến hành phỏng vấn trực tiếp từ các giám đốc và thu thập thông tin qua quá trình quan sát, từ đó tiến hành xử lý dữ liệu và đưa ra các phân tích kết quả như sau:

- Đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý bán hàng hiện tại của

công ty?

Mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý bán hàng

Không hiệu quả Bình thường Hiệu quả

Biểu đồ 2.2 Mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý bán hàng

Từ kết quả trên cho thấy mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý bán hàng hiện tại của công ty chưa thực sự hiệu quả, còn gây trở ngại trong công việc

- Những khó khăn gặp phải khi làm việc với hệ thống quản lý bán hàng?

Tốn thời gian Thiếu chính xác Lưu trữ cồng kềnhKhó tra cứu thông tin Khó khăn khác

Khó khăn trong quản lý bán hàng

Biểu đồ2.3 Khó khăn trong quản lý bán hàng

Kết quả điều tra cho thấy công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý bán hàng Hầu hết các công tác quản lý bán hàng đều được thực hiện thủ công trên giấy tờ Việc làm thủ công như vậy gây ra không ít khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thời gian, mất thông tin Hơn nữa lưu trữ ở dạng giấy tờ rất bất kiện do khó

phân loại, dễ bị mất, bị mờ, bị nhòe và khó tìm kiếm tài liệu… gây lãng phí về mặt thời gian và nhân lực cho công ty Cần phải có biện pháp khắc phục.

- Công ty có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để đem lại hiệu quả cho

công tác quản lý và tra cứu hay không?

Mức độ cần thiết sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Nên sử dụng Không nên sử dụng

Biểu đồ2.4 Mức độ cần thiết dử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Trước những hạn chế về công tác quản lý bán hàng thì đa số nhan viên đều cho rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thông thông tin quản lý bán hàng Việc sử dụng hệthống sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, sức lực hơn nữa lại có độ bảo mật cao

- Nếu công ty xây dựng phần mềm quản lý bán hàng thì tiêu chí nào cần được

Bảng2.1 Các tiêu chí xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Hầu hết nhân viên muốn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có đầy đủ chức năng, tính ổn định cao Điều này giúp cho việc quản lý bán hàng thuận tiện hiwn, không bị bỏ lỡ một nghiệp vụ nào

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP VNEXT SOFTWARE