Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới các quýthầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt các thầy cô trong khoa Hệ thống thôngtin kinh tế và thương mại điện tử đã giúp em có đầy đủ kiến
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ VÀ TMĐT
- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Bốn năm đại học vừa qua, em đã được học tập trên ngôi trường Đại học ThươngMại, được các thầy cô truyền đạt những kiến thức bổ ích giúp em có được hành trangbước vào con đường sự nghiệp sắp tới Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới các quýthầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt các thầy cô trong khoa Hệ thống thôngtin kinh tế và thương mại điện tử đã giúp em có đầy đủ kiến thức để hoàn thành khóa
luận với đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty
Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin và thương mại điện
tử cùng các thầy cô trong thư viện của trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em tìm nhữngtài liệu tham khảo quý báu trong suốt quá trình thực hiện đề tài
Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp nhưng khả năng bảnthân còn hạn chế nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu xót Kính mong nhậnđược sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô để bài khóa luận tốt nghiệp của em hoànthiện và đầy đủ hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiệnĐinh Thị Mỹ Duyên
Trang 32 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 2
3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2
4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2
5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN 4
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 5
1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5
1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 5
1.1.2 Một số khái niệm cơ bản về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 5
1.1.3 Một số khái niệm khác 6
1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 6
1.2.1 Quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lý 6
1.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế 8
1.3 TỒNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 15
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước15
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới 16
Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG ITN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNEXT
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VEXT SOFTWARE 18
2.1.1 Quá trình thành lập 18
2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20
2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây 22
2.2 THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP
2.2.1 Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin chung 22
Trang 42.2.2 HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP Vnext Software 23
2.2.3 Phân tích kết quả của phiếu điều tra 25
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP VNEXT SOFTWARE 27
3.2.5 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 46
3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ BÁN
KẾT LUẬN 53
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 6DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT Bảng biểu, sơ đồ
1 Bảng 1.1 Các phần tử mô hình của biểu đồ lớp
2 Bảng 1.2 Các phần tử mô hình của biểu đồ Usecase
3 Bảng 1.3 Các phần tử mô hình của biểu đồ thành phần
4 Bảng 1.4 Các phẩn tử mô hình của biều đồ triển khai
5 Bảng 1.5 Các phần tử mô hình của biều đồ tuần tự
6 Bảng 1.6 Các phần tử mô hình của biểu đồ hoạt động
7 Bảng 1.7 Các phần tử mô hình của biểu đồ trạng thái
8 Biều đồ 2.1 Doanh thu của Vnext (2016-2018)
9 Biểu đồ 2.2 Mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý bán hàng
10 Biểu đồ 2.3 Khó khăn trong quản lý bán hàng
11 Biều đồ 2.4 Mức độ cần thiết sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
12 Bảng 2.1 Các tiêu chí xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
13 Biểu đồ 3.1 Usecase tổng quát
14 Biểu đồ 3.2 Usecase chi tiết quản lý giao dịch khách hàng
15 Biểu đồ 3.3 Usecase chi tiết quản lý công nợ khách hàng
16 Biểu đồ 3.4 Usecase chi tiết quản lý dự án
17 Biểu đồ 3.5 Usecase chi tiết lập tra cứu báo cáo
18 Biểu đồ 3.6 Biều đồ lớp
19 Biểu đồ 3.7 Biều đồ trạng thái hợp đồng
20 Biểu đồ 3.8 Biều đồ trạng thái giao dịch
21 Biều đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự đăng nhập
22 Biều đồ 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm khách hàng
23 Biều đồ 3.11 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa khách hàng
24 Biểu đồ 3.12 Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật đơn hàng
25 Biểu đồ 3.13 Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo thu chi
26 Biểu đồ 3.14 Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo dự án
27 Biểu đồ 3.15 Biểu đồ hoạt động đăng nhập
28 Biều đồ 3.16 Biều đồ hoạt động thêm thông tin
29 Biều đồ 3.17 Biều đồ hoạt động xóa thông tin
30 Biều đồ 3.18 Biều đồ hoạt động sửa thông tin
31 Biều đồ 3.19 Biều đồ hoạt động tìm kiếm thông tin
32 Biểu đồ 3.20 Biểu đồ hoạt động lập hợp đồng
33 Biểu đồ 3.21 Biều đồ hoạt động tra cứu phần mềm
Trang 76 Hình 3.4 Form quản lý giao dịch khách hàng
Trang 8hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác mọi luồng thông tin, đó là công việc quan trọng
mà các doanh nghiệp cần phải làm Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnhtrợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp đưa ra quyết định
Với xu thế tất yếu đó, tại Việt Nam thì việc ứng dụng tin học hóa vào các hoạtđộng tác nghiệp, giao dịch hàng hóa, dịch vụ, đã không còn xa lạ với các doanhnghiệp, làm nâng cao hiệu quả quản lí kinh doanh dễ dàng hơn Ngoài mục đích nângcao hiệu quả quản lí kinh doanh nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chắc trong môi trườngkinh doanh hiện nay đồng thời đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của khách hàngmột cách nhanh chóng, thuận lợi Việc phát triển ứng dụng CNTT vào quản lí hoạtđộng sản xuất kinh doanh ở Việt Nam là một xu thế Có không ít doanh nghiệp ViệtNam đã ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lí các hoạt động kinhdoanh của mình
Trong các HTTT quản lí của doanh nghiệp thì HTTT quản lí bán hàng có tầmquan trọng và ý nghĩa to lớn Nó giúp quản lí đầu ra, đầu vào của hàng hóa, dịch vụ,bên cạnh đó cũng đánh giá được đúng hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận củadoanh nghiệp Đồng thời, HTTT quản lí bán hàng còn giúp nắm bắt được thông tin củacác mặt hàng tồn kho Qua đó, thì doanh nghiệp sẽ có những giải pháp và quyết địnhkịp thời đề ra phương án phù hợp Bên cạnh đó còn tổng hợp cho doanh nghiệp thôngtin khách hàng, lượng khách hàng mà yếu tố khách hàng rất quan trọng liên quan đến
sự sống còn của doanh nghiệp Thông tin khách hàng được lưu trữ trên cơ sở dữ liệugiúp cho việc chăm sóc khách hàng được hiệu quả hơn
Trên cơ sở nghiên cứu tại doanh nghiệp có thể thấy được rằng quy mô Công ty
Cổ phần Vnext Software ngày càng lớn mạnh, các dự án Công ty, các đối tác, cáckhách hàng ngày càng tăng dẫn đến việc quản lý thông tin bán hàng khá nhiều khókhăn như khó khăn quản lý sản phẩm phần mềm, thất thoát thông tin khách hàng và dự
Trang 9Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý bán hàng và sự phù hợp với chuyên ngành
đã được học cùng với sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên trong công ty, do đó em đã lựa
chọn đê tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần Vnext Software” Đề tài nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý, kinh doanh cho công
ty đạt hiệu quả hơn
2 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
2.1 Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất, giúp hệ thống hóa kiến thức về phân tích, thiết kế hệ thống thông tincủa tổ chức, doanh nghiệp
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý bán hàng nói chung và củaCông ty Cổ phần Vnext Software nói riêng
Thứ ba, Trong quá trình thực tập và làm việc tại công ty đã được tạo điều kiện đểnghiên cứu về thực trạng quản lý bán hàng tại công ty
Bốn là, đề ra những đề xuất, những giải pháp có thể áp dụng và tiến hành phântích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng cho công ty nhằm tạo ra một HTTT quản lý phùhợp cho công ty và mang tính chất thiết thực đối với việc quản lý bán hàng
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Tổng quát hóa kiến thức về phân tích, thiết kế trong tổ chức
Giới thiệu, đưa ra một vài giải pháp, công cụ có thể áp dụng được vào bài toán cụthể tại công ty để giúp công ty quản lý bán hàng hiệu quả hơn
3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty Vnext SoftwarePhạm vi nghiên cứu:
- Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý qua các tài liệu, côngtrình nghiên cứu
- Tiến hành nghiên cứu các hoạt động bán hàng và quản lý bán hàng tại Công ty
cổ phần Vnext Software
4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Thu thập thông tin từ các tài liệu của công ty như tập san, sách, báo… trên thưviện của công ty và thu thập trên trang web của công ty
+ Thu thập thông tin từ bài báo, các công trình nghiên cứu khoa học và giáo trình
là nguồn tài liệu vô cùng hữu ích và chính xác
+ Quan sát thực tế: Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình của công ty hay liênquan tới vấn đề cần nghiên cứu một cách thực tế nhất
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Trang 10+ Phương pháp sử dụng phiếu điều tra: Xây dựng phiếu điều tra có tất cả 36 câuvới nội dung như sau: Thông tin về công ty; cơ sở hạ tầng CNTT; cơ sở nhân lựcCNTT, HTTT; tình hình kinh doanh Với hình thức câu hỏi:
Câu hỏi có sẵn câu trả lời: Người điền phiếu chọn một hoặc nhiều phương án.Câu hỏi người điền phiếu tự đưa ra câu trả lời: Đó là những ý kiến riêng củangười điền phiếu mang đến độ tin cậy cao
Phiếu điều tra thu thập thông tin dữ liệu từ đối tượng nhân viên thuộc các phòngban khác nhau trong công ty như Phòng Tài chính, kế toán, phòng Tổ chức hành chính,Phòng IT, Phòng phát triển, Phòng quản lí chất lượng Quality Assurance, Phòng Nhânsự… Tổng số phiếu phát ra là 22 phiếu và thu về được 20 phiếu
Qua phương pháp này có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết về tình hìnhquản lý bán hàng của công ty và thu thập được nhiều ý kiến tích cực của một số nhânviên về xây dựng phần mềm của công ty được hiệu quả hơn Bên cạnh đó, phươngpháp sử dụng phiếu điều tra chưa đưa ra được những số liệu cụ thể và chính xác vềdoanh thu, chi phí và cơ sở vật chất, trang thiết bị của toàn Công ty
+ Phương pháp phỏng vấn: Chuẩn bị những câu hỏi phỏng vấn trước với nộidung mang tính quan trọng về tình hình kinh doanh của công ty 3 năm gần đây, hạtầng kỹ thuật CNTT, định hướng lâu dài của công ty, thị trường mà công ty muốnhướng tới… Phương pháp này được hướng tới những đối tượng có vai trò quan trọngtrong công ty như Giám đốc các phòng ban, các bộ phận hoặc Giám đốc, Phó giám đốccông ty
Dữ liệu thu thập được qua phương pháp phỏng vấn này sẽ là các vấn đề mangtính chuyên sâu có liên quan đến việc ứng dụng CNTT vào việc quản lý các nghiệp vụbán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty Cổ phần Vnext Software
Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và sốliệu rất cụ thể Bên cạnh đó việc áp dụng phương pháp này cũng tương đối khó khăn
do đặc thù công việc nên việc gặp gỡ và xin chút thời gian của các trưởng bộ phận,Giám đốc hay Phó Giám đốc tương đối khó khăn
4.2 Phương pháp xử lí dữ liệu
Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương
pháp nghiên cứu đã được học như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phântích thiết kế HTTT quản lý bán hàng theo phương pháp hướng đối tượng
Phương pháp so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi lại thông tin từ phương phápphiếu khảo sát, phỏng vấn hay quan sát thực tế để so sánh giữa lý luận và thực tế có
Trang 11Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Là phương pháp cuối cùng trongbước thu thập thông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn Phân tích lýthuyết từ dữ liệu thu được để phát hiện ra những khía cạnh khác nhau của lý thuyết vềHTTT quản lý để từ đó chọn lọc được ra những thông tin cần thiết và phù hợp với đềtài
Dữ liệu sau khi thu thập được sẽ được xử lý thông qua Microsoft Excel dướidạng bảng số liệu và biểu đồ
Dữ liệu thu về được từ phiếu điều tra, phỏng vấn, quan sát thực tế sẽ được chọnlọc và phân tích để tổng hợp lại những thông tin phù hợp và cần thiết với mục đíchnghiên cứu của đề tài
5 KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận còn gồm các chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bánhàng
Chương 2 Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bánhàng tại Công ty Cổ phần Vnext Software
Chương 3 Định hướng phát triển và để xuất về phân tích, thiết kế hệ thống thôngtin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Vnext Software
Trang 12Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin
- “Dữ liệu (Data) là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới
khách quan Dữ liệu là các giá trị chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập
hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng” (Giáo trình hệ thống thông
tin quản lý, 2012, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân).
- Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau hay nói
rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng Thông tin vừa là nguyênliệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Tiếp nhận và xử lý thông tin
là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lý,
hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp (Giáo trình phân
tích và thiết kế hệ thống thông tin, 2009, Nhà xuất bản Thống kê).
- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau và cũng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử có thể là vậtchất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, phương pháp xử lý, quy tắc,
quy trình xử lý (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, 2009, Nhà xuất
bản Thống kê)
- Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử
lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ côngnếu dựa vào các công cụ như giấy bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động
hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác (Giáo
trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, 2009, Nhà xuất bản Thống kê)
- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống giúp các hoạt động quản lý của tổ chức
như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết địnhquản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ
hệ xử lý giao dịch và tạo ra báo cáo định kì hay theo yêu cầu (Giáo trình phân tích
thiết kế hệ thống thông tin quản lý, 2010, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).
1.1.2 Một số khái niệm cơ bản về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống là sự khảo sát một hệ thống hay một vấn đề cải tiến hệ thống
đang tồn tại hoặc thiết kế và cài đặt hệ thống mới (Giáo trình phân tích thiết kế hệ
Trang 13trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, 2010, Nhà xuất bản Giáo dục Việt
Nam)
Các đối tượng là các thực thể độc lập, sẵn sàng thay đổi mà không ảnh hưởng tới
các thiết bị khác (Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, 2010, Nhà
xuất bản Giáo dục Việt Nam)
Đối tượng (Object) là thành phần trọng tâm của cách tiếp cận hướng đối tượng.
Một đối tượng là một đại diện của bất kì sự vật nào cần được mô hình trong hệ thống
và đóng một vai trò xác định trong lĩnh vực ứng dụng (Giáo trình phân tích thiết kế
hệ thống thông tin quản lý, 2010, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).
Lớp (Class) là một mô tả của một tập hợp/ một loại đối tượng có: Cùng cấu trúc
(định danh, đặc trưng) và cùng hành vi (trạng thái, vai trò).( Giáo trình phân tích thiết
kế hệ thống thông tin quản lý, 2010, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam).
1.1.3 Một số khái niệm khác
“Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của ngườibán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua: tiền, vật phẩm hoặc giá trịtrao đổi đã thỏa thuận
Một số quan điểm khác thì cho rằng bán hàng là nền tảng trong kinh doanh trong
đó có gặp gỡ người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạtđược mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về trao đổi sản phẩm
Có ý kiến khác lại cho rằng bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìmhiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giaohàng và thanh toán
Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những ngườihoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liênquan đến hoạt động như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sale, bảohành, bảo trì…hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm triểnkhai cung cấp các sản phầm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinhdoanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan.”(https://vi.wikipedia.org/wiki)
1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.2.1 Quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lý
Quy trình phân tích thiết kế HTTT gồm các giai đoạn: khảo sát hiện trạng và xáclập dự án, phân tích thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự
Trang 14tình trạng hoạt động của HTTT cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xâydựng HTTT mới Giai đoạn này bao gồm:
- Khảo sát hệ thống đang làm gì?
- Đưa ra đánh giá về hiện trạng
- Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm
- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo
- Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kĩ thuật, tài chính, thời gian và
những ràng buộc khác (Giáo trình công nghệ phần mềm, 2002, Trường Đại học Bách
Khoa Hà Nội)
Phân tích hệ thống là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập
dự án là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống Giai đoạn này bao gồm:
- Phân tích hệ thống về xử lí: Xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng
xử lý của hệ thống
- Phân tích hệ thống về dữ liệu: Xây dựng được lược đồ CSDL mức logic của hệ
thống giúp lưu giữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống (Giáo trình Phân
tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại hướng cấu trúc- hướng đối tượng, Nhà
xuất bản Thống kê)
Thiết kế hệ thống là công đoạn cuối cùng trong quá trình khảo sát, phân tích, thiết
kế Thiết kế hệ thống là chuyển đối biểu đồ mức logic của hệ thống mới sang mức vật
lý với tập các biểu đồ thu được qua giai đoạn phân tích Giai đoạn này bao gồm:
- Thiết kế CSDL: Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới trong giaiđoạn phân tích hệ thống Thiết kế CSDL là cung cấp thông tin chi tiết để ra quyết định
có chấp nhận hay không để chuyển sang giai đoạn cài đặt hệ thống và vận hành Thiết
kế CSDL cho phép đội dự án có một cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệthống, nhận ra được cái hiệu quả và không hiệu quả
- Thiết kế các kiểm soát là kiểm tra thông tin thu thập và thông tin xuất nhằmphát hiện lỗi và sửa lỗi, thiết kế kiểm soát với các sự cố làm gián đoạn chương trình,thiết kế kiểm tra lỗi với sự cố xâm hại của con người
- Thiết kế phần mềm nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt
- Thiết kế giao diện: Giao diện phải dễ sử dụng với người sử dụng; các chức năngcần phải gần gũi để người cài đặt có thể nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng hơn; giaodiện dễ phát triển, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu thay đổi của người dùng
Cài đặt hệ thống: đây là giai đoạn viết chương trình, tạo hệ thống Quy trình như
Trang 15Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài
đặt Biên soạn tài liệu phần mềm (Giáo trình công nghệ phần mềm, 2002, Trường
Đại học Bách Khoa Hà Nội)
1.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế
1.2.2.1 Phương pháp phân tích theo hướng đối tượng
Một hệ thống được chia thành những thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗiđối tượng bao gồm đầy đủ dữ liệu và hành động liên quan đến dối tượng đó Các đốitượng trong một hệ thống thì tương đối độc lập và hệ thống được xấy dựng bằng cáckết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữachúng
Phân tích hướng đối tượng:
- Phân tích kiến trúc hệ thống: Xác định và mô tả lại các hoạt động của hệ thốngđối với đối tượng
- Phân tích các use case: Dựa trên các yêu cầu ban đầu, tiến hành xác định các tácnhân, xác định và đặc tả các use case, xây dựng biểu đồ use case
- Phân tích lớp: Xác định tên lớp, các thuộc tính của các lớp, các mối quan hệ cơbản trong các lớp Xây dựng biểu đồ lớp
- Xây dựng biểu đồ trạng thái của lớp: Mô tả các trạng thái và sự chuyển tiếp củacác trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó
Thiết kế hướng đối tượng:
- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho các chức năng của hệ thống
- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết
- Xây dựng biểu đồ tuần tự cho use case
- Thiết kế CSDL dựa vào các lớp
- Thiết kế giao diện
- Thiết kế an toàn cho HTTT quản lý
- Thiết kế phần cứng: Tính toán các yêu cầy kỹ thuật cho HTTT quản lý
Phân tích thiết kế hướng đối tượng UML là một phương pháp phổ biến hiện naybởi có những ưu điểm như:
- Dễ bảo trì
- Các đối tượng độc lập
- Có thể dùng lại một số thành phần của đối tượng đã được thiết kế trước đó
- Dễ hiểu nhờ vào các biểu đồ, nhìn rõ được các mối quan hệ giữa các thực thểBên cạnh đó thì cũng có nhược điểm về các nhìn nhận đối tượng thích hợp trongmột hệ thống
Trang 16UML là một ngôn ngữ dùng để đặc tả, trực quan hóa và tư liệu hóa phần mềmhướng đối tượng Nó không mô tả một tiến trình hay một phương pháp mà trong đóchúng ta dùng nó để mô hình hóa UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếpgiữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và phát triển phần mềm Các giai đoạncủa chu trình phát triển phần mềm: Giai đoạn nghiên cứu sơ bộ; phân tích yêu cầu;thiết kế hệ thống; xây dựng phần mềm; thử nghiệm hệ thống; thực hiện, triển khai; bảotrì, nâng cấp.
UML cho phép biểu diễn nhiều hướng nhìn khác nhau của hệ thống trong quátrình phát triển hệ thống Các biểu đồ trong UML:
- Biểu đồ lớp
- Biểu đồ Use case
- Biểu đồ thành phần
- Biểu đồ triển khai
- Biểu đồ tương tác (biểu đồ tuần tự, biểu đồ cộng tác)
Biểu đồ use case biểu diễn sơ đồ chức năng của hệ thống, mỗi use case mô tả một
chức năng mà hệ thống cần phải có xét từ góc độ người dùng, các biểu đồ use case cóthể phân rã theo nhiều mức khác nhau
Các phần tử mô hình:
Trang 17Bảng 1.2 Các phần tử mô hình của biểu đồ usecase
Phần tử mô
hình Ý nghĩa Cách biểu diễn kí hiệu trong biểu đồUsecase
Biểu diễn một chức năng xác định của hệ thống
Hình elip chứa tên của usecase Usecase name
Tác nhân
Là một đối tượng bên ngoài hệ thốngtương tác trực tiếp với các usecase
Biểu diễn bởi một hình người
Mối quan hệ
giữa các
usecase
Tùy từng dạng quan hệ
Extend và Include
có dạng mũi tên nét đứt, Generalization
có dạng mũi tên tamgiác
Biên của hệ
thống
Tách biệt phần bêntrong và bên ngoài hệ thống
Được biểu diễn bởi một hình chữ nhật rỗng
(Bài giảng Phân tích, thiết kế và tổ chức hệ thống thông tin, Đại học Thương
Mại)
Biểu đồ thành phần được sử dụng để biểu diễn các thành phần phần mềm cấu
thành nên hệ thống Một hệ phần mềm có thể được xây dựng từ đầu bằng cách sử dụng
mô hình lớp hoặc cũng có thể được tạo nên từ các thành phần sẵn có
«Extend »
«Include »
Trang 18Bảng 1.3 Các phần tử mô hình của biểu đồ thành phần
Mối quan hệ phụ thuộc
(Bài giảng Phân tích, thiết kế và tổ chức hệ thống thông tin, Đại học Thương
Mại)
Biểu đồ triển khai biểu diễn kiến trúc cài đặt và triển khai hệ thống dưới dạng các
nodes và các mối quan hệ giữa các node đó Thông thường, các nodes được kết nối vớinhau thông qua các liên kết truyền thông như các kết nối mạng, liên kết TCPIP,microwave…
Trang 19Bảng 1.4 Các phần tử mô hình của biểu đồ triển khai
Các nodes (hay các thiết bị) Biểu diễn các thành phần
không có bộ vi xử lýtrong biểu đồ triển khai hệthống
Các bộ xử lý Biểu diễn các thành phần
có bộ xử lý trong biểu đồ
Các liên kết truyền thông Nối các thành phần của
biểu đồ triển khai hệthống Thường mô tả mộtgiao thức truyền thông cụthể
(Bài giảng Phân tích, thiết kế và tổ chức hệ thống thông tin, Đại học Thương
Mại)
Biểu đồ tuần tự biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và các tác nhân theo
thứ tự thời gian, nhấn mạnh đến thứ tự thực hiện các tương tác
Bảng 1.5 Các phần tử mô hình của biểu đồ tuần tự
1 Gọi (call) Mô tả một lời gọi từ đối tượng này đến
đối tượng kia
2 Trả (return) Trả về giá trị tương ứng với lời gọi
3 Gửi (send) Gửi một tín hiệu tới một đối tượng
Send ()
Giá trị trả về
Method ()
Trang 20(Bài giảng Phân tích, thiết kế và tổ chức hệ thống thông tin, Đại học Thương Mại)
Biểu đồ hoạt động biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạt
động của hệ thống trong một lớp hoặc kết hợp giữa các lớp với nhau trong một chứcnăng cụ thể
Bảng 1.6 Các phần tử mô hình của biểu đồ hoạt động
hoạt động và các đặc tả củanó
Trạng thái khởi đầu
Trạng thái kết thúc
Thanh đồng bộ ngang Mô tả thanh đồng bộ nằm
ngangThanh đồng bộ hóa dọc Mô tả thanh đồng bộ theo
chiều thẳng đứng
Chuyển tiếp
Quyết định Mô tả một lựa chọn điều
kiệnCác luồng (swimlane) Phân tách các lớp đối
tượng khác nhau tồn tạitrong biều đồ hoạt động
Phân cách nhau bởi 1đường kẻ dọc từ trên xuốngdưới biểu đồ
(Bài giảng Phân tích, thiết kế và tổ chức hệ thống thông tin, Đại học Thương Mại)
Biểu đồ trạng thái biểu diễn các trạng thái và sự chuyển trạng thái của các lớp.
Trang 21Bảng 1.7 Các phần tử mô hình của biểu đồ trạng thái
Phần tử mô
Trạng thái
Biểu diễn một trạng thái của đối tượng trong vòng đời của đối tượng đó
Hình chữ nhật lồng ở góc gồm
3 phần: tên, các biến và các hoạt động
Trạng thái
khởi đầu
Khởi đầu vòng đời của đối tượng hình tròn đặcTrạng thái kết
thúc
Kết thúc vòng đời của đối tượng
Hai hình tròn lồng nhau
Chuyển tiếp
(transition)
Chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác
Mũi tên liền nét với tên gọi là biểu diễn của chuyển tiếp đó
(Bài giảng Phân tích, thiết kế và tổ chức hệ thống thông tin, Đại học Thương Mại)
1.2.2.2 Phương pháp phân tích, thiết kế theo hướng chức năng
Phân tích theo hướng chức năng: phân tích lấy quá trình làm trung tâm để phântích một hệ đang có và xác định các yêu cầu nghiệp vụ cho một hệ thống mới Đặcđiểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng này là phân rã một hệthống lớn thành các hệ thống con đơn giản từ trên xuống Phương pháp này tiến hànhphân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn rồi tiếp tục phân rã các bài toán con chođến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm của ngôn ngữlập trình hướng chức năng
Thiết kế theo hướng chức năng: là cách tiếp cận thiết kế phần mềm trong đó bảnthiết kế được phân giải thành một bộ các modules được tác động lẫn nhau, mà mỗimodules có một chức năng được xác định rõ ràng
Các bước trong phân tích thiết kế hướng chức năng:
- Xây dựng biều đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn phân rã có thứ bậcđơn giản các chức năng cần thực hiện Mỗi chức năng được chia thành các chức năngcon
Tên chuyển tiếp
Trang 22- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Là một biểu đồ bao gồm các chức năng
xử lý chính của hệ thống, các tác nhân ngoài, các luồng thông tin vào ra
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Là biểu đồ phân rã các chức năng xử lý của hệthống thành các chức năng con, tác nhân ngoài và luồng thông tin vào ra được đảmtoàn Biểu đồ cũng bổ sung luồng thông tin nội bộ giữa các chức năng xử lý của hệthống
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biều đồ phân rã từng chức năng xử lí
ở mức đỉnh thành các chức năng xử lý nhỏ hơn, giữ nguyên các tác nhân ngoài vàluồng thông tin vào ra, bỏ sung thêm các kho dữ liệu của hệ thống
- Mô hình thực thể liên kết: Là một mô hình mô tả dữ liệu đầy đủ, đơn giản nhất,xây dựng mô hình nhằm thành lập một biều đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ liệu cần
xử lý và cấu trúc nội tại của nó Mô hình được xây dựng bằng cách dùng 4 kiểu khốixây dựng: thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính, liên kết
- Mô hình quan hệ: Là một mô hình tổng quát, thể hiện đầy đủ nhất các quan hệcủa thuộc tính Bao gồm mối liên kết, khóa chính, các thuộc tính
Phương pháp này có ưu điểm:
- Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng
- Dễ theo dõi được luồng dữ liệu
Tuy nhiên phương pháp này không hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp chophát triển phần mềm lớn, khó quản lý quan hệ giữa các modules và dễ gây ra lỗi nhưkhó kiểm thử và bảo trì
1.3 TỒNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Các hệ thống thông tin không còn xa lạ với các doanh nghiệp trong nước khi nhucầu quản lý hệ thống thông tin vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quảkinh doanh hay sự tồn tại của tổ chức, của doanh nghiệp Vì vậy có không ít các côngtrình nghiên cứu, các luận văn nghiên cứu, các bài báo về vấn đề này để phần nào đó
mở ra một hướng đi mới, một giải pháp mới cho các doanh nghiệp quản lý thông tinhiệu quả hơn
+ Nguyễn Thu Hoài (2018), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế phần mềm
bán hàng cho Công ty Cổ phần quản trị doanh nghiệp Cybersoft” khoa Hệ thống
thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, trường Đại học Thương Mại Đề tài phân tích
hệ thống, thiết kế CSDL, thiết kế giao diện, cài đặt và đánh giá hệ thống theo hướngđối tượng UML về cơ bản đã đáp ứng được mực tiêu đề ra Tuy nhiên, phần mềm vẫn
Trang 23hoàn thiện hơn nữa thì hệ thống mới đáp ứng được nhu cầu sử dụng hệ thống phục vụcho quá trình hoạt động quản lý của công ty.
+ Lê Thị Phượng (2017), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích thiết kế phần mềm
quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Cát Linh” khoa Hệ thống thông tin
kinh tế và Thương mại điện tử, trường Đại học Thương Mại Đề tài xây dựng hệ thốngthông tin quản lý bán hàng theo hướng đối tượng với các chức năng: Quản lý giao dịchkhách hàng, Quản lý dự án, Quản lý công nợ khách hàng, Lập tra cứu báo cáo Đề tàitương đối hoàn chỉnh khắc phục được những hạn chế của công ty như giao tiếp giữacác thành viên trong đội dự án, khó khăn việ làm việc với CSDL,… Tuy nhiên xâydựng theo hướng đối tượng thì đòi hỏi thời gian nhiều và một hệ thống lớn và chi phícao nên chưa phù hợp với công ty này
+ Nguyễn Thị Thuỳ Dương, Luận văn “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT
quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, Khoa tin học
kinh tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tạicông ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu
cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng Chương trình đã quản lý được các giao dịchtrong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịchcủa từng nhân viên Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thôngtim về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thờichương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại kháchhàng thực hiện giao dịch
Qua các bài báo, luận văn, bài nghiên cứu trên thì có thể thấy tình hình đầu tưcho CNTT trong nước đang phát triển mạnh Trên đây là một phần nhỏ những côngtrình nghiên cứu trong nước, phần nào đó thấy được sự tích cực tìm những hướng đimới, giải pháp mới cho HTTT quản lý bán hàng để phần nào đó có thể ứng dụngHTTT quản lý bán hàng một cách hiệu quả vào doanh nghiệp, tăng hiệu quả quản lýsản xuất- kinh doanh, thúc đẩy sự tồn tại của doanh nghiệp
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
+ D.S.Laar, J.K Konjaang, B.A TanKia (2016), “Design and development of a
Sale Management system for SMEs in Northern Ghana” Bài nghiên cứu phân tích,
thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty SMEs Bài nghiên cứu viếtrất đầy đủ và chi tiết, phân tích và làm rõ ra những điểm thật sự cần thiết trong hệthống bán hàng nhằm thúc đẩy việc kinh doanh của công ty SMEs Do đó, rất phù hợpvới mô hình và tình hình tài chính của Công ty SMEs
+ Yongchang Ren, Mengyao Chen (2015), “Design and implementation of
Supermarket Management system” Bài nghiên cứu thiết kế và triển khai hệ thống
quản lý siêu thị vừa và nhỏ Hệ thống có thể nhận ra chức năng của thông tin quản lý
Trang 24dịch vụ để nhân viên có thể tuân thủ các điều kiện tồn kho và bán hàng bất cứ lúc nào.Bài viết cũng nêu lên các đặc điểm và lợi ích khi áp dụng hệ thống vào siêu thị và sosánh kết quả hiện tại và kết quả khảo sát việc áp dụng hệ thống bán hàng này tại cáccủa hàng tương tự Hệ thống cũng có tính thẩm mỹ của giao diện, thao tác đơn giản,truy vấn thuận tiện và bảo mật dữ liệu….Hệ thống đáp ứng yêu cầu thực tiễn của siêuthị vừa và nhỏ này.
+ Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis &
design to improve business quality”, Chron online newspaper Bài báo khẳng định rõ
về lợi ích mà việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý mang lại cho doanh nghiệp,đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ Lợi ích không chỉ đem lại cho công ty mà cònphần nào giúp nhân viên của doanh nghiệp tránh được những thủ tục dườm dà trongkhi thao tác hay tránh được một số nghiệp vụ gây ra việc khách hàng phải đợi chờ
+ Samuil Angelov et all (04/2012), Article “A framework for analysis and design
of software reference architectures” Bài báo đã đề xuất một số công cụ giúp cho việc
phân tích và thiết kế đạt hiệu quả, tạo điều kiện cho các kiến trúc sư phần mềm, cácnhà khoa học trong việc thiết kế và áp dụng những kiến thức để có thể xây dựng phầnmềm phù hợp và có hiệu quả cho các doanh nghiệp
Trang 25Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG ITN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNEXT
SOFTWARE
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VEXT SOFTWARE
2.1.1 Quá trình thành lập
2.1.1.1 Sơ lược về công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Vnext Software
Tên tiếng anh: VNEXT Join Stock Company
Đội ngũ kỹ sư am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu trong từng lĩnh vực,chia sẻ kinh nghiệm để cùng phát triển là giá trị quan trọng mà Vnext tích lũy trongnhiều năm
Trang 26Sứ mệnh: “Xây dựng Vnext trở thành công ty hàng đầu cung cấp sản phẩm dịch
vụ, phát triển phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin chuyên nghiệp Cung cấp cácsản phầm phần mềm ứng dụng cao cho khách hàng”
10/2013: Chuyển đến tầng 7, Tòa nhà TTC, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
04/2015: Chuyển đến toàn nhà 56 Lưu Hữu Phước, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm,
Hà Nội
12/2017: Chuyển đến Tầng 18, Tháp C, Central Point, 219 Trung Kính, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
01/2018: Thành lập VNEXT JAPAN
2.1.1.4 Văn hóa công ty
Vnext- nơi có môi trường làm việc thân thiện Đó là tinh thần TÔN ĐỔI CHÍ GƯƠNG SÁNG Trong đó, “TÔN- ĐỔI- ĐỒNG” nghĩa là “ Tôn trọng cá nhân-Tinh thần đổi mới- Tinh thần đồng đội” “CHÍ- GƯƠNG- SÁNG” nghĩa là “Chí công-Gưỡng mẫu- Sáng suốt” là những phẩm chất cần có của lãnh đạo công ty
ĐỒNG-Văn hóa “làm việc hết mình”, “tận tụy với khách hàng”, “tự do dân chủ”,
“khuyến khích sáng tạo” là thể hiện trong lúc làm việc
Văn hóa “chơi” thể hiện ở các hoạt động teambuilding, party như: Đại hội thờibao cấp, chợ phiên bao cấp, sinh nhật công ty, thay đổi để hoàn thiện,…hay các giảibóng đá nam, nữ …
2.1.1.5 Lĩnh vực hoạt động
Hoạt động chuyên sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụERP, dịch vụ công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống, dịch vụ điện tử và cung cấp thiết bịCNTT Giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh vàhiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng những hệ thống công nghệ thông tin toàndiện
Trang 272.1.2 Cơ cấu tổ chức
2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Vnext
2.1.2.2 Chức năng, thành phần các ban nghành của công ty
Ban giám đốc
Phòng quản lí chất lượng Quality Assurance: Giám sát, quản lý và đảm bảo
chất lượng Đây là bộ phận có quyền và có trách nhiệm sẽ đặt quá trình kiểm tra chấtlượng lên giai đoạn nào, kiểm tra chất lượng theo phương pháp nào, tiêu chuẩn nào, sẽdùng các công cụ gì để kiểm tra và sản phẩm ở mức độ như thế nào thì được côngnhận Là bộ phận có trách nhiệm về toàn bộ tiêu chuẩn, quy trình kiểm tra để đảm bảo
CEO TRẦN NGỌC SƠN
VGD HOÀNG HẢI
VGD SHUHEI MORI
Project
Finance
HR Admin
Trang 28Bộ phận nhân sự: Bộ phận nhân sự là nơi kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng
nhân viên mới
Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự chủ yếu sẽ là:
- Tạo ra một quá trình tuyển dụng hiệu quả và chuyên nghiệp
- Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm nhân viên mới
- Quản lý lương, thời gian làm việc, chấm công và các vị trí công việc trong công ty
- Lên kế hoạch đào tạo và phát triển cho cán bộ nhân viên trong công ty hay nhânviên mới
- Lưu các hồ sơ, thông tin của các nhân viên, thông tin về nhân sự trong công ty
- Cùng với người quản lý quyết định thăng tiến hay cắt giảm vị trí của nhân viên
Bộ phận tài chính
- Giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các công việc trong cáclĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chínhsách, chăm sóc sức khỏe nhân viên, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
- Công tác văn phòng Công tác tổ chức, chế độ chính sách
- Công tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…
- Kiêm tra, đôn đốc các bộ phận công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chếcủa công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty
Ban Kế toán:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty tham mưu cho Giám đốcphê duyệt để làm cơ sở thực hiện
- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn công ty
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trongviệc mua sắm, thanh lý, nhượng bán… tài sản của công ty
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu
Ban Hành chính
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc tronglĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chínhsách, chăm sóc sức khỏe, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
- Công tác tổ chức, chế độ chính sách
- Công tác bảo hộ lao động, bảo vệ, phục vụ…
Trang 29- Tổ chức các sự kiện, đảm bảo đời sống tinh thần cho nhân viên công ty
- Tổ chức hội thi thể thao, văn nghệ
- Duy trì các ngày hội truyền thống của công ty
Phòng sale
- Tìm kiếm khách hàng mang về cho công ty những dự án mới
- Tiếp xúc khách hàng và thẩm định khách hàng
- Lập hợp đồng và các hồ sơ liên quan
Bộ phận Project Division 1,2,3: Là bộ phận nghiên cứu, tư vấn phát triển phần
mềm Là bộ phận trực tiếp thực hiện các dự án của công ty Quyết định sản phẩm làm
ra Mỗi một bộ phận sẽ có các team dự án khác nhau dưới trách nhiệm của PM,Leader, Dev, Design, Tester, Brse…
2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây
Biểu đồ 2.1 Doanh thu của Vnext (2016-2018)
Nhờ vào sự nỗ lực làm việc của các cán bộ nhân viên trong công ty mà đã đemlại cho công ty doanh số 120 triệu USD trong năm 2018 với nhân sự là 250 người
2.2 THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey
+ Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc
+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar
- Phần mềm tài chính kế toán: Sử dụng Phần mềm kế toán FTS Accounting phù hợp cho doanh nghiệp theo mô hình mẹ con và có nhiều cơ quan trực thuộc Dễ dàng
Trang 30hợp nhất các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính, kế toán nhanh chóng, chính xác Đảm bảo thống nhất nghiệp vụ kế toán giữa các chi nhánh của Vnext.
- Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực
- Phần mềm quản lý nhân sự
Trang thiết bị phần cứng tại công ty
Là một công ty chuyên về hệ thống thông tin, công nghệ thông tin nên công tyhết sức chú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT
Cơ sở hạ tầng mạng truyền thông
Toàn công ty, máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows và Linux là nền tảngcho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công ty Hạtầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhân viêncông ty
Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nốicác thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty Các thiết bịtrong công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet,Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,
Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đavấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng nhưkết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng
Dữ liệu
Thông tin quản lý khách hàng được lưu trữ trên máy chủ của công ty
Nguồn dữ liệu này cho phép một số bộ phận liên quan truy cập bằng user củamỗi nhân viên công ty và phải được sự cho phép của quản trị viên
2.2.2 HTTT quản lý bán hàng tại công ty CP Vnext Software
Hiện nay đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều daonh nghiệp, tổ chức, cá nhận với quy mô khác nhau Sau khi tiếp nhận các đơn hàng, các dự án từ phía khách hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng để nắm bắt yêu cầu khách hàng, thành lập đội dự án theo đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý chi phí, phòng hành chính để quản lý thông tin khách hàng thường xuyên
Trong quá trình triển khai dự án, song song với các hoạt động kỹ thuật có rất nhiều việc quản lý cần được thực hiện để đảm bảo thành công dự án
Trang 31- Quản lý chi phí bao gồm: chi phí nhân công, chi phí triển khai.
- Quản lý tiến trình: lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi tiết
- Quản lý chất lượng: thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng
- Quản lý nguồn lực: xây dựng đội dự án và quản lý đội dự án
- Quản lý rủi ro: thực hiện hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lại các rủi ro
Quá trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty gồm các hoạt động chính:
Quản lý khách hàng dự án:
- Cập nhật thông tin khách hàng
- Tiếp nhận phiếu yêu cầu dự án
- Gửi phiếu yêu cầu dự án
- Gửi thông tin phản hồi
- Lập hợp đồng
Quản lý chi phí dự án:
- Cập nhật thông tin danh mục dự án
- Quản lý thu cho dự án
- Quản lý chi cho dự án
- Theo dõi công nợ và chuyển khoản
Thống kê báo cáo:
- Báo cáo danh mục đã dự án đã hoàn thành
- Báo cáo danh mục dự án đang triển khai
- Báo cáo khoản thu của dự án
- Báo cáo khoản chi của dự án
- Báo cáo thông tin chi tiết dự án
Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng:
Phòng Sale: Nhân viên Sale tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng tiềm năng để trao đổi thông tin về các dịch vụ, các phần mềm mà công ty cung cấp
Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng Sale Nhân viên sale tiếp nhận và tổng hợp thông tin cần thiết để gửi lên bán giám đốc và đội dự án
Nếu ban giám đốc chấp nhận thì nhân viên Sale sẽ lập hợp đồng với khách hàng Nếu không đồng ý thì thông báo cho khách hàng là dự án không được chấp nhận.Phòng dự án xem xét yêu cầu của khách hàng và đưa ra các thông số kỹ thuật