Giải pháp quản trị thông tin cho hệ thống thông tin tại công ty TNHH kiểm định 6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Tên từ viết tắt WEP Wireless Encryption Protocol Giao thức mã hoá mạng không dây NAT Network Address Translation Chuyển đổi địa chỉ mạng DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌN

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận này, bên cạnh sự cố gắng nỗ lực của bản thân,

em cũng đã nhận được sự chỉ dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của giáo viên hướng dẫnthầy PGS.TS Đàm Gia Mạnh, cùng với sự hỗ trợ từ phía Công ty TNHH KiểmĐinh 6

Em xin gửi lời cám ơn tới Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mạiđiện tử, trường Đại học Thương mại, cám ơn các quý thầy cô trong khoa đã tậntình truyền đạt các kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và tạođiều kiện tốt nhất cho em hoàn thành đề tài khóa luận của mình

Em xin được gửi lời cảm ơn tới thầy PGS.TS Đàm Gia Mạnh – Giáo viênhướng dẫn đã tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện đề tài lời cảm

ơn và biết ơn sâu sắc nhất Bên cạnh những kiến thức khoa học, thầy đã giúp emnhận ra những bài học về phong cách học tập, làm việc và những kinh nghiệmsống quý báu

Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các anh/chị thuộc Công tyTNHH Kiểm Định 6 đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho em tìm hiểucác hoạt động thực tiễn bên trong công ty, cung cấp các tài liệu cần thiết để em

có thể thực hiện tốt bài khóa luận của mình

Trong quá trình thực tập và làm bài khóa luận dù đã cố gắng nhưng do thờigian và trình độ còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong nhận được ý kiến đóng góp, bổ sung ý kiến của thầy, cô để khóa luận tốtnghiệp này được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ iv

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

2 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 2

3 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 4

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 4

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 5

6 KẾT CẤU KHÓA LUẬN 6

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 7

1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.1 Khái niệm chung 7

1.1.2 Các khái niệm cơ bản 9

1.2 Nội dung quản trị thông tin cho hệ thống thông tin 11

1.2.1 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 11

1.2.2 Các phương pháp quản trị thông tin cho HTTT doanh nghiệp 13

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM ĐỊNH 6 .23 2.1 Tổng quan về doanh nghiệp 23

2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp 23

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 24

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động 25

2.1.4 Chiến lược, định hướng phát triển doanh nghiệp 25

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây 26

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị thông tin cho hệ thống thông tin tại công ty TNHH Kiểm Định 6 27

2.2.1 Thực trạng của công tác quản trị thông tin cho hệ thống thông tin tại doanh

nghiệp 27

2.2.2 Đánh giá thực trạng công tác quản trị thông tin cho hệ thống thông tin của công ty TNHH Kiểm Định 6 36

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM ĐỊNH 6 38

3.1 Đề xuất giải pháp quản trị thông tin cho HTTT tại công ty TNHH Kiểm Định 6 38

3.1.1 Giải pháp phần cứng 38

3.1.2 Giải pháp phần mềm 41

3.2 Một số kiến nghị 47

KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Tên từ

viết tắt

WEP Wireless Encryption Protocol Giao thức mã hoá mạng không dây NAT Network Address Translation Chuyển đổi địa chỉ mạng

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Bảng Tên bảng

Bảng 1 Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty ba năm 2014-2016 Bảng 2 Bảng thống kê sơ bộ về trang thiết bị các phòng ban trong công ty Hình 1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Kiểm Định 6

Hình 3 Mô hình triển khai với nhiều chi nhánh

Biểu đồ 1 Mức độ quản trị thông tin cho HTTT trong công ty

Biểu đồ 2 Mức độ quan trọng của các thành phần trong HTTT của công ty Biểu đồ 3 Thách thức về quản trị thông tin đối với hệ thống thông tin

Biểu đồ 4 Mức độ quản trị thông tin đối với HTTT trong công ty

Biểu đồ 5 Tần suất sao lưu dữ liệu trong công ty

Biểu đồ 6 Giao thức bảo mật mạng không dây trong công ty

Biểu đồ 7 Mức độ trang thiết bị phần cứng bảo mật trong công ty

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhấtđối với bất kỳ doanh nghiệp nào Thông tin cực kì quan trọng và 1 hệ thốngquản trị thông tin có hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong sự phát triển của doanhnghiệp

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay, việc thu thập,xử lý thông tin khá dễ dàng và nhanh chóng Song song với sự phát triển này,cùng với cách quản lý nhân lực, tài sản nói chung và tài sản thông tin nói riêngcủa mỗi tổ chức, là sự phát triển của các loại hình đánh cắp thông tin, xâm nhập

hệ thống thông tin (HTTT) trái phép, bao gồm cả bên trong nội bộ và bên ngoàitổ chức Có thể coi HTTT như là thành phần quan trọng của doanh nghiệp, nóquyết định mọi hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp Nhưng cũng chính vìtầm quan trọng đó mà khi HTTT bị mất an toàn có thể gây thiệt hại nặng nề chodoanh nghiệp Chính vì vậy, cần có những giải pháp để quản trị thông tin cũngnhư nâng cao an toàn cho HTTT doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực kiểm định và huấn luyện

an toàn vệ sinh lao động, việc quản trị thông tin cho HTTT trong doanh nghiệp

là rất cần thiết, nó ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến các hoạt động kinhdoanh của công ty Tuy nhiên, trong quá trình thực tập và tìm hiểu tại Công tyTNHH Kiểm Định 6, em thấy công ty vẫn chưa có sự đầu tư đúng mức cho vấnquản trị thông tin cho HTTT của mình Trong công ty vẫn còn xảy ra tình trạngthất lạc thông tin dữ liệu, hệ thống gặp sự cố, sự đồng bộ hóa thông tin chưa cao

Chính vì vậy, em xin được thực hiện đề tài khóa luận: “ Giải pháp quản trị

thông tin cho hệ thống thông tin tại công ty TNHH Kiểm Định 6 ”.

2 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN

ĐỀ TÀI

Đã có khá nhiều những công trình nghiên cứu về vấn đề quản trị thông tincho HTTT, tuy nhiên mỗi công trình nghiên cứu lại đề cập đến một khía cạnhriêng của hệ thống thông tin, bảo mật thông tin, thương mại điện tử (TMĐT)…Sau đây là một số công trình nghiên cứu:

+ Man Young Rhee (2003) Internet Security: Cryptographic principles,algorithms and protocols John Wiley & Sons

Cuốn sách này viết để phản ánh vai trò trung tâm của các hoạt động,nguyên tắc , các thuật toán và giao thức bảo mật Internet Đưa ra các biện phápkhắc phục các mối đe dọa do hoạt động tội phạm dựa vào độ phân giải mật mã.Tính xác thực, tính toàn vẹn và thông điệp mã hóa là rất quan trọng trong việcđảm bảo an ninh Internet Nếu không có các thủ tục xác thực, kẻ tấn công có thểmạo danh bất cứ ai và sau đó truy cập vào mạng Toàn vẹn thông điệp là cầnthiết bởi vì dữ liệu có thể bị thay đổi bởi kẻ tấn công thông qua đường truyềnInternet Các tài liệu trong cuốn sách này trình bày lý thuyết và thực hành về bảomật Internet được thông qua một cách nghiêm ngặt, kỹ lưỡng và chất lượng.Kiến thức của cuốn sách được viết để phù hợp cho sinh viên và sau đại học, các

kỹ sư chuyên nghiệp và các nhà nghiên cứu về các nguyên tắc bảo mật Internet.+ William Stallings (2005),Cryptography and network security principlesand practices, Fourth Edition, Prentice Hall

Cuốn sách nói về vấn đề mật mã và an ninh mạng hiện nay, khám phánhững vấn đề cơ bản của công nghệ mật mã và an ninh mạng Tiến hành kiểmtra an ninh mạng thông qua các ứng dụng thực tế đã được triển khai thực hiện vàđược sử dụng ngày nay Cung cấp giải pháp đơn giản hoá AES ( AdvancedEncryption Standard) cho phép người đọc dễ dàng nắm bắt các yếu tố cần thiếtcủa AES Các tính năng, thuật toán, hoạt động mã hoá, CMAC (Cipher-basedMessage Authentication Code) để xác thực, mã hoá chứng thực Bao gồm

phương pháp phòng tránh, mở rộng cập nhật những phần mềm độc hại và những

+ Nguyễn Hữu Dũng (2009), Luận văn Giải pháp nhằm nâng cao bảo mậtHTTT quản trị tại công ty cổ phần công nghệ cao, Đại học Thương Mại Luậnvăn đã đưa ra lý thuyết và một số giải pháp nhưng các giải pháp vẫn đang ơ mứckhái quát và chưa mang tính cụ thể

+ Phan Đình Diệu (2002), Giáo trình Lý thuyết mật mã và an toàn thôngtin, Đại học Quốc gia Hà Nội

Nội dung chính là khái quát chung về lý thuyết mật mã, các công cụ toánhọc có liên quan đến việc đảm bảo an toàn thông tin Hệ mật khoá đối xứng, hệmật khoá công khai; Chữ ký điện tử, ứng dụng và thực hành…

Thành công: Đã đưa ra những vấn đề cơ bản liên quan đến: Khái niệm ,mục tiêu, yêu cầu an toàn thông tin, cũng như các nguy cơ gây ra mất an toànthông tin, các hình thức tấn công Bên cạnh đó, các đề tài còn đề cập đếnphương pháp phòng tránh các tấn công gây mất an toàn thông tin cũng như biệnpháp khắc phục hậu quả thông dụng, phổ biến hiện nay

Tồn tại: Các đề tài chủ yếu đi sâu nghiên cứu về an toàn dữ liệu trongThương mại điện tử, hệ thống mạng hoặc website Vẫn chưa đi sâu nghiên cứu

về nguy cơ mất an toàn HTTT, liên quan đến con người ( nhà quản trị mạng,nhân viên công nghệ thông tin )…

3 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Các nhiệm vụ cụ thể cần giải quyết trong đề tài:

- Cơ sở lý luận về quản trị thông tin cho HTTT trong công ty TNHH KiểmĐịnh 6

- Đánh giá thực trạng quản trị thông tin cho HTTT trong công ty TNHHKiểm Định 6

- Trên cơ sở lý luận và thực trạng đề ra các giải pháp quản trị thông tin choHTTT tại công ty TNHH Kiểm Định 6

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

4.1 Đối tượng

Quản trị thông tin và tất cả các yếu tố có liên quan đến HTTT của Công tyTNHH Kiểm Định 6, mà cụ thể là: quy trình thu thập và xử lý thông tin, hệthống phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu, nguồn nhân lực vềHTTT

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tình hình Quản trị thông tincho HTTT tại công ty TNHH Kiểm Định 6 nhằm đưa ra một số giải pháp nângcao an toàn bảo mật HTTT

- Về thời gian: Các số liệu được khảo sát trong 3 năm gần đây nhất đồngthời trình bày các nhóm giai pháp phát triển trong tương lai

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tìm hiểu các thông tin về quản trị thông tincho HTTT qua Internet, qua các công trình nghiên cứu khoa học đã thực hiện vàtài liệu sách báo có liên quan

 Thu thập dữ liệu sơ cấp:

Phương pháp sử dụng phiếu điều tra:

- Nội dung: Xây dựng phiếu điều tra thu thập dữ liệu từ đối tượng là nhânviên công ty về hoạt động quản trị thông tin cho HTTT bên trong doanh nghiệp

- Cách thức tiến hành: Phiếu điều tra sẽ được phát cho 10 nhân viên trongcông ty để thu thập dữ liệu

- Mục đích: Nhằm thu thập những thông tin về hoạt động quản trị thông tincho HTTT của công ty, từ đó phân tích, đánh giá thực trạng triển khai và đưa ranhững giải pháp đúng đắn để nâng cao hiệu quả của các hoạt động quản trịthông tin cho HTTT trong Công ty TNHH Kiểm Định 6

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp:

- Nội dung: Đưa ra một số câu hỏi về tình trạng quản trị tronng tin choHTTT của công ty trong vòng 3 năm gần đây

- Cách thức tiến hành: Phỏng vấn riêng 2 nhân viên của công ty về hoạtquản trị thông tin cho HTTT bên trong doanh nghiệp

- Mục đích: Nhằm khảo sát ý kiến một cách trực quan nhất về hoạt quản trịthông tin cho HTTT trong doanh nghiệp

5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Từ những dữ liệu thu thập được sau khi tiến hành điều tra phỏng vấn vàthu thập tài liệu sẽ được chọn lọc, phân tích, đánh giá, tổng hợp để chọn ra thôngtin phù hợp với mục đích nghiên cứu của đề tài Trong quá trình xử lý thông tin,

ta cần chia thông tin ra làm hai phương pháp chính:

- Phương pháp định lượng: Sử dụng phần mềm Excel nhằm phân tích, so

sánh các nguồn thông tin thu thập được để có cái nhìn chính xác nhất về tìnhquản trị thông tin cho HTTT trong doanh nghiệp

- Phương pháp định tính: Phân tích, tổng hợp thông tin thông qua câu hỏi

phỏng vấn, phiếu điều tra và các tài liệu thu thập được

6 KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Khóa luận bao gồm ba chương:

Chương 1: Tổng quan về quản trị thông tin cho HTTT doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị thông tin cho hệ thốngthông tin của công ty TNHH Kiểm Định 6

Chương 3: Đề xuất giải pháp quản trị thông tin cho HTTT tại công tyTNHH Kiểm Định 6

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN CHO HỆ

THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm chung

- Dữ liệu là: các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới kháchquan Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể làmột tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng Dữ liệu có thểbiểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau như âm thanh, văn bản, hình ảnh, (Bộ

môn Công nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường

Đại học Thương mại, Hà Nội.)

- Thông tin là: ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý

(phân tích, tổng hợp…), phù hợp với mục đích của người sử dụng Thông tin cóthể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa chomột đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể Những thông tin có giá trị lànhững thông tin mang các đặc điểm sau: chính xác, xác thực; đầy đủ, chi tiết; rõràng (dễ hiểu); đúng lúc, thường xuyên; thứ tự, có liên quan;… ( Bộ môn Công

nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học

Thương mại, Hà Nội.)

- Hệ thống là: một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan

hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử

ở đây có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữliệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý, (Bộ môn Công nghệ thông tin

(2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại, Hà

Nội.)

- Hệ thống thông tin được xác định như: một tập hợp các thành phần đượctổ chức (người, thủ tục, và các nguồn lực) để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền vàphát thông tin trong tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào

các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóadựa vào máy tính, (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.( ].

Bộ môn Công nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý,

Trường Đại học Thương mại, Hà Nội.)

Trong cuộc sống con người, mọi hoạt động đều không thể thiếu vai trò củathông tin, đây là điều kiện quan trọng để thực hiện hay quyết định một côngviệc Chúng ta thống nhất với nhau một quan điểm rằng: Vai trò của thông tintrong đời sống xã hội là vô cùng quan trọng, nó thúc đẩy tiến trình phát triển củamọi lĩnh vực Nhờ có thông tin mà người lãnh đạo có thể đưa ra những quyếtđịnh kinh doanh đúng đắn và mang tính sống còn Một đất nước văn minh thìnhất định công nghệ thông tin cũng phát triển hiện đại Xã hội càng phát triển thìvai trò của thông tin càng trở nên quan trọng, là yếu tố hàng đầu làm nên sứccạnh tranh kinh tế, chính trị và văn hóa của một quốc gia Thông tin là sứcmạnh, là tiền bạc vì nó có một vị thế tiên phong trong bối cảnh cạnh tranh toàncầu hiện nay

Trong việc kinh doanh, chính mảng thông tin sẽ tạo ra nhiều lợinhuận nhất cho các doanh nghiệp, vì nó cung cấp một cổng vào ngay lập tứccho khách hàng hay cho các đối tác tiềm năng Thông tin có vai trò và ý nghĩarất quan trọng đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Có thể nóirằng, doanh nghiệp cần thông tin như cá cần nước Nếu doanh nghiệp thiếuthông tin, sẽ dẫn đến hậu quả rất nghiêm trọng đó là sẽ mất đi cơ hội dinh doanhhoặc thiếu điều kiện để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, việc kinh doanhcủa doanh nghiệp do vậy sẽ gặp rủi ro, môt trường kinh doanh sẽ trở nên thiếutin cậy Ngược lại, khi có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp sẽ có các quyết địnhkinh doanh kịp thời, hợp lý và ít rủi ro

Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khácnhau Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thônghiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợithế cạnh tranh.Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông

tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà chophát triển.

1.1.2 Các khái niệm cơ bản

1.1.2.1 Quản trị thông tin.

Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trịhành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chứckinh tế) Có rất nhiều quan niệm về quản trị:

Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thànhcông việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp

có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổchức

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạtđược mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động

Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phốihợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quảntrị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức

và liên tục Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồmcác khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác độngqua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển

Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kếhoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ mộtcách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó Các thông tin này bao gồm bản ghi

có cả bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc

Quản trị thông tin :

- Gắn liền với quá trình điều khiển

- Thông tin có tính tương đối

- Thông tin có tính định hướng

- Mỗi thông tin điều có vật mang tin và lượng tin

Quản trị thông tin có vai trò quan trọng:

- Làm tăng tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh

- Tăng thêm giá trị các trị và dịch vụ cung cấp tới khách hàng

- Nhanh chóng xử lý công việc được giao, giải quyết công việc khoa học,

có hiệu quả

- Giảm thiểu rủi do trong hoạt động

- Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ

- Đổi mới qua trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bênngoài

1.1.2.2 Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp

Quản trị hệ thống thông tin là những chương trình tích hợp để thu thập vàxử lý thông tin giúp cho việc quyết định trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.Đồng thời quản trị hệ thống thông tin còn là hoạt động sử dụng kỹ thuật, côngnghệ nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán, kiểm tra hàng hóa, giải quyết cácvấn đề trong sản xuất kinh doanh

Chức năng của nhà quản trị bao gồm đự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp

và kiểm soát Thông tin hỗ trợ cho nhà quản trị thực hiện các chức năng của họ

Hệ thống doanh nghiệp: là hệ hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ của một tổchức với các chức năng như tổ chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kếtoán, tài chính, nhân sự

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng CNTT trong quản trị vàsản xuất, đã giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệpmột cách hiệu quả hơn Vì vậy, trong tất cả các tổ chức và doanh nghiệp sẽ cầnnguồn nhân lực có thể đảm nhiệm vai trò tư vấn, hoạch định, xây dựng và tíchhợp tất cả hệ thống thông tin để có thể liên kết, chia sẽ nhằm khai thác tối đanguồn lực; nguồn nhân lực này không chỉ am hiểu các nghiệp vụ quản trị trongdoanh nghiệp mà phải nắm vững các kỹ thuật CNTT

1.1.2.3 Vai trò quản trị thông tin trong doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp, thông tin có thể coi là tài sản vô giá Quản trịthông tin có vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của các doanhnghiệp

Nhất là trong bối cảnh hiện nay các hệ thống thông tin ngày càng được mởrộng và trở nên phức tạp dẫn đến tiềm ẩn nhiều nguy cơ không lường trướcđược

Xây dựng một HTTT quản trị tốt giúp cho việc quản lý hệ thống trở nên rõràng, minh bạch hơn Một môi trường thông tin an toàn, trong sạch sẽ có tácđộng không nhỏ đến việc giảm thiểu chi phí quản lý và hoạt động của doanhnghiệp, nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hộinhập một môi trường thông tin lành mạnh Điều này sẽ tác động mạnh đến ưuthế cạnh tranh của tổ chức

Rủi ro về thông tin có thể gây thất thoát tiền bạc, tài sản, con người và gâythiệt hại đến hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp Do vậy,quản trịthông tin, đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp cũng có thể coi là một hoạtđộng quan trọng trong sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp Đây không phảivấn đề riêng của người làm CNTT mà là của mọi cá nhân và đơn vị trong tổchức doanh nghiệp

1.2 Nội dung quản trị thông tin cho hệ thống thông tin

1.2.1 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lênngày càng nhiều Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnhtranh cực kỳ lớn Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác

và kịp thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong

đó, hệ thống thông tin đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp pháttriển và tạo được vị thế trên thị trường

Vai trò của hệ thống thông tin

Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vậttrung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó là một hệthống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý vàcung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất Vai trò của hệ thống thông tin đượcthể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Về bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môitrường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài Các loạithông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả,sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, cácchính sách của chính phủ,…

Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trònhư một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau Nó thuthập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đíchkhác nhau mà doanh nghiệp đề ra Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanhnghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về muasắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; tyhoong tin về bán hàng, doanh thu, tài chínhTác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin có ba tác động chính đối với doanh nghiệp:

Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Hệ thống thông tingiúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành,

từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra Hơn nữa, hệ thốngthông tin cũng giúp rút ngắn và liên kết khoảng cách giữa doanh nghiệp vớikhách hàng, nhà cung cấp

Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Một hệ thống thông tin đầy đủ

sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tìnhhình sản xuất, kinh doanh, tài chính… của doanh nghiệp, từ đó có thể ra nhữngquyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả

Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: Hệ thống thông tin cho phéplưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết như thông tin về khách hàng, nhàcung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việcthực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệmthời gian.

Có thể nói, hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tayphải giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnhtranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốctế Chính vì thế, nó đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗidoanh nghiệp

1.2.2 Các phương pháp quản trị thông tin cho HTTT doanh nghiệp

Để xây dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả trong mỗi tổ chức thìngoài việc phải xác định rõ mục tiêu, chúng ta còn phải nhận thức được nhữngchức năng cơ bản mà hệ thống này cần phải gánh vác Một khi những chức năng

cơ bản của thông tin và hệ thống thông tin được xác định đúng đắn thì nó sẽ lànhững căn cứ khoa học để xác định những nhiệm vụ thông tin cụ thể, và nhất là

để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của toàn bộ hệ thống thông tin Xét vềmặt tổng thể thì những chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin trong quản trị

sẽ là:

 Thu thập thông tin;

 Xử lý thông tin;

 Phổ biến thông tin;

 Phục vụ thông tin;

 Kiểm soát và đánh giá các hoạt động về quản trị;

 Làm cơ sở cho việc ra các quyết định

Xác định cho đúng những chức năng thông tin của hệ thống thông tin làmột việc hết sức quan trọng Nhưng thực hiện cho đúng các chức năng của nócũng không phải là một việc dễ dàng Chính vì vậy việc phân tích và đánh giáquá trình thực hiện và hoàn thành các chức năng thông tin là một việc làm hết

sức cần thiết Để làm tốt những việc này người ta phải cụ thể hóa các chức năngthông tin bằng những việc làm cụ thể, bằng những công việc tổ chức và thựchiện cụ thể rồi sau đó dựa trên những kết quả cụ thể của những công việc nàychúng ta sẽ đánh giá được quá trình thực hiện các chức năng đang ở mức độ nào.Trong thực tế thường có khuynh hướng coi nhẹ việc kiểm soát các chức năng vềthông tin Theo quan điểm của nhiều tác giả thì các nhà quản trị phải coi đây làmột khâu tất yếu của quá trình thực hiện các chức năng về thông tin và khôngnên xem nhẹ chúng

- Nội dung và hình thức thông tin

 Nội dung thông tin

Nội dung thông tin một trong những khâu cơ bản và quan trọng nhất của quá

trình thực hiện thông tin thông tin Những nội dung thông tin chủ yếu trong quảntrị kinh doanh thường là:

 Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thịtrường, tình hình cạnh tranh

 Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh

 Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thựchiện, quá trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh

 Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh(pháp luật, chính sách, thời tiết, khí hậu v.v )

 Thông tin về các đối tượng quản trị Thông tin về nhân sự, sản phẩm,marketing, tài chính, chất lượng v.v

 Thông tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệuquả, thị phần, cạnh tranh v.v

 Thông tin về hoạt động quản trị: Thông tin về quá trình ra quyết định,hoạch định, tổ chức

Tùy từng trường hợp cụ thể nội dung thông tin có thể khác nhau, nhưngnhìn chung nội dung thông tin trong quản trị thường được xác định bởi mục tiêu

và nhu cầu về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó Để xây đựngnội dung thông tin trong quản trị một cách khoa học người ta cũng thường phảituân thủ những yêu cầu chung sau đây:

 Xác định mục tiêu

 Xác định những yêu cầu cơ bản về nội dung

 Chuẩn bị tư liệu

 Phác thảo sơ bộ nội dung

 Xem xét đánh giá

 Sửa chữa và hoàn chỉnh

 Chất lượng của thông tin

Thông tin giữ một vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị là điều aicũng biết, nhưng làm thế nào để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại

là một việc không đơn giản Muốn thông tin có hiệu quả thì một điều chắc chắn

là chất lượng của thông tin và các hoạt động thông tin phải cao Có thể khẳngđịnh rằng, chất lượng thông tin có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của quá trìnhquản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sống còn của doanh nghiệp Vậy chấtlượng thông tin là gì? Đây không phải là một câu hỏi để trả lời Theo nhiều tácgiả, chất lượng thông tin là mức độ thoả mãn nhu cầu về thông tin của nhữngngười sử dụng nó Nó thể hiện ở các mặt sau: mức độ thời sự, mức độ kịp thời,mức độ chính xác, mức độ quan trọng v.v

Muốn đánh giá chất lượng người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn Nhữngtiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thông tin trong quản trị là nhanh, chính xác,kịp thời, bí mật,đầy đủ v.v

Các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chất lượng thông tin: tiến bộ khoa học

kỹ thuật, con người, công nghệ, môi trường, phương pháp tổ chức v.v

Phương pháp nâng cao chất lượng thông tin: Đầu tư công nghệ kỹ thuậtmới, đào tạo và sử dụng con người, tổ chức hệ thống khoa học, có cơ chế quyềnlợi và trách nhiệm thích hợp v.v

Hình thức thông tin

Con người gửi và nhận thông tin thông qua các ký hiệu, tín hiệu và như vậycon người tiếp nhận thông tin cũng phải thông qua các hình thức thông tin cụ thểcủa các ký hiệu, tín hiệu đó Khả năng tiếp nhận thông tin của người trong cáchoạt động về quản trị phụ thuộc rất nhiều vào các hình thức thông tin được sửdụng Những hình thức thông tin chủ yếu trong quản trị thường là bằng lời nói,chữ viết, ký ám hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v Muốn lựa chọn hình thứcthông tin nào là có hiệu quả người ta thường căn cứ vào hiệu quả truyền thông

và hiệu quả kinh doanh, căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp, căn cứ vào bảnchất, ưu nhược điểm của từng hình thức, căn cứ vào nội dung và tính bảo mậtv.v của các hình thức thông tin

Giữa nội dung và hình thức thông tin có những mối quan hệ chặt chẽ, đó làquan hệ hai mặt của một quá trình, bổ sung hợp tác cùng nhau trong quá trìnhtruyền thông Hình thức cần phù hợp với nội dung, hình thức phải đa dạngphong phú, sinh động mới chuyển tải hết nội dung

Để hoàn thiện các hình thức thông tin người ta phải căn cứ vào các yếu tốảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng và số lượng phong phú của các hình thứcthông tin là: tiến bộ khoa học kỹ thuật, con người, môi trường, văn hóa, cơ sởvật chất, nhu cầu hoàn thiện, mức độ quan trọng v.v Sử dụng và khai thác cácyếu tố vừa nêu trong từng tổ chức quản trị để hoàn thiện các hình thức thông tin

là một việc làm không thể bỏ qua và không thể xem nhẹ ở các tổ chức này

Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt là phức tạp hơn những gì ta thườngnghĩ vì quá trình này bao gồm nhiều thành tố và không ít tác nhân gây nhiễu.Hơn nữa, có thể thông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hayđược gọi là ‘lọc’ Vì vậy, nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp thông tinhữu hiệu để thông đạt.

- Phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin

 Phương pháp thu thập

Chất lượng và hiệu quả của việc thu thập thông tin phụ thuộc rất lớn vàophương pháp thu thập nó, hay trình tự thực hiện các bước trong quá trình thuthập thông tin Trên thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp thu thậpthông tin sau:

 Phương pháp quan sát

 Phương pháp thực nghiệm

 Phương pháp thăm dò dư luận

 Phương pháp thu thập thông tin tại bàn

 Phương pháp thu thập thông tin tại hiện trường

Mặc dù là có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin nhưng không phảisử dụng phương pháp thu thập thông tin nào cũng có hiệu quả Lựa chọn phươngpháp thu thập thông tin cho phù hợp với từng hoàn cảnh quản trị thực tế là mộtvấn đề khoa học Thông thường để lựa chọn được các phương pháp thu thậpthông tin có hiệu quả người ta thường căn cứ vào những yêu cầu cần phải đạtđược, mục tiêu của việc thu thập thông tin, nội dung của những thông tin cần thuthập, hoàn cảnh thực tiễn và khả năng của doanh nghiệp cùng nhiều yếu tố khácnữa Những phương pháp thu thập thông tin được lựa chọn phải là nhữngphương pháp ít tốn kém, đảm bảo chất lượng thu thập thông tin, kịp thời và cóhiệu quả

 Phương pháp xử lý

Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng không phải mọi vấn đề cầnbiết hay cần làm sáng tỏ đều có sẵn từ những thông tin đã thu thập được Thực tếchỉ ra rằng, thông tin thu thập được cần được sàng lọc xử lý thì lúc đó giá trị củathông tin sẽ tăng lên rất nhiều Việc thu thập và xử lý thông tin ngày nay đượctrợ giúp bởi rất nhiều phương tiện hiện đại Tuy nhiên áp dụng những phươngpháp khoa học nào để xử lý thông tin cũng không phải là một việc dễ dàng.Xét theo bản chất thì phương pháp xử lý là trình tự các bước tác động vàothông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản trị Vaitrò quan trọng của phương pháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà các nhà quản trịhiểu sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thông tin hiện có khi chưa xử lý Ngàynay người ta thường sử dụng các phương pháp xử lý thông tin sau: phương phápthủ công, phương pháp bằng máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phươngpháp tổng hợp, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp giám địnhv.v Mỗi phương pháp xử lý thông tin đều có những ưu nhược điểm riêng củachúng Tuy nhiên việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãnnhững yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế ởmỗi đơn vị v.v.

 Phương pháp phổ biến thông tin

Các hoạt động quản trị việc thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng,thế nhưng việc phổ biến thông tin cũng là một việc làm quan trọng không kém.Những người thừa hành có nhận được những chỉ thị, mệnh lệnh, các quyết địnhv.v của người lãnh đạo chính xác và kịp thời hay không? Những nhà quản trị cónhận được những thông tin cần thiết, kịp thời và đúng đắn hay không? Tất cảnhững vấn đề này phụ thuộc rất nhiều vào công tác phổ biến thông tin trongquản trị Xét về mặt bản chất chúng ta thấy rằng, phổ biến thông tin là cách thức

mà người ta đưa thông tin đến tay người sử dụng Vấn đề quan trọng ở đây làphải nghiên cứu và tìm ra được những phương pháp phổ biến thông tin sao chonhững người sử dụng nó đạt được hiệu quả cao nhất trong các công việc củamình

Trên thực tế ngày nay người ta thường sử dụng các phương pháp phổ biếnthông tin sau: bằng công văn, bằng báo cáo, bằng đề án, bằng truyền miệng,bằng cách thông báo, bằng các cuộc hội họp v.v Vấn đề quan trọng ở đây làchọn những phương pháp phổ biến thông tin nào để quá trình phổ biến thông tin

là nhanh và có hiệu quả nhất Để làm được việc này người ta thường phải đánhgiá ưu nhược điểm của từng phương pháp, rồi trên cơ sở đó lựa chọn nhữngphương pháp có nhiều ưu điểm và thích hợp nhất với đơn vị mình

- Hiệu quả của thông tin

Chất lượng thông tin là một chỉ tiêu hết sức quan trọng, tuy nhiên dưới giácđộ về quản trị thì hiệu quả về thông tin lại còn quan trọng hơn nhiều Xét về bảnchất thì hiệu quả thông tin trong quản trị phản ánh mối quan hệ giữa chi phí vềthông tin và kết quả mà nó mang lại cho các hoạt động về quản trị Để đánh giáhiệu quả thông tin trong quản trị người ta thường sử dụng các chỉ tiêu và các dấuhiệu phản ánh của nó

Việc sử dụng các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả thông tin trong từng trườnghợp cụ thể còn tùy thuộc vào phương pháp đánh giá nào mà người ta sử dụng.Thông thường người ta sử dụng hai phương pháp đánh giá cơ bản sau:

 Đánh giá theo kết quả thương mại cuối cùng

Đánh giá theo quá trình truyền thông

Đánh giá hiệu quả của thông tin trong quản trị là một công việc hết sứcquan trọng, tuy nhiên phân tích các nguyên nhân đã tạo ra hiệu quả lại là mộtcông việc cũng có tầm quan trọng không kém Để giúp cho việc phân tíchnguyên nhân tác động đến hiệu quả người ta cần xác định rõ những yếu tố ảnhhưởng đến quá trình thông tin trong quản trị Nhìn chung các yếu tố chính ảnhhưởng đến hiệu quả của thông tin trong quản trị thường là các yếu tố ảnh hưởngđến các mặt hiệu quả như tính nhanh chóng, kịp thời, chính xác, quan trọng, chiphí thấp v.v

Để nâng cao hiệu quả của thông tin trong quản trị ngày nay người tathường tập trung thực hiện các biện pháp nhằm:

 Hiện đại hóa công nghệ thông tin.

 Áp dụng các thành tựu khoa học mới

 Sử dụng tốt các trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ thông tin

 Nâng cao tay nghề, trình độ của cán bộ công nhân viên trong lĩnh vựcthông tin;

 Tổ chức các hoạt động thông tin một cách khoa học v.v

- Tổ chức và quản lý hệ thống thông tin

Lao động trong xã hội hiện đại mang tính chuyên môn hóa, đó là một quyluật tất yếu Chính vì vậy việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị cũng cầnphải tuân theo đòi hỏi của qui luật khách quan này Có nhiều cách tổ chức hệthống thông tin, nhưng tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị ở một doanhnghiệp hay một đơn vị cụ thể nào đó đòi hỏi cả một nghệ thuật khoa học và sángtạo

Nghiên cứu cách tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị ở một doanhnghiệp sẽ giúp cho việc sắp xếp các công việc và con người trong hệ thống đómột cách hợp lý, giúp cho việc thực hiện các hoạt động thông tin dễ dàng, nhanhchóng và có hiệu quả hơn

Cơ sở khoa học của việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị là các quiluật về tổ chức nói chung và tổ chức hệ thống thông tin nói riêng cùng hoàncảnh cụ thể ở mỗi đơn vị Nghiên cứu và vận dụng các qui luật và tính chất quiluật trong việc tổ chức hệ thống thông tin và truyền thông trong quản trị là mộtviệc làm hết sức cần thiết Trên thực tế người ta thường vận dụng các qui luật tổchức hệ thống thông tin trong quản trị bằng việc định ra các nguyên tắc xâydựng hệ thống này

Những nguyên tắc phổ biến về việc xây dựng hệ thống thông tin trong quảntrị là:

 Khoa học,

 Hiệu quả;

Chất lượng và hiệu quả của thông tin trong quản trị phụ thuộc rất lớn vàocác biện pháp quản trị và điều hành hệ thống thông tin Vậy quản lý và điềuhành hệ thống thông tin là gì? Nói một cách vắn tắt đó là quá trình hoạch định,lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát hoạt động của hệ thống thông tin Nghiên cứumột cách khoa học cách quản lý hệ thống thông tin trong quản trị sẽ giúp chohoạt động thông tin được thông suốt, chính xác, đầy đủ và có hiệu quả hơn.Những nội dung chính của công tác quản lý hệ thống thông tin trong quảntrị là quản lý nội dung, phương pháp, hình thức, các bước của qui trình thông tinv.v

Các hình thức quản lý thông tin và hệ thống thông tin trong quản trị về cơbản là quản lý theo công việc, quản lý theo chức năng, quản lý theo thời gian,quản lý theo đối tượng v.v Những phương pháp chủ yếu để quản lý thông tin

và hệ thống thông tin trong quản trị là các phương pháp sau:

 Hành chính;

 Kinh tế;

 Xã hội;

 Phương pháp tự động hóa;

 Phương pháp tập trung;

 Phương pháp phi tập trung;

 Phương pháp gián tiếp;

 Phương pháp trực tiếp;

Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng nhưtrong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyếtmột vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó

Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêngđều cần có thông tin và thông tin được nhiều người xem như là một nguồn lựcthứ tư trong quản lý

Thông tin giữ vai trò quan trong trong việc ra quyết định, phân tích, dự báo,phòng ngừa rủi ro và thực hiện các chức năng quản trị Cần phải chú ý các đặcđiểm của thông tin là :

 Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được

 Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị

 Thông tin càng cần thiết càng quý giá

 Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt

Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp

từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị

Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạphơn Một tổ chức cần phải quan tâm đúng mức đến việc xây dựng mô hìnhthông tin quản trị có hiệu quả để đảm bảo sự thông đạt trong tổ chức, góp phầnthực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu của nó

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CÔNG TY TNHH

KIỂM ĐỊNH 6 2.1 Tổng quan về doanh nghiệp

2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

Tên công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Kiểm Định 6

Tên tiếng Anh: Inspection 6 Limited Company

Đại diện pháp lý: Hoàng Bá Giang – Chức vụ : Giám đốc

Trụ sở chính: 151/19 Lũy Bán Bích, Phường Tân Thới Hòa, Quận Tân Phú,

Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Kiểm Định 6 (tên tiếng Anh: Inspection

6 Limited Company) thành lập ngày 19/6/2003 – là một trong những doanhnghiệp đầu tiên của Việt Nam được cấp giấy phép chính thức hoạt động dịch vụKiểm Định Kỹ Thuật An Toàn Lao Đông Công ty TNHH Kiểm Định 6 có nềntảng vững chắc về năng lực kiểm định kỹ thuật an toàn lao động cùng với nguồnnhân lực chất lượng cao không ngừng phấn đấu để nâng cao tính chuyên nghiệp

và chất lượng phục vụ khách hàng

Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kiểm định kỹ thuật an toàn laođộng, huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động, quan trắc môi trường lao động…

Ngoài ra, công ty còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và gia tăng như kiểm tra thửnghiệm, chứng nhận sản phầm, tư vấn giám sát…

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Do chính sách nhân sự luôn được lãnh đạo quan tâm, nên Công ty TNHHKiểm Định 6 đã tập hợp được rất nhiều nhân viên giàu kinh nghiệm, tâm huyết,nhiệt tình tại công ty Cơ cấu nhân sự được bố trí một cách khoa học, làm giatăng sự thuận tiện trong quản lý và tạo được sự kết nối dễ dàng giữa các bộphận

Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Kiểm Định 6

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty TNHH Kiểm Định 6)

Cơ cấu tổ chức công ty được ban Giám đốc bố trí theo mô hình tinh gọnvới phương châm “Đơn giản – Hiệu quả” Công ty TNHH Kiểm Định 6 luônchú trọng, đề cao sự chuyên môn hóa và tạo sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các